DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB 2012-09-07"

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB

2

3

4

5

6

7

8 1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma Styrelsen utses i praktiken av kommunfullmäktige i enlighet med den mandatfördelning som blivit följd av senaste kommunalvalet. Styrelsens uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning samt att utse VD som i sin tur ansvarar för att den löpande förvaltningen bedrivs i enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen beslutar också i ärenden som inte betraktas som löpande, det vill säga i frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Stämman är aktieägarnas forum för att utöva direkt inflytande. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Arvodebestämning styrelseledamot Nej Papper Bevaras Kronologisk Bolagstämmoprotokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Arkiveras med tillhörande protokoll Närvarolista Nej Papper 10 år Kronologisk Utgör underlag för arvodesutbetalning Styrelseprotokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologisk Bolagsordningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Ägardirektiv Nej Papper Bevaras Kronologiskt

9 1.1.2 Fatta verksamhetsbeslut Protokoll med bilagor ledninggsgrupp Nej Papper Bevaras Kronologisk korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Verksamhetsmål Nej Papper Bevaras Kronologisk

10 1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument Se separat processbeskrivning Handlingsplaner Nej Papper Bevaras Kronologisk Reglemente Nej Papper Bevaras Kronologisk Regler Nej Papper Bevaras Kronologisk Riktlinjer Nej Papper Bevaras Kronologisk Övriga verksamhetstyrnings- och policydokument Nej Papper Bevaras Kronologisk Personalpolicy-dokument Nej Papper Bevaras Kronologisk Deligationsförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Handböcker Nej Papper Bevaras Kronologisk Bevaras om framtagna för den egna verksamheten annars vid inaktualitet Instruktioner Nej Papper Bevaras Kronologisk Rutinbeskrivningar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Manualer/lathundar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Organisationsscheman/beskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Jämställdhetsplaner Nej Papper Bevaras Kronologisk lönepolicy Nej Papper Bevaras Kronologisk Resepolicy Nej Papper Bevaras Kronologisk Verksamhetspolicy Nej Papper Bevaras Kronologisk Kvalietsmål Nej Papper Bevaras Kronologisk Dokumenthanteringsplaner Diarie Papper Bevaras Kronologisk Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar Processbeskrivningar Nej ADB Bevaras Kronologiskt Kvalitetsmanual Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finanspolicy Nej Papper Bevaras Kronologiskt

11 1.1.4 Dokumentera bolagets ägande Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Aktiebok Nej Papper Bevaras Kronologiskt Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt

12 1.2.1 Hantera ledningens genomgång Syftet med ledningens genomgång är att högsta ledningen skall utvärdera hur väl verksamhetssystemet passar för organisationens verksamhet och mål. Underlag för ledningens genomgång är interna och externa revisioner, uppföljningar av miljömål, lagstiftning och riskanalyser samt uppkomna avvikelser och förändringar i verksamheten som påverkar ledningssystemet. Ledningens genomgång utförs normalt 2 gånger per år. Checklista Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll ledningens genomgång Nej Papper Bevaras Kronologisk

13 1.2.2 Ta fram mätningar och analyser Se separat processbeskrivning Kundenkäter sammanställningar/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk Enläter, svar och andra underlag Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Medarbetarenkät, sammanställning/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk Verksamhetsmätningar, sammanställningar/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk Övriga mätningar, sammanställningar/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk

14 1.2.3 Hantera Internkontroll och granskning Externa revisorer anlitas för certifiering och upprätthållande av certifikat enlig valda standarder samt för genomförande av internrevisioner. Intern revision genomförs på hela företaget minst 1 gång per år. Rapport internrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk Övriga granskningar/revisionsskrivelser inklusive slutdokument Nej Papper Bevaras Kronologiskt Övriga utredningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Frågelista Internrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk Granskningsmaterial Nej Papper 10 år Kronologiskt Intern revisonsplan Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll från utförd internrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk Certifieringsansökan med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Extern revisionsplan Nej Papper Bevaras Kronologisk Rapport externrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk

15 1.2.4 Ta fram budget Budget antagen helårs Nej Papper Bevaras Kronologisk Centraladministrationsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Driftbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Fastighetskattsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Intäktsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Lönebudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Räntebudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Totalbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Underhållsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet

16 1.2.5 Ta fram årsredovisning korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt) Nej Papper Bevaras Kronologisk Årsredovisning undertecknad original Nej Papper Bevaras Kronologisk

17 1.2.6 Hantera förbättringsförslag och avikelser Se separat processbeskrivning Avikelse/förbättringsärenden Backoffice ADB Se anmärkning Kronologisk Gallras tillsammans med Backoffice assistant Rapporter och sammanställningar Backoffice ADB Se anmärkning Kronologisk Gallras tillsammans med Backoffice assistant

18 1.3.1 Samverka med personal Protokoll Lokalt samverkansmöte med bilagor Nej Papper 3 år Kronologisk Protokoll Centrala samverkansgruppen med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Presentationsmaterial Nej Papper Bevaras Kronologisk

19 1.3.2 Samverka med kommun korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Protokoll Samrådsmöte Vård och Omsorg Nej Papper Bevaras Kronologisk

20 1.3.3 Samverka och förhandla med fackliga organisationer Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologisk Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Kollektivavtalsprotokoll Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll fackligaförhandlingar med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk MBL, Enskilda avtal, Förhandlingsprotokoll Samverkansavtal Nej Papper Bevaras Kronologisk

21 1.3.4 Samverka och förhandla i hyresfrågor Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologisk Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Även lokal hyresgästförening

22 2.1.1 Hantera leverantörsfakturor Se separat processbeskrivning Leverantörsfaktura orignal Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Leverantörsfaktura skannad kopia Visma ADB Vid inaktualitet Egen nummerserie Iaktta sekretess Betalningsfiler Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Kvittenser Visma Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Verifikationslista Visma Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Avstämningsrapport Visma Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess

23 2.1.2 Hantera kundfakturering Se separat processbeskrivning Betalningsfiler Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Bokföringsunderlag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Fakturakopia Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta skeretess. Förvaras tillsammans med fakturaunderlag Fakturaunderlag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta skeretess. Förvaras tillsammans med fakturakopia Inkassoärende, underlag/listor Vertex Papper Se anmärkning Iaktta skeretess. Gallras 3 år efter ärendets avslut

24 2.1.3 Hantera månadsdebitering Se separat processbeskrivning Autogirofil Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Aviseringslista, vid avikörning Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Iaktta sekretess Betalningsfiler Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Bokföringsunderlag Vertex Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Debiteringslista Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Iaktta sekretess Underlag för komfortdebitering Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Iaktta sekretess Utskriftsfil Vertex ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Autogiromedgivande Vertex Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess

25 2.1.4 Administrera löpande bokföring Allegat Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Amortering av lån Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Autogirofakturor Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Banktransaktioner, manuella Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Betalning/bokning av preliminärskatt Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Bokföringsavi Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Bokföringsorder Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Fodringar på långtidsbevakning Visma Papper Vid inaktualitet Lindorff/Inkasso Iaktta sekretess Förskott löner Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Lönebidrag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Moms- och arbetsgivaravgifter Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Periodisering av swapräntor Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Räntebidrag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Skattekontotransaktioner Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Transaktioner mellan dotter- och moderbolag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Upplupen fastighetsskatt Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Utbetalningar Internetbank Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Återvunna hyresförluster Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess

26 2.1.5 Ta fram bokslut Se separat processbeskrivning Balans- och resultatrapport Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Balansräkning Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Bokslutsanvisningar Nej Papper 2 år Kronologisk Bokslutsdokumentation Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Koncernavstämmningar Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Koncernrapporter Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Koncernrapportpaket med underlag Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Kontoavstämmningar Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Kontoutdrag bank/post Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Resultaträkning Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Sammanställning ingångna borgensförbindelser Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Underlag kund- och hyresförluster Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Uppgifter till statistiska centralbyrån Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Uttalande från företagsledningen Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess

27 2.2.1 Administrera lån och finans Avtal banktjänster/finansiella tjänster Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Finansrapporter Nej Papper/ADB Vid inaktualitet Kronologiskt Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologisk Förfrågningsunderlag Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Offert från kredit/finansinstitut antagen Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Offert från kredit/finansinstitut ej antagen Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Påminnelse från bank om lån förfaller Nej Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Iaktta sekretess Skuldebrev Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Tilldelningsbeslut Nej Papper Bevaras Kronologisk

28 2.3.1 Hantera inköp Se separat processbeskrivning Beslut om anskaffning Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Beställning Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Anbud / Offert Nej Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Avtal Avtalsliggare Papper 10 år Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Anskaffningsbeslut Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Förfrågningsunderlag Nej Papper 10 år Egen nummerserie

29 2.3.2 Direktupphandling Se separat processbeskrivning Anbud / offert antaget Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Anskaffningsbeslut Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Avtal Avtalsliggare Papper 10 år Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Beställning Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Förfrågningsunderlag Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Prövningsprotokoll Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Utvärderingsprotokoll Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Öppningsprotokoll Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

30 2.3.3 Hantera offentlig upphandling Se separat processbeskrivning Anbud antaget Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Anbud ej antagna Diarie Papper 2 år År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Annons Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Anskaffningsbeslut Inköpssystem Papper Bevaras Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Avtal Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Beställning Inköpssystem Papper Bevaras Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Efterannons Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Frågor & svar Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Fullmakt Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Förfrågningsunderlag Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Prövningsprotokoll Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Tilldelningsbeslut Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Utvärderingsprotokoll Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Öppningsprotokoll Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Leveransgodkännande Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Överklaganden Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

31 2.3.4 Hantera avtal Se separat processbeskrivning Avtal skannade kopior PDF Vid inaktualitet Egen nummerserie Avtal samtliga (ej hyresavtal) Avtalsliggare Papper Bevars Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Fullmakt avseende upphandling i samverkan Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Iakta sekretess Lista årsavtal entreprenörer Nej Papper Vid inaktualitet Kronologiskt

32 2.4.1 Rekrytera och anställ Se separat processbeskrivning Annons, tjänster Nej Papper Bevaras Kronologisk Anställningsavtal Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år Kronologisk Bevaras pga möjlighet att överklaga, Sekretess kring personuppgifter m.m. Ansökningshandlingar erhållen tjänst Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Kravprofil, tjänster Nej Papper 2 år Kronologisk Utlåtande från referenser Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

33 2.4.2 Introducera medarbetare Se separat processbeskrivning Fullmakter Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt Sekretessförbindelser Nej Papper Bevaras Personalakt Nyckelkvittenser Nej Papper 2 år efter inaktualitetpersonalakt Iaktta Sekretess Introduktionsprogram av medarbetare, checklista, uppföljning mm. Nej Papper Bevaras Personalakt Skriftliga instruktioner med kvitteringsblankett Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt PuL, Samtycken Nej Papper Bevaras Personalakt

34 2.4.3 Administrera anställningar Se separat processbeskrivning Personalakter Nej Papper Bevaras Personalakt Överlämnas till Kommunarkiv 2 år efter ålderspension. Gallras i samråd med kommunarkivet Personalförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Arbetsgivarintyg Nej Papper 2 år Personalakt Avgång/entledigande, anmälan om Nej Papper Bevaras Personalakt Beslut om avgångsvederlag Nej Papper Bevaras Personalakt LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Nej Papper 2 år Personalakt LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Nej Papper Bevaras Personalakt Omplaceringsutredningar Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Polisanmälan Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Samtalsanteckningar Nej Papper Vid anställningens upphörande Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Skriftlig varning Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

35 2.4.4 Utveckla och utbilda Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Fritidsstudier Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Kurser och utbildningar i egen regi Nej Papper Se anmärkning Program, deltagarlistor, unikt studiematerial, kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet Kursinbjudningar Nej Papper Vid inaktualitet Kursmaterial Nej Papper Vid inaktualitet Studieintyg Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Utbildningsdokumentation Nej Papper Vid inaktualitet Utvärderingar av genomförd utbildning Dokumenterade överenskommelser Nej Papper När anställning upphörpersonalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Samtalsunderlag Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Utbildningsplaner Nej Papper När anställning upphörpersonalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

36 2.4.5 Administrera löner Ledighet med lön för fackligt uppdrag Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Ledighetsansökningar: barn-, studie- ochtjänstledigheter över 6 månaderhogia ADB Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Avräkningslista Hogia ADB 10 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Avtal, mobiltelefon Hogia ADB 10 år Banklista Hogia ADB 2 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Jourjournal Hogia ADB 3 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Kontrolluppgifter Hogia ADB Bevaras Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Löneavdag Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Lönebidrag Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Lönelistor Hogia ADB Bevaras Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Lönespecifikationer Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Löneunderlag Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Närvaro- och frånvarostatistik Hogia ADB Bevaras Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sammanställning årligen Sjuk och friskanmälningar Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sjuklön, försäkran för Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sjukstatistik Hogia ADB Bevaras Del av årsredovisning Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sammanställning årligen Skatter ( jämkningar m m) Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Timlistor Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Timrapporter Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Vård av Barn (VAB), sjuk-friskanmälan Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Årsarbetstimmar, statistik Hogia ADB Vid inaktualitet Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Fil från lönesystem tas ut årligen Återbetalda löneskulder Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

37 2.4.6 Hantera företagshälsovård och rehabilitering Arbetsanpassning, dokumentation Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Arbetsförmågebedömning Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Arbetsträning, dokumentation av Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Försäkringskassans beslut med bilagor Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Livränta Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Läkarintyg Nej Papper 2 år Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Omplaceringsutredningar Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Rehabiliteringsutredningar Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Friskvårdsatsningar (dokumentation av) Nej Papper Bevaras Kronologisk Friskvårdsstatistik Nej Papper Bevaras Kronologisk

38 2.4.7 Administrera pensioner Kontokuranter på utbetalda pensioner Nej Papper 10 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Pension förhandsberäkningar Nej Papper Vid pensionsavgång Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Pensionsansökan med bilagor Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Pensionsunderlag Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Särskild avtalspension Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Återkrav av pensioner Nej Papper 10 år Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

39 2.5.1 Förvalta IT-stöd och system Backoffice assistant Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Ekonomisystem Visma Business Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Förbrukningsstatistik Ess 200 Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Intranät Branet Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Lönesystem Hogia-Lön Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Protokoll IT-Rådet Nej Papper Vid inaktualitet Vertex Fastighet Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Visual Arkiv Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Ärendehanteringssystem Platina Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Inköpssystem Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Övriga IT-system Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet

40 2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet Maskinunderhållslistor Nej Papper Vid inaktualitet Register över maskiner, fordon och dylikt Ugör register Papper Vid inaktualitet Rutinbeskrivningar Nej Papper Vid inaktualitet

41 2.6.1 Planera för Nödläge Nödlägesberedskap/plan Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess

42 2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete Arbetsmiljömål Nej Papper Bevaras År/diarienummer Del av verksamhetsmål Arbetsmiljöplaner Nej Papper Bevaras År/diarienummer Instruktioner till arbetsuppgifter med arbetsmiljörisker Nej Papper Bevaras Kronologisk Löpande anteckningar från arbetsmiljögruppen Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Löpande anteckningar från skyddskommittén Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Organisationsschema arbetsmiljöarbete Nej Papper Bevaras Kronologisk Riskbedömningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Skyddsrondsprotokoll/checklista Nej Papper Bevaras Kronologisk Systematiskt arbetsmiljöarbete Nej Papper Bevaras År/diarienummer Tidplan för arbetsmiljöarbetet Nej Papper Bevaras Kronologisk Del av årsplan för verksamhetssystemet Anmälan om avikelse, tillbud och olyckor Backoffice Papper Bevaras Kronologisk BackOfficeAssistant Anmälan om tillbud och olyckor till arbetsmiljöverket Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Årssammanställningar över arbetsskador/tillbud Nej Papper Bevaras Kronologisk Beslut om åtgärd Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

43 2.6.3 Bedriva miljöarbete Mölndalsbostäders miljöarbete körs i projektform med berörda deltagare. Projektgruppen ansvarar för Mölndalsbostäders miljöarbete som sammankallas av miljöchefen. Projektdeltagarna träffas regelbundet för avstämning av det aktuella miljöledningsprogrammet. Information om miljöarbetet förmedlas externt via den publika webbsidan, internt via Intranät och personalmöten. Checklista, avstämmning miljöaspekter Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Kemikalielista Nej Papper Vid inaktualitet Miljöaspektslista Nej Papper Vid inaktualitet Miljöcertifiering/-diplomering Nej Papper Bevaras Kronologisk Miljögruppens anteckningar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Anteckningar förs löpande, tas årligen ut på papper Miljöledningsprogram Nej Papper Bevaras Kronologisk Miljömål Nej Papper Bevaras Kronologisk Del av verksamhetsmål Miljöredovisning Nej Papper Bevaras Kronologisk Del av årsredovisningen

44 2.7.1 Hantera post Se separat processbeskrivning Handlingar av tillfällig, ringa eller kortvarig betydelse Nej Papper/ADB Vid inaktualitet (Se KS 352/2004) korrespondens av betydelse Nej Papper/ADB Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

45 2.7.2 Diarieföra och redovisa allmänna handlingar Se separat processbeskrivning Diarieförda handlingar Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess Registrerade handlingar Diarie Papper 2 år Kronologisk Registreras i diariet utan att ges ärendestatus. Ärendekort Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Skrivs ut årligen och fogas till akten i samband med arkivläggning, efter 2 år. Årslista över diarieförda ärenden - kronologiskt Nej Papper Bevaras Kronologisk Årslista över diarieförda ärenden - initierare Nej Papper Bevaras Alfabetisk

46 2.7.3 Hantera utlämnanden av allmän handling Se separat processbeskrivning Beslut med besvärshänvisning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Domstolshandlingar Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kopia av utlämnad handling Nej PDF Vid inaktualitet korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Överklaganden Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Handlingar rörande förbehåll Diarie Papper Bevaras År/diarienummer

47 2.7.4 Arkivera Leveransreversal Nej Papper Bevaras Kronologisk Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndighet Klassificeringsstrukturer Nej Papper Bevaras Kronologisk Dokumenthanteringsplaner Nej Papper Bevaras Kronologisk Förvaring enligt Ta fram policy och styrdokument Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Gallringsbeslut Nej Papper Bevaras Kronologisk Arkivförteckningar Visual Arkiv ADB Kommunarkivet ansvarar för bevarande Dokumentation Nej Papper Bevaras Kronologisk

48 2.8.1 Marknadsföra och informera externt Webbsida (publik) Nej Paaper/ADB Se anmärkning Kronologisk Tas årligen ut på papper samt vid varje större förändring, tillfällig information gallras vid inaktualitet Broschyrer och annan egenproducerad information Nej Papper Bevaras Kronologisk 2 exemplar till arkivet Pressmeddelanden Nej Papper Bevaras Kronologisk

49 2.8.2 Producera och administrera intern information Egenproducerad intern information Nej Papper/ADB Se anmärkning Kronologisk Bevaras i urval endast handlingar av betydelse

50 2.8.3 Hantera sponsring Ansökan om föreningsbidrag Nej Papper Bevaras Kronologisk Ej antagna ansökningar kan gallras vid inaktualitet Dokumentation av samarbete Nej Papper Bevaras Kronologisk korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Samarbetsavtal Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie

51 3.1 Hantera nyproduktion Se separat processbeskrivning Genomförandebeslut Diarie Papper Bevaras Projekt Arbetsmiljöplan Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Kvalitetsplan Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Miljöplan Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Adress och distributionslista Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Avtal med konsult / entreprenör Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Tidplaner Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll startmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll projekteringsmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Riskanalys Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Handlingar (ansökan och beslut) rörande sökt bygglov, kontrollplan, rivning Diarie etc. Papper Bevaras Projekt Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket Diarie Papper Bevaras Projekt Miljöinventering Diarie Papper Bevaras Projekt Vid t.ex. rivning av byggnad Protokoll från ansvarsbesiktningar, för- och efterbesiktningar Diarie Papper Bevaras Projekt Vid t.ex. sprängningsarbeten Protokoll byggsamråd Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll byggmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll ekonomimöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll samordningsmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Tvisteärenden inom projektet Diarie Papper Bevaras Projekt Utgör eget ärende i diariet korrespondens av betydelse Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Kallelser rörande besiktning Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll löpande besiktning Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Entrepenadgarantier Nej Papper Bevaras Projekt Försäkringar Nej Papper Bevaras Projekt Ritningar / Relationsritningar Nej Papper Bevaras Projekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

52 3.2 Administrera uthyrning vid nyproduktion För handlingar som produceras vid upprättande av hyresförhållande, se separat process Hantera uthyrning och uppsägning

53 3.3 Hantera planerat underhåll För efterföljande upphandling och genomförande av byggprojekt, se separata processer. 3.1 Hantera Nyproduktion samt processgrupp 2.3 Inköp och upphandling Underhållsplaner Nej Papper Bevaras Projekt Underhållsplanen uppdateras konternueligt äldre versioner bevaras Projektdirektiv Nej Papper Bevaras Projekt Genomförandebeslut Nej Papper Bevaras Projekt Utredningar som ligger till grund för projektet Nej Papper Bevaras Projekt

54 4.1 Bedriva interna projekt Se separat processbeskrivning Avtal Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Delrapporter Nej Papper Bevaras Projekt Ekonomisk slutredovisning Nej Papper Bevaras Projekt Förstudier Nej Papper Bevaras Projekt korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Minnesanteckningar Nej Papper Vid inaktualitet Projekt Protokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Projekt Projektdirektiv Nej Papper Bevaras Projekt Projektplaner Nej Papper Bevaras Projekt Slutrapporter Nej Papper Bevaras Projekt Uppdragshandlingar Nej Papper Bevaras Projekt Utvärderingar Nej Papper Bevaras Projekt Beslut Nej Papper Bevaras Projekt Projektdokumentation Nej Papper/ADB Bevaras Projekt Fotografier, videofilmer, presentationer, etc PM Nej Papper Bevaras Projekt Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt

55 5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning Se separat processbeskrivning Erbjudande av lägenhet Vertex Papper Vid inaktualitet kundprofil Nej Papper Vid inaktualitet Urval av hyresgäst Vertex Papper Vid inaktualitet Hyreskontrakt garage/p-plats Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp Erbjudande av p-plats/garage Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp Kölista p-plats/garage Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex Hyreskontrakt Lägenhet Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Inflyttningsankäter Vertex Papper Bevaras Kronologisk Bevaras för sitt kulturhistoriska värde Nyckelkvittenser Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Uppsägning Vertex Papper Vid inaktualitet Hyresmapp/Vertex Uppsägningsbekräftelse Vertex Papper Vid inaktualitet Hyresmapp/Vertex Ansökan om direktbyte Vertex Papper Vid inaktualitet Hyresmapp Kreditupplysningar Vertex Papper Vid inaktualitet Referenser Vertex Papper Vid inaktualitet T.ex. från tidigare hyresvärd Ansökan om andrahandsuthyrning Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp Återflyttningsbekräftelse Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp

56 5.1.2 Hantera förtursärenden För handlingar som produceras vid upprättande av hyresförhållande, se separat process. Förtursärenden Diarie Papper Bevaras År/diarienummer

57 5.1.3 Hantera uthyrning av servicelägenhet För information om bevarande, se övriga processer under hyresadministration.

58 5.1.4 Genomför besiktning Se separat processbeskrivning Besiktningsprotokoll Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Fotografier Nej Papper/ADB Bevaras Per objekt Bevaras i urval

59 5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden Se separat processbeskrivning Klagomål Nej Papper Se anmärkning Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs, Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått Störningsbrev Diarie Papper Se anmärkning Kronologisk Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått Övriga synpunkter Nej Papper Se anmärkning Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs, Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått

60 5.1.6 Administrera kravhantering Se separat processbeskrivning Avbetalningsplan Vertex Papper 3 år Vertex/per objekt Hyres/ Kundkrav Vertex Papper/ADB 3 år Vertex/per objekt Kravlista Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt

61 5.1.7 Hantera avhysningsärenden Se separat processbeskrivning Brev till socialtjänsten Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kvitto på rekommenderat brev Nej Papper Bevaras Utslag från tingsrätten Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Brev vidtag rättelse om olovlig 2:a handsuthyrning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Ansökan om betalningsföreläggande / avhysning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått Brev om uppsägning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Brev till socialtjänsten Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Dom i avhysningsärende Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kvitto på rekommenderat brev Nej Papper Bevaras Utslag från hyresnämnd Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Beslut från kronfogde Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått

62 5.1.8 Hantera dödsfall i lägenhet korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Dödsattest Vertex Papper Vid inaktualitet Kronologisk

63 5.2.1 Hantera uthyrning av lokal Se separat processbeskrivning Annons på ledig lokal Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Avslag på lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Bankgaranti Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Borgensförbindelse Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Upplysning lokalhyreskund Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning Lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Lokalhyresavtal Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej PDF Vid inaktualitet Vertex/per objekt Ansökningshandlingar Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt T.ex. ritningar och konceptbeskrivningar

64 5.2.2 Hantera uppsägning av lokalkontrakt Se separat processbeskrivning Brev om uppsägning/vilkorsförändring av lokal Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Dom i tvistemål lokalhyreskontrakt Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Hyresnämndens Medlingsbeslut Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Uppsägningsbekräftelse Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt

65 5.2.3 Hantera överlåtelse av verksamhet Se separat processbeskrivning Förfrågan om att överlåta verksamhet Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Registreringsbevis bolagsverket Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Kreditupplysning Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Överlåtelseavtal Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt

66 5.2.4 Hantera blockuthyrning Blockhyresavtal, per fastighet Vertex Papper Bevaras Vertex/per objekt Förhandlingar med hyresnämnd Nej Papper Bevaras År/diarienummer T.ex. ansökan om att avtala bort delar av hyreslagen korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

67 5.3.1 Hantera felanmälningar Se separat processbeskrivning Felanmälan Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex/per objekt Arbetsoder Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex/per objekt Serviceorder Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex/per objekt

68 5.3.2 Hantera inre och yttre skötsel Skötselscheman Nej Papper Vid uppdatering Område Protokoll obligatoriska besiktningar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk (inventeringssammanställning), pcb, radon, ovk, hissar, kylanläggningar, tryckkärl, pannor

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för personaladministration

Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dokumenthanteringsplan för personaladministration Gällande från 2011-12-01, dnr KS 2011/160 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för personaladministration... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet...

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.6 Lokalförsöjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde 2.Stödjande

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer

Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration

Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration Förslag DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015 Handlingsslag Bevaras/Gallras efter antal år Medium Förvaras Diariet Microsoft Office 365 Anmärkning Styra och leda förbundet POLITIK - DIREKTION/BEREDNINGAR Fatta politiska

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Bolag AB Familjebostäder

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Bolag AB Familjebostäder STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:01 DNR 9.4-21714/12 SID 1 (6) 2012-01-23 AB Familjebostäder BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Bolag AB Familjebostäder

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet. Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkiveringens två hörnstenar 1. Historia Det är vi idag, nu, som

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) 1 NR 66 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... PA-lön, Servicekontoret GÄLLER

Läs mer

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper N wvarck, 6661 Estölis KOMMUN Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret allmän administration AMK=Arbetsmil. ökonmiittai Handling Förvarings- Till Gallringsfrist Anmärkn plats centralarkiv Minnesanteckningar/

Läs mer

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling DNR 9.4-18844/14 Sida 1 (6) 2014-12-18 Arkivmyndighetens beslut 2014:33 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Bolag Koncernen Mässfastigheter

Läs mer

Vad är processorienterad arkivredovisning?

Vad är processorienterad arkivredovisning? Vad är processorienterad arkivredovisning? Software Innovation product summit 5 oktober 2010 Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: Finansinspektionen Naturvårdsverket Stockholms stadshus AB AB

Läs mer

Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar

Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar September 2014 Friidrotten som en av de största och mest klassiska idrotterna i Sverige tillhör i högsta grad svensk nutid, framtid

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen) 1 NR 76 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... Kommunstyrelsekontorets personalenhet GÄLLER FR O M...2010-01-01

Läs mer

Gallringsbeslut för AB Stockholmshem

Gallringsbeslut för AB Stockholmshem Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2014:17 Sida 1 (9) 2014-08-12 Gallringsbeslut för AB Stockholmshem Nämnd/Bolag/Stiftelse AB Stockholmshem Beslus omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap.

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset RÅDHUSET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Administration Ansökningar om lotteritillstånd, diarieförda papper när 5 Administration

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-03-06 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BYGGLOVENHETEN Beslutad: MSN 2014-05-14 Dnr MSN 2014/49-004 Upprättad: 2014-04-11, reviderad 2014-04-30 Uppdaterad: Övergripande information rörande

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20051115 Dokumenthanteringsplan för SBK, Lokalförsörjningsenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 111 C Diarienummer SPN 2005 004 Fastställd av stadsplaneringsnämnden den 15

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.5.1 Upphandla varor, tjänster och ramavtal Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum

Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum 1 Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum Inledning Myndigheters arkiv bildas av allmänna handlingar och är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven skall bevaras

Läs mer

Informationshanteringsplan 2014

Informationshanteringsplan 2014 Tjänsteskrivelse 2013-10-23 : Emmy Andersson FHN 2013.0084 Folkhälsonämnden Informationshanteringsplan 2014 Sammanfattning Enlighet Karlskoga kommuns kommunala arkivreglementet (KF 2008-05-26, 101) skall

Läs mer

Dokument- och gallringsplan för kultur- och fritidsnämnden f r o m 2015

Dokument- och gallringsplan för kultur- och fritidsnämnden f r o m 2015 Administration av sammanträden Anteckningar arbetsplatsträffar (personalmöten) Anteckningar teammöten, informationsmöten - Kronologisk ordning Pärm/Vkatalog 5 år Bevaras - V-katalog Gallras efter 5 år

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 1 Denna föreskrift får tillämpas på handlingar som tillkommit vid upphandling från och med den 1 januari 1995. Umeå universitets Upphandlingspolicy:

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-16296/12 SID 1 (5) 2012-10-09 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för

Läs mer

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden 2010-01-01 2009-11-18 133 2010-06-16 84 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning

Läs mer

Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer Arkivbildare: Kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer Arkivbildare: Kultur- och fritidsnämnden Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer bildare: Kultur- och fritidsnämnden ansvarig: Förvaltningschef Förvaltning: Kultur- och fritidsförvaltningen redogörare: Förvaltningssekreterare

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Fastställd 2013-04-26, dnr KS 2013/66 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration...

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Nämndprotokoll med kallelser innehållande handlingar i urval PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. 4 år 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Nämndens utskottsprotokoll PapperIT* O Närarkiv

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11 Arbetsrutiner Projektansökan 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idé diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen

Läs mer

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien. 1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2006-2007 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om

Läs mer

Flyttas till närarkiv

Flyttas till närarkiv Vaxholms stad Dokumenthanteringsplan för TFK (Nämnden för teknik, fritid och kultur) Giltig från 1 januari 2011, reviderat 2013-11-12 ADMINISTRATION NÄMNDADMINISTRATION Kallelse till nämndens sammanträden

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Styrdokument Handläggare: Lars Jonsson 2011-03-22 GN 2011.0122 Gymnasienämnden Dokumenthanteringsplan Gymnasienämnden har den 14 april 2011, GN, fastställt dokumenthanteringsplan för nämnden Syfte Syftet

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

2007-01-22. BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR VERKSAMHETSSTÖD PERSONAL, MILJÖ OCH LÖNER INOM STOCKHOLMS LÄNS SJUKVÅRDSOMRÅDE, SLSO (med föregångare)

2007-01-22. BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR VERKSAMHETSSTÖD PERSONAL, MILJÖ OCH LÖNER INOM STOCKHOLMS LÄNS SJUKVÅRDSOMRÅDE, SLSO (med föregångare) VS Administration SLSO 06-789 2007-01-22 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR VERKSAMHETSSTÖD PERSONAL, MILJÖ OCH LÖNER INOM STOCKHOLMS LÄNS SJUKVÅRDSOMRÅDE, SLSO (med föregångare) Bakgrund: Detta är en bevarande-

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20080220 Dokumenthanteringsplan för Byggnadsnämndskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 66 Handlingsnummer KS 2008/134 Fastställd av byggnads och miljöskyddsnämnden den 20

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och 2013-01-01 Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och 2013-01-01 Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år Antagen att gälla från och 013-01-01 Dnr: 16/13 Analyslistor Ansökan, e-faktura Anvisningar för bokslut, budget, flerårsplan, årsredovisning Attestförteckning Avstämningar under året Avstämningslistor

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut

Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Tjänsteskrivelse 2012-11-21 KFN 2012.0090 Handläggare: Annelie Liljebjörn Dokumenthanteringsplan för Kultur- och föreningsnämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26)

Läs mer

KVALITETSLEDNINGSSYSTEM

KVALITETSLEDNINGSSYSTEM KVALITETSLEDNINGSSYSTEM Bröderna Näslund Byggare AB Revision A 2009-02-30 Revision B 2012-04-03 INNEHÅLL KVALITETSPOLICY 3 ORGANISATION OCH LEDARSKAP 3 Allmänt 3 Organisation 3 Kvalitetssystem 3 Intern

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 FÖRFATTNINGSSAMLING (8.5.1) Kommun Myndighet DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 Handlingar (dokument) Förvaringsplats

Läs mer

Datum 2015-01-27. handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015.

Datum 2015-01-27. handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015. Landstingsdirektörens stab, Personalenheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-01-27 Landstingsstyrelsen Sida 1(1) Referens Diarienummer 150109 Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar Förslag

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden 1 NR 67 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... Kultur och Fritidsnämnden GÄLLER FR O M...2007-10-01 HISTORIK: Nämnd/Förvaltning Beslutsdatum

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2009-09-16 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS 2014-202

Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS 2014-202 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 2014-04-22 129 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS 2014-202 KS Beslut

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Registret Anställda Information om den anställde, arbetsgivaravgift och skatt

Registret Anställda Information om den anställde, arbetsgivaravgift och skatt STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-14413/09 SID 1 (6) 2009-12-21 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2009:30 Micasa Fastigheter i Stockholm AB BOLAG Micasa Fastigheter i Stockholm AB BESLUTETS

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.4 Ekonomiadministration Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhsområde

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Beslut i styrelsen 2011-03-18 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 ANSÖKAN OM MEDEL 2 2 AKTIVITET/PROJEKTS GENOMFÖRANDE 2 3 UTBETALNING AV MEDEL BEVILJADE AV STYRELSEN

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

2010-04-16 1(2) Dnr Bun 2010/118

2010-04-16 1(2) Dnr Bun 2010/118 2010-04-16 1(2) Bilaga 2:1 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET - checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger

Läs mer

Rutiner vid kommunal hyresgaranti

Rutiner vid kommunal hyresgaranti 1 (4) Vår handläggare Jenny Bolander Förvaltningschef Ert datum Er beteckning Rutiner vid kommunal hyresgaranti Bakgrund Inom ramen för socialtjänstlagen ansvarar socialnämnden i s kommun för att hantera

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(6) Torbjörn Kvist och Helena Zellner KS2008/178 Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Ekonomikontoret Tillväxtkontoret/EU enheten

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20030429 Dokumenthanteringsplan för konomiadministration, A Norrköpings stadsarkivs beteckning 04 Diarienummer KS 160/2003 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 29 april 2003, 178.

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Budget/mål och resursplan Budget, slutprodukt Papper O Kommunkansliet Dnr Bevaras Se kansli Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Budgetunderlag Papper O Budget- Förvaltn.vis, 2 år ---------- ekonom, IT

Läs mer

FCAB KVALITETSSYSTEM. Projektledning och kvalitetssäkring

FCAB KVALITETSSYSTEM. Projektledning och kvalitetssäkring Projektledning och kvalitetssäkring KVALITETSSYSTEM Kvalitetssäkring ingår som en naturlig del i FC. AB:s arbetsmodell. FC. AB:s arbetsmodell är väl dokumenterad och används för alla delar av utvecklingskedjan.

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB

ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB Innehållsförteckning 1. Bolaget som organ för kommunal verksamhet... 3 2. Kommunens direktivrätt... 3 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet... 3 6. Likställighetsprinciperna...

Läs mer

Riktlinjer. Riktlinjer vid rekrytering av chefer. Enköpings kommun

Riktlinjer. Riktlinjer vid rekrytering av chefer. Enköpings kommun Riktlinjer Riktlinjer vid rekrytering av chefer Enköpings kommun Riktlinjer och rutinbeskrivning för rekrytering av chefer Inledning I Enköpings kommun är chef- och ledarskapet centralt för att bidra till

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad 2013-08-15 ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN 2010-05-19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län

Bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Inledning Detta är en bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län. Planen gäller även för: Skärgårdsstiftelsens

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt) E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualitet Gallras efter vidarebefordran E-post - övrigt Kanslisekr. Se anmärkning Gallras efter 5 år, plac. Med icke diarieförda handlingar

Läs mer

VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS!

VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS! VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS! Denna presentationsslinga fungerar som en introduktion till miljö & kvalitetsledningssystemet och beskriver dess uppbyggnad. INTRODUKTION TVS står för TriffiQs

Läs mer

AffärsConcept. Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Den 19 maj 2015

AffärsConcept. Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Den 19 maj 2015 AffärsConcept Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Den 19 maj 2015 Helena Ottosson Kraus helena.ottossonkraus@affarsconcept.se Agenda Vad är offentlig upphandling? Upphandlingsförfaranden

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Din guide till att bo med bostadsrätt

Din guide till att bo med bostadsrätt Din guide till att bo med bostadsrätt Hur beskattas jag för min bostadsrätt? Vilken försäkring behöver jag? Äger jag min lägenhet? Vad är en bostadsrättsförening? Vem förvaltar föreningen? Till vad går

Läs mer

Inledning. Facklig företrädare medverkar i rehabiliteringsprocessen på medarbetarens initiativ.

Inledning. Facklig företrädare medverkar i rehabiliteringsprocessen på medarbetarens initiativ. Version 2015-08-25 2 Inledning Upprättad Vindelns kommun har som mål att skapa och bevara goda arbetsmiljöförhållanden 2010-01-18 på sina arbetsplatser. I den andan har denna policy avseende arbetsanpassning

Läs mer

Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet

Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet Inledning Dokumenthanteringsplaner är styrdokument för hur allmänna handlingar ska hanteras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets

Läs mer

EDA KOMMUN ARBETSMILJÖ- POLICY

EDA KOMMUN ARBETSMILJÖ- POLICY EDA KOMMUN ARBETSMILJÖ- POLICY 070130 Innehållsförteckning: ARBETSMILJÖPOLICY... 3 1. MÅL FÖR ARBETSMILJÖN... 3 2. EN GOD ARBETSMILJÖ INNEFATTAR:... 3 3. ORGANISATION... 3 3.1 Arbetstagarens ansvar...

Läs mer