Verksamhetsberättelse. Årsredovisning

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Årsredovisning 2012

2

3 Verksamhetsberättelse ÅRSREDOVISNING

4 Innehåll MEDBORGARSKOLaN VERKSaMHET... 9 HR...12 marknad och kommunikation...14 ADMINISTRATION...16 EKONOMI...19 årsredovisning...20 Statistik

5 Stämmoåret 2012 Medborgarskolan har varje år närmare en miljon deltagare i kurser och kulturaktiviteter. För denna verksamhet ger oss staten ett inte obetydligt stöd. Statsbidraget fördelas av Folkbildningsrådet som också beslutar om vilka villkor som ska gälla för bidraget. Förbundsstyrelsen är som mottagare av statsbidraget ansvarig för att den verksamhet som bedrivs följer såväl Folkbildningsrådets kriterier som studieförbundets interna mål och anvisningar. Som ett av de studieförbund som vuxit under senare år delar Medborgarskolan synpunkterna i den kritiska rapport som Riksrevisionen levererade under föregående år och som exempelvis konstaterar att dagens fördelning inte utgår från kvalitativa kriterier. I det nuvarande systemet utgår bidrag efter hur mycket studieförbunden fått i bidrag tidigare år samt efter verksamhetsvolymen. Snabbt växande och nya studieförbund missgynnas. En studietimme är olika mycket värd i bidrag beroende på studieförbund. Medborgarskolan har under året, både genom insändare i lokalpress och information, försökt sätta fokus på bland annat dessa skillnader. Processen med idédokumentet Folkbildningens Vägval & Vilja präglade inledningen av året. Förslaget till idédokumentet arbetades fram inom en beredningsgrupp i Folkbildningsrådet med företrädare för Folkbildningsförbundet, Rörelsefolkhögskolornas Intresseorganisation (RIO), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Folkbildningsrådet. Beredningsgruppen står gemensamt bakom detta förslag. Dokumentet beskriver den samhällsroll som den samlade folkbildningen vill ha inför framtiden och vad folkbildningen är beredd att göra. Det slutgiltiga dokumentet är avsett för beslutsfattare på såväl nationell som regional och lokal nivå. Förbundsstyrelsens slutliga remissvar i juni baserades på stor delaktighet i processen från regionerna samt diskussioner vid ett möte i april med regionordförande och regionchefer. Förbundsstämman hölls på Sky City Arlanda i början av juni. Åttio ombud samt gäster samlades för att ta del av styrelsens verksamhetsdokument, fatta kloka beslut, uppleva professionella kulturarrangemang från Kulturama, lyssna till den sociala entreprenören Leo Razzak, en verklig integrationens möjliggörare, samt att umgås med Medborgarskolevänner. I början av oktober genomfördes ett regionordförandemöte i syfte att utbyta erfarenheter mellan regionerna och mellan regionerna och huvudkontoret. Mötet var mycket uppskattat. Dokumentet Medborgarskolans verksamhet diskuterades som grund för ett senare fastställande. Under hösten hölls även en planeringskonferens med den nya förbundsstyrelsen. Temat för arbetet var att färdigställa dokumentet Medborgarskolans verksamhet för ett slutligt fastställande samt att påbörja diskussionerna om en revidering av visionsdokumentet Kompassen. Vi har haft bra kontakter med våra medlemsorganisationer genom direkta möten och samtal. Ett arbete har påbörjats för att ytterligare stärka samarbetet med Förbundet Aktiva Seniorer (FAS) respektive Aktiv Ungdom (AU). Jag vill framföra mitt och styrelsens tack till er alla för goda insatser under året. medborgarskolan 2012 Leif R Carlson förbundsordförande 3

6 Medborgarskolan 2012 Ytterligare ett Medborgarskoleår har nu passerat. Inledningsvis kan jag konstatera att Medborgarskolan fortsätter att växa samtidigt som jag även kan slå fast att det kostar på att utöka verksamheten, inte minst inom folkbildningen. Det beror i hög grad på att statsbidragssystemet inte garanterar att en utökad verksamhet motsvaras av ett ökat bidrag, alternativt att det tar flera år innan bidragsökning ger effekt. Detta är något som vi i förbundsstyrelsen aktivt arbetar med att förändra. Under 2012 har förbundsstyrelsen givit Medborgarskolan en tydlig strategisk inriktning, Kompassen, att förhålla sig till. Därtill finns nedbrutna inriktningsmål för perioden Det har underlättat det gemensamma planeringsarbetet samtidigt som det ställts uttryckliga krav på organisationen. Styrdokumenten är levande, och under våren 2013 har förbundsstyrelsen för avsikt att revidera dem en första gång. Till dessa två styrdokument har det arbetats fram ytterligare ett dokument, Medborgarskolans verksamhet, som beräknas bli klart under Flera stora centrala satsningar har gjorts under året. Vi började med att implementera en helt ny gemensam IT-miljö som bland annat ger en betydligt högre säkerhet än tidigare och även bättre funktionalitet. Vi fortsatte med att ytterligare utveckla vårt beslutsstödsystem med målet att skapa en effektivare ekonomi- och verksamhetsstyrning. Under hösten ersatte vi vårt e-postsystem och införde ett nytt intranät kallat KIM (Kommunikation och Information i Medborgarskolan). Inom marknadsföring och kommunikation har medarbetarna nått de uppsatta målen, vilket innebär att vi nu har gemensamma verktyg. För att bättre kommunicera med våra befintliga kunder använder vi ett nytt verktyg för digitala nyhetsbrev och som det första studieförbundet har Medborgarskolan en responsiv webbplats. Under hösten genomfördes Medborgarskolans medarbetarundersökning (MUMS). Analyser av resultatet kommer att medföra ett antal åtgärdsplaner som ska redovisas för respektive regionstyrelse/förbundsstyrelsen. Under året har vi fortsatt att utveckla samarbetet med våra medlemsorganisationer både på central och regional nivå. Samarbetet är en viktig del i vår demokratiska delaktighet. Jag hoppas att alla förtroendevalda och medarbetare bidrar till att utveckla detta samarbete. Medborgarskolan har under året haft en bred medverkan inom många områden och i många forum. Förutom att vi finns representerade i Folkbildningsförbundets styrelse har vi även medverkat i Folkbildningsförbundets nätverk och 4

7 arbetsgrupper. Vidare har representanter från förbundsstyrelsen och huvudkontoret deltagit i Folkbildningsrådets möten, arbetsgrupper och konferenser. Sammantaget säkerställer denna medverkan god insyn i den övergripande folkbildningen och stor möjlighet till påverkan av densamma. Inom vårt nordiska samarbete i Nordisk Konservativ Studienämnd (NKS) fick vi under året ett projektstöd från Nordiska rådet. Projektet bygger på nätverksbyggande mellan Sverige, Norge, Danmark och Estland och syftar till att sprida Medborgarskolans koncept Medspråk till de övriga länderna. Avslutningsvis vill jag tacka alla som bidragit till utvecklingen av vår verksamhet, förtroendevalda och medarbetare inom våra fem verksamhetstyper. Tillsammans kan vi skapa drag åt samma håll och på så sätt nå våra gemensamma mål. Det är med förväntan och stor motivation som jag ser fram mot ännu ett framgångsrikt Medborgarskoleår. Carl Johan Östh förbundsrektor 5

8 Gemensamma inriktningsmål 2012 Vi kan glädjande konstatera att Medborgarskolan fortsätter att behålla positionen som ett växande studieförbund. Vår relativa marknadsandel i branschen har ökat till 9,8 procent jämfört med 9,3 procent för Förbundsstyrelsen har satt som mål att Medborgarskolan ska nå en ökad marknadsandel räknat på studietimmar år Detta mål kommer dock att bli föremål för en revidering under 2013, dels på grund av att vi från och med 2013 vill mäta den relativa andelen i stället för studietimmar, dels eftersom en snabb tillväxt är för kostnadsdrivande. Medborgarskolans inriktningsmål är sedan 2012 indelade i värdegrund och ideologi, kvalitet, medarbetare, marknad, hållbar utveckling samt ekonomi. Målet för värdegrund och ideologi är att varje förtroendevald, medarbetare, kursledare och lärare fortlöpande ska ges möjlighet att genomgå internutbildning i Medborgarskolans värdegrund. Värdegrunden ska vara väl känd och tillämpas av alla inom samtliga verksamhetstyper. Vårt etiska förhållningssätt ska vila på humanistisk grund och präglas av att vi alltid öppet kan redovisa vår verksamhet för intressenter och allmänhet. Medborgarskolans värdegrund i form av de fyra kärnvärdena stämmer väl överens med statens prioriterade områden vad gäller folkbildning men kan och ska naturligt användas inom alla Medborgarskolans verksamhetstyper. Exempel på utbildning där värdegrund och kärnvärdena avhandlas är grundkurs för nyanställda samt utbildningsprogram för våra ledare, Ledarintroduktion Medborgarskolan (LIM). Utöver det har huvudkontoret under året erbjudit regionerna punktinsatser för såväl regionstyrelser, medarbetare och ledare. Vi försöker ständigt få med våra kärnvärden i våra styrdokument och i vårt kompetensutvecklingsarbete. Det systematiska kvalitetsarbetet innebär att all vår verksamhet regelbundet och noggrant ska dokumenteras och analyseras på alla nivåer och att åtgärder kontinuerligt vidtas som innebär ständiga förbättringar. För detta arbete har vi en ansvarig handläggare på huvudkontoret och kvalitetsansvariga i samtliga regioner. Målet med det systematiska kvalitetsarbetet är att hela organisationen ska vara certifieringsbar under Medborgarskolan ska ha nöjda och engagerade medarbetare. Vi är övertygade om att det är förutsättningen för att vi ska kunna genomföra en kvalitativ verksamhet. Därför har vi som mål att årligen mäta medarbetarnas nöjdhet och att Nöjd MedarbetarIndex (NMI) alltid ska ligga över 80 (av 100). Att välja Medborgarskolan ska vara ett hållbart miljöval. Medborgarskolan förbrukar en mängd ändliga resurser, därför ska vi ta vårt miljöansvar och verka för en hållbar utveckling utifrån gällande miljökrav i lagar och branschpraxis. Vårt mål är att det systematiska miljöarbetet ska möjliggöra en certifiering senast Ett av de ekonomiska målen är att senast 2015 visa på ett ekonomiskt överskott för folkbildningen som helhet, något som vi hittills har haft svårt att nå upp till. Om samtliga verksamhetstyper slås samman når vi dock som förbund den uppsatta målsättningen. 6

9 Statens prioriterade områden Den gemensamma värdegrunden Medborgarskolan vilar på en humanistisk värdegrund. Grundtanken är att varje människa är fri att utforma sitt liv i sin strävan efter självförverkligande. I Medborgarskolan är det människans intresse för ny kunskap och utveckling i samverkan med andra som står i centrum. Varje människas okränkbara värde ska genomsyra alla Medborgarskolans verksamheter. Medborgarskolans fyra kärnvärden ska ligga till grund för alla Medborgarskolans aktiviteter. Inom Medborgarskolan ser vi nya kunskaper som en livsinvestering för den enskilde, som kan växa och utveckla nya förmågor. Det humanistiska perspektivet främjar demokrati och mänskliga rättigheter, jämställdhet och en bra miljö. Var och en som identifierar sig som en del av Medborgarskolan delar vår humanistiska värdegrund och är stolta ambassadörer för vårt varumärke. Värdegrunden innebär också att vi betonar framtidstro, delaktighet och värdet av att ingå i ett större sammanhang. Alla bidrar genom sitt engagemang till att Medborgarskolan ökar bildningsnivån och stimulerar samhällsutvecklingen. Det mångkulturella samhällets utmaningar Medborgarskolan ser det som en viktig uppgift att sprida kunskap som motverkar fördomar och rasism och att skapa möten mellan individer från olika kulturer. Våra grupper av Medspråkare och vår stora musikverksamhet för ungdomar runt om i landet erbjuder mötesplatser där alla kan och får delta samt utvecklas tillsammans. Medborgarskolan arbetar målinriktat med att skapa dialog och arenor för framtida förståelse. Den demografiska utmaningen Vårt mål är att skapa mötesplatser för alla, oavsett var någonstans i landet människor bor. Lokal närvaro är viktig även på orter som befinner sig långt från storstädernas stora kulturutbud. Medborgarskolan ska kunna erbjuda kursverksamhet och kulturarrangemang över hela Sverige. Det är även grundläggande för oss att kunna engagera nya generationer utan att för den skull förlora de äldres engagemang. Det ger en bredd och en erfarenhet som stärker alla våra deltagare och berättigar vår existens. Det livslånga lärandet All kunskap får oss att växa som människor. Vi anser att allmänbildade människor är en viktig kraft i det demokratiska samhället, en kraft som kan motverka negativa trender och tendenser i vår omvärld. Medborgarskolans kunskapsutvecklande verksamhet omfattar både bildning och utbildning. Vårt motto är därför Där intresse blir kunskap. Kulturverksamhet Kulturverksamheten inom Medborgarskolan tar sig många olika uttrycksformer. Gemensamt för dem alla är tanken att inte enbart uppleva utan också att få vara med och aktivt skapa själv. Därför erbjuder vi en bred och omfattande verksamhet inom konst, hantverk, bild, form, musik och dans. Kulturtraditioner och kulturarv är viktiga hörnstenar i Medborgarskolans humanistiska värdegrund. 7

10 Personer med funktionshinder Medborgarskolan är ett humanistiskt studieförbund, därför är det självklart för oss att alla ska ha rätt och möjlighet att delta i vår verksamhet. Vårt mål är att i största möjliga omfattning se till att verksamheten är fysiskt och pedagogiskt tillgänglig för alla. Folkhälsa och hållbar utveckling Medborgarskolan har en bred och variationsrik verksamhet som bidrar till att främja folkhälsan. Inom området kropp och själ erbjuder vi bland annat verksamhet som innebär fysisk rörelse, kurser i mat och dryck, personlig utveckling, meditation och stresshantering. Medborgarskolan har sedan i år en uppdaterad miljöpolicy. Genom att följa gällande miljölagstiftning och samtidigt ta in ny kunskap kan vi ständigt utveckla miljöarbetet. 8

11 Verksamhetsutveckling Deltagare i folkbildningsverksamheten Under året har en målgruppsanalys genomförts för att få bättre kunskap om vilka deltagarna i vår folkbildningsverksamhet är. Analysen visar att både öppen och ansluten verksamhet idag har tydliga målgrupper som går att definiera. Arbetet med analysen kommer att fortsätta under Fokusgrupper med unga vuxna Under 2012 genomfördes med stöd från Folkbildningsrådet ett projekt som syftade till att ta reda på vad unga vuxna förväntar sig av Medborgarskolan nu och i framtiden. I samtliga åtta regioner träffade vi unga vuxna och resonerade kring deras fritid, deras framtid, kring nätbaserat lärande och kring hur de skulle vilja ta del av Medborgarskolans verksamhet. Resultatet väckte många intressanta frågeställningar som kommer att diskuteras under våren 2013 och ge underlag till kommande verksamhetsplaneringar. verksamhet Utveckling av arbete med specifika målgrupper I alla regioner börjar nu arbetet med att skapa verksamhet för målgruppen invandrare att ta fart. Förbundsstyrelsen har avsatt medel ur kapitalfonden för att stötta regionerna i arbetet. Detta har bidragit till att många nya deltagare kunnat ta del av verksamhet som på sikt kan leda till en bättre integration och en bättre förståelse för det svenska samhället. Utveckling av nätbaserat lärande Under 2012 deltog Medborgarskolan i två projekt som genomfördes i samarbete med Folkbildningsnätet. Det första projektet var ett samarbete mellan studieförbunden för att ta fram ett gemensamt material för utbildning av distansledare. Det andra projektet avser spridningsinsatser för att informera om Folkbildningsnätet och de möjligheter som detta ger. Här har Medborgarskolan tagit fram flera instruktionsfilmer och manualer för de verktyg som Folkbildningsnätet erbjuder. Under december 2012 beslutades att huvudkontoret under våren 2013 ska genomföra en förstudie som utreder Medborgarskolans nätbaserade verksamhet och som ger ett beslutsunderlag för en bättre samordning av verksamheten. Trender och arbetssätt Fortsatt utveckling av den öppna verksamheten har haft hög prioritet i Medborgarskolan. Metoder, principer och positiva exempel på verksamhet har diskuterats både i regionchefsgruppen och med regionalt verksamhetsansvariga för öppen verksamhet. Regionrepresentanter med ansvar för öppen verksamhet har också träffats för att utbyta erfarenheter och omsätta en generell omvärldsbevakning i en trendrapport tänkt att ge input till kommande kurs- och verksamhetsutveckling. I det nya intranätet har vi skapat en gemensam plattform där vi fortsätter att föra diskussioner och lära av varandra. 9

12 Musik Den nationella satsningen inom musikområdet har under året utvecklats och förfinats. Med lärdom från tidigare år har en plan för kommunikation och marknadsföring tagits fram. De prioriterade målen har varit att skapa spelningar, utveckla samarbeten, profilera bandverksamheten och att säkerställa verksamhetens kvalitet och fortbildning. Medborgarskolan har varit representerad på flera stora festivaler och där skapat speltillfällen. Totalt har över hundra band fått möjlighet att visa upp sig genom liveframträdanden, men de har också varit verksamma med att arrangera och marknadsföra sig själva. Under året har betydande insatser gjorts för att marknadsföra musikverksamheten på internet och vid olika arrangemang. Festivalerna och bandtävlingen Released Live & Unsign (en av Sveriges största rockbandstävlingar) är sådana exempel. Social verksamhet Förbundsstyrelsen avsätter särskilda medel för att stödja sociala projekt i Medborgarskolans regioner. Syftet är att stödja nationella projekt som vänder sig till individer i socialt utsatta grupper. För 2012 tilldelades tre projekt medel ur det centrala anslaget. Rytmer från Garissa i region Stockholm är ett ideellt projekt där ett tiotal artister har skänkt sina låtar till projektet. Ett album har producerats och alla intäkter går oavkortat till stiftelsen Garissa som arbetar med att främja utbildning för föräldralösa flickor i byn Garissa i nordöstra Kenya. Bolivia på besök i region Syd har som mål att förena Bolivia och Sverige genom en resa via den bolivianska musiken och dess folklore och införa denna musikstil i det svenska musikområdet. Projektet har bedrivits i samarbete med bolivianska föreningar i Malmö. Ensam mamma söker kunskap i nytt land i region Nord riktar sig till ensamkommande mammor med barn under tre år. Att minska utanförskapet genom kunskap och vidga det sociala nätverket för dessa kvinnor har varit projektets fokus. Medspråk Kunskaper i svenska språket är viktigt för att kunna forma sitt liv, känna delaktighet i samhället och öka möjligheterna att få ett arbete. Medspråk tar sin utgångspunkt i detta och ger nya svenskar möjlighet att tala svenska och träna sina kunskaper tillsammans med svenska medspråkare och deltagarna i gruppen. Medspråk finns nu i fem av Medborgarskolans åtta regioner och de människor som engagerar sig som medspråkare gör en stor ideell insats. Genom Medspråk får de möjlighet att lära känna deltagarna och få ökad kunskap och förståelse för andra kulturer. Ledarutbildningen är en viktig del för Medspråk och finns i tre olika steg där tredje nivån bygger på erfarenhetsutbyte och fördjupning. Medspråk Nordplus Nordisk Konservativ studienämnd (NKS), en sammanslutning av konservativa studieförbund i Norden, ansökte om medel från Nordiska rådet, Nordplus, för att sprida verksamheten Medspråk till de nordiska länderna. Projektet tillde- 10

13 lades under året medel och arbetet bedrivs nu enligt projektplan. Syftet med projektet är att sprida Medspråk och implementera det i NKS nätverk. I projektet finns deltagare från Norge, Estland, Danmark och Sverige. Projektets varaktighet är ett och ett halvt år och ska vara slutfört under hösten Medlemsorganisationer Kontinuerliga möten har hållits med Moderaterna på riksnivå. Vi har även träffat ledningen för Aktiv Ungdom. En utredning av hur samarbetet mellan Aktiva Seniorer och Medborgarskolan bedrivs har genomförts och kommer att ligga till grund för fortsatt arbete. Samarbete med Civilförsvarsförbundet Under året har ett samarbetsavtal slutits mellan Civilförsvarsförbundet och Medborgarskolan som innebär att Medborgarskolan kan erbjuda kursdeltagare att ta del av Civilförsvarsförbundets självskyddskoncept. Kurserna kan också erbjudas grupper och föreningar som har verksamhet inom Medborgarskolan. Validering Medborgarskolan har representerat Folkbildningsförbundet i den beredningsgrupp för valideringsfrågor som Folkbildningsrådet drivit tillsammans med sina medlemsorganisationer. Medborgarskolan har också representerat Folkbildningsförbundet i frågor rörande det nationella ramverket för kvalifikationer (NQF), bland annat i möten med Folkbildningsrådet, Myndigheten för Yrkeshögskolan och folkhögskolornas huvudmän. Ett aktivt arbete har bedrivits för att studieförbundens verksamhet ska accepteras av YH-myndigheten både för validering på individnivå och för utbildningsgodkännande inom NQF. Medborgarskolan har också verkat i Folkbildningsförbundets nätverk för validerings- och NQF-frågor. Tillsammans med Folkuniversitetet har vi tagit fram ett förslag på strategi för NQF-frågan till Folkbildningsförbundets styrelse. 11

14 Ledarenkät Under året har en metod och en enkät tagits fram för att följa upp hur våra ledare upplever sin arbetssituation. En pilotomgång av undersökningen genomhr Inom Medborgarskolans folkbildningsverksamhet finns cirka 460 tillsvidareanställda varav 29 procent är män och 71 procent är kvinnor. Under senare år har vi haft ett generationsskifte och många nyanställningar har genomförts. Av de anställda har cirka 40 procent en anställningstid som är kortare än tre år. Medarbetarundersökning (MUMS) Resultatet från 2012 års medarbetarundersökning var bra, det sammanfattande måttet NMI (Nöjd Medarbetar Index) uppgick till 76 procent (mål 80 procent). Svarsfrekvensen var drygt 75 procent. Årets undersökning har gått ut till 675 personer vilket är en stor ökning jämfört med tidigare år. Ökningen beror i första hand på att all personal i Stockholmsregionen har deltagit denna gång. Det viktigaste arbetet med undersökningen är de åtgärdsplaner som respektive region/huvudkontoret tar fram utifrån resultatet för att förbättra arbetsmiljön. Introduktion nyanställd personal Grundkurs för nyanställda Under 2012 genomfördes två utbildningstillfällen för nyanställd personal med 16 respektive 14 deltagare. Under året har en arbetsgrupp sett över Medborgarskolans introduktion för nyanställda, vilket bland annat inneburit att grundkursen i november innehöll färre föreläsningar och mer erfarenhetsutbyte och arbete i smågrupper. Det visade sig vara mycket lyckat. Ett arbete med att ta fram rutiner och nya checklistor för introduktion av nyanställda påbörjades under året. Kompetensutveckling Huvudkontoret har genomfört utbildningar om Medborgarskolans värdegrund och våra fyra kärnvärden både för ledare och för nyanställd personal. Som komplement till föreläsningen Medborgarskolan det humanistiska studieförbundet har distansutbildningen Att vara pedagog i ett humanistiskt studieförbund tagits fram. Distansutbildningen vänder sig i första hand till våra ledare/lärare men kan med fördel också användas av både medarbetare och förtroendevalda. Under året genomfördes ytterligare en omgång av utbildningen Att kommunicera med framgång som är en fortsättning på utbildningen Service och Kommunikation. Kundkommunikation, både muntlig och skriftlig, är fokus i dessa utbildningar. En utbildningsdag i arbetsrätt för chefer och rektorer i Stockholmsregionen genomfördes under hösten. Utbildningen har efterfrågats eftersom arbetsrättsliga frågeställningar blir alltmer vanliga. Kompetensförsörjningsplan för huvudkontoret I enlighet med verksamhetsplanen har en kompetensförsörjningsplan/ersättarplanering avseende huvudkontorets personal tagits fram. Planen kommer kontinuerligt att ses över och uppdateras. 12

15 fördes i Stockholm under hösten. Av de drygt 500 enkäter som gick ut till ledare i öppen verksamhet fick vi 320 svar (62 procent). Undersökningen gav mycket bra underlag för fortsatt arbete. Ledarna är mycket nöjda, över 85 procent instämmer i påståendet Jag trivs med mitt arbete på Medborgarskolan. Förbättringsområden är att fokusera på att fördjupa kunskapen om våra kärnvärden samt att hitta forum och skapa bättre möjligheter för ledarna att träffa varandra och därigenom också öka deras känsla av delaktighet i Medborgarskolan. Ledarutbildning Ledarutbildningen har under 2012 uppnått sitt hittills bästa resultat sedan omläggningen vid årsskiftet 2009/2010. Totalt har 58 ledarutbildningar genomförts och 748 ledare har deltagit. Två uppskattade konvent, det ena för dansledare och det andra för språkledare, arrangerades under hösten. Tre nya ledarutbildningar har tillkommit under året. Två av dessa vänder sig till alla ledare: Rösten i centrum (grundläggande röstvård) och Bemötande och förhållningssätt i möten med människor med psykiska funktionsnedsättningar. Den tredje, Kreativa händer när det händer, vänder sig till ledare inom ämnesområdet konsthantverk och ateljé. Möjligheten för ledarna att söka bidrag till fortbildning infördes Maxbeloppet för bidrag till en utbildning är kr. Totalt har elva ledare sökt och fyra har beviljats bidrag. Kvalitetskartläggningen av ledarutbildningarna som påbörjades hösten 2011 har resulterat i kvalitetsuppföljning av varje ledarutbildning från och med hösten Under året har materialet till Ledarintroduktion Medborgarskolan (LIM) utvecklats. Det finns numera material för öppen och ansluten verksamhet. Två revideringar av materialet har gjorts under

16 MARKNAD och kommunikation Under veckorna 2 4 medverkade Medborgarskolan med filmen Det är någonting speciellt med våra kursledare på TV4 Play och Youtube. Filmerna visades drygt 4,5 miljoner gånger och gav oss drygt besökare till vår webbplats. Under våren 2012 lanserades en facebookapplikation, Kurstipsaren, där våra kunder kan tipsa sina vänner om Medborgarskolans kurser. Till förbundsstämman i juni gjordes en verksamhetsfilm som visar på Medborgarskolans breda verksamhet. I december lanserades Medborgarskolan Quiz, en frågesportsapplikation för Iphone och Android. Syftet med quizen är att lyfta fram våra kunniga kurs- och cirkelledare och sprida vår kunskap utanför våra mötesplatser. Under 2012 skickades 44 pressmeddelanden ut och flera av dem har bidragit till artiklar i olika tidningar. Ett exempel där Medborgarskolan fick mycket publicitet var undersökningen som Stockholm gjorde i samband med Kursbåten. I juni och december skickades nationella nyhetsbrev ut till våra kunder. I december kunde vi mäta effekten via vår webbplats och nyhetsbrevet medförde 220 bokningar till våra kurser vilket motsvarar en intäkt på närmare kronor. Marknads- och kommunikationsgruppen Marknads- och kommunikationsgruppen, Mk-gruppen, har till uppgift att utveckla och samordna Medborgarskolans marknadsföring och kommunikation. Gruppen består av en marknadsansvarig från varje region samt marknads- och kommunikationschefen på huvudkontoret. För att effektivisera arbetet fokuserades på ett antal prioriterade områden och resultatet blev följande: En ny leverantör för visitkort, korrespondenskort och kuvert Ett ramavtal med en mediebyrå Ett verktyg för att skicka ut digitala nyhetsbrev, för att på ett enklare, snyggare och billigare sätt kunna bearbeta våra befintliga kunder Ett underlag för en strategi hur vi ska marknadsföra oss på det mest kostnadseffektiva sättet. Därför gjordes en målgruppsanalys av våra kunder 2010, 2011 och till och med oktober 2012 inom öppen och ansluten verksamhet. Arbetet med målgruppsanalysen kommer att fortsätta under Ett ramavtal med en utbildningswebb som exponerar Medborgarskolans kurser och utbildningar Mallar för affischer och olika dokument. Under 2012 bildades en bildgrupp med två deltagare från Mk-gruppen och två deltagare med kompetens inom fotografering. Bildgruppen har under året tagit fram två kampanjbilder och uppdaterat vår bildbank med temabilder. Ett avtal med en bildbyrå har också tecknats för att underlätta och göra inköpen av bilder billigare. Medborgarskolans webbplats Medborgarskolans webbplats är den viktigaste informations- och säljkanalen Totalt antal besök under 2012 var drygt 1,2 miljoner. Januari och augusti är de månader då webbplatsen har mest besökare. En ny version av webbplatsen lanserades i september Webbplatsen 14

17 följer Medborgarskolans brandbook och gör det lättare att hitta den information eller de kurser användaren letar efter. Medborgarskolans nya webbplats är byggd med responsive design, vilket innebär att innehållet anpassar sig efter användarens klient. Det är lika enkelt att navigera för en användare med vanlig webbläsare som för den som surfar in via sin smartphone eller läsplatta. Det ger Medborgarskolan stora fördelar då antalet mobila besök på webben ökat kraftigt den senaste tiden och nu står för cirka 25 procent. Medborgarskolan har över kurser i det aktuella utbudet. Det har ställt höga krav på en lättanvänd sökfunktion som snabbt hittar de kurser användaren söker. En ny sökmotor används på webbplatsen och stort fokus har legat på koncept och gränssnitt för att skapa en bra användarupplevelse. En av de viktigaste funktionerna är möjligheten att boka en kurs online. Bokningsfunktionen har därför förenklats och det är nu mycket lättare att anmäla sig till en kurs via webben. Med den nya webbplatsen har Medborgarskolan flyttat fram sin position på Internet. Den är både mer synlig i sökmotorerna och lättare för användaren att hitta och boka kurser på. I slutet på 2012 kopplades även intäkterna från en bokning av en kurs till den statistik som används via Google Analytics. Infonet, studieförbundens nätverk Under året arbetade studieförbunden tillsammans med Folkbildningsförbundet fram en kommunikationsplan för kommunkontakter Styrelsen för folkbildningsförbundet beslutade planen i december Syftet med planen är att studieförbunden ska uppfattas som viktiga aktörer i samhällsutvecklingen och målgruppen är kommunpolitiker, kommuntjänstemän, journalister och opinionsbildare. Effektmålet är att kommunpolitiker år 2016 ska ha högre kännedom än 2013 om studieförbundens verksamhet och hur den bidrar till samhällsutvecklingen samt att de ska ge verksamheten ett ökat stöd. 15

18 Kvalitet Arbetet har intensifierats för att Medborgarskolan ska vara certifieringsbar Det har inneburit att den nationella kvalitetsgruppen har genomfört en mängd aktiviteter inom kvalitetsområdet i syfte att närma sig målet certifieringsbart kvalitetsledningssystem, att åtgärda kvalitetsproblem och att införa förbättringar i den dagliga verksamheten. Grundläggande utbildningar om ledningssystem och kvalitetsfrågor har genomförts för huvudkontoret och i fyra regioner. Ett nytt dokumenthanteringssystem som del av intranät KIM har utvecklats och implementerats och ett stort antal dokument som rutiner, checklistor och arbetsplaner har utarbetats och/eller uppdaterats. Ett flertal utbildningar inom dokumenthantering har genomförts. Baserat på Folkbildningsrådets anvisningar genomfördes ett omfattande arbete med att samla in, dokumentera och sammanställa information som underlag för 2012 års kvalitetsredovisning. Denna redovisning lämnades in till Folkbildningsrådet i början av oktober efter godkännande av förbundsstyrelsen. Under hösten har en konstruktiv dialog mellan studieförbundens kvalitetsadministration IT Implementeringen av den nya IT-strategin har fortsatt under året genom att samtliga användare fördes över i den nya miljön som ska ge ökad säkerhet och funktionalitet. Intranätet KIM (Kommunikation och Information i Medborgarskolan) och ett nytt e-postsystem togs i drift. Användarutbildning i KIM har genomförts genom huvudkontorets försorg och regionerna har svarat för utbildning i e-posthanteringen. Systemet för deltagarutvärdering för den öppna verksamheten har tagits i drift och rapportlänkar för analys har distribuerats till kvalitetsansvariga i regionerna. Regionerna avgör själva vilka kurser som ska utvärderas. Svarsfrekvensen var under hösten nästan 50 procent, vilket är överaskande högt för webbenkäter. Centralt IT-stöd har levererats till användare utanför folkbildningen från region Väst och Stockholmsregionen med flera hundra användare. Tillgängligheten till de centrala systemen har under året varit 100 procent för e-post och intranät och 99,95 procent för verksamhets- och ekonomisystem. Under hösten påbörjades arbetet med att ta fram en kravspecifikation på IT-stöd för ärende-, reklamations- och avvikelsehantering samt avtalsbevakning i samverkan med kvalitetsgruppen. Upphandling och införande planeras till våren Den årliga utvärderingen av användarnas uppfattning om stödet från helpdesk visar på ett något lägre betyg. Det beror troligen på att mätningen genomfördes efter övergången till ett nytt intranät och ett nytt e-postsystem. Det var då en ovanligt hög belastning med många ärenden och betydligt längre handläggningstider som följd. Vissa förändringar av arbetsrutiner har genomförts för att ge högre servicegrad. Arbetet med ett nytt avtal för datakommunikation och telefoni har tagit längre tid än planerat och beräknas bli klart under första kvartalet Användningen av Medborgarskolans system för videokonferenser har fortsatt att öka. Det innebär att såväl miljöpåverkan som arbetstidsåtgång för möten minskar och att Medborgarskolan sparar pengar. Sammanlagt har systemet använts i 530 möten under året. 16

19 ansvariga och Folkbildningsrådet startat med syfte att skapa större tydlighet och långsiktighet i Folkbildningsrådets krav och förväntningar på studieförbundens ledningssystem. Arbetet fortsätter under Inom ramen för Folkbildningsförbundets kvalitetsgrupp har en guide för arbete med risk- och väsentlighetsanalys inom studieförbunden utarbetats. Hållbar utveckling Under året har arbetet med att bygga upp ett miljöledningssystem för Medborgarskolan påbörjats. Projektet har drivits i nära samarbete med region Väst och i viss mån även med Stockholmsregionen. Målet för projektet är att huvudkontoret ska vara certifieringsbart för miljö enligt ISO under Huvudkontoret har köpt utsläppsrätter från Naturskyddsföreningen för att kompensera koldioxidutsläppen vid personalens och förbundsstyrelsens samlade flygresor under året. Internkontroll av bidragsberättigad verksamhet Folkbildningsrådet ställer som krav att minst fem procent av föregående års verksamhet ska granskas. Förbundsstyrelsen ser gärna att Medborgarskolan granskar en större volym. Huvudkontorets granskning omfattade 2012 drygt nio procent, vilket är mycket bra. De kommuner som valdes ut för granskning av bidragsberättigad verksamhet var Ludvika, Malmö, Härryda, Göteborg, Borås, Linköping, Mjölby, Stockholm, Örebro, Västerås och Skellefteå, samtliga med ökad verksamhet. Medborgarskolans åtta regioner fick minst en kommun vardera granskad. Volymerna på granskat material har varierat från till studietimmar per kommun. De viktigaste resultaten har kommunicerats till organisationen för ett ökat gemensamt lärande. Efter genomförd granskning av närvarolistor besöktes regionen av verksamhetscontroller och administrativ chef från huvudkontoret. Från regionalt håll medverkade regionchef, kvalitetsansvarig, lokalt verksamhetsansvariga och vid flera tillfällen deltog även controller och andra medarbetare. Förutom samtal runt i förväg utsända frågor diskuterades etik och bidragsbestämmelser. Inför och efter några besök genomfördes samtal med ledare och deltagare. Efter besöket justerades den rapporterade timvolymen och berörda personer fick kännedom om granskningsresultatet. Åtgärder till följd av resultatet beslutades av respektive regionstyrelse och rapporterades till förbundsstyrelsen. Under pågående verksamhetsår utfördes även en mängd löpande stickprovskontroller av de uppgifter som var registrerade i verksamhetssystemet Gustav. Huvudkontoret har också gjort besök i regionerna för att utbilda i rapportering och etikfrågor och för att få bättre kännedom om verksamheten. Tillgänglighet En utbildningsdag om tillgänglighetsarbete genomfördes för samtliga regioner. Målgrupp var en ledande tjänsteman och en styrelseledamot från varje region och förbundsstyrelsen/huvudkontoret. En webbaserad distansutbildning om tillgänglighetsarbete har tagits fram, som intresserade inom Medborgarskolan kan använda sig av. Under hösten följde huvudkontoret upp det fortsatta tillgänglighetsarbetet i regionerna. Det kan konstateras att ett aktivt tillgänglighetsarbete pågår i samtliga regioner 17

20 Bokmalen Verksamheten i Bokmalen fortsätter att minska genom att antalet artiklar utgår allt eftersom lagret tar slut. Ett antal profilprodukter har slutat lagerhållas och har distribuerats till regionerna utan kostnad. Analysarbetet om framtiden kommer att slutföras under våren