Josefin Grolander Postavdelningen Till berörda tillståndshavare

Transkript

1 BESLUT DATUM DIARIENR 27 juni /39 AKTBIL. HANDLÄGGARE, AVDELNING/ENHET, TELEFON, E-POST Josefin Grolander Postavdelningen Till berörda tillståndshavare Den saken berör B.J. Distribution HB (tillståndsdatum , diarienummer ), Boden Mail HB ( , ), City Mail Sweden AB ( , ), Falu Mail HB ( , ), Gefle Mail HB ( , ), Georgsson Mail AB ( , ), ibusiness AB ( , ), Idrottsbudet i Uppsala AB ( , ), Kiruna Mail HB ( , ), Luleå Mail HB ( , ), Lysekils Lokalpost ( , ), Magnus Direktreklam ( , ), Mail Company Sweden AB ( , ), Mail Nex ( , ), Mariestads Brev & Paketservice ( , ), Norrtelje Tidning AB ( , ), Novydux HB ( , ), Optimail AB ( , ), PLC Mail AB ( , ), Post & Paketservice i Skaraborg ( , ), Postiljohan Lokalpost AB ( , ), Postmästaren AB ( , ), PR & Media Leasing Sverige AB ( , ), Prolog KB ( , ), Research Distribution Nordic AB ( , ), SDR gruppen AB ( , ), Spegeln produktion ( , ), S-Post i Stockholm AB ( , ), Strängnäs Lokalbrev ( , ), Sundsvalls Citypost ( , ), Tidningsbärarna KB ( , ), Top-of-the-Systems AB ( , ), Valdemarsviks Lokalpost ( , ), Västerviks Lokalpost HB ( , ), Västsvensk Tidningsdistribution ( , ). Saken Förlängning av tillståndsvillkor Post- och telestyrelsens avgörande Post- och telestyrelsen förlänger ovan nämnda postoperatörers tillståndsvillkor enligt 5b postlagen (1993:1684) i den lydelse som anges i Post- och telestyrelsens beslut den 23 december 2002 ( /39) till att gälla t.o.m. den 30 juni Bakgrund Post- och telestyrelsen har meddelat ovan nämnda postoperatörer, i respektive beslut, tillstånd enligt 4 postlagen att bedriva postverksamhet. POSTADRESS Box 5398, Stockholm BESÖKSADRESS Birger Jarlsgatan 16 TELEFON FAX E-POST pts@pts.se WEBBADRESS

2 Nämnda tillstånd har förenats med tillståndsvillkor enligt 5b postlagen. Dessa upphör att gälla den 30 juni Genom beslut vid regeringssammanträde den 9 oktober 2003 tillsattes en särskild utredare (Dir. 2003:117) för att bl.a. utreda hur postverksamhet bör regleras. Utredningen (Post och kassaserviceutredningen), som hade i uppdrag att analysera det politiska målet för postområdet och utvärdera regleringen och myndighetsansvaret på postmarknaden, lämnade sina förslag till regeringen den 25 januari Utredningen föreslog bl.a. förändringar i postlagen och att dessa i huvudsak bör träda i kraft den 1 juli Post- och telestyrelsen har inte uppmärksammat något överhängande behov av att ändra de nu gällande tillståndsvillkoren. Samtidigt får det hållas för troligt att regeringen kommer att återkomma med en proposition på postområdet i vilken det lämnas förslag som i olika avseenden kommer att påverka förutsättningarna för vad som skall regleras genom villkoren. De förändringar i regelverket som troligen kommer att föreslås kan förväntas beslutas och träda i kraft tidigast vid halvårsskiftet Mot denna bakgrund finner Post- och telestyrelsen det mest ändamålsenligt att utan annan ändring förlänga giltighetstiden för de nu gällande tillståndsvillkoren med ett år. Om postoperatören uppdrar åt annan att helt eller delvis tillhandahålla tjänster som omfattas av tillståndet skall postoperatören tillse att tjänsterna utförs i enlighet med villkoren. Tillståndsvillkoren bifogas, se bilaga 1. Underrättelse om överklagande Beslutet kan överklagas hos Länsrätten i Stockholms län, se bilaga 2. Sten Selander Avdelningschef

3 Bilaga 1 TILLSTÅNDSVILLKOR 1. Kvalitetskrav Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att postverksamheten bedrivs tillförlitligt och på ett sådant sätt att skyddet för avsändarnas och mottagarnas personliga integritet upprätthålls. 1.1 Obeställbara brev Tillståndshavaren skall återsända ett obeställbart brev till avsändaren och om detta inte är möjligt skall brevet sändas till PTS. Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att obeställbara vykort, brevkort eller liknande försändelser som inte ligger i kuvert eller annat omslag, och som därför inte skall sändas till PTS, hanteras tillförlitligt. 1.2 Postal infrastruktur Hantering av boxadresserad post Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att egen och, då tillståndshavaren innehar postboxanläggning, annan postoperatörs boxadresserade post hanteras tillförlitligt Eftersändning, lagring av post m.m. Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att post som skall eftersändas eller lagras hanteras tillförlitligt. 1.3 Klagomålshantering Tillståndshavaren skall utforma rutiner för att ta emot klagomål från kunderna. Klagomålshanteringen skall vara öppen för PTS insyn samt smidig och handläggningskostnaderna skall vara rimliga. Tillståndshavaren skall dokumentera alla klagomål och, då PTS begär det, kunna beskriva vilka olika kategorier av klagomål som tagits emot, rapportera antalet klagomål per kategori samt redogöra för hur klagomålen har hanterats. 2. Informationsskyldighet m.m. Tillståndshavaren skall utan dröjsmål underrätta PTS om alla väsentliga förändringar i verksamhetens inriktning, ändrade ägarförhållanden, namnändring, nya utdelningsområden, belägenhetsadress för eventuell postboxanläggning och liknande. Vidare skall PTS omgående informeras vid allvarligare driftsstörningar eller händelser såsom stöld, brand, bedrägerier m.m. som äventyrar tillförlitligheten i postverksamheten.

4 3. Avveckling av postverksamhet Tillståndshavaren skall, i samband med avveckling av postverksamheten, utan dröjsmål underrätta PTS, tillståndshavarens kunder, återförsäljare av frimärken samt Posten och andra postoperatörer inom området om att verksamheten upphör. Brevlådor skall omedelbart tas ned. All post som anförtrotts tillståndshavaren, även lagrad post och försändelser som skall eftersändas, måste ovillkorligen delas ut med iakttagande av reglerna om tillförlitlighet och integritetsskydd. 4. Tillståndsvillkorens giltighetstid Dessa tillståndsvillkor gäller till och med den 30 juni Skäl Enligt 5b första stycket 2 postlagen får tillstånd att bedriva postverksamhet förenas med villkor om skyldighet för tillståndshavare att på visst sätt fullgöra vad som föreskrivs i 5 första stycket samma lag. Där stadgas att postverksamhet skall bedrivas under förhållanden som tillgodoser rimliga krav på tillförlitlighet och så att skyddet för avsändares och mottagares personliga integritet upprätthålls. 1. Kvalitetskrav Statens ansvar på postområdet har formulerats med utgångspunkt i postkundernas behov av trygghet och tillförlitlighet vid främst brevbefordran. De krav som ställs på en postoperatör framgår dels av postlagens bestämmelser och dels av dessa tillståndsvillkor. Regeringen har i prop. 1997/98:127 Statens ansvar på postområdet s. 35 slagit fast att postverksamheten i landet måste uppfylla vissa grundäggande behov, exempelvis att verksamheten tillhandahålls utan avbrott och att kunderna skall garanteras en rättvis och lika behandling. PTS bör därför genom villkor kunna säkerställa vissa minimikrav på tjänsternas tillförlitlighet. Dessa tillståndsvillkor innebär därför till exempel att tillståndshavaren ansvarar för att: - adresserade försändelser hanteras så att de inte skadas genom yttre påverkan under hanteringen eller av väder och vind - försändelserna hanteras med iakttagande av vedertagna utdelningsrutiner så att de inte exponeras för obehöriga eller lämnas obevakade på sätt som innebär risker i integritetshänseende - skyddet för postkundernas integritet upprätthålls genom att berörd personal har god kännedom dels om reglerna avseende tystnadsplikt och dels om det integritetsskydd som brevhemligheten innebär - såväl de lokaler där posten hanteras som de rutiner som tillämpas för postutdelning uppfyller rimliga krav på säkerhet.

5 1.1 Obeställbara brev Samtliga tillståndshavare omfattas av reglerna i 8-13 postlagen angående obeställbara brev. Ett brev anses vara obeställbart: - om brevet inte kan delas ut till mottagaren - om brevet är ofrankerat eller otillräckligt frankerat och mottagaren inte löser ut det - om brevet har återsänts från en postförvaltning eller ett befordringsföretag i utlandet till det postbefordringsföretag som befordrade brevet från Sverige. Ur integritetssynpunkt är hanteringen av obeställbara brev viktig. Ett sådant brev skall om möjligt återsändas till avsändaren. Är avsändaren inte känd skall brevet snarast sändas till PTS under adress: Post- och telestyrelsen, Obeställbara brev, Kiruna. Detta gäller även julkort som ligger i kuvert eller annat omslag. Obeställbara vykort, brevkort och liknande försändelser som inte ligger i kuvert eller annat omslag skall om det är möjligt återställas till avsändaren. Om det inte går är ett sätt att tillgodose kravet på skydd för avsändarens och mottagarens personliga integritet att sådana försändelser förvaras hos postoperatören på ett betryggande sätt i sex månader och därefter förstörs. 1.2 Postal infrastruktur För att åstadkomma en väl fungerande postdistribution finns ett antal system och anläggningar som alla postoperatörer måste ha tillgång till på lika villkor. Dessa brukar kallas den postala infrastrukturen. Det viktigaste skälet till samordningen är att konsumenterna inte skall drabbas av problem enbart för att det finns flera postoperatörer att välja mellan. Detta gäller t.ex. anmälan om adressändring och eftersändning eller lagring av post samt tillgången till postboxar. I linje med statens strävanden att det skall råda konkurrensneutralitet på marknaden ankommer det i första hand på postoperatörerna att genom förhandlingar komma överens när det gäller tillgången till den postala infrastrukturen Hantering av boxadresserad post En av förutsättningarna för en väl fungerande postservice är att samtliga postoperatörer kan nå alla adresser. Tillståndshavare med egen postboxanläggning är enligt 5d postlagen skyldig att ta emot andra operatörers försändelser för insortering. Villkoren för detta skall vara skäliga och konkurrensneutrala samt icke-diskriminerande i förhållande till vad tillståndshavaren tillämpar för sin egen verksamhet. Tillståndshavare som önskar hålla egen postboxanläggning skall hos Posten begära tilldelning av särskilt postnummer för denna anläggning. Ett sätt att tillgodose postlagens krav på tillförlitlighet är att avtal om insortering i postboxar träffas såväl med Posten som med andra operatörer med egna boxanläggningar. För tecknande av avtal med Posten skall kontaktas tas med Lennart Carlsson, Posten Service, telefon Tillståndshavare som inte tecknar sådant avtal skall för PTS kunna visa att kraven på tillförlitlighet ändå kan upprätthållas.

6 Sedan den 1 juli 1999 har PTS enligt 16a postlagen en medlarroll när det gäller tvister som uppkommer rörande avtal om att försändelser som tillståndshavare befordrar skall nå andra tillståndshavares anläggningar för postöverlämning till mottagare. Detta syftar till att förmå postoperatörerna att finna lösningar som är acceptabla för berörda parter Eftersändning, lagring av post m.m. Ett väl uppdaterat adressregister är en viktig förutsättning för en snabb och säker utdelning som uppfyller postlagens krav på tillförlitlighet. Ett sätt för postoperatören att tillgodose kravet kan vara att ansluta sig till Svensk Adressändring AB (SvAAB) som informerar samtliga anslutna postoperatörer om allmänhetens anmälningar av nya adresser. Informationen utgör underlag för eftersändning av post till såväl en ny permanent adress som till en tillfällig, men även för lagring av post under en viss tid vilket brukar ske i samband med bortavaro för semester eller liknande. Adressen till SvAAB är: Svensk Adressändring AB, Box 70287, Stockholm. Vidare finns en möjlighet för privata postoperatörer att teckna avtal med Posten om samarbete vid eftersändning utanför eget distributionsområde. Tillståndshavare som väljer att inte ansluta sig till SvAAB skall för PTS kunna visa att man ändå kan sköta eftersändning och lagring av post på ett sätt som tillgodoser kraven på tillförlitlighet i postverksamheten. 1.3 Klagomålshantering Regeringen har i prop. 1997/98:127 Statens ansvar på postområdet s. 35 angivit att PTS i tillståndsvillkoren skall kunna ställa krav på att operatörerna utformar rutiner för att ta emot klagomål från kunderna. Det kan gälla förlust, stöld eller skada samt operatörens uppfyllelse av PTS krav. För att kunna kontrollera efterlevnaden av villkoret skall PTS ha möjlighet att från operatören begära en rapportering av antalet klagomål och hur dessa har hanterats. Ett sätt att tillgodose PTS krav på hanteringen av klagomål är att tillämpa de av Fria Postoperatörers Förbund (FPF) utarbetade klagomålsrutinerna. 2. Informationsskyldighet m.m. PTS har enligt 16 postlagen rätt att på begäran få de upplysningar och handlingar som behövs för myndighetens tillsyn. Vidare har myndigheten rätt att få tillträde till områden, lokaler och andra utrymmen, dock inte bostäder, där den verksamhet som står under tillsyn bedrivs. PTS har regeringens uppdrag att följa utvecklingen på postmarknaden samt att utöva tillsyn enligt postlagen över tillförlitligheten i operatörernas verksamhet på ett rättvist, säkert och kostnadseffektivt sätt. Därför är det angeläget att utfärda tillståndsvillkor som innebär att tillståndshavaren skall hålla PTS underrättad om förändringar i verksamhetens organisation och innehåll samt om sådana enskilda omständigheter eller händelser som har eller har haft inverkan på verksamhetens tillförlitlighet och kvalitet.

7 3. Avveckling av postverksamhet I samband med att en tillståndshavare avvecklar sin verksamhet är det av stor vikt att avsändare och mottagare av post, andra postoperatörer som är verksamma inom samma geografiska område, med flera i minsta möjliga mån drabbas av olägenheter. Därför anges vilka krav som skall uppfyllas av tillståndshavaren innan avvecklingen kan anses genomförd på ett godtagbart sätt. 4. Tillståndsvillkorens giltighetstid Tillståndsvillkor skall enligt 5c postlagen gälla för en bestämd tid och får meddelas i samband med att tillstånd beviljas, i samband med att giltighetstiden för ett tidigare meddelat villkor löper ut eller när det annars finns särskilda skäl. Dessa tillståndsvillkor gäller till och med den 30 juni 2006.

8 Bilaga 2 UNDERRÄTTELSE OM ÖVERKLAGANDE Om Ni vill överklaga detta beslut skall Ni skriva till Länsrätten i Stockholms län. Brevet skall dock sändas till Post- och telestyrelsen, Box 5398, Stockholm. Tala om i brevet vilket beslut Ni överklagar genom att ange beslutets nummer. Tala också om vilken ändring av beslutet Ni vill ha. Brevet skall skrivas under. Post- och telestyrelsen måste ha fått Ert överklagande inom tre veckor från den dag Ni fått del av beslutet. Annars kan överklagandet inte prövas. Post- och telestyrelsen sänder överklagandet vidare till länsrätten för prövning om Post- och telestyrelsen inte själv ändrar beslutet på det sätt Ni begärt. Om något är oklart kan Ni vända Er till Post- och telestyrelsen.