Järnvägsskolan. Revisionsrapport. Internrevisionen TRV A TRV A. IR, Anders Rainer cjs, Jan Nilsson *)

Transkript

1 Revisionsrapport Järnvägsskolan Internrevisionen TRV A TRV A Revisorer Distribution IR, Anders Rainer cjs, Jan Nilsson *) IR, Anna Lundin cr, Katarina Norén GD, Gunnar Malm ce, Caroline Ottosson Riksrevisionen *) Ansvarig för handlingsplanen

2 Innehållsförteckning 1 Introduktion Sammanfattning Bakgrund Omfattning Generella kommentarer Observationer och rekommendationer Arbetsordning Upphandlingar Kundfakturering och kundfordringar... 6 Skapat av: Dokumenttyp: Anders Rainer Rapport 2

3 1 Introduktion 1.1 Sammanfattning Revision av Järnvägsskolan (JS) ingår i Internrevisionens plan för 2010, med motiveringen att JS är en speciell verksamhet som inte har besökts av Internrevisionen på några år samt att där pågår en utredning om framtida verksamhetsform. Granskningen är en bred revision med det övergripande syftet att granska hur den interna kontrollen i system och rutiner fungerar. Vår uppfattning är att Järnvägsskolan är en väl fungerande enhet med etablerade rutiner, i den del vi har granskat. Revisionens mest väsentliga observationer Aktuell arbetsordning saknas. Fakturering av kursavgift sker först när kursen påbörjas. 1 Ta fram och fastställ en arbetsordning för Järnvägsskolan i Trafikverket. 3 Järnvägsskolan bör undersöka möjligheten att införa en rutin med förskottsbetalning av kursavgift. 1.2 Bakgrund Enligt Internrevisionens Revisionsplan 2010 ska bl. a. Intern kontroll i system och rutiner samt Upphandlingsverksamhet granskas. Enligt den detaljerade planen för 2010 ska dessa moment ingå i granskningen av Järnvägsskola. Motiveringen är att JS är en speciell verksamhet som inte har besökts av Internrevisionen på några år samt att där pågår en utredning om framtida verksamhetsform. 1.3 Omfattning Granskningen är en bred enhetsrevision med det övergripande syftet att granska hur den interna kontrollen i system och rutiner fungerar. Följande rutiner har granskats: Riskanalyser och riskhantering. Kunder och marknad. Det etiska klimatet. Konteringen av fakturor konsekvens och riktighet Kundfordringar och kreditgivning. 3

4 Upphandlingsrutiner och genomförande av upphandlingar i praktiken. Lärarförsörjningen till kurser kompetens, rekrytering. Kursplanering framförhållning, budget, kalkylering. Miljöinventeringar och miljörisker, i verksamheten och fastighetsanknutet. Revisionen har genomförts vid besök på Järnvägsskolan i Ängelholm september. Besöket har föregåtts av en genomgång av dokument och utredningar samt analyser i Agresso och CDI. 1.4 Generella kommentarer Vår uppfattning är att Järnvägsskolan är en väl fungerande enhet med etablerade rutiner, i den del vi har granskat. Den anpassning som är nödvändig efter Trafikverkets bildande är påbörjad men ännu inte slutförd. Det finns en viss oro för att Trafikverkets effektiviseringskrav på kostnadssidan ska få icke önskvärda effekter på en resultatenhet som Järnvägsskolan. Vi vill påpeka att rapporten är skriven i avvikelseform varför väl fungerande rutiner inte kommenteras. Vi noterar också den positiva anda och bemötande vi fick vid vårt besök. Borlänge den 24 november 2010 Anders Rainer Revisionsledare Peter Funck Internrevisionschef 4

5 2 Observationer och rekommendationer 2.1 Arbetsordning Den arbetsordning som för närvarande gäller på Järnvägsskolan är från Banverkstiden. Någon ny arbetsordning att gälla från har inte fastställts. Avsaknaden av en formellt fastställd arbetsordning bör ha liten betydelse i det dagliga arbetet, men kan innebära en risk vid händelser som avviker från det normala. JS avsikt är att en ny arbetsordning ska tas fram. Ansvarig person är utsedd, arbetet pågår och ska vara klart före årsskiftet. Vår rekommendation nedan ska ses som ett sätt att säkerställa bevakning av frågan. Aktuell arbetsordning saknas. 1 Ta fram och fastställ en arbetsordning för Järnvägsskolan i Trafikverket. 2.2 Upphandlingar Vi erinrar om de nyheter i upphandlingslagstiftningen som infördes Bl. a har begreppet lågt värde ersatts med fasta beloppsgränser för direktupphandling samt domstol har fått möjlighet att ogiltigförklara redan ingångna kontrakt och döma ut upphandlingsskadeavgift vid regelbrott. Trafikverket har nyligen ( ) givit ut en rutin för direktupphandling och upphandling utan föregående annons (TDOK 2010:269). Enligt JS rutiner är det obligatoriskt att använda upphandlingshandläggare på avdelning Verksamhetsstyrning vid belopp över 20 tkr, vilket bör säkerställa en JS-enhetlig hantering av upphandlingar. Under Banverkstiden genomförde JS alla upphandlingar enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna, förkortad LUF. I Trafikverket har gränsdragningen mellan LUF och LOU (som tillämpades på Vägverket) setts över. Prövning av om en upphandling ska göras enligt LOU eller LUF ska vara individuell. Det är endast upphandling av järnvägsspecifikt material som kan genomföras enligt LUF. Vi vill även hänvisa till en promemoria daterad med Trafikverkets chefsjurist som ansvarig. Det finns en risk att JS tillämpar fel lagstiftning, d v s LUF istället för LOU, vid upphandling av icke järnvägsspecifikt material. Detta kan leda till att gränsvärden för direktupphandling överskrids eftersom dessa är lägre enligt LOU:s regler eller att annonsering inte sker när så krävs. JS har, med anledning av vårt besök, tagit kontakt med den centrala funktionen Juridik och planprövning (JP) för att få vägledning i vilken lagstiftning som ska tillämpas på de olika varor och tjänster JS upphandlar. Svar med en vägledande 5

6 förteckning över tillämplig lag vid ett antal typer av varor och tjänster som normalt upphandlas av JS har erhållits från JPj. Vår rekommendation nedan är därmed uppfylld. Risk att Järnvägsskolan tillämpar fel regelverk vid upphandling. 2 Central juridisk expertis bör kontaktas för att säkerställa att rätt regelverk, LUF eller LOU, tillämpas i varje upphandlingsärende. Ej tilllämpligt 2.3 Kundfakturering och kundfordringar JS fakturerar kursavgift när kursen påbörjas, med betalningsvillkor 30 dagar, vilket oftast innebär att kursen är avslutad när fakturan förfaller till betalning. Vår uppfattning är att branchpraxis är att fakturera redan vid kursanmälan, med betalning före kursstart. Risken med JS rutin är att kundförlusterna ökar. Vi rekommenderar JS att se över sina rutiner och försöka få betalt tidigare än idag. Givetvis med hänsyn till kund- och marknadssituationen. Kundfordringar förfallna mer än 90 dagar uppgick vid granskningstillfället till 360 tkr (exkl. Banverket). Två kunder har gått i konkurs och en är lämnad till inkasso. Med ovan beskrivna rutin med förskottsbetalning av kursavgifter skulle JS i stort sett kunna eliminera sina kundförluster. Fakturering av kursavgift sker först när kursen påbörjas. 3 Järnvägsskolan bör undersöka möjligheten att införa en rutin med förskottsbetalning av kursavgift. 6

7 Trafikverket, Internrevisionen, Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1. Telefon: , Texttelefon: