Regiondirektören. Rutiner för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap. Beslut.

Transkript

1 Regiondirektören Jonas Rastad BESLUT Datum (5) Rutiner för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Beslut Regiondirektören beslutar, enligt bifogat underlag. Sammanfattning Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap har beslutats av regionstyrelsen Riktlinjerna anger ansvar, roller och uppgifter för beställare av upphandling samt upphandlare. Jonas Rastad Regiondirektör Postadress: Kristianstad Besöksadress: Västra Storgatan 2 Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se Organisationsnummer:

2 Koncernkontoret Koncernstab kansli, AKS Eva Leth Bo Hansson Lars Wilander Instruktion Datum Version 1.0 Dnr (5) Rutiner för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Innehåll Läshänvisning Rutin 1 för verksamhet/beställare. Rutin 2 för upphandlare. Bilaga 1: Tabell 1 Bedömning ur verksamhetsperspektiv. Bilaga 2: Tabell 2 Riskbedömningsmodell. Bilaga 3: Plan för implementering och uppföljning. Postadress: Kristianstad Besöksadress: Västra Storgatan 2 Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se Organisationsnummer:

3 3 (5) Läsanvisning Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap har beslutats av regionstyrelsen Riktlinjerna anger ansvar, roller och uppgifter för beställare av upphandling samt upphandlare. Detta dokument innehåller rutiner för tillämpning av riktlinjerna och ska användas av beställare av upphandling och upphandlare. Delarna ska betraktas som en helhet och nyttjas i sitt sammanhang. Ingående delar: Rutin 1 beskriver hur verksamhet/beställare inför upphandlingsuppdrag systematiskt ska ange krav på robusthet, utifrån bedömt och motiverat skyddsvärde för Region Skåne samt samhällsvikt. Rutin 2 beskriver hur upphandlaren systematiskt utifrån beställarens krav på robusthet, ska framställa kontinuitetskrav på leverantören för leveranssäkerhet. Bilaga 1 är ett verktyg för verksamhetens/beställarens bedömning enligt rutin 1. Bilaga 2 är ett verktyg för upphandlarens systematiska framställan av kontinuitetskrav på leverantören för leveranssäkerhet enligt rutin 2. Bilaga 3 är en plan för implementering och uppföljning av riktlinjerna. Region Skåne

4 4 (5) Rutin 1 för verksamhet/beställare Denna rutin ska användas av verksamhet/beställare inför upphandling samt ackreditering. Med beställare avses även den som har att medverka vid ackreditering, vid behovsbeskrivning av kollektivtrafik samt vid fördelning av medel för kultur. Verksamheten/beställaren ska inför upphandlingsuppdrag klargöra behovet av samt definiera kraven på robusthet i upphandling samt ackreditering. Kravet ska baseras på verksamhetens samhällsvikt samt skyddsvärde. Detta kan gälla exempelvis patientsäkerhet, informationssäkerhet, driftsäkerhet, trafiksäkerhet etc. Tillämpning: 1. Följ Riktlinjer för leverantörers medverkan vid Region Skånes krisberedskap. 2. Beställare ska inför upphandling klargöra samhällsvikt och skyddsvärde enligt Bilaga 1, med koppling till upphandlingen. Vad som är samhällsviktig verksamhet framgår av aktuell Krishanteringsplan för Region Skåne. 3. Beställaren ska beskriva samt dokumentera motiven för robusthet i relation till samhällsvikt och skyddsvärde. 4. Beställaren ska överlämna det dokumenterade underlaget till upphandlaren. Se även översiktsbild för processen robust upphandling, Behov och Beställare i Riktlinjer för leverantörers medverkan vid Region Skånes krisberedskap. Region Skåne

5 5 (5) Rutin 2 för upphandlare Denna rutin ska användas av upphandlare inför upphandling samt ackreditering. Med upphandlare avses även den som har att medverka vid ackreditering, vid behovsbeskrivning av kollektivtrafik samt vid fördelning av medel för kultur. Upphandlaren ska ange behovet av leveranssäkerhet grundat på beställarens dokumenterade behov av leveranssäkerhet med hänsyn till verksamhetens bedömda samhällsvikt och skyddsvärde (rutin 1). Leveranssäkerheten ska baseras på störningsanalysen av de förutsättningar som är gällande för den specifika upphandlingen eller ackrediteringen, till exempel tillgång till leverantörer, logistiska förutsättningar, beroendet av underleverantörer etc. Tillämpning 1. Följ Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap. 2. Upphandlaren ska inhämta beställarens dokumenterade motiv för robusthet i relation till samhällsvikt och skyddsvärde (enligt Bilaga 1). 3. Upphandlaren ska framställa kontinuitetskravet på leverantören baserat på leveranssäkerhet enligt Bilaga Upphandlaren ska utforma avtalsförslag, baserat på samhällsvikt och skyddsvärde enligt formuleringar vid avtalstecknande och ackrediteringar. (Se Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap 4.1, 4.2). 5. Upphandlaren ska genomföra avtalsuppföljning gentemot leverantören Leverans 7. Erfarenhetsåterföring Se även översiktsbild för processen robust upphandling i Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap. Region Skåne

6 BILAGA 1. Rutiner för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Dnr Verktyg för verksamhetens/beställarens bedömning inför upphandlingsuppdrag. Robusthet* Verksamhet Definitioner och begrepp Referenser Gradering för åtgärd ska göras i upphandlingsarbetet Samhällsviktig verksamhet En verksamhet som uppfyller minst ett av följande villkor: Ett bortfall av, eller en svår störning i verksamheten som ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid kan leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. Föreskrift om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser (MSBFS 2010:6). Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. Gradering för åtgärd ska göras i upphandlingsarbetet Skyddsvärd verksamhet Det som ur Region Skånes perspektiv bedömts värdefullt och viktigt att skydda från skada. Krishanteringsplan för Region Skåne. - Övrig verksamhet Verksamhet som inte identifierats som samhällsviktig alternativt skyddsvärd för Region Skåne. * Robusthet i ett system är den förmåga som systemet har att tillgodose ett behov trots störning av ett visst slag. Robusthet är en viktig del i operativ förmåga och krisledningsförmåga. (Det robusta sjukhuset 2008 MSB)

7 BILAGA 1. Rutiner för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Dnr Verktyg för verksamhetens/beställarens bedömning inför upphandlingsuppdrag. Figur 1 Sammanvägd bedömning av verksamhetens behov av leveranssäkerhet att påföras upphandlingsuppdraget. Gradering av verksamhet ska göras inför upphandling. Samhällsviktig verksamhet Skyddsvärd verksamhet Övrig verksamhet Störning leverantörer Minst två eller fler med likvärdiga produkter där varje leverantör är kapabel att leverera det totala behovet till RS. Kort ledtid och adekvata lagernivåer och inga andra risker att anmärka Två eller fler leverantörer är kvalificerade och används, eller vi har single source med säkerhetslager som räcker för att kvalificera en ny leverantör. Single source men leverantören har fler än en produktionsanläggning. Second source finns men är inte kvalificerad eller kapabel att leverera önskad volym. Befintlig leverantör har mindre säkerhetslager än vad ny kvalificering medger. Single source där ett specifikt säkerhetslager finns men är lägre än den tid det tar att kvalificera en ny leverantör. 5 Single source med enbart en produktionsanläggning för våra produkter, inget säkerhetslager eller ett säkerhetslager signifikant lägre än den tid det tar att kvalificera en ny leverantör om det ens är möjligt. Åtgärd bör övervägas Åtgärd bör ske Åtgärd ska vidtas i upphandlingsarbetet

8 BILAGA 2. Rutin för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Dnr Verktyg för upphandlarens framställan av kontinuitetskrav på leverantören. Riskbedömningar för robustare upphandlingar och säkrare leveranser REGION SKÅNES MÅL FÖR RSA FÖRKLARING Ökad krishanteringsförmåga Kolumn 1 anger avtalsområdet Förbättrad säkerhetskultur Kolumn 2 förklarar omfattningen av kolumn (1) Kontinuitet i verksamheten Kolumn 3 konsekvenserna för RS Helhetssyn Kolumn 4 anger sannorlikhet för störning efter leverantör God återhämtningsförmåga Kolumn 5 anger sårbarhetsfaktorn utifrån produkten av kolumn (3) och (4) Samverkan Kolumn 6 anger avtalsvärde/år Kolumn 7 anger vad som kan göras om värdet från kolumn (5) är högre än 10 (Word-Dokumentet) Kolumn 8 anger effekten, värdet efter åtgärd Kolumn 9 indikerar om avtalsområdet är granskat: om värdet i kolumn (7) < 10 Ja - Grönt/Nej - Rött VÄRDERING: AVTALSOMRÅDE OMFATTNING KONSEKVENS FÖR REGION SKÅNE SANNOLIKHET FÖR STÖRNING SÅRBARHETS- FAKTOR (kolumn 3x4) AVTALSVÄRDE/ÅR ÅTGÄRD (5) > 10 EFFEKT <10 Medicinskt material Engångsmaterial för sjukvården Patientsäkerhet 5 = Extrem 1 = Minst två eller fler med likvärdiga produkter där varje leverantör är kapabel att leverera det totala behovet till RS. Kort ledtid och adekvata lagernivåer och inga andra risker att anmärka. 3x5=15 4 = > 100 miljoner kr/år Se dokumentet: "Rutin for robust upphandling_avtalsnummer" 9 Läkemedel Läkemedel för sluten vård Leveranssäkerhet 4 = Hög 2 = Två eller fler leverantörer är kvalificerade och används, eller har vi single source med säkerhetslager som räcker för att kvalificera en ny leverantör. 3 = miljoner kr/år 13 Medicinsk teknik Utrustningar för sjukvården Personalsäkerhet 3 = Medium 3 = Single source men leverantören har fler än en produktionsanläggning. Second source finns men är inte kvalificerad eller kapabel att leverera önskad volym. Befintlig leverantör har mindre säkerhetslager än vad ny kvalificering medger. 2 = 5 25 miljoner kr/år IT och allmänt material Oförutsedda kostnader 2 = Liten 4 = Single source där ett specifikt säkerhetslager finns men är lägre än den tid det tar att kvalificera en ny leverantör. 1 = < 5 miljoner kr/år Tjänster Informationssäkerhet 1 = Försumbar 5 = Single source med enbart en produktionsanläggning för våra produkter, inget säkerhetslager eller ett säkerhetslager som är signifikant lägre än den tid det tar att kvalificera en ny leverantör om det ens är möjligt. Skånetrafiken Kollektivtrafik Region Service Försörjning?

9 BILAGA 3. Rutin för tillämpning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Dnr Plan för implementering och uppföljning av riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap Riktlinjerna beslutades av regionstyrelsen att gälla fr.o.m Årlig uppföljning sker enligt ordinarie rutiner genom intern kontroll (bilaga risk- och sårbarhetsarbete). Övergripande mål: Kontinuitet i samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet Detaljerat mål Hur nås målet + klardatum Ansvar Indikatorer Leveranssäkerhet - leverans med kontinuitet - ska uppnås i avtal och ackreditering av samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet. Samtliga upphandlande enheter ska: följa riktlinjer och rutiner för verksamhet/beställare respektive upphandlare samt utföra dokumenterad bedömning av leveranssäkerhet i upphandling och avtal. Direktörer för upphandlande enheter, Koncerninköp, Regionservice, Skånetrafiken, Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning, Kultur Skåne, bolagen. Följs riktlinjer och tillämpningsanvisningar? Ja/Nej Start , fortlöpande arbete, årlig uppföljning. Implementering av riktlinjer och tillämpningsanvisningar Kompetensutveckling för berörda medarbetare. Start , fortlöpande arbete, årlig uppföljning. Direktörer för upphandlande enheter, Koncerninköp, Regionservice, Skånetrafiken, Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning, Kultur Skåne, bolagen. Andel berörda medarbetare som har kompetensutvecklats? 25 % 50 % 75 % 100 % 1

10 Övergripande mål: Kontinuitet i samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet Detaljerat mål Hur nås målet + klardatum Ansvar Indikatorer Verksamheten/beställaren 1 ska inför upphandlings-uppdrag eller ackreditering klargöra behovet av samt definiera kraven på robusthet. Upphandlaren ska ange behovet av leveranssäkerhet grundat på verksamhetens bedömda behov av robusthet i leverans. Följ och dokumentera enligt: Rutin 1 för verksamhet/beställare, Rutin 2 för upphandlare. Start , fortlöpande arbete 2, årlig uppföljning. Direktörer för upphandlande enheter, Koncerninköp, Regionservice, Skånetrafiken, Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning, Kultur Skåne, bolagen. Har avtal och ackrediteringar utformats enligt ovan? Ja/Nej Vid ja, ange: 1. Antal avtal. 2. Andel avtal: 25 % 50 % 75 % 100 % Leverantören ska planera för hur en reell förmåga till kontinuitet avseende avtalad leverans säkerställs. Leverantören ska redovisa hur en reell förmåga till kontinuitet avseende avtalad leverans säkerställs. Start , fortlöpande arbete, årlig uppföljning. Direktörer för upphandlande enheter, Koncerninköp, Regionservice, Skånetrafiken, Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning, Kultur Skåne, bolagen. Kvantitativt: Har leverantören redovisat sin kontinuitetsplan? Ja/Nej Kvalitativt: Har den avtalade leveransen skett med kontinuitet? Ja/Nej 1 Med beställare avses även den som har att medverka vid ackreditering, vid behovsbeskrivning av kollektivtrafik samt vid fördelning av medel för kultur. 2 Vid framtagandet av riktlinjerna har det visat sig att volymen avtal och ackrediteringar är av sådan omfattning att det kommer att krävas en tidsperiod om fyra år innan dess samtliga avtal har utformats enligt riktlinjerna för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap. 2