Upphandling av Lokalvård. Frukostseminarium KKV 4 mars 2015

Transkript

1 Upphandling av Lokalvård Frukostseminarium KKV 4 mars 2015

2 350 anställda i Stockholm 2 kontor (HK och ett kontanthanteringskontor i Broby (Märsta nära Arlanda flygplats) Outsourcat IT-drift, lokalvård sedan 8 år tillbaka, restaurang, sedeltryckning, mynttillverkning, trädgårdsskötsel, bevakning, och så vidare Kärnverksamheten in-house Vision om transparens och effektivitet

3 Riksbankens upphandlingsfunktion Funktionsansvarig Upphandlingsspecialist Avtalskontroller och upphandlingsrådgivare Upphandlingsfunktionen är inblandad i hela processen från behovsidentifiering till undertecknat kontrakt och stöd i avtalsförvaltningen. Avtalsägarna tar beslut om krav och beslut samt ansvarar för avtalsförvaltning.

4 Upphandlingsdata ca 150 upphandlingar årligen 250 kommersiella avtal Runt 500 miljoner omsättning årligen Ca 100 miljoner årliga investeringsprojekt Ca 700 leverantörer i ekonomisystemet 20 (3%) står för 70 % av omsättningen 500 (70%) av leverantörerna står för under 100 tkr

5 Riksbankens huvudkontor Byggnaden räknas till de mest påkostade, men också konstnärligt mest genomarbetade verken, i modern svensk arkitektur. Fastigheten klassades år 2007 genom Stadsmuseets Norrmalmsinventering som en av de mest värdefulla fastigheterna på Norrmalm, byggnaden har en blåmärkning vilket innebär att huset uppfyller kriterierna för byggnadsminnen i kulturminneslagen. Riksbanken har ett stort antal besökare (bland annat arkitekter, skolor, riksbankchefer från andra länder, nobelpristagare, kungafamiljen osv )

6 Omfattning Lokalvård som ska utföras regelmässigt vid huvudkontoret omfattar ca kvm och innefattar Städning av kontor, sammanträdesrum, matsalar, gym, duschar och bastu, WC, pentryn, korridorer, hissar, trappor och entréer. Tvätt och mangling av handdukar (ca 20 st. tre ggr/vecka). Påfyllning av förbrukningsmateriel i sanitetsutrymmen, pentryn mm. Skura garaget med maskin en gång varannan vecka. Det regelmässiga städuppdraget ska bedrivas under kontorstid dagligen mån fre. Mattvätt - ca 7700 kvm. Mattorna är av syntet och av ull. Tvätt ska ske fyra gånger om året. Riksbankens kontantförsörjningsdepå vid Broby

7 Utmaningar: Lokalvårdsupphandlingen! Säkerheten (SUA och registerkontroller) Byggnaden (ställer krav på utbildad personal) Begränsat tillträde Kontanthanteringskontor i Broby (avlägset + extra hög säkerhet) Kontinuerliga omstruktureringar utefter det att verksamhetens behov kontinuerligt förändras (ställer krav på flexibilitet) Ritningar får inte lämnas ut Ökat fokus på hållbar upphandling

8 Tillvägagångssätt Sammarbete med Almega städ- och servicebranschen Konkurrensverket konsult Intervju med nuvarande leverantör Annonserad RFI på remiss 3 veckor (mycket bra input!) För miljökriterier FMV Svanen MSR/KKV

9 Utvärdering - reduktionsmodell Riksbanken tillämpar en reduktionsmodell i utvärderingen och kommer att anta det anbud som har lägsta jämförelsepris. Jämförelsepriset uträknas enligt följande: Anbudspris per månad minus eventuella reduktioner = jämförelsepris.

10 Pris I Riksbankens ambition att skapa förutsättningar för en god affär för båda parter, kommer timpriser under 245 SEK per timme ej att medföra högre poäng. Lämnar en anbudsgivare ändå timpriser under 245 SEK per timme kommer Riksbanken att justera anbudet till 245 SEK per timme i själva utvärderingen. Priset om 245 SEK per timme är strax över den lönekostnad som är beräknad av Service entreprenörerna Almega och statistiskt säkerställt genom SCB. Se länk:

11 Reduktioner Reduktionsmodell där reduktionerna har en koppling till kvalitetshöjande faktorer som värderas av Riksbanken. Presentationsmöte frågor gällande den egna verksamheten utifrån följande fyra områden; teknisk kompetens, ledarskap, miljö och kvalitet. Utbildning SRY/PRYL eller motsvarande Elektroniska hjälpmedel för uppdraget Incitament hur stor andel av personalstyrkan som omfattas av uppdraget för Riksbanken har möjlighet att genom sin anställning erhålla extra förmåner (minst 5 förmåner utöver de lagenliga). Auktorisation enligt Almega Serviceentreprenörerna eller motsvarande för att garantera företagets seriositet. Hållbarhet aktivt arbete med hållbarhetsfrågor.

12 Tack! Maria Gil