Tjänsteskrivelse. Arkivbeskrivning för Stadsområdesförvaltning Väster

Transkript

1 1 (1) Datum Vår referens August Löfgren Sparresäter Arkivarie Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning för SOFV Sammanfattning En arkivbeskrivning ger en överskådlig och samlad bild av förvaltningens arkivbildning samt underlättar allmänhetens tillgång till arkivet och förvaltningens allmänna handlingar. Förslag till beslut Stadsområdesnämnden Väster föreslås besluta att anta förslag till arkivbeskrivning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning för Stadsområde Väster Beslutsplanering Arbetsutskott Stadsområdesnämnd Ärendet Enligt Offentlighets- och sekretesslagens 4 kap. 2 ska varje myndighet upprätta en beskrivning av dess allmänna handlingar. Det är detta som arkivbeskrivningen har i uppgift att göra. Kortfattat ger den en guide till myndighetens organisation och verksamhet, sökmedel in i arkivet, tekniska hjälpmedel, bestämmelser om sekretess, gallringsföreskrifter samt ansvariga på förvaltningen. Arkivbeskrivningen är ett sätt för allmänhet att bilda sig en uppfattning om vad förvaltningens arkiv innehåller och vilka sökvägar det finns in i det. En samlad bild av arkivbildningen är också ett stöd för den egna förvaltningens löpande arkivhantering och har betydelse som dokumentation av myndighetens historia. Ansvariga Anna Vroland SIGNERAD

2 Arkivbeskrivning för Datum: Ansvarig: Anna Vroland Avdelning: Kommunikationsavdelningen 1

3 Innehåll Arkivbeskrivning för... 1 Tidpunkt för myndighetens tillkomst... 3 Arkiv som SoF Väster förvarar... 3 Myndighetens verksamhet... 3 Tidigare myndigheter från vilka arbetsuppgifterna har övertagits... 3 Myndighetens organisation... 4 Sökmedel till arkivet... 6 IT-stöd:... 6 Bevarande och gallring... 7 Arkivansvar... 8 Bilaga 1: Arkivansvarig och arkivredogörare... 9 Bilaga 2: Föreskrifter för den kommunala arkivvården och dokumenthanteringsplaner Bilaga 3: Arkivlokaler

4 Tidpunkt för myndighetens tillkomst Malmö kommunfullmäktige beslutade den 25 oktober 2012, 160, om att införa en ny skolorganisation med enskilda nämnder för förskola, grundskola och gymnasium. Den 22 november 2012, 185, beslutades om att inrätta fem nya stadsområden genom att sammanföra Malmös tio befintliga stadsdelsfullmäktige och deras respektive förvaltningar. Genom ovanstående beslut tillkom Väster den 1 juli 2013, som ett av fem nya stadsområden. Arkiv som SoF Väster förvarar Förvaltningen har övertagit gallringsbara handlingar från Limhamn Bunkeflo Stadsdelsförvaltning och Hyllie Stadsdelsförvaltning. I Stadsområdesförvaltningen Västers arkivlokaler förvaras även handlingar från de tidigare nämnda stadsdelsförvaltningarna som är av vikt för förvaltningens löpande verksamhet. Dessa ska på sikt levereras till Stadsarkivet som övertagit ansvaret för de nu avslutade stadsdelsförvaltningarnas arkiv. Myndighetens verksamhet Inom sitt geografiska område ansvarar Stadsområdesnämnd Väster för verksamheter inom individ- och familjeomsorg, stadsområdesbibliotek och lokal kultur och fritid, vård och omsorg för äldre och funktionshindrade, samt områdesutveckling. De viktigaste ärendeprocesserna för en stadsområdesförvaltning är bland annat enskilda sociala ärenden, såsom biståndsärenden (SoL, LSS) och ärenden enligt tvångslagstiftningen (LVU, LVM) samt service och omsorg. Andra viktiga ärenden är behovs- och kundanalyser, kvalitetssäkring, utvärdering, rehabilitering- och utbildningsprojekt etc. Tidigare myndigheter från vilka arbetsuppgifterna har övertagits Hyllie stadsdelsförvaltning Limhamn Bunkeflo stadsdelsförvaltning 3

5 Myndighetens organisation 4

6 5

7 Sökmedel till arkivet De främsta sökmedlen in i nämndens och förvaltningens arkiv är de kommunövergripande dokumenthanteringsplanerna och stadsområdets diarium. Dokumenthanteringsplan är en förteckning över de gallringsfrister som förvaltningen har. Diariet är det främsta registret för eftersökning av handlingar, men se även övriga IT-stöd. Stadsområdets handlingar diarieförs i en gemensam diarienummerserie i dokument- och ärendehanteringsystemet Platina. De enskilda handlingarna har under handläggningstiden förvarats vid respektive verksamhet. Detta har fått till följd att stadsområdets diarieförda handlingar, arkiveras i flera separata kartongsviter uppdelade på de verksamhetsbaserade postlistor som finns i systemet. IT-stöd: Verksamheten använder huvudsakligen följande IT-baserade verksamhetssystem: Procapita (individ- och familjeomsorg) Platina (diarium) Origo (vård och omsorg) Flexite (vård och omsorg) Vikariebanken (personaladministration) Offentliga jobb (personaladministration) HRut (personaladministration) Personec (personaladministration) Raindance (ekonomiadministration) 6

8 Bevarande och gallring Bevarande och gallring sker enligt Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö, Arkivhandbok för Malmö stad: Socialtjänsten m.m. samt kommunala hälso- och sjukvården och Arkivhandbok för Malmö stad: Styrande och stödjande verksamheter och i enlighet med Arkivföreskrifter för Malmö stad och fastställda dokumenthanteringsplaner (bilaga 2). Utöver ovanstående föreskrifter regleras hanteringen av myndighetens handlingar bland annat av följande lagar och bestämmelser: Arkivlagen (1990:782) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Personuppgiftslagen (1998:204) Kommunala redovisningslagen (1997:614) Bokföringslagen (1990:1078) Patientdatalagen (2008:355) Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) Socialtjänstlagen (2001:453) De vanligaste handlingarna som förvaltningen hanterar enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) är följande: Kapitel 19 Upphandling Kapitel 21 - Hälsotillstånd mm Kapitel 23 - Utbildningsverksamhet (förskola, förskoleklass, skola) Kapitel 25 - Hälso- och sjukvård Kapitel 26 Socialtjänst Kapitel 39 - Personaladministrativ verksamhet Kapitel 40 Biblioteksverksamhet 7

9 Arkivansvar Varje myndighet har ansvar för hanteringen av sina allmänna handlingar. Formellt ligger detta ansvar hos förvaltningschefen. Ansvarig för Väster är stadsområdesdirektören. Ansvaret för planering, utveckling och uppföljning av arkivverksamheten skall enligt kommunens arkivföreskrifter delegeras till en särskilt utsedd arkivansvarig. Arkivansvariges uppgifter är bl.a. att: Känna till vilka regler som gäller på arkivområdet Bevaka och samordna arkivverksamheten Se till så att arkivbildningen sker i enlighet med gällande bestämmelser Vara stadsarkivets kontaktperson. Myndighetens arkivansvarig skall biträdas av arkivredogörare med ansvar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. En arkivredogörare bör utses per verksamhetsområde/-enhet. Denne bör ha mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner. Arkivredogörarens uppgifter är bl.a. att: Se till att handlingar tas till vara och arkivläggs Hålla arkivredovisningen aktuell Verkställa gallring i samråd med arkivansvarig Ansvara för det praktiska vid leveranser till stadsarkivet Hålla sig underrättad med reglerna på arkivområdet. 8

10 Bilaga 1: Arkivansvarig och arkivredogörare Arkivansvarig: Monika Laurell Kommunikationsavdelningen Arkivredogörare: Områdesutveckling Tina von Platen Carin Norén Vård- och omsorg Ursula Freij Kerstin Andersson Eva Edler-Andersson Ann Winblad Pia Nilsson Utvecklingsfunktion Stadsområdesbibliotek HSL HSL SoL och LSS SoL och LSS Apoteksgatan Individ- och familjeomsorg Elisabeth Bjurhult Ekonomiskt bistånd Britt-Marie Nordström Ekonomiskt bistånd Reserver: Sara Mankevall och Linn Wettermark. Stab Ann-Marie Andersson Anita B Ekström Monika Laurell Agneta Lönn Lindholm Ekonomiavdelningen HR-avdelningen Stadsområdesnämnd Kommunikationsavdelningen 9

11 Bilaga 2: Föreskrifter för den kommunala arkivvården och dokumenthanteringsplaner Dokumenthanteringsplanerna nedan utgör styrdokument vid gallring och arkivering i : Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö (beslut av kommunfullmäktige ). Registrering, dokumenthantering och arkivvård i Malmö stad (beslut av kommunstyrelsens arbetsutskott ). Arkivhandbok för Socialtjänsten m.m. samt kommunala hälso- och sjukvården (beslut av kommunstyrelsens arbetsutskott ). Arkivhandbok Styrande och stödjande verksamheter (beslut av kommunstyrelsen ). 10

12 Bilaga 3: Arkivlokaler disponerar över följande arkivlokaler för verksamheterna: Apoteksgatan 7, 1 lokal i källare - ekonomiavdelningen 1 skåp på 1:a våningen Kommunikationsavdelningen 1 lokal på 2:a våningen Ekonomiavdelningen 1 lokal på 3:e våningen Kommunikationsavdelningen och HR Svansjögatan 19, 1 lokal på 2:a våningen Vård och omsorg 1 skåp 2:a våningen Vård och omsorg Getgatan 48, 1 lokal Vård och omsorg Mathildenborg, 1 lokal Vård- och omsorg Stadiongatan 10, 1 lokal Vård- och omsorg Hålsjögatan 8, 1 lokal i källare Individ- och familjeomsorg 1 lokal 1:a våningen Individ- och familjeomsorg 1 arkivskåp 2:a våningen Individ- och familjeomsorg 1 lokal 3:e våningen Individ- och familjeomsorg och gallringsbara handlingar från Hyllie SDF 1 skåp 3:e våningen Individ- och familjeomsorg 11