Guide för Spray Mail. Meddelandefunktioner. Hur öppnar jag min Inkorg? Hur läser jag min e-post? Hur svarar eller vidarebefordrar jag e-post?

Transkript

1 Meddelandefunktioner...2 Hur öppnar jag min Inkorg?...2 Hur läser jag min e-post?...2 Hur svarar eller vidarebefordrar jag e-post?...2 Hur skickar jag ett e-postmeddelande?...3 Hur raderar jag ett meddelande?...3 Hur ångrar jag Radera?...4 Avancerade funktioner...6 Hur skapar jag min signatur?...6 Hur lägger jag till signaturen i ett e-postmeddelande?...6 Mappar...8 Hur ser jag mina mappar?...8 Hur skapar jag en ny mapp?...9 Hur flyttar jag meddelanden till en annan mapp?...10 Adressbok...11 Hur lägger jag till en avsändare i adressboken?...11 Hur lägger jag till en ny kontakt?...12 Hur redigerar jag en kontakt?...12 Hur skapar jag en Grupp?...13 Hur importerar eller exporterar jag kontakter?...13 Kalender...15 Hur lägger jag till anteckningar i ett inbokat möte?...15 Hur ändrar jag ett möte?...16 Hur använder jag Påminnelser?...18 Övrigt...18 Hur skapar jag ett Meddelande för Autosvar?...18 Hur gör jag inställningar för POP-mailhämtare?...19 Hur använder jag Regler för e-post?...20 Vad gör det för skillnad?...21 Vad är färgkodning för e-post?...21 Hur lägger jag till en favorit?...23

2 Meddelandefunktioner Hur öppnar jag min Inkorg? Klicka på Inkorg-ikonen, du hittar den I navigationspanelen i vänsterspalten på i Spray Mail. Du kan också klicka på fliken E-post under dina mappar. Se illustrationen. Hur läser jag min e-post? För att läsa e-post klicka på avsändarens e-postadress eller namn i valfri meddelandemapp, det vill säga Inkorg, Skickat etc. Hur svarar eller vidarebefordrar jag e-post? Klicka på någon av länkarna Svara, Svara alla, Snabbsvar eller Vidarebefordra alldeles ovanför meddelandetexten. Svara kommer att adressera e-post till avsändaren.

3 Svara alla kommer att adressera e-post till alla vars namn eller e-postadress listas I fälten Till, Från och Cc Snabbsvar öppnar en liten ruta i anslutning till länken där du direkt kan svara avsändaren. Vidarebefordra öppnar ett nytt fönster med meddelandet i det, färdig att adresseras till den du vill skicka till. Skriv in mottagarens e-postadress och klicka på Skicka mail Hur skickar jag ett e-postmeddelande? Det finns fyra grundläggande steg för att skriva och skicka ett e-postmeddelande: 1. Skriv in e-postadressen till den du vill skicka till i Till-fältet genom att göra på ett att följande sätt: 1. Skriv in adressen direkt. 2. Klicka på fliken Adressbok till vänster i navigationspanelen och välj en adress. 2. Skriv en kort beskrivning av meddelandet i fältet Ämne 3. Skriv ditt meddelande i meddelandefältet. Hur raderar jag ett meddelande? Att radera ett meddelande: 1. Gå till den mapp där e-postmeddelandet du vill radera ligger, Inkorg, Skickat etc. Markera kryssrutan till vänster om det meddelande du vill radera. Rutan kommer att bockas för, det visar att meddelandet valts.

4 2. För att radera valda meddelanden klicka på knappen Radera, alldeles ovanför kolumnen med kryssrutor. OBS: Raderade e-postmeddelanden försvinner inte helt. De flyttas till mappen Papperskorg. För att helt radera meddelanden öppna mappen Papperskorg, klicka sedan Töm Papperskorgen. Raderade meddelanden kan alltså hämtas igen, men klickar du på Töm Papperskorgen, eller raderar meddelanden ur mappen Papperskorg är de raderare för gott och kan inte återfås. Hur ångrar jag Radera? För att återfå ett raderat meddelande: 1. Klicka på Papperskorg för att öppna mappen. 2. Klicka på kryssrutan till vänster om meddelandet du vill ha tillbaka. Rutan kommer att bockas för, det visar att meddelandet valts. För att välja att få tillbaka fler än ett e-postmeddelande, markera kryssrutan bredvid varje meddelande du vill ha tillbaka.

5 3. Klicka på dropdown-menyn Flytta till mapp, och välja den mapp där du vill lägga meddelandet du hämtat (för det mesta Inkorg, men du kan välja valfri mapp). 4. När du släpper musknappen som du valt med kommer de(t) meddelande att flyttas tillvald mapp. OBS: Raderade meddelanden kan alltså hämtas, men men klickar du på Töm Papperskorgen, eller raderar meddelanden ur mappen Papperskorg är de raderare för gott och kan inte återfås.

6 Avancerade funktioner Hur skapar jag min signatur? Med hjälp av funktionen Signaturer har du möjlighet att skapa en personlig signatur som visas i botten på de meddelanden du skickar. Det fungerar som ett visitkort men kan också innehålla favoritcitat, skämt eller liknande utöver din kontaktinformation. Skapa din signatur: 1. Klicka på Mitt konto i fältet till vänster eller på länken Mitt konto i övre höger hörn. 2. Under Personliga inställningar, klicka på Signaturer, och följ instruktionerna. OBS: Använder du Formaterad text kan du lägga till färger, ändra teckensnitt, och till och med lägga till bilder ur samlingen som du hittar under Smileygubben i panelen. Hur lägger jag till signaturen i ett e-postmeddelande? 1. När du skrivit klart e postmeddelandet, klicka på ikonen Lägg till signatur till höger om adressfältet.

7 2. Alternativt. Klicka på knappen Lägg till signatur i verktygsfältet. Har du skapat en egen signatur så kommer den att läggas till I slutet på ditt e-postmeddelande. Hur bifogar jag en fil I ett e-postmeddelande? Så här gör du för att bifoga en fil så det skickas med ett e-postmeddelande: 1. Klicka på Bilagor-knappen, i knappraden ovanför meddelandet du skriver. 2. I dialogboxen som öppnas kan du välja den fil du vill bifoga. 3. Klicka på knappen Öppna i dialogrutan. 4. Dialogrutan kommer att stängas och sökväg/filnamn dyker nu upp i Bifoga-fönstret. 5. Klicka på knappen Bifoga fil för att ladda upp den I e-postmeddelandet (beroende på filens storlek och snabbheten på din uppkoppling, kan den här processen ta allt från några sekunder till flera minuter). 6. Bifoga fönstret kommer att ändras, ett tredje steg läggas till som innehåller ett litet fönster som innehåller de aktuella bilagornas namn och storlek. 7. Du kan ta bort filen genom att markera filnamnet och klicka på Radera-knappen. 8. Upprepa tidigare steg Lägg till och Bifoga för att lägga till ytterligare filer. 9. Klicka Klar-knappen när de filer du önskar ligger bifogade i ditt e-postmeddelande. 10. Bifoga fönstret kommer nu att stängas och du kommer tillbaka till Nytt-fönstret.

8 11.Dina bifogade filer kommer nu att synas i ett litet Bifogade meddelanden-fönster. 12. När du avslutat ditt e-postmeddelande, klicka på knappen Skicka e-post för att skicka iväg meddelande och bifogade filer. OBS. Försök visa hänsyn till dina mottagare. Undvik att skicka stora bifogade filer till mottagare som har långsam internetuppkoppling såvida mottagaren inte är medveten om vad det är för fil och den nedladdningstid det kommer ta. OBS: Virus sprids ofta via mail med bifogade filer. Var särskilt vaksam när du får ett e- postmeddelande från någon du inte känner (öppna inte den bifogade filen), och var lika aktsam när du själv skickar en bifogad fil. Ett sätt att visa hänsyn är att i e-postmeddelandet tala om filnamnet samt förklara syftet med det du sänt mottagaren. Mappar Hur ser jag mina mappar? För att se dina mappar: 1. Klicka på Visa-knappen I mappen E-post I navigationsfältet till vänster. För muspekaren över Visa, för att se de val som finns. 2. Det finns tre vyer för att se dina e-postmappar. a. Dynamisk vy: Klicka på plustecknet (+) för att öppna en dynamisk folder. Klicka på

9 minustecknet (-) för att stänga en dynamisk folder. b. Utforska vy: Klicka på mappen för att öppna den. Sidan laddas om, undermapparna 3. c. Statisk vy: Alla mappar och undermappar är synliga samtidigt när du valt Statisk vy. Hur skapar jag en ny mapp? Att skapa en ny mapp: 1. Klicka på Hantera i den vänstra navigationsmenyn. 2. I sektionen Under Mapp, klicka I knappen bredvid den huvudmapp som du vill lägga en undermapp i. Om du väljer huvudfoldern (den som har ditt namn som titel) kommer din nya folder att hamna i samma hierarkiska nivå som Inkorg-, Skickat-, Utkast-och Papperskorgen-mapparna. Du kan också skapa mappar inuti de nya mappar du skapar.

10 3. Klicka på Nytt-knappen. 4. Skriv in ett namn för den nya mappen I fältet under Skriv in mappens namn: 5. Klicka på knappen Skapa. Hur flyttar jag meddelanden till en annan mapp? Funktionen Flytta meddelande är nyckeln till att organisera hela ditt e-postsystem. Med den här funktionen kan flytta e-postmeddelanden mellan vilka mappar du vill. 1. Klicka på knappen Visa I den vänstra navigationsmenyn. 2. Klicka på den mapp (Inkorgen, Skickat, etc.) för att hitta meddelandet du vill flytta. 3. Bocka för kryssrutan till vänster om meddelandet. En markering syns nu I kryssrutan som visar att meddelandet är valt. 4. Klicka på Flytta till mapp i dropdown-menyn.

11 5. Klicka på valfri mapp i listan eller på Ny mapp. Om du valt en befintlig mapp kommer meddelandet att flyttas när du släpper musknappen efter att du valt mapp. Om du valt Ny mapp, kommer du att få fram en textruta på skärmen. 6. Skriv in ett namn för den nya mappen i textrutan, klicka sedan OK för att skapa den nya mappen samt för att flytta meddelandet dit. Klicka Avbryt om du vill avbryta. Adressbok Hur lägger jag till en avsändare I adressboken? Att lägga till en avsändare i Adressbok 1. Öppna ett meddelande I valfri e-postmapp (Inkorgen, Skickat etc.) 2. för musen över avsändarens e-postadress eller namn. 3. I drop down-menyn som dyker upp, klicka på Spara adress. 4. Spara adress-fönstret kommer öppnas och visa en kryssruta, avsändarens e-postadress och textfält för Namn och Efternamn. (Finns det fler adresser kommer den informationen också visas.) 5. Klicka i kryssrutan för att välja namnet du vill spara. 6. Skriv avsändarens för och efternamn I respektive textfält (valfritt). 7. Klicka på Spara. 8. Ett meddelande syns nu som bekräftar att vald avsändare lagts till i Adressbok. 9. Klicka OK.

12 Hur lägger jag till en ny kontakt? Att lägga till en ny kontakt: 1. Klicka på Adressbok i navigationsfältet till vänster. 2. Klicka på Lägg till kontakt i fönstret som visas därefter. 3. Fyll i lämpliga fält under Personlig information eller Företagsinformation. 4. Klicka Lägg till information för att spara den nya kontakten. Hur redigerar jag en kontakt? Att redigera en kontakt: 1. Klicka på Adressbok till vänster i navigationsfältet för att se din adressbok. 2. Klicka på länken Redigera längst till höger om kontaktens namn. 3. Kontaktens informationsformulär visas nu. Där gör du dina ändringar. 4. Klicka på Uppdatera information för att spara de nya uppgifterna.

13 Hur skapar jag en Grupp? Att skapa en grupp med e-postadresser: 1. Klicka på Adressbok till vänster i navigationsfältet för att se din adressbok. 2. Klicka på Skapa mapp 3. I formuläret som visas, fyller du i ett namn på gruppen. Du kan också fylla i följande valfria information om gruppen: a. Detaljerad information om gruppen b. Kontaktinformation för gruppen (exempelvis adress, ort och telefonnummer.) 4. Klicka på Gå till steg 2. En lista med kontakter visas. 5. Bocka för kryssrutorna invid de namn som du önskar ska in ingå i din nya grupp. 6. Klicka Skapa grupp. En sida med bekräftelse visas med en lista på gruppmedlemmarna i en textruta. 7. Klicka på Klar. Du återvänder nu till din Adressbokslista och din grupp visas som en enskild kontakt. 8. Skicka ett e-postmeddelande till gruppen genom att klicka på Grupp eller bocka för kryssrutan därefter klicka på Skicka. Hur importerar eller exporterar jag kontakter? Att importera eller exportera kontakter: 1. Klicka på Adressbok i navigationsfältet till vänster för att se din adressbok.

14 2. Klicka på Importera/Exportera kontakter överst på sidan. För att exportera kontakter från din Adressbok: 1. Under Exportera kontakter i drop down-menyn, klicka i knappen för den tjänst till vilken du vill exportera dina kontakter. 2. Klicka på Exportera till En dialogruta öppnas med uppmaningen att spara filen på hårddisken på din dator. 4. Spara filen i din dators hårddisk på en plats där du enkelt hittar den (datorns skrivbord är en lämplig tillfällig plats). 5. Använd importera-funktionen i den tjänst som du vill importera dina kontakter i. To import contacts to your Adressbok: För att importera kontakter till din Adressbok: 1. Klicka på en av knapparna överst på Importera: 2. Välj om du vill importera kontakter från en CSV-fil eller från vcard. 3. Följ instruktionerna för att exportera till en fil på den tjänst du vill importera från. Spara filen i datorns hårddisk på en plats där du enkelt hittar den (datorns skrivbord är en lämplig tillfällig plats). 4. Klicka på Bläddra.

15 5. Ett dialogfönster öppnas där du kan välja filen du sparat på din dator. 6. Välj filen och klicka på Öppna i dialogrutan. Filnamnet syns nu bredvid Bläddra. 7. Klicka på Importera adressbok. Kalender Hur lägger jag in en post det vill säga ett möte, en påminnelse etc. i Kalender? Att boka in ett möte i Kalender: 1. Klicka på Kalender i navigationsfältet till vänster. 2. Invid rubriken Möten, klicka på länken Lägg till. 3. Fyll i information om mötet och klicka därefter på Spara. Om du har ytterligare möten att boka in, klicka på Spara och skapa ny för att spara ditt möte. Hur lägger jag till anteckningar i ett inbokat möte? När du fyllt i grundläggande information om ditt möte på sidan Lägg till, kan du lägga till ytterligare information, anteckningar i ditt möte. 1. Klicka på Kalender i navigationsfältet till vänster. 2. I rutan Händelser i Kalender Välj Händelse, klicka Lägg till.

16 3. Klicka på datumet för ditt möte i den lilla månadskalendern för att öppna den dagliga översikten. 4. Klicka på mötesnamnet för att få fram sidan med mötesinformation. 5. Klicka på länken Edit längst till höger efter mötesnamnet. Sidan med all mötesinformation öppnas. 6. Skriv in informationen du vill lägga till i rutan Anteckningar. 7. Klicka på Spara ändringar för att avsluta. Hur ändrar jag ett möte? Att ändra ett möte: 1. Klicka på Kalender i navigationsfältet till vänster. 2. I nedre vänster hörn i kalendervyn, i rutan Händelser i Kalender Välj Händelse välj Möte, klicka sedan på Visa. 3. En lista med dina möten visas. Klicka på länken Edit, längst till höger om det möte som du vill ändra. Mötesinformationen visas nu.

17 4. Skriv in dina ändringar. 5. Klicka på Spara ändringar för att avsluta. Mötet uppdateras i din Kalender. Uppdateringar skickas ut till eventuella inbjudna som talar om att mötet ändrats. Inbjudna som använder Home/Spray Mail får sina kalendrar uppdaterade automatiskt. Hur avbokar jag ett möte? Att avboka ett möte: 1. Klicka på Kalender i navigationsfältet till vänster. 2. I nedre vänster hörn i kalendervyn, i rutan Händelser i Kalender Välj Händelse välj Möte, klicka sedan på Visa. 3. Till vänster om varje bokat möten finns en kryssruta. Bocka för det möte som du vill ta bort. 4. Klicka på knappen radera. Mötet kommer att raderas från din Kalender. Uppdateringar skickas ut via e-post till eventuella inbjudna som talar om att mötet ställts in. Inbjudna som använder Home/Spray Mail får sina kalendrar uppdaterade automatiskt (mötet raderas).

18 Hur använder jag Påminnelser? Att skapa och använda Påminnelser: 1. Klicka på Kalender i navigationsfältet till vänster. 2. I nedre vänster hörn i kalendervyn, i rutan Händelser i Kalender Välj Händelse välj Påminnelser, klicka sedan på Lägg till. 3. Fyll i lämplig information i rutan som visas. 4. Klicka på Spara eller Spara och skapa ny för att spara din påminnelse. Övrigt Hur skapar jag ett Meddelande för Autosvar? Att skapa ett meddelande för autosvar: 1. Klicka på Mitt konto i navigationsfältet till vänster. 2. I fönstret Mitt konto, se under rubriken E-posthantering därefter klicka på Allmänna inställningar se under rubriken Skicka meddelanden och klicka på Meddelande för autosvar. 3. Bocka för ett alternativ för hur ofta meddelandet ska skickas.

19 4. Skriv i e-postadresser till de du INTE vill ska få meddelandet i fältet Skicka autosvar till alla utom dessa e-postadresser. Varje e-postadress ska separeras med semikolon (;). 5. I fältet Meddelande för autosvar skriver du meddelandet du vill ska skickas automatiskt. 6. Klicka på knappen Spara längst ner på sidan för att aktivera Meddelande för autosvar. Hur gör jag inställningar för POP-mailhämtare? POP-mailhämtare-sidan visar en lista med POP-konton som du satt upp (om några). Du kan redigera, radera eller POP-mailhämta (hämta e-post) från e-postkontona på sidan. För att lägga till en POPserver att hämta e-post från: 1. Klicka på Mitt konto i navigationsfältet till vänster. 2. I fönstret som visas, se under rubriken E-posthantering en länk som heter POP-mailhämtare, klicka på den. 3. I det nya fönster som visas, klicka på knappen Add POP Server för att öppna vyn för inställningar. 4. Välj servernamn från listan Server Name. Finns servern du vill ha inte med kan du lägga till det POP-servernamn du vill hämta din e-post ifrån i textrutan nedanför. 5. Skriv in användarnamnet för kontot du vill hämta e-post från. 6. Skriv in Lösenordet för kontot du vill hämta e-post från. 7. Skriv in e-postadressen för kontot du vill hämta e-post från. 8. Välj en ikon som markerar meddelandena som kommer från för kontot du vill hämta e-post från. 9. Skriv in nummer för serverport (110 är standard). 10. Välj om du vill spara eller radera kopior av mailen på servern för kontot du vill hämta e-post från. 11. Välj den mapp du vill att e-postmeddelandena från kontot du vill hämta e-post från, ska hamna i.

20 12. Välj om du vill behålla meddelandets ursprungsdatum eller ej. 13. Klicka på Save. Du återvänder nu till huvudsidan för POP-mailhämtare, den nya informationen visas och finns tillgänglig för ändringar. Hur använder jag Regler för e-post? Huvudsidan för Regler för e-post visar en tabell med filter som du lagt till (om några). Du kan på den här sidan redigera eller ta bort regler genom att klicka på länkarna. För att lägga till en ny regel, gör så här: 1. Klicka på Mitt konto i navigationsfältet till vänster. 2. Under rubriken E-posthantering klicka på länken Regler för e-post. 3. Klicka på knappen Skapa nytt filter. 4. Ange villkoren för det nya filtret. 5. Välj ett av fälten, Från, Till, Cc eller Ämne. 6. Ange villkor för filtret, det vill säga innehåller, innehåller inte, börjar med, slutar med. 7. Skriv en text som filtret ska känna igen, med det menas till exempel ett specifikt användarnamn, en domän, eller någon annan unik eller gemensam egenskap för de meddelanden du vill filtrera. 8. Välj mappen som filtret ska flytta meddelanden till. 9. Klicka på Spara för att aktivera det nya filtret. Du återvänder nu till huvudsidan för Regler för e-post, det nya filtret visas nu i tabellen och kan Redigeras eller Raderas. Notera att du kan ändra hierarkin i dina filter genom att klicka på pilarna i kolumnen Flytta. De som

21 ligger högre upp på listan är överordnade de filter som ligger längre ner på listan. Varför är ordningen viktig? När ett meddelande kommer till ditt e-postkonto, kommer de filter du skapat att övervaka om meddelandet matchar några av villkoren som är satta. Endast ett filter i taget kan kolla av ett meddelande så du måste bestämma i vilken ordning dina filter ska agera. Vad gör det för skillnad? Vanligen ingen alls. Men om du har filter som relaterar till varann blir deras ordning avgörande. Till exempel, om ett filter talar om att alla e-postmeddelande från ditt arbetes domän (@dittjobb.se) ska hamna i en mapp som heter Jobbet, och ett annat filter anger att all e-post från din chef (chefen@dittjobb.se) ska hamna i en mapp som heter Prio så bör mailen fån din chef vara det filter som kollar av inkommande e-post först. Annars kommer filtret för Jobbet ta all e-post som slutar inklusive e-posten från chefen@dittjobb.se och lägga dem i Jobbet -mappen. När det är dags för filtret för e-post från chefen@dittjobb.se så finns där inga meddelanden att filtrera för de ligger redan i mappen för Jobbet. Vad är färgkodning för e-post? Du kan enkelt känna igen viktig e-post genom att färgkoda den. Huvudsidan för färgkodning visar en tabell med de färgkoder du för närvarande använder (om några). Du kan Redigera eller Radera dem genom att klicka på länkarna på sidan. För att lägga till en ny färgkod: 1. Klicka på Mitt konto i navigationsfältet till vänster. 2. I Mitt konto-fönstret under rubriken E-posthantering, klicka på Färgkodning. 3. Klicka på knappen Skapa ny färgkodning. 4. Skriv in en mailadress som du vill färgkoda I textfältet.

22 5. Välj färg genom att göra på något av följande vis: 1. Klicka på knappen intill den färg du vill välja till den angivna e-postadressen. 2. Klicka på knappen intill Anpassa färger för att lägga in en hexadecimal färgkod för valfri färg. 3. Klicka på knappen intill Anpassa färger och sedan på den lilla paletten till höger om fältet för hexadecimal färgkod för att få fram en palett med färger att välja från. 6. Klicka på Spara för att bekräfta ditt val. Du återvänder nu till huvudsidan för Färgkodning. Ditt nya val visas nu i tabellen och kan Redigeras eller Raderas. Vad betyder Visa favoriterna? Samla länkar till dina favoritplatser på internet. På så sätt har du alltid när till hands i din e-posttjänst. 1. Klicka på Favoriter i navigationsfältet till vänster. 2. Klicka på en Favorit i listan för att se länkeoch eventuell anteckning för den här webbplatsen.

23 3. Klicka på länken för att besöka webbplatsen. 4. Mapparna kan öppnas och stängas genom att klicka på länkarna (+) och (-). Hur lägger jag till en favorit? Att lägga till en favorit-webbplats: 1. Klicka på Favoriter i navigationsfältet till vänster. 2. Klicka på knappen Hantera bokmärken/favoriter. 3. Klicka på knappen intill den mapp där du vill spara den här Favoriten. 4. Klicka på Lägg till bokmärke/favorit. 5. En sida öppnas, där kan du fylla i upp till fem favoriter. a. Namnet på webbplatsen b. Webbplatsens länk c. Anteckningar 6. Klicka på Klart.