Svar på revisionsrapport- intern kontroll 2010

Transkript

1 1(8) KS 2011/0013 Svar på revisionsrapport- intern kontroll 2010 Sammanfattning Danderyds förtroendevalda revisorer har uppdragit till PricewaterhouseCoopers att granska intern kontroll. Resultatet av granskningen redovisas i en revisionsrapport daterad december De områden som har granskats avser arvoden, bisysslor, inköp av konst, momshantering, förtroendekänsliga poster, tillämpning av attestreglemente, anläggningsregistret samt nämndernas arbete med interna kontrollplaner. Den övergripande revisionsfrågan har varit följande. Har kommunen en tillräcklig intern kontroll för aktuell rutin/rutiner inom ovanstående områden? Av revisorernas rapport framgår vilka åtgärder som kommunen bör vidta för att förbättra den interna kontrollen inom respektive granskningsområde. avser att vidta en rad åtgärder för att förbättra de rutiner som granskats. Det gäller exempelvis dokumentation av rutiner, översyn av reglementen samt utbildningsinsatser. Bakgrund Danderyds förtroendevalda revisorer har uppdragit till PricewaterhouseCoopers att granska intern kontroll. Resultatet av granskningen redovisas i en revisionsrapport daterad december Granskningen omfattade följande områden - arvoden till förtroendevalda - bisysslor - inköp av konst - förtroendekänsliga poster - tillämpning av attestregelmente - momshantering - anläggningsregistrets funktionalitet - nämndernas framtagande av interna kontrollplaner.

2 2(8) Den övergripande revisionsfrågan har varit: Har kommunen en tillräcklig intern kontroll för aktuell rutin/rutiner inom ovanstående områden? I följande avsnitt redovisas revisorernas rekommendationer och kommunledningskontorets svar uppdelat på respektive granskningsområde. Revisorernas rekommendationer och kommunledningskontorets svar I. Arvoden till förtroendevalda Av revisionsrapporten framgår att de områden som granskats avser dokumentation av rutiner, kontroll av arvoden samt rapportering av förlorad arbetsinkomst. Revisorernas granskning visar att det finns brister. När det gäller utbetalning av mötesarvoden sker detta månadsvis sedan Revisorernas konstaterar att detta inte stämmer med arvodesreglementet som anger att utbetalning ska ske två gånger per år. När det gäller utbetalda arvoden framgår av revisorernas rapport att protokoll inte helt överensstämmer med utbetalda arvoden. För några förtroendevalda saknas arvode i den utbetalningsfil som granskats och vissa förtroendevalda har fått ersättning för sammanträde där revisorernas saknar protokoll. När det gäller utbetalning av ersättning för förlorad arbetsinkomst finns underlag som styrker utbetalningen. - utarbeta rutinbeskrivning för utbetalning av arvoden - utföra regelbundna uppföljningar av att rätt utbetalning sker - uppdatera arvodesreglementet s kommentar delar revisorernas uppfattning om att rutinbeskrivning bör dokumenteras. Personalavdelningen avser att samordna upprättandet av rutinbeskrivning med förvaltningarna. Av rutinbeskrivningen ska framgå när uppföljning av utbetalda arvoden ska göras samt vem som ansvarar för kontrollen Vidare kommer möjligheten att införa en datoriserad rutin att undersökas. Detta innebär att det system som hanterar de förtroendevaldas arvoden kopplas till lönesystemet. avser att utarbeta förslag till reviderat arvodesreglemente under våren 2011.

3 3(8) II. Bisysslor Revisorerna har granskat om kommunen säkerställer kontroll av bisyssla och om den dokumenteras. Revisorernas konstaterar kommunen inte har tillräcklig kontroll över de anställdas bisysslor. - kontinuerligt säkerställa förekomsten av bisyssla samt att den dokumenteras, exempelvis vid utvecklingssamtal och anställningssamtal. - genomföra en kontroll av förekomsten av bisyssla. s kommentar I kollektivavtalet, AB 05, anges att en arbetstagare är skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla bisysslor och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för att kunna bedöma dessa. Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid sidan om sin huvudanställning. Personalavdelningen har i februari 2011 informerat alla chefer om regler för bisysslor. Cheferna uppmnas att fråga arbetstagare om bisysslor vid nyanställning och utvecklingssamtal. Svaren ska dokumenteras av respektive chef. III. Inköp av konst Revisorerna har granskat om kommunen har regler och rutiner för konstinnehav och om det finns fullständiga förteckningar av kommunens konst. Revisorernas konstaterar att inventering av konst har påbörjats men att det för ett antal objekt saknas uppgifter om var konstverken finns. Vidare anger revisorerna att regler och rutiner fortfarande saknas. - fortsätta arbetet med att ta fram rutiner för hantering av konst - uppdatera konstregistret - säkerställa vad anläggningsregistrets värde borde vara avseende konst - dokumentera inköp och försäljning av konst - göra inventering vartannat år. s kommentar Ett samarbete har upprättats mellan utbildnings- och kulturkontoret och kommunjurist och säkerhetschef vid kommunledningskontoret i syfte att säkerställa kommunens hantering av konst. Konstregistret är uppdaterat. När det gäller förkommen/stulen konst har konstaterats att ca 260 objekt saknas. Av dessa är det endast 15 objekt som

4 har ett värde som överstiger kr. Konsten är väldokumenterad med bild och beskrivning av konstverken. En snabbremiss kommer att skickas ut till alla kommunala verksamheter, inklusive numera enskilda verksamheter, där de 15 konstverken beskrivs med en begäran att varje verksamhet undersöker att de inte finns i den verksamhetens lokaler. De konstverk som inte återfinns kommer att bli föremål för en stöldanmälan till Polisen. Danderyds kommun äger konst som lånas ut dels till egen kommunal verksamhet och dels till andra verksamheter i kommunen som tidigare varit kommunal verksamhet. Kommunjuristen har tagit fram förslag till låneförbindelse som reglerar villkoren för att verksamheterna får låna kommunens konst. Kontakt med Stockholmsregionens försäkringsbolag har tagits i syfte att undersöka hur och vilken av kommunens konst som bör försäkras, hur konsten kan skyddas (larm etc.) och hur konsten kan märkas. Vidare kommer frågan om värdering av konsten att tas upp. Andra frågor som diskuteras är om det finns systemstöd som kan underlätta arbetet med att registrera, märka och inventera kommunens konst. Idag finns kommunens konst upptagen i ett pärmsystem. Intentionen är att en inventering bör ske varje år. Tanken är att systemstödet ska stödja de rutiner som ska gälla för kommunens konst. När det gäller konstens värde i anläggningsregistret kommer en justering att göras när den nya värdering av konsten har genomförts. 4(8) IV. Förtroendekänsliga poster Revisorerna konstaterar i sin rapport att kommunen har tydliga riktlinjer för representation. Revisorerna har granskat ett urval av fakturor som avser utbildning, representation mm. Granskningen har visat att ett stort antal fakturor konterats på fel konto samt att uppgift om deltagare och syfte saknas. - säkerställa att personal har rätt kunskap om vad som ska anges i samband med fakturor för granskade kostnadsslag - säkerställa att kostnader konteras på korrekt konto s kommentar har vid regelbundna möten med förvaltningsekonomer i kommunen påtalat de brister vilka framkommer i revisorernas granskning. Ekonomiavdelningen kommer att säkerställa att hantering av förtroendekänsliga poster finns med i introduktionsutbildning av nya chefer. Vidare

5 kommer det i fakturaportalen att läggas in en regel som gör det tvingande att ange syfte och deltagare vid kontering av förtroendekänslig post. Beträffande kommunens riktlinjer för användning av mobiltelefoner kommer kommunledningskontoret att uppdatera dessa. V. Tillämpning av attestreglemente Revisorerna konstaterar sin rapport att kommunens attestreglemente inte är uppdaterat sedan När det gäller attesträtt hanteras förteckning av ekonomiavdelningen. Den kontroll som revisorerna genomfört visar att beslutsunderlag avseende attesträtt stämmer med central förteckning, med ett undantag då fel ansvarskod angivits. - anpassa attestreglemente till nuvarande system - inkludera en beskrivning av hur arvoden och ersättningar till förtroendevalda ska hanteras. s kommentar har kartlagt rutiner för hantering av leverantörsfakturor och identifierat effektiviseringsmöjligheter. Idag sker olika attestmoment helt i onödan, exempelvis kommer beslutsattest för den manuella faktureringen inte längre krävas. Det räcker med att det framgår vem som upprättat fakturaunderlaget. Vidare undersöks möjligheten att lägga in nuvarande beloppsgränser enligt delegationsordningen i ekonomisystemet Agresso. De nya rutinerna kommer att framgå av ekonomihandboken samt kommuniceras med förvaltningschefer och förvaltningsekonomer. Beträffande arvoden och ersättningar till förtroendevalda framgår dessa av arvodesreglementet. När det gäller attestreglemente avser kommunledningskontoret att utarbeta förslag till reviderat attestreglemente under våren (8) VI. Momshantering När det gäller momshantering framgår av revisorernas rapport att kommunens rutinbeskrivning för momshantering bedöms vara tillräcklig. Det finns dock fortfarande brister när det gäller återsökning av moms och hantering av moms som tillhör VA-verksamheten. - säkerställa att bedömning av faktura sker i varje fall så att återsökning

6 av moms sker utifrån det alternativ som är mest fördelaktigt - utbildning i momshantering ges till berörd personal - ställa krav på att leverantörer anger lokalkostnader för att kommunen ska kunna säkerställa vilket alternativ som är mest fördelaktigt. s kommentar I ekonomihandboken finns rutin beskriven för momshantering beträffande verksamhet utförd av privat utförare på uppdrag av kommunen. kommer i samråd med socialkontoret och utbildnings-och kulturkontoret att ta fram en rutin för att tillse att leverantörer specificerar lokalkostnad på sin faktura. Upphandlingsenheten kommer även att pröva möjligheten att i upphandlingssammanhang ställa som ett bör-krav på leverantören att redovisa lokalkostnaden. Kravet på en sådan specifikation har ansetts konkurrensbegränsande och därför inte varit förenligt med bestämmelserna i Lagen om offentlig upphandling, LOU. Ekonomiavdelningen kommer att rikta utbildningsinsatser till de berörda förvaltningarna, socialkontor och utbildnings- och kulturkontoret avseende rutiner för återsökning av moms. 6(8) VII. Anläggningsregistrets funktionalitet - uppdatera ekonomistyrningsreglerna för att tydliggöra hanteringen av inköp till lägre belopp som har samband med en större investering - säkerställa att korrekt aktivering görs. s kommentar avser att revidera ekonomistyrningsreglerna, bl a när det gäller investeringar. I samband med budgetarbetet inför 2012 finns anledning att ändra regelverket för datorer till att omfatta en livslängd kortare än 3 år. ser vikten av att systematiskt kommunicera ut ekonomistyrningsregler i organisationen och avser lägga in det i sin planering. Anläggningsregistret kommer att uppdateras under 2011 och funktionaliteten kommer då att förbättras. Dt innebär förenkling i exempelvis handhavande av negativa anläggningar, reversringar samt försäljningar och utrangeringar. Ekonomiavdelningen har inför eventuell uppdatering gått igenom nuvarande version. Det har samtidigt inneburit en kompetenshöjning för systemansvarig och användare av systemet.

7 7(8) VIII. Nämndernas framtagande av interna kontrollplaner Revisorerna har granskat kommunens riktlinjer för intern kontroll inkl ansvarsfördelning, resultat av granskning 2009 (KS ) samt nämndernas interna kontrollplaner för Revisorerna bedömer att arbetet med intern kontroll har utvecklats positivt jämfört med tidigare år. Revisorernas rekommenderar att produktionsstyrelsen utveckla sin riskanalys. I övrigt anger revisorerna att kommunen ska säkerställa att arbetet med interna kontrollplaner fortsätter på det sätt som sker nu. kommer även i fortsättningen att säkerställa samordning och uppföljning av den interna kontrollen. Detta kommer att ske dels genom tydliga anvisningar och mallar för förvaltningarnas arbete och dels genom förvaltningsvisa genomgångar och uppföljningar av specifika områden. En sådan förvaltningsvis genomgång genomfördes senast under hösten När det gäller de områden som revisorerna granskat så ingår rutiner avseende anläggningsredovisning och förtroendekänsliga poster i kommunstyrelsens interna kontrollplan för Rutiner avseende konstregister ingår i kultur-och fritidsnämndens plan. Dessa områden kommer således att återredovisas i samband med uppföljning av intern kontroll för bedömer att det är lämpligt att både dessa rutiner och övriga rutiner som granskats av revisorerna återrapporteras även vid ett tillfälle under året, vid kommunstyrelsens sammanträde 16 juni. s förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1 Kommunstyrelsen beslutar att överlämna kommunledningskontorets promemoria till revisorerna. 2 Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningskontoret att redovisa vidtagna åtgärder inom följande områden - rutiner för utbetalning och uppföljning av utbetalda arvoden - dokumentation av bisysslor - förtroendekänsliga poster - tillämpning av attestreglemente - momshantering - anläggningsregistrets funktionalitet.

8 8(8) Åtgärderna ska avse de förbättringsområden som revisorerna redovisat i sin rapport. Åtgärderna ska återrapporteras till kommunstyrelsens sammanträde i juni Kommunstyrelsen uppdrag till kultur-och fritidsnämnden att redovisa vidtagna åtgärder när det gäller hantering av konst. Åtgärderna ska avse de förbättringsområden som revisorerna redovisat i sin rapport. Åtgärderna ska återrapporteras till kommunstyrelsens sammanträde i juni Johan Haesert Kommundirektör Controller Bilagor 1. Revisionsskrivelse daterad Revisionsrapport intern kontroll daterad december 2010