Hoppets tomtägarförening

Transkript

1 Hoppets tomtägarförening Underlag för diskussion på årsmötet den 12 maj 2007 Detta dokument har sammanställts för att underlätta jämförelsen mellan våra idag gällande stadgar och de stadgeförändringar som styrelsen överväger. Något genomarbetat slutgiltigt förslag från styrelsen föreligger inte utan styrelsen vill göra alla medlemmar delaktiga i utformningen av de nya stadgeförslaget och avser därför att ta upp frågan vid årsmötet för vidare frågor och diskussion. Stadgeförslaget är inte ännu avstämt med juridiskt sakkunnig person vilket också skall göras före eventuellt beslut om nya stadgar. Kom gärna med synpunkter och frågor före årsmötet. NU GÄLLANDE STADGAR FÖRSLAG ATT DISKUTERA NÅGRA KOMMENTARER Firma och hemort Firma och säte Firma och säte 1 Föreningens firma är Hoppets Tomtägarförening och dess styrelse har säte i Stockholm. 1 Föreningens firma är Hoppets Tomtägarförening och dess styrelse har sitt säte i Haninge Kommun, Stockholms Län. Inga kommentarer Ändamål 2 Föreningen är en ideell förening, som har till ändamål att bevaka medlemmarnas gemensamma intresse och utgöra ett organ vid förhandlingar för deras räkning med tredje part. Ändamål 2 Hoppets Tomtägarförening är en ideell förening. Föreningens ändamål att främja medlemmarnas gemensamma intresse och utgöra ett organ vid förhandlingar för deras räkning med tredje part. Ändamål Inga kommentarer

2 Medlemmar 3 Föreningens medlemmar är personer, som äger sådana tomter inom Muskö vilka avstyckats från stamfastigheterna Hoppet 1:1 och Muskö Havsbad 3:1 i Muskö socken i Stockholms län. Med tomtägare förstås här person, som innehar lagfart å tomt inom nämnda område eller, om lagfart ej sökts, innehar sådana handlingar, som berättigar till lagfarts erhållande. 4 I det fall att tomt ägs av flera personer är dess skyldiga att hos föreningens styrelse anmäla en av samägarna att personligen företräda dem i förhållande till föreningen. 5 Medlemskap i föreningen medför förpliktelse att rätta sig efter dessa stadgar och efter föreningsmötets fattade beslut, träffade överenskommelser och gällande ordningsföreskrifter. 6 Om medlems tomt övergår i annans ägo, åligger det medlemmen att underrätta den nye ägaren om dennes skyldighet att överta medlemskapet i föreningen. Medlemmen utgår ur föreningen med verkan från och med den dag han skriftligen underrättar föreningen om överlåtelsen och om den nye ägarens namn och adress. 3 Föreningens medlemmar är personer, som äger tomt inom Hoppets tomtområde, det vill säga innehar någon av tomterna Hoppet 1:2 Hoppet 1:58. Med personer som äger tomt menas person som innehar lagfart på någon av nämnda tomter eller som innehar sådana handlingar som berättigar till lagfarts erhållande. 4 I det fall att tomt ägs av flera personer är dess skyldiga att hos föreningens styrelse anmäla en av samägarna att personligen företräda dem i förhållande till föreningen. 5 Medlemskap i föreningen medför förpliktelse att rätta sig efter dessa stadgar och efter föreningsmötets fattade beslut, träffade överenskommelser och de ordningsföreskrifter som föreningen utfärdar. Varje medlem är också skyldig att delta vid minst en av föreningens två årliga arbetsdagar. Det är styrelsens uppgift att ge anvisningar om hur denna skyldighet skall fullgöras. Den medlem som inte uppfyller sin arbetsplikt på dessa arbetsdagar betalar en arbetsdagsavgift. 6 Om medlems tomt övergår i annans ägo är det medlemmens plikt att underrätta den nye ägaren om dennes skyldighet att överta medlemskapet i föreningen. Medlemmen utgår ur föreningen med verkan från och med den dag han skriftligen underrättar föreningen om överlåtelsen och om den nye ägarens namn och adress. Medlemmar Tomtområdet definierat till nuvarande avstyckade tomter och inte som tidigare så som avstyckade tomter från stamfastigheter. I händelse av att föreningen gör ytterligare avstyckningar krävs i samband med det, också en stadgeändring där den nya avstyckade tomten läggs till i stadgarna. Varje medlems skyldighet att delta vid minst en av de två årliga arbetsdagarna skrivs in i stadgarna.

3 Medlemsavgifter 7 Medlemsavgifterna till föreningen utgörs av årsavgifter och extraavgifter. Årsavgiftens storlek bestäms av årsmötet. Extraavgift kan beslutas av föreningsmöte. Styrelsen äger rätt att medgiva uppskov med inbetalning av fastställda avgifter om skäl därtill anses föreligga. Medlemsavgifter 7 Medlemsavgifterna till föreningen utgörs av årsavgifter, arbetsdagsavgift och extraavgifter. Avgifternas storlek bestäms av ordinarie föreningsstämma. Extraavgift kan också beslutas av extra föreningsmöte. Styrelsen äger rätt att medgiva uppskov med inbetalning av fastställda avgifter om skäl därtill anses föreligga. Medlemsavgifter Ny arbetsdagsavgift införs i stadgarna enligt faktisk gällande praxis. Avgiftens storlek fastställs av ordinarie föreningsstämma. Styrelse 8 Föreningens styrelse skall bestå av fem ledamöter och två suppleanter, vilka alla utses av årsmötet. Styrelsens ordförande, som också är föreningens ordförande, utses för perioden t.o.m. nästkommande årsmöte. Kassör och sekreterare utses för två på varandra följande årsmötes-intervall med växelvis avgång. Övriga ledamöter utses för två på varandra följande årsmötesintervaller. Suppleanter utses för perioden t.o.m. nästkommande årsmöte. Avgående ledamot eller suppleant får omväljas. Till styrelsemedlem eller suppleant får endast väljas person tillhörig föreningsmedlems familj alternativt med medlemmen samboende person. Val av underårig familjemedlem fordrar förmyndares tillåtelse för att av den underårige företagen handling skall bli rättsligt giltig. Valbarheten är inskränkt till högst en person per tomtandel. 9 Styrelsemöte skall äga rum då det påkallas av ordföranden eller två ledamöter. Till styrelsemöte Styrelse och firmateckning 8 Föreningens styrelse skall bestå av lägst tre och högst fem ledamöter och tre suppleanter. Styrelseledamöter och suppleanter väljs av föreningsstämman för tiden fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma. Till styrelsemedlem eller suppleant får endast väljas person tillhörig föreningsmedlems familj alternativt med medlemmen samboende person. Valbarheten är inskränkt till högst en person per tomtandel. Styrelsen utser inom sig ordförande och andra funktionärer. Föreningens firma tecknas - förutom av styrelsen - av två styrelseledamöter i förening. Styrelsen kan också tecknas av den som styrelsen utser till särskild firmatecknare. 9 Styrelsemöte skall äga rum då ordförande eller två ledamöter så anser. Till styrelsemöte skall alla ledamöter och suppleanter kallas. Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras, som justeras av ordföranden och den ytterligare ledamot som styrelsen utser. Protokollen skall förvaras på ett Styrelse och firmateckning Den nya lydelsen ger årsmötet möjlighet att besluta om antalet styrelsemedlemmar som skall ingå i den nya styrelsen från lägst tre till högst fem personer. Alla styrelsemedlemmar och suppleanter väljs på ett år. Detta är en enkel och vanlig lydelse i många föreningsstadgar. Kontinuitet och förnyelse i styrelsens sammansättning blir därmed föreningens och valberedningens ansvar. Någon kanske är orolig för att hela styrelsen därmed skall kunna avgå samtidigt. Det är dock viktigt att ha klart för sig att en styrelsemedlem som är vald på två år självklart kan välja att avgå redan efter ett år på egen begäran, så i det fallet är situationen den samma som i nuvarande stadgar. Styrelsen konstituerar sig själv, d v s bestämmer själv sina arbetsformer och rollfördelning i styrelsearbetet. Detta är idag den mest vanliga lydelsen i föreningsstadgar och grundtanken är att det inte är föreningsmötets uppgift att bestämma hur den valda styrelsen skall arbeta. Det är också

4 skall alla ledamöter och suppleanter kallas. Kallelse sker senast en vecka för styrelsemöte. Styrelsen är beslutsmässig då dess ledamöter och suppleanter behörigen kallats till mötet. För beslut fordras att minst tre är därom ense.vid lika röstetal har ordföranden utslagsrösten. Vid styrelsemöte skall föras protokoll upptagande alla styrelsens beslut och därvid uttalade skiljaktiga meningar. Den som deltagit i ett ärendes avgörande anses ha biträtt beslutet såvida avvikande mening ej antecknats. 10 Föreningens styrelse åligger det speciellt att inom sig utse två ledamöter, som gemensamt tecknar föreningens firma, att genom kassören föra medlemsförteckning med bl.a. datum för medlemmens inträde i föreningen, att genom kassören infordra medlemsavgifterna, förvalta föreningens medel och lagenligt sköta föreningens bokföring, att förbereda ärenden, som skall avgöras av föreningsmötet, att sammankalla föreningens medlemmar till föreningsmöten, att verkställa föreningsmötets beslut, att på årsmötet avge förvaltningsberättelse för förlidet räkenskapsår, att gentemot tredje part företräda föreningen, att övervaka, att föreningsmedlemmarna rättar sig efter dessa stadgar och fullgör sina förpliktelser såsom föreningsmedlemmar. betryggande sätt och föras i nummerföljd. Styrelsen är beslutför när antalet närvarande ledamöter vid sammanträdet överstiger hälften av samtliga ledamöter. Som styrelsens beslut gäller den mening för vilken mer än hälften av de närvarande röstat eller vid lika röstetal den mening som ordföranden biträder. För giltigt beslut krävs enhällighet när lägsta antalet ledamöter är närvarande för beslutför styrelse. ganska vanligt att årsmötet utser ordförande och att den övriga styrelsen konstituerar sig själv. Vanligt i föreningsarbete är t ex att den ekonomiska förvaltningen delas på två personer, en som sköter löpande betalningar och en som är ansvarig för mer övergripande ekonomiska frågor. Även uppgiften att vara föreningens sekreterare kan fördelas på olika sett. Föreningens gemensamma intresse är att arbetet blir gjort på ett bra sätt och det ligger inget egenvärde i hur arbetet i styrelsen fördelas.

5 Revision 11 För granskning av styrelsens förvaltning och föreningens räkenskaper utser varje årsmöte en revisor för två på varandra följande årsmötesintervall och två revisorssuppleanter för perioden t.o.m. nästkommande årsmöte. Revisorerna äger tillgång till föreningens protokoll, korrespondens och andra handlingar, som de kan önska ta del av. Av dem begärda upplysningar får ej vägras. Innan anmärkning i anledning av revision framställs, skall styrelsen eller den ledamot därav som anmärkningen avser ges tillfälle att yttra sig i saken. Revisorerna äger rätt att hänvända sig till auktoriserad revisor. Kassa och räkenskaper 12 Kassören är skyldig att hålla räkenskaperna tillgängliga då ordföranden, styrelsen eller revisor så påfordrar. Alla ekonomiska transaktioner skall vara styrkta med verifikationer. Högst 200 kronor av föreningens kontanta tillgångar förvaras hos kassören. Övriga medel skall insättas på bank. Föreningens medel skall hållas åtskilda och får användas endast för föreningens egna ändamål. För föreningens ekonomiska förbindelser svarar endast dess tillgångar. 13 Styrelsen ansvarar för att föreningens böcker förs i enlighet med bokföringslagen. Föreningens räkenskaper sammanförs vid räkenskapsårets utgång i fullständigt bokslut. Inom sex veckor överlämnas räkenskaperna med tillhörande handlingar, förvaltningsberättelse samt resultat- och balansräkning till revisorerna, som inom ytterligare en månad avger revisionsberättelse vari ansvarsfrihet för styrelsen till- eller avstyrkes. Räkenskaper och revision 10 Föreningens räkenskapsår omfattar kalenderår, d v s 1 januari till 31 december. Senast sex veckor före ordinarie föreningsstämma skall styrelsen till revisorerna avlämna styrelsens årsredovisning som skall bestå av en förvaltningsberättelse och en balans- och resultaträkning. 11 På ordinarie föreningsstämma ska årligen väljas två revisorer och en revisorssuppleant för tiden fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma. Revisorerna skall avge revisionsberättelse till styrelsen senast två veckor före föreningsstämman. Revisorerna och revisorsuppleant behöver inte vara medlemmar i föreningen. Räkenskaper och revision Som framgår av förslag till ny lydelse är detta avsnitt omarbetat i stora stycken. Grundtanken i förändringarna är att de nya stadgarna skall vara mer övergripande än de stadgar som vi idag har och mindre av arbetsordning. Stadgarna kan och bör kompletteras med t ex styrelsens arbetsordning, vad göra om något händer eller liknande dokument för att underlätta styrelsens arbete. Detta är särskilt viktigt för nya styrelsemedlemmar. Förändring och justering av dessa dokument kan ske löpande och kräver inga stadgeförändringar. Självklart är det styrelsen som har ansvar för att hålla sina arbetsordningar aktuella. Revisorernas rätt att hänvända sig till auktoriserad revisor är borttagen. Det är inte rimligt och ej heller vanligt att en revisor ges sådana befogenheter i en förening.

6 Årsmöte 14 Årsmöte skall hållas senast 31 maj inom Stockholm eller Haninge kommuner på plats som styrelsen bestämmer. Föreningsmöte skall utlysas av styrelsen då styrelsen anser det vara nödvändigt, då revisorerna påfordrar det för uppgivet ändamål eller då minst 5 medlemmar skriftligt med angivande av skäl begärt det hos styrelsen. Föreningsmedlemmarna meddelas och kallas genom ickerekommenderad postförsändelse under deras hos föreningen anmälda bostadsadresser. Medlemmarna skall kallas senast tre veckor före årsmöte och senast två veckor före annat föreningsmöte. Dagordning för årsmöte skall omfatta: 1. Mötets öppnande. 2. Val av mötesfunktionärer, a ordförande, b sekreterare, c två justeringsmän, tillika rösträknare. 3. Fastställande av dagordning. 4. Mötets stadgeenliga utlysande. 5. Styrelsens verksamhetsberättelse. 6. Revisorernas berättelse. 7. Fastställande av balansräkning och disponering av uppkommen vinst eller förlust. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen. 9. Bestämmande av arvode för styrelseledamöter och revisorer samt eventuella övriga funktionärer. 10. Fastställande av medlemsavgift. 11. Val av styrelse, a ordförande, b kassor Föreningsstämma 12 Ordinarie föreningsstämma skall hållas årligen tidigast den 1 april och senast före juni månads utgång. Medlem som önskar anmäla ärenden till stämma skall anmäla detta senast den 1 mars eller inom den senare tidpunkt styrelsen bestämmer. Föreningsstämma skall hållas inom Haninge eller Stockholm på den plats som styrelsen bestämmer. Vid ordinarie föreningsstämma ska följande ärenden behandlas: 1. Val av ordförande vid stämman och anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 2. Fastställande och godkännande av röstlängden 3. Val av en eller två justeringsmän 4. Fråga om stämman blivit utlyst i behörig ordning 5. Fastställande av dagordningen 6. Styrelsens årsredovisning och revisorernas berättelse 7. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 8. Beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna 9. Frågan om arvoden till styrelseledamöterna, styrelsesuppleanter och revisorer 10. Budget 11. Beslut om medlemsavgifter 12. Beslut om antalet styrelseledamöter och Föreningsstämma Den redan idag inarbetade rutinen med valberedning har skrivits in i stadgarna. Tid för årsmöte och anmälan av frågor till årsmötet har omarbetats. Frågan om vinstdisposition har tagits bort ur dagordningen, se 17

7 eller sekreterare, c övriga funktionärer. 12. Val av revisor och suppleanter. 13. Övriga frågor. 14. Mötets avslutning. Föreningsmöte 15 Föreningsmötet är beslutsmässigt då medlemmarna behörigen kallats till mötet och minst tre styrelseledamöter är närvarande. Såsom mötets beslut gäller den mening för vilken flest röster avgivits.dock fordras i fråga, som minst en tredjedel av de röstande anser vara av vital betydelse för föreningen eller dess medlemmar, två tredjedels majoritet. Vid lika röstetal har mötesordföranden utslagsrösten. Röstning sker öppet men om så påfordras med slutna sedlar. För varje tomt får en röst avlämnas. 16 Vid varje föreningsmöte föres protokoll upptagande alla mötets beslut. Protokollet justeras av två vid mötet valda justeringsmän senast inom två veckor. Varje medlem äger rätt ta del av styrelse- och föreningsmötes-protokoll. 17 Förslag av medlem lämnas skriftligen och skall vara styrelsen tillhanda senast fem veckor före årsmötet eller senast tre veckor före annat föreningsmöte. Klagomål från medlem lämnas skriftligen till styrelsen, som är skyldig att undersöka saken och antigen avgöra ärendet eller hänskjuta det till föreningsmöte. Styrelsen lämnar på begäran skriftligt besked om sitt beslut. styrelsesuppleanter som ska väljas 13. Val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter 14. Val av revisorer och revisorssuppleant 15. Val av valberedning 16. Av styrelsen eller av föreningsmedlem anmält ärende till stämman 17. Övriga ärenden 18. Mötet avslutas 13 Extra föreningsstämma skall hållas när styrelsen eller revisor finner skäl till det eller när minst 1/10 av samtliga röstberättigade skriftligen begär det hos styrelsen med angivande av ärende som önskas behandlat på stämman 14 Kallelse till föreningsstämma skall innehålla uppgift om vilka ärenden som skall behandlas på stämman. Kallelse skall utfärdas personligt till samtliga medlemmar genom utdelning eller genom postförsändelse senast två veckor före ordinarie och en vecka före extra föreningsstämma, dock tidigast fyra veckor före stämman. Efter medlems samtycke kan kallelse skickas genom e-post. Medlem får utöva sin rösträtt genom ombud. Endast annan medlem, make, registrerad partner, sambo eller närstående som varaktigt sammanbor med medlemmen får vara ombud. Ombudet får inte företräda mer än en medlem. Föreningsmötet är beslutsmässigt då medlemmarna behörigen kallats till mötet och minst tre styrelseledamöter är närvarande. Såsom mötets beslut gäller den mening för vilken flest röster avgivits. Dock fordras i fråga, som minst en tredjedel av de röstande anser vara av vital betydelse för föreningen eller dess medlemmar,

8 två tredjedels majoritet. Vid lika röstetal har mötesordföranden utslagsrösten. Röstning sker öppet men om så påfordras med slutna sedlar. För varje tomt får en röst avlämnas. 15 Vid varje föreningsmöte förs protokoll upptagande alla mötets beslut. Protokollet justeras av två vid mötet valda justeringsmän senast inom fyra veckor. Protokoll från föreningsstämma skall hållas tillgängligt för medlemmarna, på det sätt styrelsen bestämmer, senast fyra veckor efter stämman. 16 Vid ordinarie föreningsstämma utses valberedning för tiden intill dess nästa ordinarie föreningsstämma hållits. Vinstfördelning 17 Fritt eget kapital enligt fastställd balansräkning ska, sedan i lag föreskriven avsättning till reservfonden har skett, enligt föreningsstämmans beslut föras i ny räkning eller fonderas. Meddelanden till medlemmarna 18 Meddelanden till medlemmar delges genom anslag på föreningens anslagstavlor eller genom postbefordran. För de medlemmar som samtycker kan styrelsens meddelanden och kallelser befordras genom e-post eller anslås på föreningens hemsida med adress En ny regel om vinstdelning har införts för att tydliggöra föreningens ideella inriktning. Allt överskott skall balanseras eller fonderas. Möjlighet till meddelande och kallelse via e-post har skrivits in i stadgarna, en ny officiell webbadress har också skrivits in ( 14 & 18) Observera att den dock inte är registrerad ännu Styrelsen föreslår att föreningen anskaffar en egen domän t ex som för närvarande är ledig. En egen domänadress kostar för närvarande ca 115 kr om året och kan kombineras med ett webbhotell som kostar runt 12 kr per månad, d v s 144 kr per år. För mycket blygsamma kostnader skulle föreningen kunna förenkla och förbättra informationsspridningen till föreningens medlemmar. Genom att skicka kallelser per e-post och lägga ut årsmöteshandlingarna på nätet skulle kostnaden och arbetet med utskicka att begränsas.

9 Stadgeändring 18 Stadgeändring är giltig om am alla medlemmar är ense därom eller om ändringsbeslutet biträds av minst tre fjärdedelar av de röstande vid två på varandra följande möten varav minst ett årsmöte. Till kallelse till möte vid vilket stadgeändringsärende skall behandlas omnämns ändringsförslaget utförligt. Upplösning 19 Beslut om föreningens upplösning är giltigt om alla medlemmarna är ense därom eller om beslutet biträds av minst fyra femtedelar av de röstande vid två på varandra följande möten varav minst ett årsmöte.i kallelse till de aktuella mötena omnämns förslaget om upplösning utförligt. Efter beslut om upplösning gäldas föreningens skulder. Det som återstår tillfaller det ändamål, som sista föreningsmötet beslutar. Ombildning av föreningen eller dess sammanslagning med närliggande tomtförening skall föregås av föreningens likvidation. Stadgeändring 19 Stadgeändring är giltig om alla medlemmar är ense därom eller om ändringsbeslutet biträds av minst tre fjärdedelar av de röstande vid två på varandra följande möten varav minst ett årsmöte. Till kallelse till möte vid vilket stadgeändringsärende skall behandlas omnämns ändringsförslaget utförligt. Upplösning, mm 20 Beslut om föreningens upplösning är giltigt om alla medlemmarna är ense därom eller om beslutet biträds av minst fyra femtedelar av de röstande vid två på varandra följande möten varav minst ett årsmöte. I kallelse till de aktuella mötena omnämns förslaget om upplösning utförligt. Efter beslut om upplösning gäldas föreningens skulder. Det som återstår tillfaller det ändamål, som sista föreningsmötet beslutar. Ombildning av föreningen eller dess sammanslagning med närliggande tomtförening skall föregås av föreningens likvidation. Tvister 20 Tvistefrågor mellan föreningen och dess medlemmar och om tolkningen av dessa stadgar hänskjuts till avgörande av skiljemän enligt gällande lag. Ingen paragraf om tvist i styrelsens förslag till nya stadgar vilket innebär att tvist skall hanteras enligt gällande lagstiftning vilket är den vanligaste lösningen i föreningsstadgar idag. En fördel med skiljemannaförfarande är att det går betydligt fortare att få en tvist prövad men det kan också vara förenat med stora kostnader.