Vi hjälper dig att. lyckas!

Transkript

1

2 Nr Så var det dags att starta upp ett nytt, härligt år Sänk era konsultkostnader Fråga en annan användare! ADSIG Partners Ett SAP jobb är nytt varje dag. Korsord Spara tid och pengar! Vill du bli ledare? Farligt med mask i telefonen Utvecklingen går framåt, men inget system blir bättre än den som använder det Framtiden En teknikhöjdare til version 3, kommer i april Easy Access ABAP Workbench Adobe integration, del av MUSE Om Condevor Accelerera din SAP BI-lösning med BIA! Bra beslutsunderlag på Folksam Sanningen om Business Content Vi hjälper dig att lyckas! Den här tidningen görs för att ge dig lätt tillgänglig IT kompetens. Tyngdpunkten ligger på SAP och vi vänder oss till dig som arbetar på företag med SAP som affärssystem eller med tjänster och produkter för SAP. Tidningen är både bred och smal. Smal för att just du ska få precis det du har nytta av. Bred för att det ska finnas något intressant även utanför ditt expertområde. Så här finns privatekonomitips, kul vetande och ledarskapskunskap. Dubbel affärsnytta för nordiska läsare Två tidningar i en, för dig som läser den norska halvan. Eftersom många av er har moder- och systerbolag i våra nordiska grannländer och jobbar nordiskt så är målet att tidningen och hela plattformen ska bli mer nordisk. Vill du skriva eller har du tips eller idéer får du gärna höra av dig! Vi gör tidningen för dig! Trevlig läsning önskar Eva-Maria Fahrer Eva-Maria Fahrer New G/L i mysap ERP New General Ledger Fantastiskt användarvänligt på Hemtex Tema Masterdata En charmerande HR person I SBN Nytt 22 Seminarier Nordic Connection Conference 24 End-user training ADSIG Relations utges av Adfahrer AB. Adress: Box 131, Danderyd Telefon: , Fax: adsig@adfahrer.com Internet: Prenumeration: Tidningen ingår i medlemskap och distribueras gratis till medlemmar. Adressändring: adsig@adfahrer.com eller Annonser: annons@adfahrer.com. Ges ut: januari och augusti. Materialdag: se sid

3

4 My ADSIG UserGroup Så var det dags att starta upp ett nytt, härligt år Många av er har jobbat i projekt under hösten med allt från lite finlir, uppgraderingar till implementeringar av nya lösningar. Alla har sagt att man inte haft tid att göra något annat än projektet och knappt haft tid att andas, som någon uttryckte sig. Nu i vår är det dags. Ni måste komma fram i ljuset och ge er tid att träffa kollegor. Kom och berätta vad ni jobbat med under hela mörka hösten och kom och lyssna på vad andra gjort. Jag har jobbat med att ta fram ett kalendarium som jag hoppas ska innehålla de seminarier som du vill komma på eller medverka i. Ta en titt i kalendariet och boka redan nu in vilka seminarier du vill gå på. Anmäl dig via webben eller ring oss. Vi har problem med sena anmälningar, vilket gjort att vi ibland ställt in aktiviteter. Det blir ju alltid en besvikelse för de som anmält sig tid, men även för de som försöker anmäla sig dagen före. Tack alla ni som medverkade på höstens ett vanligt telefonsamtal eller vår seminarier telefonkonferensfunktion. Ni kan också Det är alltid så trevligt och inspirerande att ha använda våra lokaler för ett riktigt er här. Utan er skulle nätverkandet inte vara möte om det visar sig vara ett bättre lika intressant eller ens möjligt. alternativ. Connecting people Under hösten har jag fått flera samtal från er medlemmar där ni letar efter något annat företag som implementerat en viss lösning. Det har blivit många sådana kontakter och jag tycker det är kul att kunna hjälpa till att connecta mellan er. Jag får också många som vill få tips om duktiga konsulter som vi vet har bra referensuppdrag och som vi kan rekommendera. Där hjälper jag också gärna till att förmedla kontakter. Av: Irene Sveen, Adfahrer AB is@adfahrer.com sid 4 Sänk era konsultkostnader Fråga en annan användare! Använd MyWeb för att söka fram personer som har den kompetens du letar efter. Du kan genom MyWeb gå direkt på den person, som har den kompetens du behöver. Du ser lätt vilka som är användare och vilka som är konsulter, samt vilka företag de arbetar på. Med lite tur kanske en användare hjälper dig helt gratis. Till er hjälp erbjuder vi ett webbinarrum som gör det möjligt att bjuda in och visa det som finns på datorns skrivbord. Detta kompletterar ni med I medlemskapet i ADSIG ingår webbinar, telefonkonferens och mötesrum. När ni nyttjat de fria timmar som ingår kan ni ta ett beslut om ni vill uppgradera medlemskapet eller köpa till timmar enligt prislista. Gör jobbet mer spännande Gör dig synlig på MyWeb Hjälp kollegor på andra företag. Ett sätt att krydda din kompetens och vardag med kunskap om andras lösningar. Du får både omväxling och spännande insikt i andra system och lösningar samtidigt som du tjänar poäng åt ditt företag som ni kan använda för att få support från andra medlemsföretag. Synliggör dig genom att uppdatera ditt ID med den kompetens du har. Beskriv lösningar ni har installerat, som du supporterar eller har kompetens om sedan tidigare. Din kompetens blir sökbar för andra medlemmar och bildar basen för att de ska att kontakta dig. Ditt telefonnummer finns synligt, men din e-postadress döljs på liknande sätt som på Blocket om du prövat att köpa eller sälja där. Medlemmar kan skicka en e-post till dig, men de får din e-postadress först när du svarar. Ett bra sätt som gör att du för varje kontakt kan avgöra om du vill lämna ut din e-post adress eller inte. MyWeb är vår medlemssajt för affärsnytta. MyWeb ingår i ert medlemskap. Om du saknar ID ta kontakt med oss. Vi kollar snabbt att företaget är medlem och skickar sedan ditt ID med vändande e-post eller via telefon. Du kan också ta reda på ditt lösenord själv eftersom din e-postadress är ditt ID. Ditt lösenord skickas automatiskt i funktionen glömt lösenord på webben. Exponera dig på MyWeb Visa att din kompetens finns! Lägg in din CV på ett sökbart sätt och komplettera med en beskrivande CV och ett foto. Du exponerar dig för ca 300 nordiska företag som använder SAP. För de affärer du registrerar gäller automatiskt det humanistiskt rättvisa standardavtal som finns att läsa på webben. Du kan använda dig av den webbinarfunktion och telefonkonferens möjlighet som ingår för att ge prov på din kompetens eller ge support på avstånd. Ett bestämt antal timmar ingår behöver du fler så finns möjlighet att till bra pris köpa till paket om fler timmar eller obegränsad användning. Av: Eva-Maria Fahrer, Adfahrer AB em@adfahrer.com

5 My ADSIG Partners Condevor är ett konsultföretag fokuserat på specialistkompetens inom SAP. Vi erbjuder tjänster inom hela produktlivscykeln, från strategisk rådgivning och projektledning till utveckling, implementation, införande och förvaltningstjänster. Vi arbetar inom hela SAP:s systemområde, men har i dag de flesta av våra uppdrag inom: CRM, ERP, Utilities/ I-SU, Authorization, Integration / XI, ABAP-utveckling, Arkivering & systemeliminering, Projektledning Våra konsulter förstärker kundernas egna kompetenscentra och går gärna in som specialister i projekt som drivs av kunden själv eller av andra bolag. Vi kan också ta ansvar för delprojekt där våra kompetenser är lämpliga för hela bemanningen. Våra konsulter är uppskattade inte bara på grund av sin höga kompetens och erfarenhet utan också för sin sociala förmåga att på ett effektivt och ödmjukt sätt smälta in i kundens organisation och leverera det som förväntas. Våra kärnvärden försöker vi förmedla i allt vi gör, de är Erfarenhet, Engagemang, Laganda, Kvalitet Med kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö är vi idag ca 25 anställda och expanderar snabbt eftersom vår personalpolitik visat sig uppskattad och vår leverans till kund håller vad den lovar. Vi tar ett långsiktigt och seriöst arbetsgivaransvar för vår personal och betalar fasta löner samt har en generös semesterpolicy. Vi har konkurrenskraftiga priser och en sund företagskultur som bygger på respekt, samarbete och viljan att förändra saker till det bättre. För mer information, kontakta oss gärna: Condevor AB / info@condevor.se Patrick Lindblom, VD patrick@condevor.se Jonny Norr, försäljningschef jonny@condevor.se e-motion hjälper sina kunder att utforma, bygga och driva SAP-lösningar för att öka effektiviteten i deras affärsverksamhet och ta vara på potentialen i deras system. Vi har specialistkompetens inom SAP NetWeaver, en öppen integrations- och applikationsplattform som stödjer skapandet av ett anpassningsbart företag ett företag där affärsverksamhet och IT jobbar tillsammans för att kunna dra fördel av förändring. Vi hjälper våra kunder att fastställa hur de ska använda SAP NetWeaver för att koppla samman människor och skapa enhetlighet i processer och information tvärs över teknik och organisationer. Detta gör det möjligt för företagen att använda SAP NetWeaver till dess maximala potential och dra ner på kostnaderna för IT-implementering och underhåll. e-motions starka sida är att göra integrationen av SAP systemen till en konkurrensfördel och här har affärsenheten e-motion technology byggt upp ett unikt anseende i Sverige helt utan motsvarighet hos våra konkurrenter. För oss är det viktigt med flexibilitet och valfrihet. Som SAP Hosting Partner erbjuder vi våra kunder möjligheten att själva välja var vi ska installera, drifta och underhålla SAP NetWeaver, i kundens egna lokaler eller i vår datorhall med säkerhet i världsklass. e-motion finns nära sina kunder med kontor i Stockholm, Malmö och Göteborg. Vi har 45 konsulter med i genomsnitt mer än åtta års erfarenhet av SAP-integration och applikationer gör oss till Sveriges starkaste tekniklag inom SAP NetWeaver. Vi assisterar SAP som lärare med stor uppskattning från kursdeltagare. En ofta förekommen positiv kommentar vid kursutvärderingar är att vi delar med oss av vår långa projekt-erfarenhet. Våra kunder finns inom olika branscher såsom energi, industri, bank- och finans, försäkring och läkemedel. I början av 2006 köptes e-motion av AcandoFrontec och är nu ett fristående bolag inom Acandokoncernen med fortsatt fokus på att tillhandahålla specialistresurser inom SAP NetWeaver, nu med hela Acandos strategiska kompetens i ryggen. Mer information: Besök oss på vår hemsida, eller ring till: Chris Berry Vi är ett IT-konsultbolag med 100 % fokus på SAP som med vår unika kompetens stödjer företag i arbetet med att implementera och utveckla SAP. Genom vår breda erfarenhet har vi möjlighet att erbjuda våra kunder ett starkt konsultstöd i allt från strategi till utveckling, implementering och förändringsarbeten. Vår verksamhet kan delas in i följande tre områden: Konsulttjänster Teknik-NetWeaver Utbildning Vi är övertygade om att den svenska SAPmarknaden är i behov av en konsultorganisation som med stöd av djup kunskap och erfarenhet kan förenkla och tydliggöra möjligheterna och begränsningarna med SAP. Som ett resultat av detta anlitas vi allt oftare som strategiskt bollplank av våra kunder i frågor rörande Kontakt Info Thomas Therborn, thomas.therborn@springconsulting.com Tel: verksamhetsutveckling med koppling till SAP. Vi har valt att kalla denna tjänst SAP Coaching. Sporrade av detta har vi också utvecklat SAP- Språnget vilket är ett informativt månadsbrev som på ett enkelt och tydligt sätt beskriver nyheter och förändringar i förhållande till SAPs olika lösningar. SAP-Språnget har snabbt blivit en succé och distribueras idag till ca 700 personer i Sverige. Vi jobbar med konsulting inom hela SAPs lösningsportfölj, och har ett speciellt fokus på Business Intelligence - (mysap BI), Customer Relationship Management - (mysap CRM), Supply Chain Management - (my SAP SCM) - Human Capital Management - (mysap HCM), NetWeaver-integration, Portfolio and Project Management, Workflow och Arkivering. Våra konsulttjänster omfattar allt från förstudier, implementering, vidareutveckling, support och kundspecifik utbildning. sid 5

6 Bli Partner i ADSIG ett forum för SAP intressenter Vi erbjuder ett forum för er att marknadsföra era tjänster och/eller produkter genom att visa upp era konsulter, produkter och er kompetens. Hos oss träffar du ett stort nordiskt nätverk av SAP kunder från både Sverige och Norge och även Danmark, via vårt samarbete med den danska föreningen. Ett partnerskap innebär ett närmare samarbete med oss när vi planerar och genomför seminarier och konferenser. Partner kan företag bli som arbetar med SAP installationer, drift, utveckling eller produkter som kompletterar SAP:s produktutbud. Låt våra seminarier och konferenser bli en viktig del av er marknadsplan. Läs mer på eller ring Irene Sveen Ett SAP jobb är nytt varje dag. Bakgrund Folksam Ömsesidig sakförsäkring 1996 startade Folksam med ekonomidelarna i R/3. Fram till dags dato har man utökat användningen av R/3 med flera moduler samt startat med e-inköp i SRM och industrilösningar för försäkringsreskontra och återförsäkring. Om SAP lösningen R/3 är master för databaserna och uttryckt i gammel go SAP terminologi så har man FI, AA, SL, delar av CO, MM, WM, PM och HR. I HR använder man personbasdata (R/3 är master), resor, tidregistrering (CATS) via ESS. Det enda företaget i Norden med CD (Industrilösning Försäkringsreskontra) och RI (Industrilösning Återförsäkring) i produktion. CD och RI ligger i separata system på Folksam vilket medför att man inte kan ha gemensamt masterdata. För att försöka förklara hur det är integrerat berättar Sara och Eva att I både CD och RI finns en liten FI och kopplingen till R/3, både avseende ekonomiskt masterdata och ekonomiska transaktioner, går via ALE gränssnitt. IT avdelningen tidrapporterar i ESS. Andra avdelningar inom Folksam har visat intresse för att tidrapportera projekt på samma sätt, så lösningen kommer inom de närmsta åren att spridas inom Folksam. Sedan drygt ett och ett halvt år har Folksam en lösning för inköp från bilverkstäder. Det är en integrationslösning som ett växande antal, idag ca 70 av Folksams bilverkstäder, är i drift med. Förutsättningen för anslutning är att verkstaden har ett affärssystem som kan anslutas till E-växeln. Det är en spännande lösning som är försäkringsbolagsgemensam och framtagen i samarbete mellan Folksam och flera andra försäkringsbolag. Lösningen förenklar administrationsarbetet på Folksam i samband med att verkstaden får ersättning för de försäkringsskadearbeten de gör. Den så kallade E-växeln integreras in i SAP R/3 via Business Connectorn som tar emot och omvandlar de inkommande fakturorna till IDOC s som i sin tur läses in som preliminärregistrerade fakturor. Sist i processen godkänns och släpps fakturorna till betalning, vilket ger skadehandläggarna god kontroll. Folksam har också en e-inköpslösning, SRM (Supplier Relationship Management) som använder sig av en requisite katalog och en EBP (Enterprise Buyer Professional) komponent. E- inköpslösningen är integrerad med R/3 och cheferna godkänner kundvagnar enligt hierarkier och beloppsgränser som är definierade i SRM. För mindre kostnader används ett personligt företagskort och den anställde debiterar sedan Folksam via reseräkning. Pågående projekt Tidsrapportering Tidsrapportering som framtagits av och används av IT har upptäckts av övrig verksamhet och ytterligare avdelningar utvärderar just nu lösningen. sid 6

7 Eva Törnqvist och Sara Östberg från Folksam Ömsesidig sakförsäkring Uppgradering SRM Uppgradering av SRM till 5.0 är planlagd och i samband med denna planerar man även att lämna Requisite och konvertera till SAP katalogen. Försäkringsreskontra Försäkringsreskontran (CD) har ständiga projekt på gång. Man ansluter löpande de befintliga försäkringssystemen på Folksam till CD, där in- och utbetalningar sker. Detta är ett projekt med flera år kvar innan alla försäkringssystemen är anslutna. Driftsfakturor Folksam tittar nu på en lösning för skanning och tolkning av driftsfakturor. Man har viss erfarenhet av skanning eftersom man skannar dokument i båtförsäkringsskador så att försäkringshandläggarna får tillgång till informationen via ett ärendehanteringssystem. En intressant iakttagelse från Eva och Sara är att tolkningen av driftskostnadsfakturor kommer att bli mer kvalitetskrävande eftersom den Eva Törnqvist: Titel: Systemutvecklare Bakgrund: Personalavdelningen på Folksam, med i HR-projektet som satte upp HRmodulen i R/3 och nu IT. Folksam trogen sen drygt 20 år. Sara Östberg: Titel: Systemutvecklare Bakgrund: kommer närmast från Riksskatteverket där hon jobbade med systemutveckling efter att ha gått en intern utbildning i Cobolprogrammering och systemutveckling. Innan dess jobbade hon med taxering och revision på Skatteverket. Utbildad Civilekonom. ska resultera i fakturadokument och betalningar i R/3. I förstudien har man sett på olika lösningar. Det lutar åt att bli en intern lösning eftersom det är stora volymer och man redan har kompetens i huset. Arkivering Arkivering är något man sticker emellan med när man har tid. Det kräver resurser och får inte riktigt den prioritet det kanske borde ha. För CD närmar sig dock det ögonblick när det måste prioriteras. Kunderna är miljontals och körtider för program börjar bli väl långa. Planerade projekt Folksam ser på behovet att byta ut Business Connectorn mot SAP XI och att uppgradera till ERP 2005, bland annat för den nya utökade huvudboken som finns i denna version. Av: Eva-Maria Fahrer, Adfahrer AB em@adfahrer.se sid 7

8 Korsord 1/1 Montera in förljande bild i den tomma rutan Lösning se sid 8

9 Spara tid och pengar! Hjälp dig själv med enkla ärenden och ring oss när du behöver mer hjälp. Vi har tagit fram en lösning för att möta behovet vi ser finns genom att vi ofta får telefonsamtal där man frågar om vi vet någon som - Har skapat ett betalningsgränssnitt till en speciell bank. - Har installerat en specifik produkt - Har erfarenhet av Intrastat funktionaliteten i SAP. - Har kompetens inom.. Nu kan du söka själv! Och finns det ingen med denna kompetens, ring oss så hittar vi personen åt dig! Vi har en effektiv metod för att hitta det du behöver. Inom tre arbetsdagar har du normalt ett svar. En business dating sajt Tänk på att din e-postadress och ditt lösenord ger dig fri tillgång till mycket nyttig information. Har du prövat? Tänk dig en business dating sajt det är vad vi har byggt upp för dig och som vi hoppas att ska få stor nytta av. Du får tillgång till dina kollegors telefonnummer (direkt på skärmen) och e-postadress (via en funktion). Många har nu uppdaterat sin profil, passa på du också, om du inte redan gjort det. Du kan nu för SAP-världen visa vad du kan och har erfarenhet av. Det är en möjlighet att bli synlig som kan öppna oväntade vägar i din karriär internt och externt eller exponera dig för uppdrag hos kund. I din profil kan du skriva vad du vill. Det är ett fritextfält, och det finns massor av förslagsvärden hämtade ur SAP:s lösningsförteckning men du kan också skriva Intrastatrapport för inköp som kompetensområde om du tycker om att hjälpa andra. I tillägg till din profil kan du lägga in din CV och ett foto. Vill du få information om vad som sker? Vill du delta i diskussionsgrupp? Vill du få information om vad som sker inom ett visst område? Du får här en möjlighet att specificera vad du är intresserad av som vi använder för att ge dig anpassad information och som kollegor på andra företag kan använda för att kontakta dig om det är ett gemensamt intresse. MyWeb är en vår medlemssajt för affärsnytta. MyWeb ingår i ert medlemskap. Om du saknar ID ta kontakt med oss. Vi kollar snabbt att företaget är medlem och skickar sen ditt ID med vändande eller via telefon. Du kan också ta reda på ditt lösenord själv, din e-postadress är ditt ID. Ditt lösenord skickas automatiskt i funktionen glömt lösenord på webben. Av: Eva-Maria Fahrer, Adfahrer AB em@adfahrer.com sid 9

10 My ADSIG Management Vill du bli ledare? Här kommer lite statistik från Kairos Future, 57% av de svenska ledarna saknar tid för eftertanke, 53% har inte riktigt tid för ledarrollen, 44% saknar tid att planera och tänka framåt, 41% har dåligt samvetet för att de inte hinner med sina medarbetare, 37% säger sig bara hinna med att släcka bränder Men det är också så att: 52% gör något roligt varje vecka 49% motionerar regelbundet 77% tycker att familjen är viktigast Farligt med mask i telefonen Vi har fått nya hot mot telefonin när den flyttar in på servern. Telefoni har historisk varit en egen teknik som inte utsatts för attentat av maskar, virus och trojaner. Vill man skada vanlig telefoni måste man fysiskt dra ut en kabel eller spränga en basstation eller en växel för då slutar telefonin garanterat att fungera. Fakta: Det finns en sammanslutning med mål att göra IP telefonin säkrare. Deltar i alliansen gör Nortel, Siemens, Avaya, Alcatel och Nokia (Ja, det är rätt Cisco saknas). Den heter Voip Security Alliance, Läs mer på Om du kör bil, som du kör PC Om du körde bil som du använder din PC då skulle man kunna spela in följande supportsamtal hos bilförsäljaren: 77% tycker själva att de är OK chefer Så det kanske inte är så dumt ändå? Vill du läsa mer hittar du hela rapporten på: Page.aspx?id=598 En Porsche i äkta guld Bakom den gyllene idén ligger det lokala företaget Visualis som lät en konstnär för att göra jobbet. Bilen, en Porsche Boxster, har fått ett hölje i 22 karats guld liksom ratten och dörrhandtagen och den finns nu i den tyska staden Pforzheim är känd för sina smycken och klockor. Prislappen lär naturligtvis bli astronomisk men ändå är det redan klart att det ska tillverkas ytterligare nio guld-porschar. Människor är redan nyfikna på vilka som ska köpa dessa magnifika bilar, säger Petra Koehler på Visualis till den tyska bil- och tekniksajten och tidningen Gizmag. Det kanske är en affärsidé att ta efter? Det bästa och det mest idiotiska förslaget på objekt värda att klä in i guld belönas med varsin film. Den nya IP telefonin som flyttat in i serverrummet gör telefonin lika utsatt som annat i nätverken. Nu kan även telefon stoppas av attacker av mer generell natur, som tex maskar och virus. Maskar och virus är skapade för att skada i största allmänhet och inte för att skada just er växel och därför ett svårare hot, absolut värt att beakta i säkerhetstänkandet. På sammanslutningen Voip Security Alliances hemsida uppmärksammas hotet och den som är intresserad få råd för sitt säkerhetsarbete när det gäller IP telefoni. Support: Audi support, vad kan jag hjälpa till med? Kund: Jag klev in i bilen och stängde dörren, men inget hände Support: Satte du in nyckeln i tändningslåset och vred om? Kund: Varför ska jag använda nyckel och tändningslås? Support: Nyckeln aktiverar en startmotor som med hjälp av batteriet drar igång motorn. Kund: Tändningslås, Startmotor, Batteri och Motor.. varför måste jag kunna tekniska termer för att köra bil? Av EM Fahrer, em@adfahrer.com En handbyggd bil Per Guyllenspetz och Leif Tufvesson handbygger enstaka skräddarsydda bilar. De har en modell de kallar Caresto V8S med annorlunda och spännande design både utanpå och i t.ex. instrumentering. Bilen finns i Ängelholm och blir din för 2-3 miljoner kronor. Det finns i dagsläget två färdiga bilar, men bara en i Sverige. Systern har rest till USA, där det finns en stor marknad för handbyggda unika, urdyra specialbilar. Vill du ringa direkt och boka din bil är telefonnumret: +46 (0) Blir du nyfiken och vill drömma lite läs mer på sid 10

11 My ADSIG Management Barbro Hessling (Ericsson AB) Niklas Knutsson (Borealis AB) Utvecklingen går framåt, men inget system blir bättre än den som använder det Utbildning är en viktig del i en lönsam investering och varje användare behöver kunna sitt område och känna till andras, för att helheten ska bli bra. Förutom ren kunskapsinhämtning så öppnar utbildning vägen för nytänkande och inspiration och nya idéer från andra kursdeltagare som man kan ta med sig hem. Arbetsuppgifterna blir roligare när man behärskar arbetsverktyget i det här fallet SAP affärssystem. Alla är överens om att kompetensutveckling är en förutsättning för att nå framgång i arbetslivet, men det finns inget enklare att säga än jag har inte tid. Man kan då fråga sig om företaget har tid att vänta på medarbetare som inte riktigt hänger med? Jag vill rekommendera alla att delta i vår kurs som ger en översikt över hela SAP systemet. Kursen vänder sig till både slutanvändare och chefer. Vi reder ut alla mysap begrepp på ett begripligt sätt, hur allt hänger ihop och framför allt din del i helheten. Med dig hem får du en dokumentation som fungerar som en karta över alla affärsprocesserna i ditt företag. Välkommen på vårens kurser. Av: Irene Sveen, Adfahrer AB is@adfahrer.com Kurstips! Översikt över SAP affärssystem 5 feb, Stockholm 19 apr, Göteborg Fler än 700 deltagare har redan gått. sid 11

12 My ADSIG Technics Framtiden MyWeb, en portal MyWeb är ett program för Adfahrers UserGroup. En portal för alla som arbetar med och kring SAP:s lösningar. Den hjälper dig hitta personer med kunskap I MyWeb kan du söka efter både personer och företag. MyWeb möjliggör sökandet bland tusentals SAP företag, anställda och konsulter. Man kan söka via personers intresseområden, företagens pågående projekt, redan installerade lösningar och personers kompetens och specialiseringar. MyWeb växer MyWeb är en lösning som växer vartefter ni efterfrågar mer funktionalitet. Detta kompletteras med ny spännande funktionalitet som jag själv upptäcker och som jag tror kan ge er affärsnytta. Funktioner som finns Lösningen innehåller idag den sökfunktionalitet jag beskrev ovan och en profil/intressedel, där du som användare själv kan administrera dina intresseområden, funktioner för dolda , självadministration av lösenord mm. Dessutom finns sedan november 2006 en blog/diskussions-funktionalitet. Det finns också möjlighet att integrera med ert affärssystem, med din PC eller telefon via webbgränssnitt eller WebServices. -Självadministration Profil/Intressehanteringen är platsen, där du som användare, bestämmer hur andra ska hitta dig och hur vi på bästa möjliga sätt, kan informera dig om nya händelser och seminarier som intresserar just dig. Du kan också byta ditt lösenord eller skicka efter ditt lösenord om du tappat bort det. Det enda som är viktigt är att du vet vilken e-postadress som ditt ID är knutet till. Är det en lång och besvärlig e-postadress kan du byta till en kortare. -Blogen Blogsidan är platsen där man kan skriva inlägg, svara på frågor eller lufta en åsikt. Hela blogen är i dagsläget endast för medlemmar, och inget av det som skrivs där kan läsas av icke medlemmar. Kommer Q Under första halvåret av 2007 ska sid 12 MyWeb uppgraderas med ytterliggare 4 nya funktioner och många flera projekt är på tur för andra halvåret. -MapView En ny smart funktion som kartlägger intressen och kompetens visuellt. När MapWiew är på plats behöver du inte längre söka på Enterprise Portal eller EP för att hitta en person med denna kompetens, Du kan starta direkt i funktionen MapWiew, vilket blir en stor hjälp för er som använder MyWeb flitigt. -MyWebpage Editor En ny avancerad editor som gör att du kan presentera dig eller ditt företag i MyWeb genom att skriva direkt för webben. Ett ny bra funktion där du kan skapa ditt CV synligt för alla medlemmar. Vi bygger också in några standardiserade webbaserade formulär som du kan använda. -MyWeb Desktop Services. Vi utvecklar små Java program som du kan ladda ner från MyWeb och lägga på skrivbordet. Det gör att du inte behöver logga in och ta ut din lista, utan bara genom att klicka på din service kan få fram den information du behöver eller logga in. -MyMessages Vi funderar på en funktion för hantering av intern- och externmeddelanden. Vill du ha den? Tanken är att det ska vara ett enkelt sätt att kommunicera för dem som endast vill bli kontaktade via MyWeb och inte vill lämna ut sina e-postadresser. Vi lyssnar på dig Utvecklingen av MyWeb kommer att vara kontinuerlig. Nya krav och behov dyker upp varje dag och vi på Adfahrer kommer att göra vårt bästa för att uppfylla dessa krav genom MyWeb. En Javaportal MyWeb är en databasdriven portallösning som är kodad i Java och använder sig av Apache Struts 2 teknologi. Nästan all funktionalitet är WebService baserad, för att möjliggöra och öppna för extern användning på ett kontrollerat sätt, ett exempel är MyWeb Desktop services. MyWeb använder sig av ett egenutvecklat ramverk (Gabriel) som påminner mycket om WebServices men som använder sig av enkla textfunktioner istället för XML. Ex: out(findemploee( Sandra* ), * ) = Sök efter alla Sandra som är anställda på alla företag i databasen. Exemplet ovan kan skickas som e-post till MyWebs egna e- postadresser. Svaret kommer att skickas tillbaka i form av en tabell med top-10- träffar. I framtiden kommer MyWeb troligen att styras med Gabriel. Jag planerar att använda mig av Gabrielbaserade program eftersom språket är enkelt, effektivt och trevligt att använda. Kundanpassat MyWeb är en egenutvecklad lösning, vår affärshemlighet och den produkt som skiljer oss från andra leverantörer av UserGroup tjänster. Den är baserad på många års insamlande av önskemål från er och en viktig komponent i vårt erbjudande till er. MyWeb är integrerad med vår backend SAP B1, som är master för all information. I SAP B1 nyupplägger och underhåller vi informationen i ett användargränssnitt anpassat för oss. I SAP B1 får vi en smidig och lättarbetad lösning för våra interna roller. Nordiskt Språket i MyWeb är idag engelska. Att tillhandahålla ETT språk på menyer i MyWeb är kostnadseffektivt och gör att MyWeb passar lika bra i Finland, Danmark, Sverige som i Norge. Min målsättning är att MyWeb är så användarvänlig att den är självförklarande. Din åsikt är intressant Hör av dig till mig om du vill diskutera webbutveckling eller har önskemål om funktionalitet i MyWeb. Av Nima Sharifat, ns@adfarher.com

13 En teknikhöjdare Bent Jürs, SAP Danmark ansvarade för ABAP reseprogramm och inledde med att informera lite om företaget SAP. Han berättade bland annat att nu är det mer än som arbetar i Walldorf och skapar dina SAP program, eller som Bent sa på skoj are creating delicious code for you. SAP:s Versioner Bent Jürs informerade om produkten och dess releasecykel. MySAP ERP 2005 kommer att vara den enda releasen fram till Inga nya releaser kommer att släppas för hela systemet. I slutet av 2006 går supporten ut på 4.6C. Kund på 4.6C får därför betala sin support, eftersom den inte längre ingår i en underhållsavgift, om man inte uppgraderar. Bild 1: Jens øe (FSD), Bent Jörs (SAP Danmark) och Horst Keller (SAP AG) Bild 2: Danska deltagare Nästa Release ERP I ERP 2005 är det enklare att integrera sina egna utvecklingar eller specialprocesser i den stora standardprocessen. Den är förberedd för att kunden ska kunna lägga in en extern kreditkontroll hos UC som exempel. Detta gör att det går att integrera med andra system och automatisera informationsflödet på ett enklare sätt än i tidigare releaser. Förbättringar i ABAP miljön SOA, NetWeaver etc. är ord i var man mun, men basen är fortfarande skriven till 99 % i ABAP. Om du som en kund vill modifiera ERP 2005, så är det ABAP kunskap som gäller. Det finns till och med en aktiv ABAP språkgrupp på SAP som arbetar med att förbättra språket. ABAP är en efterfrågad kunskap även hos t.ex. externa serviceleverantörerna eftersom man behöver ABAP kunskap för att kunna programmera integrationen i SAP. Av EM Fahrer, em@adfahrer.com Fakta Itil=The Information Technology Library. Skapades I slutet av 1980 talet, läs mer på My ADSIG Technics Itil version 3, kommer i april Itil är en metod för system i drift. Det är ett ramverk av processer för hela IT avdelningen där fokus ligger på den operativa ledningen. Ambitionen är att det ska vara en heltäckande samling metoder för allt som rör IT drift. Itil innehåller därför rekommendationer för tester av nya versioner, ändringshantering, livscykelhantering och också förslag på nyckeltal, rapporter, mallar för Service Level Agreements (SLA (Svenska=avtal för service tjänste nivå)). Itil beskriver inte hur man gör, det som beskrivs är vilka yrkesroller som behövs och det finns rekommendationer för ansvarsfördelning mellan roller och arbetsprocesser. Det är ett sätt att dokumentera och få ordning på strukturen på arbetet på en IT avdelning. Itil är i linje med ISO 2000 så förutom att få en struktur som leder till att mindre faller mellan stolarna och kunden blir nöjdare så kan ni kvalitetscertifiera IT avdelningen. För varje gång en ny version släpps blir mallar och verktyg bättre så kanske det är dags nu? sid 13

14 My ADSIG Technics Nordisk gäng i Waldorf Från vänster: EM Fahrer (Adfahrer AB), Caritha Fridell, Rose-Marie Hjalmarsson (SAPA Profiler AB), Geir Kalstø Conoco (Phillips), Trond W Norden Kavg (Spring Consulting AS) helst och översätter/transformerar snabbt. Easy Access ABAP Workbench Talare Horst Keller, Knowledge Architect, SAP AG, visade och informerade om SAP Easy Access ABAP Workbench. Ett kort referat av detta föredrag finner du nedan: Version Produkterna finns i NetWeaver 2004S i ERP2005, och de utvecklas och blir ännu bättre i NetWeaver Nyhet är Regular Expressions som är mer kraftfulla än vanliga SAP patterns (tex SEARCH txt FOR pat, IF txt CP pat). Det är egentligen ett etablerat sätt att arbeta som utvecklades av matematikern Kleen ca Uttrycket REGEX Regular expression REGEX används på text för att enkelt åstadkomma testa värdet, sök och ersätt. Han visade hur man enkelt testar om formatet på en e-postadress är korrekt och använde demoadress shai.agassi@sap.com i sitt test. Ny transaktion Hela den nya transaktionen Abap help (/naabaphep) är utvecklad och klar, men den är på översättning, och saknas sid 14 fortfarande på tex. engelska. Horst visade en väldigt fin hjälpfunktion som listade ABAP funktioner med exempelkod. Exempelkoden kunde exekveras och det fanns en funktion för att simulera exekveringen av koden och simulera med olika konstanter. Ny funktion Contains Vi fick se funktionen Contains som man kan använda för avancerad kontroll av input format. Han testade en e-post adress och visade genom att exekvera koden att han fick ett felmeddelande när e-postadressen slutade på.coma istället för.com Bra dokumentation av nya ABAP funktioner Horst sa att allt finns dokumenterat och att han bara visade en liten, liten del. Nytt med Shared Objects Om flera vill arbeta med samma objekt så kan man arbeta i shared objects. För att underlätta detta finns nu en Shared objects monitor, där man kan hålla reda på sina delade objekt. Nytt med Simple Transformations (Nytt i NetWeaver2004) Ett snabbt översättningsverktyg som översätter från XSLT XML till HTML eller till ABAP. Den jobbar enligt en dataobjektmodell. Den nya Simple Transformations jobbar linjärt och man kan konvertera hur stora mängder data som Både den gamla och den nyare Simple Transformations når man i ABAP Workbench. Ett nytt ABAP kommando CALL TRANSFORMATION har tagits fram. Förbättrad Checkpoint funktion Det har kommit förbättrade funktioner för att sätta checkpoints i ABAP koden. Även editorn ABAP Editors är förbättrad och delvis helt ny. Man kan förenkla arbetet genom att t.ex. välja att highlight a med keywords med färg. Man kan stänga av och på markeringsfunktioner, bra om man behöver dem och att de sedan är i vägen för arbetet. ABAP Debugging De nya ABAP Debugger och debuggee slutar på samma skärmbild. Idag är det två separata. Debugee används när applikationen är igång. Du startar i session ett där applikationen körs Debugee, sen startar du en session till och där startar du debugger. Vi fick se skärmbild för debuggern. Där fanns flikar för lättare manövrering. Nytt är att man kan ha upp till fyra tools igång samtidigt och får då fyra små fönster öppna. Det finns många funktioner för att hantera dessa fyra fönster, och de verktyg som körs där. Det finns massor av verktyg som kan användas i debug-

15 My ADSIG Technics gern, ett exempel är verktyget Breakpoints Modul testning ABAP Unit används för modul test. Man bygger ett test, med input och output, som kan sparas i ABAP Unit. ABAP Unit is the framework for module/unit test sa vår föreläsare. I ABAP Unit kan man programmera upp ett färdigt testcase med input som sparas och som kan återanvändas. Testkoden sparas och koden i sig kan bli stor, men det är ett bra sätt att visa att koden verkligen har testats. Testkoden ska läggas i egna includes, inte i koden. Ett verktyg för att analysera minne Ett förbättrat och nytt verktyg är MemoryInspector som kan användas för att analysera dynamisk minneskonsumtion. Programmeringshjälp Det har kommit ett nytt verktyg som heter Code completion, vilket föreslår möjliga keywords och möjliga identifikatorer. Refactoring är ett annat verktyg du hittar genom att klicka vänster musknapp, då dyker Refactoring upp som ett alternativ. Ett sätt att snabbt hämta kod från andra program. Debugga bara din egen kod Layer Debugging är ett nytt verktyg som gör att du kan definiera vilket som är ditt aktiva program, och du kan definiera vilket som är ditt eget program så att du genom lagermetoden debuggar bara din egen kod, och inte själva standard SAP koden. Av EM Fahrer, em@adfahrer.com sid 15

16 My ADSIG Technics Adobe integration, del av MUSE Talare Alan Rickayzen, SAP AG, visade och informerade om SAP Interaktive Forms by Adobe. Ett kort referat av detta föredrag finner du nedan: Enligt Alan Rickayzen är nu Adobeformulären integrerade i SAP strukturen på ett bra sätt. För att arbeta med formulär i ABAP, så krävs att Java stacken är aktiv under programmeringen. Med ERP2004 och 2005 finns i ESS, MSS levererade Adobe formulär. Kund aktiverar formulären för att använda dem. De är designade för att fungera i ESS och MSS och fungerar bara för det syfte de är utvecklade. Om du vill utveckla egna formulär behöver du en licens. Licenshanteringen fungerar olika i olika regioner och pga. detta fick vi ingen indikering om priset. När man designar Adobeformulär drar och släpper man in business data till formuläret. På samma sätt kan du dra och släppa data i formuläret som sedan ska in i SAP. Om man i sina formulär vill använda funktioner för digitala signaturer krävs arbete i form av systemutveckling, digitala signaturer separeras från business data och hanteras separat i formulärdesign och programmering. Jag vågar, utifrån det som sades av vår talare Alan Rickayzen, tro att de digitala signaturerna kräver god Adobekompetens och kan ändå vara svåra att få fungera tillfredställande i Adobe formulären. Business Task Management, Talare Alan Rickayzen, SAP AG, visade och informerade Guided procedures and SAP Business Workflow i NetWeaver. Ett kort referat av detta föredrag finner du nedan: sid 16 Enligt vår föreläsare så tar en 2 veckors arbetsprocess, styrd med workflow, 2 dagar. Det går att integrera med t.ex. Outlook. När vi talar om Outlook tasks, så talar vi om individual tasks. De kan programmeras med Business Workflow (BWF), Exchange Infrastruktur och Duided Procedures. Det som kallas Execution on Business Task Management och det som kallas Business workflow Guided procedure, är trots likheten två olika programmeringssätt. Arbetsprocess i ett system I solution manager finns färdiga arbetsprocesser med workflow processtöd, som man kan utgå ifrån och ändra, om man vill ha mer flexibilitet. När du vill modifiera färdiga workflowprocesser använd Business Workflow (BWF) funktionaliteten. Business WorkFlow (BWF) är också bästa sättet att styra processen om användaren är online och/eller det krävs en komplicerad godkännanderutin. Använd som vanligt ABAP Web dynpro för användarintegration. Arbetsprocess över flera system En arbetsprocess som sträcker sig över flera system är svårare att styra upp. Ska du hantera en arbetsprocess i flera system så använd Exchange Infrastruktur. Exchange Infrastruktur kräver en helt annan typ av programmering. Då jobbar du med business objekts, här finns en ny People for People extension som kan användas. Ett val man ställs inför är tight integration eller Lose integration, som innebär två olika sätt att jobba. Kolla gärna upp betydelsen av denna parameter innan du gör ditt val, eftersom den, vad jag förstod på föreläsaren, var viktig. Arbetsprocess som är offline Verktyget Guided Procedure för interaktive forms är bästa valet när: Du ska skapa ett enkelt formulär och inte har programmeringsresurser När användarna ska använda ett formulär utan tillgång till system När det färdiga formuläret ska sändas med e-post När det är många andra system än SAP inblandande Applikation som är Composite (sammansatta) kräver GP. Vi fick följa ett formulär som fylldes i offline, utrustades med en aprove och en reject knapp. Formulärinnehållet skickades in i SAP genom att Submit görs via en URL(webb) eller via SMTP (e-post). Formulär informationen togs emot i SAP av en Guided Procedure som pumpade in data in i SAP systemet. Den sista skärmbilden i Guided Procedure funktionen visades ett OK meddelande som bekräftelse på att data gått in. Tips! För SAP-integration, använd Internet Service Request, det är det sätt SAP själva programmerat integrationen i MSS och ESS. Tips! I Guided Procedures (GP) utvecklingsmiljö använd SAVE ALL, inte SAVE SAVE sparar endast det objekt du har öppet. Läs mer (Viss info, men mest finns på SAP Insider innehåller en step by step instruktion, länk till denna finns på webben. Guided Procedure (GP) består bl.a av färdiga objekt och wizards som är ett stöd när man utvecklar de block och steg man arbetar i. För användargränssnittet skapar man i Adobe Live cykler designer formuläret offline och sen registreras det i GP. Ny gemensam inbox SAP har tagit fram en ny inbox som används i alla system. Ärenden från CRM, ERP R/3 mm syns i denna nya Universal Worklist (UWL). Den kan inkludera Business Workflow tasks, Collaboration Tasks, Guided Procedure Actions, Alerts, KM Notifications. Universal Worklist (UWL) kräver en Enterprice Portal för sin funktion. Den fungerar även med Domino, Helpdeskapplikationer och andra workflowprogramvaror. Allt kan integreras in i denna nya Universal Worklist. I Universal Worklist (UWL) kan användaren styras till vilket system som helst för exekvering av den arbetsuppgift som ska genomföras. UWL har utvecklats i ett samarbete mellan SAP och IBM. Det finns bra White papers där man kan läsa mer om funktionerna. Av: Eva-Maria Fahrer, Adfahrer AB em@adfahrer.com

17 My ADSIG Technics Stora vinster att hämta i arkiverings- och elimineringsprojekt Kaj Backholm och Roger Svensson Man förundras ofta över hur man hanterar informationen i nuvarande system när man genomför systemomläggningar till förmån för SAP!! Många projekt, inte alla, hanterar informationen lite med vänsterhanden vid konvertering av befintlig data till de nya SAP systemen. Man behöver inte ta med ALL data in i sina nya SAP system, problemet är oftast att tidsbrist föreligger och i viljan att förenkla hanteringen, konverterar man och tar med sig hela den befintliga databasen. Vi menar att det finns betydande effekter att uppnå om man inte konvertera allt! Erfarenheter ifrån projekt som har använt sig av CSAM visar att miljontals av records inte behövs konverteras över till SAP. Vad och hur mycket Skaffa er kunskap om de legala arkiveringskraven för att bättre kunna bedöma vilken information som ska bevaras och arkiveras. När man har det kan man besluta om hur mycket av informationen man faktiskt behöver konvertera och ta med över till SAP. Det handlar om att göra historisk information tillgänglig utifrån verksamhetens behov! När verksamheten har säkerställt vilken information som kan arkiveras och vad som kan flyttas över till nya system kan ett konverteringsprojekt genomföras. Med mindre mängd information att konvertera ökar kvalitén. Avvecklingen av de gamla Nästa steg är avvecklingen av de gamla systemen som kan genomföras på ett strukturerat sätt eftersom arkiverad information finns tillgänglig och konverteringen av övrig info lyckades. Hur många är inte de projekt som står kvar med gamla system där kostnader läggs på hög bara för att vara på den säkra sidan. Det finns mycket pengar att spara då man tidigare eller mer kontrollerat kan avveckla de gamla systemen. Vad som behövs är ett strukturerat angrepps sätt, en metod för Arkivering & Eliminering. Utifrån våra erfarenheter har vi lösningen på ovanstående, samt även ren dataarkivering när man har prestandaproblem eller behov av att arkivera från SAP. Lösning på arkiveringsproblematik En ofta förekommande problematik är hur att förutse en arkiveringsfråga. Ofta kommer arkiveringsämnet upp för sent, d.v.s. när det ska åtgärdas på grund av något akut ärende. Det kan exempelvis vara att svarstiderna börjar bli alldeles för långa i systemet, lagringskostnader skjuter i höjden eller att ur legala perspektiv informationen ska säkerställas ifrån systemen. Det bästa scenariot är att arkivering är en fråga som är med redan vid framtagande av blueprint för SAP och övriga system. Condevors arkiveringsmetod CSAM hjälper oss att hantera akut arkiveringsproblematik såsom att ta med arkiveringsfrågan vid planering och konstruktion av nya system och att hantera arkivering när det är av akut grad. Vår metod CSAM är en erfarenhetsbaserad metod utvecklad av Condevor i syfte att skapa övergripande strategier såväl som taktiska angreppssätt inom området Arkivering och Eliminering. Metoden består av sex huvudprocesser, med tillhörande beslutspunkter, som hanterar initiering fram till roll-out av A&E-projekt. Metoden är helt generisk och riktar sig till större organisationer med blandade och komplexa systemmiljöer. Metoden används ofta iterativt, d.v.s. vissa av faserna kan återupprepas vart efter nya system inom verksamheten blir föremål för arkiveringsfrågor i och med återupprepningen innebär detta att mycket av initialt arbete kan återanvändas. Arbetet med piloten inleds med Scopefasen (förstudie) där bl a projektet initieras, system inventeras och risker bedöms. Under Scope:t genomförs även ett antal workshops och intervjuer för att erhålla relevant information och konsensus för det fortsatta arbetet. Efter Scopefasen, kommer mappning av framtagna arkivkrav mot standardarkivobjekt i SAP. I fas Design & Konceptuell lösning skapas ett lösningsförslag på hur en arkivering ska utföras med resurs och tidplaner. Till sist exekveras hela lösningen i en testmiljö för att efter godkännande implementeras i produktion. Sist genomförs en utvärderingsfas där resultatet från projektet utvärderas ur tekniska och verksamhetsmässiga perspektiv. Önskescenario Önskescenariot för den elektroniska arkiveringsfrågan är att i blueprint planera för arkivering tidigt i systemutvecklingskedjan. Aktiviteter som behandlas är som exempel följande: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Arkivplaner. Mappning av arkivplaner in till app likationerna. Skapande av regelverk för elekt ronisk arkivering. Implementation av arkivering saktiv iteter i befintliga syste mutvecklingsmetoder. Kartläggning av var stora in formationsströmmar sker i sys temet och databasen. Konfigurering och anpassningar av ADK, AS, DRB, DART och Archivelink. Regler och strategier för vidmakthållande av information vid förvaltning av systemet. När ovan nämnda övergripande aktiviteter är fastställda och införda i systemet, då har man förebyggt att ovan oönskat scenario kommer att inträffa. Normalscenario Vanligtvis är bilden helt annan. Oftast händer det att informationsmängden i applikation är alldeles för stor och att en migrering av data behövs utföras. Det kan även komma krav på att säkerställa dokument ur ett legalt perspektiv. Angreppssättet blir då lite annorlunda. CSAM används då som en verktygslåda för att ta fram en prototyp som innehåller sid 17

18 My ADSIG Technics alla olika faser och aktiviteter med beslutspunkter. Arbetet drivs i projektform. Avveckling av system En viktig aktivitet som oftast glöms bort eller inte drivs som en prioriterad uppgift, är att förbereda och genomföra avveckling på de gamla systemen som ersätts av SAP. Det finns stora och många fördelar med att börja planera för denna avveckling i god tid. Det har visat sig i genomförda projekt att miljontals med rader inte behövs konverteras över till SAP. Att vara ute i god tid med avvecklingen innebär också att program, licenskostnader och avtal kan sägas upp i god tid. Kunskapen om dessa system har en benägenhet att avta. Det gäller att fånga upp kunnig verksamhetspersonal innan verksamhetspersonerna flyttar över till att arbete med det nya SAP systemet. Krav på arkivering Företag och myndigheter i Sverige ska leva upp till ett stort antal lagar och förordningar, av vilka många föreskriver att specifika handlingar ska upprättas och bevaras. Exempel på lagar är aktiebolagslagen, bokföringslagen, och årsredovisningslagen som kräver att räkenskapshandlingar och även behandlingsinstruktioner ska arkiveras i 10 år. Även andra lagar som t ex arbetsmiljölagen kräver att arbetsmiljöplaner ska upprättas och bevaras. För bolag som, direkt eller genom modebolag, är börsnoterade i USA, kräver Sarbanes- Oxley Act, SOX, att bevis på kontroller dokumenteras och bevaras. I Europa kommer liknande EU-direktiv att med största sannolikhet att införas inom de närmaste åren. Förutom rent legala krav finns självklart även verksamhetskrav på arkivering och bevarande av information som t ex produktionsinformation för spårbarhet vid för service och garantier, men även kundhistorik, pressreleaser, företagshistoria, för att nämna ytterligare några exempel. Klart är att kraven på arkivering av dokument och information ökar. Vems ansvar? För att kunna leva upp till de legala och affärsbaserade kraven på arkivering och åtkomst till bevarad information bör företag ha fungerande rutiner och lösningar för hantering av arkiverad information. Vidare bör tydligt ansvar för ägarskap, hantering och åtkomst till arkiv sid 18 definieras. Om ansvaret för arkivfrågor inte definieras i organisationen är det i slutänden styrelsen och VD som ytterst är ansvarig för arkivering av t ex bokföringen. Frågan är vilken funktion inom företaget som ska ha ägarskapet för arkivering. Finans? IT? Juridik? Kvalitet? Här vågar vi påstå att en del företag har mycket kvar att göra inom arkiveringsområdet.. En arkivplan En arkiv plan är styrverktyget och beskriver de legala och affärsmässiga kraven på en övergripande nivå samt roller, ansvar och processer för hantering av arkiverad information. Processer bör finnas för bildande, uppdatering och underhåll av arkiv och dokumenthanteringsplaner samt även rutiner för gallring Seminarietips! Erfarenheter från arkiveringsprojekt 1 mars 2007, Stockholm och förstöring av arkiverad information. I arkivplanen eller i en särskild dokumenthanteringsplan beskrivs respektive arkivobjekt med t ex ägare, källsystem, krav på arkiveringstid, åtkomsttid, åtkomstfrekvens, format, volymer, söknycklar, rättigheter, etc. För arkivering ur informationssystem bör kravspecifikationer finnas för objekt i form av rapporter, dialoger eller tabeller som ska arkiveras. Man bör fråga sig hur och när man arkiverar innehåll från t ex webbsidor och mail för att nämna några exempel på detaljnivå. En arkivplan med underlättar enormt vid specifikation, dimensionering och införande av arkivlösning för både digital och fysisk information. Exekvering När Arkivplan och Dokumenthanteringsplan är på plats är nästa steg att initiera IT-avdelningen. Verksamheten tillsammans med IT-avdelningen börjar planlägga hur arkiveringen ska gå till praktiskt m.h.a. framtagen arkiveringsmetod. Av Kaj Backholm och Roger Svensson, Condevor roger.svensson@condevor.se Om Condevor Condevor kan med sin genomarbetade och väl beprövade metodik och erfarna konsulter erbjuda företag med SAP eller andra affärssystemlösningar stöd och vägledning av både verksamhetsmässig och teknisk karaktär vid införande av kostnadseffektiva processer och lösningar för bevarande av företagets vitala informationstillgångar. Detta är mer och mer viktigt med dagens ökade krav på spårbarhet och tillgänglighet till historisk data från både interna och externa intressenter med anledning av skärpningar av både nationella och internationella direktiv och regler. Direkta fördelar som kan uppnås med väl utformade och effektiva processer och lösningar för arkivering och åtkomst av historisk information är t ex: Snabbare svar till myndigheter och andra intressenter som efterfrågar historisk information. Besparingar i kostnader för lagring och hantering av information i applikations- och databasservrar. Kostnadsbesparingar vid förvaltning och dokumentation licenser och uppgraderingar av gamla applikationer och plattformar. För mer information, kontakta oss gärna: Condevor AB / info@condevor.se Patrick Lindblom, VD patrick@condevor.se Jonny Norr, försäljningschef jonny@condevor.se

19 My ADSIG Technics Accelerera din SAP BI-lösning med BIA! Andreas Pierre SAP BI Accelerator (BIA) är SAPs nya lösning för att åstadkomma snabba rapporter på stora datamängder, till lägre kostnad än dagens alternativ. Den ger möjligheter att ytterligare distribuera tillgången till beslutsunderlag i nära anslutning till de processer som företagets medarbetare arbetar i. Känner du igen ditt företag i följande beskrivning? Ditt företag har ägnat mycket kraft åt att integrera processer och att implementera ett IT-landskap som stödjer dessa. Den stora utmaningen, när systemen väl är på plats, har varit att omvandla lagrad data i systemen till lättillgänglig information. För att möta utmaningen har ni valt att dra nytta av uppföljning via SAP Business Intelligence. Allt eftersom tiden gått har antalet processer som följs upp via SAP BI blivit fler, datavolymerna har växt och användandet har blivit större både som en effekt av ökat antal användare och större nyttjande per användare. Men i stället för att kunna tillvarata informationen från BI-systemet på alla nivåer, har utmaningen blivit att upprätthålla god systemprestanda. I de flesta företag läggs en mycket stor del av arbetstiden på att söka och sammanställa information. BI-systemet skall tillgängliggöra information som underlag för snabba beslut, men så har inte alltid varit fallet. Bra prestanda är nödvändig för att kunna sprida användandet av kunskap som kan ligga till grund för välinformerade beslut i alla delar av företaget. Vad göra? SAP BI innehåller en mängd verktyg som kan användas för att optimera systemet för bra prestanda. Tyvärr har aggregat och andra tillgängliga verktyg nackdelen att de är kompromisser mellan flexibilitet och prestanda. Aggregat förutsätter vetskap om hur frågor ställs mot databasen. För rapporter, där användaren tillåts navigera fritt, är det svårt eller omöjligt att åstadkomma god prestanda på stora datamängder. På liknande sätt ger förkalkylerade rapporter och minnescache bara god prestanda för begränsade analyser. Dessutom är befintliga metoder förhållandevis kostsamma i utveckling och underhåll. Med hjälp av BIA kan mycket god prestanda åstadkommas oavsett datamängd eller hur frågan ställs. BIA utnyttjar ett antal tekniska innovationer för komprimering och uppdelning av index. Vidare kombineras hårdvara i form av moderna bladservrar med mjukvara baserad på SAPs sökmotor TREX för att uppnå maximal prestanda. Snabbare svarstider Kunderfarenheter visar att BIA kan ge användaren svar inom loppet av sekunder även med datamängder i storleksordningen en miljard rader och det gäller oavsett hur frågan ställs. BIA är det största som hänt för prestanda inom SAP BI sedan produkten nådde marknaden. SAP BIA levereras som ett nyckelfärdigt system som kopplas ihop med befintligt SAP BI och därefter är klart att användas. BIA kräver minimalt underhåll och minskar därmed kostnaden avsevärt för att upprätthålla god prestanda. För att kunna nyttja BIA krävs att det befintliga BI-systemet är av den senaste versionen (NetWeaver 2004s). För de flesta gäller alltså att en uppgradering genomförs först. Beroende på omfattningen av systemet brukar uppgraderingar ta mellan två och fyra månader att genomföra, där den stora delen av tiden åtgår till regressionstester av befintlig lösning. Innan implementering av BIA är det också viktigt att anlysera hur systemet används, att överväga andra former av prestandaoptimering och att genomföra nödvändig dimensionering av BIA. Kostnaden i form av hårdvara och licenser måste också värderas i förhållande till lägre underhållskostnader och nöjdare användare. Låt inte otillfredsställande prestanda hindra ditt företag från att ta steget till nästa generation av BI! Ta hjälp av BIA för att utöka avändandet av analytisk information till processnära applikationer. Av Andreas Pierre, Stretch Consulting sid 19

20 My ADSIG Financial Från vänster: Irene Sveen (Adfahrer AB), George Jansson och Mats Jansson (Folksam) Bra beslutsunderlag på Folksam Bakgrund: Folksam införde Cognos 1995 och SAP SAP systemet används idag för Huvudbok, Utvidgad huvudbok, Försäkringsreskontra, Personalinformation, Tidrapportering och Projektuppföljning med mera. Folksam har närmare 70 system som servar många olika typer av verksamhet. Flera av dessa system är så gamla att nyckeln till datat måste översättas för att information från dessa system ska kunna sammanläggas med annan information. Kodplaner, organisationsstruktur, personalinformation i SAP används som master i Cognos. Från SAP hämtas även all utfallsdata som finns i tex utvidgade huvudboken och leverantörsreskontran. I SAP har man i vissa fall skapat vyer/ egna tabeller för att underlätta informationshämtningen till Cognos. Merparten av verksamhetsinformationen finns i andra system och hämtas från DB2-tabbeller i stordatorn. sid 20 Externt hämtas information från Vägverket om marknadsandelar fordon, från PPM om fonders fördelning, från resebyrå om köpta biljetter mm, från SCB om demografisk data och nybilsförsäljning etc. Denna information kompletterar intern information vilket skapar ett underlag för att följa upp mot som exempelvis generell marknadsutveckling. Arbetssätt Informationen från SAP hämtas med hjälp av Cognos ETL-verktyg Decision- Stream och laddas ner i en Microsoft SQL databas. Data från andra system laddas ner på liknande sätt. Dessa databaser är underlag för skapandet av OLAP-kuber samt rapporter. Ansvar för datakvalitet Levererande system är ansvarigt för sin egen datakvalité. Detta innebär att efter ett extrakt är det ägaren till levererande system som validerar data. Den sammanlagda informationen har därför genom åren alltid haft en god kvalité. Folksams organisationsstrukturer På Folksam rapporteras på tre olika organisationers struktur. En juridisk organisation, med många olika företag som är definierade i SAPs organisationsstruktur. Den geografiska strukturen baserad på postnummer, samt slutligen en administrativ struktur som bygger på kostandsställe strukturen som även den finns i SAP. Alla tre följs upp i kuber i Cognosverktyget. Fortsättning sid 22 Om: Mats Jansson Titel: Controller Jobbar med: SAP och Cognos SuperUser för CO, HR, Special Ledger Om: George Jansson Titel BI Koordinator Jobbar med: Teknikansvar för Cognos