Webbstöd för leverantörer

Transkript

1 Sida: 1 av 24 Användarmanual Webbstöd för leverantörer Aktiviteter inom Jobb- och utvecklingsgarantin Jobbgarantin för ungdomar 2011 (Publicerat )

2 Sida: 2 av 24 Innehållsförteckning NYA UNDERRUBRIKER I MITT ARBETE... 2 BESKRIVNING AV PROCESSEN JOB/UGA STATUSÖVERSIKT... 4 REGISTRERA HANDLING... 5 GEMENSAM PLANERING... 6 Registrera och sända in en gemensam planering... 6 Startersättning... 9 SLUTREDOVISNING... 9 Registrera och sända in slutredovisning... 9 RESULTATERSÄTTNING RESULTAT Registrera resultatredovisning Resultat Resultatersättning Resultat RESULTAT Registrera resultatredovisning Resultat Resultatersättning Resultat AVVIKELSERAPPORT LÄMNA AVVIKELSERAPPORT BEGÄRA ERSÄTTNING VIA WEBBSTÖDET Begärda ersättningar ALLMÄNT OM WEBBSTÖDET Logga in till Webbstödet Frågor om Webbstödet Reservrutin vid driftstopp REVISIONSHISTORIK Nya underrubriker i Mitt arbete Uppdatering pågår av samtliga skärmdumpar

3 Sida: 3 av 24 Beskrivning av processen JOB/UGA 2011 Avser den upphandlade tjänsten, Af-2010/ Och där den arbetssökande anvisats till dig av Arbetsförmedlingen från och med 26 november 2012 och senare. Efter att du som leverantör fått beslut om godkännande från Arbetsförmedlingen gällande tjänsten skall webbstödet användas för kommunikation. Vid placering av arbetssökande hos er skickar Arbetsförmedlingen ut två brev: "Anvisning, Jobb och utvecklingsgarantin/kompletterande aktör" och "Meddelande om beslut" (avseende tjänst Aktiviteter JOB/UGA 2010 ). I brevet "Meddelande om beslut" finns information som behövs för registrering i webbstödet. Följande handlingar kan registreras: Gemensam planering o Ersättningsbegäran/Startersättning Slutredovisning Resultat 1 rapport o Ersättningsbegäran/Resultat 1 Resultat 2 rapport o Ersättningsbegäran/Resultat 2 Avvikelserapport

4 Sida: 4 av 24 När du registrerat och sänt in Gemensam planering ska arbetsförmedlingen ta emot och granska den. Granskningen resulterar i att handlingens status ändras från Inkommen till Godkänd/Underkänd. När den gemensamma planeringen är godkänd av Arbetsförmedlingen kan du som leverantör begära ersättning, Startersättning. Slutredovisning ska sändas in i samband med slutet av placeringen hos leverantören. När minst en vecka återstår av placeringen ska leverantören och den arbetssökande gemensamt upprätta en slutredovisning. Resultatersättning kan begäras efter att den arbetssökande erhållit anställning. Eller börjat studera. Resultat1, begär du när den arbetssökande erhållit anställning, startat eget eller börjat en utbildning. Den ska kompletteras med blanketten "Intyg om anställning" som du hämtar på vår hemsida. Du använder samma blankett för intyg om anställning, Starta eget och utbildning Resultat 2, kan begäras först efter 6 månaders anställning. 5 månader vid heltidsutbildning. Den ska kompletteras med blanketten "Intyg om anställning" som du hämtar på vår hemsida. Du använder samma blankett för intyg om anställning, Starta eget och utbildning. En Avvikelserapport ska du använda för att utan dröjsmål anmäla händelser som kan påverka den arbetssökandes rätt att uppbära ekonomisk ersättning eller kvarstå i programmet Jobboch utvecklingsgarantin eller Jobbgarantin för ungdomar Statusöversikt Listan visar pågående ärenden samt status för handlingar och ersättningar. Bild 1 Statusöversikt över handlingar att begära ersättning för alt tvingande att sända in Tyvärr så visas inte statusöversikten rätt för dig som har rollen Registrerare. Det är menyvalet Statusöversikt som inte visas korrekt vid övergång från samtliga andra menyval. Nedan finns en tabell för hur det fungerar idag: Översikt => Statusöversikt Ger inte handlingskolumner Begär ersättning => Statusöversikt Ger handlingskolumner Begärda ersättningar => Statusöversikt Ger inte handlingskolumner

5 Sida: 5 av 24 Registrera handling Information om vad en handling får innehålla för information kan du läsa i Webbstödet för leverantörer Gemensam del. Den finns på vår webbplats och där på sidan Om webbstödet Länk: Vid inloggningen i Webbstödet kommer du till fliken Mitt arbete > Översikt. En förenklad sökning på ett ärende kan nu göras via det sökfält som är inlagt över listan med ärenden. Bild 2 Ovan den översikt som en behörighetsadministratör har vid inloggning Både om du klickar på Ärendenumret i listan eller skriver ett ärendenummer i sökfältet kommer du till översikten för det enskilda ärendet. (bild 3). Bild 3 Översikt i enskilt ärende I det enskilda ärendet visas samtliga handlingar som du kan göra registreringar i, men även se handlingar för kommande behov. Genom att klicka på Registrera får du fram ett formulär att skriva i. Om du kryssar i rutan vid Visa alla (bild 2 och 3) så visas även handlingar som du redan skickat in i ärendet. Du kan se status för respektive handling. De inskickade handlingarna får statusen Inkommen när du registrerat och signerat den. När

6 Sida: 6 av 24 Arbetsförmedlingen har granskat handlingen kan handlingen få status Godkänd eller Underkänd, skicka in en ny. Arbetsförmedlingen skriver en kommentar till den underkända handlingen. Kommentaren kan du läsa genom att klicka på länken: Underkänd, skicka in en ny (kommentar), informationen finns i kolumnen Status. Handlingar som inte ska granskas får status Mottagen när arbetsförmedlingen på sin sida öppnat och läst handlingen. Gemensam planering Gemensam planeringen ska upprättas i samband med den första kontakten med den arbetssökande. Om behov föreligger kan en ny Gemensam planering sändas in. Registrera och sända in en gemensam planering Du registrerar en gemensam planering genom att söka fram aktuellt ärende och sedan klicka på Registrera (se Bild 3). Du får fram formuläret för gemensam planering där identifikationsuppgifter för ärendet är redan ifyllda (bild 4-8) Den gemensamma planeringen registreras i de fyra stegen Leverantör, Person, Aktiviteter och Övrigt Fritextfält rymmer 2000 tecken om inte annat anges. Använd Avbryt om du vill avbryta den pågående registreringen. Innehållet raderas och du kommer till översikten för ärendet. Nästa leder till nästa steg i processen. Steg Leverantör Bild 1 Registrera Gemensam planering - steg Leverantör Välj adress ur listan och registrera kontaktpersonen hos dig för det specifika ärendet.

7 Sida: 7 av 24 Steg Person Bild 2 Registrera Gemensam planering - steg Person Registrera om du har läst den arbetssökandes handlingsplan eller ej. Och skriv in aktuellt telefonnummer för den arbetssökande. Alternativt anges 0-0. Steg Aktiviteter Bild 3 Registrera Gemensam planering - steg Aktiviteter I denna del skriver du vad som är planerat att ske under tiden för er kontakt. För mer information se handledningen för utförare på webbplatsen Jobb- och

8 Sida: 8 av 24 utvecklingsgarantin/jobbgarantin för unga. Länk: oss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer-/jobb--och-utvecklingsgarantin-- Jobbgaranti-for-unga.html Skriv under respektive aktivitet vad du och den arbetssökande kommit överens om. Steg Övrigt Efter att kontaktrutiner och eventuella andra uppgifter är registrerade är det dags att slutföra den gemensamma planeringen. Det gör du genom att klicka på Skapa som aktiverar signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt obligatorisk utskrift av Gemensam planering. Fältet övrig används för sådant av vikt som inte noterats under övriga fält Bild 4 Registrera Gemensam planering steg Övrigt Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt utskrift av Gemensam planering. När du klickar på Signera och signerar med din e-legitimation får du en kvittens på att signeringen lyckades Bild 5 Gemensam planering Kvittens och utskriftsmöjlighet enbart här

9 Sida: 9 av 24 Du skriver ut den gemensamma planeringen. Du som leverantör och den arbetssökande ska ha varsitt påskrivet exemplar. Arbetsförmedlingen får sitt via Webbstödet Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Startersättning När den gemensamma planeringen är godkänd kan du begära ersättning, Startersättning. Se under flik Mitt arbete > Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Slutredovisning Slutredovisningen skriver du när minst en vecka återstår av placeringen. Slutdatum för en placering kan du se i Mitt arbete>översikt. Det framgår även av Meddelande om beslut från Arbetsförmedlingen. En slutredovisning ska skickas in för samtliga arbetssökande, även om den arbetssökande avslutar placeringen innan planerat slutdatum. Registrera och sända in slutredovisning Du får fram formuläret slutredovisning genom att söka fram aktuellt ärende och sedan klicka på Registrera. Bild 6 Handlingar att registrera registrera slutredovisning Identifikationsuppgifter för ärendet är redan ifyllda (se Bild 10 14). Fritextfält rymmer 2000 tecken om annat inte anges. Slutredovisningen registreras i de fyra stegen Leverantör, Person, Aktiviteter och Övrigt. Använd Avbryt om du vill avbryta den pågående registreringen. Innehållet raderas och du kommer till översikten för ärendet.

10 Sida: 10 av 24 Steg Leverantör Bild 7 Registrera en slutredovisning steg Leverantör Välj adress för var aktiviteten har bedrivits. Ange kontaktperson hos dig för det enskilda ärendet. Steg Person Bild 8 Registrera en slutredovisning steg Person Du skriver in den arbetssökandes telefonnummer.

11 Sida: 11 av 24 Steg Aktiviteter Bild 9 Registrera en slutredovisning steg Aktiviteter Faktiskt slutdatum är ifyllt om placeringen avbryts före planerat slutdatum. Markera en eller flera aktiviteter som den arbetssökande deltagit i. Sammanfattning av genomförda aktiviteter Här sammanfattar du innehållet i de aktiviteter som den arbetssökande tagit del av och beskriver hur de genomförts. Textfältet rymmer 2000 tecken. Sammanfattning av vad de genomförda aktiviteterna lett till Vad den arbetssökande uppnått under sin tid hos dig, till exempel förvärvade erfarenheter och färdigheter, vidgade geografiska och yrkesmässiga sökstrategier, samt konkreta anställningsaktiviteter. Förslag på fortsatta aktiviteter för arbetssökande Här sammanfattar du förslag och rekommendationen på vad den arbetssökande fortsättningsvis bör göra för att nå målet arbete. Textfältet rymmer 2000 tecken Steg Övrigt Bild 10 Registrera en slutredovisning steg Övrigt Övrigt Använder du för information av vikt som du inte skrivit i det tidigare steget Aktiviteter Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt utskrift av Slutredovisning.

12 Sida: 12 av 24 Signering och utskrift Efter att du valt e-leg och signerat får du en kvittens. Bild 11 Slutredovisning kvittens och utskriftsmöjlighet enbart här Du skriver ut slutredovisningen. Du som leverantör och den arbetssökande ska ha varsitt, av båda parter, underskrivet exemplar. Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Om du av misstag skickat en bristfällig slutredovisning eller att du efter samtal med ansvarig arbetsförmedlare kommit överens om att en ny slutredovisning ska skickas in är detta möjligt. En slutredovisning kan kompletteras med trepartsamtal. Resultatersättning Resultatersättningen beskrivs i avtalets betalningsmodell. För mer om villkor läs handledningen för utförare. Länk:

13 Sida: 13 av 24 Resultat 1 Lista över handlingar att registrera. Bild 12 Handlingar att registrera rapport Resultat 1 Registrera resultatredovisning Resultat 1 Du börjar registreringen av en resultatredovisning genom att söka fram aktuellt ärende, ex vis i översikten, och sedan klicka på Registrera. Resultat 1 registreras i de tre stegen Leverantör, Person och Resultat. (Se bild 16 22) Steg Leverantör Bild 13 Registrera Resultat 1 steg Leverantör Välj adress ur listan. Registrera aktuell kontaktperson

14 Sida: 14 av 24 Bild 14 Detalj Välj adress Steg Person Bild 15 Registrera Resultat 1 steg Person Den arbetssökandes telefonnummer skriver du in nu. Steg Resultat Bild 16 Registrera Resultat 1 Steg Resultat samt Skapa Två skilda informationer kan registreras. Registrera startdatum för anställning, eget företagande eller påbörjat en utbildning Registrera även namn och organisationsnummer på företaget där den arbetssökande fått

15 Sida: 15 av 24 arbete. Övrig information om anställning mm är inte obligatoriskt att skriva in. Bransch och yrkesinriktning ska anges. Innehåll i de två drop-down listerna i avsnittet Resultat Bild 17 Branscher att välja ur Bild 18 Yrkesinriktningar att välja Om du vet vilken bransch som den arbetssökande fått arbete inom eller inom vilket yrke det är, välj då detta i rullistan. Fältet är obligatoriskt men det finns även ett ickeval om du inte vet. Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt utskrift av Resultat 1. Signering och utskrift Efter att du valt e-leg och signerat får du en kvittens. Bild 19 Resultat 1 kvittens och utskriftsmöjlighet enbart här Utskriftsmöjligheten för Resultat 1

16 Sida: 16 av 24 Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord, vd behov, innan du väljer att lämna sidan. Om du inte skrev ut sidan bör du kontakta ansvarig arbetsförmedlare för att få en utskrift skickad per post. Resultatersättning Resultat 1 När Resultatredovisningen är godkänd kan du begära ersättning, Resultat1. Du använder sökfunktionen under Mitt arbete > Begär Ersättning för att söka fram och hantera detta. Villkoren för erhållande av resultatersättning 1 framgår av handledningen för utförare. Länk: Resultat 2 Lista över handlingar att registrera. Bild 20 Handlingar att registrera rapport Resultat 2 först efter 6 månader Registrera resultatredovisning Resultat 2 Du börjar registreringen av en resultatredovisning genom att söka fram aktuellt ärende, ex vis i översikten, och sedan klicka på Registrera. Resultat 2 registreras i de tre stegen Leverantör, Person och Aktiviteter. (Bild 23 27)

17 Sida: 17 av 24 Steg Leverantör Bild 21 Registrera Resultat 2 steg Person Välj adress ur listan. Registrera aktuell kontaktperson Steg Person Bild 22 Registrera Resultat 2 steg Person Den arbetssökandes telefonnummer skriver du in nu.

18 Sida: 18 av 24 Steg Aktiviteter Bild 23 Registrera Resultat2 Steg Aktiviteter samt Skapa Steg Resultat hämtar information från det du registrerade i Resultat1! Du har två alternativ att ta ställning till. Om Resultat 2 är helt baserat på Resultat 1 markerar du det som ersättningsgrund Om Resultat 2 inte är samma som det tidigare rapporterade markerar du den andra ersättningsgrunden. I båda fallen ska du komplettera din ersättningsbegäran med intyg. Af kan hantera din ersättningsbegäran först när samtliga handlingar är inkomna. Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt utskrift av Resultat 2 Signering och utskrift Efter att du valt e-leg och signerat får du en kvittens.

19 Sida: 19 av 24 Bild 24 Resultat 2 kvittens och utskriftsmöjlighet enbart här (bilden visar Resultat 1) Utskriftsmöjligheten för Resultat 1 Observera: Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord, vd behov, innan du väljer att lämna sidan. Resultatersättning Resultat 2 När Resultatredovisningen är godkänd kan du begära ersättning, Resultat2. Du använder sökfunktionen under Mitt arbete > Begär Ersättning för att söka fram och hantera detta. Villkoren för erhållande av resultatersättning 2 framgår av handledningen för utförare. Länk: Avvikelserapport Lämna avvikelserapport Du ska snarast lämna en avvikelserapport till Arbetsförmedlingen om något inträffar som avviker från den gjorda planeringen. Vid kontakt med Arbetsförmedlingen kring praktik, anställningsaktiviteter eller liknande händelser ska inte avvikelserapporteringsfunktionen användas. Denna kontakt bör ske via e- post, telefon eller post till ansvarig arbetsförmedlare

20 Sida: 20 av 24 Bild 25 I översikten visas aktuell status (Periodisk rapport för JOB/UGA som syns i listan används ej längre) I översikten på handlingar ser du de som inte är godkända av arbetsförmedlingen. Kryssar du för boxen Visa alla får du fram samtliga handlingar i det enskilda ärendet. Och därmed även se status för samtliga handlingar. Avvikelserapporten 1 registreras i de tre stegen Leverantör, Person och Avvikelser (bild 29 33). Steg Leverantör Bild 26 Registrera en avvikelserapport steg Leverantör Registrera aktuell kontaktperson

21 Sida: 21 av 24 Steg Person Bild 27 Registrera en avvikelserapport steg Person Den arbetssökandes telefonnummer skriver du in nu. Steg Aktiviteter Bild 28 Registrera en avvikelserapport steg Aktiviteter Du markerar en eller flera orsaker. Markerar du Annat öppnas ett fritextfält där du kan ange det som inte täcks av angivna orsaker.

22 Sida: 22 av 24 Bild 29 Felmeddelande om du inte skrivit vad Annat är När du klickat på Skapa kommer du till signering och obligatorisk utskrift av Avvikelserapporten. Bild 30 Avvikelserapporten kvittens och utskriftsmöjlighet enbart här Du skriver ut avvikelserapporten och sänder in den till Arbetsförmedlingen Begära ersättning via webbstödet Hur du använder webbstödet för att begära ersättning är närmare beskrivet i Webbstöd för leverantörer gemensam del som finns på arbetsförmedlingens webbplats. Länk: I Webbstödets Mitt arbete > Begär ersättning visas de ärenden för vilka du kan begära ersättning. Du markerar ett eller flera ärenden som du vill begära ersättning för. Därefter får du möjligheten att signera dessa. Begärda ersättningar Bild 34 Sökfunktionen i Begärda ersättningar

23 Sida: 23 av 24 Du kan lista vilka begärda ersättningar du sänt in. Du väljer själv variabel; KA-nummer, ett ärende och/eller tidsintervall. Även din inloggning i leverantör och verksamhet styr utfallet. Allmänt om Webbstödet Arbetsförmedlingens webbstöd för kompletterande leverantörer och KA Webbstöd är webbplatsen för utbyte av information mellan dig som är kompletterande leverantörer och Arbetsförmedlingen. Kompletterande leverantörer har via tillgång till Webbstöd. Arbetsförmedlingens information för leverantörer är uppdelad i två delar. En gemensam del som handlar om företaget och dess verksamheter. Den beskriver även tjänstedeklarationer och ersättningar. En andra del är en för varje tjänst. De beskriver hur handlingarna i respektive tjänst ska hanteras. Mer information finns även att läsa i respektive tjänsts FFU, Förfrågningsunderlag och på arbetsförmedlingens hemsida. Logga in till Webbstödet Webbstödet för kompletterande leverantörer når du via under rubriken Om oss > För leverantörer > För kompletterande aktörer. Där finns inloggningen i webbstödet för kompletterande leverantörer (se Bild 1). Webbstödet är tillgängligt alla dagar klockan Frågor om Webbstödet Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på (vardagar ) eller via E-post: support@arbetsformedlingen.se Och på arbetsförmedlingens webbplats för Kompletterande aktörer, länk: /Kontakt.html Reservrutin vid driftstopp Vid längre driftstopp i webbstödet kan Arbetsförmedlingen besluta om användande av reservrutiner. Med längre driftstopp avses mer än 24 timmars stopp. Arbetsförmedlingens support är din kontakt även i detta fall.

24 Sida: 24 av 24 Revisionshistorik Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig Första versionen av dokumentet. LEV plattformen Periodisk rapport och Rapporten Resultat 2 införda i Webbstödet Periodisk rapport borttagen som handling att sända in Ny funktionalitet i Begär ersättning. Ny flik Statusöversikt av handlingar Avd. Kompl. Af-tjänster Avd Förmedlingstjänster Avd Förmedlingstjänster Avd Förmedlingstjänster Länkar uppdaterade. Vissa textjusteringar. Avd Förmedlingstjänster