KÅRHANDBOKEN Handbok för verksamheten i kår, distrikt och förbund

Transkript

1 KÅRHANDBOKEN Handbok för verksamheten i kår, distrikt och förbund Upplaga 2006 Bearbetning: Förbundskansliet

2 INNEHÅLL INNEHÅLL 2 UPPGIFT 4 Scoutmetoden 4 SCOUTKÅREN 6 Detta kännetecknar en bra kår! 6 Kårstämma 9 Kårstyrelse 17 Föräldrar och andra vuxna 27 Kårens administration 28 Medlemsregistrering 32 Försäkringar 32 Säkerhetsregler för friluftsaktiviteter inom Svenska scoutförbundet 32 Kårens ekonomi 33 Kårens finansiering 35 AVDELNINGSARBETET 39 Scoutprogrammet - vad, hur och varför 39 Hjälpmedel - verktyg för att nå ända fram 39 Vad kännetecknar en bra scoutavdelning? 41 KÅRPLANERING 43 Att sätta mål 43 LEDARUTBILDNING OCH LEDARUTVECKLING 46 Ledarutbildning 46 Ledarutveckling 47 Kjesäters folkhögskola 47 Kårutbildarens uppgift 47 REKRYTERING 49 Allmänt om rekrytering 49 Svenska Scoutförbundets rekryteringsaktiviteter 49 Ledarrekrytering 49 INFORMATION OCH PR 51 PR för scouting 51 Alla kan göra PR 51 Kårens egen tidning 52 Hemsida 52 DISTRIKT OCH REGION 53 Distrikt 53 Krets 54 Skeppslag 54 Exempel på arbetsfördelning och arbetsuppgifter inom distriktsstyrelsen 54 Hur påverkar man sitt distrikt? 57 Region 57 2

3 FÖRBUNDET 59 Förbundsstämma 59 Förbundsstyrelse 59 Arbetssätt 59 Hur påverkar man förbundet? 59 Förbundskansli 59 Scoutvaror 60 Anläggningar 60 SCOUTDRÄKTEN 62 Dräktordning 62 SCOUTING INTERNATIONELLT 64 Internationell verksamhet i kåren 64 Scouting i världen 66 FÖRTJÄNSTMÄRKEN 68 För medlemmar 68 För utomstående 68 Ansöka och beställa 69 Svenska Scoutförbundets förtjänstmärken 69 SCOUTHÖGTIDER OCH CEREMONIER 70 Högtider på avdelningarna och i kåren 70 Thinking Day och S:t Georgsdagen 71 Scouternas fredsdag 72 Vigsel och jordfästning 72 Scoutsången 72 Scouthälsning och scouttecken 72 Flagga och fana 73 POLICYBESLUT 76 Alkoholpolicy 76 Miljöpolicy 76 Miljöpolicy fastställd av Svenska Scoutrådet 76 Policy angående ungas och vuxnas roller i SSF 77 Anvisningar för Svenska Scoutförbundets logtoyp 78 Fundraisingpolicy 80 Policy för tillvägagångssätt vid misstanke om övergrepp mot barn 82 SAMHÄLLSENGAGEMANG I SVENSKA SCOUTFÖRBUNDET 84 Plattform för samhällsengagemang inom Svenska scoutförbundet BILAGA: ARBETSFORMER FÖR PÅVERKANSTORG 87 3

4 UPPGIFT Din - och alla andra scoutledares - viktigaste uppgift är att: Ge barn och ungdomar möjlighet att utvecklas till medmänniskor med samhällsansvar! Detta är Svenska Scoutförbundets övergripande mål - håll det alltid levande och ägna det en tanke med jämna mellanrum. Scoutprogrammet, lag och löfte, valspråk och lösen, metoder, friluftsliv, läger och allt annat fint vi har i Svenska Scoutförbundet - både sådant som är unikt för scouting och sådant vi delar med andra ideella organisationer - är medel eller steg på vägen för att nå det övergripande målet att låta barn och ungdomar utvecklas inom scouting! Detta övergripande mål gäller för oss alla i Svenska Scoutförbundet. Självklart gäller det för avdelningsledaren, men det gäller precis lika mycket för kårordföranden när hon planerar nästa kårstyrelsesammanträde, det gäller för kassören, när han sitter och bokför sent en kväll, det gäller för båtfogden, när hon slipar botten på en trissjolle osv. Ägna det övergripande målet en tanke då och då. Det är lätt hänt att man glömmer bort det ibland - när man sitter där mitt i smeten och har roligt. Scoutmetoden Scoutmetoden är en metod för personlig utveckling genom icke-formellt lärande, utformad för att ge unga människor möjlighet att få utvecklas utifrån sina personliga förutsättningar. Metoden består av följande delar: Scoutlag & scoutlöfte Scoutlagen utgör det grundläggande förhållningssätt varje scout bör sträva efter. Scoutlagen används som ett verktyg för att reflektera över sina etiska ställningstaganden. Löftet innebär att varje scout uttrycker sin strävan att utvecklas enligt scoutlagens ideal. Patrullsystemet (den lilla gruppen) Verksamheten genomförs inom ramen för den lilla gruppen, patrullen. Detta innebär att scouten utvecklas som individ genom att lära sig samarbete, ömsesidigt lärande, gemensamt ansvarstagande och ledarskap. Lära genom att göra - Learning by doing Scouten lär genom att delta i planering, genomförande och utvärdering av verksamheten. Genom att reflektera över sina upplevelser når scouten en djupare insikt om sig själv, sin personliga utveckling, sin omvärld och sin relation till omvärlden. Symboler och ceremonier Symboler och ceremonier används för att skapa utrymme för eftertanke och reflektion. Symboler och ceremonier skapar tillhörighet och gemenskap i grupper och över gränser. Friluftsliv Genom friluftslivet möter scouten i patrullen utmaningar som uppmuntrar till samarbete och kreativ problemlösning. Den genom friluftslivet ökade kontakten med naturen inspirerar scouten till kunskap om och ansvarstagande för natur och miljö. 4

5 Lokalt och globalt samhällsengagemang Genom lokalt engagemang och internationella upplevelser får scouten kunskap om och lär sig ta ansvar för sina medmänniskor och samhället. Stödjande och lyssnande ledarskap Den vuxne scoutledarens roll är att skapa förutsättningar för scoutens utveckling genom att stödja, tillåta och uppmuntra scoutens engagemang och egna ansvarstagande. Mer om Svenska Scoutförbundets uppgift och grundprinciper kan du läsa om i stadgarna, 1-3, och i övrig scoutlitteratur. 5

6 SCOUTKÅREN Detta kännetecknar en bra kår! En bra scoutkår är naturligtvis en scoutkår, där medlemmarna trivs och stannar kvar, och som bedriver god scoutverksamhet. Under årens lopp har det gjorts ett antal olika undersökningar vilka framgångsfaktorerna för en bra scoutkår är. Om vi definierar en bra scoutkår med följande: Stabil eller ökande medlemsutveckling med helst minst 150 medlemmar. Självklart finns det bra scoutkårer som är mindre än så, men en strävan bör vara att ha fyllda patruller i fyllda avdelningar. Låg medlemsomsättning. Färre än 20% av medlemmarna slutar under året. Hög proportion, mer än 75% av medlemmarna, är under 25 år. För att scoutkåren ska vara framgångsrik och uppfylla kriterierna ovan bör flera av följande förutsätningar uppnås: Rent allmänt har en framgångsrik scoutkår: En god förankring på orten / stadsdelen där man verkar och använder sig av sina kontakter. Kåren är välkänd och välsedd både bland vuxna och ungdomar. Scoutkåren syns både i lokala media och i samband med evenemang på orten. En styrelse som leder kårens verksamhet med visioner och engagemang för kårens utveckling och scoutings mål och metoder. Flera gemensamma planeringstillfällen för ledargruppen där såväl visioner som detaljer i verksamheten diskuteras och beslutas. En kårstämma som engagerar flertalet av kårens medlemmar. En aktiv valberedning som är införstådd i kårens arbete och aktivt söker KS-ledamöter utifrån kårens behov, men också utifrån en lämplig ålders- och könssammansättning av styrelsen. En verksamhet i kåren som alla, även ungdomarna känner delaktighet och ansvar för. En god ekonomi och kan klara minst ett års verksamhet utan att räkna in medlemsavgifter och bidrag. Ett väl utvecklat och lättillgängligt informationssystem inom kåren med e-postlistor, hemsida m.m. Regelbunden, årlig rekryteringsaktivitet av såväl scouter i alla åldrar även i patrull-och seniorscoutåldern, som ledare. Ett stort engagemang bland scouternas föräldrar i kårens verksamhet. Föräldrarna är välinformerade om kårens program, målsättningar och känner sina barns ledare. 6

7 För verksamheten tillräckligt stora och anpassade lokaler med tillgång till patrull- och grupprum, ledarrum, förråd m.m. Det är dock inte nödvändigt med en egen scoutgård. Ett rikt och välordnat förråd av övnings-, hajk- och lägermaterial samt ett referensbibliotek med aktuellt programlitteratur, faktaböcker på olika områden, tipsböcker av olika slag. Många kontakter med sitt distrikt och deltar aktivt i distriktsarbetet. På ledarsidan kännetecknas en framgångsrik scoutkår av: Ledare som är engagerade i och tillämpar en tydlig bild av scoutings mål och metoder. Minst 5 ledare, helst ytterligare några, på varje avdelning beroende på avdelningens storlek. Köns- och åldersblandade avdelningsledarteam Gärna några ledarassisterande seniorscouter knutna till avdelningen i syfte att förbereda sig för kommande ledarroller. En öppen och välkomnande attityd till nya ledare oavsett om dessa har varit scouter tidigare eller inte samt en genomtänkt introduktion av dessa. Välutbildade ledare som kåren på alla sätt stöttar till deltagande på kurser och arrangemang. När det gäller verksamheten / avdelningsarbetet har en framgångsrik scoutkår. Ett spännande och utvecklande program som scouterna själva är med och skapar. Ett program som också innehåller nytänkande och många möjligheter till kontakter utanför den egna scoutkåren. Fyllda avdelningar som innebär tillräckligt många scouter till flera patruller per avdelning. Minst 5 scouter i varje patrull kan vara ett riktmärke för att patrullarbetet ska bli meningsfullt. Uppmärksamheten riktad på könsfördelningen mellan pojkar och flickor i patruller och avdelningar samt snabbt analyserar och åtgärdar orsaker om den ena eller andra gruppen skulle sluta i större utsträckning än normalt. Ett stort utbud på utfärder, hajker och äventyr. Varje år möjlighet för alla i kåren att delta på läger. Kårgemensamma, åldersöverskridande aktiviteter för att stärka sammanhållningen i kåren. Självklart en hög kvalitet på verksamheten för alla åldersgrupper, men speciellt på patrull- och seniorscoutarbetet och är väl medvetna om att det bland annat är från seniorscouterna som en väsentlig del ledarrekryteringen sker. Kåranda I avsnittet om kårstyrelsen längre fram, går vi igenom de formella uppgifterna. Det finns dock fler - de informella - och de är lika viktiga. Om det inte är roligt, så är det inte scouting sa redan Robert Baden-Powell. Detta är sant och det gäller inte bara arbetet på scoutavdelningarna utan lika mycket i det administrativa arbetet. 7

8 Att det är roligt - och att det ger något tillbaka - är en viktig drivkraft för att människor ska engagera sig i ideellt arbete. Inom kårledningen kan vi därför inte bara fundera på hur vi ska få ut mesta möjliga av de vuxna. Vi måste fundera minst lika mycket på vad kåren kan ge dem tillbaka. Eller för att använda en liknelse: För att få ut värme och energi från våra vuxna måste vi i kårledningen lägga på bränsle hela tiden. Ju mer bränsle, desto mer värme och kraft tillbaka... Några exempel på bränsle, som inte kostar så mycket: Trygghet Att känna trygghet är en nödvändig förutsättning för att vi ska må bra - inte bara i scoutsammanhang. I kårarbetet betyder trygghet att känna igen sig, att veta hur det fungerar, att veta vem man kan prata med vad om etc. Detta brukar inte vara något problem för de etablerade, men är väl värt att tänka på när vi får in nya ledare och funktionärer i kåren. Ta därför väl hand om de nya med ett ordentligt introduktionsprogram eller genom att utse en fadder. Avstå från att använda begrepp som; vuxenassistenter, hjälpledare, föräldraledare eller liknande till nytillkomna ledarkamrater. De begreppen betyder ju egentligen ingenting annat än..att du ska inte tro att du är lika mycket ledare som jag!.. Presentera också de nya ledarna för de gamla - ordentligt och en i taget så att de nya har en sportslig chans att komma ihåg vem som är vem. För den nye går det då snabbare att bli Pelle i stället för den där nya, långhåriga på Skogsmännen. Uppmärksamhet/uppskattning Vi behöver uppmärksamhet/uppskattning/beröm också för att må bra - och det är kårledningens sak att se till att det utdelas för insatser i kårarbetet. Gör till en regel att utdela beröm så snart en bra insats gjorts. Vänta inte tills det är dags för förtjänstmärket! Bestäm dig redan före kårstyrelsemötet att idag ska du utdela minst tre beröm! Även den som alltid gör ett bra jobb behöver få detta bekräftat med jämna mellanrum. Och den som inte har så lätt för sig behöver definitivt få veta när man lyckats. Beröm utdelas inte heller efter någon absolut måttstock, som gäller för alla utan efter vars och ens egen måttstock. Nybörjaren förtjänar alltså beröm även för mindre insatser. Gemenskap Gemenskap uppnås genom att man gör saker tillsammans. Gemensam planeringshelg för kårens ledare, fester och studiebesök är några exempel. Att göra är lika viktigt som tillsammans. Att laga maten tillsammans på planeringshelgen är därför lika viktigt som själva planeringsarbetet. Upplevelser De flesta vuxna i kåren ägnar sin tid åt att arbeta och att arrangera för andra. Det är därför viktigt att de får egna upplevelser ut ur scouting. Det behöver inte vara en veckas fjällvandring för kårstyrelsen utan det kan räcka med att ta tillfället i akt. En halvtimmes stilla paddling på vägen till kårstyrelsemötet eller ett stämningsfullt lägerbål på kårens planeringshelg kan tjäna som exempel. 8

9 Utveckling Människor mår bra av att växa och utvecklas. I scoutarbetet finns mängder med chanser. Det gäller bara att ta dem tillvara. Här kan kårledningen försiktigt puffa på de vuxna för att få dem att ta på sig nya - och kanske mer stimulerande - uppgifter. På så sätt kan vi behålla våra vuxna under längre tid. Avdelningsledaren kanske kan bli kårsekreterare, kårsekreteraren kanske ska föreslås till en post i distriktsstyrelsen etc. I dessa frågor är vi ofta för bekväma och kortsynta. Varför ska vi bli av med den perfekte kårsekreteraren till distriktsstyrelsen? Jo, därför att alternativet kanske är att kårsekreteraren annars tröttnar om ett år och slutar helt. Frågan är i varje fall värd att pröva. Vi påstår inte att alla vuxna vill ha nya uppgifter att bita i, bara att det är fler än vi tror. Utbildning I Svenska Scoutförbundet bedriver vi en högklassig ledarutbildning. En kurs vid rätt tidpunkt tjänstgör ofta som en nytändning i det fortsatta scoutarbetet. Kårens stipendium för deltagande i Treklöver - Gilwellutbildning kanske kan vara något? Förtjänstmärken m m Till sist de mest påtagliga bevisen för uppskattning. Försumma inte utdelning av förtjänstmärken och andra mer traditionella former av uppskattning. Många vuxna räknar själva åren och förväntar sig dessa uppskattningar. Då är det pinsamt om kåren av rent slarv glömt bort att ansöka om märke. Låt medlemsregistreraren kontrollera i god tid före varje terminsavslutning. Se vidare i kapitlet FÖRTJÄNSTMÄRKEN. Kårstämma Kårstämmans uppgifter Enligt stadgarna är kårstämman scoutkårens högsta beslutande organ och kan därför - inom ramen för stadgarna - besluta precis vad som helst. Eftersom kårstämman av praktiska skäl oftast bara sammanträder en gång per år är den viktigaste uppgiften att välja en kårstyrelse och att ge den riktlinjer för hur kåren ska skötas under det närmaste året. Kårstämman tar också ställning till hur man tycker att den tidigare kårstyrelsen skött kåren under det gångna året. Kårstämmans sammansättning Se stadgarna. Alla medlemmar i kåren har rösträtt. Det innebär att kårstyrelsen måste förbereda kårstämman väl så att den blir begriplig, men också engagerande för även de yngsta deltagarna. Tänk på att redan tredje Basmärket Vägvisaren innehåller en uppgift som lyder : Jag har varit på kårstämman. I bilaga i slutet av kårhandboken finns Arbetsformer för påverkanstorg för förbundsstämman. Även kårstämman kan arbeta med påverkanstorg, då ges fler möjlighet att komma till tals och höra andras argument innan besluten fattas. Väljer kåren att genomföra stämman efter traditionell årsmötesagenda är det av största vikt att inför varje ny punkt på dagordningen stanna upp och förklara innebörden av begrepp som t.ex. justeringsman, valberedning, resultat- och balansräkning m.m. Dagordning för kårstämma Så här kan en kårstämma gå till rent praktiskt. I stadgarna står vilka punkter som skall vara med på dagordningen. 9

10 Mötets öppnande Mötet öppnas av kårordföranden eller vid förfall för denne av någon annan, som utsetts av kårstyrelsen. Det räcker med: Härmed förklarar jag 2005 års kårstämma öppnad. Val av ordförande vid mötet Den som öppnat mötet ber om förslag till mötesordförande. Det är bra om denna punkt är förberedd så att någon har förberett sig att vara ordförande och ytterligare någon har fått i uppgift att föreslå denne. (Detta gäller för övrigt alla val under kårstämman.) Den valde mötesordföranden tar sedan över mötet. Det är ingenting som hindrar att kårordföranden väljs till mötesordförande, men det är ofta opraktiskt, eftersom kårordföranden säkert har en hel del annat att säga på kårstämman. Beträffande själva omröstningsförfarandet finns det flera bra böcker om föreningsteknik, som behandlar detta. En ledstjärna för mötesordföranden bör dock vara att kårstämman får förslagen till beslut formulerade på ett sätt som gör att kårstämman vet vad den beslutar! Detta kan verka självklart. Om det finns flera förslag till beslut med tilläggsförslag kan det bli komplicerat. Mötesordföranden måste då göra förslagen och dess konsekvenser tydliga innan kårstämman går till omröstning. Val av sekreterare Enligt stadgarna ska protokoll föras över kårstämman. Det är en smaksak om kårstyrelsen i förväg har utsett protokollförare eller om man vill att kårstämman ska få välja sekreterare. Justering av röstlängden Att justera röstlängden innebär att kårstämman bestämmer vilka av de närvarande som har rösträtt på kårstämman. Detta görs genom att upprätta en förteckning över dessa - eller i praktiken genom att godkänna en förteckning, som sekreteraren upprättat i direkt anslutning till mötets början. Alla medlemmar i scoutkåren har rösträtt! En konsekvens av att ha justerat röstlängden är att den, som kommer till mötet efter denna punkt, inte får rösträtt utan att en ny röstlängd fastställs. Ett praktiskt sätt att hantera denna punkt är att besluta Frågan om fastställande av röstlängd skjuts upp tills eventuellt behov uppstår. Detta innebär att man låter denna punkt anstå tills en fråga som måste avgöras med rösträkning, uppstår. Har man tur, blir det aldrig aktuellt. Val av två protokolljusterare Protokolljusterarna har till uppgift att extra noga följa mötet och med sina namnunderskrifter på protokollet senare intyga att protokollet är rätt fört. Protokolljusterarna får alltså inte gå tidigare från stämman utan att ersättas av någon annan. Fråga om kårstämman behörigen sammankallats Enligt stadgarna ska kallelse till kårstämma gå ut två veckor i förväg till alla som har rätt att närvara. Alla medlemmar i scoutkåren har rätt att närvara, yttra sig, lägga förslag och rösta på kårstämman. Här beslutar kårstämman om den anser att kallelse gått ut enligt dessa regler. Om kårstämman inte anser att kallelse har gått ut enligt reglerna är det bara att avsluta mötet, gå hem och kalla till ny kårstämma! 10

11 Fastställande av mötesordning Här kan kårstämman besluta att behandla ärendena på ett påverkanstorg. Det kan vara en bra metod om man har många yngre deltagare på kårstämman. De får då möjlighet att ställa frågor och få förklaringar. Läs mer om påverkanstorg under Kap. Förbundet, förbundsstämma. Fastställande av föredragningslista Det kan vara bra att redan här fråga om det är någon som har ytterligare förslag till ärenden, som bör behandlas på kårstämman. Under denna punkt tar i så fall kårstämman ställning till om de nya förslagen till ärenden ska behandlas på kårstämman eller inte. I och för sig är det bra om alla ärenden, som ska upp på kårstämman är förberedda och inte kommer som en överraskning vid sittande bord, men kårstämman får själv besluta om man vill ta upp nya ärenden eller inte. Något förbud i stadgarna finns inte - och stadgarna är de enda begränsningsregler, som kårstämman måste följa! Föredragning av kårstyrelsens verksamhetsberättelse, resultaträkningen, balansräkningen och revisionsberättelsen för det närmast föregående verksamhetsåret Här är det bra om man tar en sak i taget, d v s verksamhetsberättelsen för sig, resultaträkningen för sig etc. och att stämmodeltagarna får tillfälle att ställa frågor efter varje föredragning. Särskilt när det gäller den ekonomiska redovisningen är det viktigt att föredragningen är pedagogisk, eftersom de flesta deltagarna är obekanta med de ekonomiska uttrycken. Kårstämman behöver ju få så mycket kunskap som möjligt om det som stämman ska ta ställning till! Observera att denna punkt inte är en beslutspunkt, utan bara en föredragning med möjlighet att ställa frågor. Kårstämman behöver alltså inte godkänna verksamhetsberättelsen eller revisionsberättelsen under den här punkten. Det kan vara praktiskt att rätta till eventuella felaktigheter eller göra kompletteringar i verksamhetsberättelsen. Skälet till att det inte är en beslutspunkt är att verksamhetsberättelse, revisionsberättelse etc. är styrelsens resp. revisorernas rapport till kårstämman - inte kårstämmans rapport till utomstående. Punkten utgör istället beslutsunderlag för de två följande punkterna, där de formella besluten fattas. Fråga om fastställande av balansräkningen samt om beviljande av ansvarsfrihet åt kårstyrelsens ledamöter för det närmast föregående verksamhetsåret Även här är det bra att ta en sak i taget. Att fastställa balansräkningen innebär att kårstämman godkänner sifferuppställningen över kårens tillgångar, skulder, eget kapital (eget kapital = kårens förmögenhet) och vinst eller förlust (vinst/förlust = delpost under rubriken Eget kapital ). Att bevilja ansvarsfrihet innebär att kårstämman tycker att kårstyrelsen har skött sig under det gångna året. Att inte bevilja ansvarsfrihet är mycket ovanligt och praxis säger att kårstyrelsen måste ha misskött sig rejält, till exempel ha handlat direkt i strid mot ett tidigare stämmobeslut, för att inte få ansvarsfrihet. Att inte beviljas ansvarsfrihet har juridiskt sett ingen rättsverkan i sig men det kan ge styrelsen en möjlighet att rätta till eventuella misstag. 11

12 Beslut i anledning av kårens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen Här beslutar kårstämman vad man ska göra med den vinst eller förlust som uppstått under året. Att balansera i ny räkning är ett vanligt beslut, vilket innebär att kårstämman inte bestämmer något särskilt om vinsten eller förlusten. Den får stå kvar som den är till nästa år. (I balansräkningen flyttas beloppet till balanserad vinst (förlust) i nästa års balansräkning.) Att avsätta hela - eller en del av - vinsten till till exempel stugfonden innebär att kårstämman sparar beloppet för framtiden och att det bara får användas till det avsedda ändamålet. Behandling av motioner till kårstämman Motioner kallas de förslag som kårmedlemmar lämnat in i förväg för behandling på kårstämman. Det står varje medlem fritt att skriva en motion om vad som helst och motionen måste behandlas på kårstämman. Motioner skall vara inlämnade till kårstyrelsen senast en vecka före kårstämman. Fastställande av medlemsavgift och budget för det närmast följande verksamhetsåret Även här gäller ett beslut i taget. Budget är en plan för hur mycket pengar kåren räknar med att få in (intäktsbudget) och göra av med (kostnadsbudget) under det kommande året. Förslag till budget bör ha utarbetats av kårstyrelsen i förväg. Kårstyrelsen har också i samband med budgetförslaget ett förslag till medlemsavgift. Observera att i den medlemsavgiften ska också utgifterna för avgifter till distriktet och förbundet räknas in. Kåren beslutar själv om man vill ha årsavgift eller terminsavgift och om man ska ha reducerad avgift för t.ex. syskon. Val av kårordförande och vice kårordförande Kårordförande och vice kårordförande väljs var och en för sig. Val av övriga ledamöter i kårstyrelsen Här är det en smaksak om kårstämman väljer kassör, sekreterare etc. var för sig eller om man väljer ett antal övriga styrelseledamöter och sedan låter styrelsen själva konstituera sig, d v s låter kårstyrelsen själv avgöra vem som ska vara sekreterare etc. bland de valda ledamöterna. En valberedning bör ha förberett valen och det är också valberedningens ordförande som bör presentera förslagen för kårstämman. Ofta brukar ordförande väljas på ett år i taget och resten av kårstyrelsens ledamöter på två varvid hälften av ledamöterna väljs vartannat år. Val av revisorer och revisorssuppleanter Här bör man föreslå några ekonomi- och sifferkunniga personer som inte står med båda fötterna i scoutverksamheten utan har förmågan att kritiskt granska kårens räkenskaper. Val av scoutkårens delegater till distriktsstämman för tiden intill nästa möte med kårstämman samt av samma antal suppleanter för dem Hur många detta ska vara regleras i stadgarna. Val av valberedning Observera att det inte är stadgebundet att välja ny valberedning på kårstämman, men det är naturligtvis praktiskt eftersom valberedningen är stämmans arbetsgrupp att förbereda val. Läs mer under rubriken Valberedning. 12

13 Kårstyrelsens förslag till beslut i andra frågor, som kårstämman bör ta ställning till Kårstyrelsens förslag brukar kallas propositioner. Punkten finns med som en påminnelse till kårstyrelsen att det kan finnas andra frågor än de obligatoriska att ta upp på kårstämman. Har kårstyrelsen inga sådana förslag till beslut behöver naturligtvis inte punkten vara med. Övriga frågor Här kan de frågor som eventuellt anmälts under punkten Fastställande av föredragningslista tas upp. Ärenden kan också tas upp även om de inte anmälts i förväg under förutsättning att kårstämman tycker att det är OK. Man brukar dock inte ta upp ärenden för beslut utan endast för information och diskussion. Här varierar praxis. I vissa föreningar tar man upp vad som helst under denna punkt. I andra föreningar säger man att inga oförberedda eller frågor som inte är anmälda i förväg får tas upp över huvud taget. Det är kårstämman själv som i varje enskilt fall beslutar om ett visst ärende ska tas upp eller inte. Mötets avslutande Det räcker med att mötesordföranden förklarar mötet avslutat men detta är också ett bra tillfälle att avtacka avgående styrelseledamöter och andra kårfunktionärer. Hur man skriver en motion En motion kan skrivas hur som helst - några fastställda regler finns inte. Dock bör man skriva kortfattat - c:a en sida maskinskriven text kanske kan vara lagom. Motionen ska också innehålla ett yrkande - ett förslag till beslut. Exempel: Vi föreslår (yrkar) därför att kårstämman beslutar om inköp av fyra kanoter (kanadensare) för sammanlagt kronor. Ibland kan det vara bra att ha ett andrahandsyrkande för att ändå komma en bit på väg, även om kårstämman säger nej till det egentliga förslaget. Exempel: I andra hand föreslår (yrkar) vi att kårstämman uppdrar åt kårstyrelsen att i positiv anda utreda förutsättningarna för inköp av fyra kanoter och att definitivt beslut fattas på det allmänna ledarmötet i samband med Lucia. Om man vill kan man följa denna disposition för motionens författande: Sammanfattning (så att läsaren redan från början vet vad det handlar om) Bakgrund Analys (fördelar och nackdelar med förslaget) Argument för förslaget (Varför fördelarna är större än nackdelarna) Yrkande/förslag till beslut Underskrift(er) av motionär(er) 13

14 Exempel: Till kårstämman Vi tycker att kåren ska köpa egna kanoter. (= sammanfattning) Under senare år har kanotpaddling blivit populärt i kåren. Vi seniorscouter paddlar flera helger per år och även patrull- och juniorscouter paddlar någon gång per år. Vi betalar stora pengar i kanothyra och ibland har det varit svårt att över huvud taget komma över kanoter att hyra. (= bakgrund) Fördelar med egna kanoter: - Vi sparar pengar på att inte behöva hyra kanoter - Vi disponerar kanoter när vi själva vill - Vi kan paddla ännu mera - vilket vi faktiskt vill - Vi kan ha utbildningspass i kanotpaddling på våra avdelningsmöten Nackdelar med egna kanoter: - Kåren måste ut med ett stort belopp redan nu - Någon måste ansvara för kanotskötsel - Kanoterna måste förvaras någonstans (= analys ) Kåren har tillräckligt med pengar för att köpa kanoter nu och det är onödigt med pengar på banken om de kan användas bättre i kårens verksamhet. På mindre än tre år har vi sparat in kanothyror som motsvarar köpesumman. Dessutom kan vi paddla mer! Vi i seniorscoutlaget erbjuder oss att ansvara för kanotunderhåll med vår seniorscoutledare Pelle som ansvarig. Med krokar i taket kan kanoterna förvaras hängande i kårens lägerförråd utan att stjäla utrymme för lägerutrustningen. (= Argument för förslaget) Vi föreslår därför... (Yrkande enligt ovan) I andra hand föreslår vi... (Andrahandsyrkande enligt ovan) Datum För seniorscoutlaget Vargen Namnunderskrift Att fatta beslut med delaktighet Visserligen avgörs alla frågor enligt stadgarna med majoritetsbeslut men det är inte bra för arbetet i kåren om de flesta frågor avgörs med en knapp majoritet. I praktiken leder detta till att det efter kårstämman kommer att finnas många som inte i handling stödjer de fattade besluten - även om de finner sig i besluten och inte motarbetar dem. Det gäller alltså att i stor utsträckning hitta förslag till beslut, som stöds av flertalet deltagare. Här har ordföranden en viktig och svår uppgift att under pågående stämma försöka jämka ihop olika förslag, så de passar för de flesta. Om man har påverkanstorg är det de inflytandepunktsansvariga som ska försöka få fram det förslag som kan stödjas av flest medlemmar. Kårstyrelsen har också ett ansvar för förslagen när man förbereder sig inför kårstämman. De förslag till beslut som kårstyrelsen lägger fram måste vara genomarbetade och entydiga. De bör vara formulerade så att deltagarna kan säga ja eller nej till förslaget. Om man har haft ett påverkanstorg är det redaktionskommitténs uppgift att formulera beslutsförslagen. 14

15 Rent gruppsykologiskt klarar inte större grupper av människor att tillsammans reda ut frågeställningar av typen Vad tycker kårstämman att vi ska göra med det här?. Dyker frågor av den typen upp kan man antingen bryta kårstämman en stund och arbeta i mindre diskussionsgrupper, som får formulera förslag till beslut eller också kan man efter en stunds diskussion, där stämningarna känts av, uppdra åt kårstyrelsen eller annan arbetsgrupp att arbeta vidare med frågan. Valberedning Valberedningen har en mycket viktig uppgift. Även om det är kårstämman som väljer, så är det valberedningen, som i praktiken måste hitta de rätta personerna för de olika befattningarna. Hos valberedningen finns makten och möjligheten att om så behövs påverka kårens utveckling. Valberedningen får alltså inte nöja sig med att bara arbeta om någon vill avgå eller endast ställa frågan: Du sitter väl kvar en period till? Checklista för valberedningens arbete 1. Börja arbetet i valberedningen direkt efter den kårstämma, där valberedningen valts och lägg upp en plan för arbetet. Hur ser kårens utveckling hittills ut? Vilka mål finns uppsatta för framtiden? Det är ju den nya kårstyrelsen som ska leda kåren mot de uppsatta målen! 2. Kolla, vilka befattningar eller vilkas mandatperioder som går ut och som ska väljas på nästa kårstämma. 3. Hur ser ålders- och könssammansättningen ut i styrelsen? Hur stort inflytande har kårens ungdomar? 4. Kolla med de nuvarande befattningshavarna om de kan tänka sig omval eller om de vill avgå. Betona att detta inte innebär att de nuvarande befattningshavarna föreslås automatiskt. 5. Prata med kårstyrelsens ledamöter och andra som kan kåren om vilken kompetens och vilka personliga egenskaper som kårstyrelsen behöver kompletteras med. Lyssna också med dessa personer om tänkbara namn. 6. Fundera tillsammans över namn för de poster där det saknas förslag. Gör en kompetensmässig och personkemisk bedömning av alla föreslagna. Diskutera i vilken ordning olika personer ska tillfrågas och vilka argument ni har för att få de tillfrågade att acceptera en nominering. Fördela dessa samtal mellan ledamöterna i valberedningen. 7. Håll telefonkontakt (man behöver inte ha möten om allt!) och informera varandra om hur arbetet fortskrider. 8. Sammanställ ett förslag och testa det försiktigt på informella makthavare i kåren. Detta är en känslig fråga eftersom sådana förfrågningar ibland kan uppfattas som ett intrång på demokratin - det är ju kårstämman som väljer - men det är också viktigt att kårstyrelsens sammansättning blir sådan att människorna där fungerar väl tillsammans. Gör som ni känner är bäst. 9. Ibland har valberedningen den obehagliga uppgiften att försöka byta ut någon som gärna vill bli omvald. Tveka inte att göra jobbet om ni känner att det behövs ett byte. Föreslå inte den enkla lösningen omval, eftersom det kan medföra att andra människor lägger av och tappar intresset. På sikt är den enkla lösningen livshotande för kåren. 15

16 Om valberedningen bestämmer sig för att göra jobbet - gör det med all den takt och finess som över huvud taget är möjlig. Även om en viss person behöver bytas ut, är det viktigt att minnas vad hon/han tidigare uträttat för kåren utan ett öre i ersättning. Utse en ur valberedningen att prata med den drabbade. Genomför detta samtal så tidigt som möjligt - gärna flera månader före kårstämman. Hon/han kan vara lämplig för en annan uppgift i kåren. Ge en chans att avgå med flaggan i topp, till exempel möjligheten att undanbe sig omval, avtackning på kårstämman etc. Revisorer I revisorernas arbete ingår flera uppgifter: att kontrollera att kårstyrelsens beslut är stadgeenliga och att redovisningen är välskött. att ge råd och synpunkter på redovisningen och den ekonomiska förvaltningen. Eftersom revisorerna organisatoriskt är parallellställda med kårstyrelsen kan det endast bli fråga om råd och synpunkter - någon beordringsrätt gentemot kårstyrelsen finns inte. en bedömning av hela verksamheten, att avgöra om förvaltningen av medel och ägodelar skett på ett för kåren fördelaktigt sätt. Det kan också gälla att bedöma om scoutkårens redovisning och verksamhetsberättelse återspeglar verksamheten på ett sådant sätt att de dessa kan utgöra ett bra underlag för framtida beslut. Denna senare helhetsbedömning brukar kallas förvaltningsrevision. Förslag till revisionsprogram Allmänt Ta reda på vilka attestrutiner som tillämpas i kåren. Stäm av föregående års utgående balans mot innevarande års ingående balans. Fråga om ansvarsförbindelser och kontrollera att de är noterade. Balansräkningen Stäm av saldon på bank- och postgiro på bokslutsdagen mot kontoutdrag. Jämför bankens och postgirots uppgifter om teckningsrätter med kårstyrelsebeslut. Gå igenom fordringar och bedöm säkerheten. Fordringar ska finnas förtecknade. Tänk efter om det borde finnas fler fordringar. Bedöm behovet av nedskrivningar av fordringar. Gå igenom specifikationen på lämnade förskott. Så långt det är möjligt bör förskott redovisas före bokslutet. Kontrollera att nyinköp av inventarier förtecknats i kårens inventarieförteckning. Kontrollera avskrivningar mot eventuella avskrivningsplaner. Inventera outnyttjade inteckningar på eventuella fastigheter. Inventera innehavet av värdepapper vid bokslutsdatum. Kontrollera värderingen av värdepapper. 16

17 Gå igenom skuldspecifikationen och och kontrollera att betalning skett vid förfallodatum. Kontrollera saldon på eventuella banklån. Resultaträkningen Jämför resultaträkningen med budget och fjolårets resultat. Diskutera eventuella större avvikelser. Jämför medlemsavgifterna med medlemsregistret. Bedöm bidragsintäkter enligt gällande bidragsbestämmelser. Bokföring Stäm av kontantkassa, postgiro och bankräkningar någon eller några gånger under året. Kontrollera att bokföringen är förd t o m aktuellt datum. Gå igenom verifikationerna och pricka av dem mot bokföringen. Kontrollera att protokoll är i ordning och justerade. Kontrollera att beslut finns på utgifter. Kårstyrelse Uppgift Kårstyrelsens uppgift är att på kårstämmans uppdrag leda arbetet i kåren. Stadgarna formulerar uppgiften i 2 Kap 8 på följande sätt: Kårstyrelsen ansvarar för kårens verksamhet. Detta innebär bland annat att scoutverksamheten bedrivs i enlighet med 1 kap. 1-3 i dessa stadgar, att ansvarig ledare finns för varje grupp med självständig verksamhet, att kårens medlemmar bereds möjlighet till utbildning och utveckling samt att kårens bokföring och förvaltning är ordnade på betryggande sätt. Följande deluppgifter kan urskiljas: Att inför kårstämman redovisa hur styrelsearbetet fullgjorts under det gångna året (= upprätta verksamhetsberättelse med resultat- och balansräkning) Förbereda/lägga fram förslag till beslut inför kårstämman (= upprätta förslag till verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhetsåret samt beslutsunderlag i andra viktigare frågor, som styrelsen anser att kårstämman bör få ta ställning till.) Genomföra de beslut, som kårstämman fattat. Självständigt fatta och genomföra beslut i frågor, som uppstår under året och som är av den karaktären att kårstämman inte behöver tillfrågas. Att under verksamhetsåret organisera och aktivt arbeta för att planerade mål uppnås och hålla kårens medlemmar informerade om utvecklingen. Här är det viktigt att kårstyrelsen arbetar i enlighet med kårstämmans intentioner, d v s inför beslut ställer sig frågan: Vad hade kårstämman tyckt om detta? 17

18 Någon bestämd gräns för om en viss fråga måste underställas kårstämman eller om det räcker med beslut i kårstyrelsen finns inte. Frågor som har betydelse för kårens framtid bör beslutas av kårstämman. Vissa frågor, t ex frågan om kårens upplösning, måste enligt stadgarna behandlas av kårstämman. Generellt kan sägas att föreningsstyrelser i Sverige enligt gällande praxis har stor frihet att fatta beslut på egen hand. Inom parentes kan också nämnas att styrelsebeslut är juridiskt bindande för kåren, även om kårstämman senare tycker att beslutet var fel. Exempel: Det har pratats i kåren om man borde skaffa en scoutstuga, men frågan har aldrig varit uppe på kårstämman. Plötsligt dyker chansen upp - ett mysigt torp med tillhörande skogs- och ängsmark för bara kronor. Problemet är att kåren måste slå till inom en vecka och det finns ingen chans att sammankalla en extra kårstämma. Kårstyrelsen bedömer att kåren har råd, även om det betyder att kåren måste låna i bank. Här kan kårstyrelsen köpa torpet och ta upp lånet och bägge dessa beslut blir bindande för kåren. Om kårstyrelsen är klok, ägnar man en kväll åt att ringa runt till alla ledare och seniorscouter man får tag i för att kolla läget, d v s försöka bilda sig en uppfattning om vad kårstämman skulle ha tyckt om förslaget och sedan handlar man i enlighet med detta!... även om det innebär en viss risk. Den försiktiga kårstyrelsen avstår kanske från köpet. Kårstyrelsens handläggning av frågan prövas senare formellt av kårstämman under punkten Fråga om beviljande av ansvarsfrihet åt kårstyrelsens ledamöter för det närmast föregående verksamhetsåret. Observera dock att kårstämman här endast talar om vad den tycker om styrelsens beslut. Kårstämman kan inte ändra besluten. Arbete i och utanför möten Formellt sker styrelsearbetet i form av möten - som måste protokollföras. I praktiken sker det mesta arbetet mellan mötena. På styrelsemötet fattas besluten, men sedan ska ju besluten genomföras också och det arbetet sker mellan mötena. Några tumregler för att få ett fungerande styrelsearbete: Inpränta att alla som sitter i kårstyrelsen ska arbeta för kårens bästa och att man i alla frågor måste se till helheten i kåren. Det är förödande för stämningen om en eller flera bara ser sig som representant för en viss grupp och i alla lägen försöker hävda den gruppens intressen - på bekostnad av övriga grupper i kåren. Försök skapa en informell atmosfär även om en mängd formella beslut måste fattas. Det ska vara roligt att gå på styrelsemöte! (Betänk att roligt och givande är den enda drivkraften för att få deltagare i styrelsearbetet - hot om det eller det leder bara till jaså, jaha, då får ni väl fixa det själva då - jag har ingen lust att vara med! ) Sätt ut en realistisk sluttidpunkt för styrelsemötet - och håll den! Låt gärna diskussionen inför ett beslut ta tid, men se till att styrelsen är enig, när beslutet fattas. Utse alltid en person att ansvara för ett besluts genomförande. Även om styrelsen tillsätter en arbetsgrupp - se till att det finns en person, som ansvarar inför kårstyrelsen. Se till att den, som ansvarar för genomförande av ett beslut, rapporterar under ett senare styrelsemöte, så att hela kårstyrelsen känner till vad som hände sedan beslutet fattades. 18

19 Beröm och tacka gärna varandra inför kårstyrelsen. Kritisera varandra på tu man hand. Mer om fungerande styrelsearbete kan du läsa om under de följande rubrikerna Mötesteknik och Mötespsykologi. Mötesteknik, tips till mötesledaren Mötesteknik handlar om mer än själva mötet. För att ett möte ska bli bra måste det planeras i förväg, genomföras och följas upp efteråt. Planering Eftersom kårstyrelsen ska träffas flera gånger under året är det bra att redan från början fastställa en sammanträdesplan. Då slipper du dels ta upp frågan om nästa möte på alla dagordningar, dels konstatera att deltagarna inte kan enas om en tidpunkt inom överskådlig tid. Fastställ mötets syfte Vad skall uppnås under mötet? Handlar det om föredragning/information, beslutsfattande, problemlösning eller om att ena styrelsen om vissa mål? Uppläggningen av mötet är beroende av vad som skall uppnås! Sätt upp egna mål för vad du vill uppnå under mötet. Om du vet vart du ska, så kommer du också att sträva åt det hållet under mötet, vilket gör att du styr mötet på ett effektivare sätt. Med detta menas inte att du i förväg ska bestämma vad styrelsen sedan ska bestämma, bara att du i förväg bör ha klart för dig hur långt Ni bör nå, vilka frågor som måste gå till beslut och vilka som eventuellt kan bordläggas etc. Upprätta en dagordning Tänk igenom vilka frågor som ska tas upp. Tänk också igenom i vilken ordning frågorna ska tas upp. Vissa frågor kan vara beroende av att andra beslut har fattats tidigare under mötet. Fundera också i psykologiska termer - när under mötet kan det vara lämpligt att ta upp... etc. Lägg inte de stora diskussionsfrågorna sist på mötet, när alla börjar snegla på klockan och vill gå hem! En vanlig miss är att tänka i banorna Bäst vi tar alla småfrågor först, så att vi verkligen får tid för de stora frågorna. När mötet väl är igång visar det sig att småfrågorna dragit ut på tiden så att det finns fem minuter kvar för huvudfrågan! Formulera punkterna på dagordningen så att alla förstår vad som ska tas upp och vad som ska uppnås. Sätt också gärna upp i en kolumn för sig vem som är föredragande på respektive punkt. Skickas dagordningen ut i förväg - vilket bör ske - så tjänstgör denna kolumn som en liten påminnelse om vad som ska förberedas av vem. Tidsdisponera mötet Försök bedöma hur lång tid som kan tänkas åtgå för varje punkt. En sådan bedömning tjänar två syften: För det första ger det dig möjlighet att bedöma hur lång tid som mötet bör få ta alternativt vad som kan hinnas med inom en given tidsram. För det andra kommer en sådan bedömning att vara ett uttryck för hur lång tid varje fråga är värd, vilket ju är ett uttryck för frågans vikt! 19

20 Ett knep kan vara att skriva ut förslaget till tidsdisposition redan på dagordningen. Därigenom har du förvarnat om i vilken takt mötet behöver drivas och deltagarna kommer automatiskt - åtminstone i någon mån - att ställa in sig efter detta. Vill du inte skriva ut tidsdispositionen på den utskickade dagordningen - anteckna den åtminstone på ditt eget exemplar. Därigenom kan du genom att då och då snegla på klockan hålla kontroll på att mötet inte spårar ur tidsmässigt - och om det ändå gör det kan du innan det är för sent konstatera detta och göra erforderliga justeringar i den ännu ej avhandlade delen av dagordningen. Bestäm vilka som ska delta i mötet Visserligen är kårstyrelsens sammansättning given, men kanske behöver ytterligare någon kallas. Vilka behöver denna information? Vilka kan bidra till att lösa detta problem? Vilka bör vara med och fatta detta beslut? Vilka är intressenterna i denna fråga? Är frågor som kan vara lämpliga att ställa sig själv som mötesansvarig. Informera i förväg Bedöm vilken information ledamöterna måste ha tillgång till för att kunna bidra till ett bra mötesresultat. Skicka ut dagordningen tillsammans med kallelsen. Komplettera med skriftlig information om de ärenden, som ska tas upp - eller informera muntligen i god tid före mötet. Informera deltagarna om vilka förberedelser de förväntas göra före mötet. Om det är mycket information, som ska ut före mötet, kan man överväga att dela mötet i två delar - en informationsdel och några dagar senare den verkliga mötesdelen. Genomförande En bra teknik för att arbeta sig igenom de flesta frågor är att välja dispositionen Presentation/föredragning - Diskussion - Sammanfattning - Beslut. Presentation/föredragning Låt någon, som förberett sig - det behöver inte vara ordföranden - ge en kort bakgrund eller en presentation av ärendet inklusive förslag till beslut, om sådant finns. Diskussion Ge mötesdeltagarna möjlighet att komma med synpunkter och förslag till beslut. Sammanfattning Det är ordförandens uppgift att sammanfatta diskussionen. I sammanfattningen ingår att testa det kommande beslutet genom att till exempel säga: Jaha, på mig verkar det som om vi skulle kunna enas om att låta Pelle och Lotta - med Lotta som ansvarig - utarbeta ett förslag till kårens rekryteringskampanj och att förslaget ska vara klart och utskickat till alla berörda senast den 15 maj, så att vi kan ta upp förslaget på kårstyrelsen den 2 juni. Är det OK? Beslut Bra beslut innehåller i allmänhet följande delar: Vad som ska göras - ofta med tillägget till vilken kostnad Vem som är ansvarig för att beslutet genomförs När beslutet ska vara genomfört Hur beslutet ska följas upp 20