Clarity. Vad är New G/L? Danderyd Copyright Clarity Business Solutions AB

Transkript

1 Clarity Vad är New G/L? Danderyd

2 Agenda Kort presentation av Martin J och Clarity New G/L i SAP Vad är New G/L och varför har SAP utvecklat den? Arkitektur Kodsträng Parallellredovisning o dokumentsplit Migrering Sammanfattning och frågestund

3 Martin Jakobsson Ek.Mag Uppsala Universitet Revisor Deloitte & Touche Sedan 1998 Konsult inom FI, CO och BW Tidigare på bla Connecta, SAP Svenska Projekt bla på Posten, Arla, Ericsson, Sony Ericsson, Pharmacia & Upjohn, MCI World Com, Bredbandsbolaget m.fl Nationell och internationell erfarenhet från Walldorf, England, Malaysia och Sydafrika. Utvecklade Nordic Baseline, Packaged Solution för SAP i SAP Labs Nice där New G/L ingick

4 Clarity Företaget

5 Kort om Clarity Clarity bildades år 2004 som ett konsultföretag med en tydlig SAP-inriktning Idag 17 anställda Leveranskapacitet genom nära samarbetspartner med ca 70 SAP-konsulter Expansivt Partnerägt bolag med stark finansiell ställning och aktiva ägare Sapsa-partner och blivande SAP-partner

6 Clarity Clarity är ett nischat och fokuserat konsultföretag inom SAP Fokus ligger på kundernas stödprocesser, dvs. de interna processerna inom Ekonomi, Personal, Analys, Integration

7 Affärsidé Clarity skall, genom rätt kompetens och rätt verktyg, erbjuda företag med SAP som affärssystem, rätt lösningar och tjänster rörande stödprocesser, i syfte att på ett innovativt sätt skapa värde i kundernas verksamhet

8 Stödprocesser - SAP:s definition

9 Stödprocesser - Komponenter Portal Stödprocesser Verksamhet Krav, t ex Ekonomimodell Internkontroll Rutiner BW, SEM, Analytics FI/CO PS HR Non-SAP, t ex Koncernkonsolidering Extern lön Tidsredovisning System Kärnprocesser Försäljning Service Logistik WF Integration

10 SAPphire Topp 10 scenarios Claritys koncept täcker 8 av 10 topp-scenarios som kunder implementerar

11 Några antaganden innan vi börjar Presentationen är ibland på engelska och svenska Att välja rätt nivå mellan övergripande och detaljerat är svårt. Säg till om det blir för mycket av det ena eller det andra Frågan är inte om ni skall införa ERP2005 utan hur och när. Jag tycker New G/L är förbannat roligt och det största som har hänt inom mitt område sedan hedenhös.

12 Vad är New G/L? Suddar ut gränserna mellan traditionell FI/CO Mer transparent samt realtidsintegration Ger tidsvinster inom slopad avstämning mellan CO->FI Ny Closing cockpit ger bättre bokslut Kräver Netweaver 2004s samt WAS Not beskriver en hel del möjligheter och fördelar med New G/L

13 Vad är New G/L (mysap ERP 2005 och ECC 6.0)? En enhetlig struktur som nu inkluderar tidigare funktioner CoGS, EC-PCA, FI-SL o Recon.. Ledger Definierbar kodsträng: fler koddelar eller helt egenskapade objekt kan läggas till kodsträngen Uppdelning och rapportering av balansobjekt på olika koddelar i realtid Realtidsintegration CO->FI. Ingen Recon. Ledger Möjlighet att definiera flera ledgers och därmed parallell värdering

14 Varför har SAP utvecklat New G/L? Bara det faktum att idag måste kunder köpa o installera ett flertal olika moduler för att få intern- och externredovisningen att fungera. Ökade krav från SAP:s kunder, främst i USA som kräver bättre anpassning till lagar och redovisningsmetoder såsom SOX, IAS, US-GAAP (segmentrapportering tex.) Flera kunder med branschspecifika lösningar har krävt större flexibilitet och förmåga att tex. kunna skapa balansräkning baserad på andra kriterier (grant, fund, industry tex.)

15 Arkitektur Ny utökad och mer flexibel datastruktur. Lägg till nya fält såsom segmentet eller skapa helt egna i den nya totaltabellen FAGLFLEXT I BSEG_ADD hamnar transar för subledgers Tabellen GLTO försvinner men BKPF, BSEG, BSAS, BSID m.fl finns kvar Ett antal gamla ledgers försvinner o det blir verklig realtid mellan CO-FI vilket gör att ett antal transaktion försvinner, bla KALC

16 Architecture of mysap ERP Technology Application SAP R/3 up to 4.6C Application SAP Basis SAP R/3 Enterprise SAP Enterprise Extension Set SAP R/3 Enterprise Core SAP Web Application Server mysap ERP Edition 2003 Additional Components Self-Service Procurement Strategic Enterprise Management SAP R/3 Enterprise SAP Enterprise Extension Set SAP R/3 Enterprise Core SAP NetWeaver Composite Application Framework Self Services Internet Sales and more PEOPLE INTEGRATION Multi Channel Access Portal APPLICATION PLATFORM J2EE ABAP Collaboration INFORMATION INTEGRATION Bus. Intelligence Knowledge Mgmt Master Data Mgmt PROCESS INTEGRATION Integration Business Broker Process Mgmt DB and OS Abstraction Life Cycle Mgmt mysap ERP Edition 2004 SAP NetWeaver 04 Composite Application Framework Additional Components Self-Service Procurement Composite Applications Strategic Enterprise Management PEOPLE INTEGRATION Multi Channel Access Portal SAP ECC Extension Set APPLICATION PLATFORM J2EE ABAP Collaboration INFORMATION INTEGRATION Bus. Intelligence Knowledge Mgmt Master Data Mgmt Internet Sales and more Self Services SAP ERP Central Component 5.00 SAP ECC Core PROCESS INTEGRATION Integration Business Broker Process Mgmt DB and OS Abstraction Life Cycle Mgmt New GL is included in the technical component SAP ECC 5.0.

17 GL in mysap ERP The unified approach Accounting Interface Profit Center Determination Currency Translation Derivation Zero balance Online Split: Balanced Book for any dimension EC-PCA FI-SL CO-OM GL in mysap ERP Cons. Preparation CoGS Ledger CO-PA Reconc. Ledger Persistency layer

18 GL in SAP R/3 Enterprise and mysap ERP General Ledger in SAP R/3 Enterprise Today: A Scattered World Classic GL Legal Requirements CoGS Ledger Profit Center Ledger Management and Segment reporting Special Ledger Multi-dimensional, Customer-defined Industry Specific Ledgers B/S by Grant, Fund, Title General Ledger in mysap ERP mysap ERP: A Unified World General Ledger supports Legal Requirements Mgmt. and Segment reporting Extensibility by Industries Extensibility by Customers Balanced book by any dimension Parallel sets of books Fast Close TCO reduction Intl. Accounting Standards Compliance & Transparency

19 Customer Requirements Segment Reporting Management Reporting Extensibility Legal Entity Reporting Compliance GL in mysap ERP Balanced books by any dimension Parallel Accounting Transparency TCO Reduction Fast Close

20 GL in mysap ERP Standard structure General Account + Subaccnts Industry Templates Ledger Company Segment Profit Center Partner Company Partner Segment Partner Profit Center Account Transaction Type Functional Area Value in TC Value in LC Value in GC + Grant + Fund + Title + Customer Extension + + ERP 2005 Despite its flexibility, General Ledger is no substitute for SAP Profitability Analysis or SAP Business Information Warehouse. Reasons: Data volume, performance, functionality.

21 New GL in mysap ERP 2005 Application Menu FI If the new GL is active on a system-wide basis, then the application menu has been switched over to the new General Ledger. This means: The basic structure of the application menu remains intact. Posting transactions are posted to the new GL. The ledger group is displayed in the respective transactions. Reports read the new GL Functions no longer used are no longer offered (e.g. SAPF180, SAPF181) New functions are available (e.g. profit center maintenance, allocation, planning) If the old and the new GL are used, then all transactions are available in the application menu.

22 New GL in mysap ERP 2005 IMG FI The IMG has been revised completely with the objective of reducing redundancy and creating more transparency The most important new functions affect Book definition Settings for settlement Allocations Planning Online reconciliation CO- FI GL IMG PCA IMG CO IMG SL IMG If the classic GL is still active in one client, then the old and the new IMG parts exist in parallel.

23 Konfigurerbar kodsträng - extensibility Lägg till nya fält såsom segmentet eller skapa helt egna i den nya totaltabellen FAGLFLEXT. FAGLFLEXT innehåller fler dataelement än den gamla GLTO tex. kostnadsställe, resultatenhet och segment FAGLFLEXT kan utökas med extra fält både standard och egendefinierade dito. Detta görs i the account assignment block. SAP har faktiskt nu en kodsträng värd namnet

24 General Ledger in mysap ERP Kodsträng Extensibility / Flexibility Option to expand standard accounting with Industry specific fields Customer-defined fields Meets international expectations Integration of management dimensions in the GL Supports simple cost accounting via distribution and assessments in the GL Important for industry solutions Possibility to adjust to own requirements and terminology

25 General Ledger in mysap ERP Dimension Balanced Books for any dimension Essential for segment and management reporting Balance sheet for segments KPI including B/S accounts Important for various industries Public sector, Insurance, Media, Often legal requirements

26 General Ledger in mysap ERP Segment Dimensions can be defined in customizing. There is a new standard field segment in mysap ERP. Segment is typically derived from a profit center (PC). It can be filled manually or defaulted. Option to determine it via a BAdI (Business AddIn) Recommended for segment reporting (in case there are too many PC)

27 Parallell Accounting Möjlighet att ha flera huvudböcker och därmed parallell värdering samtidigt, t.o.m. olika räkenskapsårsvar. inom samma Company Code Måste alltid finnas en leading ledger. Det är bara denna som är integrerad med CO och FI-AA. Det är fullt möjligt att köra på som tidigare med bara en huvudbok. Det går också att skapa fler subledgers vid ett senare tillfälle (full flexibilitet). Se not för mer info om olika s.k. ledger solutions

28 Parallel Accounting The Leading Ledger In GL one ledger is assigned the role of the leading ledger. Group valuation is usually mapped in this ledger. All company codes are automatically assigned to the leading ledger (cannot be deactivated). If parallel reporting is done by parallel accounts, then there is exactly one ledger in the New GL, the leading ledger. For parallel reporting via parallel ledgers, the customer can add additional ledgers to the New GL. The leading area of asset accounting (area 01) must be posted to the leading ledger. Controlling must also be integrated to the leading ledger.

29 General Ledger in mysap ERP - Parallel Accounting The New General Ledger supports Parallel Accounting by using either parallel accounts or parallel ledgers. In New GL, both approaches are considered equally powerful. The choice will depend on the specific customer situation. (Se not ) The parallel accounts approach in the New GL is as powerful as in classic GL in R/3. The parallel ledgers approach in the New GL is much better than the SAP R/3 approach of using classic GL plus the special ledger application.

30 Parallel Accounting - Details Any number of parallel ledgers For parallel valuation local GAAP, group GAAP, tax purposes For different fiscal year variants Same UI for all ledgers (data entry, functions, reporting) Almost the same functionality for all ledgers Standard reporting for multiple ledgers Postings into multiple ledgers Postings per specific ledger Closing activities are run separately in parallel ledgers.

31 Parallel Ledgers Posting to all Ledgers Ledger not specified at time of document entry: Posting to all defined GL ledgers Transactions: for example: Ingoing invoice, outgoing invoice, payment Ledger A (IAS) (leading ledger) Ledger B (US GAAP) Ledger C (HGB)

32 Parallel Ledgers Posting to one Ledger Ledger specified at time of document entry: Posting to specified ledger only Transactions: valuation postings, period end postings Ledger A (IAS) (leading ledger) Ledger B (US GAAP) Ledger C (HGB)

33 Balanced Books for any Dimension Entry View Data entry: Expenses for two profit centers

34 Parallel Accounting for Primary Processes Primary Processes Invoices, Payments, Accounting Interface Online split, substitution, Creation of one document for all parallel ledgers Fiscal year variant and subset of dimensions may differ per ledger. Ledger L1 Ledger L2

35 Parallel Accounting for Secondary Processes Secondary Processes, e.g. IAS Allocation, Currency Valuation, Carry Forward, Secondary Processes, Local GAAP Allocation, Currency Valuation, Carry Forward, Creation of parallel documents, separate documents per ledger Accounting Interface Online split, substitution, Accounting Interface Online split, substitution, Full parallel accounting: different settings for valuation, fiscal year variant, selected dimensions, Ledger L1 Ledger L2

36 Dokumentsplit I och med att det är möjligt att boka- o rapportera på nya objekt såsom tex. segment behövs ett regelverk som delar upp, splittar transaktioner i förhållande till den struktur man vill ha/bygger. En användare som registrerar tex en lev.faktura vill bara registrera leverantören EN gång, även om den skall splittas på flera segment Splittning är endast relevant för huvudboken, inte för reskontrorna Det finns Passiv- Aktiv samt Kvittande splitting Man konfigurerar splitmetoder och splittningsregler.

37 Online Split Invoices Entry View GL View Vendor Invoice PK Account PrCtr CCtr Amount 40 Expense PC01 KS01 400,00 40 Expense PC02 KS02 600,00 31 Payables 1000,00- Document 4711 Enrichment Vendor Invoice PK Account PrCtr CCtr Amount 40 Expense PC01 KS01 400,00 40 Expense PC02 KS02 600,00 31 Payables PC01 400,00-31 Payables PC02 600,00- Totals Posting Single Items Doc 4711 Posting Split Info Table

38 Enrichment of Additional Costs / Revenue Enrichment of additional costs occurs in the sending application (here: payment). Payment Entry View PK Account PrCtr CCtr Amount 25 Payables Bank Discount 30- Enriched Document Payment PK Account PrCtr CCtr Amount 25 Payables Bank Discount PC01 KS Discount PC02 KS Projection Split of the Discount Split Info Table

39 Online Split Payment Payment Enriched Document PK Account PrCtr CCtr Amount 25 Payables Bank Discount PC01 KS Discount PC02 KS GL View PK Account PrCtr CCtr Amount 25 Payables PC Payables PC Bank PC Bank PC Discount PC01 KS Discount PC02 KS Cleared Document Enrichment Totals Posting Split Info Table Posting Single Items Doc 4712

40 Migrering Ett migreringsprojekt måste sträcka sig över ett årsbokslut och i kalendertid blir det minst 4-6 månader. Årsbokslutet blir det centrala begreppet all planering sker utifrån. För att utröna projektets komplexitet måste ett antal frågor besvaras

41 Migrering SAP och Clarity rekommenderar att man behandlar en implementation av New G/L som ett separat projekt. För att estimera projektets storlek, tid, resurser och komplexitet måste följande frågor besvaras: - Skall Resultatenhetsanalys användas? (Gamla EC-PCA) - Skall det nya objektet segment användas och rapporteras på? - Hur skall funktionsområden se ut? - Skall New G/L användas för konsolidering? - Skall New G/L användas för att analysera kostnadsställen? - Behövs fler ledgers än 1? Andra redovisningsprinciper? - Skall den gamla account-based solution användas eller ledger solution? - På vilka objekt skall dokumentsplitten aktiveras?

42 Positioning for Upgrade Customers The classic GL from SAP R/3 is still included in mysap ERP. Upgrade installations will continue to use their current applications per default. Customers who are satisfied with their current installation will not be required to change anything and will not be affected at all. There is a central flag in customizing to switch from the classic GL to the New GL at a later point of time. This flag is available on client level. In close cooperation with some rampup customers, SAP will develop support programs for different scenarios of switching from classic to new GL. There will be a separate rampup for these support programs. Even with the availability of these support programs, there is no push-button solution. Customers are strongly advised to setup a separate project for changing from the classic GL to the New GL. Benefits mentioned before fully apply to upgrade customers. However, the benefits have to be compared against the overall project effort of changing to the new GL.

43 Migration Procedure The required Customizing and the activation of the new GL is transported to the live system. A transfer report (RGURECGLFLEX) generates the new data. This means: The open items are unchanged (BSIK..). The documents are unchanged (BKPF/BSEG). The documents are used to generate FAGLFLEXA and FAGLFLEXT. For the opening balance sheet, the initial positions are transferred to FAGLFLEXT via a roll-up from GLT0. The totals records of earlier previous years can also be transferred to FAGLFLEXT for reporting by using a rollup from GLT0. The EC-PCA ledger and FI-SL ledgers will be evaluated as other starting points for the migration of totals.

44 Sammanfattning/ Övrigt

45 Benefits of the General Ledger in mysap ERP 1. The General Ledger supports a Unified Financial and Management Accounting. 2. It provides Extensibility and Flexibility to add industry or customer specific dimensions to standard accounting. 3. There is powerful functionality for Balanced Books by Any Dimension which is important for segment and management reporting, and in many industries. 4. The General Ledger supports Parallel Accounting by Using Parallel Ledgers or Parallel Accounts. 5. There is a strong support of Fast Close since many period-end activities are no longer required. 6. The General Ledger provides perfect transparency and reduces the risk of non-compliance thus supporting Corporate Governance. 7. Low TCO for implementing and running the General Ledger.

46 General Ledger in mysap ERP Benefits One version of the truth stored in the General Ledger Same valuation No inconsistency No reconciliation Supports different reporting purposes Legal entity reporting Segment reporting Management reporting Multi-dimensional analysis Account Analysis, Drilldown reporting BW Remote reporting slide and dice for all dimensions Pre-defined reports delivered as SAP content

47 General Ledger in mysap ERP Benefits Perfect support of transparency Legal entity, segment and management reporting as unified whole Same procedures and same quality for all valuations Document principle, Input view linked to each ledger Less manual processing less risk of noncompliance Less double processing less risk of noncompliance

48 General Ledger in mysap ERP Benefits Fast Close There is more time for analysis and better decision support. Many period-end activities are no longer required: Online split substitutes batch split at period end Real-time posting from CO into FI - no longer at period end Legal and management data are in one uniform database. Closing activities are run just once and not multiple times. One uniform database instead of multiple related databases saves a lot of reconciliation time.

49 Övrigt En ny quick search möjliggör sökning på ord i hela basdataobjektet, oavsett fält. En ny advanced search adderar fler filtreringsmöjligheter till den nya quick search -funktionen. Arkiveringsobjekten har standardiserats så att de kan användas på likadant sätt i olika arkiveringsprojekt. Enklare att nå arkiverad data från olika applikationer huvudbok och resultatenhet i ett / möjlighet till fler koddelar (segment) / dokumentsplit och dokumentsimulering / rapporter för detaljposter och reskontraposter per koddel

50 Övrigt Alla dessa funktioner ger sammantaget bättre och enklare möjligheter att uppnå fullständiga resultat- och balansräkningar under företagsnivå på resultatenhet och ev. på segment om man väljer att använda det begreppet. - Behovet att köra efterdebitering i bokslutet försvinner. Balansposter bokas on line på valda koddelar (resultatenhet/segment). - Rapporteringsmöjligheterna på dokument och i reskontrorna per resultatenhet/segment förbättras avsevärt. realtidsintegration med CO ingen avstämningshuvudbok - Behovet att köra avstämningshuvudboken i bokslutet försvinner. Fler hierarkinoder möjliga Bättre hantering av specifikationerna till balansräkningen Möjlighet att transportera BR-/RR-strukturer m h a import/export av sets, Underhållet blir mer likt underhåll av CO-hierarkier

51 Övrigt Synkronisering av basdata för kund och leverantör Möjlighet att synkronisera basdata kund och leverantör med basdata business partner. Oavsett var i systemet dessa basdata uppdateras kommer det att få genomslag i hela systemet. Nya tidsberoende fält i anläggningsbasdatan för restvärde, livslängd och avskrivningsnyckel Det tas hänsyn till ändringar i dessa fält vid beräkning av avskrivningar. Möjlighet att boka nedskrivning, uppskrivningar etc. med egen periodkontroll Annan periodicitet än månad kan användas för uppskrivningar, nedskrivningar och återföring av nedskrivningar.

52 Övrigt ESA-stöd för kontoutdrag och betalningar mellan internbank och dotterbolag NetWeaver-baserat stöd för internbankstransaktioner möjliggör t ex elektroniska signaturer. Realtidsuppdatering från CO till FI inget behov av avstämningshuvudbok Behovet att köra avstämningshuvudboken i bokslutet försvinner om man aktiverar nya huvudboken. Nya huvudboken med möjlighet till fler koddelar (förutom segment) flera ledgers jämförelseanalyser mellan ledgers valutakonvertering

53 Övrigt Bättre funktionalitet för elektronisk förmedling av momsrapport Enklare B2B-uppsättning för kunder Möjlighet att välja ledger som bokas från AA Möjlighet att ändra avskrivningsmetod under en månad Möjligt att sortera och selektera på externt nummer i FI-LA (leasing) Funktionsområdet tillgängligt för validering på radnivå Avstämningsrapporter för fria objekt (Grant Management) Kontrollfunktioner för planering Möjlighet att planera på aggregerade objekt och att använda dem i formler Ny transaktion för snabbplanering för sällananvändare Bättre statusuppföljning av planering

54 Frågor?

55