Interoperabilitet hos verksamhetsinformation. Mittuniversitetet

Transkript

1 Interoperabilitet hos verksamhetsinformation Göran Samuelsson FALK Härnösand maj 2016

2 Göran Samuelsson, Ph.D History, Ass Prof. in Archives and Information Science at Mid Sweden University since October 2004 X 2015 Strategisk plattform för digital informationsförvaltning 2015 GOINFO God Informationsförvaltning 2015 En effektiv digital informationshantering. Trafikverket Previously worked 10 years at National Land Survey of Sweden as an archive-strategist, archive-coordinator and also as a product manager for historical maps and archives 3 years at the Military Archive of Sweden - Map department Member of Swedish ISO/SIS Member of Euro SDR /Archive Certified business architect Styrelseledamot i Historiska sektionen Kartografiska sällskapet Styrelseledamot FAI

3 Flytt och omorganisering Arkiv- och datavetenskap (ADV) + Informations- och kommunikationssystem (IKS)=? Avdelningen för informations- och kommunikationssystem har verksamhet på Campus Sundsvall. Verksamheten inkluderar forskning och undervisning inom ämnena: datateknik, informatik, elektroteknik, data- och systemvetenskap och industriell organisation och ekonomi. Cirka 50 anställda +samverkan med Avdelningen för data- och systemvetenskap har verksamhet på Campus Östersund. Verksamheten inkluderar forskning och utbildning inom ämnena: datavetenskap, datateknik, informatik och statistik.

4 Magister-/masterprogram i hållbar informationsförsörjning

5 Program content and contributions Semester 1 Sustainable Information 7,5 hp Change Management 7,5 hp Design & Use of Information Systems 7,5 hp Information and Records Management 7,5 hp Semester 2 Archival theory 7,5 hp Research methods 15, hp Semester 3 Business Analysis 7,5 hp Sustainable Architecture 7,5 hp Knowledge Management in Distributed Environments 7,5 hp Organisational Culture and Change/ Project 7,5 hp Semester 4 Thesis 30 credits Current Issues in Archival Research 7,5 hp

6 Interoperabilitet hos verksamhetsinformation 1. Begreppet - interoperabilitet 2. EU bakgrund/historik 3. Arkivdomänen och verksamhetsinformation

7 Vad är interoperabilitet Ursprungligen ett militärt begrepp. - Förmågan för militära enheter och förband att fungera och operera effektivt tillsammans. Interoperabilitet, från engelskans interoperability, är den internationellt mest använda termen för samverkansförmåga. Ursprungligen syftade termen på de tekniska möjligheterna att koppla samman olika system. Men vartefter förståelsen och kunskapen om området vuxit har begreppet interoperabilitet utvidgats till att avse även de organisatoriska och rättsliga förutsättningarna för samverkan.

8 Interoperabilitet förmåga hos system, organisationer eller verksamhetsprocesser att fungera tillsammans och kunna kommunicera med varandra genom att överenskomna regler följs Källa: fastställd av E-delegationen används för att beskriva och framhålla betydelsen av att förband ska kunna verka tillsammans både under övning och insats genom att utbyta tjänster i syfte att uppnå gemensam effekt. Källa: RAPPORT FHS 1284/2009: Försvarshögskolan Interoperabilitet brukar beskrivas ut ifrån fyra olika perspektiv:

9 1. Juridisk Fokus på rättsliga delar i samarbetet och utbytet, dels avseende själva utbytet men även med avseende på ändamålsenlig lagstiftning, förordning, föreskrifter och civilrättsliga avtal. 2. Organisatorisk Koordinerade processer där flera organisationer samverkar för att uppfylla ett eller flera överenskomna resultat. Avser även förmågan att optimera den egna organisationen för extern samverkan. Nationell strategi för interoperabilitet version 1.0 E-delegationen 13 3.

10 3. Semantisk Gemensam förståelse av betydelsen av begreppen och informationsbeskrivningarna som används vid informationsutbyte. Förståelsen för begreppen gör att det är möjligt att säkerställa att informationsutbytet får avsedd effekt. 4. Teknisk Förmågan att tekniskt kunna utbyta information och tjänster på ett säkert sätt, och med den kvalitet som överenskommits.

11

12

13 2. EU bakgrund/historik Benchmarking jmf olika områden på beskrivande nivå Nu skarpt läge utbyte av faktiska data 1995: first IDA Programme (Interchange of Data between Administration) 1999: IDA II : IDABC Programme (Interoperable delivery of pan-european egovernment services to Administration, Business and Citizens)

14

15

16

17

18

19

20 - Förvaltningar behöver utbyta information och bistå varandra för att vara effektiva och rättssäkra - Flera förvaltningar behöver fungera tillsammans med medborgaren i centrum - Inom egovernment: Information och beslut om medborgares problem ryms inte inom enskilda system utan data behöver överföras - Genom tekniken kan effektivare informationsutbyten ske

21

22

23

24 3. Arkivdomänen och verksamhetsinformation Hur vi får med oss önskvärd information från våra digitala verksamhetssystem. Hur skall vi tänka kring urval och gallring Ja, egentligen som vi redan tänker om vi nyttjar de standarder och riktlinjer som vi har kring hanteringen av verksamhetens information.

25 Krav på dokumenthantering Verksamhetsmässiga - SS/ISO/ Ledningssystem för verksamhetsinformation LVI - SS-ISO/IEC Ledningssystem för informationssäkerhet LIS - RAFS 2009:1 och Arkivlagen m.fl

26 1. garanterar att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara 2. främjar effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som bedrivs 3. stödjer organisationens informationsförsörjning samt 4. förvaltar dokumentation om beslut och verksamheter på ett sätt som tar hänsyn till forskningens behov, behovet av information för rättskipning och förvaltning och offentlighetsprincipen

27 Verktyg och modeller Verksamhetsanalys, Klassificering struktur Processkartläggning Dokumentationsplan/ informationsobjektsplan

28 Begreppen Slutarkiv slutförvaring (kommun/landstingsarkiv) Mellanarkiv verksamhetsarkiv (Förvaltningar/kliniker) Statlig sektor verksamhetsarkiv depåarkiv/mellanarkiv- Riksarkiv - slutarkiv

29 Nu vill vi lyfta över/migrera till verksamhetssystemet e-arkiv FGS

30 Större fokus på Big Data MDM Master Data Management Lagringsindustrin

31 Riksarkivet och FGS:erna FSG minsta gemensam nämnare. Alla måste kontroller och exportera info ur sina system. Även när leverantörerna av system har anpassat sina exportfunktioner. 375 år tog det leverera papper Kan ta lika lång tid att leverera digitalt eller längre

32 Det informerades även om att det vid implementeringen av FGS:er hos olika organisationer kommer att behöva genomföras lokala införandeprojekt där man utifrån den övergripande FGS.en gör anpassningar efter de egna behoven. I samband med detta underströks även vikten av att dokumentera vilka egna anpassningar man gör av den generella FGS:en En FGS kommer därför endast omfatta uppgifter som utgör minsta gemensamma nämnare. Med andra ord ska bara de allra nödvändigaste elementen och attributen ska ingå i FGS:en och det får inte finnas med element eller attribut som är specifika för en eller flera specifika organisationer eller leverantörer. Alltså: Det återstår mycket arbete för respektive verksamhet att definiera vad som skall exporteras från verksamhetssystemet till e-arkivet. Samtidigt som vi inte har ngn riktigt nationell samverkan och enhetlighet kring detta.

33 OAIS PAIMAS- TRAC

34 Inget som kan dras i långbänk borde tillsättas på regeringsnivå inte drivas av Riksarkivet De operativa verksamheterna måste delta inte bara stödverksamheter (typ arkiv, juridik.) Alla administrativa gränser måste hanteras. Livshändelser har inga administrativa gränser. Nationell samordning, samverkan och aktion måste sättas före fullständighet och EU.

35 Plattform för exportschema för arkivering Inventera vilka exportschema som är framtagna Kvalitéts bestämma Kompensation? Ta fram en roadmap för fortsatt utveckling Arbeta tillsammans med marknadsaktörerna

36

37 TACK