Kill Complexity. Öka nyttan, minska ledtider, tag bort kostnader - allt på en gång! Thomas Ehrnström. Mr Kill Complexity

Transkript

1 Kill Complexity Öka nyttan, minska ledtider, tag bort kostnader - allt på en gång! Thomas Ehrnström Mr Kill Complexity VP Strategy & Architecture Posten Norden Sid

2 Varför Enterprise Architecture varför Kill Complexity? Any intelligent fool can make things bigger and more complex... It takes a touch of genius and a lot of courage to move in the opposite direction. Albert Einstein Enterprises are complex, so the work of enterprise architecture (EA) is to simplify and generally improve the enterprise. Gartner Seven thousand years of history would suggest the only known strategy for addressing complexity and change is ARCHITECTURE John Zachman Sid 2

3 Komplexitet kostar!!! Sid 3

4 En omöjlig ekvation? Optimera för nytta, tid och kostnad samtidigt Flexibility Complexity Cost Speed Sid 4 Minskad komplexitet ger högre flexibilitet, snabbare time-to-market och lägre kostnader Uppdrag till EA: Döda komplexiteten!!!

5 Agenda - Kort om Posten - och om IT i Posten - Kill Complexity och Get2One - Hur vi arbetar med EA inom Posten Norden - med exempel på konkret nytta - Uppmaning! Sid 5

6 Nya omständigheter leder till nya utmaningar Sid 6 Sid 6

7 Posten Norden skapas för att stärka vår konkurrenskraft på marknaden - Fusion mellan Svenska Posten och Post Danmark Sid 7

8 Kort om Posten Norden Posten Norden levererar kommunikations- och logistiklösningar i världsklass till nöjda kunder. Storlek Hemmamarknad Huvudkontor Omsätter cirka 45 miljarder SEK Cirka medarbetare Förmedlar cirka 30 miljoner försändelser varje arbetsdag Hemmamarknaden är Norden Huvudkontoret ligger i Solna, Sverige Med Posten Norden når man den man vill, i rätt tid, säkert och effektivt. Sid 8

9 Väsentliga milstolpar för IT 1999 CIO etableras och ingår i koncernledningen Konsolidering av IT-verksamheten Outsourcing av IT-infrastruktur Införande av gemensamt affärssystem Demand/Supply modell med tydligare gränssnitt mellan verksamhet och IT SLA Business Case 2007 Strategisk styrning av IT EA med målarkitektur och stadsplaner Business CIO s i dotterbolagens ledningsgrupper 2009 Fusion mellan Posten i Sverige och Post Danmark Gemensam Nordisk organisation och processer Fusionsprogram för Get2One och leverans av synergier Outsourcing av Applikationsutveckling och Förvaltning Kill Complexity Sid 9

10 IT strategi - Fundament Flexibilitet: Utveckling större del av IT-kostnaderna Snabbare leverans time to market Större del av IT-kostnaderna rörlig Enklare applikationsstruktur Kostnad Flexibilitet xx Tid Sid 10 I am not interested in money. I just want to be wonderful. Marilyn Monroe

11 BIS Strategier Enterprise Architecture Genom aktiv planering av arkitekturen i Posten Norden säkerställs de långsiktiga strukturella förändringarna av processer och IT-landskapet samtidigt som verksamhetens värde av IT kan levereras Domains Enterprise Architecture areas Vi håller ihop helheten med hjälp av kuben! Sid 11 Business Unit Architecture areas

12 Säkerhet Integration EA Styrning omfattande hela koncernen Enterprise Architecture Board (EAB) EA-kubens olika dimensioner representeras i EAB av ledare från alla delar av koncernen Strålfors Meddelande Logistik Process Information Software.. Chef Arkitektu r Koncerngemensamma funktioner Process Information Applikationer Infrastruktur Sid 12

13 EA styrning med tydlig knytning till företagets högsta ledning Koncernledning CEO Guidelines och direktiv till IT-ledningen Guidelines och förslag till Koncernledningen CIO BIS ledning Guidelines och direktiv till EAB Guidelines och förslag till BIS-ledningen Chef Arkitektur Enterprise Architecture Board (EAB) Strategi Ramverk Organisation Styrning Tillämpning Uppföljning Sid 13

14 EA Operating Model områden som hanteras av styrningen Process Information Software.. Säkerhet Integration Process standarder Informationsstandarder Applikationsstandarder Infrastrukturstandarder Standardisering i Posten Verksamhetens inriktning Enterprise Arkitekturens koppling till verksamhetsmål EA Strategisk inriktning och strategier Proaktivt ledarskap för Enterprise Arkitektur i koncernen Vilka är fokusområdena inom EA? CEO Säkerställ att arkitekturkomponenter är i linje med strategisk inriktning Enterprise Arkitektur styrning Utveckla en koncernövergripande Enterprise Arkitektur Koncernledning Hur kan EA-arbetet förbättras? Målområde Guidelines och direktiv till IT-ledningen Guidelines och förslag till Koncernledningen CIO Säkerställ hållbar EA Enterprise Arkitektur tillämpning Säkerställ följsamhet mot fastställd Enterprise Arkitektur Koncernens mål Nedbrutna mål Initiativ Måltal Utfall IT-ledningen Guidelines och direktiv till IT EAB Guidelines och förslag till IT-ledningen Chef Arkitektur Enterprise Architecture Board (IT EAB) Principer Ramverk Organisation Styrning Tillämpning Uppföljning Tillämpning Styrning Organisation EA ansvar Uppföljning Strategi Chef Arkitektur MEAB Chef Arkitektur Lösnings- Systemarkitekter Verksamhetsarkitekt Informationsarkitekt Verksamhetsarkitekt Informationsarkitekt LOAB Sid 14 EA Verksamhet IT-arkitekt Strålfors CIO Office EA information Chef EA IT-arkitekt MEAB IT-arkitekt LOAB IT-arkitekt POAB EA IT EA Standardiseringsmodell EA Servicemodell (TBD) Verksamhetsarkitekt Informationsarkitekt Lösningsarkitekter Posten IT EA Kontextmodell Strålfors Meddelande Logistik Ramverk Koncerngemensamma funktioner Process Information Applikationer Infrastruktur EA Ramverk Säkerhetsstandarder Integrations och SOA standarder Standard Services Postens EA Principer Postens arkitektur (EA) utgör en sammanhängande helhet med spårbarhet mellan olika perspektiv. För varje process ska det ska finnas en utpekad ägare. I ägarskapet ingår ansvar för upprättande och underhåll av modeller och beskrivningar. Arkitekturen uttrycker det som är väsentligt för löpande verksamhet och vid förändringar. Postens information är en koncerngemensam tillgång som skall förvaltas med en bas i ett tydligt ägarskap. Posten skall i första hand använda bra befintliga lösningar, i andra hand standardlösningar från etablerade leverantörer och i sista hand utveckla. För att säkerställa enkelhet och flexibilitet ska dubblering av information och funktionalitet motverkas. Ett behov => En lösning Postens IT-infrastruktur är en gemensam och standardiserad resurs och en förutsättning för gemensamma lösningar

15 EA hur vi tar fram vår koncerngemensamma målarkitektur för alla domäner Sid 15

16 Domänmodellen tydliggör var vi söker konkurrensfördelar PN applies External Standard Posten Norden operates as other companies. We rely on industry standards and best practices. PN defines and applies Internal Standard Posten Norden define unique processes to gain competitive advantage. These are applied in all parts of the company. PN applies local solution Unique processes and supporting solutions justified by business case and marketing/brand values. Customer and Service Production Administration Enterprise Planning and Analytics IT Workplace Channels Infrastructure Integration Security Posten Norden, being a services company with a broad consumer customer base and at the same time gaining most of our revenue from large scale business customers, calls for a mix of broadly applied external and internal standards with local solutions to serve demands from large customers Posten Nordens mix of large scale, geographically spread 24/7/365 production with highly local production solutions for specific services and customers also calls for a mixed use of broadly applied external & internal standards and local solutions In other areas Posten Norden operates as any other company in the business and we apply external standards unless the operations are directly related to local solutions in Customer and Services or Production Sid 16

17 The Domains Priority patterns for mapping a (new) process Use External Standard Use/ Define Internal Standard Non Standar d Posten Norden Not Unique Sid 17 Posten Norden Unique NA 1 2 Customer and Service Production Administration Enterprise Planning and Analytics IT Workplace Channels Infrastructure Integration Security

18 Customer and Services Domain Example Posten Norden, being a services company with a broad consumer customer base and at the same time gaining most of our revenue from large scale business customers, calls for a mix of broadly applied external and internal standards with local solutions to serve demands from large customers Business Requirements & Benefits Flexibility (support competitive edge) Competitive edge and customer intimacy Guidelines An application in this domain should be based on standard implemented business solutions Solutions and processes should be harmonized across business units However, as applications in this area are to provide a competitive edge, some custom made applications utilizing standard platforms are allowed The Customer & Services Domain is responsible for the publishing of services to the customer Processes Service development process Sales & Marketing processes Contract & Account Management incl. Credit Management Billing & Invoicing - Payment processing and Accounts Receivables belong to Administration Domain I Målarkitekturen dokumenteras omfattning samt styrande principer för varje domän Customer Support & Complaints Management Information Customer Master Data Services and Product Master Data, including prices Contracts & Accounts Technology All applications and Enterprise Services related to interaction with customers, marketing and development of services (services in this sense are the service/product delivered to the customer). Följande är ett exempel på arbete som pågår just nu Sample applications and information Service Development Marketing & Sales Pricing & Billing Customer Contracts Order Handling Customer Inquiries (e.g. Track & Trace) & Claims Invoicing Sid 18

19 EA-arbete i våra affärsområden Exempel stadsplanering inom Meddelande Sid 19

20 Stadsplan vårt närområde Sid 20

21 Stadsplanen Att jobba med processer, information, teknik mot en gemensam målbild Sid 21

22 Beskriv Utvärdera Stadsplanen som stöd vid förändring Verksamhets arkitektur Nuläge Informations arkitektur Utforma Verksamhets arkitektur Målbild Målbild Informations arkitektur Ta fram Handlingsplan Verksamhets arkitektur Informations arkitektur IT arkitektur IT arkitektur IT arkitektur Var är vi? Vart vill vi? Hur kommer vi dit?? Genomför Posten Norden Sid 22

23 Stadsplan, mappning process - applikation Planera och följa upp verksamheten Utveckla tjänst Sälja tjänst Ta emot Sortera/Blada Transportera Lämna ut Debitera kund Hantera kundservice Stödprocesser Kund, Sortiment, Tjänst, Organisation Affärsrelation, Kund, Tjänst, Avtal, Betalning Kund, Kund, Försändelse, Försändelse, Tjänst, Betalning, Tjänst, Betalning, Verksamhetsplats Verksamhetsplats Verksamhetsplats, Verksamhetsplats, Försändelse, Försändelse, Adress, Adress, Produktionsobjekt Produktionsobjekt Transport, Verksamhetsplats Adress, Affärsrelation, Intressent, Kund, Tjänst, Verksamhetsplats, Avtal, Betalning Försändelse Affärsrelation, Kund, Tjänst, Avtal, Betalning Affärsrelation, Kund, Tjänst, Avtal, Betalning ALLADIN (TID) PSS ODR Online PSU ISU Flow Control GLP Pablo Elin (FSDB) VIFtp PIST VGS VÄPO SAP CRM SAP SD SAP BI Valentin KIPP TABS KSD 2000 UHS Routeplanner Sid 23 Autodisc

24 Stadsplanen som stöd vid förändring Nuläge Uppdaterat Nuläge nuläge Verksamhets arkitektur Verksamhets arkitektur IT IT arkitektur arkitektur IT arkitektur Genomför affärs- och verksamhetsplanering Informations arkitektur Informationsarkitektur Förändringar i omvärld, trender, mål eller strategi Målbild Uppdaterad Målbild målbild Verksamhets arkitektur Verksamhets arkitektur Informations arkitektur Informations arkitektur IT arkitektur IT arkitektur Projekt MVU Sid 24 Linjeaktivitet

25 Stadsplan i praktiken - Informations arkitektur Hur? Vem? Var? Vad? Varför? När? Verksamhetsperspektiv Informationsperspektiv Teknikperspektiv Var? IT-arkitektur Sid 25

26 Checklista Beskriv verksamhetens processer och krav på information och ITstöd utifrån processen. Utgår från stadsplanen vilka processer, vilken information och vilka system påverkas av förändringen? IT-lösning tas fram utifrån kravbilden. Säkerställ att det finns tillräcklig tid från personer i verksamheten. Se till att resurser från verksamheten har rätt kompetens och mandat. Se till att resurser från IT kommer med tidigt i projektet. Sid 26

27 EA-arbete i våra affärsområden Goda exempel sprider sig snabbt Sid 27

28 Bra sätt att arbeta sprider sig naturligt Formål med Business Unit Architecture (Stadsplan) Give overblik over relationer og afhængigheder i mellem: Processer Information IT-services (applikationer) Processer Informationer IT-Services I forhold til as is I forhold til igangværende projekter I forhold til definere fremtidige to be (i en dansk og/eller nordisk scope) Fælles målbillede i forhold til IT anvendelsen i BDK/Posten Norden Distribution af økonomi i forhold til processer og apps Fundament for G21 løsninger Formålet med BUA er at gøre forandringer lettere! 5 Unit Architecture i Breve Danmark Sid 28 September 2010Business

29 EA-arbete i våra affärsområden Arkitekturarbetet fokuserar på det väsentliga Sid 29

30 EA harmonisering av verksamhetsprocesser Sid 30

31 Att få genemsamma arbetssätt på plats Roadmap för process X Starting Point Posten Post Posten Strålfors Tollpost Partners Norden Danmark Med/Log Log Mid Way Posten Breve Med InfoLog Tollpost Partners Norden Logistics Log Done Sid 31

32 EA Koncerngemensamma ramverk för informationsområdet Sid 32

33 Gemensamma modeller för information KLASSIFICERING AV INFORMATIONSOMRÅDEN I POSTENKONCERNEN Version 0.2 senast uppdaterad Informationsområden återanvänds inom flera processer men ägarskapet tillhör den proc ess där informationen skapas. Ett underlag för diskussion kring: Övers ta nivå, indelning, undergruppering, nivåer, namnsättning, engelska, mm Kan denna klas sificering även användas för s trukturering av ostrukturerad data t ex officedokument oc h mail? Hur får vi med Strålfors syn på Försändels e, Elektronisk transport, Miljö mm? STYRNING - STRUKTUR Fys is k person Organisation? INFORMATIONSMODELL KONCERN ÖVERGRIPANDE Agnetha Högberg Tel: Version: 1.2 Reviderad: Affärsrelation Produktionsobjekt hanteras på en ansvarar för ansvarar för har en/flera Organisation Personresurs (PERSON) Kompetens Löner & Förmåner & Pensioner Organisation (ORGANISAT ION) Juridik / Legal omfattar Avtal Försändelse läggs i Lastbärare Person Arbetsmiljö & Hälsa Rehabilitering & Arbetsskador Proces s Projekt Avtal (AGREEMENT ) Marknad Miljö Säkerhet Kommunikation innehåller villkor kring löslastas i arbetar på kopplas till fraktas i ansvarar för UTVECKLA TJÄNST - Instruktion för Postverket Sortiment Produkt Vara SÄLJA TJÄNST - Allmänna Poststadgan Intressent Kund (CUSTOMER) Affärsrelation (BUSINESS RELAT ION) Kundkontakt PRODUCERA TJÄNST - Postreglemente Produktions objekt Produktions information (PRODUCT INFORMAT ION) Verksamhetsplats Produktions plats (PRODUCTION POINT) har Intressent Kund skickar/tar emot/betalar för Produkt Transport startar/stannar/slutar vid Produktionsplats T jänst (SERVICE) Leverantör Konkurrent (COMPET IT OR) Kundorder Lastbärare (TRANSPORT UNIT ) Sändning Produktions plats kund Leverantör Postoperatör Tjänst Vara har en/flera Hanteringsställe adressplats Betalning Utbud Ägare (PAYMENT) Förs ändelse T ransport? Konkurrent Staten Postoperatör Kolli (IT EM) T ransport (TRANSPORT ) Franchisetagare har en/flera Pris Brevförs ändelse Fordon Partner (VEHICLE) finns på en STÖD - ADMINISTRATION Betalning Adress Land Ekonomi Anläggning & Utrustning Geografi finns i ett Redovis ning Finans Kalkylering Inköp Anläggning Utrus tning Adress Adress typ Geografiskt område IT (EQUIPMENT ) (ADRESS) IO Modellen Beskriver alla huvudobjekt för koncernen Administrativt stöd för att driva Get2One inom informationsområdet Koncerninformationsmodellen Beskriver informationsflöden Stöd vid verksamhetsförändringar Sid 33

34 EA starkt driv mot en gemensam målarkitektur för teknologi Sid 34

35 Konvergensmodell Subsidiary company has a need for a change Yes No Use existing standard solution Stay on current platform or move to standard based on BC First Mover, define domain standard Yes No Standard solution exist according to the domain model Just because I have my standards they think I'm a bitch. Diana Ross Sid 35

36 EA Roadmap för Get2One inom Administration (SAP) Sid 36

37 Stark koppling mellan EA och verksamhetsförändring i praktiken Postens Utvecklingsmetodik ( PUM ) Sid 37 Great ideas originate in the muscles. Thomas A. Edison

38 Hur vi implementerar målarkitekturen som en naturlig del av all förändring Customer and Service Production Administration Enterprise Planning and Analytics IT Workplace Channels Infrastructure Integration Security Sid 38

39 EA Styrning Projekt Lösningsarkitekturråd (LAR) LAR godkänner lösnings-arkitektur för projekt med ITinnehåll Sid 39

40 EA Styrning Projekt Lösningsarkitekturråd (LAR) LAR godkänner lösning före driftsättning Sid 40

41 EA Styrning är inbäddad i hur Posten Norden driver förändring Koncernledning IT-ledningen Enterprise Architecture Board (EAB) Förslag och större beslut Förslag och större beslut Lösningsarkitekturråd Driver utvecklingen av IT-arkitekturen Godkänner lösningsarkitektur Beslutsmöte 1 timme varje vecka Arkitektnätverk Forum för samtliga arkitekter i Posten Träffas varje månad (telefon/webbkonferens) Sid 41

42 EA Organisering av arkitekter Sid 42

43 Arkitektorganisationen Head of Strategy & Architecture BU Architecture Responsible BU Architecture Responsible BU Architecture Responsible BU Architecture Responsible BU Architecture Responsible Head of Architecture Operation BU Process Architect BU Process Architect BU Process Architect BU Process Architect BU Process Architect Enterprise Process Architect BU Information Architect BU Information Architect BU Information Architect BU Information Architect BU Information Architect Enterprise Information Architect Business Unit IT Architect Business Unit IT Architect Business Unit IT Architect Business Unit IT Architect Business Unit IT Architect Enterprise Technology Architect Meddelande SE Info Logistik Corporate Logistik Brev DK Domain Domain Architect Architect Projects Solution Architect Application Portfolio Management S&A Sid 43

44 Sammanfattning / Uppmaning!

45 Några framgångsfaktorer från Posten - Säkerställ rätt styrning med tillräckligt mandat - Jobba strategiskt OCH operativt - Använd EA där det är viktigt för verksamheten - Gör EA till en naturlig del av hur ni arbetar - DÖDA KOMPLEXITETEN! - Kommunicera hur EA bidrar till företagets verksamhet i ekonomiska termer Sid 45