ATT SKRIVA BRA RAPPORTER

Transkript

1 HÖGSKOLAN I HALMSTAD Sektionen för ekonomi och teknik Gunnar Weber ATT SKRIVA BRA RAPPORTER Gunnar Weber

2

3 Att tänka på inledningsvis 1 Vem skall läsa rapporten och varför? 1 Hur lyckas jag med informationsöverföringen? 1 Löpsedelsteknik och logisk tankekedja 1 Hur kommer man igång? Tips! 2 Rubrikmetoden 2 Kompletterande metoder 3 Rapportens innehåll och uppbyggnad 4 Hur utformas de olika avsnitten? 5 Försättsblad 5 Sammanfattning 6 Förord 7 Innehållsförteckning 7 Figurförteckning 7 Förkortningar/ Begrepp 7 Introduktion (inledning) 8 Metodval / teori / modell 8 Avhandling (används ej som rubrik i rapporten) 8 Resultat 8 Slutsatser / rekommendationer / diskussion / framtida arbete / visioner 8 Referenser 9 Bilagor 10 Formatmall - Vad är det? 10 Matematiska uttryck 10 SYNPUNKTER PÅ SPRÅK OCH DISPOSITION 11 Minneslista 11 Något om Att skriva affärsbrev 14 Referenser 15 Litteraturtips 15 BILAGOR 15 Bilaga I. Exempel på försättsblad 15 Bilaga II. Titelsidans innehåll 15 Bilaga III. Exempel på innehållsförteckning 15

4

5 ATT TÄNKA PÅ INLEDNINGSVIS 1 Vem skall läsa rapporten och varför? Vad är syftet med med informationen? Skall rapporten övertyga, informera, påverka eller redovisa ett resultat. Tänk kritiskt under hela skrivfasen. Försök analysera innehållet och svara på tänkbara frågor som läsaren kan förväntas att ställa. Försök att undvika luckor i fakta och resonemang. För att skapa intresse måste rapporten naturligtvis anpassas till målgruppens behov. Därför inleder vi alltid skrivprocessen med en noggrann målgruppsanalys. Hur lyckas jag med informationsöverföringen? En bra rapport skall lyckas förmedla och sälja ett givet budskap. Detta förutsätter bland annat en rak och enkel informationsöverföring. Tänk därför på följande: Använd löpsedelteknik för att göra texten intressantare Ha en strukturerad och logisk tankegång Se till att målgruppen är i centrum Använd konkreta exempel som gör det lättare att förstå budskapet Eftersom en person normalt börjar med att läsa sammanfattningen för att bilda sig sig en uppfattning om innehållet, måste ett intresse väckas redan där. I annat fall har förmodligen en potentiell läsare gått förlorad. Det finns en devis som säger att inom försäljning har man ungefär 30 sekunder på sig att sälja ett budskap. Ungefär samma förhållande gäller här. Löpsedelsteknik och logisk tankekedja För att väcka och bibehålla läsarens intresse är löpsedelstekniken en effektiv metod som journalister och andra professionella skribenter ofta använder sig av. Se till att det viktigaste lyfts fram först, så att slutet på avsnitten skall kunna utelämnas utan att budskap och syfte går förlorat. Följande struktur för dispositionen kan vara användbar Vad blev det för resultat? Konsekvens? 2. Vad hände? 3. Vad var orsaken till det som hände? Bakgrund? Löpsedelstekniken i kombination med logisk tankekedja är en given vinnare! Påståenden och slutsatser behöver för den skull inte staplas på rad för att bli begripliga. Bind gärna samman texten med exempelvis Till följd av detta....., eftersom....därför att.. Konsekvensen av detta..osv

6 2 Hur kommer man igång? Tips! Att skriva rapporter är för en ovan skribent oftast en mödosam och tung uppgift. För att underlätta arbetet skrivs allt som sker i projektet ner i en dagbok, som sedan ligger till grund för rapportskrivningen. För att arbetet skall kunna ske enligt en dynamisk modell är det viktigt att rapporten skrivs under den senare delen av projektet. Annars finns det en risk för tidiga låsningar och därmed onödiga begränsningar under processen. Att slutsatserna följaktligen skall formuleras allra sist är därför uppenbart. Det är inte rimligt att allt som skrivs blir rätt från början. Acceptera istället att det kommer att bli ändringar under hela skrivprocessen. Det finns en uppenbar risk för att text och disposition finjusteras in absurdum, så att rapporten aldrig blir klar. Detta är naturligtvis oacceptabelt. Därför måste det alltid fastställas ett datum då rapporten skall vara färdig. Ett allmänt bra tips är att gå från en grov till en alltmer detaljerad beskrivning. Detta innebär att man från början enbart sätter upp rubriker och stolpar. Därefter broderas texten ut successivt. En vanlig metod är rubrikmetoden som beskrivs nedan. Rubrikmetoden Rubrikmetoden är en strukturerad metod som påminner lite om programmering eller tekniskt utvecklingsarbete. Metoden kan sägas ha två faser. I den första fasen (faktainsamlingen) skrivs tänkbara arbetsrubriker ner på ett papper, kapitel för kapitel. I det här skedet är dagboken ett ovärderligt hjälpmedel. Därefter skrivs varje kapitelrubrik högst upp på ett eget blad. Under varje rubrik samlas sedan innehållet i form av stolpar/avsnittsrubriker. Successivt växer en grov disposition för rapporten fram. Glöm inte löpsedelstekniken! Den andra fasen (finslipningen) innebär en systematisk genomgång av en checklista. Se nedan! (Walla 1990) Strukturera materialet och numrera arbetsrubrikerna. Disponera materialet så att löpsedelstekniken kan användas. Kontrollera att materialet är anpassat mot målgrupp och syfte. Författa en råtext genom att göra om stolpar till fullständiga meningar. Läs och analysera råtexten flera gånger och beakta nedanstående punkter. (I-VII) I. Formulera huvud- och underrubriker samt styckeindela genom att bearbeta arbetsrubriker och råtext. II. Gör texten lättläst genom att utnyttja syftningsord eller bindeord. Ta bort onödiga ord och meningslösa formuleringar. Se till att den logiska tankekedjan håller.

7 III.Kontrollera stavningen och slå upp alla ord du är osäker på. Tänk på att i de flesta ordbehandlare finns det inbyggda stavningskontroller och ordlistor. Utnyttja dessa! 3 IV.Granska ordval och fackord med tanke på aktuell målgrupp. Översätt främmande ord till svenska i den mån det är möjligt. Förklara svåra ord och förkortningar (vid behov kan en ordlista ingå i rapporten). V. Kontrollera att beräkningar, tabeller och diagram är korrekta. VI.Fingranska textmassan genom att söka efter språkliga fel och krångliga meningskonstruktioner. VII.Avslutningsvis är det alltid lämpligt att låta andra personer läsa rapporten och ge sina spontana synpunkter. Välj helst ut ett par personer inom den tänkta målgruppen och gärna någon med lite sämre ämneskunskaper inom det aktuella området. För att försäkra sig om att faktainnehållet stämmer bör någon kunnig kollega kontrollera detta. Om rapporten skrivs med hjälp av ordbehandlare är dispositionsverktygsfältet mycket användbart. Här finns det en möjlighet att bestämma hur mycket av dokumentet som skall visas genom att begränsa antalet rubriknivåer. På så sätt kan dispositionen successivt växa fram utan att du tappar greppet om helheten. Dessutom kan ändringar i text och flyttning av avsnitt och kapitel ske på ett överskådligt sätt. Prova gärna denna funktion! Kompletterande metoder Andra metoder som också kan vara lämpliga att använda presenteras nedan. Tankekarta (mindmap) Mindmapping (Buzan 1983) är en kreativ metod som kräver stort vitt papper, färgglada pennor och en del träning. En tankekarta framställs med pilar, siffror och rubriker. Inledningsvis placeras huvudtiteln (uppgift som skall lösas/ problemställning) i centrum. Därefter ritas grenar ut till kapitel- och avsnittsrubriker som sedan kan delas upp ytterligare. Metoden kombineras ofta med rubrikmetoden. Denna metod är också användbar vid idégenerering för att struturera tankar och förslag. Frågemetoden Frågemetoden innebär att frågor ställs som läsaren kan antas vilja ha svar på.

8 4 RAPPORTENS INNEHÅLL OCH UPPBYGGNAD En rapport kan exempelvis se ut på följande sätt: Inledande del 1. Försättsblad 2. Sammanfattning Paper / Essay Abstract 3. (Förord) 4. Innehållsförteckning / bilageförteckning / figurförteckning 5. (Förkortningar, begrepp) Huvuddel 1. Introduktion (inledning) 2. Metodval / teori / modell 3. Avhandling (Får ej användas som rubrik i rapporten) 4. Resultat 5. Slutsatser / rekommendationer / diskussion / framtida arbete / visioner Avslutande del 1. Referenser 2. Bilagor Observera att detta bara är ett exempel på hur en disposition kan se ut. För varje rapport som skrivs, bör det noga övervägas vilka rubriker och avsnitt som kan anses relevanta i detta specifika fall.

9 5 Hur utformas de olika avsnitten? Här presenteras rapportens innehåll och disposition mer i detalj. Försättsblad Försättsbladet skall informera läsaren om vad rapporten handlar om, den skall också väcka intresse. Titeln/ huvudrubriken har också till uppgift att klart avgränsa ämnet. Viktig information kommer i början av titeln, onödiga ord typ Rapport avseende undviks. Ett bra knep är att inledningsvis ange ämne och sedan efter ett tankstreck förtydliga rapportens inriktning: Rubriker - vägvisare och intresseväckare Försättsbladet skall innehålla följande information (utformningen är fri). Rapportens titel / Projektnamn Författarens namn (och personnummer då det gäller interna rapporter) Institutionens namn Utgivningsort Utgivningsår (datum) Kursrubrik Uppdragsgivare Nivå (B-, C-, D- eller magisteruppsats) Högskolan i Halmstads logotyp (i övre vänstra hörnet) Se bilaga I. Exempel på försättsblad När det gäller vetenskapliga rapporter och böcker bör det även ingå en s.k. titelsida. Denna behöver ej finnas med när du skriver en teknisk rapport. Se bilaga II. Titelsidans innehåll.

10 6 Sammanfattning Sammanfattningen är oerhört viktig. Här gäller det att få läsaren nyfiken och intresserad av det som presenteras. Glöm därför inte bort vikten av målgruppsanpassning. Det finns två typer av sammanfattningar - deskriptiva och informativa. Den deskriptiva sammanfattningen talar bara om vad rapporten behandlar, medan den informativa är en rapport i miniatyr och behandlar innehåll, fakta och resultat. Informativ typ bör användas då projekt skall sammanfattas, eftersom läsaren vanligtvis vill få en helhetsbild av arbetet. För att sammanfatta en rapport som behandlar en experimentell undersökning kan följande disposition vara gångbar: 1. Syfte med undersökningen 2. Viktigaste resultat och slutsatser 3. Betydelse eller tillämpning av resultat 4. Metod som använts Sammanfattningen skall vara kortfattad ( ord), bestå av fullständiga meningar och skall dessutom kunna läsas separat med full behållning av rapportens innehåll. Man får därför inte hänvisa till andra källor i sammanfattningen. Sammanfattningen får dessutom inte innehålla uppgifter som inte finns med i själva rapporten. På samma sätt som omslagssidan skrivs sammanfattningen när rapporten är färdig. SKOLANS KRAV PÅ PROJEKTSAMMANFATTNING Projekten på högskolan i Halmstad skall sammanfattas på två skilda sätt. Detta kan tyckas märkligt, men respektive typ av sammanfattning har sin speciella funktion. Paper / Essay För att registrera uppsatser och projekt, i en för högskolan gemensam databas, används en standardiserad blankett där ett antal uppgifter skall anges. Uppgifterna, som skrivs in på engelska, matas in direkt vid en datorterminal. En fysisk kopia skall finnas efter försättsbladet i rapporten. OBS! Eftersom databasen kommer att vara tillgänglig för ett stort antal personer är det viktigt att språkligt granska sammanfattningen på engelska. Abstract Ett abstract bör inte innehålla mer än 150 ord. Denna sammanfattning är en oerhört viktig del av rapporten (kanske den viktigaste) eftersom dess primära syfte är, som tidigare nämnts, att väcka intresse och göra läsaren nyfiken. Ett abstract placeras direkt efter paper / essay och bör innehålla syfte, metodval, resultat samt slutsatser.

11 Förord I förordet återfinns information om rapportens tillkomst som inte har med det tekniska innehållet att göra. Syftet med förordet kan vara att tacka medarbetare, tala om vem som bekostat projektet eller ange anledningen till varför rapporten finns t.ex. Examensarbete vid institutionen för. 7 Innehållsförteckning Innehållsförteckningen hjälper läsaren hitta i rapporten, visar hur rapporten är uppbyggd samt upplyser om rapportens innehåll och omfattning. Se bilaga III. Exempel på innehållsförteckning. Använd högst tre rubriknivåer, exempelvis: 1. KAPITELRUBRIK 1.1 Avsnittsrubrik Underrubrik De olika delarna i rapporten skall klart framgå av rubrikindelningen. Rubriker på en viss nivå skall ha samma utformning. Var konsekvent! Genom att utnyttja ordbehandlarens dokument- och formatmallar kan datorn själv automatgenerera en innehållsförteckning. En dokumentmall innehåller ofta förproducerad text, formatmall, text som kan hämtas in vid behov, fältkoder som automatiskt ger datum och sida m.m. En formatmall innehåller normalt standardformateringar för stycken och tecken. Använd gärna denna möjlighet! Figurförteckning I det fall rapporten innehåller många illustrationer, figurer eller tabeller, brukar dessa nämnas i en separat förteckning eller i slutet av innehållsförteckningen. Figurer och tabeller skall numreras i ordningsföljd och ha anknuten text som förklarar vad figuren eller tabellen visar. Hänvisningar till figurer och tabeller skall finnas med i texten. Tänk på att de skall innehålla relevant information som anknyter till resonemang. Förkortningar/ Begrepp Tekniska rapporter innehåller oftast förkortningar, symboler, termer och begrepp som kan ha olika betydelse i olika sammanhang. Det underlättar för läsaren om dessa finns förklarade i en förteckning. Dessutom kan de förklaras inom parentes i rapporten första gången de dyker upp. Ibland kan kan det vara lämpligt att sammanställa en ordlista som medföljer i bilagedelen.

12 8 Introduktion (inledning) Syftet med inledningen är att sätta in läsaren i ämnet och bör innehålla 1. Problemdefinition 2. Teoretisk eller historisk bakgrund 3. Rapportens syfte och omfattning/ avgränsning Var saklig i inledningen, inga överflödiga yttranden som medför att läsaren tappar intresse. Fundera noga igenom problemdefinitionen. Om teorin och historiken är omfattande, kan denna istället tas upp i huvuddelen. De tre punkterna ovan kan med fördel kombineras i mindre rapporter. Ibland räcker det med några få meningar för att allt skall komma med. Metodval / teori / modell Avsnittet skall ge en bild av hur arbetet har genomförts. Exempelvis kan det ingå en presentation av de verktyg (metoder/systematik) som använts liksom tidplaner och budgets. Här beskrivs vanligtvis också kortfattat de teorier och modeller som ligger till grund för arbetet. För att läsaren skall kunna finna mer stoff inom aktuellt ämnesområde skall referenser anges, vanligtvis författarnamn och år inom parentes t.ex. (Björk 1995). Avhandling (används ej som rubrik i rapporten) Detta är vanligtvis det mest omfattande avsnittet och redogör för arbetet som ligger till grund för rapporten. Hur detta avsnitt disponeras bestäms till stor del av ämne och syfte, vilka således kan variera. Resultat Tänk på att läsaren oftast är mest intresserad av resultatet. Därför är det rimligt att anta att läsaren går direkt till resultatavsnittet efter att ha läst sammanfattningen. Åter igen, med risk för att bli tjatig, formulera resultat så att det väcker intresse hos läsaren. Visa också att resultatet är relevant med hänsyn till rapportens syfte och att beskrivningen är konkret och tydlig. Slutsatser / rekommendationer / diskussion / framtida arbete / visioner Slutsatser och rekommendationer skall formuleras klart och tydligt, så att läsaren lätt kan förstå innehållet. Avslutningen kan bestå av en eller flera av nedanstående punkter 1. Slutsatser 2. Begränsningar och fördelar 3. Sammanfattning 4. Tillämpning 5. Rekommendationer beträffande fortsatt arbete 6. Visioner

13 Referenser Det finns i huvudsak två typer av källhänvisningar i tekniska rapporter. Den första är en lista över referenser, d.v.s. publikationer som hänvisas till i rapporten. I detta fall anges författaren och eventuellt årtal i den löpande texten (Walla 1993), medan de fullständiga uppgifterna finns i referenslistan eller källförteckningen. Den andra typen utgör förslag på böcker, artiklar och liknande där det finns mer information att hämta om ämnet (bibliografi eller litteraturtips). Referenslistan placeras före bilagorna. Den ordnas i bokstavsordning efter huvudförfattarens efternamn. Böcker och rapporter anges med författare, titel, förlag eller utgivare, utgivningsort, tryckår samt eventuellt ISBN-nummer. Personliga referenser anges med namn, befattning, företag och adress eller telefonnummer. Allt övrigt material som kan förekomma anges tydligt och fullständigt för att underlätta sökning. Artikel Carlsson. S-O, Pytteplan spionerar över fiendeland, Ny Teknik, 1997, nr 24, sid Bok eller rapport Anderberg. L, Informationsteknik - rapportskrivning, Studentlitteratur, Lund, För artiklar anges författare, artikelrubrik, tidskrift, år, nummer eller datum samt sida. Elektroniska referenser - citering När man citerar elektroniska dokument på Internet gäller i stort sett samma regler som för tryckta källor. Dokumentets trovärdighet värderas och beskrivs så att det går att finna. Ett problem i sammanhanget är att dokument ofta flyttas eller försvinner från nätet. Tag därför alltid en kopia på dokumentet som du citerar (på papper eller diskett). Försök att bedöma om det är original eller kopior från andra sajter. Att citera Webb-sajter: Ange författare, titel, datum för senaste uppdatering av dokumentet, URL och datum när du hämtade dokumentet. Exempel: Walker, Janice R, MLA-style citations of electronic sources. Jan, 1995, 1996 (rev 8/96). Citerar men ur usenet-grupper eller listserver anges också författarens e- postadress. Kontrollera med författaren vad som är tillåtet att citera. Gränser mellan privata och offentliga brev kan vara flytande. Exempel: Hedman, Claes <claes.hedman LIBRIS.KB.SE>; LIBRIS Websök har öppnat! BIBLIST SEGATE.SUNET.SE ( ) 9

14 10 Personreferens Persson. X, säljare IMAB, tel.nr XX XX XX Bilagor Bilagorna skall bestå av information som läsaren inte behöver i rapporten för att fortfarande kunna följa resonemanget. Programkod till dataprogram, omfattande scheman, tabeller med mätvärden, omfattande beräkningar eller detaljerade metodbeskrivningar förläggs till bilagor. Bilagorna får däremot inte innehålla bilder och diagram som skulle kunna underlätta läsarens förståelse av texten i rapportens huvuddel. Onödig information gallras bort från bilagorna. Bilagorna sitter sist i rapporten och numreras fristående från övriga rapporten, exempelvis Bilaga C, eller Bilaga III. Exempel på material som kan förekomma i bilagedelen Datablad Broschyrer Programlistningar Diagram Matematiska härledningar Ritningar Kretsschema Tidplan Kretskortslayout Budget / utfall (tillsammans!) m.m. Formatmall - Vad är det? Moderna ordbehandlingsprogram innehåller färdiga formatmallar, där en varierande mängd parametrar finns definierade. Som exempel kan nämnas utseende på rubriker, textformat, sidhuvud, sidfot m.m. Genom att använda en redan färdig mall underlättas ändringar i formatering, innehållsförteckning kan lätt automatgenereras m.m.! Det finns ett antal Word-baserad formatmallar att tillgå. Sök i Word-menyn under rubriken Format och därefter Style Gallery. Välj en lämplig formatmall och modifiera den efter behag. Det går alltid att byta formatmall om man inte är nöjd med den nuvarande. Matematiska uttryck Alla ekvationer skrivs på egen rad och numreras i ordningsföljd. Ekvationer bör föregås av inledande text, t.ex. härav följer sambandet. Ekvationsnumret sätts inom parentes, även vid hänvisning i texten. Ange alltid beräkningsformler i generell form och förklara ingående variabler. Först därefter kan insättning ske och numeriska värden beräknas.

15 SYNPUNKTER PÅ SPRÅK OCH DISPOSITION Målsättningen vid utformning av en rapport är att den skall vara kort, enkel och lättläst. För att uppnå detta tänk på följande. Skriv klart. Använd enkla påståendesatser. Variera meningslängden. Undvik långa komplicerade meningar. Skriv i aktiv form. Skriv tydligt och kortfattat. Undvik vaga, mångtydiga samt tomma ord och uttryck. Använd inte fler ord än nödvändigt. Använd alltid samma fackterm för en sak eller företeelse. Undvik slang och fackjargong. Skriv fullständigt. Var noga med att argumenteringen är fullständig, logisk och kontinuerlig. Tänk dessutom på att oväsentlig information distraherar. Välj en lämplig dispositionsmodell och följ den. Exempel på detta är logisk följd vid beskrivning av komplexa tekniska samband. löpsedelsteknik för att fånga läsarens intresse. Minneslista Följande punkter bidrar till en lyckad rapport 11 Omfattning Ger rapporten tillräckligt underlag för bedömning av hela arbetet? Har tillräcklig information tagits med? Är alla val som gjorts (mellan alternativa modeller, avgränsningar, alternativa uppläggningar) motiverade i rapporten? Innehåller rapporten något som skulle kunna uteslutas? Disposition Är rapporten logiskt uppdelad i kapitel och stycken? Är fördelningen av tabeller och figurer mellan löpande text och bilagor väl avvägd? Har figurer och tabeller behandlats utförligt? Används teorier/ modeller som presenteras?

16 12 Läsbarhet Kan läsaren klart skilja mellan vad som är fakta och vad som är påståenden? Kan läsaren klart skilja mellan författarnas och andras åsikter? Är alla onödiga upprepningar av resonemang, argument, etc. borta? Är avsnitten klart formulerade, väl disponerade och lagom långa? Är rapporten rent tekniskt läsbar? Används det onödigt komplicerade tecken som inte är nödvändiga? Språkbehandling Är alla begrepp förklarade första gången de uppträder? Är alla återkommande uttryck konsekvent använda? Har rätt tempus använts? Förekommer det långa och krångliga meningar? Är använda förkortningar allmänt accepterade och förklarade? Är förkortningar, typografiska tecken etc konsekvent använda? Är alla tabeller och figurer omnämnda i texten? Är stavningen rätt? Är avstavningen lämplig? Innehållsförteckning Uppfyller innehållsförteckningen de formella kraven? Ger innehållsförteckningen en överblick över rapportens disposition och innehåll? Stämmer innehållsförteckningen med rubrikerna i texten? (Ges automatiskt med i ordbehandlaren om denna funktion används!) Rubriker Är rubriknivåer logiskt uppbyggda och konsekvent genomförda? Är rubrikerna sådana att de klart och tydligt anger vad avsnittet, tabellen eller figuren handlar om? Är texten över kolumner i tabeller, på axlar i diagram etc konsekvent konstruerad?

17 Referenser Finns litteraturhänvisningar i texten? Är källhänvisningarna och litteraturförteckningen i enlighet med de formella kraven? Används alla referenser i texten? Om inte, stryk dem! Är alla hänvisningar kontrollerade? Är alla sakuppgifter kontrollerade? Är alla beräkningar kontrollerade? 13 Övrigt Är sidnumreringen kontrollerad? Är titeln kort och informativ? Ger inledningen läsaren nödvändig bakgrundsinformation för att förstå rapporten? Speglar sammanfattningen innehållet i rapporten? Framgår rapportens syfte entydigt? Har metod, utrustning och försök beskrivits? Är resultaten klart och fullständigt rapporterade? Har rapporten korrekturlästs? Det är extra viktigt att den engelska texten i Paper / Essay har granskats noga, eftersom den kommer att bli tillgänglig på internet i framtiden!

18 14 NÅGOT OM ATT SKRIVA AFFÄRSBREV Brev som skall skickas till ett företag eller en enskild person bör formuleras med omsorg. Först och främst måste brevets syfte bestämmas. Är det frågan om att ge eller begära information? Är det ett säljbrev som skall formuleras? Vill vi påverka i någon speciell riktning? Oberoende av vilket syfte brevet har finns det regler att ta hänsyn till. Tänk igenom vilket budskap som brevet skall förmedla. Se till så att det viktiga lyfts fram tidigt och att det förmedlas på ett intresseväckande sätt (säljande). Här följer några tips när det gäller disposition och språk.. Kontrollera att uppställningen är tydlig och överskådlig. Ur ekonomisk synvinkel kan det vara lämpligt att utnyttja en standardiserad disposition. För att underlätta brevskrivandet används med fördel färdiga dokumentmallar som oftast finns med i ordbehandlingsprogrammet. Skriv enkelt, naturligt och lättfattligt och undvik att uttrycka dig alltför hurtfriskt. Att använda sig av kanslisvenska är högst olämpligt. För att inte några missförstånd skall uppstå, se till att budskapet är tydligt och klart. Om stilen och språket ger ett omoget intryck, betraktas du därefter. Visa respekt för den du skriver till. Var inte alltför översvallande när du avslutar brevet. Exempelvis kan du avsluta brevet med: Med vänlig hälsning (EJ högaktningsfullt) Om du ej lagt bort titlarna med personen ifråga använd Ni respektive Er (obs! Versaler) som tilltal i brevet.

19 15 REFERENSER Buzan. T, Använd huvudet bättre, Svenska Management-Gruppen, Stockholm, 1982 Walla. E, Så skriver du bättre tekniska rapporter, Studentlitteratur, Lund, ISBN LITTERATURTIPS Anderberg. L, Informationsteknik - Rapportskrivning, Studentlitteratur, Lund, 1996 Ehrenberg-Sundin. B m.fl., Att skriva bättre i jobbet, Publica, Fritzes förlag AB, Stockholm, 1996, ISBN Nordin. L, Några tankar om rapportskrivning, kompendium, Högskolan i Halmstad, Omander. G m.fl., Svensk Affärskommunikation, Esselte studium, Göteborg, 1986, ISBN Posten Utrikes, 100 affärsbrev på engelska, Exportrådet Förlaget, Göteborg, 1992, ISBN TNC:s skrivregler (TNC83) Tekniska nomenklaturcentralen, Stockholm, BILAGOR Bilaga I. Exempel på försättsblad Bilaga II. Titelsidans innehåll Bilaga III. Exempel på innehållsförteckning

20

21 I Bilaga I. Exempel på försättsblad Högskolan i Halmstad MUTTERDRAGARE Examensarbete (C-nivå), utfört i samarbete med Kalmar Industries i Lidhult, för Maskiningenjörsprogrammet vid Högskolan i Halmstad, SET. Utfört av: Anton Sandén Gustav Jansson

22 II Bilaga II. Titelsidans innehåll Titelsidan är den viktigaste sidan ur katalogiserings- och arkiveringssynpunkt. Den innehåller i stort sett samma information som omslagssidan med vissa förbehåll. Exempelvis får det inte förekomma några figurer eller bilder. Syftet är i första hand att informera och inte att skapa intresse. Följande bör finnas med: Rapportens titel / Projektnamn (officiell sökbar rubrik) Författarens namn Institutionens namn Utgivningsort Utgivningsår (datum) Kursrubrik Uppdragsgivare Nivå (B-, C-, D- eller magisteruppsats) Eventuellt sök- eller beställningsnummer typ ISBN-nr alt. ISSN-nr. Titelsidan placeras efter omslagssidan / försättsbladet.

23 III Bilaga III. Exempel på innehållsförteckning