De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov som kan variera och således över eller underskridas.

Transkript

1 1 Parter Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats. Leverantör: Företagsnamn, Organisationsnummer Leverantörens kontaktperson Beställaren: Beställarens kontaktperson 1.1 Uppdragets omfattning Leverans av för successivt uttag under avtalstiden. Om beställarnas verksamhet förändras i omfattning ska vid behov kvantiterna ändras. 1.2 Kvantitet De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov som kan variera och således över eller underskridas. 2 Avtalstid Avtalet gäller från och med till med möjlighet till förlängning. Förlängning 1: Första förlängningsoptionen löper till och med Förlängning 2: Andra förlängningsoptionen löper till och med Kommunerna ges möjlighet att utnyttja förlängningsoptionerna var för sig, detta ska meddelas senast tre månader innan avtalstidens slut. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet automatiskt att gälla. 3 Priser Enligt leverantörens anbud. Samtliga priser är angivna exklusive moms. 3.1 Fastprisperiod Pris ska vara fast t.o.m Prisändring Om leverantören ska göra en prisändring under avtalsperioden ska det ske genom index. Leverantören kan endast göra prisändringar efter fastprisperiodens slut. Priserna regleras med 90 % av [KPI] index. Basmånad är [Dec] och regleringsmånad är [Maj] aktuellt regleringsår. Prisjustering kan ske en gång per år dock ej med retroaktiv verkan. 4 Beställning Beställning kommer att ske via beställarens beställningssystem eller via alternativa beställningsförfaranden. Beställning skall kunna göras vardagar mellan 08,30-16, Minsta beställningsbara enhet Minsta beställningsbara enhet ska vara en styck. 1

2 4.2 Kampanjerbjudande Om leverantören har kampanjerbjudanden, det vill säga om en vara tillfälligt bjuds ut till ett lägre pris än vad som avtalats, ska leverantören alltid debitera beställaren enligt det lägre priset. 4.3 Ersättningsprodukter ErsättningsprodukterOm avtalad produkt är tillfälligt slut eller kommer att utgå ska ersättningsprodukt erbjudas. Ersättningsprodukten ska uppfylla den ersatta produktens funktionalitet och kvalitet. Är ersättningsprodukten pris högre än motsvarande avtalsprodukt gäller avtalsproduktens pris. Tillfälliga ersättningsprodukter godkänns inte utan medgivande från beställaren. Om en produkt kommer att utgå ur sortimentet ska ersättningsprodukt tas fram och skriftlig produktinformation med bild ska tillställas upphandlingsenheten för godkännande. Vid behov ska varuprov tillhandahållas kostnadsfritt. Detta ska ske senast 14 dagar före produktens utgång ur sortimentet. 4.4 Nya produkter Nya produkter som tillkommer under avtalsperioden ska prissättas med samma marginal (omräkningstal) som anbudsprodukter. 5 Leverans 5.1 Förrådshållning/leveransställen Beställaren har ej någon förrådshållning. Avrop sker som regel för leverans till enheterna. 5.2 Leveranstid [Max 5 arbetsdagar] 5.3 Leveransvillkor Ska vara fritt levererat vid varje beställningstillfälle angiven leveransadress. 5.4 Emballage Eventuellt emballage ska ingå i priset. REPA-avgift debiteras ej. 5.5 Vite Enligt ALOS Returer/felaktiga produkter 5.7 Reklamation Beställaren ska reklamera fel som beror på leverantören eller brister i produkten. Leverantör ska: åtgärda uppkomna och iakttagna fel och brister samt ta tillbaka och ersätta defekta eller felaktiga artiklar snarast, utan kostnad för kunden återkoppla reklamation skriftligt till kunden, med specificerade åtgärder. 6 Fakturor 6.1 Småfakturor 2

3 Beställaren/avroparen och leverantören har som ambition att tillsammans undvika fakturor med belopp under 150 kr. Det gäller både debet- och kreditfakturor där mindre belopp ska kunna överföras till kommande faktura. Fakturering ska dock kunna ske om ny faktura inte ställts ut inom tre månader. Rutiner för detta ska utarbetas under avtalstiden. 6.2 Svefaktura Leverantörer som kan leverera Svefaktura ska om beställare så önskar medverka till att detta införs inom 3 månader från det att beställaren begärt att få fakturorna elektroniskt. Leverantörer som inte redan vid avtalets tecknande kan leverera elektroniska fakturor enligt SFTI Svefaktura-standard ska vara beredd att införa detta inom 6 månader. 6.3 Fakturahantering för deltagande kommuner Härnösands kommun Elektronisk fakturahantering Härnösands kommun arbetar kontinuerligt för att öka antalet elektroniska leverantörsfakturor. Därför ska vald leverantör kunna skicka elektroniska fakturor senast 2 månader efter det att avtalet börjat gälla. Härnösands kommun friskriver sig för eventuella kostnader som kan uppstå för vald leverantör att skicka elektroniska fakturor. Med elektronisk faktura menas Svefaktura eller fulltextfaktura. Kommunen samarbetar i första hand med Nordea, Swedbank, Visma/SPCS, Pagero och InExchange i införandet av elektroniska fakturor. Syftet är att göra fakturahanteringen effektivare och miljövänligare. Kommunen använder Aditros system "Inköp och faktura". Observera att elektroniska fakturor kan skickas kostnadsfritt via Härnösands kommuns hemsida på följande adress: Vid eventuella frågor kontakta Ann Kristofersson på telefon Kramfors kommun Fakturorna sänds i första hand som Svefaktura. I andra hand skickas pappersfaktura. Kramfors kommun Box Fagersta Fakturan skall innehålla uppgift om: Beställarens Namn, Referens nr, Leveransadress och beställningsnummer, Fakturaadress, Mottagarreferens, Leverantörens F-skattebevisnummer, Plus-/Bankgironummer, Organisationsnummer, Faktura- och OCR nummer, Fakturadatum samt fakturabelopp och momsbelopp Datum för utförd tjänst/varuleverans Varu/tjänstbenämning med artikelnummer/tidsåtgång Till varje faktura skall det alltid medfölja en följesedel Fakturerings-, expeditions-, eller andra ej överenskomna avgifter accepteras ej. Om anledning till anmärkning mot fullgjord leverans inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag, om inget annat överenskommits. Vid försenad likvid får Leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet understiger 100 kr (SEK) per faktura. Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen 6, och får påföras nästkommande faktura. Sundsvalls kommun Materialspecifikation och godkänt arbete/arbetstidssedlar SKALL sändas med fakturan. Vid varuleverans SKALL följesedel i ett exemplar sändas med godset. På faktura, transport- och följehandlingar SKALL alltid beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer anges. Dessutom SKALL leverantörens F- skattebevisnummer, post-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och i förekommande fall OCR-nummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp anges på 3

4 faktura. Detta beror på att vi nu arbetar med elektronisk fakturahantering (EFH). Fakturorna sänds till följande adress: Sundsvalls kommun Fakturor Sundsvall Vi tar dock gärna emot e-faktura, för mer information kring detta se: Fakturan sänds till ovanstående adress snarast efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten utförts. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras. Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till kommunen. Örnsköldsviks Kommun Svefaktura Leverantören ska fakturera kunden elektroniskt. Om leverantören inte uppfyller kraven (Svefaktura) alternativt EDI- standarden) inom 3 månader från avtalsstart kommer kunden att debitera leverantören 50 kronor per pappersfaktura. Fakturaadress Faktura skickas i ett exemplar till: Örnsköldsviks kommun, Leverantörsfaktura, Örnsköldsvik Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura mematerialspecifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. Fakturainnehåll Förutom fält enligt EU-direktivet 2011/115/EG ska fakturan innehålla:. Fakturabelopp (Om fakturan avser utflrt arbete). Texten Innehar F-skatt. Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer. Leveransadress. Beställarens namn. Följesedel/ arbetsordernummer (om det finns). Fakturareferensnummer (i exakt utförande bestående av 11 tecken t.ex /00) Faktura som saknar ovanstående uppgifter kommer att skickas tillbaka för komplettering. Betalningsperiod räknas då efter ny ankomstregistrering. Reklamutskick och fakturakopior får ej bifogas fakturor. Faktura skickas till: Örnsköldsviks kommun, Leverantörsfaktura, Örnsköldsvik 6.4 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med materialspecifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. 4

5 6.5 Fakturainnehåll Förutom fält enligt EU-direktivet 2011/115/EG ska fakturan innehålla: Fakturabelopp Texten Innehar F-skatt (om fakturan avser utfört arbete) Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer Leveransadress Beställarens namn Specifikation/följesedel Arbetsordernummer i förekommande fall Fakturareferensnummer (i exakt utförande bestående av 11 tecken t.ex /00) Faktura som saknar ovanstående uppgifter kan komma att skickas tillbaka för komplettering. Betalningsperiod räknas då efter ny ankomstregistrering. Reklamutskick och fakturakopior får ej bifogas fakturor. 6.6 Dröjsmålsränta Leverantören får debitera dröjsmålsränta enligt räntelagens regler. Beställaren accepterar inte dröjsmålsräntor under 100 kronor. Leverantören får inte lägga på dröjsmålsränta på fakturor som beställaren returnerat på grund av att de är ofullständiga. Vid ny eller kompletterande faktura flyttas förfallodagen till 30 dagar efter mottagandet av den kompletta fakturan. 6.7 CE-märkning Om produkter faller under CE-märkning och EG:s maskindirektiv, ska de uppfylla kraven. Leverantören ska kunna visa intyg på detta för kunden. 6.8 Garantier Minst ett års garanti på offererade produkter ska gälla. 6.9 Tillstånd och försäkringar Det är leverantörens ansvar att ha kunskap om och inneha de tillstånd som behövs för att utföra det som avtalats Allmänna bestämmelser För leveranserna ska Allmänna bestämmelser Alos 05 gälla Avtalsuppföljning Parterna ska löpande hålla varandra väl informerade om förhållanden som kan påverka avtalet Statistik Statistikuppgifter på artikelnivå ska sändas till kommunen en gång per år eller vid anmodan. Statistiken ska innehålla: 5

6 6.13 Krav på anbudsgivaren Leverantören ska vara registrerad för F-skatt eller likvärdigt. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av upphandlande enhet ska levernatören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle levernatören brista i fullgörandet av detta åtagande äger upphandlande enhet rätt att häva avtalet om bristen är väsentlig Hävning Part ska äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse Överlåtelse av avtal/kontrakt Leverantören äger inte rätt att överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan beställarens skriftliga godkännande Ändringar och tillägg Eventuella ändringar av och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och vara godkända av parterna Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras enligt svensk rätt av svensk domstol, om inte parterna enas om skiljeförfarande Avtalets handlingar Om innehållet i nedan angivna handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning. Skriftliga ändringar och tillägg i avtal Avtal Förfrågningsunderlag med bilagor Alos 05 Anbud Ändringar och tillägg i avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling som undertecknas av båda parter. 7 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna fått var sitt. För beställaren Datum 2013-[ ] 6

7 Örnsköldsviks kommun Tord Strandberg För leverantören Datum 2011-[ ] [ ] Underskrift av behörig + namnförtydligande 7