Elektroniska fakturor till konsumenter

Transkript

1 Uppsala Universitet Företagsekonomiska Institutionen Examensarbete FEK C Elektroniska fakturor till konsumenter När kommer genombrottet? Författare: Edvard Byström Handledare: Sten Ljunggren

2 Sammanfattning Sverige har idag nästan 5 miljoner privata Internetbanksavtal och elektroniska fakturor för privatkunder har funnits i drygt 8 år, ändå har genombrottet för e-fakturan låtit vänta på sig. Genomsnittlig andel e-fakturor hos de 287 organisationer som erbjuder tjänsten överstiger inte 4 procent. Syftet med detta examensarbete är att mäta nyttan av att erbjuda e-faktura samt att svara på frågan varför tjänsten fått så litet genomslag bland både organisationer och konsumenter. Undersökningen grundar sig på en webbaserad enkät riktad till 190 av de anslutna organisationerna av vilka 41 procent valt att delta. Resultatet visar att e-fakturan i genomsnitt innebär nästan en halvering av kostnaden per faktura men att detta bör sättas i relation till grundinvesteringen och antalet utställda fakturor. Den genomsnittliga återbetalningstiden är dock mindre än tre år och införandet uppges ha blivit både lättare och billigare än förväntat. Resultaten visar att organisationer generellt inte har någon anledning att vänta med att erbjuda e-faktura till dess att intresset från konsumenter har ökat, då det även med dagens nivå betalar sig inom rimlig tid. Indikationer förekommer på att fler konsumenter skulle använda tjänsten om de kunde få alla sina fakturor som e-faktura. Samtidigt tar det tid för konsumenter att ändra sina vanor och de gamla alternativen, pappersfaktura och autogiro, täcker fortfarande de flestas behov. 1

3 Innehållsförteckning 1. Inledning IT och fakturering Problemformulering Syfte Avgränsningar...5 Nyckelord: Disposition Metod Val av ämne Val av webbaserad enkät Urval Informationssökning Källkritik Brister i enkäten Beskrivningsmodell Olika typer av elektronisk fakturering E-Faktura och e-giro Från utskick till betalning E-Fakturans fördelar E-Fakturans nackdelar Hur marknadsförs och informeras det om e-faktura? Prognoser kring e-faktura Sammandrag av resultat Motiv till införandet av e-faktura Införandet av e-faktura Kostnader och besparingar Marknadsrelaterade resultat Nackdelar och övriga kommentarer eskicka Analys motiven Införandet Ekonomiska aspekter Upplevd nytta med e-faktura Slutsatser och diskussion Förslag till fortsatt forskning...34 Källförteckning

4 1. Inledning Utvecklingen inom informationsteknologi (IT) och teknik har gjort att vi idag kan göra saker på sätt som var otänkbara för bara något decennium sedan. IT hjälper dagligen individer, företag och organisationer att spara tid och pengar, och inom många områden kommer vi förmodligen aldrig att återgå till det som varit. Till exempel har e-post idag i det närmaste helt slagit ut traditionell brevkommunikation mellan och inom företag. (Sturmark, Brandén, 2001) Ett annat exempel är användandet av Internetbank. Det är svårt att föreställa sig att man som nu van Internetbanksanvändare skulle återgå till att betala sina räkningar genom att gå till banken eller genom att skicka in manuellt ifyllda bankgiroblanketter med posten. Informationsteknologin kan inom många områden medföra sådana märkbara förbättringar och framförallt tidsbesparingar att det ibland blir oförsvarbart att kvarstå vid det sätt vi en gång var vana vid. För många företag blir det inte bara oförsvarbart, det blir direkt livsnödvändigt att ta till sig ny teknik och förbättra sina affärsprocesser. De mest revolutionerande ITgenombrotten är kanske redan gjorda till exempel Internet och mobiltelekommunikation men fortfarande lägger organisationer ner betydande resurser på investeringar inom ITområdet. Investeringar som syftar till att effektivisera flöden och göra kostnadsbesparingar. (Fredholm, 2004) Det finns ett ständigt behov av att öka effektivitet och produktivitet om man vill förbli ett konkurrenskraftigt företag (Widigs-Ahlin, 2004). Konkurrensen sätter också press på företag och organisationer att tillhandahålla bättre tjänster och fler valmöjligheter för sina kunder (Milroy & Li, 2001) 1.1 IT och fakturering Traditionell fakturering via brev innebär många olika kostnader. För sändaren uppstår kostnader i form av papper, skrivarfärg, kuvert, kuvertering och porto. För mottagaren främst i form av tid; brevöppning, eventuell inskanning, attestering, intern postgång med mera. Alla dessa moment kan man spara in på med hjälp av elektroniska fakturor som skapas direkt i en dator eller kanske till och med helt automatiskt av ordermottagarens affärssystem. Inom B2B (Business to Business) har många större företag och organisationer, med stora volymer av fakturor att hantera, sedan 70-talet kunnat betala en del av sina leverantörsfakturor elektroniskt. Det sker då genom att elektronisk fakturering finns integrerat i affärssystemen och beställnings- och betalningsinformation överförs med en teknik som kallas EDI (Electronic Data Interchange). (Dykert & Fredholm, 2004) Fördelarna med elektronisk 3

5 fakturering är många och betydande. Besparingspotential finns inom många affärsaspekter såsom direkta kostnader (papper, porto), miljö (minskad pappersförbrukning) och arbetstid (utskrift, kuvertering, arkivering) (Fredholm, 2002). Hur är det då med B2C (Business to Customer)? Många företag skickar idag ut hundratusentals fakturor per år till konsumenter. Kostnaden för en traditionell pappersfaktura varierar, branschkännare nämner siffror på från 10 kronor ända upp till 100 kronor i extrema fall. Med en övergång till elektronisk fakturering är en genomsnittlig besparing på cirka 10 kronor per faktura inte orimlig, en siffra som betyder miljoner i besparingar för de större företagen. (Affärsvärlden, ) Förutom direkta ekonomiska besparingar med elektronisk fakturering, sparar man också in på kostnader för kundservice. När kunder betalar sina fakturor manuellt via Internetbank eller bank- och postgiro ligger andelen felaktiga betalningar runt 2-3 procent. Med elektroniska fakturor minskar den andelen till nära noll procent och därmed också samtalen till, och kostnaderna för, företagens kundtjänst när det gäller fakturafrågor. (Affärsvärlden, ) De potentiella vinsterna, tillsammans med att investeringen för att ansluta sig till att erbjuda elektronisk fakturering normalt betalar sig på mindre än ett år (Computer Sweden, ), borde nästan tvinga de flesta företag att ta detta steg. Faktum är dock att endast sammanlagt 287 företag, kommuner och organisationer i hela Sverige har elektroniska fakturor som ett alternativ för sina kunder ( Vad tjänar kunden på att välja att faktureras elektroniskt? Vid inloggning på sin Internetbank får kunden direkt ett meddelande om nya inkomna elektroniska fakturor. Kunden kan välja att titta på fakturorna och granska innehållet, precis som vid vanlig pappersfakturering. Är allt som det ska väljer man att gå vidare till att betala fakturan. En hyperlänk på fakturan skickar kunden direkt vidare till sin Internetbanks vanliga betalningsrutin och nu finns alla uppgifter som belopp, förfallodatum och framförallt OCR-nummer redan ifyllda. Det återstår bara att godkänna/signera fakturan och allt är klart! 1.1 Problemformulering Succén borde vara given kan tyckas. Företag, kommuner och organisationer har möjligheten att göra stora besparingar och kunderna får förenklade betalningsrutiner. Faktum är dock att: 4

6 Elektroniska fakturor för privatpersoner har funnits i åtta år och det finns över 4,7 miljoner privata Internetbanksavtal. En omfattande kampanj har dragits igång för att öka användningen av e-fakturering. Ändå har inte mer än 2-3 procent av privatkunderna nappat. (Computer Sweden, ) Vad beror det på att inte fler företag infört tjänsten att fakturera sina kunder elektroniskt? Varför väljer inte en större andel kunder e-faktura? Vilka fördelar och nackdelar är förknippade med tjänsten? 1.2 Syfte Uppsatsarbetet syftar till att mäta nyttan av att erbjuda sina kunder elektronisk fakturering och utreda orsaker till att inte fler företag anslutit sig. Undersökningen syftar också till att ge svar på varför andelen konsumenter som väljer att faktureras elektroniskt fortfarande är mycket låg i förhållande till antalet Internetbanksanvändare. 1.3 Avgränsningar Vi har valt att avgränsa oss till elektronisk fakturering mellan företag och konsument ur ett sändarperspektiv. Begreppet e-faktura är oklart definierat i litteraturen och i pressen, och många gånger avses vitt skilda företeelser när elektronisk fakturering kommer på tal. Vi begränsar oss till att behandla de två typerna e-faktura och e-giro. Dessa är mer eller mindre att betrakta som samma sak och vi kommer genomgående att använda begreppet e-faktura. Nyckelord: IT-utveckling Elektronisk fakturering E-Faktura E-Giro eskicka 5

7 2. Disposition Då elektroniska fakturor till konsumenter inte varit föremål för tidigare forskning avviker dispositionen av uppsatsen lite från standard. Uppsatsen har inget renodlat teoriavsnitt, istället innehåller den en beskrivningsmodell som syftar till att ge läsaren en bakgrund till ämnet. Inledningen följer dock standard med bakgrund, problem, syfte och avgränsningar. Därefter följer detta kapitel (2) som klargör för läsaren hur uppsatsen är disponerad. Kapitel 3 behandlar arbetsmetod och beskriver och motiverar vilka val som gjorts beträffande informationssökning, datainsamling och sammanställning av undersökningens resultat. Population och urval presenteras. Kapitlet avslutas med källkritik och med en diskussion kring möjliga och uppenbara brister i enkäten. Kapitel 4 har vi valt att benämna beskrivningsmodell. Kapitlet inleds med att ge läsaren en bakgrund till ämnet elektronisk fakturering. En beskrivning av de tekniska aspekterna av tjänsten presenteras tillsammans med likheter och skillnader jämfört med traditionell pappersfakturering. Vidare görs en sammanställning av vad som har skrivits om ämnet i press och marknadsföring; för- och nackdelar samt prognoser för utvecklingen och användandet av elektronisk fakturering. Detta för att ha en bakgrund att sedan relatera till resultaten från den egna undersökningen. I kapitel 5 redovisas en sammanställning av resultatet från enkätundersökningen. Det som redovisas i detta kapitel är ett sammandrag där de mer intressanta svaren lyfts fram. Intressanta kommentarer från respondenterna citeras. Siffersvaren i sin helhet återfinns i bilaga 5. I det sjätte kapitlet analyseras resultaten från den egna undersökningen. Den upplevda nyttan hos respondenterna ställs i relation till beskrivningsmodellen. I det avslutande kapitlet lyfts särskilt intressanta resultat fram och möjliga förklaringar till den låga andelen användare och den tröga anslutningstakten diskuteras. Uppsatsen avslutas med förslag till fortsatt forskning inom ämnet. 6

8 3. Metod 3.1 Val av ämne Tanken om att utreda nyttan av e-fakturering uppkom efter en diskussion med Peter Ahrenlid, controller på Ekonomistyrningsverket. Denna statliga myndighet har fått i uppdrag av Regeringen att utreda vad elektronisk fakturering kan innebära för statliga myndigheter. I dess förstudie uppger de att om alla statliga myndigheter infört elektronisk fakturering 2008 kommer staten att spara 3,9 miljarder kronor under perioden (Ekonomistyrningsverket, 2005) E-fakturering är ett mycket aktuellt ämne och möjligheten till stora besparingar framförs av dem som marknadsför tjänsten. Någon forskning inom elektronisk fakturering ur ett B2Cperspektiv verkar i det närmaste saknas, vilket gör ämnet extra intressant. Det gjorde att vi valde att fördjupa oss inom ämnet. 3.2 Val av webbaserad enkät Uppsatsen syfte styr valet mellan kvantitativ eller kvalitativ uppsats och vi vill kunna uttala oss om den generella uppfattningen och om vad en övergång till fakturering med elektroniska fakturor innebär för fakturautställarna. Målet med att uppnå en helhetsbild gör att vi använder oss av en kvantitativ ansats i uppsatsen. Då 190 stycken företag/organisationer ingår i vår enkät, valde vi att använda oss av en webbaserad enkät. Fördelen är att vi kan kontakta alla dessa respondenter utan egentlig kostnad i form av porto och brevpapper. Vidare kan en webbaserad enkät göras mindre krävande för respondenten att besvara, och den ifyllda enkäten kan skickas tillbaka endast med hjälp av en enkel knapptryckning, vilket besparar oss från porto- och kuvertkostnader. Ytterligare en fördel är snabbare svar, då intern och extern postgång försvinner. Det stora antalet respondenter innebär även att enkäten skickas ut till ett stort geografiskt område. (Denscombe, 2000) Tanken var från början att skapa en egen webbaserad enkät men efter att informerats om att företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet erbjuder sina studenter möjligheten 7

9 att använda sig av deras webbenkätsystem för kursutvärderingar föll valet på den metoden. Tyvärr erbjuder systemet bara begränsade möjligheter till utformningen av frågorna men bristerna uppvägdes såklart av det faktum att systemet fanns direkt tillgängligt och ingen tid behövdes läggas ner på att utveckla tekniken bakom enkäten. Dessutom fick enkäten nu en webbadress under vilket borde inge förtroende hos de tilltänkta respondenterna. 3.3 Urval Enkätundersökningar per e-post har ungefär samma låga svarsfrekvens som postenkäter då de kan uppfattas opersonliga, då inget personligt möte inträffar mellan forskare och respondent. En tumregel är att man som forskare skall vara nöjd med en svarsfrekvens omkring 20 % (Denscombe, 2000). Med detta i åtanke gjorde vi ett försök att så långt det var möjligt direkt nå ekonomichef eller motsvarande på de organisationer som ingick i vårt urval. Anledningen var att vi hoppades på en högre svarsfrekvens om vi direkt adresserade den person som kunde tänkas vara bäst lämpad att besvara enkäten. Svenska Banker har tillsammans sammanställt en lista där alla organisationer som erbjuder sina kunder möjligheten att betala med e-faktura finns med, sammanlagt 287 stycken ( Denna lista på anslutna organisationer var vår utgångspunkt när vi sökte efter ekonomiansvarig på respektive organisations hemsida. Efter genomgång av listan valde vi bort 95 stycken som inte publicerade e-postadresser eller saknade hemsida över huvud taget. Av dessa 95 organisationer var 19 stycken namn på olika kreditkortsföretag vilka reducerades till en respondent då alla dessa visade sig vara dotterbolag till Föreningssparbanken. Av de 190 tilltänkta respondenterna vi valde att kontakta var 128 stycken adresserade till ekonomiansvarig, VD eller administrationsansvarig. Till resterande 64 organisationer gick det inte att finna direkt e-postadress till motsvarande och e-brevet adresserades då till informationsavdelningen med en önskan om att e-brevet skulle vidarebefordras till ekonomiansvarig. 8

10 3.4 Informationssökning Sökning efter artiklar och tidigare examensarbeten inom ämnet genomfördes med hjälp av nyckelorden på DISA, Libris, Google och universitetets och företagsekonomiska institutionens databaser för tidskrifter. Flera av källorna har också förekommit i litteraturförteckningen på några av de mest intressanta uppsatser vi hittat inom besläktade områden. Dessutom närvarade vi vid seminariet Goda exempel med elektronisk fakturering arrangerat av Statskontoret i Stockholm. 3.5 Källkritik I brist på tidigare forskning inom ämnet valde vi att sammanfatta artiklar i affärspressen inom ämnet. Vi tittade också närmare på vad de företag som marknadsför tjänsten påtalar för fördelar och nackdelar med e-fakturan. Dessa företag kan ha incitament att framhäva fördelar mer än nackdelar, vilket vi haft i åtanke vid behandling av denna information. Informationsinsamlingen syftade till att skapa en helhetsbild om vad som är intressant att undersöka. Vi vill understryka att dessa källor, som citeras i beskrivningsmodellen, inte är av vetenskaplig natur utan ska ses som enskilda personers och journalisters åsikter. Större vikt skall läggas vid resultaten från enkätundersökningen. 3.6 Brister i enkäten Urvalsgruppen inbjöds till att besvara en webbaserad enkät angående e-faktura, och vi angav att enkäten kommer att ligga till grund för en C-uppsats i företagsekonomi vid Uppsala universitet. Uppsatsens syfte förklarades dock aldrig, respondenterna ombads alltså att delta i något som de inte exakt visste vad det var, något vi i efterhand funnit vara ett brott mot etablerade uppföranderegler. Respondenter kan tänkas ha valt att inte besvara enkäten, med anledning av att de inte med säkerhet visste vad de skulle medverka i. De som besvarade enkäten kan även ha bildat sig ett eget syfte, som de anser troligt. Det är väldigt svårt att veta hur detta påverkat respondentens svar. Vårt motiv till att inte ange uppsatsens syfte var att vi trodde att det möjligen kunde forma respondenternas svar, vi har dock kommit till insikt om att det hade varit bättre att ange syftet och sedan tolka svaren utifrån detta. Fråga 15, angående hur stor andel av deras kunder som har valt att betala via e-faktura, borde ha varit av öppen karaktär. Då 76 procent angav svarsalternativet 0-5 procent, inser vi att de 9

11 fasta svarsalternativen avsåg alldeles för stora intervall. Analysen av resultaten hade underlättats av att mer exakt kunna placera respondenterna i fler och mindre grupper avseende andel e-fakturakunder. Fråga 4, totalt antal skickade fakturor per år, missuppfattades säkerligen av några av respondenterna. Vissa angav ett så orimligt litet antal att vi tolkade det som att de svarat med totalt antal skickade e-fakturor istället. Detta innebar att vi kände oss tvungna att kontakta alla respondenterna igen, via e-post, för att be dem klargöra hur många pappersfakturor respektive e-fakturor de skickar per år. I efterhand har vi insett att det i vissa fall hade varit en fördel om vi givit respondenterna utrymme för kommentarer direkt i anslutning till vissa av frågorna med fasta svarsalternativ. 10

12 4. Beskrivningsmodell Det här kapitlet syftar till att ge en bakgrund inom ämnet elektronisk fakturering. En historik följs av en kortfattad beskrivning av olika typer av elektroniska fakturor för att sedan gå in djupare på elektroniska fakturor riktade mot konsumenter. 4.1 Olika typer av elektronisk fakturering Ett fåtal företag började redan på 1970 talet att utväxla elektroniska fakturor i form av fakturafiler. Detta förekom både internt inom större koncerner samt externt med deras underleverantörer. Avsaknaden av en gemensam standard bidrog till att varje ny elektronisk relation som skapades blev omfattande att etablera. Sedan var heller inte affärssystemen anpassade till att skicka eller ta emot elektroniska dokument från omvärlden. Detta gjorde att det fordrades ansenliga volymer elektroniska fakturor i varje relation för att det skulle vara lönsamt. Dagens nya tekniska lösningar samt ökad standardisering har minskat kostnaderna och frambringat nya möjligheter. Idag går det att identifiera sex typer av elektroniska fakturor. EDI-faktura Självfakturering Fakturafiler via e-post Skanning av pappersfakturor Postens eskicka E-Faktura och e-giro (Dykert & Fredholm, 2004) EDI-faktura EDI (Electronic Data Interchange) fakturor innebär att fakturorna skickas elektroniskt mellan köparen och säljarens affärssystem vilket går med automatik. Grundstenen är alltså att dessa två system kommunicerar med mycket få manuella moment. För att detta ska kunna ske behövs en standard, ett överenskommet filformat, så att de båda affärssystemen ska kunna läsa, tolka och behandla den mottagna informationen. Denna datatrafik går över Internet eller andra nätverk mellan företagen. (Dykert & Fredholm, 2004) 11

13 Självfakturering Vid självfakturering skapar köparen själv fakturan i stället för att säljaren gör det. Denna form fungerar då priserna i förväg är överenskomna samt uppdaterade i köparens system. (Ibid) Fakturafiler via e-post Precis som att man skickar fakturor via posten väljer visa att skicka fakturan via e-post. Möjligheten till besparingar i form av tid och pengar är mindre jämfört med e-fakturan, då e-brevet ofta leder till en utskrift samt att mottagaren behöver utföra likadana manuella moment som vid betalning av en pappersfaktura. (Ibid) Skanning av pappersfakturor När leverantörsfakturan mottas, som en vanlig pappersfaktura, skannas den och digital kopia skapas av leverantörsfakturan. Därefter kan den skickas runt i organisationen elektroniskt för godkännande och attest. Man sparar mycket tid då postgången är ögonblicklig och fakturan kan till och med vara på flera olika ställen samtidigt om den ska godkännas av flera personer. (Ibid) Postens eskicka eskicka fungerar så att företaget/kommunen skickar en fil till Posten som innehåller fakturor, kontobesked, information, med mera. Posten ser sedan till att de mottagare som valt att få sin post elektroniskt får den vidarebefordrad till sin epostbox, och de som valt att få posten fysiskt får den i brevlådan som vanligt. eskicka innebär att företagen inte själva behöver administrera vilka kunder som ska ha elektroniska fakturor, men ändå kan erbjuda sina kunder den tjänsten. ( 4.2 E-Faktura och e-giro Elektroniska fakturor har följt ett ganska logiskt utvecklingsförlopp. Det infördes först i de riktigt stora organisationerna med väldigt många fakturor att hantera för att sedan när tekniken blivit mer förfinad, och framförallt billigare, bli tillgängligt för en bredare publik. Elektronisk fakturering mot konsumenter (B2C) har också under utvecklingsfasen brottats med ett annat vanligt problem när det gäller IT-innovationer, nämligen det att det ofta till en början dyker upp flera olika standarder på marknaden som en följd av att flera aktörer 12

14 utvecklar samma sak på varsitt håll (jämför dvd). Inom elektronisk fakturering fanns det från början två olika standarder, e-giro och e-faktura. Internetbankerna introducerade redan 1997 tjänsterna e-faktura och e-giro, vilket innebar att fakturor kunde presenteras elektroniskt i respektive kunds Internetbank. Istället för att kunden själv matar in postgiro-/bankgironummer, referensnummer, belopp samt datum för betalning av fakturan är detta redan färdigifyllt i Internetbanken. Skillnaden mellan de två är att e-fakturans format är en kopia av den räkning kunden skulle ha fått i posten om denne haft traditionell pappersfaktura, medan e-giro är ett sammandrag av fakturan. Dessa två olika tekniker var från början två isolerade lösningar vilka krävde dubbla anslutningar om man som företag ville kunna nå alla sina kunder. Sedan år 2002 är de dock samordnade och bara en anslutning krävs. I samarbetet ingår samtliga stora och ett flertal av de mindre bankerna. Nordea och Föreningssparbanken är de banker som utvecklat tjänsten e-faktura. e-giro tillhandahålls av SEB, Handelsbanken, Skandiabanken, Östgöta enskilda bank, Sparbanken Finn, Sparbanken Gripen, Länsförsäkringar Bank, ICA Banken, Danske Bank. Hädanefter kommer vi endast använda uttrycket e-faktura när vi avser elektroniska fakturor för konsumenter Från utskick till betalning Här följer en förenklad beskrivning av vilken väg e-fakturan tar från fakturautställaren till avslutad betalning. Förloppet illustreras därefter med en figur. 1. Fakturautställaren sänder fakturan elektroniskt till de IT-företag som bankerna samarbetar med kring e-faktura och e-giro. De konverterar fakturan till bankformat och skickar den vidare till respektive bank. All kommunikation går över Internet och informationen är både signerad och krypterad. 2. Fakturamottagaren får fakturainformationen presenterad i sin internetbank i form av en e-faktura, då hela fakturan visas, eller ett e-giro när bara aviinformationen visas. För kunden som får ett e-giro visas det en länk som går till ett fakturahotell där kunden kan se hela fakturan. 13

15 3. Accepterar kunden räkningen och väljer att betala den klickar denna på Godkänns för betalning. Om den inte godkänns av kunden klickar hon/hon på Godkänns ej vilket kräver en signatur i form av en kod. Anledningen är att kunden inte skall kunna förneka att han/hon har makulerat fakturan. 4. Upplever kunden att fakturan är felaktig kan denna ändra belopp och/eller betalningsdatum. Denna åtgärd kräver en signering av kunden och är ett alternativ till makulering. 5. Efter att fakturan godkänts av kunden och blivit betald får fakturautställaren informationen elektroniskt via servicebyråerna samt fakturabeloppet insatt på sitt konto. Figur 1. Källa: Elektroniska fakturor en rapport om elektronisk fakturahantering från GEA, Dykert & Fredholm, E-Fakturans fördelar Som nämndes i inledningen borde succén vara given för e-fakturan om man betänker alla de fördelar tjänsten medför för användarna, såväl fakturautställare som mottagare. I det här avsnittet redogörs mer utförligt för de fördelar som e-faktura innebär. Avsnittet är uppdelat i 14

16 två delavsnitt där det första behandlar fördelar som kommer fakturautställaren tillgodo, och det andra ser på fördelar utifrån mottagarens perspektiv. Fakturautställaren är naturligtvis den part som har absolut mest att vinna på att en faktura kan skickas elektroniskt då denne har tusentals, kanske ända upp till miljontals fakturor att hantera varje år. Den största och mest uppenbara besparingen är att kostnader för papper, utskrift, kuvert, kuvertering och porto helt och hållet försvinner. En besparing som ensam kan uppgå till åtskilliga miljoner per år för ett större företag. På köpet får man minskad pappersförbrukning, inte minst en miljömässig besparing. Flera personer som jobbar med fakturafrågor har påtalat i intervjuer i affärspressen att den viktigaste vinsten för dem är att andelen felaktiga betalningar minskar drastiskt bland de konsumenter som har e-faktura eller e-giro. Vid traditionell pappersfakturering uppgår andelen felaktiga betalningar till mellan två och tre procent, för e-fakturakunder minskar den andelen till i princip noll. Detta innebär i sin tur att samtalen till, och kostnaderna för företagens kundtjänst nästan uteblir för deras e-fakturakunder. Dessutom minskar också antalet försenade betalningar. (Affärsvärlden, ) Det innebär en anslutningskostnad när man som företag vill börja erbjuda e-faktura, och därtill en mindre avgift till mellanhänderna för varje faktura, men det är en investering som ofta återbetalar sig på 3-4 månader. Ibland kan det ta upp till ett år men också det är en mycket kort återbetalningstid för ett datasystem, uppger en källa i Computer Sweden. ( ) Väljer man att erbjuda e-faktura genom Postens tjänst eskicka innebär det en abonnemangskostnad och därtill också en avgift per skickad e-faktura ( Med denna metod att erbjuda e-faktura uppgår Postens avgifter till närmare vad det skulle kosta att skicka traditionella pappersfakturor och de direkta besparingarna uteblir i princip. Dock gör man fortfarande miljömässiga besparingar i form av minskad pappersförbrukning såväl som indirekta ekonomiska besparingar i form av minskat tryck på kundtjänst i fakturafrågor. 15

17 För mottagaren av e-fakturor innebär tjänsten avsevärt förenklade betalningsrutiner. Inga OCR-nummer, belopp eller förfallodatum behöver fyllas i, alla sådana uppgifter finns redan på plats efter att man via hyperlänken på e-fakturan valt att gå vidare till sin Internetbanks ordinarie betalningsrutin. Detta gör också processen både enklare och säkrare. Säkrare i sådan mening att dylika uppgifter inte riskerar att fyllas i felaktigt. Ytterligare en fördel är att en e- Faktura kan göras mer specificerad än en traditionell pappersfaktura. Mottagaren kan dessutom lätt sortera poster på fakturan. En samtalslista på telefonräkningen kan till exempel sorteras efter längsta eller dyraste samtal med en enkel knapptryckning. (Computer Sweden, ) Mottagaren är inte tvungen att vittja sin postlåda för att få tag i fakturan. Den finns tillgänglig för mottagaren varhelst denne har tillgång till sin Internetbank. En stor fördel om man som mottagare är bortrest en längre tid, man slipper eftersända post eller på annat sätt tillse att få sina räkningar öppnade och betalda E-Fakturans nackdelar E-Fakturaanvändning medför trots allt vissa nackdelar jämfört med traditionell pappersfakturering. Fredholm nämner till exempel att fripassagerare, det vill säga marknadsföringsmaterial som ofta följer med i samma brev som pappersfakturor, inte kan bifogas med elektroniska fakturor. Denna marknadsföringskanal måste då kompenseras för på annat sätt vilket innebär att andra kostnader tillkommer. (Fredholm, 2004) I början på e-fakturans historia var den enskilt största nackdelen för företag och organisationer att det fanns två olika standarder, e-faktura och e-giro. Detta innebar att om man ville kunna erbjuda alla sina kunder att faktureras elektroniskt var man tvungen att ansluta sig till två olika system. (Affärsvärlden, ) Sedan oktober 2002 har dock bankerna enats och bara en anslutning krävs (Dagens Nyheter, ). Flertalet konsumenter som intervjuats i pressen upplever det som krångligt att registrera sig som e-fakturakund. (Affärsvärlden, ) I en familj eller annat flerpersonshushåll är det ofta praktiskt om olika personer kan betala samma räkning. Man kan till exempel välja att betala elräkningen varannan gång om man 16

18 delar lägenhet. Detta är tyvärr omöjligt med elektronisk fakturering eftersom e-fakturan alltid skickas till Internetbanken för den som står på abonnemanget, och det går inte att skicka fakturan vidare. En annan aspekt som kommer på tal vid ett par tillfällen i pressen är att arkivtiden för e-fakturor är alldeles för kort, för närvarande bara 16 månader. En konsument ställde sig frågan: Är jag ensam om att inför till exempel värmepumpsbyte vilja gå tillbaka och kolla gamla olje- eller elräkningar? (Computer Sweden, ) Som tidigare nämnts är det endast 287 företag i Sverige som erbjuder sina kunder att betala med e-faktura, vilket gör det i princip omöjligt för någon konsument att välja att få alla sina räkningar som e-fakturor. Detta kan ses som en nackdel då det vore bättre om man slapp blanda som en konsument uttrycker det. (Dagens Nyheter, ) Det som lyfts fram som den starkast bidragande orsaken till att e-fakturaanvändningen inte är mer utbredd är att den befinner sig i ett moment 22. Företagen vet att få kunder ansluter sig och får då inte tillräckliga incitament att erbjuda tjänsten, samtidigt som kunderna ser liten poäng i att utnyttja tjänsten eftersom så få företag är anslutna. (Affärsvärlden, ), (Computer Sweden, ) Hur marknadsförs och informeras det om e-faktura? Normalt sett får man som konsument information om e-faktura i samband med att man ansluter sig som kund hos något av de företag som erbjuder e-faktura. Företaget berättar att de erbjuder tjänsten, nämner några av fördelarna som man tror tilltalar kunden och förklarar hur man går tillväga för att ansluta sig till deras e-fakturatjänst. Information om e-faktura skickas också ofta i form av fripassagerare med den ordinarie pappersfakturan. Bankerna har på senare tid börjat informera om e-faktura genom att använda sig av så kallade pop-upfönster som visas när deras kunder loggar in på sitt Internetbankskonto. I samband med införandet av denna funktion ökade anslutningstakten med över 150 % (Computer Sweden, ). Dessutom informerar både bankerna och företagen på sina hemsidor om möjligheten att få sina räkningar som e-faktura. Något enstaka företag har erbjudit sina kunder biobiljetter som en premie för dem som ansluter sig till e-faktura. I Affärsvärlden ( ) diskuteras det i en artikel att vinsterna som företagen kan göra är uppenbara och att kunderna förstår detta, men trots det erbjuder 17