Rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Transkript

1 ESILÖVS KOMMUN INVESTOR IN PEOPLE Rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter En god arbetsmiljö ska prägla Eslövs kommuns arbetsplatser. Arbetsmiljöarbetet syftar till att verka för hälsa och välbefinnande i fysiskt, psykiskt och socialt hänseende, samt att förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamheten. Ansvar och uppgiftsfördelning I kommunerna är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på olika personer och befattningar i verksamheten. Arbetsmiljöuppgifterna ska fördelas på ett sådant sätt att chefen kan verka för att risker förebyggs och god arbetsmiljö uppnås. Uppgifterna bör läggas på den som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller kan se till att de blir utförda. Uppgiftsfördelningen innebär att chefen får fill uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med hans/hennes övriga arbete. Det ska observeras att nämnden alltid har det yttersta arbetsgivaransvaret och återkommande måste följa upp att verksamhetens arbetsmiljöarbete och uppdrag fungerar. I annat fall måste nämnden vidta åtgärder. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelse och nämnder och tar in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen har på kommunfullmäktiges uppdrag ansvar att leda, samordna och följa upp kommunens strategiska arbetsmiljöfrågor. Kommunstyrelsen beslutar i angelägna kommunövergripande arbetsmiljöfrågor. Personalavdelningen på kommunledningskontoret genomför och följer upp kommunens strategiska arbetsmiljöuppdrag. De förtroendevalda i varje nämnd har ansvar för att arbetsmiljölagen följs, inom det verksamhetsområde som kommunfullmäktige beslutat. En viktig uppgift för de förtroendevalda är att se till att chefer får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens att bedriva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor. En annan viktig uppgift för de förtroendevalda är att följa upp hur arbetsmiljöarbetet bedrivs och att vidta åtgärder om så behövs. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt får ta de Dokumentet rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter är antaget av Komunfullmäktige 2012-mm-dd. Det riktar sig till chefer och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast 05, Kontaktperson: personalchef, kommunledningskontoret. 1 (4)

2 rättsliga påföljderna vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om vederbörande har fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina arbetsuppgifter. Kommunfullmäktige ska: Fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy för kommunen Fördela arbetsmiljöuppgifter till nämnderna och ta in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer Se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan nämnderna Följa upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med arbetsmiljöpolicyn Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges årliga budgetbeslut Respektive nämnd ska: se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram se till att förvaltningschefen roll och uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet idargörs se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar i såväl organisation som andra förändringar av arbetsmiljön se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar bra på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor, arbetsskador och tillbud följa upp sjukfrånvaron och rehabiliteringsarbetet i den omfattning som krävs för att uppfylla ansvaret 2 (4)

3 se till att samverkan sker med kommundirektör, kommunstyrelse och andra nämnder när det gäller arbetsmiljö, när så erfordras rapportera årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet till kommunfullmäktige Uppgifterna inom arbetsmiljöområdet fördelas nedåt enligt följande: Nivå 1 Kommunfullmäktige Nivå 2 Nämnd Nivå 3 Förvaltningschef Nivå 4 Verksamhets-, avdelningschef eller motsvarande Nivå 5 Enhetschef/rektor eller motsvarande Nivå 6 Medarbetare med komplexa arbetsmiljöer Respektive nämnd ska ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter vidare till underställda personalansvariga chefer. Förvaltningschefens ansvar ska framgå i förvaltningens delegationsordning med hänvisning till dokumentet "Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter", vilken antas av central samverkansgrupp (Cesam). Respektive personalansvarig chef ansvarar för att analysera behovet av insatser och ha goda kunskaper i systematiskt arbetsmiljöarbete för att systematiskt planera, genomföra och följa upp verksamheten under iakttagande av gällande lagstiftning, arbetsmiljöverkets föreskrifter, arbetsmiljöverkets anvisningar samt Eslövs kommuns arbetsmiljö och policydokument. Kommunens personalavdelning samt de förvaltningar som har personalfunktioner är resurser i arbetsmiljöarbetet. Den enskilde medarbetaren ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i de åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö, följa angivna föreskrifter, använda skyddsanordningar och iaktta försiktighet i övrigt för att förebygga ohälsa och olycksfall. Medarbetare med särskilt komplex arbetsmiljö ansvarar för de uppgifter som tilldelats av den närmaste chefen. Finns behov av fler fördelningsnivåer ansvarar respektive förvaltning för att ta fram dessa. Skriftlig förvaltningsspecifå fördelningsnivå förvaras på förvaltningen. Överlärnnande av arbetsmiljöuppgifter ska ske på samtliga nivåer eftersamråd där uppgifter och eventuella frågetecken diskuteras. Returnering Om den som åtagit sig arbetsmiljöuppgifter inte har tillräckliga befogenheter och resurser ska han/hon vända sig till den som har fördelat uppgiften för att få utökade 3 (4)

4 befogenheter och resurser. Om det inte sker ska han/hon frånsäga sig uppgiften (returnera). Det innebär att den returnerade arbetsmiljöuppgiften går över till en högre instans i kedjan. Övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår som tidigare. Returnering av arbetsmiljöuppgift ska göras skriftligt och undertecknas både av den som återlämnar och den som tar emot uppgiften. Något nytt beslut om uppgiftsfördelning behövs inte. Efter returnering kan uppgiften åter fördelas genom att personen tilldelas kompletterande kompetens eller befogenheter. Dokumentation All fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska vara klar och tydlig och alltid dokumenteras skriftligt på avsedd blankett. Ifylld blankett förvaras på förvaltningen. Kopia lämnas till de personer som omfattas av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter samt till berörda skyddsombud. 4 (4)

5 ESLÖVS KOMMUN INVESTOR IN PEOPLE Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter I kommunerna är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på olika personer och befattningar i verksamheten. Arbetsmiljöuppgifterna ska fördelas på ett sådant sätt att chefen kan verka för att risker förebyggs och en god arbetsmiljö uppnås. Uppgifterna bör läggas på den som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller kan se till att de blir utförda. Uppgiftsfördelningen innebär att chefen får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med hans/hennes övriga arbete. Det ska observeras att nämnden alltid har det yttersta arbetsgivaransvaret och återkommande måste följa upp att verksamhetens arbetsmiljöarbete och uppdrag fungerar. I annat fall måste nämnden vidta åtgärder. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Det går inte att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet på ett skyddsombud i dennes egenskap av skyddsombud. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöarbetet. Däremot kan ett skyddsombud ha till ordinarie uppgift att sköta delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt får ta de rättsliga påföljderna vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om vederbörande har fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Arbetsmiljölagen gäller där "arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning" Lagen likställer bland annat dem som genomgår utbildning och praktik (elever och studerande) med arbetstagare. Den som driver (skopverksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet som har anvisats av socialnämnd likställs med arbetstagare om de utför uppgifter som liknar förvärvsarbete. När ett arbetsmarknadspolitiskt program bedrivs på en arbetsplats ska den som tar del av programmet likställas med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen. Den som upplåtit en arbetsplats för programverksamheten likställs med arbetsgivare Tillfälligt inhyrd personal likställs också med arbetstagare och omfattas av reglerna. Dokumentet Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter är antaget av Central samverkansgrupp Det riktar sig till chefer och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast 05, Kontaktperson: personalchef, kommunledningskontoret. 1 (9)

6 Viktigt att tänka på vid uppgiftsfördelning Att uppgifterna är fördelade på tillräckligt många medarbetare Att uppgifterna fördelas på personer eller funktioner inte på en grupp Att fördelningen görs skriftligt och undertecknas både av den som fördelar och den som tar emot uppgiften, samt att en förteckning fmns över vem som har fördelning av arbetsmiljöuppgifter på respektive förvaltning Att det är klart vad som ska gälla vid sjukdom, semester och annan frånvaro Att den som gör fördelningen löpande följer upp hur den fungerar Att den som får uppgifterna har tillräckliga befogenheter och resurser Att den som får uppgifterna har tillräckliga kunskaper om - regler som har betydelse för arbetsmiljön - fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall - åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall - arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö Att det framgår vad som ska göras när kunskaper, resurser och befogenheter inte räcker och att den som tilldelats en uppgift har möjlighet att returnera arbetsmiljöuppgiften samt att detta ska ske med en skriftlig motivering Befogenheter och resurser Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till kompetenta medarbetare, utrustning/hjälpmedel, tid och personer som kan ge stöd internt och externt, exempelvis företagshälsovården. Om till exempel en chef har åtagit sig en arbetsmiljöuppgift men inte har tillräckliga befogenheter och resurser för att lösa den är det viktigt att han eller hon återkopplar till den som fördelat uppgiften för att få stöd och diskutera hur uppgiften ska utföras. Det kan bland annat resultera i att chefen får utökade befogenheter och resurser. Han/hon kan också returnera uppgiften till den som fördelat den. Det innebär att den returnerade arbetsmiljöuppgiften går över till överordnad chef. Ansvaret för övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår som tidigare. Uppgiftsfördelande chefer behöver löpande följa upp att uppgiftsfördelningen fungerar bra och göra ändringar när det behövs. Denna uppföljning görs inom ramen för utvecklingssamtal. Balansen mellan uppgifter, befogenheter och resurser är ytterst viktigt för att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska leda till uppsatta mål. Det kan också ha betydelse i straffrättsligt hänseende. Nämnd och förvaltningschef bär det yttersta ansvaret för att förvaltningens organisation uppfyller kravet på god balans och oklarheter i uppgiftsfördelningen faller ytterst tillbaka på den högsta ledningen. 2 (9)

7 Kunskap och kompetens Att leda det systematiska arbetsmiljöarbetet kräver kompetens. Arbetsmiljökunskaper är en väsentlig del av de resurser som chefen bör förfoga över. Tillräcklig kunskap och kompetens omfattar områdena: regler som har betydelse för arbetsmiljön fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön genom direktåtgärd och handlingsplan arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiliö Generell kompetens Arbetsmiljöarbetet ställer stora krav på samtliga chefer i organisationen. Eslövs kommuns minimikrav är att chefen ska ha generell kunskap och kompetens om: arbetsmiljöuppgifter, roller och ansvar i arbetsmiliöarbetet för såväl politiker, chefer, medarbetare, skyddsombud, elevskyddsombud som studerandeskyddsombud arbetsmiliölagen, förordningar och föreskrifter och andra relevanta lagar och avtal kommunens samverkansavtal och dess arbetsformer samt effekter av dessa arbetssätt i den egna verksamheten arbetsförhållanden och åtgärder som främjar hälsa och förebygger ohälsa och olycksfall, samt arbetssätt och åtgärder vid arbetsanpassning och rehabilitering innehållet i det systematiska arbetsmiliöarbetet och hur man bedriver ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete Individuell kompetens Den individuella kunskapsnivån är utgångspunkten och måste vägas mot de uppgifter som chefen har ansvar för. Särskilda arbetsmiljöfaktorer i chefens verksamhet, exempelvis arbete i brukarnas hem eller arbete med vägar och gator, måste också beaktas i sammanhanget och kända arbetsmiljöfaktorer finns att fmna i Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS). 3 (9)

8 Arbetsmiljöutbildning Arbetsmiljöarbetet är långsiktigt och viktigt för verksamhetens utveckling. Det är angeläget att chefer och skyddsombud får en relevant utbildning i arbetsmiljöfrågor och hur risker och brister kan elimineras. Utbildningar sker årligen i samverkan med kommunens företagshälsovård. Skyddsombudet har rätt att få den utbildning i arbetsmiljöfrågor och den ledighet med bibehållna anställningsförmåner som behövs för uppdraget på arbetsplatsen. Vem gör vad? - fördelning av arbetsmiljöuppgifter Nämnd Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelse och nämnderna och tar in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet. Nämnden ger förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter vidare. Förvaltningschefens ansvar för arbetsmiljön ska framgå i förvaltningens delegationsordning med hänvisning till dokumentet "Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter ". Läs mer om nänmdernas arbetsmiljöuppgifter på sidan 5. Förvaltnings chef Förvaltningschef ger verksamhets- avdelningschef eller motsvarande rätt att fördela de mera verksamhetsnära arbetsmiljöuppgifterna vidare. För en förvaltning med flera organisationsnivåer fördelar förvaltningschefen de verksamhetsnära uppgiftema till underordnad chef. Läs mer om förvaltningschefens arbetsmiljöuppgifter på sidan 6. Kommunfullmäktige Verksamhetsavdelnings chef eller motsvarande Verksamhets- avdelningschef eller motsvarande ger enhetschef/rektor rätt att fördela de verksamhetsnära arbetsmiljöuppgifterna vidare. För en förvaltning med flera organisationsnivåer fördelar dessa chefer eller motsvarande de verksamhetsnära uppgifterna till underordnad chef. Läs mer om verksamhets- avdelningschefens arbetsmiljöuppgifter på sidan 7. Enhetschef, rektor eller motsva rande Enhetschef, rektor eller motsvarande har möjlighet att fördela konkreta arbetsmiljöuppgifter vidare till medarbetare. Det gäller även de överordnade chefer som har direkt underställda medarbetare. Läs mer om enhetschefens arbetsmiljöuppgifter på sidan 8. Medarbetare och medarbetare med komplex arbetsmiljö Den enskilde medarbetaren ska medverka, delta och följa föreskrifter i arbetet med arbetsmiljöarbetet, använda skyddsanordningar och iaktta försiktighet i övrigt för att förebygga ohälsa och olycksfall. Medarbetare med särskilt komplex arbetsmiljö ansvarar för de uppgifter som tilldelats av den närmste chefen. Läs mer om medarbetarens arbetsmiljöuppgifter på sidan 9. 4 (9)

9 Kommunfullmäktige ska: Fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy för kommunen Fördela arbetsmiljöuppgifter till nämnderna och ta in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer Se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan nämnderna Följa upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med arbetsmiljöpolicyn Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges årliga budgetbeslut Respektive nämnd ska: se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram se till att förvaltningschefen roll och uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet klargörs se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar i såväl organisation som andra förändringar av arbetsmiljön se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar bra på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor, arbetsskador och tillbud följa upp sjukfrånvaron och rehabiliteringsarbetet i den omfattning som krävs för att uppfylla ansvaret se till att samverkan sker med kommundirektör, kommunstyrelse och andra nämnder när det gäller arbetsmiljö, när så erfordras rapportera årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet till kommunfullmäktige 5 (9)

10 Förvaltningschefen ska: organisera och bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa kontinuerligt skapa ekonomiska och personella förutsättningar för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete inom förvaltningen fördela arbetsmiljöuppgifterna enligt en skriftlig uppgiftsfördelning så att det klart visar vem i organisationen som har ansvar för vilka arbetsmiljöuppgifter se till att det inom förvaltningen finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet genomföra utvecklingssamtal med sina medarbetare fordöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till nämnden omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor, arbetsskador och tillbud återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till nämnden och kommunens centrala personalavdelning följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet på förvaltningen se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras samverka med kommundirektören inneha ordförandeposten i förvaltningens centrala samverkansgrupp (Fösam) kontinuerligt följa upp förvaltningens arbetsmiljöarbete och återkoppla till nämnden genomföra årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen och redovisa för nämnden till nämnden returneta varje arbetsmiljöfråga för vilken förvaltningschefen saknar befogenheter eller resurser Förvaltningschefen har sarnma arbetsuppgifter som övriga chefer med personalansvar, när det gäller personal som är direkt underställd förvaltningschefen. 6 (9)

11 Verksamhets- avdelningschef eller motsvarande ska: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa klargöra fördelning av arbetsmiljöuppgifter till underställda chefer organisera arbetsmiljö- arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten inom sitt område stimulera hälso- och arbetsmiljöverksamheten bland personalen se till att verksamhetens personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall se till att bestämmelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, samverkansavtalet och andra relevanta lagar och avtal följs och att information om reglerna ges se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs och att information om reglerna ges se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till förvaltningschefen omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket och överordnad chef se till att eventuella förbud eller föreläggande från Arbetsmiljöverket respekteras och följs återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till förvaltningschefen följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet för verksamheten/avdelningen genomföra utvecklingssamtal med sina medarbetare se till att nyanställda ges nödvändig introduktion och nödvändig utbildning samverka med berörda skyddsombud inför budgetarbetet till förvaltningschef framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till förvaltningschef returnera varje arbetsmiljöfråga där verksamhetsavdelningschef eller motsvarande saknar befogenheter eller resurser Verksamhets- avdelningschef eller motsvarande har samma arbetsuppgifter som enhetschef/rektor när det gäller personal som är direkt underställd chefen. 7 (9)

12 Enhetschef, rektor eller motsvarande ska: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa ansvara för att rehabiliteringsarbetet för underställd personal görs, vid behov med stöd av personalfunktionen, och se till att den anställdes rehabiliteringsbehov kartläggs och att nödvändiga arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder vidtas se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs och att information om reglerna ges se till att bestämtnelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, samverkansavtalet och andra relevanta lagar och avtal följs och att information om reglerna ges se till att medarbetarna, speciellt nyanställda och minderådga, får fortlöpande instruktioner/information om arbetsmetoder, utrustning, kemiska hälsorisker och övrig arbetsmiljöhänsyn för att förebygga ohälsa och olycksfall se till att befintliga hjälpmedel och personlig skyddsutrustning används se till att vedertagen arbets-/lyftteknik används stimulera arbetsmiljöarbetet genom att regelbundet diskutera arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön fmns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till uppgiftsfördelande chef utreda, åtgärda och följa upp olycksfall, sjukdomar och tillbud som orsakats av arbetet för att förhindra upprepning göra anmälan av arbetsskada till Försäkringskassan omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud Arbetsmiljöverket och överordnad chef se till att eventuella förbud eller föreläggande från Arbetsmiljöverket respekteras och följs återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till överordnad chef genomföra utvecklingssamtal med sina medarbetare svara för att nyanställda i direkt anslutning till att de påbörjar sin anställning får en grundlig introduktion följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet för enheten 8 (9)

13 samverka med sin personal och berörda skyddsombud när det gäller arbetsmiljön inför budgetarbetet framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till överordnad chef till uppgiftsfördelande chef returnera varje arbetsmiljöfråga där enhetschef/rektor saknar befogenheter eller resurser Förvaltningen får göra ändringar utifrån gällande lagstiftning och anpassning efter verksamhet. Medarbetare Alla medarbetare har skyldigheter enligt Arbetsmiljölagen att delta i det arbete som krävs för att skapa en bra hälsa och arbetsmiljö Skyldigheterna innebär att medarbetarna ska: medverka i det dagliga hälso- och arbetsmiljöarbetet rapportera brister och risker föreslå åtgärder ge synpunkter på resultat av åtgärder delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god hälsa och arbetsmiljö följa föreskrifter och rutiner på arbetsplatsen använda skyddsanordningar använda personlig utrustning iaktta den försiktighet som krävs för att förebygga ohälsa och olycksfall Medarbetare som har särskilt komplexa arbetstniljöer Ansvarig chef ska skriftligen vidarefördela konkreta arbetsmiljöuppgifter till medarbetare med särskilt komplexa arbetsmiljöer för att säkerställa att arbetsmiljökrav efterföljs. Medarbetare som har särskilt komplex arbetsmiljö är till exempel kemilärare, slöjdlärare och idrottslärare. Specifik blankett ska användas och förvaras av närmsta chef. 9 (9)

14 ESLÖVS KOMMUN 44 INVESTOR IN PEOPLE Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter för förvaltningschef Läs "Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter" innan du fyller i blanketten. Nämnd, befattning och namn fördelar jag härmed arbetsmiljöuppgifter till dig i befattningen som förvaltningschef att ansvara för samtliga beslut och åtgärder som påverkar arbetsmiljön. Vi är överens om att det finns behov av att fördela dessa uppgifter för att skapa en säker arbetsmiljö och att du har tillräcklig kompetens för uppgifterna. Vi är överens om att du får disponera de resurser som behövs och har tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där din kompetens, dina befogenheter eller resurser inte räcker till, ska du skriftligt returnera frågan tillbaka till nämnden som då återtar uppgiften. Returnering innebär inte att dina övriga uppgifter förändras. Vi har också kommit överens om vad som ingår i arbetsmiljöuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera. Vi har tillsammans gått igenom vilken lagstiftning och föreskrifter som berör din verksamhet och hur du fortsättningsvis får information om nyheter på arbetsmiljöområdet. Namn/befattning Din ersättare vid semester, sjukdom och ledighet är: Namn befattning Verksamhet, ort, datum Underskrift nämndens ordförande Underskrift förvaltningschef Namnförtydligande Namnförtydligande 1 (2)

15 Förvaltningschefen ska: organisera och bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa kontinuerligt skapa ekonomiska och personella förutsättningar för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete inom förvaltningen fördela arbetsmiliöuppgifterna enligt en skriftlig uppgiftsfördelning så att det klart visar vem i organisationen som har ansvar för vilka arbetsmiljöuppgifter se till att det inom förvaltningen fmns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet genomföra utvecklingssamtal med sina medarbetare fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till nämnden omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor, arbetsskador och tillbud återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till nämnden och kommunens centrala personalavdelning följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet på förvaltningen se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras samverka med kommundirektören inneha ordförandeposten i förvaltningens centrala samverkansgrupp (Fösam) kontinuerligt följa upp förvaltningens arbetsmiljöarbete och återkoppla till nämnden genomföra årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen och redovisa för nämnden till nämnden returnera varje arbetsmiljöfråga för vilken förvaltningschefen saknar befogenheter eller resurser Förvaltningschefen har samma arbetsuppgifter som övriga chefer med personalansvar, när det gäller personal som är direkt underställd förvaltningschefen. 2 (2)

16 ESLÖVS KOMMUN 'ot Ij INVESTOR IN PEOPLE Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter för verksamhets- avdelningschef eller motsvarande Läs "Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter" innan du fyller i blanketten. I e enska av förvaltnin schef Namn fördelar jag härmed arbetsmiljöuppgifter till dig i befattningen som verksamhetsavdelningschef eller motsvarande att ansvara för samtliga beslut och åtgärder som påverkar arbetsmiljön inom ditt skyddsområde. Vi är överens om att det finns behov av att fördela dessa uppgifter för att skapa en säker arbetsmiljö och att du har tillräcklig kompetens för uppgifterna. Vi är överens om att du får disponera de resurser som behövs och har fått tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där din kompetens, dina befogenheter eller resurser inte räcker till, ska du skriftligt returnera frågan tillbaka till föryaltningschefen, som då återtar uppgiften. Returnering innebär inte att övriga uppgifter förändras. Vi har också kommit överens om vad som ingår i arbetsmiljöuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera. Vi har tillsammans gått igenom vilken lagstiftning och föreskrifter som berör din verksamhet och hur du fortsättningsvis får information om nyheter på arbetsmiljöområdet. Namn/befattning Din ersättare vid semester, sjukdom och ledighet är: Namn/befattning er sam et, ort, atum Underskrift av den Underskrift av den som fördelar uppgifterna som tar emot uppgifterna Namnförtydligande Namnförtydligande 1 (2)

17 Verksamhets- avdelningschef eller motsvarande ska: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa klargöra fördelning av arbetsmiljöuppgifter till underställda chefer organisera arbetsmiljö- arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten inom sitt område stimulera hälso- och arbetsmiljöverksamheten bland personalen se till att verksamhetens personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall se till att bestämmelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, samverkansavtalet och andra relevanta lagar och avtal följs och att information om reglerna ges se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs och att information om reglerna ges se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön fmns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till förvaltningschefen omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket och överordnad chef se till att eventuella förbud eller föreläggande från Arbetsmiljöverket respekteras och följs återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till förvaltningschefen följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet för verksamheten/avdelningen genomföra utvecklingssamtal med sina medarbetare se till att nyanställda ges nödvändig introduktion och nödvändig utbildning samverka med berörda skyddsombud inför budgetarbetet till förvaltningschef framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till förvaltningschef returnera varje arbetsmiljöfråga där verksamhetsavdelningschef eller motsvarande saknar befogenheter eller resurser Verksamhets- avdelningschef eller motsvarande har samma arbetsuppgifter som enhetschef/rektor när det gäller personal som är direkt underställd chefen. 2 (2)

18 ESLÖVS KOMMUN INVESTOR IN PEOPLE Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter för enhetschef, rektor eller motsvarande Läs "Anvisningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter" innan du fyller i blanketten. I egenskap av Befattning och namn fördelar jag härmed arbetsmiljöuppgifter till dig i befattningen som verksamhets-, avdelnings, områdeschef eller motsvarande att ansvara för samtliga beslut och åtgärder som påverkar arbetsmiljön inom ditt skyddsområde. Vi är överens om att det fmns behov av att fördela dessa uppgifter för att skapa en säker arbetsmiljö och att du har tillräcklig kompetens för uppgifterna. Vi är överens om att du får disponera de resurser som behövs och har fått tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där din kompetens, dina befogenheter eller resurser inte räcker till, ska du skriftligt returnera frågan tillbaka till förvaltningschefen, som då återtar uppgiften. Returnering innebär inte att övriga uppgifter förändras. Vi har också kommit överens om vad som ingår i arbetsmiljöuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera. Vi har tillsammans gått igenom vilken lagstiftning och föreskrifter som berör din verksamhet och hur du fortsättningsvis får information om nyheter på arbetsmiljöområdet. Namn befattning Din ersättare vid semester, sjukdom och ledighet är: Namn efattning er sam et, ort, atum Underskrift av den som fördelar uppgifterna Underskrift av den som tar emot uppgifterna Namnförtydligande Namnförtydligande 1 (3)

19 Rektor/enhetschef eller motsvarande ska: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet erdigt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa ansvara för att rehabiliteringsarbetet för underställd personal görs, vid behov med stöd av personalfunktionen, och se till att den anställdes rehabiliteringsbehov kartläggs och att nödvändiga arbetslivsinfiktade rehabiliteringsåtgärder vidtas se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs och att information om reglerna ges se till att bestämmelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, samverkansavtalet och andra relevanta lagar och avtal följs och att information om reglerna ges se till att medarbetarna, speciellt nyanställda och minderåriga, får fordöpande instruktioner/information om arbetsmetoder, utrustning, kemiska hälsorisker och övrig arbetsmiljöhänsyn för att förebygga ohälsa och olycksfall se till att befintliga hjälpmedel och personlig skyddsutrustning används se till att vedertagen arbets-/lyftteknik används stimulera arbetsmiljöarbetet genom att regelbundet diskutera arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till uppgiftsfördelande chef utreda, åtgärda och följa upp olycksfall, sjukdomar och tillbud som orsakats av arbetet för att förhindra upprepning göra anmälan av arbetsskada till Försäkringskassan omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud Arbetsmiljöverket och överordnad chef se till att eventuella förbud eller föreläggande från Arbetsmiljöverket respekteras och följs återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till överordnad chef genomföra utvecklingssamtal med sina medarbetare svara för att nyanställda i direkt anslutning till att de påbörjar sin anställning får en grundlig introduktion följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet för enheten 2 (3)

20 samverka med sin personal och berörda skyddsombud när det gäller arbetsmiljön inför budgetarbetet framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till överordnad chef till uppgiftsfördelande chef returnera varje arbetsmiljöfråga där enhetschef/rektor saknar befogenheter eller resurser Förvaltningen får göra ändringar utifrån gällande lagstiftning och anpassning efter verksamhet. 3 (3)

21 ESLÖVS KOMMUN INVESTOR 1N PEOPLE Blankett för returnering av arbetsmiljöuppgift/er som inte kan åtgärdas/hanteras Om du bedömer att du inte har tillräckliga befogenheter, resurser och/eller den kompetens som krävs för att komma tillrätta med ett arbetsmiljöproblem eller arbetsmiljöuppgift ska problemet/uppgiften returneras till den som fördelat uppgiften. Problem/uppgift Anledning till returnering Ort, datum Underskrift av den som returnerat Underskrift av den som tar uppgiften emot returneringen Namnförtydligande Namnförtydligande

22 ESLÖVS KOMMUN INVESTOR IN PEOPLE Rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter En god arbetsmiljö ska prägla Eslövs kommuns arbetsplatser. Arbetsmiljöarbetet syftar till att verka för hälsa och välbefinnande i fysiskt, psykiskt och socialt avseende, samt att förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ska fördela arbetsmiljöuppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att arbetsledarna kan verka för att risker förebyggs och en tillfredsställande och god arbetsmiljö uppnås. Uppgiftsfördelningen innebär att arbetsledare får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbetet. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Högsta arbetsmiljöansvaret ligger på kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige är ytterst ansvarig arbetsgivare och har det övergripande straffrättsliga ansvaret. Detta kan inte fördelas. Arbetsgivaren ska se till att verksamheten systematiskt planeras, leds och kontrolleras, samt att fördelade uppgifter utförs under iakttagande av gällande lagregler, författningar, arbetsmiljöverkets föreskrifter, arbetsmiljöverkets anvisningar samt Eslövs kommuns arbetsmiljö- och policydokument. Uppgifterna inom arbetsmiljöområdet fördelas nedåt enligt följande: Nivå 1 Nämnd/styrelse Nivå 2 Förvaltningschef Nivå 3 Verksamhets-, avdelnings, områdeschef eller motsvarande Nivå 4 Arbetsledare, enhetschef eller motsvarande Fördelningsnivå 1 är nämnd/styrelse som i sin tur fördelar arbetsmiljöuppgifterna till förvaltningscheferna, nivå 2. Förvaltningscheferna fördelar till nivå 3, verksamhets-, avdelnings, områdeschef eller motsvarande och sista fördelningsnivån, nivå 4, är arbetsledaren. Finns behov av fler uppgiftsfördelningsnivåer ansvarar förvaltningarna för att ta fram dessa. Skriftlig fördelningsnivå av förvaltningsspecifik art förvaras på förvaltningen. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna ska ske på ett sådant sätt att det tydligt framgår vem som har befogenhet att agera i olika arbetsmiljöfrågor. Uppgifterna ska fördelas på de befattningshavare som har den bästa möjligheten att överblicka verksamheten och ingripa mot olycksrisker inom sitt område. Arbetsmiljöarbetet integreras med övrigt arbete med att uppnå uppställda mål för verksamheten. De arbetsledare som får arbetsmiljöuppgifter fördelat till sig har en skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett korrekt sätt. Arbetsledarna ska systematiskt leda, planera och kontrollera verksamheten under iakttagande av Dokumentet Rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter är antaget av kommunfullmäktige Det riktar sig till chefer och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast Kontaktperson: personalchef, kommuniedningskontoret, 1 (2)

23 gällande lagregler, författningar, arbetsmiljöverkets föreskrifter, arbetsmiljöverkets anvisningar samt Eslövs kommuns arbetsmiljö- och policydokument. Högre chefer har alltid kvar sin tillsynsplikt oavsett om uppgifterna har fördelats till en lägre chefsnivå. Förutsättningar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Mottagaren av de fördelade uppgifterna ska ha tillräckliga befogenheter, det vill säga befogenheter i såväl arbetsledning som ekonomiskt hänseende, för att utföra arbetsuppgifterna. Mottagaren ska också ha nödvändig kunskap och kompetens för de tilldelade uppgifterna. Dokumentation All fördelning av arbetsrniljöuppgifterna ska vara klar och tydlig och alltid dokumenteras skriftligt på avsedd blankett, Blanke t fekdelning av arbetsmilffluppgifter. Ifylld blankett förvaras på förvaltningen Returnering och återkallande Den som fördelats en arbetsuppgift men har otillräckliga befogenheter, resurser, eller saknar nödvändiga kunskaper för uppgiften, ska informera närmaste chef och skriftligt returnera uppgiften till närmast högre nivå,blankett för returnering av arbet~uppgfter används. Efter returnering kan arbetsuppgiften åter fördelas till avsändaren genom att denne tilldelas kompletterande kompetens eller befogenheter. 2 (2)