Hallstahammars kommun

Transkript

1 Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Insatser för att bli självförsörjande Utarbetad av på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde 201x-xx-xx Granskningen har utförts av David Emanuelsson under januari och februari Postadress Besöksadress Telefon Fax Org.nr Bankgiro Postgiro KOMMUNHUSET Prästgårdsgatan HALLSTAHAMMAR

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning Bakgrund Revisionsfråga och revisionsmetod Revisionsfråga Revisionsmetod Organisation Resultat Finns mål och riktlinjer för arbetet för att hjälpa personer att bli självförsörjande Vilka arbetsmetoder används för att bedöma behov av insatser Finns tillgång till insatser att erbjuda? Individuell planering och uppföljning Samarbete och samverkan, internt och externt... 10

3 1 Sammanfattning och revisionell bedömning s revisorer har gett i uppdrag att granska att Socialnämnden säkerställer att de som är beroende av ekonomiskt bistånd får tillgång till insatser för att i framtiden klara sin försörjning på egen hand. Vår revisionella bedömning är att Socialnämnden till viss del säkerställer att de som är beroende av ekonomiskt bistånd får tillgång till insatser för att i framtiden klara sin försörjning på egen hand. För respektive granskningsmål gör vi följande bedömning: Finns mål och riktlinjer för arbetet med insatser för att hjälpa personer att bli självförsörjande? Granskningen visar att det till viss del finns mål för verksamheten under perioden Målen är relativt okända i verksamheten och styrningen upplevs otydlig. Det finns riktlinjer för handläggning av ekonomiskt bistånd som styr verksamheten mot åtgärder för att vid behov av ekonomiskt bistånd verka för egen försörjning. Riktlinjerna upplevs vara i behov av revidering och förefaller användas i varierande omfattning. Vår bedömning är att Socialnämnden bör säkerställa att det finns relevanta mål och riktlinjer för verksamheten och att dessa efterlevs. Vilka arbetsmetoder används för att bedöma behov av insatserna? Ekonomigruppens arbetsmetoder bedöms innebära att utredningar inriktas mot att även beskriva möjligheter och hinder för klienten att nå en egen försörjning. Utredningen genomförs genom samtal och inhämtande av uppgifter från samverkansparter. Vår bedömning är att socialnämnden bör säkerhetsställa att insatser erbjuds klienterna utifrån en planering av personens effektivaste väg till självförsörjning. Socialnämnden bör även säkerhetsställa att gemensamma rutiner för bedömning och återkoppling upprättas inom Arbetsmarknadsavdelningen. Finns tillgång till insatser att erbjuda? Enligt vad som framkommer i granskningen finns för få insatser att erbjuda och att det medför att en individuell insats utifrån behov i vissa fall är svår att hitta. Vår bedömning är att Socialnämnden bör säkerhetsställa att de insatser som erbjuds är anpassade för att ge socialtjänstens målgrupp det stöd de behöver. 3

4 Görs en individuell planering och uppföljning? Utredningarna kartlägger på ett adekvat sätt klientens resurser/hinder i syfte att bli självförsörjande. Vår bedömning är dock att socialnämnden bör säkerställa att rutiner för planering och uppföljning av klientens väg till självförsörjning fastställs och efterlevs. Det är viktigt att motivera varför en viss insats erbjuds utifrån den individuella planeringen och att uppföljningen sker med avseende insatsens betydelse för att närma sig egen försörjning. Vi rekommenderar att riktlinjerna tydliggör vikten av planering och uppföljning för att säkerställa att denna verksamhet sker effektivt. Finns rutiner för samarbete och samverkan? Granskningen visar att det finns en struktur för såväl intern som extern samverkan. Vår bedömning är att Socialnämnden bör arbeta för en fortsatt god samverkan med externa parter samt att gemensamma rutiner upprättas för hur samverkan ska ske internt inom enheten Sysselsättning och försörjning. 2 Bakgrund Enligt Socialtjänstlagen har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt rätt till bistånd för sin försörjning och livsföring i övrigt. I arbetet med ekonomiskt bistånd är socialtjänstens huvuduppgift att hjälpa personer så att de klara sin försörjning på egen hand, vilket också är betydande för att verksamheten drivs effektivt och ändamålsenligt. Kostnader för ekonomiskt bistånd har ökat i landet och flera, framförallt unga, är i behov av stöd. Ökningen gäller främst personer mellan år. Det är oroväckande att det främst är ungdomar som drabbas och riskerar framtida svårigheter. Under 2010 ökade kostnaderna i landet med 7 % för biståndsmottagare som inte är flyktingar jämfört med år Utbetalningarna nationellt under första halvåret 2011 ökade med 2 % jämfört med samma period året innan. I Hallstahammar ökade motsvarande med 14 %. 1 Personer upp till 25 år omfattas av Arbetsförmedlingens jobbgaranti för ungdomar som innebär ett erbjudande om insatser på ett tidigt stadium för att så snabbt som möjligt få ett arbete, påbörja eller återgå till utbildning inom det reguljära utbildningssystemet. 1 Socialstyrelsen, Sveriges officiella statisktik: Ekonomiskt bistånd kvartal 1 4 år 2010.

5 Med förändrade regler i sjukförsäkringssystemet från årsskiftet 2008/2009 ökade kostnaderna för försörjningsstödet. Handläggarna i Ekonomigruppen upplever en större tillströmning av utförsäkrade personer, ofta med en komplex problembild som inte är redo för deltagande i kompetenshöjande verksamhet. 3 Revisionsfråga och revisionsmetod 3.1 Revisionsfråga Säkerställer Socialnämnden att de som är beroende av ekonomiskt bistånd får tillgång till insatser för att i framtiden klara sin försörjning på egen hand? Kontrollmål/granskningsmål Finns mål och riktlinjer för arbetet med insatser för att hjälpa personer att bli självförsörjande? Vilka arbetsmetoder används för att bedöma behov av insatserna? Finns tillgång till insatser att erbjuda? Görs en individuell planering och uppföljning? Finns rutiner för samarbete och samverkan? Granskningen avgränsas till Socialnämndens arbete med försörjningsstöd. 3.2 Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom intervjuer med; Ansvarig politiker socialnämnden Områdeschef för Individ- och familjeomsorgen, enhetschef för Sysselsättning och försörjning Socialsekreterare vilka ansvarar för handläggning inom försörjningsstödet, personal inom Arbetsmarknadsavdelningen Granskning och analys av styrande dokument har gjorts liksom en aktgranskning av totalt tio försörjningsstödakter. En av de förtroendevalda revisorerna har närvarat vid genomförandet av intervjuerna. Rapporten är sakgranskad av de intervjuade.

6 4 Organisation I Hallstahammar ansvarar Socialnämnden för myndighetsutövningen inom individ- och familjeomsorg, genom bland annat handläggning av ekonomiskt bistånd. Socialnämnden ansvarar även för arbetsmarknadsinsatserna. Tjänstemannaorganisationen inom Socialförvaltningen är uppdelad i tre områden varav individ- och familjeomsorgen är en. Individ- och familjeomsorgen är i sin tur uppdelad i tre enheter varav enheten för Sysselsättning och försörjning ansvarar för handläggning av ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser. Enheten för Sysselsättning och försörjning är uppdelad i tre avdelningar varav två är aktuella för denna granskning; Ekonomigruppen och Arbetsmarknadsavdelningen. Ekonomigruppen består av fem biståndshandläggare för försörjningsstöd och inom Arbetsmarknadsavdelningen arbetar nio personer varav tre är arbetsledare. Avdelningen består av tre praktiska verksamheter; Caféet, Komhall och Gråstensvägen. Gråstensvägen har olika arbetslag som utför till exempel gräsklippning, snöröjning och naturvård. Komhall utför legoarbeten. Inom Arbetsmarknadsavdelningen fanns tidigare även verksamheten Slussen som erbjöd alla nya deltagare coachande samtal och CV-skrivning. Denna verksamhet lades ner vid årsskiftet 2011/2012 då en av de anställda inom Slussen gick i pension och en övergick till att arbeta med placering av psykiskt funktionshindrade. Den kvarvarande personen arbetar främst med personer inom Arbetsförmedlingens FAS 2 samt med att hitta praktikplatser till kommunens integrationsverksamhet. 5 Resultat 5.1 Finns mål och riktlinjer för arbetet för att hjälpa personer att bli självförsörjande I Socialnämndens mål för 2011 finns ingen målsättning att minska antalet försörjningsstödstagare. För målen som gäller för uttrycks att Samtliga personer som erhåller försörjningsstöd och som bedöms stå till arbetsmarknadens förfogande ska delta i en kompetenshöjande insats. Arbetet med att bryta ner detta mål till aktiviteter pågår under granskningen. Det framkommer att det ses som positivt att nämnden nu satt mål med bäring på arbetet med att minska antalet försörjningsstödstagare. Det uttalas en önskan om tydligare styrning av arbetet kring försörjningsstödstagarna. Nämndens viljeriktning upplevs otydlig och styrningen av arbetet därmed otillräcklig. Det framkommer att det finns ett övergripande fokus i kommunen att arbeta för att minska kostnaderna för försörjningsstöd. Dock upplevs det som ett svårt arbete att klara av med befintliga resurser.

7 För handläggning av försörjningsstöd finns riktlinjer. Dessa är upprättade 2004 och är under revidering. Riktlinjerna klargör att målet är att den enskilde ska bli självförsörjande och kunna leva ett självständigt liv. Det framkommer att riktlinjerna upplevs omoderna och att det finns ett stort behov att revidera dem. Detta arbete pågår men drivs av ekonomihandläggarna vid sidan av ordinarie arbete vilket uppges leda till att revideringen blir lidande. Det framkommer också att ekonomihandläggarna arbetar olika i bland annat hur dokumentationen går till. För Arbetsmarknadsavdelningen finns enligt uppgift inga rutiner eller riktlinjer. Detta medför att de olika arbetsledarna inte har samma grunder för bedömningar eller arbetar olika i kontakten med ekonomihandläggarna. Socialnämnden följer upp försörjningsstödskostnaderna månatligen och genom regelbundna verksamhetsrapporter. Individ- och familjeomsorgen arbetar aktivt med framtagande av statistik för att underlätta uppföljning och beslut av insatser. Bedömning Granskningen visar att det till viss del finns mål för verksamheten under perioden Målen är relativt okända i verksamheten och styrningen upplevs otydlig. Det finns riktlinjer för handläggning av ekonomiskt bistånd som styr verksamheten mot åtgärder för att vid behov av ekonomiskt bistånd verka för egen försörjning. Riktlinjerna upplevs vara i behov av revidering och förefaller användas i varierande omfattning. Vår bedömning är att Socialnämnden bör säkerställa att det finns relevanta mål och riktlinjer för verksamheten och att dessa efterlevs. 5.2 Vilka arbetsmetoder används för att bedöma behov av insatser I ekonomigruppens rutiner finns en utredningsmall som anger att rubriken Vad kan den sökande göra för att komma närmare självförsörjning ska finnas med vid utredning med anledning av ansökan om försörjningsstöd. Personer som inte bedöms vara redo för en arbetssocial kartläggning och arbetsmarknadsinsatser på grund av missbruk, fysisk och/eller psykisk ohälsa utreds inom ekonomigruppen för att kunna bedöma behov av rätt insatser. Aktgranskningen visar att rutinerna följs och att utredningen görs genom samtal och genom inhämtande av uppgifter från främst arbetsförmedling, försäkringskassa och närsjukvård. Utöver detta beskrivs orsak till ansökan samt familje-, boende- och sysselsättningssituation. Detta ligger till grund för en bedömning som i första hand inriktas mot behovet av försörjningsstöd. Aktgranskningen visar att utredningen ser till vad klienten kan utföra för aktiviteter. Dock framgår inte någon planering av vad aktiviteterna ska leda till.

8 Det sker en kartläggning inom Arbetsmarknadsavdelningen av personerna som kommer till verksamheten. Dock framkommer att det inte finns någon mall eller rutiner för den kartläggningen. Detta medför enligt de intervjuade att det inte finns någon samstämmighet i de bedömningar som arbetsledarna gör. Kontakterna mellan Arbetsmarknadsavdelningen och Ekonomienheten skiftar även beroende på vilka tjänstemän som är inblandade. Det framkommer att det inte finns gemensamma rutiner för hur kontakterna ska hanteras. Bedömning Ekonomigruppens arbetsmetoder bedöms innebära att utredningar inriktas mot att även beskriva möjligheter och hinder för klienten att nå en egen försörjning. Utredningen genomförs genom samtal och inhämtande av uppgifter från samverkansparter. Vår bedömning är att Socialnämnden bör säkerhetsställa att insatser erbjuds klienterna utifrån en planering av personens effektivaste väg till självförsörjning. Socialnämnden bör även säkerhetsställa att gemensamma rutiner för bedömning och återkoppling upprättas inom Arbetsmarknadsavdelningen. 5.3 Finns tillgång till insatser att erbjuda? Enligt de intervjuade finns för få insatser att erbjuda för att kunna möta behoven. De allra flesta personerna finns det dock verksamhet för. Det förekommer ett samarbete med Arbetsförmedlingen där deras resurser i första hand används, framförallt för de som bedöms stå nära arbetsmarknaden. Arbetsmarknadsavdelningen kan inte ta emot alla som har behov av att komma in i deras verksamheter vilket leder till att personer står utan sysselsättning under tiden de uppbär försörjningsstöd. Den verksamhet som Arbetsmarknadsavdelningen bedriver kan i de flesta fall inte ta emot personer som är i behov av ständigt stöd, till exempel personer med neuropsykiatrisk nedsättning. Det upplevs också saknas språkanpassad verksamhet för de som är i behov av språkträning trots avslutade studier inom svenska för invandrare (SFI). Enligt uppgift har ändrade riktlinjer hos Försäkringskassan inneburit att personer som tidigare fick stöd av Försäkringskassan nu blir tvungna att vända sig till kommunen. Utförsäkrade och personer som tidigare inte bedömdes stå till arbetsmarknadens förfogande ska nu kommunen stötta på vägen till egen försörjning. De intervjuade upplever att denna utveckling innebär att svårare klienter nu kommer till kommunen och att det är problematiskt att hitta lämpliga verksamheter för dessa. Bedömning Enligt vad som framkommer i granskningen finns för få insatser att erbjuda och att det medför att en individuell insats utifrån behov i vissa fall är svår att hitta. Vår bedömning

9 är att Socialnämnden bör säkerhetsställa att de insatser som erbjuds är anpassade för att ge socialtjänstens målgrupp det stöd de behöver. 5.4 Individuell planering och uppföljning Socialsekreterarna som handlägger försörjningsstöd ansvarar för att en individuell plan för klientens väg till självförsörjning upprättas. Den individuella planen upplevs dock i slutändan i stor utsträckning likriktas beroende på bristen av insatser att erbjuda. Det framkommer att det finns skiftande sätt att dokumentera klientens situation under utredningen vilket leder till att underlaget i akterna inte är enhetligt. Detta upplevs försvåra uppföljningen av klientens utveckling. Aktgranskningen visar även på detta. I ett fåtal av akterna framgår tydligt varför eller hur den insats som erbjudits ska leda till att personen själv klarar sin försörjning. Det framkommer i intervjuerna att det IT-stöd som används idag för dokumentation av utredningen inte uppfyller de krav verksamheten har. Detta upplevs försvåra uppföljningen av insatser och klientens utveckling. Enligt de intervjuade sker en regelbunden uppföljning av klientens utveckling och rätt till försörjningsstöd. Aktgranskningen visar att en uppföljning av klientens aktivitet och rätt till försörjningsstöd sker. Däremot förekommer sällan kommentarer eller bedömning om insatserna har haft önskad effekt eller resultat. Det går att följa klientens väg till självförsörjning i akterna men utifrån perspektivet rätten till försörjningsstöd, inte utifrån en individuell plan eller om det varit insatsen som bidragit till att klienten nu klarar att försörja sig. Socialsekreterarna noterar vad samverkansparter gör men det utmynnar inte i en tydlig plan. Den planering som kan utläsas är inte sällan att vara arbetssökande och sköta kontakter. Då planeringen är otydlig blir uppföljning liksom fortsatt planering otydlig. Åtgärder motiveras inte. Uppföljningen tenderar i vissa akter till att begränsas till en kontroll av att arbeten söks och att kontakten med arbetsförmedlingen sköts. Intervjuerna bekräftar att ambitionen att erbjuda någon form av sysselsättningsåtgärd ofta blir prioriterad före ambitionen att utreda och planera för att insatsen är den rätta för att nå egen försörjning. Svårigheter att nå en anställning på den öppna arbetsmarknaden bidrar till detta, enligt intervjuerna. Vid intervjutillfället hade Arbetsmarknadsavdelningen inte möjlighet att ta emot fler personer in i verksamheten vilket upplevdes som frustrerande av de intervjuade. Det sker enligt de intervjuade en uppföljning angående klienterna mellan socialsekreterarna på Ekonomienheten och arbetsledarna på Arbetsmarknadsavdelningen. Detta bekräftas även av aktgranskningen. De intervjuade uttrycker dock att det inte finns enhetliga rutiner för hur uppföljningen ska ske och vad den ska innehålla.

10 Bedömning Utredningarna kartlägger på ett adekvat sätt klientens resurser/hinder i syfte att bli självförsörjande. Vår bedömning är dock att socialnämnden bör säkerställa att rutiner för planering och uppföljning av klientens väg till självförsörjning fastställs och efterlevs. Det är viktigt att motivera varför en viss insats erbjuds utifrån den individuella planeringen och att uppföljningen sker med avseende insatsens betydelse för att närma sig egen försörjning. Vi rekommenderar att riktlinjerna tydliggör vikten av planering och uppföljning för att säkerställa att denna verksamhet sker effektivt. 5.5 Samarbete och samverkan, internt och externt Vid intervjuer framkommer att det finns en ambition från ledningen att samverkan mellan Ekonomienheten och Arbetsmarknadsavdelningen ska fungera väl, dvs. att verksamheterna ska förstå varandras roller och att samverkan ska ske kring den enskilde. Samarbetet upplevs fungera bra och aktgranskningen visar även på att kontakter finns, ofta genom trepartssamtal med klienten och representanter från de olika avdelningarna. Dock upplevs inte kontakterna alltid vara strukturerade i tillräckligt hög grad och gemensamma rutiner för hur och när kontakt ska ske saknas. Vid intervju med ledningen beskrivs en god samverkanskultur i kommunen. Det finns ett gott samarbetsklimat med företagarna även om det blivit svårare att hitta praktikplatser då klienterna i många fall står längre ifrån arbetsmarknaden nu än tidigare. Ett projekt delvis finansierat av Europeiska Socialfonden har startats upp gemensamt med företagare och Arbetsförmedlingen i en satsning för att få fram fler praktikplatser för långtidsarbetslösa. Inom den egna organisationen i finns en medvetenhet av vikten att arbeta för att sänka försörjningsstödskostnaderna. Det innebär enligt de intervjuade att frågan finns på dagordningen i flera interna sammanhang och att det finns fokus på att samverka kring detta. Samarbetet med Arbetsförmedlingen upplevs som positivt och under stark utveckling. I aktgranskningen framkommer att regelbunden kontakt mellan Arbetsförmedlingen och Ekonomienheten sker. Kommunen förefaller ta del av Arbetsförmedlingens resurser i god utsträckning, till exempel arbetspsykolog. Sedan 2011 finns ett samordningsteam tillsammans med Surahammars kommun. Till teamet kan kommunerna remittera personer som är långtidssjukskrivna och som hamnat mellan Försäkringskassans, kommunens och Arbetsförmedlingens stolar.

11 Bedömning Granskningen visar att det finns en struktur för såväl intern som extern samverkan. Vår bedömning är att Socialnämnden bör arbeta för en fortsatt god samverkan med externa parter samt att gemensamma rutiner upprättas för hur samverkan ska ske internt inom enheten Sysselsättning och försörjning.