Affärssystem Finns framtiden i molnet?

Transkript

1 Affärssystem Finns framtiden i molnet? En studie av Daniel Biörck Johan Geiding Handledare: Jan- Olof Svebeus & Per Johansson MG104X Examensarbete inom teknik och management

2 Sammanfattning Implementering av affärssystem har ökat i allt högre grad. Strategier för att bedriva affärsverksamhet förändras ständigt och därmed även organisationernas strukturer. Antalet företag blir bara fler och fler och därmed ökar även konkurrensen, där mobiliteten mer ses som en självklarhet. Med utgångspunkt från detta är syftet med detta examensarbete att studera om framtidens affärssystem kommer vara molnbaserade eller inte. För att undersöka om övergången från traditionella system till molnbaserade tjänster ska kunna ge mer effektivitet och kostnadsbesparingar på längre sikt, granskades för- och nackdelar efter en implementering, men även de ekonomiska aspekter som organisationer ställs inför. Enligt den studerade litteraturen och tidigare forskning på området, medför ett molnbaserat affärssystem flertalet fördelar till organisationers arbetsprocesser jämfört med de traditionella systemen. De nya systemen resulterade bland annat i en viss flexibilitet och effektivitet men även stor tidsbesparing och ekonomisk vinning. Tidigare studier påvisar även vissa kritiska faktorer där system inte är väl anpassade för vissa specifika komplexa organisationer. En empirisk studie har genomförts, där metoden som har använts är kvalitativa intervjuer och kännetecknas som primärdata. Primärdatan berörde tre helt skilda företag vars organisationer bedriver olika typer av verksamhet. Intervjuerna exemplifierade systemens betydelse från både leverantör- och kundperspektiv. Analysen utfördes med hjälp av SWOT- modellen, där det som redovisats i den litterära och empiriska studien ger en tydlig och rättvis bild av vad införandet av den molnbaserade tjänsten medförde. Studien visar att implementationen är av hög vinning för små och medelstora företag, men dock inte för större. Resultatet beskriver att styrkor som framkommer efter en implementering är flexibilitet, mobilitet, skalbarhet, kostnadseffektivitet och ett ökat fokus på kärnverksamheten. Analysen visar även några kritiska faktorer som kom att påvisa en viss nackdel för de större företagen. Exempel på dessa var anpassningsbarheten för hela system och integreringen med andra typer av system. Den molnbaserade betalningsmodellen kom att påvisa bättre anpassning för små och medelstora företag, då de traditionella systemen hade en större implementeringskostnad. Avslutningsvis, framkommer det även i analysen att när de nuvarande affärssystemen och metoderna som används inte uppfyller användarens krav, skapar de istället egna sätt att arbeta med systemen. Nyckelord: Affärssystem, molnbaserade affärssystem, implementering, SWOT- analys 2

3 Abstract Implementation of ERP systems has grown increasingly. Today, business strategies are constantly changing, consequently affecting the organization structures. The competitive business environment is becoming tougher, partly due to more and larger companies, and mobility is nowadays more seen as a given. Therefore, the purpose of this study is to investigate if the future ERP systems will be cloud- based or not. To investigate whether the transition from traditional systems to cloud services provides more efficiency and cost savings for organizations in the long run, an examination of pros and cons along with economic aspects of an implementation was studied. According to literature and previous studies in this area, cloud- based ERP systems provide several advantages to the organizations processes compared to traditional systems. For instance, the use of cloud- based systems did not only improved efficiency and flexibility to a certain level, but also considerably increased time savings and economic profit. Previous studies also show some critical success factors where systems are not well suited for some specific complex organizations. The method for conducting this empirical study was mainly based on primary data gathered from qualitative interviews. The primary data was sourced from three entirely separate companies, and whose industry focuses are completely incomparable. The interviews exemplified both the supplier and customer perspective of the systems. The analysis was performed based on the SWOT- model and gives a clear and fair picture of the result from an implementation of the cloud- based service. The study outcome indicates that the implementation has a significant positive impact on small and medium- sized organizations, however, this could not be shown for large companies. The analysis highlights strengths from the implementation as flexibility, mobility, scalability, cost efficiency and increased focus on core business. Furthermore, a few critical success factors emerged which had a disadvantaging effect on the larger companies. Concrete examples of these disadvantages were the adaptability of a whole system and the integration with other types of systems. The cloud- based payment model also showed smoother adjustment for small- and medium- sized enterprises, partly driven by the fact that traditional systems have a higher implementation cost. Finally, the analysis also indicates that when the current ERP systems do not meet user s requirements, they rather create their own ways of working with the systems. Keywords: ERP systems, cloud- based ERP systems, implementation, SWOT- analysis 3

4 Innehållsförteckning Terminologi och förklaringar Inledning Bakgrund Syfte och mål Frågeställningar Metod Val av utformning Vetenskapssyn positivistisk utgångspunkt Datainsamling Avgränsningar Kritisk granskning av metoden Affärssystem i litteraturen Affärssystem Vad är ett affärssystem? Användningsområden Molnbaserade tjänster Vad är en molntjänst? Påverkan efter en implementering Affärssystem i praktiken Företag 1: Visma Severa Företag 2: Studentum AB Företag 3: ICA Kvantum Analys och resultat SWOT- analys Styrkor Svagheter Möjligheter Risker

5 6. Slutsatser och diskussion Slutsatser Organisationspåverkan Ekonomisk inverkan Kritisk diskussion och egna reflektioner Kritisk granskning av arbetsprocessen Förslag till framtida forskning Tack Referenser Bilagor Bilaga 1 Diagram över antal företag i Sverige Bilaga 2 Intervjufrågor till leverantör Bilaga 3 Intervjufrågor till kund Bilaga 4 Utökad SWOT- analys

6 Terminologi och förklaringar API (Application Programming Interface) En regeluppsättning för hur en viss programvara kan kommunicera med annan programvara CTO (Chief Technical Officer) Teknisk chef ERP (Enterprise Resource Planning) Affärssystem IaaS (Infrastructure as a Service) Infrastruktur som tjänst OPEX (Operating Expenditures) Löpande kostnader för att underhålla en produkt, tjänst eller ett system PaaS (Platform as a Service) Plattform som tjänst SaaS (Software as a Service) Programvara som tjänst Upptid Den tid en maskin har varit uppkopplad utan att någon nedkoppling/ omstart har skett 6

7 1. Inledning Detta avsnitt avser att presentera bakomliggande beskrivning till varför området affärssystem är ett högintressant och växande område i dagens organisationer. Avsnittet syftar att leda fram till varför uppkomsten av rapportens syfte och mål är viktiga för att avslutningsvis lyfta fram de frågeställningar som ska besvaras. 1.1 Bakgrund Strategier för att bedriva affärsverksamhet förändras ständigt och därmed även organisationernas strukturer. Dagens företag blir bara fler och fler och därmed ökar även konkurrensen. Detta leder till att varje organisation måste kunna fokusera på sin kärnverksamhet och samtidigt anpassa sig till den ökande konkurrensgraden. I denna expansion sker även en ökning av digitaliseringen. Mer information måste samordnas samtidigt som vi idag lever mer mobilt, då kravet på att kunna arbeta trådlöst vart som helst ses som en självklarhet. 1 Nyligen har servicekänsla och drivkraft blivit en viktig förändring i den privata och offentliga sektorn. Servicen bygger på att erbjuda olika tjänster och metoder för att grundligt förbättra kundservice, affärsprocesser och inköp av informationssystem. Tjänsterna som affärssystem tillämpar har en enorm växande marknad som 2008 uppgick till 34,4 miljarder USD i programvaru- licenser och 103 miljarder USD i relaterade tjänster i världen. 2 Affärssystemen i sig har även utvecklats något enormt för att kunna tillgodose den ökande marknaden. Redan 2005 spekulerade Bill Gates att en ny våg av serviceinriktade applikationer via Internet var på väg, där de molnbaserade affärssystemen är ett tydligt exempel på denna framgående våg. 3 Molnbaserade affärssystem, även kallat Cloud Computing, innebär att en organisation har ett affärssystem som är webbaserat. Avsikten med att köpa tjänsten är att organisationen kan lagra sin data på leverantörens servrar. Fördelen med detta är att företagen nu istället kan fokusera mer på sin egen kärnverksamhet och vara redo för eventuella förändringar inom organisationen Syfte och mål Syftet med denna rapport är att undersöka om framtidens affärssystem kommer vara molnbaserade eller inte. Rapporten kommer med hjälp av framtagen teori och vetenskapliga undersökningar kunna ge svar på detta. Vidare, är målet med undersökningen att ge en objektiv bedömning inför en eventuell implementering av de molnbaserade tjänsterna. Detta då övergången från traditionella system till 1 Ekonomifakta, Diagram, se bilaga 1. 2 Juell- Skielse, G., Enquist H., Implications of ERP as Service, Knorr, E., Software as a Service: The Next Big Thing, Nationalencyklopedin, Cloud Computing,

8 molnbaserade tjänster på sikt ska kunna ge mer effektivitet och kostnadsbesparingar. 1.3 Frågeställningar Denna studie avser att behandla följande frågeställningar, där organisationer har för avsikt att övergå till den nya molnbaserade tekniken. För- respektive nackdelar med implementering av molnbaserade affärssystem? Blir det någon förändring av totalkostnaden? Hur påverkas effektiviteten och flexibiliteten? Kommer marknaden för molnbaserade affärssystem att växa i framtiden? 8

9 2. Metod Detta avsnitt avser att presentera alla de olika val vi har gjort för att genomföra denna studie. Avsnittet syftar till att introducera valet av utformningen, där vi kommer ge en redogörelse för vilken vetenskapssyn vi har använt oss av. Avslutningsvis kommer vi att beskriva valet av datainsamling och avgränsningar. 2.1 Val av utformning Tillvägagångssättet vi har valt i denna studie är att samla in data, genom en litteraturstudie, till teoriavsnittet för att få en bakomliggande grund till hur affärssystem är uppbyggt. Då vår undersökning sedermera kommer baseras på intervjuer resulterar det i att vår studie blir en kvalitativ undersökning. Valet att genomföra intervjuer är för att se till hur ett eventuellt byte till molnbaserade tjänster påverkar organisationer i praktiken. 5 Således, kommer studiens tillvägagångssätt bygga på en kvalitativ undersökning då varken en mängd eller kvantitet ska undersökas. Till skillnad från en kvantitativ undersökning kommer vi att undersöka människors sätt att resonera kring de framtagna frågeställningarna och därav jämföra, med hjälp av den empiriska studien och bakomliggande teori, om hur framtiden kommer att se ut. En kvantitativ undersökning bygger istället på att använda sig av så stor datamängd som möjligt för att på så sätt exempelvis kunna relatera samband till en viss mängd som ska undersökas. 6 Den kvalitativa undersökningen kommer erhålla en djupare förståelse inom vårt undersökta område där även kreativt tänkande ofta är ingående paradigm för denna typ av studie Vetenskapssyn positivistisk utgångspunkt Vetenskapssynen vi har i denna studie är av positivistisk utgångspunkt. Den positivistiska utgångspunkten lägger tyngd till säker kunskap. 8 För att kunna förtydliga denna kunskap som vi söker bygger positivismen på två centrala antaganden. Dessa två antaganden är att kunskap om faktiska förhållanden beror på sinneserfarenhet och att kunskap som inte vidrör det faktiska istället rör förhållandet mellan idéer. 9 Kunskapen som positivismen förtydligar bygger på två sanningar. Sanningarna delas upp i logiska och empiriska. De logiska sanningarna bygger på mänskligt intellekt för att följa logikens krav. Följs inte dessa intellekt får det som följd att de anses felaktiga. Empiriska sanningar bygger istället på vad människan kan iaktta med sina sinnen Olsson, H., Sörensen, S., Forskningsprocessen: kvalitativa och kvantitativa perspektiv, s. 79, Trost, J., Kvalitativa intervjuer, s , Kuhn, T. S., De vetenskapliga revolutionernas struktur, s , Johansson, I., Liedman, S.- E., Positivism och marxism, s , Nationalencyklopedin, Positivism, Thurén, T., Vetenskapsteori för nybörjare, s ,

10 2.3 Datainsamling I vår studie kategoriseras insamlingen av data i två typer av huvudgrupper. Dessa grupper är primär- respektive sekundärdata. Sekundärdata kännetecknas av att data i huvudsak är insamlad av utomstående personer vars ändamål är av annat intresse. 11 Detta kan parallelliseras till första delen av studien där inledning och teori beskrivs. Här byggde vårt tillvägagångssätt på att finna litteratur i form av böcker och tidskrifter, men även från Internet och aktuella rapporter. Detta för att få så bred och tydlig bild som möjligt av det som skulle undersökas. Primärdata kännetecknas till skillnad från sekundärdata som egeninsamlad data för det tänkta ändamålet. Tekniken för insamlandet kan göras på flertalet olika vis, så som intervjuer och enkäter. Viktiga aspekter att tänka på vid en insamling av primärdata är i vilken utsträckning den intervjuade ges att tolka frågorna fritt. Som intervjuare måste man ha i åtanke inom vilka ramar respondenten kan och bör röra sig inom. 12 Detta kan parallelliseras till den intervjubaserade delen i studien. Här var vårt tillvägagångssätt att finna kvalitativ data i form av tre intervjuer eftersom arbetets syfte krävde ett visst djup och kunskap för att besvara detta. 2.4 Avgränsningar Molnbaserade affärssystem är ett mycket stort och omfattande område att undersöka. Därav valde vi att fokusera vår studie på om det blir ekonomiskt försvarbart och en effektivisering av organisationen med en implementering av molnbaserade affärssystem på längre sikt. För att kunna ge en så bra och tydlig bild som möjligt valde vi att fokusera på ett par viktiga nyckelfrågor. Nyckel- frågorna berörde molnbaserade tjänsternas för- respektive nackdelar efter en implementering, om det blir någon förändring av totalkostnaden samt hur flexibiliteten och effektiviteten påverkas. Därför avgränsades tillvägagångssättet till att göra kvalitativa intervjuer med två företag som har implementerat den nya molnbaserade tekniken och med ett företag som bygger sin verksamhet kring denna. Detta för att få en bättre kvalitet och djup till studien än om en kvantitativ undersökning hade gjorts Kritisk granskning av metoden Någonting som bör uppmärksammas i studien är att de tre undersökta företagen inte är klassade som större företag, vilket kan ses som en mindre nackdel. 14 Sett till litteraturval anser vi att valet som gjordes kunde ha distribuerats lite annorlunda. Valet byggde på att vi i metodavsnitten förlitade oss på lite äldre litteratur eftersom vi ansåg metodiken som någonting säkerställt, då man har forskat på detta under en längre tid. Ser man till tekniken som denna forskning sedan skulle appliceras på, är den av nyare rang. Detta skulle eventuellt kunna ge 11 Halvorsen, K., Samhällsvetenskaplig metod, s , Davidsson, B., Patel, R., Forskningsmetodikens grunder, Kvale, S., Den kvalitativa forskningsintervjun, EU- lagstiftningen, Definition av små och medelstora företag (SMF),

11 en smärre missvisande bild av resultatet. Avslutningsvis, kan man tycka att tre intervjuer kan ge ett lite för magert material för att dra en större slutsats kring. Dock ser inte vi detta som en brist då studiens omfattning i sin helhet kommer ge en bra bild av slutresultatet. 11

12 3. Affärssystem i litteraturen Detta avsnitt avser att presentera bakomliggande teori till grund för vår empiriska studie. Avsnittet syftar till att ge en grundläggande beskrivning av vad ett affärssystem är och dess olika användningsområden. Därefter beskrivs de molnbaserade tjänsterna och implementeringens inverkan. Beskrivningarna av de teoretiska områdena är valda för att ge en tydlig bild och förståelse för hur den nya molnbaserade tjänsten inom affärssystem eventuellt ska kunna ersätta det gamla traditionella systemet. 3.1 Affärssystem Innebörden av begreppet affärssystem kan definieras på flertalet sätt. Detta pga att ett affärssystem inte har ett specifikt åtagande utan kan tillämpas på flertalet olika vis. Benämning på systemen finns i en mängd användningsområden och innefattar i princip alla olika administrativa system som kan påträffas i en affärsverksamhet. Affärssystem är vanligen använt inom områdena ekonomi, personal och rapportering. 15 Då det inte finns en entydig definition av begreppet affärssystem, leder det till att ordet används som en beskrivning där det kan tillämpas som olika typer av programvaror som stödjer ett företags olika processer. Det som skiljer de olika systemen från varandra är på ett djupare stadie. Därför är det viktigt att klargöra vad benämningen affärssystem innefattar. För att få en tydlig bild av begreppet och en bättre förståelse, men även för att få ett likasinnat fastställande, har vi valt en definition som vi tycker är bäst beskrivande. Vi har valt att definiera affärssystem enligt följande: Standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd Vad är ett affärssystem? För att på bästa möjliga sätt ge en beskrivning av begreppet har vi valt att bryta ner definitionen i dess tre olika beskrivande delar. Detta görs för att tydliggöra de olika ordens innebörd och därmed påvisa dess underliggande begrepp och betydelse. Begreppet standardiserade kan förklaras på två olika sätt. Det första är att det avser system som till skillnad från specialanpassade system ska tas emot som det är. Med det menas att verksamheten som efterfrågar denna produkt måste vara noggranna med sitt val, då det är systemet som bestämmer utformningen av verksamheten och inte tvärt om. Det standardiserade systemet kräver en god anpassning från verksamheten till systemet för god passform och vise versa. 17 Mjukvaran kan liknas med att köpa en mössa där liknande princip föreligger, 15 Nationalencyklopedin, Affärssystem, Magnusson, J., Olsson, B., Affärssystem, s. 9, Nilsson, A. G., Användning av standardsystem i organisationer kritiska framgångsfaktorer,

13 dvs. One Size Fits All. I det andra sättet, ser man begreppet som en följd av affärssystemets utveckling. Att från början tillhandahållits som industrispecifika lösningar under 70- talet kom förändring senare att innebära att verksamheten nu beskrevs som en hjälpande metod för andra verksamheter, då tjänsten innebar att veta hur berörda företag skulle göra sina affärer. Med andra ord har själva mjukvaran införts samtidigt som man i övergripande del har förändrat verksamheten som ska stödjas. Detta har genomförts just pga att verksamheten måste ändras för att passa just den specifika programvaran. Här utvecklar leverantörerna olika typer av standarder för olika typer av branscher. Systemen kan därför ses som leverantörsspecifika eftersom standarden skiljer sig åt för olika typer av verksamheter, någonting som kan bli aningen bekymmersamt. 18 Det andra ordet i definitionen är verksamhetsövergripande. Detta begrepp innefattar ett val mellan olika typer av strategier för att uppnå samordning för systemet. För att kunna uppnå denna översikt och kontroll över verksamhetens data är det viktigt med god insyn och rationell planering. 19 Verksamhets- övergripande beskriver den funktionella spridningen inom systemet. 20 Det tredje och sista begreppet som beskrivs är systemstöd. Systemstöd åsyftar att förenkla systemets helhet. Det som sker är att man möjliggör en effektiv hantering av informationen och genom detta en effektivisering av affärs- processerna som systemet är tänkt att stödja. De många diskreta steg som utgör detta måste därför definieras och knytas samman för att på sikt kunna uppnå det ultimata systemet. 21 Systemstödet fungerar som en brygga mellan de olika delarna och möjliggör därmed tekniken. Detta systemstöd bidrar till att påvisa ett enda informationssystem, istället för flertalet olikartade. Det möjliggör att förändringar i verksamheten kan ske separat från andra delar i organisationen. Detta har som tidigare nämnts varit någonting väldigt viktigt eftersom verksamheten måste kunna anpassa sig till systemen Användningsområden För att kunna innesluta användningsområdet för affärssystem är det viktigt att klargöra hur huvudsyftet, att effektivisera hela verksamheten, ska uppnås. Därför har vi låtit bryta ner detta problem i två stora huvudgrupper. I den första huvudgruppen är syftet att ge förbättring av beslutskvalitet. Den mest framträdande forskaren inom området beslutsfattande Herbert A. Simon har tagit fram en modell som är uppdelad i fyra olika faser som beskriver hur rationella beslut fattas, se figur Den första fasen, analys, är undersöknings- fasen där total information ska insamlas rörande problemalternativet. Den andra fasen, design, innefattar hur problemformuleringen ska struktureras upp med 18 Magnusson, J., Olsson, B., Affärssystem, s. 9-10, Docent Melin, U., Affärssystem en organisatorisk och teknisk paradox?, Magnusson, J., Olsson, B., Affärssystem, s , Kallinikos, J., Deconstructing information packages organizational and behavioural implications of ERP systems, s , Magnusson, J., Olsson, B., Affärssystem, s , Simon, H. A., A Behavioral Model of Rational Choice,

14 hjälp av den tidigare insamlade informationen man har gjort vid fas ett. Den tredje fasen, val, innebär att berörd person fattar beslut rörande hur problemet ska ge en lösning till det mest optimala resultatet. Den fjärde och sista fasen, implementation, är där implementeringen av den framtagna lösningen sätts i bruk. Figur 1: Modell som beskriver hur rationella beslut fattas. I den andra huvudgruppen är syftet att effektivisera processer. Tanken med detta är att bryta ner en komplex konstruktion i underliggande processer för att i varje del effektivisera var process för sig. 24 Denna modell har visats sig vara högeffektiv för frambringande av rätt beslutsfattning. Följden har visat sig att vilken bransch man än befinner sig i har affärssystem alltid en stor vinstgivande faktor. Enligt Slack och Lewis anses t.o.m. vissa företag känna sig tvingade till en implementering av affärssystem pga att det komplexa informationsflödet måste tas till vara maximalt. 25 Enligt Thomas H. Davenport var marknadsvärdet 1998 uppmätt till 10 miljarder USD. 26 Men i och med den enorma globala ökningen där företag i alla branscher använder sig av systemet, allt från större IT- företag till mindre livsmedelsindustriföretag, har det visat sig vara en enorm tillökning på senare tid. Global Industry Analysts, Inc. skriver i sin rapport att den globala användningen av affärssystem förväntas öka till en användning som uppnår 67,8 miljarder USD år Molnbaserade tjänster Begreppet molnbaserade tjänster har liksom affärssystem en svårighet att definieras enbart på ett sätt. Detta läggs till grund för att den molnbaserade tjänsten har ett brett användingsspektra. Liksom det traditionella affärssystemet innefattar den molnbaserade tjänsten i princip alla olika administrativa system. Systemen finns i tre olika nivåer som kommer att beskrivas längre fram i studien. Dock är denna studie baserad på den nivå som heter System as a Service och betecknas SaaS. Att ge endast en definition till detta system är en omöjlighet. Men en bred allmän beskrivning är att en molnbaserad tjänst är dynamiskt skalbar, enhetsberoende och en uppgiftscentrerad datorresurs som erhålls via Internet, där alla avgifter betalas på basis av användning. 28 För att få en djupare förståelse i hur bred och ny den molnbaserade tjänsten är i världen har McKinsey & Company presenterat i en studie att definitionerna är så pass många att mer än 22 stycken finns att tillgå. McKinsey & Company har med 24 Magnusson, J., Olsson, B., Affärssystem, s , Slack, N., Lewis, M., Operations strategy, Davenport, T. H., Putting the Enterprise into the Enterprise System, Global Industry Analysts, Inc., ERP Software A Global Strategic Business Report, Barnatt, C., A brief Guide to Cloud Computing, s ,

15 hjälp av dessa definitioner tagit fram en objektiv definition av begreppet som vi har valt att tillgå i denna studie. Definition är följande: Clouds are hardware- based services offering compute, network and storage capacity where: 1. Hardware management is highly abstracted from the buyer 2. Buyers incur infrastructure costs as variable OPEX 3. Infrastructure capacity is highly elastic (up or down) Vad är en molntjänst? För att på bästa möjliga sätt ge en beskrivning av begreppet har vi valt, liksom för beskrivningen av affärssystem, att bryta ner definitionen och därefter vidareutveckla respektive punkt. Anledningen till denna uppdelning är att beskriva de olika punkternas innebörd och därmed förtydliga dess underliggande begrepp och betydelse. En molntjänst är som tidigare beskrivet en hårdvarubaserad tjänst som erbjuder data-, nätverks- och lagringskapacitet. Denna tjänst finns i tre olika nivåer beroende på vad man som kund behöver för typ av tjänst. Dessa delas in i SaaS, PaaS (Platform as Service) och IaaS (Infrastructure as a Service). För att som kund kunna utnyttja den molnbaserade tjänsten måste man ha tillgång till exempelvis en webbläsare, mobilapplikation eller andra Internetbaserade program som kan kopplas samman med den tänkta molnservern. Denna molnserver kan fås i tre olika nivåer. Den största och mest använda delen är SaaS. Denna del kan ses som en applikation där informationen tillhandahålls från Internet, exempelvis Internetbaserade program, spel och kommunikation. Nästa nivå i pyramiden är PaaS. Denna nivå kan ses som en plattform där man som utvecklare inte bara kan få tillgång till mer utrymme, utan även ha möjlighet att se hela databasen, webbservern men även vidareutveckla systemen till nästa nivå. Den tredje och största nivån, dock med minst användare, är IaaS. Denna nivå kan beskrivas som en infrastruktur där det största nätverksanvändandet finns, exempelvis Internetbaserade nätverk, så som egna privata moln, se figur McKinsey & Company, Clearing the air on cloud computing, Barnatt, C., A brief Guide to Cloud Computing, s ,

16 Figur 2: Molntjänstens tre olika nivåer. 31 Punkt ett i definitionen innefattar att det företag som förvärvar tjänsten inte har någon insyn i hur tekniken i hårdvaran fungerar. Det innebär att köparen aldrig kommer vet exakt hur hårdvarutekniken är uppbyggd, dvs. de tekniska specifikationerna är bortom köparens vetskap. Med det sagt är inte det någonting negativt för kunden, då man som användare i sin tur tillhandahåller all egen teknisk information rörande hur mycket utrymme man har tillgång till etc. 32 Punkt två innebär att köparnas abonnemangskostnader täcker utgifterna som det distribuerade företaget av molntjänsten har. Detta medför att vid en förändring av infrastrukturen ska leverantörernas utgifter täckas av kunderna som köper tjänsten. Om exempelvis en server måste bytas ut för att utöka utrymme för tjänsten, kommer den nya servern tillföra så pass många nya kunder att leverantörernas kostnader inte överstiger införskaffandet av den nya servern. 33 Punkt tre innefattar att kapaciteten vid en infrastruktur är oerhört elastisk, både vid en upp- och nedgång. Det innebär att man lätt kan anpassa utrymmet på servern vid en eventuell ökad eller sänkt datatrafik. Hårdvarans geografiska oberoende är även den en stor bidragande faktor till att molntjänsten ständigt är en växande industri. Med andra ord innebär detta oberoende att flexibiliteten och elasticiteten är hög hos användaren, då servern och kunden inte behöver befinna sig på samma plats, se figur HaikuMind, Cloud computing: Acronyms (IaaS, PaaS and SaaS), Lozano, B., Marks, E., Executive s Guide to Cloud Computing, s , McKinsey & Company, Clearing the air on cloud computing, Lozano, B., Marks, E., Executive s Guide to Cloud Computing, s ,

17 Figur 3: Molntjänstens uppbyggnad och användningsområden Påverkan efter en implementering När du som anställd sitter vid din dator på kontoret är det inte alltid säkert att du är medveten om du arbetar med ett traditionellt- eller molnbaserat affärssystem. Att veta om informationen kommer från företagets servrar eller om den istället kommer från en server på andra sidan jordklotet är inte helt enkelt att avgöra. Som företagsledare däremot kommer du få en helt annan bild av situationen. IT- avdelningen kan istället, för att som tidigare stå för underhållet av servrar och tillhörande system, fokusera på att utveckla strategiska initiativ som är värdeökande för företaget. Denna påtagliga skillnad kommer att ge företaget en betydligt mer effektiv organisation jämfört med innan. Resultatet av denna effektivitet leder till att kärnverksamheten får en högre prioritet och därmed kan leda till en bättre och större utveckling av företaget. 36 Effektiviteten är inte den enda stora skillnaden som ett molnbaserat affärssystem medför. När du som företag skulle vilja utveckla eller anpassa din mjukvara innebär dessa stora interna resurser i form av utvecklingsgrupper vars uppgift är att utveckla systemet. Men vid införandet av den molnbaserade tjänsten kommer man som företag inte behöva denna tidskrävande arbetsuppgift och dyrbara kompetens. Utvecklingen av förändringen i infrastrukturen ligger nu istället hos det serveransvariga företaget som tillhandahåller tjänsten. Detta leder till bättre flexibilitet och mindre personalomsättning San Diego IT Systems, Hosted Services, Stevens, M., What Cloud Computing Means to You: Efficiency, Flexibility, Cost Savings, McAfee, A., Harvard Business Review: What Every CEO Needs to Know About the Cloud,

18 En tydlig bild av detta ses i graferna i figur 4, där medelkapaciteten beskrivs som en funktion av resurs och tid. Om man tillhandahåller tjänsten själv måste man alltid ha en kapacitetsnivå som ligger ovanför topparna på kurvan, för att kunna tillgå den maximala datamängd som ska levereras. Men om man som kund istället har övergått till ett molnbaserat system kommer man att undgå denna process vilket ger resursmässig vinning. Figur 4: Molntjänstens medelkapacitet som funktion av resurs och tid Tidsbesparing Det som implementeringen även medför är en tidsbesparing. För att exemplifiera denna inverkan beskriver Wintergreen Research och IBMs fallstudier att denna tidsvinst förbättrar ett företags samverkan för tjänster i olika affärsprocesser. Detta kan bidra till att produktiviteten ökar hos en anställd med 25 procent. En siffra där företag ser en viktig framtidsinvestering, då man hela tiden måste effektiviseras för att följa med i utvecklingen Ekonomisk inverkan Den molnbaserade tjänsten medför inte bara en lättnad för resursanvändandet. Följden av införandet medför även en stor ekonomisk vinning genomförde Microsoft en undersökning som visade på att nästan hälften, 49 procent, av små och medelstora företag använde molnbaserade tjänster för att sänka sina kostnader. Detta till följd av att den molnbaserade tjänsten kan hjälpa företag på så många olika fronter. Allt från servrar och dess underhåll, strömförsörjning och kylningskostnader, men även programlicenser och kostnader för uppgradering. Följden av detta blir även sänkta personalkostnader. 40 Ett företags samverkan för tjänster i olika affärsprocesser kan även bidra till att företag sparar in mer än 50 procent i kostnader för realtidsanalyser, som ger insikt i näringslivet. Detta tillsammans med den ökade effektiviteten hos de anställda innebär stora ekonomiska besparingar Armbrust, M. et al., A View of Cloud Computing, Wintergreen Research, IBMs moln infrastruktur har allt enkla justeringar, prestanda, tillförlitlighet, säkerhet och en ultramodern minimalistisk design, OPEN Forum, 6 Ways Cloud Computing Helps Business Save Time and Money, Wintergreen Research, IBMs moln infrastruktur har allt enkla justeringar, prestanda, tillförlitlighet, säkerhet och en ultramodern minimalistisk design,

19 4. Affärssystem i praktiken Detta avsnitt avser att presentera vår empiriska studie som ligger till grund, tillsammans med vår teori, för vårt resultat och våra slutsatser. Avsnittet är baserat på tre intervjuer hos företag som har daglig kontakt med molntjänsten. Syftet är att ge en grundläggande beskrivning av vad ett molnbaserat affärssystem är i praktiken och avsikten till de olika användningsområdena utifrån arbetsmarknadens perspektiv. Intervjufrågorna är valda för att ge en tydlig bild och förståelse för hur den nya molnbaserade tjänsten inom affärssystem eventuellt ska kunna ersätta det gamla traditionella systemet. Kapitlet avser att uttrycka intervjuobjektens åsikter om inget annat anges. 4.1 Företag 1: Visma Severa Vi intervjuade Theodor Ödlund som är produktspecialist på Visma Severa. Visma Severa är en ledande leverantör av Professional Service Automation inom de molnbaserade affärssystemen. Företaget har 700 kunder i Finland, Sverige och Norge och även ett dussintal kunder och användare i andra länder. Visma Severa har två år i rad varit med på listan bland de mest snabbväxande företagen i världen, Deloitte EMEA Fast. Visma Severa inriktar sig mot en målgrupp av företag med anställda, dvs. små och medelstora företag. Theodor beskriver implementeringens påverkan för företagets molnbaserade produkt, som helt och hållet är webbaserad, som en helhetslösning för projekt och tjänsteföretag. Detta är exempelvis konsulter, ingenjörer, arkitekter och reklambyråer, företag som säljer tid och projekt. Där har Visma Severa valt ett arbetsflöde som täcker in allt från kundhantering till fakturering och rapportering. Detta för att minska all den manuella handpåläggningen som det annars blir, då man har flera system på olika platser. Theodor poängterar att en viktig del vid utvecklingen var att få det användarvänligt. Detta användargränssnitt är anpassat för just den tänkbara målgruppen, där behovet ligger på en viss nivå. Går man över denna nivå mot större företag blir ofta behoven för avancerade och invecklade för själva arbetsflödet. Theodor beskriver vidare att själva grunden i systemet består av en paketering, dvs. man kan inte enbart beställa en tidsrapportering utan man köper hela system. Men i systemet är det väldigt flexibelt där företag kan lägga upp hur arbetsflödet ska se ut och även ha en öppen API. Fördelarna som Theodor ser med införandet av de molnbaserade systemen är att företag undviker kostnader och tidsåtgång på att installera serverar och därmed minskar behovet av IT- anställd personal. Företag som har startat upp en tjänst kan börja arbeta direkt, då allting redan ligger uppe, vilket leder till en väldigt snabb implementering. Theodor poängterar att detta är väldigt enkelt och flexibelt samt snabbt att komma igång med. En nackdel är svårigheter vid överförandet av gammal data in i ett nytt verktyg, där pågående projekt succesivt måste överföras manuellt. 19

20 Betalningsmodellen ser ut som att man betalar för den tjänst man använder, just för att det ska kunna vara flexibelt och skalbart, eftersom man ska kunna växa men även minska användaravtalet. Betalningsmodellen kan tillämpas i tre olika versioner av systemet där standardmodellen kostar cirka 250 kr per anställd per månad, som ofta betalas på sex månaders basis. Vid en implementering skiljer sig kostnaden beroende på vilket system och eventuell utbildning man väljer. Utbildningen kan antingen ske online eller, som vid större företagen, en till två dagars utbildning där man går igenom och sätter upp hela systemet för att få bästa tänkbara utgångsläge med det nya systemet. Kostandmodellen för detta är ett pris per dag och ett prisexempel ligger på cirka kr för ett företag med sju anställda. Theodor beskriver vidare att den ekonomiska vinningen av att övergå till det nya systemet är vad automatiseringen bidrar med för respektive företags behov. Ett exempel kan vara vid fakturering där företaget i fråga kan spara in arbetstid och därmed pengar för den tidigare manuella tjänsten. En annan stor vinning är driftkostnaderna där man jämfört med tidigare system slipper kostnaderna för alla servrar och dess underhåll vilket även medför att man inte behöver lika många anställda som tidigare. Effektivitetsmässigt beskriver Theodor att systemets upptid är en av världens bästa, vilket motsvarar 99, 965 procent. Detta är jämförbart med cirka tre timmar per år som systemet inte är tillgängligt. Denna siffra är inte jämförbar med om servrarna istället är lokaliserade hos företaget i fråga. Sett till flexibiliteten är just helhetslösningen någonting som Theodor belyser som viktigt där man som företag slipper all manuell bearbetning i processen vilket på sikt ger en stor ekonomisk vinning i personalkostnader. Vidare, kommer den molnbaserade tjänsten ge bättre effektivitet exempelvis vid fakturering då den informerar när detta ska ske istället för att man som företag ska behöva ha detta i åtanke. Effektiviteten får som följd att företaget nu istället kan fokusera mer på sin kärnverksamhet istället för på service och drift. Theodor beskriver också vikten av denna flexibilitet genom att exemplifiera om ett företag skulle ha en specialist för denna drift och service. Den dagen som denna person slutar kommer ett oerhört stort problem att uppstå för att överföra den information och kunskap till nästföljande. Detta kommer bli en så pass hög kostnad att det på sikt inte är lönt att upprätthålla. Detta slipper man med en molnbaserad tjänst där all information och service finns inbyggd. Visma Severa arbetar väldigt nära sina kunder när det gäller utvecklingen. Detta ger som följd att det som kunderna efterfrågar mest är det som prioriteras i utvecklingsarbetet. Avslutningsvis, poängterar Theodor att utvecklingspotentialen är hög samt att marknaden ständigt växer och följden av detta blir att den molnbaserade tjänsten förmodligen kommer vara framtidens affärssystem Företag 2: Studentum AB Vi intervjuade Marcus Boström som är en av tre grundare och CTO på Studentum AB. Studentum AB driver världens ledande söktjänster inom utbildning. Studentum ABs vision är att hjälpa alla i hela världen att hitta sin utbildning. 42 Intervju med Ödlund, T., Visma Severa, Intervjufrågor, se bilaga 2. 20