att Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab i enlighet med bifogat förslag

Transkript

1 Stockholms läns landsting 1 (2) Landstingsrådsberedningen SKRIVELSE LS Landstingsstyrelseå. LANDSTINGSSTYRELSEN Samarbetsavtal avseende OpenLab Föredragande landstingsråd: Torbjörn Rosdahl Ärendebeskrivning Förslag till att Stockholms läns landsting, Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola tecknar avtal avseende OpenLab, ett gemensamt forum för att analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsutmaningar. Förslag till beslut Landstingsrådsberedningen föreslår landstingsstyrelsen besluta att Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab i enlighet med bifogat förslag att uppdra åt landstingsstyrelsens ordförande att slutföra och underteckna samarbetsavtalet för OpenLab för perioden den i maj 2013 till den 31 december Landstingsrådsberedningens motivering Stockholms läns landsting har tillsammans med Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola inlett ett samarbete för att gemensamt hitta lösningar på komplexa framtidsfrågor för den växande regionen. OpenLabs verksamhet kännetecknas av att olika kunskapsområden arbetar tillsammans för att komma fram med förslag till innovativa lösningar. Det gör det möjligt för landstinget att ta del av olika typer av kompetenser och kunskapsområden för att lösa komplexa framtidsutmaningar. OpenLab kan även vara ett forum för rekrytering av framtida medarbetare. Resultaten kommer att utvärderas i en extern granskning efter två år.

2 JL Stockholms läns landsting 2 (2) SKRIVELSE LS Beslutsunderlag Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 15 maj 2013 Förslag till samarbetsavtal avseende OpenLab

3 Stockholms läns landsting 1 (3) Landstingsstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE LS Landstingsstyrelsen Samarbetsavtal avseende OpenLab Ärendebeskrivning Förslag till att Stockholms läns landsting, Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola tecknar avtal avseende OpenLab, ett gemensamt forum för att analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsutmaningar. Beslutsunderlag Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 15 maj 2013 Förslag till samarbetsavtal avseende OpenLab Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta att Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab i enlighet med bifogat förslag att uppdra åt landstingsstyrelsens ordförande att slutföra och underteckna samarbetsavtalet för OpenLab för perioden den 1 maj 2013 till den 31 december Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Stockholms läns landsting har i samverkan med Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola arbetat fram konceptet Openlab. Det är en verksamhet och fysisk plats där studenter, lärare och forskare från Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola arbetar med uppdrag från Stockholms läns landsting, Stockholms stad och Länsstyrelsen i Stockholms län. Målet är ett gemensamt samarbete för att kunna analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsutmaningar. Landstingsstyrelsen föreslås nu besluta att

4 Stockholms läns landsting 2(3) TJÄNSTEUTLÅTANDE LS Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab. Vidare att landstingsstyrelsens ordförande föreslås få i uppdrag att slutföra och underteckna avtalet om att OpenLab ska bedrivas med gemensam finansiering under perioden den i maj 2013 till den 31 december Bakgrund Stockholms läns landsting, Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola har inlett ett samarbete med syftet att skapa en arena för att gemensamt hitta lösningar på komplexa framtidsfrågor för den växande regionen. Kännetecknande för OpenLabs verksamhet är att olika kunskapsområden arbetar tillsammans för att komma fram med förslag till innovativa lösningar. Detta möjliggör för landstinget att ta del av olika typer av kompetenser och kunskapsområden för att lösa komplexa framtidsutmaningar. OpenLab kan även vara ett forum för rekrytering av framtida medarbetare. De två initiala fokusområdena för OpenLab är: "Den växande staden" samt "Den hållbara staden". OpenLab ska kontinuerligt verka för att interdisciplinära kurser ges inom angivna teman. En försöksverksamhet med OpenLab bedrivs år 2013 som en halvfartskurs för magisterstudenter där Stockholms läns landsting och Stockholms stad ger uppdrag åt studenter från olika discipliner. Kursen ges vid KTH men kan sökas av studenter från alla lärosäten i regionen. Landstinget kommer att ge ett antal uppdrag per år till OpenLab. Uppdrag kommer att genomföras som magisterkurser. OpenLab kan även komma att bedriva multidisciplinär forskning utifrån de samhällsutmaningar som landstinget och de andra offentliga aktörerna identifierar. OpenLab planeras i ett första skede att bedrivas fram till år Open Lab bedrivs under år 2013 i temporära lokaler på KTH campus men kommer att flytta in i nyrenoverade lokaler på KTH campus, Valhallavägen 79 under år Dessa lokaler planeras att vara en kombination av arbetsplats/utvecklingsmiljö samt miljö för att visa upp länets samarbete med akademin och näringslivet genom direkta projekt och utställningar. Som en av parterna kan landstinget använda dessa lokaler för olika typer av aktiviteter relaterade till OpenLab. Överväganden De utmaningar som kommer att belysas inom ramen för OpenLab stämmer väl överens med frågor som lyfts fram i strategiska styrdokument som Framtidsplan för hälso- och sjukvården samt Regional utvecklingsplan för

5 Stockholms läns landsting 3(3) TJÄNSTEUTLÅTANDE LS Stockholmsregionen. Förvaltningen föreslår därför att landstingsstyrelsen beslutar att Stockholms läns landsting ingår avtal om samverkan i OpenLab. Vidare att landstingsstyrelsens ordförande får i uppdrag att slutföra och underteckna avtalet om samverkan i OpenLab. Sådana justeringar av avtalet som inte påverkar Stockholms läns landstings kostnadsansvar och inte är av principiell beskaffenhet är möjliga för landstingsstyrelsens ordförande att göra. OpenLabs resultat kommer att utvärderas i en extern granskning efter två år. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Samarbetet i OpenLab finansieras gemensamt mellan parterna. Stockholms läns landsting föreslås bidra med kronor per år vilket motsvarar 30 procent av den totala finansieringen. För år 2013 blir kostnaden kronor vilket ryms inom befintlig budget. Kostnaden för perioden finns med i föreslagen budget inför 2014 med planeringsåren 2015 och Miljökonsekvenser av beslutet I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbedömning i detta ärende. Toivo Heinsoo Landstingsdirektör

6 Mellan Stockholms Stad genom dess kommunstyrelse, organisationsnr , Stockholms läns landsting, organisationsnr , Karolinska Institutet, organisationsnr , Kungliga Tekniska Högskolan, nedan "KTH", organisationsnr , Länsstyrelsen i Stockholms län, organisationsnr , Stockholms Universitet, organisationsnr , samt Södertörns Högskola, organisationsnr , nedan gemensamt benämnda "Parterna" och var och en "Part", har träffats följande SAMARBETSAVTAL avseende Open Lab 1. Bakgrund Parterna har diskuterat möjligheterna för att skapa ett gemensamt samarbete för att bland annat kunna analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsproblem. Samarbetet är tänkt att bedrivas under beteckningen OpenLab. Parterna har tidigare tecknat en gemensam avsiktsförklaring med avsikt att hyra en lokal belägen på KTH Campus med adress Valhallavägen 79 för OpenLabs verksamhet under perioden Parterna har tidigare beslutat om ett gemensamt Intentionsdokument om OpenLab som närmare beskriver dess syfte och verksamhet. 2. Syfte Parterna medverkar i ett strategiskt samarbete, benämnt OpenLab, vars syfte är att gemensamt bidra med förslag till lösningar på komplexa samhällsfrågor för den växande och hållbara Stockholmsregionen genom nya interdisciplinära samarbeten mellan traditionella kunskapsområden. OpenLab är inte en egen juridisk person. Open Lab ska bidra till nytänkande och nya interdisciplinära arbetssätt för att möta den växande och hållbara stadens utmaningar, tydliggöra och stärka samarbetet mellan parterna, stärka kompetensförsörjningen och öka kvalitén i de olika verksamheterna samt bredda studenternas arbetsmarknad och bidra till ökad anställningsbarhet. 3. Open Labs verksamhet och mål OpenLab är ett samarbete mellan Parterna för att möjliggöra kurser och programverksamhet hos medverkande lärosäten. Verksamheten bedrivs i huvudsak i en lokal belägen på KTH Campus med adress Valhallavägen 79 som KTH hyr av Akademiska hus för bland annat OpenLabs verksamhet. Parterna har ett gemensamt ansvar för verksamheten. För kurserna tillämpas regelverk vid respektive lärosäte.

7 Kurser OpenLab ska kontinuerligt verka för att lärosätena ger interdisciplinära kurser inom temana Den hållbara staden och Den växande staden. Dessa kurser har kursplaner som är fastställda vid samt examineras av respektive lärosäte. Pro gramverksamheten Inom OpenLab ska bedrivas aktiviteter som anknyter till och kompletterar de kurser lärosätena ger enligt ovan. Det kan vara seminarier, workshops, utställningar och andra aktiviteter som stärker de resultat som kurserna genererat. Aktiviteterna kan även vara forskningsrelaterad verksamhet där forskare vid lärosätena samt uppdragsgivare deltar. OpenLab ska bland lärosätenas egna forskningsmiljöer uppfattas som en tillgång som hjälper till att utveckla forskningen vid lärosätena. 4. Parternas åtaganden 4.1 Parternas roller Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Länsstyrelsen i Stockholms län ska lämna förslag på frågeställningar till OpenLabs kurser. Dessa Parter ska i samband därmed också i rimlig omfattning kunna bistå med underlag, information och aktiv medverkan under kursernas genomförande. Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola (Lärosätena) ska registrera och genomföra interdisciplinära poängbärande kurser som OpenLabkurser. 4.2 Finansering samt andra tillkommande intressenter Finansieringen av OpenLab fördelas så att Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Länsstyrelsen i Stockholms län gemensamt står för cirka två tredjedelar samt Lärosätena gemensamt för cirka en tredjedel för de kostnader som inte har annan finansiering. Den exakta fördelningen, Finansieringsfördelningen, mellan Parterna är följande: Parter Stockholm läns landsting Länsstyrelsen Stockholms stad Karolinska Institutet KTH Stockholms universitet Södertörns högskola Summa: Andel 30 procent 2 procent 30 procent 12 procent 12 procent 12 procent 2 procent 100 procent Finansieringen avser kostnader för OpenLabs administration, programverksamhet, lokaler och kurser i den utsträckning som dessa kostnader inte täcks av lärosätenas anslag för kursverksamhet. Verksamhetschefen ansvarar för att budgeten inte överskrids. År 2013 uppgår den totala kostnaden att fördela mellan parterna till kr. Budget för kommande år beslutas av Styrgruppen senast 31 oktober året före budgetåret.

8 Från år 2014 kan tillkomma extern finansiering från företag och andra aktörer som vill finnas i OpenLab samt projektmedel från andra finansiärer bland andra Vinnova eller EU. Om extern finansiering tillkommer på ett sådant sätt att Parternas bidrag totalt kan minskas, görs den minskningen proportionellt med bibehållen andel för varje part. Extern finansiering bör inte ske enbart med syfte på att få verksamheten att växa, utan ska bidra till att minska de offentliga aktörernas bidrag till finansieringen. Medverkan från andra aktörer, till exempel företag, ska ske för att komplettera och stärka OpenLabs kurser och programverksamhet och ha en tydlig anknytning till dessa verksamheter. 5. Organisation och beslut En Styrgrupp skall bildas med en representant från respektive Part. För representant ska Part utse suppleant. Styrgruppen sammanträder efter behov dock minst två gånger årligen. Stockholms stad är ordförande och sammankallande. Styrgruppen skall upprätta en arbetsordning som närmare anger hur det gemensamma samarbetet är tänkt att fungera. Beslut i Styrgruppen fattas med övervägande majoritet, d.v.s. när minst 2/3 av representanterna ställer sig bakom förslaget. Styrgruppen är endast beslutsför när 2/3 av styrgruppen är närvarande. En fråga skall hänskjutas till Part för beslut när parts representant i Styrgruppen inte har mandat att besluta för Parts räkning. Budgetfrågor ska hänskjutas till respektive Part. Av respektive Part beslutad budget är alltid är en begränsning vid beslut med ekonomiska konsekvenser. Alla beslut i styrgruppen ska dokumenteras i protokoll som ska justeras. Dessa beslut kan i vissa fall leda till tillägg i detta samarbetsavtal. Beslut om verksamhetens övergripande imiktning, ekonomi, ny parts inträde och övriga frågor av principiell art fattas av Styrgruppen. Vilka frågeställningar som ska användas inom ramen för kurserna beslutas också av Styrgruppen. OpenLabverksamhet ska ledas av en verksamhetschef som är anställd på KTH. Verksamhetschefen har ett ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet detta avtal samt är föredragande i styrgruppen. OpenLab ska årligen till Styrgruppen samt respektive Part senast den 1 oktober insända verksamhetsplan med budget för det kommande året samt senast den 1 mars verksamhetsberättelse inklusive bokslut och ekonomisk rapportering för det gångna året. Verksamhetschefen ansvarar för att ta fram dessa dokument. 6. Tillgång till resultat/data Parternas förhoppning är att OpenLabs verksamhet skall leda till intressanta och nyttiga förslag till lösningar på de problem som är relevanta för samarbetet. Avsikten är att resultaten skall tillgängliggöras och spridas i så stor utsträckning som möjligt. Verksamhetschefen ska informera studenter och andra eventuellt tillkommande parter om dessa förutsättningar.

9 7. Information om samarbetet Part får inte nyttja annan Parts logotype, närings- eller varukännetecken utan föregående samtycke. 8. Sekretess I förhållandet mellan Parterna tillämpas bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 9. Avtalstid och upphörande samt parts utträde Detta samarbetsavtal gäller fr.o.m. den 1 maj 2013 t.o.m. den 31 december För det fall ingen av Parterna sagt upp avtalet till upphörande senast sex (6) månader före avtalstidens utgång, förlängs avtalet med successiva perioder om ett och ett halvt (1,5) år med samma uppsägningstid. Uppsägning skall för att vara giltig ske skriftligen till de andra Parternas officiella ordinarie adress. Vill Part inte längre delta i OpenLabs samarbete ska denne genom ett beslut i Styrgruppen uteslutas ur Samarbetsavtalet. Om så sker skall de kvarvarande Parterna besluta om en ny Finansieringsfördelning. Uppsägningstiden är tre (3) månader efter styrgruppsbeslutet. Det åligger frånträdande Part att fullgöra sina förpliktelser under uppsägningstiden. Om förutsättningarna för OpenLab väsentligen ändras kan Parterna överenskomma om att detta Avtal ska upphöra. Om så sker har Högskolepart rätt att utfå skälig ersättning för utfört arbete samt för styrkta nödvändiga awecklingskostnader. Bryter Part mot detta avtal är han på begäran av drabbad Part skyldig att vidta rättelse och fullgöra sina skyldigheter om fullgörelse rimligen kan påfordras. 10. Ny parts inträde En ny part kan inträda i Samarbetsavtalet efter ett enhälligt beslut i Styrgruppen. Anslutningen sker genom att Samarbetsavtalet ersätts av ett nytt avtal som skall påtecknas av samtliga Parter i det nya avtalet. I det nya avtalet skall det finnas med en ny Finansieringsfördelning. 11. Icke-exklusivitet och begränsningar i deltagandet Stockholms stads och Stockholms läns landstings medverkan i detta avtal begränsas av de särskilda inskränkningar som följer av svensk rätt, särskilt kommunallagen (1991:900).

10 12. Tillägg och ändringar Tillägg och ändringar i detta avtal skall, för att bli gällande mellan Parterna, vara skriftliga och undertecknade av Parterna. 13. Force Majeur Händelser utanför Parts kontroll som förhindrar uppdragets genomförande befriar Parten från skyldighet att fullgöra en förpliktelse, som förhindras av händelsen, utan rätt till eventuellt skadestånd från annan Part. Varje part är dock skyldig att, så långt det är ekonomiskt försvarbart, arbeta för att motverka skador av den inträffade händelsen. 14. Tvistelösning Svensk rätt skall tillämpas på detta avtal. Tvist på grund av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar. Är det inte möjligt ska tvist avgöras av Stockholms tingsrätt i första instans. 15. Adresser och kontaktpersoner Varje Part ska hålla verksamhetschefen uppdaterad om namn och kontaktuppgifter på kontaktperson för respektive Part. För det fall en Part behöver byta kontaktperson ska detta meddelas övriga Parter så snart som möjligt. 16. Avtalets giltighet Detta avtal är till alla delar förfallet utan ersättningsrätt för någondera parten om inte Parterna senast den 31 augusti 2013 godkänner avtalet genom beslut som senare vinner laga kraft. Detta avtal har upprättats i sju (7) likalydande exemplar, varav Parterna tagit var sitt.

11 Stockholm den 11 april 2013 Sten Nordin Finansborgarråd Stockholms stad Torbjörn Rosdahl Finanslandstingsråd Stockholms läns landsting Anders Hamsten Rektor Karolinska Institutet Peter Gudmundson Rektor Kungliga Tekniska högskolan Chris Heister Landshövding Länsstyrelsen i Stockholms län Astrid Söderbergh Widding Rektor Stockholms universitet Moira von Wright Rektor Södertörns högskola