Vasa stads rekryteringsprogram

Transkript

1 Vasa stads rekryteringsprogram

2 REKRYTERINGSARBETSGRUPPENS RAPPORT Inledning Stadsdirektören tillsatte en arbetsgrupp för att klarlägga och utveckla ett fungerande rekryteringsprogram för staden. I utarbetandet av programmet skulle uppmärksamhet fästas vid bl.a. elektronisk rekrytering, rekrytering av unga, en balanserad personalstruktur samt på samarbetet mellan universiteten, högskolorna och yrkesläroanstalterna. Till arbetsgruppens ordförande utsågs Ville Rintamäki och till medlemmar Maarit Broms, Eva Jussil, Minna Laatu, Veli- Matti Laitinen, Kari Dahlstén och Seija Suomela. Till arbetsgruppens arbete kallades även Irja- Helena Paavilainen, personalchef vid verket för fostran och utbildning. Rekryteringsbehovet i kommunerna fram till år 2010 är över nya yrkeskunniga personer. Därefter ökar personalomsättningen allt mer. Anställandet av ny personal är alltid en stor investering, varför allt tal om brist på arbetskraft inte får leda till ogenomtänkta rekryteringar. Nedan granskas vad detta innebär för Vasa stads del: Prognos för antalet pensioneringar under åren Vanhuuseläkkeelle Kokonaiseläköityminen Figuren beskriver prognosen för den personal som är i anställningsförhållande och dess övergång i ålderspension beräknat utgående från den individuella pensionsåldern (KTAPL och StPL). I talen har också de visstidsanställdas anställningsförhållanden beaktats. I början av år 2004 trädde en ny pensionslag i kraft. Enligt lagen kan man gå i ålderspension i års ålder. Avsikten med lagreformen är att senarelägga pensioneringen. Pensionsåldern blev samtidigt en uppsägningsålder, dvs. personen övergår i pension genom att säga upp sig och följa uppsägningstiderna. Den flexibla pensionsålderns inverkan på pensionsavgången är det ännu svårt att prognostisera. Enligt prognosen blir under åren cirka 9,5 %, dvs. 551 personer av personalen, visstidsanställda medräknat, pensionerade. Antalet pensionsbeslut (de förtida pensionsbesluten medräknat) kommer allt som allt att vara större än den i figuren (nedre kurvan) prognostiserade övergången i pensionsålder. Personalens pensionsavgång har undersökts så att man har granskat både antalet ålderspensioneringar samt det uppskattade antalet totala pensioneringar på basen av årens förverkligande. Jämfört med alla pensioneringar var antalet ålderspensioneringar 2,02 falldigt. Den övre kurvan beskriver det totala antalet pensioneringar då alla pensionsbeslut beaktas.

3 I och med de stora åldersklassernas pensionering kommer personalomsättningen att öka under de kommande åren. Inom de tio närmaste åren kommer enligt prognos knappt en femtedel att gå i ålderspension. Ändringen i personalens åldersfördelning och det stora antalet pensioneringar i framtiden ställer krav på att personalen skall orka i sitt arbete ända till pensionsålder och på motsvarande sätt på rekryteringen av ny personal. Personalstrategin Rekryteringen baserar sig på utgångspunkten i personalstrategin: Vasa är en rättvis arbetsgivare. Staden har en kompetent, välmående och rätt dimensionerad personal, som för invånarna producerar och ordnar högklassig service i tillräcklig omfattning och på ett lönsamt sätt. I Vasa stads personalstrategi har följande antecknats om utvecklandet av rekryteringen ett fungerande rekryteringsprogram/ -system inklusive elektronisk rekrytering utvecklas en egen modell för rekrytering av ungdomar skapas samarbetet mellan universiteten, högskolorna och yrkesläroanstalterna utvecklas i syfte att tillfredsställa stadens personalbehov tillgången på arbetskraft på områden med arbetskraftsbrist stöds med hjälp av lönepolitiken REKRYTERINGSPROCESSEN Schema över rekryteringsprocessen Planering och behovsprövning Val av rekryteringssätt och -kanal Jämförelse av s ökandena, inter- vjuer och val Beslutsfattande och verkställighet, introduktion Uppföljning och bedömning av processen Intern/extern rekrytering Den interna rekryteringen planeras och utvecklas. På basen av en kompetenskartläggning och utvecklingssamtal granskas den egna personalens kunnande. Den interna rekryteringen visar att arbetsgivaren uppskattar arbetstagarna och det ökar personalens motivation. I arbetslagstiftningen betonas karriärplanering. Arbetsgivaren skall sträva efter att förbättra arbetstagarens möjligheter att utvecklas enligt sina egna förutsättningar för att komma framåt i sin karriär Fastställande av kompetensbehovet; att tillsätta uppgiften med samma uppgiftsbeskrivning och behörighetsvillkor som tidigare är sällan ändamålsenligt. Varje ny personalrekryteringssituation ger möjlighet att granska kompetensbehovet. Fastställande av uppgiftsbeskrivning och krav, t.ex. enligt följande: - uppgiftsbeteckning - ansvar, makt och påverkan - underlydande och förmän - allmän bild av uppgiften, varför finns den, för vem görs den - viktiga delområden i arbetet och en mera detaljerad beskrivning av dem samt - den kompetens som arbetet förutsätter.

4 Externa rekryteringar. En elektronisk nätrekrytering tas i bruk. Vidare skall andra rekryteringskällor, såsom dags- och facktidningar samt läroanstalters publikationer, mässor, evenemang vid läroanstalter, rekryteringsbörsar osv. tas i bruk. Lediga platser meddelas alltid till arbetskraftsbyrån. Även på stadens anslagstavla meddelas om lediga platser. På valet av rekryteringskälla inverkar: - organisationens image - verksamhetsområde, storlek och läge - den lediga uppgiftens karaktär - organisationens rekryteringskompetens - tid och pengar som står till förfogande Behandling av sökandena och ansökningar Ansökningarna behandlas sakligt. På det här sättet förstärks bilden av en bra arbetsgivare. Ansökningarna indelas först i ansökningar, där behörighetsvillkoren uppfylls, av vilka i andra skedet väljs de som kallas till intervju och/eller test. Det är bra att diskutera ansökningarna inom arbetsgemenskapen. En avgångsintervju utnyttjas systematiskt så att man vid behov kan förstärka arbetsgivarbilden. Avgångsresponsen fungerar också som stöd vid utvecklande av personalen. En personlig intervju ger djupare information om varför personen slutar. Arbetsintervjun är en viktig del av rekryteringsprocessen. Då bildas de första och starkaste uppfattningarna hos båda parterna. Intervjun görs inte ensam, olika människor fäster uppmärksamhet vid olika saker och på det sättet får man flera aspekter. Även en representant för ifrågavarande enhet eller yrkessektor tas med. Lämplighetsbedömning rekommenderas att användas i synnerhet på chefsnivå. Den ger hänvisningar som är till hjälp då man skall förutse hur personen skulle lyckas i ifrågavarande uppgift. Lämplighetsbedömningen kan förstärka en erfaren intervjuares uppfattning om kandidaten. Om dessa är motstridiga är det skäl att lita på intervjun. Beslut om val Beslut gällande valet styrs i kommunallagen och lagen om tjänsteinnehavare. Kommunallagen jämte dess rättelseyrkande- och besvärsförfarande är inte självklara saker för alla arbetssökande. Därför är det viktigt att den som rekryterar berättar om principerna exempelvis i intervjusituationen. Det är bra att göra en promemoria om rekryteringsprocessen. Utformningen av beslutet bör ske med eftertanke. Samtidigt som man skall beakta individens integritetsskydd skall man komma ihåg genomskinligheten i stadens verksamhet. Av beslutstexten bör framgå bland annat: - en utredning om rekryteringsförfarandet - uppgiftsbeteckning och behörighetsvillkor - en utredning över sökandena: antal, hur behörighetsvillkoren uppfylls - när anställningsförhållandet för den sökanden som väljs börjar och hur länge det pågår, grundlön samt andra löneandelar som det i detta sammanhang fattas beslut om, tillämpandet av prövotid - en eventuell villkorsklausul om hälsotillstånd och utredning av kriminell bakgrund Meddelande om beslutet ges till alla sökande. Den som valts meddelas per telefon och till dem som inte valts skickas ett artigt brev. Då man tar en person i arbete eller för en ny uppgift är det alltid skäl att tillämpa prövotid.

5 Enligt Vasa stads personalstrategi är utgångspunkten för introduktion att man genast från början klargör för den anställda han/hennes uppgift och betonar betydelsen av ifrågavarande persons arbete med tanke på verksamheten inom arbetsenheten. Introduktionen börjar med arbetsintervjun, då arbetssökandena får grundläggande uppgifter om arbetet och anställningsvillkoren. Avsikten med introduktionen är att göra personen förtrogen med sin uppgift samt bekanta honom/henne med arbetsmiljön, arbetsförhållandena, den egna arbetsgemenskapens mål och verksamhet samt förändringarna i dessa. Introduktionen är en viktig del av utvecklandet av personalen och arbetarskyddsverksamheten. Genom introduktionen får arbetstagaren en grund för en fortsatt utveckling. Hans/hennes arbetsmotivation ökar och arbetarskyddet förbättras. Målen för introduktionen är: Introduktion * Presentera för arbetstagaren förhållandena inom den egna förvaltningen och på arbetsplatsen samt den gemensamma verksamheten. * Introducera arbetstagaren i det egna arbetet så att han/hon så fort som möjligt skall uppnå arbetsberedskap. * Ge arbetstagaren en övergripande syn på de viktigaste grunderna inom kommunalförvaltningen samt om stadens administrativa organisation, dess verksamhetsprinciper och metoder. En egen modell för rekryteringen av ungdomar skapas I samarbete med någon högskola klarläggs bilden av Vasa stad som arbetsgivare exempelvis i form av ett lärdomsprovsarbete. Objekt för utredningen är bilden av staden som arbetsgivare internt och externt. På basen av utredningarna vidtas erforderliga åtgärder. Man deltar i regionala rekryterings- och motsvarande mässevenemang och vid behov också branschspecifikt inom ett större område. Samarbete med läroanstalterna Om staden som en bra arbetsgivare berättar man i synnerhet för avgångsklasserna i grundskolan, studerandena på andra stadiet samt yrkeshögskolestuderandena Staden erbjuder åt studerandena på andra stadiet, högskole- och universitetsstuderandena arbets- och praktikantplatser i syfte att unga skall bli intresserade av att söka arbete inom staden. Mottot är: arbetet i sig själv är den bästa marknadsföraren. För studerandena ordnas studiebesök till stadens arbetsplatser inom deras egna branscher. Deltagande i rekryterings- och motsvarande mässevenemang i området. Med hjälp av lönepolitik stöds tillgången på arbetskraft inom de områden där det är arbetskraftsbrist Löne- och belöningsstrategiarbetsgruppen bereder stödandet av tillgången till arbetskraft med hjälp av lönepolitiken inom de branscher där det råder brist på arbetskraft.