Upphandlingsprocessen

Transkript

1

2 Ämnesexempel LIA 1 Nyckeltal för leverantörsuppföljning Avtalsdatabas Leveranssäkerhet mätning Inköpsprocessen Balanced Score Card och KPI er Kartläggning kvalitetsbrister Spendanalys

3 Tydlighet i krav och villkor Låg Hög Upphandlingsprocessen RFQ, RFO, RFT Request for Quotation Request for Offer Request for Tender RFP Request for Proposal RFI Request for Information Fåtal Flertal Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

4 Ordererkännande eller Orderbekräftelse

5 Statusrapporter

6 Rutinkontroll leveranstidsförfrågan

7 Platsbesök

8 Leveranskontroll

9 Leveransavisering

10 Godsspårning

11 Leveransbesiktning - övertagande

12 Garantibesiktning - slutövertagande

13 Uppföljning

14 Exempel leveransprecision Om verkligt leveransdatum är inom intervallet 3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK. Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod: 88 leveranser sker inom intervallet. Leveransprecision = 88/100 => 88 %.

15 Exempel leveransprecision 2 Vilka datum finns det? Orderdatum. Önskat leveransdatum. Ordererkänt leveransdatum. Förändrat leveransdatum. Verkligt leveransdatum. Nytt önskat leveransdatum (vid orderändring). Nytt ordererkänt datum. Ledtid och transportvillkor. I affärssystem.

16 Leverantörsutvecklingsprocessen

17 Grupparbete Egna Företaget Fundera på hur er process för leveransbevakning av lagd order skulle se ut Vilka typer av kontroller skulle ni behöva göra vid ankomst Fundera även på hur leverantörsutveckling skulle kunna se ut hos er Redovisas muntligen (kort beskrivning av vad som köpts och motivera valda processer) 17

18 Mätning av inköpsresultat Alternativa synsätt Operativ och administrativ aktivitet Inköpsfunktionens hierarkiska position Långt ner I organisationen Mätetal Antal order, inköpsorderstock, bemyndiganden, Kommersiell aktivitet Rapporterar till ledningen Besparingar, prisvarians, antal anbudsbegäran antal single/sole sources, Del av integrerad logistik Strategiskt affärsområde Inköpsfunktionen är integrerad med andra funktioner som befattar sig med material. Inköp är representerat I högsta ledningen. Kvalitet, inköpsledtid, leveransprecision, Tidig involvering i inköpsprocessen, borde-kosta-analys, köpa/tillverka, antal upphandlingar och e-auktioner, förändringar i leverantörsbasen,

19 Vad bör mätas? Exempel på inköpsmätetal Dimension Mätning inriktad på K/T* Exampel Inköpta material priser och kostnader Kostnadsstyrning, inköpta material Kostnadsminskning, inköpta material K K Materialbudgetar, avvikelserapporter, prisinflation, rapporter, inköpsomsättning Besparingar i och undvikande av inköpskostnader Påverkan på avkastning och investeringar Produkt/ kvalitet på inköpta produkter Tidig involvering av inköpsavdelningen i utvecklingen av nya produkter Ankomstkontroll av varor och kvalitetskontroll T K Tid som inköpsavdelningen lagt på design- och konstruktionsprojekt, procent underkända prover bland prover Procent underkända, Procent kasserade, procent Inköpslogistik och leveranser Övervakning av anmodan Leveransprecision (kvalitet och kvantitet) T/K Administrativa ledtider i inköpet, inköpsorderstock (per inköpare) Forcerade ordrar (order), leveransprecisionsindex per leverantör, materialbrister, lageromsättning, JIT-leveranser Inköpspersonal och organisation Utbildning och motivering av inköpspersonal. Styrning av inköpskvalitet Inköpssystem och procedurer Inköpsundersökningar T Analys av tid och arbetsbelastning på inköpsavdelningen, inköpsbudget, inköps- och leverantörsrevision. * Fotnot: K = kontinuerlig, T = tillfällig

20 Externa effektivitet (Effectivness) Prisutveckling Kostnadsutveckling Störningsfria leveranser in och ut Ledtider tisdag den 21 januari 2014

21 Inre effektivitet (Efficiency) Antal order per Inköpare Antal oe/rekl/levbev/etc per Inköpare Kostnad för Op Ink som % av inköpsvolym Genomloppstid för 1. Order 2. Ordererkännande 3. Reklamationer 4. Fakturaavvikelser 5. Etc.

22 Inköpsprocesser Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Styrprocess Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering

23 Slutsatser Mätning av prestationer inom inköp är en kritisk del i inköpsledningsprocessen. Mätning av prestationer inom inköp är viktigt, eftersom det kommer att leda till större synlighet och erkännande hos andra verksamhetsfunktioner. Objektiv mätning är svårt, eftersom det lider av svaga definitioner och tunn rapportering. När man mäter inköpsförmåga föreslås att fokusera både på resultateffektivitet och resurseffektivitet.

24 IT Stöd Affärssystem (SAP m.fl.) MPS CRM SRM

25 Databaser i affärssystem Rapportgenerator Leverantörs data Komponent data Lev per kmp Avt lev per kmp Prognos Order etc Netto behov Brutto behov Produkt register (struktur) - Består av - Ingår i Behov (prognos alt försäljning) Avtalsdata data Lager Inköpsorder

26 E-procurement - indirekt mtrl E-procurement tool includes products and services from suppliers contracted after competitive bidding by purchasing functions. All employees can search and order products and services in the tool. Managers receive a request for authorization by mail. If product/services or relevant suppliers cannot be found a requisition can be issued and sent to the purchasing department. When a purchase order is authorized by a manager the order is sent to the supplier by EDI. Product delivery or service completions are registered in SIV and Invoices can then be paid without second authorization. E-procurement tool can be accessed via Intranet

27 Pipechain

28 Vendor Managed Inventory Information (stock level and demand) Driven by demand Collaboration Can be automated High information transparency Real-time information

29 Basware BasWare är global marknadsledare för automatiserade finansiella processer användare runt om i världen använder BasWares lösningar. BasWare grundades 1985 och är idag börsnoterat på Helsinki Stock Exchange. Procure to pay Konkurrenter IBX, E-fact, Agresso, mm

30 Grupparbete Egna Företaget Vilket IT stöd skulle ni behöva på ert företag Hur skulle ni mäta det operativa inköpet Fundera på ett par frågor runt något som ni tycker verkar oklart med operativt inköp 30

31 Prismodell 31

32 Prismodeller Fastpriskontrakt Maximipriskontrakt Riktpriskontrakt Kostnadskontrakt med variabel vinst Kostnadskontrakt med fast vinstbelopp Kostnadskontrakt med fastställd procentuell vinst på kostnaderna Löpande räkning kontrakt

33 Pris / Kvalitet 33

34 Pris En riktigt dålig Inköpare är en som Vet priset på allt men Inte värdet av någonting

35 Diskussion Hur fastställer man RÄTT PRIS? Går det?

36 Sätt rätt pris! ESV 2001:11 - En handledning i prissättning och kalkylering för statliga myndigheter

37 Nationalekonomernas syn på pris

38 Marknadens syn på tillgång och efterfrågan Pris Utbud Säljarens marknad Köparens marknad Efterfrågan 38 Q Kvantitet.

39 Prissättningsmetoder Högsta pris Lägsta pris för +TB Unika produktegenskaper Konkurrentpris Pris på substitut Vinstkrav Självkostnad Rörliga kostnader Värdebaserad prissättning Gällande marknadspris Vinstpåläggsmetoden tisdag den 21 januari

40 Price models End Customer market price Mark Up Handling Cost Market price to Supplier Supplier Price Profit Administration R&D Labour cost Component cost Raw material cost

41 Bikupa Vad är priselasticitet?

42 Total Cost of Ownership- TCO Sum of all cost connected with the procurement Including logistics, capital, warehousing Including maintaining, training One time cost and annual cost Scraping or waste cost

43 Three levels of analysis with focus on Total Cost. Who does what? Objectives Strategic Consider fundamental process. Process re-engineering Major outsourcing issues. Process improvement Tactical Focus on improvement suppliers and contracts portfolio. Operational Managing of supplies and performance measurement of suppliers. Identification of major internal and external cost drivers. Suppliers feedback. Monitor performance. Supplier selection Volume allocation. Cost to product allocation.

44 Priskänslighet

45 Vad styr en köpares priskänslighet? (enligt marknadsföringsteorin) Perceived substitutes effect Unique value effect Switching cost effect Difficult comparison effect Price-quality effect Expenditure effect End-benefit effect Shared-cost effect Fairness effect Inventory effect eller vad påverkar upplevt värde?

46 Unique value effect Unikt värde Köpare är mindre och mindre priskänslig ju mer en unik egenskap ger en differentierad produkt Köpare måste uppfatta differentiering och övertygas om dess värde

47 Switching cost effect Priskänslighet minskar om kostnaden för att byta leverantör är stor Både produkt och relation Kan slå tillbaka om förändring tar bort kostnad för att byta leverantör

48 Difficult comparison effect Ofta svårt att avgöra en produkts egenskap innan köp T ex huvudvärkstabletter Livsmedel i olika förpackningar Undviks med jämförelsepriser. En köpare är mindre priskänslig om det är svårt att identifiera alternativ Spela ut leverantör mot leverantör sker endast om det är enkelt att jämföra produkters egenskaper

49 Price-quality effect Högt pris signalerar kvalitet Produkter som påverkar image. Exklusiva produkter. T ex Rolls Royce, Rolex American Express Gold Card kostar 50% till 200% mer än motsvarade kort hos konkurrent En uppfattad högre kvalitet pga. högt pris minskar priskänslighet

50 End-benefit effect Ju mer priskänslig köparen av slutprodukten är ju mer priskänslig blir köparen av delkomponenten

51 Expenditure effect En större utgift (i pengar eller som del av omsättning) ger större priskänslighet Det är inte värt att utvärdera alternativ om kostnaden för utvärdering är högre än utgiften

52 Shared-cost effect Priskänslighet minskar om någon annan står för/delar kostnaden T ex resa i business kontra tourist class

53 Fairness effect Köpare är mer priskänsliga om produktens pris är utanför vad som uppfattas rättvist eller resonabelt Men vad är rättvist? => Subjektivt!

54 Inventory effect Priskänslighet ökar om en produkt är lagringsbar T ex rea på tomater på burk ger större effekt än rea på färska tomater