UPPFÖRANDEKOD INLEDNING

Transkript

1 UPPFÖRANDEKOD

2 2 (28) UPPFÖRANDEKOD INLEDNING... 4 FÖR VEM GÄLLER DENNA KOD?... 5 KRÄVS DET ATT JAG FÖLJER KODEN?... 6 VEM TOLKAR KODEN?... 7 AFFÄRSETIK... 8 Inga mutor eller olagliga provisioner... 9 Arbeta med tredjeparter... 9 Relation till offentligt anställda Politiska bidrag och engagemang Begära, ge och ta emot gåvor och tjänster Räkenskaper, bokföring och interna kontroller INTRESSEKONFLIKTER Förmåner eller favörer avseende företagets aktiviteter Börstransaktioner och insideraffärer Vad är en "insider"? ANVÄNDNING AV FÖRETAGSTILLGÅNGAR Bilar och andra fordon Värvning Egendom Medel OLAGLIGA ELLER OHEDERLIGA AKTIVITETER KONFIDENTIELL INFORMATION Allmänt Skyldighet om offentliggörande Medierelationer KONTAKT MED ANDRA PERSONER OCH ORGANISATIONER SKA SKE I EN ANDA AV GOD SED Konkurrenter Information om konkurrenter Sälja våra produkter och tjänster ANSTÄLLNINGSPOLICY Alkohol, droger och andra substanser Förebyggande av våld Diskriminering och trakasserier Personuppgifter om anställda... 21

3 3 (28) Skydd av personuppgifter Arbetsmiljö Miljön POLICYER FÖR ANVÄNDNING AV DATOR, E-POST OCH INTERNET Internet: Ett viktigt kommunikationsredskap Personlig användning av Internet som tillhandahålls av företaget Skydd av företagsinformation Viktiga begränsningar Ytterligare information Programvara Datorvirus Bevarande av dokument RAPPORTERA MISSTÄNKT ÖVERTRÄDELSE AV KODEN Allmän policy Anonym rapportering Utredning Sekretess Skydd mot repressalier RAPPORTERA ÖVERTRÄDELSER AV KODEN Konfidentiell hotline för affärsetiskt beteende Konfidentiell e-post INTERNATIONELLA NUMMER FÖR FRISAMTAL Där det inte finns något frisamtalsnummer, gör följande:... 28

4 4 (28) UPPFÖRANDEKOD INLEDNING Vi är ett tekniskt konsultföretag och för att bidra till att bevara det goda anseende som vi har byggt upp under åren, så försöker vi införa en uppförandekod av bästa praxis.. Med vårt goda anseende, tillsammans med våra förstklassiga tjänster, kan vi bevara förtroendet hos våra kunder och alla de olika delar av allmänheten som vi har en relation till. Vi är stolta över vår framgång, som vi inte bara nått tack vare våra förstklassiga tjänster och ledarskap, utan även på grund av våra kunders lojalitet. Den är ett resultat av vårt disciplinerade och omsorgsfulla sätt att utföra arbetet på samt den motivation vi känner att ge det bästa vi har att ge. Våra anställda är alla ambassadörer för WSP Global Inc. och deras dotterbolag (som tillsammans kallas företaget). De anställdas uppförande speglar vår organisation, antingen det gäller på företagsnivå eller på en yrkesmässig eller personlig nivå. Etiken i vårt företag är beroende av etiken hos var och en av våra anställda. För att kunna fortsätta förtjäna våra kunders och allmänhetens förtroende och bevara vårt goda anseende, så krävs det att vi sätter upp höga krav för vårt uppförande. Vår uppförandekod (koden) ska spegla vårt åtagande att följa företagets etiska principer i våra kontakter med kunder, aktieägare, anställda och leverantörer. Koden ska bland annat ge riktlinjer och ramverk för hur vi handlar och uppför oss i våra förpliktelser gentemot företaget och i våra affärsaktiviteter. Koden gäller för alla anställda, chefer samt bolagsstyrelsens ledamöter. Etik är allas ansvar. Alla anställda ska läsa vår kod, ta den tills sig och har en skyldighet att följa den. I våra roller har var och en av oss skyldighet att upprätthålla högsta etikstandarder. Pierre Shoiry Koncernchef

5 5 (28) FÖR VEM GÄLLER DENNA KOD? Koden gäller för alla anställda utan undantag. Den omfattar ordförande och vd, chefer, vice vd:ar, direktörer och andra chefer, alla anställda i företaget, företagets dotterbolag och anknutna företag samt företagets styrelseledamöter (nedan gemensamt kallade anställda). På grund av sina ledarroller, förväntas företagets ledning och högre chefer i företaget att utgöra ett gott exempel genom att alltid och i alla situationer uppföra sig på ett exemplariskt sätt. Som tekniskt konsultföretag vars anställda har olika yrkesbakgrund, styrs vi även av etiska koder från olika yrkessammanslutningar och organisationer. Vi förväntas även följa dess koder. Observera att denna kod inte ersätter eller ändrar någon lagstiftning eller något regelverk. Vi har även upprättat policyer som alla ska följa. Alla anställda uppmanas att läsa igenom våra olika policyer. De finns på företagets intranät. Varje persons bidrag är viktigt... Vi arbetar i en professionell tjänstebransch och vi ska uppföra oss därefter. Vi är företagets bästa ambassadörer och vi spelar alla en viktig roll genom att följa vår kod och våra policyer.

6 6 (28) KRÄVS DET ATT JAG FÖLJER KODEN? Alla anställda har ett ansvar att förstå koden och det är ett krav att personalen följer koden. Alla anställda ska respektera kodens värden och principer och de ska utföra sina arbetsuppgifter med ärlighet och etik inom alla områden även om de inte specifikt anges i koden. Alla överträdelser av koden leder till att företaget vidtar disciplinära åtgärder, upp till och inklusive uppsägning. Disciplinära åtgärder kan, i de fall detta är förenligt med svensk arbetsrättslagstiftning, vidtas mot en anställd som: Bryter mot koden eller inte uppför sig enligt vad som anges i den. Uppmanar andra anställda att bryta mot koden. Avsiktligt bryter mot skyldigheten att rapportera brott mot koden eller att göra så omgående, eller att inte lämna ut relevant information som rör brottet. Vägrar att samarbeta i en utredning för ett misstänkt eller känt brott. Konfronterar en anställd som rapporterar ett brott. Koden anger allmänna principer som ska vägleda anställda så att de kan ta etiska beslut. Det täcker dock inte alla situationer som kan uppstå. Det finns inget i koden som skulle kunna förhindra företaget från att vidta disciplinära åtgärder i fall där anställda begår tjänstefel, antingen det uttryckligen täcks av koden eller inte. Detta så länge åtgärderna är förenliga med svensk arbetsrätt. Ärlighet är Att aldrig bli inblandad i stöld, bedrägeri, tagande av mutor samt alla slag av brott i en förtroendesituation när vi utför våra arbetsuppgifter. Exempel: Alla transaktioner, tillgångar och skulder som företaget har registrerat i sina räkenskaper ska exakt återspegla företagets verksamhet i sin helhet. All redovisning och alla rapporter, inklusive kostnadsrapporter, fakturor, lönebesked och register över anställda, ska utarbetas på ett noggrant och ärligt sätt. Inga transaktioner får undanhållas ledningen eller företagets revisorer.

7 7 (28) VEM TOLKAR KODEN? Företagets styrelses kommitté för företagsstyrning och ersättning (företagsstyrnings- och ersättningskommitté [Governance and Compensation Committee]) samt företagsledningen ansvarar för övervakning av kodens tolkning. De kan när som helst granska, ändra eller göra tillägg till koden, så att den överensstämmer med den föränderliga affärsmiljö som vi verkar i. Vi har även en intern revisionsavdelning som har till uppgift att se till att dessa normer för företagsstyrning respekteras. Vilka är medlemmarna i företagsstyrnings- och ersättningskommittén? Vilken roll spelar de för koden? Tre oberoende direktörer ingår i företagsstyrnings- och ersättningskommittén. Kommittén har ansvar för att utveckla de bästa normer för styrning av företaget och för att granska tillhörande rutiner som ska säkra att tillämpliga lagar och bestämmelser följs.

8 8 (28) AFFÄRSETIK Vi arbetar alltid med ärlighet och etik. Vi inser att vår verksamhets framtid är avhängigt av kundernas förtroende och vårt goda anseende vad gäller vår tekniska expertis och vårt pålitliga, etiska uppförande. Motsatsen till etik är oärligt uppförande. Det innefattar korruption vilket urholkar vårt goda anseende. I alla våra affärsaktiviteter följer vi både nationell och internationell lagstiftning till ordalydelse och syfte. Oberoende av vilket land de befinner sig i, ska företagets anställda alltid omsorgsfullt försvara företagets etik. Anställda ska även följa kraven i lagar och förordningar i de länder där företaget är verksamt. Företaget är underställt Canadians Corruption of Foreign Public Officials Act (CFPOA), USA:s Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) och UK Bribery Act. Detta gör att företaget följer de strängaste lagarna i världen mot korruption. Samtliga anställda och dotterbolag i hela världen, oberoende av nationalitet eller plats ska följa dessa lagar. Straffen för brott mot lagarna omfattar böter och fängelse för personer och dryga böter för företaget. Böterna uppgår ofta till hundratals miljoner dollar. För mer information om lagstiftning mot korruption, se policyn Att förstå frågor om mutor (Understanding Bribery Issues). Den finns på företagets webbsida och intranät. Uppförandekoden tar hänsyn till kraven i lagar och andra förordningar och ska ge övergripande riktlinjer så att våra anställda kan vara säkra på att de följer koden och att de följer den ökande komplexiteten i internationell och nationell lagstiftning. Vi agerar etiskt i alla våra affärsaktiviteter. Speciellt gäller att: Vi förbjuder mutor, att göra felaktiga utbetalningar eller olaglig provision, antingen de är stora eller små, direkta eller indirekta. Vi förbinder oss att följa principerna om rättvisa och högsta standard i våra dagliga kontakter med våra affärspartner och vi förväntar oss samma bemötande från deras sida. Vi kräver att alla joint venture-partner, liksom agenter, representanter, leverantörer och underleverantörer som agerar för vår räkning, följer samma etiska principer som vi gör. Det är förbjudet att ge eller ta emot gåvor, ersättningar eller olämpliga förmåner som utgör, eller uppfattas som om de kan utgöra, en otillbörlig påverkan på utgången i en affärstransaktion eller etiken i våra affärsrelationer. Vi för korrekta räkenskaper tvärs igenom hela vår verksamhet. Vi förväntar oss att våra anställda undviker personliga aktiviteter och finansiella transaktioner som kan strida mot, eller verka strida mot, företagets aktiviteter och finansiella transaktioner. Om det finns en möjlig konflikt, ska företagets intressen prioriteras. Vi skyddar våra affärshemligheter och konfidentiell företagsinformation och vi respekterar samma rättigheter för våra affärspartner.

9 9 (28) Inga mutor eller olagliga provisioner Alla typer av mutor och olagliga provisioner är förbjudna. Mutor inbegriper betalning för att säkra sig en affärsfördel som vi inte är berättigade till. En muta kan vara en ekonomisk uppmuntran, en gåva eller annan tjänst som till exempel ett erbjudande om anställning till en släkting till personen som mutas. Inga av dessa accepteras. Olaglig provision uppstår när leverantörer till tjänsteleverantörer betalar en del av sina arvoden till personer som tilldelar kontrakt, eller som tilldelar någon annan slags affärsfördel. Inga "facilitation payments" Vi förbjuder "facilitation payments". Facilitation payments är mindre summor som betalas till tjänstemän för att skynda på statliga rutiner som betalaren redan har rätt till. De benämns ofta som "speed money" eller "smörjpengar". Exempel är betalningar för att påskynda tullklareringar och extra betalningar till tjänstemän som säkrar elanslutningar. Om du skulle stöta på ett krav på "facilitation payment" eller om du tror att du kommer att råka ut för det, så ska du rapportera det till ledningen eller chefen för risk- och etikteamet som kan formulera ett svar. I WSP Sverige AB ska du vända dig till ledningsgruppen Ledningsteamet inser att krav på "facilitation payments" ofta backas upp av någon typ av utpressning, ofta underbyggt med hot om våld eller personlig skada. Ett extremt exempel skulle kunna vara krav på betalning för att garantera intagning på sjukhus, där det inte finns tid att rådgöra med en linjechef. Under sådana omständigheter godkänner vi att anställda använder sitt sunda förnuft enligt principerna i företagets affärsetik. Vad som än händer så ska anställda rapportera alla incidenter där de känner sig tvungna att göra "facilitation payments" snarast möjlig och alla betalningar som gjorts ska registreras på korrekt sätt. Ledningen stödjer anställda som tagit det bästa beslut de kunnat och rapporterat händelsen i tid. Arbeta med tredjeparter Det är viktigt att notera att vi inte betalar mutor, antingen direkt eller indirekt. Principerna i vår affärsetik gäller för alla externa parter som agerar i vårt namn liksom våra egna anställda. Vi åtar oss detta på etiska grunder eftersom vi och våra anställda kan hållas juridiskt ansvariga om våra affärspartner är inblandade i något olagligt såsom att betala mutor, när de handlar på våra vägnar. Ett vanligt exempel på indirekta mutor är när ett företag anlitar en handelsagent som ska hjälpa till att få ett statligt kontrakt. Agenten får en provision som är en procent av kontraktssumman. Med eller utan företagets kännedom lämnas en del av denna provision vidare till den offentligt anställde som tilldelar kontraktet, i syfte att påverka hans beslut. Företaget tolererar inte sådana metoder. En stor del av brotten och åtal för brott mot lagarna om korruption handlar om betalning till tredjepart. För mer information om hur indirekta mutrisker identifieras och hur relationer till tredjepart ska hanteras, se Policyn för samarbete med tredjepart (Working with Third Parties Policy). Den finns på företagets webbplats och intranät.

10 10 (28) Relation till offentligt anställda En del anställda har kontakt med myndigheter som kommuner, landsting eller statliga myndigheter. Eftersom företaget fortsätter att öka sin internationella inriktning, är det troligt att våra anställda också får mer kontakt med utländska offentliga tjänstemän. Den största delen av nationell och internationell lag fokuserar på offentliga tjänstemän, medan UK Bribery Act även täcker mutor mellan privatpersoner. Därför måste anställda vara extra försiktiga när de har en affärsrelation eller diskussion med en regeringstjänsteman. Det är viktigt att notera att lagstiftningen mot korruption ofta använder sig av en vid definition av offentligt anställda den omfattar inte bara traditionella representanter för regeringar på statlig, landstingseller kommunal nivå (utsedda eller valda). Den kan även omfatta en lång rad offentliganställda tjänstemän, liksom anställda i statligt ägda eller statligt kontrollerade bolag. Rättsliga förfaranden i USA har klargjort att en mycket vid definition av utländska offentliga tjänsteman kan användas vid rättsligt förfarande. För mer information om hur korruptionsrisk identifieras och hanteras när det gäller tredjeparter, inklusive utländska offentliga tjänstemän, se Policyn för samarbete med tredjepart (Working with Third Parties Policy) som finns på företagets webbplats och intranät. Politiska bidrag och engagemang Vi har en policy om strikt politisk neutralitet. Vi ger inte bidrag till politiska partier, organisationer eller personer som är aktiva inom partipolitik. Vi har dock rätt att göra vår ståndpunkt känd till offentliga myndigheter i ärenden som rör regeringspolitik som påverkar oss, våra anställda och kunder. Anställda har frihet att engagera sig i demokratiska politiska aktiviteter på egen bekostnad, men ska tydliggöra att de gör så i egenskap av privatperson och inte på företagets vägnar. Anställdas engagemang i politiska eller välgörenhetsaktiviteter får inte låta iakttagare tro att företaget stödjer dessa aktiviteter (med mindre företaget uttryckligen gör så). Dessutom får sådant engagemang inte hindra en anställds förmåga att utföra sina arbetsuppgifter på korrekt sätt. Vidare får företaget inte ersätta någon anställd i tid, i pengar eller med annat slag av belöning för deras aktiviteter. Begära, ge och ta emot gåvor och tjänster Vi har antagit en princip om att anställda inte får, antingen direkt eller indirekt, begära, ge eller ta emot gåvor, ekonomiska bidrag, speciella bidrag, en tjänst eller fördel från en person eller ett företag med vilken/vilket de har en affärsrelation, om fördelen otillbörligt skulle kunna påverka mottagarens omdöme genom att sätta denne i en tacksamhetsskuld eller genom att det ger intryck av oegentligheter. I affärsvärlden är det viktigt att bygga upp goda personliga relationer med kunder och, då och då, med regeringstjänstemän. Som del av denna process, får ni träffas över lunch eller middag och du betalar räkningen. Ibland kan du vilja utväxla säsongsbetonade gåvor av sedvanligt slag. De flesta sådana är ofarliga, men man måste vara vaksam. Det är inte acceptabelt om det skulle framstå som om en av parterna befinner sig i en beroendeställning som ett resultat av gåvan eller måltiden. När det gäller gåvor och representation hänvisas alltid till den svenska skattelagstiftningen vad gäller vad som är tillåtet eller ej. Genom att bevara vår självständighet så undviker vi verkliga eller synbara intressekonflikter. Vi ska tacka nej eller lämna tillbaka en förmån eller en inbjudan som erbjuds upprepade gånger eller vars värde gör att vi känner oss obekväma och vi ska även meddela vår närmaste chef.

11 11 (28) För mer information och riktlinjer för gåvor, underhållning, inklusive exempel, se Policyn för gåvor och underhållning (Gifts and Entertainment Policy) som finns på företagets webbplats och intranät. Räkenskaper, bokföring och interna kontroller Vi är skyldiga att, under olika värdepapperslagstiftningar, skattelagstiftningar och annan lagstiftning, bestämmelser i andra länder och jurisdiktioner liksom IRSF-standarder (Financial Reporting Standards) att föra räkenskaper, register och konton som exakt stämmer med verksamheten i sin helhet och att etablera en korrekt bokföring och internt kontrollsystem. Därför måste vi försäkra oss om att företagets räkenskaper, bokföring och konton är välgrundade, fullständiga och korrekta och de ska grunda sig på verifikationer som går att kontrollera. Det får inte under några omständigheter finnas parallella konton. I Sverige anser vi att registreringsskyldigheten är fullföljd genom en korrekt bokföring i enlighet med svensk skattelagstiftning. Företaget har infört interna kontroller och rutiner för att möta kraven på redovisning och för att följa lagstiftning och föreskrifter. Det krävs av anställda att de använder sådana kontroller och rutiner för att försäkra sig om att alla finansiella transaktioner registreras fullständigt och korrekt. Alla anställda i en tillsynsfunktion ska även använda sig av interna kontroller som rör de aktiviteter för vilka de ansvarar, för att skydda företagets tillgångar och för att garantera att företagets finansiella rapporter och redovisningar är korrekta. Alla anställda ska följa etablerade rutiner. Ingen får lägga sig i granskningen av företagets räkenskaper som genomförs av interna eller externa revisorer, eller försöka att otillbörligen påverka granskningsprocessen, antingen direkt eller indirekt. Vi får inte: Otillbörligen påskynda eller skjuta upp bokföring av intäkter eller utgifter för att ge intryck av att finansiella mål har uppnåtts. Hålla tillgångar "i reserv" genom att inte officiellt bokföra dem. Upprätta eller använda konton och ekonomisk redovisning på ett olämpligt, ofullständigt, olagligt eller vilseledande sätt. Utfärda betalningar av orsaker andra än de som anges i tillhörande verifikationer. Genomföra eller godkänna en kostnadsrapport där det misstänkts att en del utgifter egentligen inte uppstått, inte är korrekta, inte tydligt och korrekt beskriver utgiften eller utgiftens syfte, eller inte följer policyerna för utgifter. Underteckna ett dokument som du vet eller misstänker vara inkorrekt eller falskt. Alla anställda som har kunskap om oriktigheter avseende bokföringen av en transaktion som omfattar företagets resurser, ska rapportera detta snarast till sin närmaste chef och/eller chefen för den interna revisionen. Den senare finns på koncernnivå. Detta kan även rapporteras konfidentiellt med hjälp av Klagomålsförfarandet (Complaint Procedure) för oriktigheter i bokföring, revision och kontroller som anges i denna kod.

12 12 (28) INTRESSEKONFLIKTER För att kunna bibehålla våra kunders och offentlighetens förtroende, ska alla anställda undvika att försätta sig själva i en verklig eller synbar intressekonfliktsituation. Ett exempel på en intressekonflikt kan vara när en anställd puffar för sina personliga intressen till men för företagets intressen. Följande principer och regler är avsedda att vägleda anställda så att de kan undvika verkliga eller synbara intressekonflikter. Lojalitet och exklusivitet Samtliga anställda förväntas alltid att uppföra sig lojalt för att skydda företagets intressen. En anställd får endast arbeta för företaget under den tid anställningen i företaget varar. De får inte utföra affärsaktiviteter eller acceptera uppdrag för tredjepart, antingen direkt eller indirekt, mot ersättning eller annat, som kan konkurrera med företagets vanliga aktiviteter, om inte de i förväg fått medgivande från närmaste chef. Om någon i ledningen tillfrågas om att bli styrelsemedlem i ett företag eller annan organisation, så får han/hon inte acceptera sådant uppdrag utan att i förväg ha meddelat företagsstyrnings- och ersättningskommittén (Governance and Compensation Committee). Om en anställd tror att det finns en verklig eller synbar intressekonflikt, så ska han/hon skriftligen rapportera det till sin närmaste chef och fylla i blanketten Avslöja en verklig eller synbar intressekonflikt (Disclosing a Real or Apparent Conflict of Interest). Hur vet jag om jag befinner mig i en intressekonflikt? Ställ följande frågor till dig själv: Utför jag mina arbetsuppgifter på ett fullständigt objektivt och opartiskt sätt? Leder mina handlingar och beslut till ekonomiska eller andra fördelar för mig, en släkting, en vän eller annan person, inklusive företag eller andra enheter till vilket det finns ett ägarskapsintresse? Skulle mina handlingar eller beslut kunna ge intryck av att jag handlar i eget intresse eller för en släkting eller vän? Stämmer mina handlingar och beslut med våra värderingar Skulle jag känna mig besvärad över att diskutera detta med min chef eller med mina kollegor. Lojalitet innebär även... Att undvika uppförande som kan skada företaget, företagets image och goda anseende. Detta fortsätter att gäller efter en anställnings upphörande, dvs. att sekretessen för information ska respekteras. Ett lojalt beteende innebär även att vi ska vara konstruktiva i vår kommunikation med kollegor för främja gott uppförande, istället för att kritisera. Förmåner eller favörer avseende företagets aktiviteter Anställda får inte försöka dra fördel av förmåner eller favörer som kan uppkomma eller upptäckas av dem under deras anställning i företaget. De får inte använda företagets egendom eller information som de fått genom sin anställning i företaget, för egen vinnings skull.

13 13 (28) Anställda får inte försöka dra fördel av affärsmöjligheter som kan bli tillgängliga för dem utanför arbetsplatsen, om dessa avser befintliga eller föreslagna affärsaktiviteter. Vidare får anställda inte använda egendom eller information som tillhör företaget för personlig vinning. De får inte heller konkurrera med företaget i något avseende. Anställda får inte heller, utan skriftligt tillstånd, använda företagets namn för att uppnå rabatter eller annan förmånlig behandling, tack vare relationer som företaget redan har förhandlat sig till eller ingått i med en affärspartner. Börstransaktioner och insideraffärer Lagstiftningen för värdepapper omfattar restriktioner för köp, försäljning och annan handel med värdepapper av någon som har konfidentiell information som ännu inte kommit till offentlig kännedom och som kan påverka aktiepriset på ett företags värdepapper. Därför får anställda inte sälja eller köpa värdepapper i företaget eller i tredjeparts företag med vilket de har en affärsförbindelse, när de har kunskap om väsentlig icke-offentlig information som de fått tack vare sin anställning. De får inte heller dela med sig av sådana "råd" till någon annan. Dessutom får anställda inte av misstag avslöja sekretessbelagd information till sin make/maka, familjemedlemmar eller någon annan som tillhör deras hushåll, eller till affärspartner, vänner eller bekanta, eftersom detta betraktas som "insideraffärer". Det är inte möjligt att beskriva alla kategorier av "väsentlig icke-offentlig information". Dock ska information anses vara "väsentlig" och "icke-offentlig" om den inte tidigare har offentliggjort för allmänheten och inte på annat sätt finns tillgänglig för allmänheten eller om den skulle anses viktig för en investerare som tar investeringsbeslut för köp eller försäljning av företagets värdepapper. Exempelvis kan sådan konfidentiell information sporra investerare att köpa, sälja eller handla med företagets värdepapper, liksom värdepapper i tredjeparts företag med vilket de har en affärsrelation. Exempel på information som anses vara "väsentlig" tills den offentliggjorts omfattar: Information avseende förvärv Kvartalsvisa och årliga finansiella rapporter Strategiplaner Rörelseresultat Företagets driftstatistik Väsentliga förändringar i ledningen Vad är en "insider"? En insider är en person som besitter väsentlig icke-offentlig information om företaget. En person som genomför transaktioner med företagets värdepapper innan sådan information blir offentligt känd hos allmänheten arbetar med insideraffärer. Exempel: En anställd känner till att vi just ska genomföra en viktig transaktion för att slutföra ett förvärv som kan påverka värdet på våra aktier. Denna person köper eller får en annan person att köpa aktier på börsen innan informationen har gjorts tillgänglig för allmänheten. För mer information om insiderhandel, se Policy för avslöjande och handel (Disclosure and Trading Policy) som finns på företagets webbplats och intranät.

14 14 (28) ANVÄNDNING AV FÖRETAGSTILLGÅNGAR Anställda ska använda företagets egendom och fysiska resurser på korrekt sätt, liksom skyddad och annan konfidentiell information. Anställda ansvarar också för att skydda företagets tillgångar, både materiella (material, byggnader, personal, egendom, information, intäktskällor, osv.) och immateriella (kommunikationsnätverk, informationssystem, immateriella rättigheter osv.). Alla anställda ska handla på ett rimligt sätt och vidta lämpliga skyddsåtgärder för att förebygga förluster som kan härledas till andras handlingar, antingen det händer inom eller utanför företaget. De ska förebygga situationer som kan leda till personskador, skador på egendom, stöld, förlust, missbruk eller otillåten tillgång till fysiska tillgångar, icke-fysisk egendom eller immateriella rättigheter (inklusive data). Bilar och andra fordon Som en del av arbetsuppgifterna krävs det ibland att våra anställda måste använda företagsbilar, sina privata fordon eller annan typ av utrustning med motor. Att köra i försvagat tillstånd eller under påverkan av narkotika eller alkohol är strängt förbjudet. När våra anställda kör bil eller något annat fordon, ska de dessutom följa de lagar och förordningar som gäller för den plats där de kör. De hålls personligen ansvariga för alla överträdelser eller böter detta kan leda till. Våra anställda ska också köra med omsorg, respekt och visa hänsyn. Värvning Vår arbetsplats, anläggningar och fysiska resurser får inte användas för värvning, marknadsföring eller för rekommendationer som inte är direkt kopplat till den anställdes arbetsuppgifter, utom för välgörenhet eller andra aktiviteter som i förväg godkänts. Det är strängt förbjudet för en anställd att värva röster inom företagets område till fördel för en tredjepart, oberoende av orsaken. Exempel Att på ett påstridigt sätt försöka värva en arbetskamrat, kan vara både besvärande och skapa obehag hos personen eftersom han/hon kan känna sig tvingad att bidra. Det samma gäller för rekommendationer. Vi ska undvika att uttrycka eller pracka på någon våra politiska eller sociala åsikter i syfte att uppnå stöd i någon form. Egendom Anställda erkänner att alla rättigheter, äganderätter eller intressen avseende patent eller upphovsrätter som härrör från arbete som utförts under anställning i företaget, antingen ensamt eller i samarbete, kvarstår som företagets egendom. Anställda förses med informationsteknisk (IT-)utrustning och verktyg främst för att underlätta och stödja företagets affärsverksamhet och för att hjälpa anställda att utföra sina jobb. Ingen person som är anställd eller har kontrakt med företaget får, utan att i förväg ha fått tillstånd från hans/hennes närmaste chef eller vice vd, använda IT-utrustning eller verktyg avsedda för yrkesmässigt bruk, i annat syfte än för företaget. IT-utrustning och verktyg får inte användas för något olagligt eller olämpligt ändamål. Företagets namn och logotyp är firmamärken som de anställda inte får använda, förutom när de utför sina arbetsuppgifter och i enlighet med normerna i den grafiska profil som antagits av kommunikationsavdelningen.

15 15 (28) Medel Anställda ska använda och skydda kontanter, checkar och porto på lämpligt sätt och försäkra sig om att alla kostnadsrapporter, fordringar och fakturor är korrekta och godkända enligt företagets policy. Anställda ska presentera kvitton (dokument som stödjer eller är bevis på köp) för alla utgifter som gäller företaget, verifiera sina utgifter och följa företagets ersättningsrutiner. Alla utgifter och transaktioner ska belastas rätt konto. När så är möjligt, ska anställda använda sig av tjänster från affärspartner som företaget har avtal med. Du ska även känna till Anställda får använda telefoner, e-post och Internet på arbetsplatsen för personliga ändamål, om det är rimligt och om det inte stör arbetet eller åsamkar företaget extra kostnader. Nyttig information... Företaget litar på att de anställda ansvarar för och hanterar sina utgifter med gott omdöme, på samma sätt som de hanterar sin egen ekonomi. Vi ber våra anställda läsa vår policy om utgiftsredovisning för fullständig information. Den finns på vårt intranät.

16 16 (28) OLAGLIGA ELLER OHEDERLIGA AKTIVITETER Det är strängt förbjudet för anställda att utföra olagliga eller ohederliga aktiviteter som omfattar företagets tillgångar. Sådana aktiviteter omfattar utan begränsning: Förfalskning av leverantörsfakturor eller kvitton. Fiktiva lönetransaktioner. Att avsiktligt lämna osanna uppgifter, muntligt eller skriftligt, om företaget, andra anställda, chefer, sig själva eller arbetsrelaterade situationer. Godkännande eller mottagning av betalning för varor som inte mottagits eller tjänster som inte utförts. Förskingra medel, värdepapper, varor eller andra tillgångar. Att skapa eller ändra pappers- eller elektroniska dokument i syfte att lura företaget eller företagets kunder. Förfalska finansiell data eller bokföringsdata som avser kontanttransaktioner. Olämplig användning eller förfalskning av företagets brevhuvud för ändamål som inte rör företaget. Även värt att notera Eftersom vi är ett ansvarstagande företag som bryr sig om att upprätthålla sitt goda anseende och ett offentligt bolag, så har företagets styrelses revisionskommitté ("revisionskommittén") i samarbete med ledningen utvecklat Förfarande vid klagomål för oriktigheter i bokföring, revision och kontroller (Complaint Procedure with respect to Irregularities in Accounting, Auditing and Controls). Avsikten med denna rutin är att skapa en öppen och motiverande miljö där anställda som bevittnar misstänkta aktiviteter eller har allvarliga misstankar om sådana, kan uttrycka det i fullt förtroende. Läs om denna rutin som är tillgänglig för anställda på webbsidan och intranätet.

17 17 (28) KONFIDENTIELL INFORMATION Allmänt Vi arbetar på en mycket konkurrensutsatt marknad. Därför ska våra anställda vara medvetna om, som i alla konkurrenspräglade miljöer, att konfidentiell information och affärshemligheter måste skyddas på samma sätt som företagets andra tillgångar. Information om prissättning, produkter och tjänster under utveckling, immateriella rättigheter och andra affärshemligheter såsom information om företagsförvärv eller avyttringsplaner, ska hanteras konfidentiellt. Dessutom ska rimliga förebyggande åtgärder vidtas för att förhindra otillåten spridning. Anställda får endast använda sådan information i sitt arbete och för det ändamål som informationen sammanställts. Alla register, anteckningar och rapporter som förvärvas eller upprättas under anställningen förblir företagets egendom. Dokumentoriginal eller kopior får, i sin helhet eller i del, tas ut från företagets kontor med tillstånd från den anställdes närmaste chef, förutsatt att sådana dokument alltid förvaras på ett säkert sätt. De får endast användas för att utföra den anställdas arbetsuppgifter och ska kunna lämnas tillbaka till företaget när som helst på begäran. Skyddad information Många dokument och mycket av informationen i dem (inklusive konfidentiell information) är skyddad. Det innebär att de innehåller högst konfidentiell information som är avgörande för företagets verksamhet. Information som lämnats över till företaget av tredjepart kan också vara skyddad, konfidentiell eller hemlig och ska därför hanteras enligt anvisningar som ges av den tredje parten. All skyddad information ska skyddas mot otillåten spridning och missbruk. Skyddad information är: Dokumentation om förvärv. Affärsplaner. Information om ny teknik. Strategiplaner. Register och information om rättsliga förfaranden. Register och information om affärspartner. Konfidentiell information om anställda. Revisionsrapporter. Utbildningsmaterial och handböcker. Skyddad programvara. Beroende på vilken information det handlar om så kan spridning eller olämplig hantering av sådant material leda till allvarliga följder för företaget. Till exempel kan det leda till att företaget får konkurrensnackdelar. Det kan även ge rättsliga följder eller skada företagets image. Exempel Anställda ska returnera alla konfidentiella dokument eller dokument av kommersiellt strategisk karaktär som de har i sin besittning när anställningen upphör, eftersom sådant material är arbetsgivarens egendom.

18 18 (28) Skyldighet om offentliggörande Genom olika lagstiftning som rör värdepapper, krävs det av oss att vi regelbundet informerar allmänheten om verksamheten och vår finansiella status. Detta gör vi främst genom våra kvartals- och årliga rapporter, men även genom det material som publiceras vid den årliga bolagsstämman. Företaget ger ut ytterligare information som tas fram för speciella tillfällen, såsom kommunikation med finansiella analytiker och kvartalsvisa pressmeddelanden. Alla anställda som arbetar med att förbereda och sprida sådan information eller som själva erbjuder sådan information är skyldiga att se till att offentliggörandet sker fullständigt, rättvist, korrekt, i rätt tid och är förståeligt. Vi har infört kontrollmetoder och rutiner som ska säkra att vi följer våra krav på offentliggörande. En anställd med kunskap om att offentliggjord information inte är korrekt, fullständig eller i rätt tid eller som har kunskap om att en viss utveckling eller omständighet kan kräva offentliggörande, ska rapportera detta omedelbart till vår risk- och etikavdelning (Risk and Ethics department). För att säkra största överensstämmelse i information som offentliggörs för allmänheten, så får endast ett begränsat antal personer kommunicera med finansvärlden för företagets räkning. Dessa personer är: Styrelsens ordförande. Verkställande direktören. Ekonomichefen. Chefen för kommunikation/relationer med investerare. Andra personer som auktoriserats av ekonomichefen. För mer information om skyldigheten att offentliggöra, se Policyn om offentliggörande (Public Disclosure Policy) som finns på företagets webbsida och intranät. Medierelationer Då och då ber media företaget om intervjuer eller information om våra aktiviteter, finanser och projekt. Det kan ske på begäran av en kund. För att kunna lämna ut tydlig, korrekt och koncis information och säkra överensstämmelse i vår kommunikation, ska medierelationer enbart hanteras av kommunikationsavdelningen. Vad ska du göra om du kontaktas av media? Uppringare ska omedelbart vidarekopplas till den regionala kommunikationsavdelningen. Kommunikationsavdelningen utvärderar ämnet som tas upp, gör den undersökning som krävs, tar fram ett svar och utser en talesperson.

19 19 (28) KONTAKT MED ANDRA PERSONER OCH ORGANISATIONER SKA SKE I EN ANDA AV GOD SED Alla affärstransaktioner som genomförs av företaget, ska ske på ett ärligt och rättframt sätt för att skydda företagets integritet och goda anseende. Dessutom ska vi undvika misstolkningar, manipulation, förtigande och missbruk av konfidentiell information. Vi får inte använda sådana otillbörliga metoder i kontakten med aktieägare, kunder, leverantörer konkurrenter eller anställda. Konkurrenter Vi värdesätter rättvis och öppen konkurrens. Vi går inte in i några affärsöverenskommelser som åsidosätter eller motarbetar konkurrens eller som ger en otillbörlig konkurrensfördel, eftersom sådana överenskommelser stör affärerna och fri handel. Denna typ av aktiviteter innefattar överenskommelse om kartellpriser, bojkott av leverantörer eller kunder, prisuppgörelser i syfte att bli av med en konkurrent, ingående av avtal eller överenskommelser med konkurrenter för att dela upp marknaden osv. Våra anställda ska följa Kanadas konkurrenslag (Canada's Competition Act) och motsvarande lagstiftning i andra länder. Information om konkurrenter Anställda får hålla sig informerade om den marknad på vilken företaget arbetar. Detta inbegriper inhämtning av information om konkurrenter, deras produkter, tjänster, tekniker, prissättning, marknadsföringskampanjer osv. Dock ska sådan information inhämtas med hjälp av lagliga och etiska metoder. Om så inte sker agerar företaget olagligt, vilket kan leda till rättsliga åtgärder. Sälja våra produkter och tjänster Våra kunder förväntar sig att vi erbjuder dem kvalitativa tjänster och att vi korrekt beskriver fördelarna med sådana erbjudanden. För att bibehålla våra kunders förtroende så ska vi: Endast erbjuda tjänster som vi själva är auktoriserade att erbjuda enligt kontrakt, genom en allians eller via en agent. Endast erbjuda tjänster som kunden önskar. Alltid erbjuda våra tjänster på ett enkelt och ärligt sätt. Tillåta våra partner att ställa alla frågor de önskar om deras konkurrenspräglade val. Alltid behandla våra kunder på ett hövligt, vänligt och positivt sätt. Vi värdesätter kundvård Vi utvecklar innovativa lösningar, styr effektivt och levererar de bästa projekten till våra kunder. Vi erbjuder en positiv upplevelse grundad på yrkesskicklighet och ett proaktivt synsätt på kundens behov.

20 20 (28) ANSTÄLLNINGSPOLICY Vi ska erbjuda en arbetsmiljö som har karaktären av respekt och värdighet. Anställda förväntas ha ett ärligt och etiskt uppförande och att behandla andra med öppenhet, värdighet och respekt. Var och en har rätt att arbeta i en affärsmiljö som är fri från diskriminering och som främjar lika anställningsmöjligheter. Därför förväntar vi oss att relationer mellan personer på arbetsplatsen alltid ska ha en professionell karaktär och vara fri från olaglig diskriminering eller trakasserier. I företagspolicyn som handlar om att ge anställda lika anställningsmöjligheter utan någon diskriminering eller trakasserier som grundar sig på rastillhörighet, religion, kön (inklusive graviditet eller barnafödande), sexuell läggning, ålder (utom vad som anges i lagen), civilstånd, familjestatus, psykiskt eller fysiskt funktionshinder samt allt annat som är skyddat enligt lag. Vi har som policy att följa all tillämplig arbetslagstiftning, liksom all annan lagstiftning som gäller för arbetsgivar-arbetstagarrelationer och arbetsplatsen samt ingångna kollektivavtal. Ingen anställd får sätta hinder för eller använda repressalier mot en anställd som hävdar sin rätt under någon lagstiftning som avser relationen mellan arbete och anställd. Alla frågor som rör relationen arbete och anställd eller tillhörande företagspolicyer, ska ställas till HR-avdelningen. Alkohol, droger och andra substanser Vi ska erbjuda en drog- och alkoholfri arbetsplats. Det är trängt förbjudet för anställda att konsumera alkoholhaltiga drycker medan de är i tjänst eller befinner sig inom företagets område. Under visa omständigheter kan chefer tillåta rimligt intag av alkoholhaltiga drycker vid officiella tillställningar eller aktiviteter. Att inneha, använda, sälja eller erbjuda illegala droger och andra kontrollerade substanser är under alla omständigheter förbjudet under tjänst eller inom företagets område. Även rökning är förbjudet på arbetsplatsen utom på härför anvisade platser. Dessutom förbjuds anställda att komma till arbetet under påverkan av alkohol, en olaglig drog eller kontrollerad substans. Våra fullständiga regionala policyer är en del av personalhandboken som finns tillgänglig för de anställda på intranätet. Exempel En chef kan tillåta förtäring av alkoholhaltiga drycker på arbetsplatsen som en del av en social sammankomst för att fira en kollegas tjänsteår. Förebyggande av våld Anställdas säkerhet är av avgörande vikt för företaget. Vi tolererar inte något våld eller hot om våld på arbetsplatsen. En anställd som upplever, bevittnar eller på något sätt blir medveten om en våldsam eller potentiellt våldsam situation eller en liknande situation som skulle kunna få konsekvenser för företagets verksamhet, ska omedelbart rapportera detta till sin närmaste chef. Diskriminering och trakasserier Vi förbjuder all slags olaglig diskriminering, inklusive trakasserier, antingen de riktas mot en person eller en grupp, inklusive anställda, kunder och aktieägare. Trakasserier definieras ofta som ett beteende som ofta återkommer och som förminskar en person värdighet och den