i. Nominerade: Johanna Svensson och Daniel Langkilde b. Slutrapport: Utredningen av Kårledningens struktur

Transkript

1 SLUTGILTIGA HANDLINGAR FUM 6 13/ Talmannapresidiet Kallelse FuM 6 Till Chalmers Studentkårs sjätte fullmäktigemöte verksamhetsåret 13/14 Plats: Tid: Pascal, Lindholmen Science Park Onsdagen den 26:e februari 2014, kl:18.00 Föredragningslista 1. Preliminärer a. Sammanträdets öppnande b. Justering av röstlängd c. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare d. Sammanträdets behöriga utlysande e. Godkännande av föredragningslista f. Adjungeringar g. Föregående mötes protokoll h. Uppföljning av beslut 2. Meddelanden 3. Avsägelser 4. Val a. Inspektor 5. Rapporter i. Nominerad: Torbjörn Lund b. Representanter till Chalmers styrelse a. VD-rapport i. Nominerade: Johanna Svensson och Daniel Langkilde b. Slutrapport: Utredningen av Kårledningens struktur c. Omvärldsbevakning 6. Enkla frågor 7. Interpellationer 8. Fastställande av beslut 9. Propositioner a. Proposition 21: Ägardirektiv b. Proposition 22: Medlemsavgift HT14 c. Proposition 23: Preliminär avsättning till Byggnadsfonden Sidan 1 av 3

2 SLUTGILTIGA HANDLINGAR FUM 6 13/ Talmannapresidiet d. Proposition 24: Preliminär arvoderingsplan för 14/15 e. Proposition 25: Arbetsbeskrivningar f. Proposition 26: Digitalt alternativ till Den Lilla Gröna g. Proposition 27: Kommunikationsutveckling i Verksamhetsplanen h. Proposition 28: Kallande av Hedersmedlem 10. Motioner a. Motion 5: Visionsdokumentet b. Motion 6: Utredning av Kårledningens struktur 11. Avslutande Göteborg onsdagen den 19e februari 2014 Marcus Birgersson Talman Colin Qvarnström Vice talman Sidan 2 av 3

3 Bilagor 1. VD-rapport, Chalmers studentkårs företagsgrupp 2. Slutrapport: Utredningen av Kårledningens struktur 3. Rapport: Omvärldsbevakning 4. Proposition 21: Ägardirektiv med bilagor 5. Proposition 22: Medlemsavgift HT14 6. Proposition 23: Preliminär avsättning till Byggnadsfonden 7. Proposition 24: Preliminär arvoderingsplan för 14/15 8. Proposition 25: Arbetsbeskrivningar med bilagor 9. Proposition 26: Digitalt alternativ till Den Lilla Gröna 10. Proposition 27: Kommunikationsutveckling i Verksamhetsplanen 11. Proposition 28: Kallande av Hedersmedlem 12. Motion 5: Visionsdokumentet, inkl. Rapport 13. Motion 6: Utredning av Kårledningens struktur 14. Yttrande: Motion 5, med bilagor 15. Yttrande: Motion 6 SLUTGILTIGA HANDLINGAR FUM 6 13/ Talmannapresidiet Sidan 3 av 3

4 Peter Alehammar, Vd VD-rapport till FuM 6 AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp (ABChSFG) Vid styrelsens möte i november beslutades om placering av kapital och ett avtal har slutits med SEB om diskretionär förvaltning enligt styrelsens riktlinjer. Totalt har hittills cirka 5 miljoner placerats. Arbetet med att skapa en säkert och kostnadseffektiv IT-miljö för företagsgruppen gemensamt med Kårens centrala administration har pågått under snart ett år. Vi blev under hösten klara över att vi inte kunde bygga framtiden i kårens gamla nät, detta bl.a. p.g.a. dålig dokumentation av kårens nuvarande IT struktur. Chalmers ITS har nu föreslagit att vi bygger ett parallellt nät som byggs och sköts av ITS. Nästa fas blir att se över serverstrukturen och fas tre blir att ansluta studenthemmet. För att tydliggöra vad Chalmers studentkårs Företagsgrupp med samtliga dotterbolag står för, hur allt hänger ihop och hur vi ska uttrycka oss är det nödvändigt att vi arbetar med vår gemensamma varumärkesbild. Chalmers Studentkårs Företagsgrupp är en komplex organisation som består av flera olika verksamheter i form av restaurangverksamhet, bokhandel, studentlägenheter, fastighetsägare, rekrytering etc. Därför är varumärkesarbetet en fråga för hela organisationen. Vår vision, den långsiktiga planen för hur vi ska nå våra mål och våra värderingar är viktiga, trovärdigheten är centralt och det är varumärket som förenar. Tanken med vår visuella identitet är att få ihop delarna till en tydlig bild av Chalmers och Chalmers Studentkår och Chalmers Studentkårs Företagsgrupp. Projektet iscensattes under januari med Marcus Danielsson som projektledare och består av att identifiera nyvarande varumärke(n) inom studentkårens samtliga bolag och göra en varumärkesstrategi. I detta arbete ingår att dels analysera fördelar och nackdelar med nuvarande varumärkeskommunikation så som igenkänningsfaktorn inom bolagen men också ge förslag på hur vi i framtiden bör kommunicera. Detta skall sedermera ligga till grund för vidare beslut om fortsatt arbete beträffande företagsloggo, grafisk profil och kommunikation. Servicebutikprojektet. De interna förberedelserna börjar löpa mot sitt slut och vi är klara med en ide hur, var och när vi är redo för en servicebutik i kårhuset. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 1

5 Peter Alehammar, Vd Uppdraget är att starta en eller flera servicebutiker som ökar studentnyttan och skapar en säker och stadig inkomstkälla med dagliga inköp och som har ett brett och attraktivt utbud. Servicebutiken skall vara modern i tiden och upprätthålla ett attraktivt utbud under ständig förändring. Det innebär att varor/varugrupper som inte uppfyller en speciell efterfrågad funktion eller har hög omsättningshastighet skall bytas ut mot mer attraktiva produkter. Känslan som skall upplevas är en blandning av 7-Eleven, pressbyrån och en modern närbutik. Upplevelsen skall vara modern musik i lyssningsbar nivå, upplyst och inbjudande. Utbudet skall spegla efterfrågan samt de behov som finns hos studenter, anställda och besökare. Butikens sortiment och utbud riktar sig främst till studenter, anställda, konferensgäster och tillfälliga besökare men också till den tillfälliga hotellgästen, boende i närområdet och förbipasserande Målsättning är att tillföra studentnytta i form av öka det totala utbudet i och utanför kårhuset och kunna tillfredsställa behovet som finns av dagligvaror, serviceprodukter och take away mat & dryck. Utförandet av butiken skall vara välkomnande och lättföränderligt. Med detta menar vi att butiken skall byggas på ett sätt som inbjuder till förändringar i både koncept och utbud. Möjligheten att växa ut i kårhuset vid behov och kunna tillfredsställa behov och efterfrågan på säsongsbetonade produkter. Vi ser ett flertal olika försäljningskanaler som inte enbart är en traditionell servicebutik utan dessutom har kanaler via internet. En del av butiken skall även vara anpassat för utställningsyta och försäljningsställe för exempelvis Microsoft Chalmers Studentkårs Restaurang Aktiebolag (ChSRAB) (Jesper Lundberg/Marcus Danielsson) Det preliminära resultatet för 2013 är klart högre än budget. Ett mycket starkt år med positiv utveckling i flera av våra enheter. På kostnadssidan är det framförallt råvarukostnaden som ligger procentuellt lägre än budget. Organisationsförändringar inom produktion och bättre inköpsavtal är orsaken års studentvärdesresultat är framräknat. Vi ökar marginellt från föregående år men omsättningen på kårkortet ökar kraftigt vilket ger oss en stor konkurrensfördel mot externa val inom närområdet. Vi ser också att fler och fler övriga gäster väljer att använda våra gästkort som betalningsmedel och att kontanthanteringen minskar stadigt. Vårt egna betalningsmedel ger oss stora möjligheter att skapa trogna gäster och effektivisera hanteringen vid betalning. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 2

6 Peter Alehammar, Vd Krögarna på Emils Bakficka lämnar verksamheten den 13 april efter överenskommelse. De har haft stora lönsamhetsproblem och inte drivit verksamheten enligt önskat koncept. Vi har för avsikt att starta upp i egen regi efter sommaren för att få full kontroll över driften. Under våren kommer vi se över koncept och organisation tillsammans med Chalmers Studentbostäder vilkas hyresgäster är vår huvudsakliga målgrupp. Vi kommer också rikta oss mot övriga boende i området för att skapa en levande kvarterskrog. Resultatet från höstens gästundersökningar visar att våra gäster är nöjda men vi ser förbättringspotential i framför allt vår kommunikation och då i synnerhet gällande vårt miljöarbete. I övrigt så har vi fått in många kommentarer och vi gör vissa mindre förändringar för att tillmötesgå våra gästers önskemål. I början av mars är de premiär för vårt nya café på Fysik. Namnet, Bra NyFiket, är framtaget av verksamheten på fysik och nu pågår framtagning av logotype och skyltning. Vi kommer att servera ett likvärdigt koncept som på Bibliotekscaféet med Xpress-lunch samt mycket fokus på vårt nya koncept Go Fresh. I början av januari hölls en mycket uppskattad kick-off för all vår fasta personal med betoning på vilket fantastiskt arbete de gjort under året som gått. Vi förmedlade också vilka spännande utmaningar och nya projekt som ligger framför oss. Verksamheten November och december var två riktigt bra månader med högt tryck i alla avdelningar. Återigen ett flertal försäljningsrekord och personalen levererade trots den höga belastningen. Från årsskiftet så har vi övertagit driften av receptionen i nedre foajén från Chalmers. Vi använder den som kontaktyta mot kund när vi har konferenser i huset. Konferens/Arrangemang- Under perioden har vi haft många stora konferenser så som Chalmers Hållbarhets dag, Nordiskt Forum, ABB-dagen men även lite annorlunda bokningar så som teater föreställningen Copenhagen. Vi besöktes även av flertalet Nobelpristagare, en Hollywood stjärna och en prins, Prins Daniel. Examensmiddagen i december flöt på fint med ca 480 gäster. För första gången hade vi en julbuffé på vår meny. Det resulterade i tre stora middagar på det temat bl.a. Weidekke och Migrationsverket. Kårens julbord blev riktigt bra, mycket god och uppskattad mat och även här fler gäster än vad vi haft tidigare. Kårrestaurangen- har haft en mycket bra månad, över 1000 gäster på en och samma dag. Grönaväggen ökar hela tiden i popularitet, trycket skapar dock besvärande köer ut i matsalen. Hyllan- här var det två bra månader med ett snitt på ca 50 gäster under perioden. Maten har varit mycket uppskattad och vår nya kock har lyft nivån. J.A. Pripps Pub & Café Fortsätter att gå bra med hög försäljning under hela perioden. Vi hann med två Festukalas, trubadur och Quiz. Ombyggnad av luckan slutfördes i december vilket skapar ett bättre flöde under vår lunch och brunch. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 3

7 Peter Alehammar, Vd Övriga enheter- BC hade en något lugnare period där vi inte riktigt nådde upp till budget. Kokboken fortsätter att ligga högt i försäljning. Kårexpeditionen stängdes under december eftersom Annelie var ledig. Vår cateringchaufför hade en intensiv period med många och stora leveranser, flertalet med serveringspersonal på plats. Produktion- Go Fresh projektet fortsätter med produktutveckling inför sortimentslanseringen under februari. Lång leveranstid på etiketter har försenat starten något Miljö utökad matavfallssortering på Lindholmen (Kokboken och LSP). Sammanställning pågår av föregående års inköpsandel miljövaror. Bryggkaffe Ny leverantör: Johan & Nyström. Provperiod på Lindholmen under vårterminen. Är utfallet positivt, är avsikten att genomföra leverantörsbytet på samtliga enheter efter sommaren. Försäljning Under hösten genomfördes flertalet upphandlingar vilket gav följande resultat: Chalmers Conference Centre - avtal med Saab, Kammarkollegiet, Statens inköpscentral (statliga myndigheter) Slutet av 2013 ägnades till stor del åt att lämna in ovanstående upphandlingar och att genomföra insålda event. Januari och februari ägnas åt att följa upp samtliga kontakter av nya avtal. Årets tre sista kundevent 26 nov (bio på Chalmers Conference Centre) och 27:e nov (Volvo Trucks tillsammans med Radisson) var mycket lyckade. MiG-frukost 12 dec på Chalmers Conference Centre blev också mycket lyckat där ett 50- tal kunder medverkade. Vi rivstartade 2014 med ett kundevent tillsammans med vår samarbetspartner Lära för Livet (talarförmedling) en mycket lyckat frukostmöte där vi fick lyssna till en inspirerande föreläsning av Christer Olsson. Många nya bra kunder. 5-6 feb finns vi med på Konfex-mässan i Eriksbergshallen. Vi satsar i vanlig ordning på att bjuda på smakprover ur våra fantastiska menyer och trycker mycket på information om vilka möjligheter vi har när det gäller arrangemang. Efter detta sker uppföljning av mässan och vi planerar ett gemensamt kundevent med en annan samarbetspart, Contio, den 6 mars på Lindholmen. Annonsering har under perioden gjorts i Global Magazine, Avancon och konferensguiden. Nya broschyrer för respektive anläggning har tagits fram och skall lanseras under Konfex. En engelsk version av dessa kommer under våren för att möte det ökade behovet. Försäljningsprognosen är inte i förväntad nivå utan arbete pågår just nu att prioritera kommande försäljningsinsatser för att få in de affärer vi behöver. Vi märker tydligt av våra konkurrenter som redan tidigare nämnt satsar stort på säljinsatser. Marknaden i Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 4

8 Peter Alehammar, Vd stort är något avvaktande och vi känner inte att vi fått önskad pick-up under januari Chalmers Studentkårs Restaurang Lindholmen Aktiebolag (ChSRAB-L) (Jesper Lundberg /Marcus Danielsson) Det preliminära resultatet för 2013 är klart högre än budget. Ett mycket starkt år, Volvoeventet har bidragit, klart mest, men även övrig verksamhet har utvecklats positivt. På kostnadssidan är det framförallt personalkostnaden som ligger procentuellt lägre än budget. Vi har en stark organisation med hög kapacitet. Vi ser att fler och fler av våra gäster väljer att använda våra gästkort som betalningsmedel och att kontanthanteringen minskar stadigt. Vårt egna betalningsmedel ger oss stora möjligheter att skapa trogna gäster och effektivisera hanteringen vid betalning. Hyresförhandlingarna med Älvstranden pågår enligt plan. Älvstranden har anlitat en avtalsjurist för att skriva ett nytt avtal och tanken är att vi skall slå ihop båda avtalen till ett samt förenkla strukturen. Vi är i stort sett överens om formerna i avtalet men det återstår att hitta rätt nivåer på omsättningsbaserad hyra. Nytt möte är inbokat och mer information lämnas på styrelsemötet. Resultatet från höstens gästundersökningar visar att våra gäster är nöjda men vi ser förbättringspotential i framför allt vår kommunikation och då främst gällande vårt miljöarbete. I övrigt så har vi fått in många kommentarer och vi gör vissa mindre förändringar för att tillmötesgå våra gästers önskemål. Kranexpressen Syd har motsatt sig vårt krav avseende vår skada i samband med kranolyckan. Tillsammans med vår advokat gör vi en riskanalys huruvida vi skall gå vidare med stämning till tingsrätten eller inte. Bedömning behöver göras med hänsyn till de ekonomiska risker detta medför. Vår försäkring täcker upp till 5 basbelopp av advokat och rättegångskostnader. I början av januari hölls en mycket uppskattad kick-off för all vår fasta personal med betoning på vilket fantastiskt arbete de gjort under året som gått. Vi förmedlade också vilka spännande utmaningar och nya projekt som ligger framför oss. Verksamheten L s Kitchen december gav ett oväntat bra resultat med över 700 gäster/dag i snitt. Senaste gästundersökning visade på att våra gäster uppskattar det vi gör. Vi har tagit till oss de kommentarer som fanns och ska justera vissa saker under våren. Ett exempel är förändring av upplägget i salladsbuffén där vi framöver jobbar mer med rena fat av tomater, gurka och sallad. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 5

9 Peter Alehammar, Vd Januari har rivstartat och beläggningen har varit högre än vi trodde och 29 januari såldes det 900 lunch i Foodcourt vilket är det högsta antalet lunch vi har serverat. L s Resto Det var mycket sena bokningar i december som gjorde att vi nådde upp till en beläggning på 98 gäster/dag i snitt. Vi kämpar med beläggningen och dessvärre blir januari en svag månad med ojämn beläggning. Café C försäljningen under december och uppstart i januari ligger runt 11000/dag vilket är i paritet med vår nuvarande målsättning. I takt med att vi lanserar Go Fresh är vår absoluta förväntan att vi kommer se en försäljningsökning under våren och senare när den nya loungeavdelningen är färdigställd under maj kommer vi jobba mycket med merförsäljning. Arrangemang/catering dessvärre hade vi oerhört lite bokningar av julevent/middagar under december. Ett område som vi verkligen behöver ta tag i under Januari startade bra med Enfo:s årliga middag, 380 personer. Ett mycket uppskattat event av alla inblandade, ett event som vi har haft hos oss för 3:e året i följd. Konferens december är lågsäsong för konferensmarknaden och vi har jobbat hårt på att hålla nere personakostnaderna under månaden. Januari ligger i paritet med föregående år men det är en svår månad rent beläggningsmässigt. Chalmersska huset Julborden har gått enligt plan med något färre julbord totalt mot föregående år. Inkommande förfrågningar för våren ser ut att följa budget. Arbetet tillsammans med Chalmers gällande utvecklingen av Chalmersska huset som koncept och funktion pågår. Agendan består i att skapa coin-avtal med stora samarbetspartners och på så sätt få ökad finansiering av underhåll av huset. Samtidigt vill man då skapa en klubbkänsla och eventuellt bygga en club-lounge för medlemmar. Man ser även över vår funktion i huset om vi skall vara endast en cateringleverantör eller om vi som idag skall sköta service, bemanning, fakturering etc. Arbetet fortgår och beräknas färdigställd under februari månad. Nuvarande avtal löper 2014 ut men i detta arbete ingår även att titta på längre period. Visitor Centre och Kuggen Avstämning har skett löpande under hösten och LSP är nöjda med erhållen service och kvalitet. Två nya serviceavtal är tecknade med Ericsson och Telematics valley gällande reception & administrativa tjänster. Vår receptionstjänst för Volvo flyter på. Administrationen är av betydande vikt då vi hanterer exempelvis parkeringskort och besöksregistering för områdets alla anställda. Två nyrekryteringar pågår, projektledare då Bella Banehag valt att gå vidare och kombotjänst bokning/reception. Detta för att bokning kan arbeta mer flexibelt och bemannar även receptionerna då det finns behov eller om arbetsbelastningen är låg. Produktion Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 6

10 Peter Alehammar, Vd Go Fresh projektet fortsätter med produktutveckling inför sortimentslanseringen under februari. Lång leveranstid på etiketter har försenat starten något Miljö utökad matavfallssortering på Lindholmen (Kokboken och LSP). Sammanställning pågår av föregående års inköpsandel miljövaror. Bryggkaffe Ny leverantör: Johan & Nyström. Provperiod på Lindholmen under vårterminen. Är utfallet positivt, är avsikten att genomföra leverantörsbytet på samtliga enheter efter sommaren. Marknad och försäljning Under hösten genomfördes flertalet upphandlingar vilket gav följande resultat: Lindholmen Conference Centre - avtal med Sv. Kommuner och Landsting, Kammarkollegiet, Statens inköpscentral (statliga myndigheter) och Volvo Car Corporation Slutet av 2013 ägnades till stor del åt att lämna in ovanstående upphandlingar och att genomföra insålda event. Januari och februari ägnas åt att följa upp samtliga kontakter av nya avtal. Samtal förs fortfarande med Ericsson om nya bokningsvillkor. Bilden har förändrats lite eftersom de flyttat in del av sin verksamhet i LSP och köper receptionstjänster av oss. Årets tre sista kundevent 26 nov (bio på Chalmers Conference Centre) och 27:e nov (Volvo Trucks tillsammans med Radisson) var mycket lyckade. MiG-frukost 12 dec på Chalmers Conference Centre blev också mycket lyckat där ett 50- tal kunder medverkade. Vi rivstartade 2014 med ett kundevent tillsammans med vår samarbetspartner Lära för Livet (talarförmedling) ett mycket lyckat frukostmöte där vi fick lyssna till en inspirerande föreläsning av Christer Olsson. Många nya bra kunder. 5-6 feb finns vi med på Konfex-mässan i Eriksbergshallen. Vi satsar i vanlig ordning på att bjuda på smakprover ur våra fantastiska menyer och trycker mycket på information om vilka möjligheter vi har när det gäller arrangemang. Efter detta sker uppföljning av mässan och vi planerar ett gemensamt kundevent med en annan samarbetspart Contio, den 6 mars på Lindholmen. Annonsering har under perioden gjorts i Global Magazine, Avancon och konferensguiden. Nya broschyrer för respektive anläggning har tagits fram och skall lanseras under Konfex. En engelsk version av dessa kommer under våren för att möte det ökade behovet. Försäljningsprognosen är inte i förväntad nivå utan arbete pågår just nu att prioritera kommande försäljningsinsatser för att få in de affärer vi behöver. Vi märker tydligt av våra konkurrenter som redan tidigare nämnt satsar stort på säljinsatser. Marknaden i stort är något avvaktande och vi känner inte att vi fått önskad pick-up under januari Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 7

11 Peter Alehammar, Vd CREMONA CHALMERS BOKHANDEL AB (Hoda Närstad) Inventering Inventeringen vid årsslutet gick tyvärr inte så smidigt som vi hade hoppats på, kassasystemet krånglade och mycket av det vi hade inventerat gick förlorat, detta innebar en manuell inventering på det som inte kom med på inventeringslistan. I och med detta fick vi en del diffar som vi försöker att reda ut i dagsläget. Webbstatistik Vi kan se en fin ökning på webben för 2013 i både antalet besökare, antal köp och totalbelopp. Vi satsade stenhårt på hemsidan i höstas via marknadsföring i butik direkt till student köp din bok på cremona.se och säkra din bok inför kursstart. En annan bidragande orsak till ökningen är givetvis vårt konkurrenskraftiga pris. Vi tycker att vi har hållit extra bra koll på priser hos Adlibris och liknande aktörer. Vi har även märkt under hösten att försäljningen av kurslitteratur på nätet har ökat utanför Göteborgsområdet. Nytt för Cremona Jag har haft kontakt med Freedomcard. Det är ett företag som erbjuder studenter ett kort som ger förmåner och rabatter utöver de som följer med mecenatkortet. Freedomcard har valt att inrikta sig på att erbjuda studenter ett bättre och mer förmånligt nöjesliv i Göteborg. Bland rabatterna finns allt från billigare restaurangbesök kring avenyn till fri entré på nattklubbar och billigare kaffe på innerstadens 7-Eleven. Handelsboden på Handelshögskolan har sålt korten sedan början av Responsen från både Handelsboden och studenterna har varit mycket god och trycket på korten är högt. Omfördelning av arbetsuppgifter. Vi har gjort en omfördelning av arbetsuppgifter på Cremona. Jessica har tagit över alla administrativa arbetsuppgifter från Jon men arbetar även viss tid i kassan och med varuplock. Jon tar fullt ansvar för kassan och varuplock samt hanteringen av klädofferter. Detta har fungerat förvånansvärt bra, vi har varit mindre stressade och arbetat mer effektivt och har fokuserat på försäljningen i butiken. Denna arbetsfördelning kommer att fortsätta under Livsmedel/Service Under hösten 2013 satsade Cremona på att utöka servicehandeln och detta mottogs väl av både studenter och anställda vilket resulterade i en omsättning på 200tkr vilket är en ökning med ca 70% mot föregående år. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 8

12 Peter Alehammar, Vd Årströja 2014 Ett första utkast på designen till årströjan har kommit. I år satsar vi på en blå eller en grå hoodie med ett enklare tryck. Anteckningsblock/ Kårkortsrabatter Under 2013 har Cremona sålt anteckningsblock och delat ut över kr till medlemmarna i form av rabatter med kårkortet. På Kokboken såldes det 5522 anteckningsblock och hade drygt kr i kårrabatter. CHALMERS TEKNOLOGKONSULTER AB (Mattias Bermell Rudfeldt ) Ekonomi och Organisation December har som förväntat varit en lugnare månad än resten av hösten på grund av terminslut, ledigheter samt tentor. Marknad och Försäljning En försäljningsresa till Oslo har genomförts med goda resultat och ytterligare resor planeras i början på Försäljningen har i gott ner som förväntat på samma sätt som den arbetade tiden. Inför 2014 kommer vi fokusera ännu mer på utbildning inom sälj, just nu utreds många alternativ. Personal CTK ledningsgrupp bytt ut sju av elva medlemmar. Under början av januari genomförs två strategidagar med ledningsgruppen. En HR-chef har rekryterats från personalvetarprogrammet på GU för att fokusera på bättre rekryteringar och coachning. Ett samarbete med Volvo Group och ÅF inför Charm är bokat. En kick-off med säljutbildning är planerad för alla anställda under LV2 bygga det lag som kommer jobba tillsammans under våren. BRAINTEK CHALMERS STUDENTKÅR REKRYTERING (Gustaf Hector) Ekonomisk rapport Sammantaget under 2013 så är det under sommaren som vi tappar nästan hela omsättningen och resultatet. Vi har även haft en något högre andel bemanning än budgeterat vilket minskar vinstmarginalen. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 9

13 Peter Alehammar, Vd Vi lyckades inte tillsätta någon rekrytering under hela hösten trots att vi har haft relativt många projekt inne. Det var även ett problem under förra året då det endast blev en rekrytering under hela hösten med liknande problem att hitta kandidater till tjänster. Examensarbeten har sett annorlunda ut då vi har haft svårare att hitta företag som söker ex-jobbare. En del av det vi har haft ute under hösten har dock kommit in i januari då vi har sålt 4 rekryteringar och 5 Ex-jobbare. Under 2013, bortsätt från sommarmånaderna, så har bemanningstimmarna legat bra jämfört med budget. Det är också det som vi har haft lättast att hitta kandidater till under hösten. Vi har kunnat fakturera 5 av 5 uppdrag jämfört med rekrytering där vi endast klarat av att fakturera 2 av 7 uppdrag. Försäljning Vi lyckades inte tillsätta någon rekrytering under hela hösten trots att vi har haft relativt många projekt inne. Det var även ett problem under förra året då det endast blev en rekrytering under hela hösten med liknande problem att hitta kandidater till tjänster. Examensarbeten har sett annorlunda ut då vi har haft svårare att hitta företag som söker ex-jobbare. En del av det vi har haft ute under hösten har dock kommit in i januari då vi har sålt 4 rekryteringar och 5 Ex-jobbare. Ser vi tillbaka på genomförda säljsamtal kan det konstateras att våren pendlade runt målet på fem samtal per vecka medan hösten legat något lågt. Vi har under hösten haft svårt att hålla uppe ringandet bland projektledarna. Några når upp till målet var vecka medan några drar ner snittet. Genomförda möten har legat under mål under i stort sett hela året. CHALMERS STUDENTKÅR PROMOTION AB (Sara Landfors) Våren har för min egen del kickstartats i och med att jag på allvar börjat min halvtidstjänst inom bolaget. Detta känns enbart roligt och jag ser mycket fram emot att ta mig an och tackla de utmaningar som följande månader kommer att föra med sig. Ekonomi Slutet av 2013 och början på 2014 har finansiellt sett varit tröga för Promotion. Under december månad stannade verksamheten av något. Detta på grund av tentaperioden och på grund av att de nya medarbetarna inte hunnit komma in i arbetet. Omsättningen har under januari legat klart under den budgeterade, men absolut inte varit obefintlig. Trots att inga event hållits har intäkter ändå genererats via annonsering och affischering, vilket får ses som positivt. I februari har vi i nuläget två större event inplanerade. Dessa utgörs av Microsoft som kommer att ha monterplats i två dagar på Lindholmen samt Unionen och ICA Student som är intresserade av att ställa ut i samband med kårens dag. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 10

14 Peter Alehammar, Vd Det preliminära resultatet för 2013 var över förväntan och verkar i nuläget hamna på strax under nollresultat. Socialt Gruppmässigt och socialt har många stora framsteg gjorts inom företaget. Terminen inleddes med en kick-off som bestod dels av en utbildning i kårhuset och dels av teambuildning i Härrydabastun. Båda delarna var mycket uppskattade och blev en möjlighet för alla tolv medarbetare, inklusive mig själv, att lära känna varandra; En perfekt grund att stå på inför den utmaning som våren innebär för Promotion. Under utbildningen hölls en workshop där medarbetarna fick spåna kring sätt för Promotion att tjäna pengar. Detta mynnade sen ut i att varje person valde tre av dessa punkter att ha som mål att arbeta mot under våren. De kunde till exempel innefatta att skapa en egen maillista så att man slipper gå via sektionerna för mailutskick, eller att söka företag som är intresserade av att trycka reklam på nya brickor till kårrestaurangen. Under januari månad har jag hållit medarbetarsamtal enligt en mall med utgångspunkt i den som kårledningen använder. Syftena med dessa samtal har varit att följa upp de uppsatta målen, få en bild av hur medarbetarna upplever att det är att jobba i Promotion, samt att få varje medarbetare att förstå att denne och dennes personliga mål är viktiga både för mig som ledare och för företaget. Tanken är att dessa samtal ska följas upp under våren. Se utdrag ur dessa i slutet av rapporten. Organisation Organisationsmässigt har Martina Lans tagit över efter Niklas Glaerum som marknadsföringsansvarig, en roll som hon utan tvekan kommer sköta galant och trivas bra med. Max Schagerström har gått från att vara säljande projektledare till att bli gruppledare på säljavdelningen. Tanken med denna uppbyggnad av avdelningen är att Fredrik, som är säljansvarig, ska sköta de strategiska bitarna inom sälj medan Max ska ansvara för de mer operativa, så som att delegera inkommande projekt eller att anordna tillfällen då alla säljare samlas och ringer tillsammans. Pågående projekt Just nu pågår fortfarande utvärdering av ett CRM-system. Vi har tittat på en rad olika, bland annat möjligheten att använda oss av CTKs. I dagsläget verkar det dock som att Zoho, ett system vi tidigare undersökt, är mest prisvärt och dessutom ett system som Promotion kan växa med. Vi har dessutom beställt företagströjor till alla i bolaget som ett led i att skapa en gruppkänsla och en professionalitet. Förhoppningsvis kommer dessa levereras innan CHARM så att de kan användas under mässan. Även visitkort med allmän kontaktinformation till företaget är beställda. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 11

15 Peter Alehammar, Vd Möjligheter för företag att få sin logga tryckt på nya brickor till kårrestaurangen undersöks. Detta hade kunnat generera stora summor pengar till företaget. Vi tittar även på möjligheter att utnyttja pubrundan i läsperiod 4 till vår fördel. VD Sara Landfors Vice VD Therese von Hackwitz Marknadsföringsans varig Martina Lans Eventansvarig Colin Qvarnström Sälj- och projektansvarig Fredrik Edeland Marknadsföringsme darbetare Ida Ekelöf Eventmedarbetare Carl Toller Gruppledare för säljande projektledare Max Schagerström Säljande projektledare Vilhelm Nygren Säljande projektledare Martin Everbring Säljande projektledare Martin Bäckman Säljande projektledare Viktor Wåhlberg EMILS KÅRHUS AB (Joakim Wallin) Ekonomi & finans Förslaget på redovisningsprinciper avseende komponentredovisningen överlämnades till revisorn efter förra styrelsemötet och han har efter genomgång inget att invända. Inga planer på nyupplåning finns då EKAB kommer att klara budgeterade utgifter med egna medel. Detaljplan avs. Campus Johanneberg inkl. Kårbo, Gibraltarvallen Under december 2013 träffade företrädare för Chalmers Studentbostäder, Chalmersfastigheter och Akademiska Hus, Stadsbyggnadskontoret (SBK) och Sweco. Swecos förslag presenterades framförallt i syfte att ge SBK insyn i hur man arbetat med förslaget. Ur Stadsbyggnadskontorets synvinkel har det varit en fråga om att få klarhet i vilka alternativ som valts bort under processen. Min egen reflektion till presentationen var att den gav mer kunskap i framförallt hur tankarna kring kvartersbildningen. Jag var också överens med Akademiska Hus och Chalmersfastigheter om att prata så bokstavsfri detaljplan som möjligt för att inte låsa arbetet kring planen. I SBK s material som de presenterade anger de tex ca 200 studentbostäder och ca 100 övriga bostäder vilket inte får bli en sanning. Enbart Kårbo omfattas om ca 300 studentlägenheter. Akademiska hus har skissat på ytterligare ca 250 studentlägenheter vid Hörsalsvägen och har även lyft fram möjligheten att bygga studentlägenheter på fler platser, tex Engdalsgatan. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 12

16 Peter Alehammar, Vd Pågående åtgärder i kårhuset Arbetet med energianalys pågår och rapport med åtgärdsförslag presenteras på styrelsemötet den 10 april. Vår fastighetsskötare, Mattias har fått en del utbildning i att hantera driftundercentraler i huset för att snabbare kunna hantera manuell styrning av värme och ventilation. CHALMERS STUDENTBOSTÄDER Dr Forselius backe Bygglov har beviljats och erhållits. Tekniskt samråd kommer att genomföras Startbesked förväntas föreligga i februari Byggstart i mars 2014 är realistisk. Förhandsvärdering av fastigheten är utförd av Newsec. Sju anbud från entreprenörer har mottagits. Prövning, utvärdering och nollningsarbete av inkomna anbud är klar. Slutförhandling med tre av entreprenörerna gjorde att vi tillslut slutit avtal om totalentreprenad med PEAB. Kårbo Den dialog som vi haft med handläggare på Statsbyggnadskontoret om tidplanen för Detaljplane-processen har resulterat i en justering på ett kvartal för helheten av processen dvs från tidigare antagande i Byggnadsnämnd /Kommunfullmäktige slutet av Q till nu gällande Q Detta har redovisats i minnesanteckningarna från startmötet den 24 september. Det innebär att samrådet backar ett kvartal och beräknas genomföras 3 kv 2014 vilket i detalj innebär att grovarbetet måste genomföras från nu och fram till maj-juni 2014 dvs under kommande halvår. För att stödja och bevaka ett kommande skiss- och utvecklingsarbete med de olika ingående delmomenten anser vi nu att vi behöver ha ett separat möte med handläggaren för att resonera om vilket stöd hon behöver i processen och se hur vi som fastighetsägare/sakägare kan bidra. Registrering som elhandelsbolag Vi blivit registrerade som elhandelsbolag vilket medför att energiskatt tillkommer på elpriset och moms tillkommer på totalkostnaden. Eftersom bostadsförvaltning inte är en momspliktig verksamhet kan vi inte göra något momsavlyft utan momsen blir en kostnad i verksamheten. I syfte att kostnadseffektivisera driften skall vi registrera oss som elhandelsföretag eftersom energiskatt inte debiteras mellan elhandelsbolag. Vi skulle därmed få elfakturor utan energiskatt men i gengäld behöva deklarera köpt el och betala energiskatt direkt till Skatteverket månadsvis. Kostnaden för energiskatt skulle därmed vara oförändrad medan momsen på energiskatten skulle bli en kostnadsbesparing. Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 13

17 Peter Alehammar, Vd Kravet enligt energiskattelagen för att kunna registreras som elhandelsbolag är att man i någon del av verksamheten har särdebitering av förbrukad el och om man uppfyller detta och är registrerad som elhandelsbolag omfattas all el som köps. Det finns idag ett förslag om att uppbördsplikten för energiskatt på el skall flyttas från elhandelsbolagen till elnätsbolagen men tills denna förändring sker medför ovanstående en kostnadsbesparing på nästan 400 tkr per år. Årets hyresförhandlingar Den 14 november inledde vi årets hyresförhandlingar med vår motpart, Förtroenderådet vid Stiftelsen Chalmers Studenthem. I enlighet med den förhandlingsmodell vi gemensamt kom fram till förra året var vår målsättning en generell hyreshöjning från och med Utfallet blev 1,75% i snitt. Göteborg den Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Fax Teknologgården 2 vd@foretagsgruppen.com Göteborg Sida 14

18 Slutrapport: Utredning av Kårledningens struktur Fullmäktigemöte 8, verksamhetsåret 2013/2014

19 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Innehållsförteckning Sammanfattning Introduktion Bakgrund Uppdrag Avgränsningar Metod Bakgrund Nuvarande struktur Tillgängliga resurser Kort historik - förra omorganisationen till idag Problemformulering Citat från intervjuer Grundproblem Arbetsledning Arbetsmiljö/Kultur Demokrati Kontinuitet Struktur för långsiktigt arbete Varierande roller Verkningsgrad Lösningsförslag Uppdaterad Ledningsstruktur Flytta ut CHARM från Kårledningen Flytta ut majoriteten av arbetet med Mat&Kalas från Kårledningen Ta bort HA-posten från Kårledningen Ändra arbetsuppgifter för och byta namn på Sociala enheten och Arbetsmarknadsenheten för att förtydliga uppdrag Förtydliga organisationen med radarpar där Kårledningen arbetar i två team Kårstyrelse skild från ledningsgruppen Andra lösningar samt rekommendationer Fullmäktiges roll i den nya organisationen Utred möjligheten att inrätta ett studentstyrt organ för bolagen Införa en Projektledargrupp... 15

20 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Översyn av de postspecifika uppdragen Uppsamling av Kårledningen efter verksamhetsåret Jämställ arvoderingsplaner för Kårledningen Formalisera Kårledningen i styrdokument Ge uppdrag till Kårstyrelsen och Kårledningen Revidera arvoderingspolicy Slutsatser Arbetsmarknadsenhetens förändring Sociala Enheten Det långsiktiga arbetet Implementeringen Bilaga 1 Implementeringplan Bilaga 2 - Enheterna i en uppdaterad struktur Presidiet Enheten för trygghet Enheten för utbildning Enheten för engagemang... 23

21 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Sammanfattning Denna rapport presenterar resultatet av utredningen Utvärdera Kårledningens struktur, som genomfördes vid Chalmers Studentkår under höstterminen Utredningen har genomförts av en arbetsgrupp på uppdrag av Fullmäktige, men avsikt att presentera förändringsförslag till det första ordinarie fullmäktigemötet Arbetsgruppen har bestått av Daniel Runvik, David Sundelius (SO 10/11/12) och Petter Evertsson (UO 12/13). Johanna Svensson (KO 13/14) har varit delaktig i arbetet från Kårledningen som referensperson och Andreas Eklöf (KO 99/00) har varit refernsperson till arbetsgruppen. Utredningen har genomförts i tre faser. Arbetet påbörjades med att sammanställa material från tidigare utredningar, andra kårer och föreningars organisationer och intervjua tidigare ledamöter i Kårledningen. Detta gjordes för att få en tydlig problembild och sammanfatta grundproblemen med den nuvarande organisationen. Därefter togs ett antal lösningsförslag fram baserat på grundproblemen. Dessa filtrerades ned till ett antal rimliga förslag som analyserades utifrån risker och vilka konsekvenser de skulle ha för organisationen. Till slut presenterades resultatet för tidigare Kårledningsledamöter, fullmäktige, Kårstyrelsen och personal för feedback och förankring. Resultatet som presenteras i rapporten är fokuserat på att förbättra studentkårens organisation utifrån aspekter såsom demokrati, arbetsledning, arbetsmiljö, tydlighet, kontinuitet, långsiktighet och verkningsgrad. Det första förslaget från gruppen handlar om uppsättningen av Kårledningen, där radarparen och enheterna har varit det centrala att få välfungerande för alla ledamöter. Därför föreslås en Kårledning bestående av ett presidium (kårordförande och vice kårordförande), en enhet för utbildning, en enhet för trygghet och en enhet för engagemang. Samtliga bestående av en ordförande och en vice ordförande. Enheternas uppdrag är i den föreslagna strukturen formulerade för att stärka samarbetet inom enheten samt tydliggöra den mer politiska rollen hos ordförande och den mer projektledande rollen hos vice ordförande. En anledning till att strukturen för enheterna förändras är att förslaget också inkluderar utflyttandet av rollen som projektledare för CHARM och det arbete som vso idag lägger på Mat- & Kalas. Nästa förslag handlar om att utreda en ideell Kårstyrelse som är separerad från den heltidsarvoderade ledningsgruppen. Denna bör ha en uttalad roll att arbeta långsiktigt och strategiskt samtidigt som den är mer insatt och sammanträder oftare än ett fullmäktige har möjlighet till. I samband med denna utredning ska också Fullmäktiges roll i organisationen ses över. Till slut föreslås ett tydliggörande av uppdrag för Kårledning och Kårstyrelse, inrättandet av ett program för att tillvarata kompetens hos avgående Kårledningsledamöter, införandet av en projektledargrupp, jämställandet av arvoderingsplanen och införandet av Kårledningen formellt i styrdokument. 1 av 24

22 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 1. Introduktion Denna utredning har gjorts på uppdrag av Fullmäktige med syftet att utvärdera Kårledningens struktur. Ka rledningen har haft ungefa r samma struktur sedan verksamhetsa ret 01/02 då det senast gjordes en utva rdering och omorganisering. Det är viktigt att studentkåren är en stabil organisation som inte ändrar sin struktur för ofta. Samtidigt behöver organisationen anpassas till ändrade omständigheter och en omvärld med förändrade förväntningar. 1.1 Bakgrund De senaste åren har arbetsbelastningen varit ett problem som lyfts för diskssion. En stor anledning till detta har varit det mycket breda uppdrag som Kårledningen har och förväntas utföra. När det finns förväntningar som inte stämmer överens med de resurser och roller som finns skapas svårigheter i att prioritera arbetet. En otydlighet i prioriteringen leder till en upplevd hög arbetsbelastning. Varje år har också återkommande diskussion skett gällande verksamhetsplanens utformning och storlek samtidigt som studentkåren har upplevt rekryteringsproblem som följd till osäkerheten kring uppdragen. Grundpelaren i att utföra ett bra arbete utan alldeles för hög arbetsbelastning är att tydliggöra förväntningarna i organisationen. Det är annars lätt att hamna i en situation där allt för mycket energi läggs på något som kanske inte anses prioriterat. En sådan definierad förväntning finns inte idag vilket skapar problem för Kårledningen i deras arbete med prioriteringar samt för Fullmäktige när de ska föreslå projekt att genomföra eller områden att fokusera på. En annan problematik i det strategiska arbetet är att länken mellan Fullmäktige och ledningsgruppen är Kårstyrelsen som i sin tur är en stor del av ledningsgruppen. Det gör att Kårstyrelsen har svårt att ta ställning till förslag från Fullmäktige utan att fokusera på konsekvenserna i det operativa, dagliga arbetet. En problematik i att utreda problembilden är att alla år har olika typer av problem vilket gör att uppfattningen av vad som fungerar och inte fungerar skiljer sig mellan åren. Det finns också stora skillnader inom samma Kårledning i vad som uppfattas som problem från året. Detta leder generellt till att det i många frågeställningar finns många uppfattningar då hur Kårledningen fungerar blir personberoende. 1.2 Uppdrag Syftet med utredningen är att se över det arbete som Kårledningen utför idag; styrelsearbete, ledningsarbete och kontakt med aktiva inom kåren centralt och sektioner, för att ge en rekommendation till organisatoriska förändringar samt ge förslag på hur kulturen kan förändras inom vissa delar av arbetet, I detta arbete ingår bland annat att: - tydliggöra Kårledningens uppdrag för att klargöra förväntningar - se över Kårledningens ramar, exempelvis gällande storlek och arvoderingsgrad - se över de olika rollerna i Kårledningen och hur dessa interagerar med varandra för att försöka skapa en tydligare struktur i hur arbetsområden fördelas mellan poster - se över vilka funktioner som kan frikopplas från Kårledningen 2 av 24

23 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Utredningens slutsats och a ndringsfo rslag hade för avsikt att leveras till det fo rsta ordinarie fullma ktigemoẗet Detta för att göra det möjligt att omsaẗta slutsatserna i fo ra ndringar i tid till faststa llande av arvoderingsplanen fo r verksamhetsa ret 14/15 samt ger valberedningen goda mo jligheter att genomfo ra rekrytering fo r de nya posterna. Slutrapporten blev dock uppskjuten till efterföljande fullmäktigemöte på grund av att mer arbetet behövde slutföras. 1.3 Avgränsningar En avgränsning är att utredningen syftar till att lösa de problem som finns i nuvarande organisation och se hur Kårledningens uppdrag och poster kan fungera bättre inom verksamheten. Det finns mer övergripande frågor som Kåren skulle kunna ta ställning till kopplat till Kårledningens verksamhet såsom hur ska arbetet med sektioner, fullmäktige och nationella samarbeten se ut. Dessa har dock inte tagits i beaktning i denna utredningen utan gruppens uppdrag har varit att studera dagens situation och föreslå förbättringar. Utredningsgruppen har fått i uppgift av Fullmäktige att leverera en rapport med förändringsförslag som, i den mån det är möjligt, ska innehålla konkreta åtgärder att införa inför kommande verksamhetsår. Det har inte varit gruppens uppdrag att i detalj skapa en implementeringsplan för förändringarna då detta ska tas fram tillsammans med bland annat sittande Kårstyrelse ifall Fullmäktige beslutar att följa rekomendationerna i rapporten. Däremot har gruppen arbetat fram ett utkast på implementeringsplan för att Fullmäktige ska kunna ta ställning till omfattningen av förändringarna. 1.4 Metod Utredningens process kan övergripande delas in i tre olika faser; problematisering, analysering och paketering. I initieringen av utredningen skapades en lista med tjugoen Kårledningsledamöter som varit aktiva sedan förra omorganisationen och framåt, med en spridning över år och poster. Av dessa intervjuades tretton stycken under problematiseringsfasen. Utöver dessa fördes även samtal med representater ifrån andra RefTeC-kårer och SFS liksom aktiva och anställda vid Chalmers Studentkår. Intervjuerna med före detta Kårledningsledamöter utmynnade i en samling om drygt hundra unika problem och brister de upplevt med organisationen. Dessa analyserades och bröts sedan ned till åtta grundproblem. Dessa grundproblem användes sedan som kategorier för de lösningar som började arbetas fram för att lösa de olika problemen. I detta arbete skapades en uppsjö av lösningar som ansågs mer eller mindre rimliga liksom mer eller mindre bra. Syftet var att försöka säkerställa att arbetsgruppen tagit i beaktande så många tänkbara lösningar som möjligt innan utformandet av ett slutgiltigt uppdrag påbörjades. Till varje lösning gjordes också en mindre risk- och konsekvensanalys tillsammans med en sammanställning av vilka problem respektive lösning ämnade lösa. Av de framarbetade lösningarna presenterades sedan fyrtio stycken för en referensgrupp i form av en workshop. Vid detta tillfälle samlades feedback in på förslagen för att sedan påbörja arbetet med att välja bort, kombinera och omarbeta lösningarna till ett mer konkret förslag. Detta förslag presenterades på ytterligare två workshops för att sedan omarbetas utifrån insamlad feedback. Totalt har arbetsgruppen haft 19 interna arbetsmöten, 13 djupintervjuer, fyra workshops samt samtal med stab, Kårledningsaktiva samt GasqueK-, JämK- och CHARM-representanter. 3 av 24

24 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 2. Bakgrund 2.1 Nuvarande struktur Det högst beslutande organet inom Chalmers Studentkår är Fullmäktige som består av 35 personer som är valda av medlemmarna genom öppet val. Fullmäktige är medlemmarnas röst i den demokratiska organisation som Chalmers Studentkår är och beslutar om kårens åsikter och utveckligen genom att besluta om bland annat Stadga, Reglemente, Åsiktsprogram, Mål- & Visionsdokument, verksamhetsplan och budget. Fullmäktige väljer också in representanter till nämnder, arbetsgrupper samt Kårstyrelse, Kårledningen, styrelse till företagsgruppens moderbolag, revisorer, Chefsredaktör till Tofsen och andra poster. Fullmäktige sammanträdar vid åtta tillfällen per år exklusive eventuella extramöten. Idag har kåren en struktur där det operativa arbetet utförs av Kårledningen medan beslutsfattande och utförande av Fullmäktiges beslut ansvaras för av Kårstyrelsen. Kårledningen består av nio personer som alla är heltidsarvoderade och fem av dessa sitter även i Kårstyrelsen. Kårstyrelsen består av presidiet samt ordförande i de tre enheterna. Kårstyrelsen ansvarar för det utförande arbetet, inval av studentrepresentanter samt är beredande till Fullmäktige. Kårstyrelsen tar också beslut för den operativa verksamheten och ansvarar för uppföljning av verksamheten. Kårledningen består av den så kallade PUSA-organisationen vilket betyder att Kårledningen är organiserade i Presidieenheten (P) samt tre enheter efter verksamhetsområden; Utbildningsenheten (U), Sociala enheten (S) och Arbetsmarknadsenheten (A). Presidieenheten består av Kårordförande, Vice Kårordförande och Husansvarig. Inom Kårledningen finns också benämningen presidiet vilket är Kårordförande och Vice Kårordförande. Varje enhet består i övrigt av en ordförande och en vice ordförande. Sju av personerna i Kårledningen arbetar på heltid med Kårledningens arbete medan två personer arbetar halvtid med andra delar; det är vao som delvis är Projektledare för CHARM och vso som har ansvar för Mat&Kalas. Chalmers Studentkår har också kommittéer och föreningar som utför en stor del av arbetet. Det finns 20 kommittéer som alla har ett uppdrag som de ska utföra för alla medlemmar på inom kåren. Det finns 30 föreningar inom Chalmers Studentkår som alla bygger på ett gemensamt intresse. Fullmäktige, Kårstyrelsen, Kårledningen, Kommittéer, föreningar samt alla organ som är kopplade till dessa tillhör Chalmers Studentkårs centrala verksamhet för alla medlemmar inom kåren. Alla medlemmar inom kåren tillhör också en teknologsektion baserat på vilket utbildningsprogram som medlemmen studerar på. Teknologsektionerna utgör kårens lokala verksamhet och ansvarar för lokal studiebevakning, studiesociala frågor för sina medlemmar samt arbetsmarknadskontakt. 4 av 24

25 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 2.2 Tillgängliga resurser Vid förändring är det viktigt att se till vilka tillgängliga resurser som finns och hur dessa mest effektivt används. Det har varit viktigt att beakta både kostnader och tid i förändringsarbetet. Chalmers Studentkår har idag tillräckligt med resurser för att ha de arovderingarna och tjänsterna som finns. Att öka arvoderingar och tjänster är möjligt men då kommer det vara ett aktivt val i hur de ökade kostnaderna prioriteras jämfört med övrig verksamhet. Det har i arbetet också tagits hänsyn till vilken typ av arbete som bör vara arvoderat, avlönat eller ideellt beroende vilken typ av arbetsuppgifter uppdraget har men också vad det kräver av personerna som är har uppdraget i form av arbetsinsats under dag- eller kvällstid. Arbetsuppgifter har också varit viktiga att beakta för att hitta en balans i vilka typer av uppgifter som bör ligga på arvoderade personer. 2.3 Kort historik - förra omorganisationen till idag Den organisationen som Chalmers Studentkår har idag har i stort sett likadan ut sedan omorganisationen 02/03. En av de största fasta förändringarna var 09/10 då vso började arbeta med Mat&Kalas på halvtid. Det har under några år också funnits en vice Husanvasrig men detta har ersatts av en fastighetsskötare som är deltidsanställd av kåren. En stor del av Arbetsmarknadsenhetens ordförandes arbetsuppgifter kopplade till event lyftes ut under 12/13 och omorganiserades till ett bolag inom företagsgruppen vilket frigjorde tid hos posten för att kunna arbeta med andra uppgifter som tidigare inte hunnits med inom Sociala enheten. Trots att posterna heter likadant och organisationen i stort har sett likadan ut har det under åren skiftats uppgifter inom, samt till och från Kårledningen. Arbetsuppgifter har under åren anpassats till personer vilket har gjort att posternas arbetsuppgifter har skiftat. Det har under åren också tillkommit arbetsuppgifter från bland annat verksamhetsplanen men också genom omvärldsförändringar som gjort att arbetsuppgifter förändrats. Detta har till stora delar vart positivt då det har funnits möjlighet att ändra roller efter personer men det har också lett till bestående omfördelningar som påverkar arbetsbelastningen. Det ger också oklarheter i organisationen vilket kan försvåra rekrytering och tydlighet i uppdragen. 5 av 24

26 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 3. Problemformulering För att kunna diskutera förändringar i en struktur som ska lösa någon typ av problem så måste problembilden vara tydligt. Det vill säga vad är det som är problemet och vad ska egentligen ska lösas. Utredningsgruppen fick med sig en del tankar in i arbetet då själva bildandet av gruppen gjordes med bakgrund till en del konkreta problem. Bland dessa var förändringar av poster som genomförts de senaste åren vilket lett till en brist i helhetsperpektivet kring rollerna. Det har skapat svårigheter i samarbetet inom vissa enheter då posternas roller och arbetsuppgifter varit för skilda. Arbetet med verksamhetsplan, kommunkationsplan och organisationens måldokument har också lyfts som problematiskt då det saknats en entydighet och en hållbar kultur för hur arbetet planeras, genomförs och utvärderas. Utöver detta genomfördes också intervjuer med personer ur tidigare Kårledningar med syfte att konkretisera situationer och problem som de upplevt. Materialet användes sedan av utredningsgruppen för att hitta identifiera samband och formulera en problembild. 3.1 Citat från intervjuer Nedan följer urdrag från intervjuerna. Måste erbjuda utveckling för engagerade Vissa poster kan vara väldigt frånkopplade resten av gruppen SO var väldigt överbelastad Kåren har växt medan man inte sett över arbetsuppgifterna Osäkerhet och kultur bidrar till de långa arbetstiderna Många utför väldigt mycket operativa sysslor när de valts till ett strategiskt organ Väldigt varierande från år till år om KL/KS-relationen fungerar FuM borde vara mer strategiskt Gruppdynamiska problem mellan KS och resten av KL Svårt att prioritera eget arbete pga bristande perspektiv Glorifierande av hårt arbete Ofta läggs mycket energi i FuM på att diskutera fel frågor VPn är för lång och spretig vilket skapar svårighet i prioriteringsarbetet Svårt att prioritera mellan VPn och det löpande arbetet Otydlighet i ledarskapet vem är egentligen din chef? Viktigt att få tydligare poster för att underlätta rekrytering 3.2 Grundproblem Materialet från intervjuerna och den problembild som låg som grund till utredningen bröts ner i grundproblem för att samla ihop formuleringar som syftade till samma problematik. Eftersom personer har olika bild av vad det är som varit ett problem eller inte så är det viktigt att bryta ner upplevelser i konkreta situationer och beteenden. Detta gjordes i intervjuerna och fortsatte i efterarbetet för att likrikta hur problemen beskrevs. När konkretisering gjorts samlades de ihop till det som blev grundproblemen. Grundproblemen presenteras nedan i fallande alfabetisk ordning, det vill säga utan annan inbördes ordning. 6 av 24

27 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Arbetsledning För att kunna göra ett bra arbete som är utvecklande och ger resultat behövs stöd i att prioritera och planera sitt arbete. I vilken mån personer behöver detta och på vilket sätt de helst får det varierar både från person till person och från år till år men är en återkommande utmaning för Presidiet och även enhetsordföranden. Det har också visat sig att det finns en problematik i att vissa poster inom Kårledningen har tre personer som arbetsleder i olik frågor och det är inte tydligt vem som ansvarar för vilken del Arbetsmiljö/Kultur Vissa problem som uppstår kopplar väldigt lite till själva strukturen eller arbetsuppgifterna i sig utan går istället att härleda till kulturen som finns kring Kårledningen. Det kan till exempel handla om arbetstider, prestige och upplevt avstånd till andra delar av organisationen. Arbetsmiljöproblem kan bland annat uppstå när personer känner brist på stimulerande arbetsuppgifter och personlig utveckling i arbetet Demokrati Det här är inte ett grundproblem i samma bemärkelse som de andra men en viktig bit att ha med i problematiseringen för att betrakta frågan ur ett demokratiskt perspektiv. Det handlar bland annat om vilka som är inblandade i olika typer av beslut och vem som svarar inför vem. Kunskapsövertag och maktbalans runt om i organisationen är viktig att studera för att se hur olika funktioner och personer intragerar med varandra Kontinuitet För att verksamheten ska fungera bra är det viktigt att kontinuteten är hög, det vill säga att överlämning av arbetsuppgifter, pågående projekt och liknande görs på ett bra sätt. Kontinuitet är också viktig när det gäller hur poster är utformade och vilka roller dessa har. En trygghet i vad det innebär att sitta på en viss post bidrar till en bra situation för den som arbetar men det stärker också rekryteringen Struktur för långsiktigt arbete Det finns delade meningar idag om vad som är kårens långsiktiga arbete, vem som är ansvarig för det samt hur det planeras och genomförs. De senaste åren har verksamhetsplanen varit omfattande och ökat förväntningarna på vad Kårstyrelsen och Kårledningen ska åstadkomma vilket ofta lett till att Kårstyrelsen har fått göra prioriteringar kring vilka punkter som det finns tid till. Kårstyrelsen som också utgör en del av Kårledningen har stor insikt i den daliga verksamheten vilket är viktigt för att ta bra beslut men det kan också skapa en problematisk situation när det gäller ta strategiska beslut utan att direkt se konsekvenser för det praktiska genomförandet som det medför Varierande roller Alla poster i Kårledningen agerar utefter olika roller i många situationer vilket är en del av utmaningen och det som bidrar till en hög personlig utveckling. Det skapar dock svårigheter när personer ska kunna arbeta tillsammans med frågeställningar som ett team när de i grunden har väldigt skilda roller och arbetsuppgifter. Det blir också svårt för den person som ska arbetsleda någon i sitt löpande arbete utan att ha en bra insikt i hur det fungerar. Detta kan skapa en situation som leder till att personer bland annat känner sig ensamma i sitt arbete. Problematiken kring varierande 7 av 24

28 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur roller uppmärksammas oftast Arbetsmarknadsenheten och Sociala enheten där vice ordföranden har en halvtidstjänst inom ett annat område. Även för Husansvarig kan denna situation uppstå då arbetsuppgifterna skiljer sig mycket från resterande del av presidieenheten Verkningsgrad I en organisation som är mycket personberoende är det viktigt för resultatet att rätt person gör rätt saker. Om detta inte är fallet blir lätt verkningsgraden på arbetet låg, det vill säga att arbetet som läggs ner inte återspeglas tillräckligt i resultatet. Det finns idag en otydlighet i förväntningarna på vilken typ av arbete som ska utföras av vilken typ av funktion eller person vilket lätt leder till att tid och energi läggs på fel typ av arbetsuppgifter. 4. Lösningsförslag Utifrån grundproblemen, Chalmers Studentkårs nuvaranda styrkor och inblicken i de övriga organisationerna som undersökts, togs en bild fram för hur studentkårens framtida organisation bör byggas upp. Organisationen bör i största möjliga mån engagera så många medlemmar som möjligt inom den demokratiska processen men behålla de relativt korta och snabba beslutsfattningsvägarna. Studentkåren ska ha ansvariga med specifikt ansvar för den strategiska utvecklingen av organisationen. Det måste även finnas möjlighet för alla aktiva att klara av sina uppdrag inom sin egen förmåga utan att detta ska kännas övermäktigt. För att uppnå detta ser utredningsgruppen organisationen inför verksamhetsåret 15/16 ska ha genomfört ett antal organisatoriska förändringar för att uppnå en organisk och välfungerande organisation som tar hand om de som engagerar sig i den. Kårledningen föreslås att vara helt organiserad i radarpar där interaktionen mellan enheternas ledamöter är viktig och bidrar till att utveckla verksamhetsområdena. Samtliga ledamöter i Kårledningen ses som en grupp och alla ledamöter bör ses som likvärdigt viktiga för studentkåren. Kårledningens arbete består till så stor del som möjligt av uppgifter som är utvecklande och politiska (d.v.s. involverar att framföra och verkställa medlemmarnas åsikter och viljor) och arbetsuppgifter som ses som förvaltande bör överföras till fast anställd personal. För att uppnå målbilden så krävs förändringar av den organisation som finns idag, samt konkretiseringar, konsekvensanalys och riskförebyggandeåtgärder. Dessa beskrivs närmare i kommande stycken. Det kan också innebära risker att göra allt för stora förändringar på en gång, varvid gruppen föreslår en tidsplan på ungefär ett och ett halvt år för att slutföra förändringarna.hur förändringarna bör fasas in beskrivs i bilaga 1: Implementeringsplan. 4.1 Uppdaterad Ledningsstruktur Idag är arbetsbelastningen i Kårledningen hög och det finns en del inbakade uppdrag inom Kårledningen där bland annat CHARM och Mat&Kalas är två av dem. Detta gör att det finns stor variation mellan posterna och de skilda arbetsuppgifterna och ämnena leder till mycket ensamarbete. Det finns därför svårigheter att arbeta tillsammans inom enheterna då det inte finns liknande arbetsuppgifter där enheterna själva kan bestämma arbetsuppdelning och stötta samarbeta. Att posterna och förväntningarna på posterna är annorlunda leder också till att det är svårt att rekrytera rätt personer och marknadsföra posterna. Det finns också en del arbetsområden, speciellt inom arbetsmarknad, som har flyttats bort från Kårledningen vilket leder till att arbetet behöver omprioriteras. 8 av 24

29 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Punktlistan som följer nedan är en sammanfattning av de som faktorer och förändringsförslag som påverkat att en uppdatering av ledningsstrukturen föreslås. - Utvecklingen av A-enheten de senaste åren - Utflyttning av event och CHARM - Sociala enhetens breda och stora område - Mat och kalas flyttas till annan operativ part - Radarpar med tydligt verksamhetsområde Flytta ut CHARM från Kårledningen Förändringen betyder att projektledardelen ur vao posten flyttas ut och blir en del av CHARMkommittén. Projektledaren blir arvoderad på heltid under perioden 15 augusti till 15 januari. Anledningen till utflyttningen är CHARM är en kommitté och därmed en egen grupp. Att vao både är en del av Kårledningen och en del av CHARMkommittén gör att posten blir svår att hantera samt ger en hög arbetsbelastning då det är svårt att bidra i båda grupperna. Projektledningen av CHARM är också en del av arbetet som är olik resterande del av Kårledningens arbete vilket ytterligare försvårar samarbete inom arbetsmarknadsenheten och Kårledningen. Dessutom löser detta problem som CHARM länge har haft med att inte kunna börja arbeta förrän sent på året då ny Projektledare väljs in tillsammans med Kårledningen sent på våren istället för under vintern. Att flytta ut Projektledaren ur Kårledningen skulle ge CHARM många möjligheter att utveckla sin verksamhet då Projektledarna under längre tid går parallellt och att CHARMkommittén kan påbörja sitt arbete innan sommaren. Konsekvens- och riskanalys Utflyttandet av CHARM från vao innebär en förändring i rollen och arbetsuppgifterna som måste hanteras. Det går att sammanfatta omformningen i tre alternativ. Alternativ ett är att arbetsuppgifter läggs på vao som idagsläget ligger inom arbetsmarknadenhetens ansvar så att det uppnår en heltidstjänst. Alternativ två är att tillföra nya arbetsuppgifter som inte utförs av Kårledningen idag och placera ansvaret på posten. Det tredje alternativet är att låta posten vara en halvtidstjänst eller möjligen stryka posten helt. Det sistnämna går inte att genomföra om radarparstankarna ska finnas kvar, det vill säga att enheterna ska bestå av två personer. Därför är det snarare en kombination av alternativ ett och två som är realistiskt inom ramarna för organisationen. En beskrivning av detta finns under rubriken Ändra arbetsuppgifter för och byta namn på Sociala enheten och Arbetsmarknadsenheten för att förtydliga uppdrag. När uppdraget som projektledare formas om till en heltidsarvodering under hösten medför det en risk för att projektledaren upplevs som ensam i sitt arbete. Dels behöver bra coaching och utbildning ges för att projektledaren ska ha rätt förutsättningar för att planera upp arbetet och delegera på ett sätt som inte skapar en sådan situation men det bör också finnas något forum som stärker projektledarens kontakt med andra ledare inom organisationen. Införandet av en projektledargrupp beskrivs under kapitlet Övriga lösningar. En annan risk är att avståndet och insynen i arbetet kring CHARM minskar då projektledaren inte är en del av Kårledningen. För att förebygga detta är det viktigt att diskutera vilken insyn som egentligen behövs och sedan etablera en bra kontakt mellan Kårstyrelsen och CHARMK. Detta finns idag i form av en referensgrupp och den gruppens arbete kan utvecklas för att få en ännu närmare kontakt. I en övergångsperiod bör projektledaren lägga rapporter kring CHARM till Kårstyrelsemöten för att säkerställa att kontakten finns. 9 av 24

30 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Flytta ut majoriteten av arbetet med Mat&Kalas från Kårledningen Arbetet med Mat&Kalas utgör en stor administrativ del i vsos arbetsuppgifter som under de senaste åren vuxit i takt med en ökad och uppstyrd nöjeslivsverksamhet. Mat&Kalas skapar en uppdelning av posten i två olika roller som gör det svårt att fokusera och samarbeta tillsammans i enheten. Det är också den typen av adminstrativa, monotoma arbetsuppgifter som inte bör ligga på en arvoderad post. Arbetsituationen för vso har också lett till att Sociala Enheten inte har tillräckligt med tid för att arbeta med alla frågorna som ligger inom enhetens verksamhetsområden. Förändringen innebär att arbetet med Mat&Kalas flyttas ut från Kårledningen och en annan lösning tas fram i samråd med Resturangbolaget, ChSRAB. Förslaget bör arbetas fram under våren för att isåfall kunna påbörja en övergång under nästa år. En samordnande funktion för Mat&Kalas bör finnas kvar i Kårledningen för att behålla kontakten och för att kunna samarbeta och förankra mot arrangörer och sektioner. Konsekvens- och riskanalys Riskerna med förändringen går att sammanfatta inom två områden. Det ena är att i och med utflyttandet av arbetet så ska det genomföras av en annan funktion och detta måste fasas in i ett par steg för att fungera bra. Det kommer troligtvis innebära att arbetet inte kan vara utflyttat från posten under minst det första halvåret. Det gäller att genomföra förändringen i faser och ta vara på kontinuteten som finns för att inte bygga för mycket från början. Utformningen på den nya organisationen bör sedan löpande utvärderas så att det fungerar utan att någon hamnar in en svårhanterlig arbetssituation. Det andra riskområdet är att kontakten mellan arrangörer och vso kan upplevas som minskad. Dels bör det förydligas att Mat&Kalas-kontakten framförallt är av administrativ karaktär i form av faktureringsfrågor och liknande. Den andra, mer verksamhetsrelaterade kontakten ska fortsätta föras mellan arrangörer och Kårledningen. Frågor angående serveringstillstånd och liknande tillhör till exempel inte Mat&Kalas-delen Ta bort HA-posten från Kårledningen Innebär att HA-posten ska tas bort från Kårledningen och att arbetsuppgifterna ska delas ut på andra personer inom Kårledningen, kommittéer och stab. Anledningen är att HA-posten innehåller mycket administrativa arbetsuppgifter som skapar ensamarbete och missgynar möjligheten till arbete som leder till en personlig utveckling för HA. Det är den typen av arbetsuppgifter som inte bör ligga på en arvoderad post inom kåren utan snarare på en anställd funktion. HA saknar också en naturlig samarbetspartner och blir inte en del av en enhet i Kårledningen på samma sätt som de andra vilket skapar en ogynsamm arbetssituation. Utöver de administrativa uppgifterna arbetar HA i projekt tillsammans med bland annat VO och VD. Dessa projekt som också har en mer strategisk karaktär ska fortsatt utföras av Kårledningen och behöver därför fördelas ut på ett bra sätt i en ny struktur. Konsekvens- och riskanalys HA-posten utför mycket praktiskt och viktigt arbete som inte får hamna mellan stolarna. Det måste därför i förändringen vara tydligt vilka uppgifter som ska utföras av vem så att inte kontinuteten försvinner. Även implementeringen av förändringen är i detta fall mycket väsentlig, uppgifterna måste fasas ut till andra poster inom Kårledningen och stab i lagom takt för att möjliggöra en bra 10 av 24

31 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur övergångsperiod. Kontinuteten och kontakten med personer som arbetat med frågorna innan är viktig att behålla för de som kommer ha hand om frågorna i framtiden vilket blir enklare om det framgår vart uppgifter hamnar. HA är idag en naturlig kontakt för aktiva inom organisationen angående praktiska frågor som access, lokalrutiner, brandsäkerhet med mera. Vid en förändring bör den kontaktpunkten värnas om men samtidigt ska vissa rutiner ses över för att undvika att det skapas en allt-i-allo post som aktiva och andra alltid kan räkna med finns på plats för att lösa problem. Vid en flytt av t ex access-hantering måste man förstå att det kan medföra högre krav på framförhållning. Däremot kommer tillgången till systemen och kompetens inom dem fortsatt behöva finnas kvar inom Kårledningen för att kunna vara behjälplig vid större arrangemang eller akuta ärenden Ändra arbetsuppgifter för och byta namn på Sociala enheten och Arbetsmarknadsenheten för att förtydliga uppdrag Till följd av de förändringar som beskrivs ovan angående utflyttning av CHARM, Mat&Kalas och HA:s administrativa arbetsuppgifter behöver enheternas sammansättning och verksamhetsområden ses över. I Sociala enheten frigörs en halvtidstjänst i och med att vso:s roll blir förändrad, för Arbetsmarknadsenheten innebär det samma sak fast för vao och i Presidieenheten innebär det att HA lyfts ut. Sociala enheten har länge haft en stor utmaning i att hantera hela det verksamhetsområde som täcks upp inom uppdraget för enheten idag. Det har genom åren inneburit att prioriteringar har fått göras sådana att alla frågor inte har kunnat behandlas. Det har också förts en diskussion om huruvida nöjeslivsdelen ska kopplas ihop med resten av den Sociala enhetens verksamhetsområde då det är en omfattande del av dagens verksamhet inom kåren men medför att det blir svårt att prioritera trygghet, jämlikhet och studiemiljö. Utredningsgruppen har identifierat att det i Sociala enhetens fall finns möjligheter för en vice ordförande att ta ansvar för flera delar som idag finns inom enhetens uppdrag och på så vis inte kräva några nya arbetsuppgifter för att täcka en heltidstjänst. Tvärtom finns det fortfarande delar inom Sociala enheten som skulle må bra av att flyttas ut till någon annan del i Kårledningen för att tydliggöra och avgränsa uppdraget för enheten. Dessa delar är framförallt nöjeslivsverksamheten samt kontakten med kommittéer och föreningar. Ett arbetsområde som flyttas till Sociala enheten i och med förändringen är campusutveckling som idag ligger på Kårordförande. Uppdraget för arbetsmarknadsenheten har de senaste åren förändrats betydligt jämfört med hur det sett ut historiskt. Arbetet med företagsevent och liknande som tidigare låg kopplat till enheten genom kommittén Chalmers Event, har flyttas till kårens bolag Chalmers Studentkårs Promotion AB. AO som var den som arbetade med dessa frågor har istället frigjort tid för att behandla arbetsmarknadsfrågor mer på strategisk nivå och genom att föra dialog med funktioner inom högskolan likt UO och SO. Utöver detta har också vissa delar från Sociala Enheten flyttas mot Arbetsmarknadsenheten i form av frågor kopplat till personlig utveckling och engagemang. Genom förslaget att flytta ut CHARM ur Kårledningen förändras Arbetsmarknadsenheten mer i riktningen mot att inte arbeta med verksamhetsområdet på en operativ och genomförande nivå. Arbetsmarkandsområdet har vid flertalet tidigare tillfällen och i Utredningsgruppens intervjuer lyfts som ett exempel på ett område som inte har utvecklats i samma usträckning som andra. Det har beskrivits som otydligt vart organisationen vill nå inom området förutom att arrangera en ledande arbetsmarknadsmässa och skapa möjligheter för teknologer att komma i kontakt med arbetsgivare. Dessa två arbetsuppgifter har länge varit grunden i Arbetsmarknadsenheten och har fungerat förhållandevis bra och framförallt utvecklats ständigt de senaste åren. I och med utflyttningen av 11 av 24

32 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur dessa uppgifter kvartstår inte den kärna som historiskt varit enhetens verksamhetsområde.ett område som Arbetsmarknadsenheten har haft som ansvar är Kårens arbete med samarbetsavtal. Den övergripande frågan kring avtal och liknande kommer även i fortsättningen ligga inom enhetens verksamhetsområde medan de som handlar mer om avtal för återkommande events och liknande kommer tas hand om den part som är genomförare, till exempel CHARMK eller Chalmers Studentkårs Promotion. Utredningsgruppen föreslår en förändring i Arbetsmarknadsenhetens syfte och verksamhetsområde för att tydligare koppla ihop engagemang och personlig utveckling med Kårens uppdrag rörande att förbereda sig för arbetslivet och få möjlighet att utveckla sina personliga egenskaper genom engagemang och studier. Det innebär att de delar som kopplar till dessa områden och tidigare legat under Sociala enheten flyttas till Arbetsmarknadsenheten. Arbetsuppgifter omfördelas för att förändra rollerna i Arbetsmarknadsenheten så att de kommer att likna radarparen i de andra enheterna. I och med uppdelningen av uppdraget för Sociala enheten och förändringen i verksamhetsområdet för Arbetsmarknadsenheten föreslås ett namnbyte för de två berörda enheterna. Detta för att förtydliga uppdelningen bättre och understryka att det är en förändring av hur och var frågorna behandlas inom Kårledningen. Sociala enheten ska ha i uppdrag att arbeta med frågor kring trygghet, jämlikhet samt fysiskt och psykisk studiemiljö medan Arbetsmarknadsenhetens verksamhetsområde ska handla om personlig utveckling och hur det förbereder medlemmarna inför arbetslivet, förutsättningar för engagemang och ett rikt nöjesliv, kontakten med alumner och ansvar för kårens samarbetsavtal. I Presidieenheten medför utflyttandet av HA att strategiska frågor kring Kårens fastigheter fördelas mellan VO och den förändrade Arbetsmarknadsenheten. Eftersom mycket av det som HA arbetar med handlar om förutsättningar för engagemang och nöjesliv i form av lokaler, brandsäkerhet med mera så är det naturligt att dessa frågor behandlas där. Om det är frågor som tidigare varit en dialog mellan HA, VO och VD så kommer den typen av frågor fortsatt föras mellan VO och VD men om det krävs kommer fler vara inblandade. Konsekvens- och riskanalys En naturlig konsekvens av en förändring av denna karaktär att finns en stor utmaning i att tydliggöra vem som gör vad för att inte frågor ska hamna mellan stolarna. Det finns också en risk i att kontinuteten blir lidande då verksamhetsområden förändras. För att undvika detta måste förändringen göras i faser för att hela tiden tydliggöra och uppdatera arbetsbeskrivningar så att de speglar verksamheten. Det måste kunna gå att spåra vart en viss fråga har behandlats innan så att konitnutetet bakåt kan användas på samma sätt som den görs idag. I de frågor som inte har samma typ av kontinutet måste andra metoder användas för att att bygga upp en grund. Det skulle till exempel kunna innebära att kommittéer eller föreningar används, att arbetsgrupper eller referensgrupper skapas och att andra kårers arbete studeras. Eftersom ett viktigt mål i att dessa förändringar görs är att skapa enheter med tydliga arbetsområden och radarpar som kan samarbeta med frågor med olika fokus blir det mycket viktigt att rollerna utformas väl från början men att de också ständigt utvecklas för att fungera bättre ihop. Det är en risk att i och med förändringen av Arbetsmarknadsenheten skapar en liknande situation som funnits tidigare det vill säga att det blir spretigta arbetsuppgifter mellan ordförande och vice ordförande. I en övergångsperiod kommer det nog också upplevas så men det är viktigt att lyfta blicken och ha överseende med att det kommer vara en utmaning i ett initialt skede. Däremot genom att ha en bra dialog och fasa in den nya strukturen så finns det goda möjligheter för att uppnå målet och forma något mycket bra. 12 av 24

33 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Förtydliga organisationen med radarpar där Kårledningen arbetar i två team Ett mål med Kårledningens organisation har genom åren varit att skapa radarpar där en ordförande och en vice ordförande arbetar tillsammans med frågor inom ett verksamhetsområde fast med något olika fokus. Arbetssättet ska leda till att enheten tillsammans kan stötta och komplettera varandra i sina roller. De olika fokus som beskrivs är att ordförande arbetar strategiskt, politiskt och externt medan vice arbetar mer operativt och inåt i organisationen. Enheten ska dock inte bli låsta i dessa roller utan anpassa arbetet efter vad situationen kräver. I takt med att arbetsuppgifter tillkommit i Kårledningen har möjligheterna för att arbeta som radarpar minskat i vissa enheter. Sociala enheten har i och med Mat&Kalas haft svårigheter att få tid till att arbeta tillsammans med trygghets- och jämlikhetsfrågor utan sådant har legat på SO i stor utsträckning. Likaså har CHARM lyfts som ett arbetsområde som skapar svårigheter att arbeta i ett par i arbetsmarknadsenheten. I en förändring av strukturen ska radarparen bli tydligare och varje enhet vara uppbyggd därefter. Verksamhetsområdet ska genomsyra enheten för att skapa en plattform för bra samarbete. Alla arbetsuppgifter och frågor kommer inte kunna vara angränsande men i helheten ska det finnas en röd tråd. Utöver radarparen föreslås Kårledningen att ta tillvara på de olika rollerna som finns och organisera visst arbete genom två team med vissa typer av frågor. Det ena är Kårordförande och de tre enhetsordföranden som tillsammans utgör det team som arbetar politiskt och mot externt part. Planen är att de ska planera och utföra frågor som till exempel handlar om ett enat påverkansarbete mot högskolan eller ett samarbetsorgan. Det andra teamet är vice Kårordförande och de andra vice ordförandena i enheterna. Som det mer operativt arbetande teamet ska gruppen ansvara för projekt och arrangemang som är Kårledningsgemensamma, det vill säga inte har en tydlig enhet eller verksamhetsområde kopplat till sig. Konsekvens- och riskanalys Organisationen kring radarpar utgör främst en risk om samarbetet mellan personerna i enheten inte fungerar på ett bra sätt. Det viktigaste är att hela tiden för en dialog inom enheten för att vara överens om vilka roller som posterna ska ta i olika frågor. Sen så kommer det som sagt inte alltid kunna finnas en koppling i allt arbete som utförs och då gäller det att göra det tydligt hur man som enhetsordförande eller vice enhetsordförande kan få stöd i de frågorna från någon annan person eller funktion. Att dela upp arbetet tydligare i två team för att utnyttja de roller som finns medför en ökad verkningsgrad på arbetet och innebär också en tydlighet i rekryteringen. En risk i mer uppdelat arbete är att det skapas två grupper och därigenom blir en gruppdynamisk utmaningen. För att motverka otydlighet måste det därför framgå att det handlar om två team som arbetar tillsammans med frågor som de ansvarar för snarare än att det är en grupp i en annan grupp. Bra kommunikation och arbetsledning löser de utmaningarna men det måste finnas en förståelse för att rollerna i Kårledningen är olika och arbetar med olika fokus. 13 av 24

34 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 4.2 Kårstyrelse skild från ledningsgruppen Flera grundproblem som undersökt i utredningen går att koppla till problematiken i att Kårstyrelsen är integrerad i Kårledningen. Det finns flera saker att göra för att ändra hur det långsiktiga arbetet drivs och på vilket sätt Kårledningen får stöd och återkoppling ovanifrån men genom att skilja de två organ åt skapas en möjlighet att förändra arbetssättet ordentligt. Även om strukturförändringar inte alltid kan lösa kulturella problem så innebär en förändring i organisationen även en förändring i arbetssättet vilket i sin tur medför en skillnad i hur kulturen ser ut. Målet med en separering är att ge bättre möjligheter för Kårledningen att få återkoppling och stöd i arbetet samtidigt som det långsiktiga arbete kan utvecklas genom att fler personer formellt blir involverade. Vidare kan en bättre miljö skapas i interaktionen med Fullmäktige så att tid kan läggas på viktiga medlemsfrågor och det som ledamöterna anser prioriterat. En separering av organen för med sig en del risker som måste tas i beaktning. Framförallt kan dubbla kommandon bli ett problem då det är fler parter som är inblandade i arbetet och det är därför väsentligt att kommunikationen mellan Kårstyrelse och Kårledning är bra och tydlig. Det handlar också om att tydliggöra rollerna och uppdragen för de olika organen. En separering kan upplevas som mer byråkratisk, det vill säga att det blir fler instanser som ska behandla en viss fråga, och det är därför viktigt att se till helheten i en förändring. Kårstyrelsen bör ha mer ansvar för vissa beslut och till exempel verksamhetsplan för att på ett mer effektivt sätt kunna planera och återkoppla arbetet tillsammans med Kårledningen utan att behöva gå till Fullmäktige med detaljfrågor. Rapporteringen till Fullmäktige ska istället vara mer områdesbaserad. En farhåga är att Kårstyrelsen övergår till att bli en bromskloss och en kontrollfunktion i organisationen vilket inte är önskvärt. Utredningsgruppen anser att området är viktigt och bör utredas vidare mer specifikt för att organisationen ska kunna ta ställning till vad det skulle innebära för Chalmers Studentkår. En arbetsgrupp bör därför tillsättas med uppdrag att ta fram ett implementeringsförslag för Kårstyrelse skild från Kårledning. Förslaget ska innehålla en konsekvensanalys som gör det möjligt för organisationen att väga förändringens mål mot riskerna det medför. Kopplat till separeringen ska också Fullmäktiges roll i den förändrande organisationen ses över och tydliggöras. 4.3 Andra lösningar samt rekommendationer Fullmäktiges roll i den nya organisationen Om Kårstyrelsen och Kårledningen ska genomgå förändringar likt de som ovan beskrivits, så finns också behovet att se över Fullmäktiges nuvarande organisation för att försöka klargöra och även effektivisera. Utredningsgruppen har ofta i sitt arbete hamnat i diskussioner kring Fullmäktiges roll då denna är tätt knuten till strukturella förändringar i Kårstyrelsen. Med avseende på detta föreslår utredningsgruppen att Fullmäktige ger den grupp som utreder Extraktionen av Kårstyrelsen i uppdrag att se över hur Fullmäktiges organisation borde förändras vid en Kårstyrelseextration. Konsekvens- och riskanalys Då detta är ett förslag om fortsatt utredning och ej en faktiskt förändring ingår ingen konsekvenseller riskanalys i detta avsnitt. 14 av 24

35 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Utred möjligheten att inrätta ett studentstyrt organ för bolagen Det har under utredningen konstaterats att organisationen kring företagen även i framtiden bör vara separerad rent organisatoriskt ifrån Kårstyrelsen (d.v.s. att Kårstyrelsen inte ska ha direkt inflytande över ägandet av bolagen). Dock har utredningen visat på ett behov av att tydligöra hur arbetet tillsammans med bolagen ska se ut för att öka delaktigheten. Idag finns nämligen en vilja att lyfta frågor i fullmäktige men det finns samtidigt en osäkerhet i vem man ska kontakta i olika frågor och hur påverkansmöjligheterna ser ut. Utredningsgruppen föreslår därför att man tillsätter en arbetsgrupp som ser över vilka möjligheter man har att skapa en tydligare struktur kring bolagen, liksom förbättra kommunikationen mellan teknologledamöterna, Kårledning och Kårstyrelse. Konsekvens- och riskanalys Då detta är ett förslag om fortsatt utredning och ej en faktiskt förändring ingår ingen konsekvenseller riskanalys i detta avsnitt. Dock är det viktigt att denna grupp från början tar reda på vilka restriktioner som finns i och med aktiebolagslagen och annan relevant lagstiftning Införa en Projektledargrupp Kåren har idag ett antal större projekt såsom CHARM, Mottagningen och Cortègen. Det har lyfts att det skulle vara givande som projektledare att träffa andra i samma situation för att prata om övergripande ledningsfrågor samt för att skapa ett naturligt ubyte mellan verksamheterna. Det har också de senaste åren diskuterats att skapa projektledaruppdrag för årligt återkommande arrangemang som Kårledningen idag har ansvaret för där studenter kan engagera sig i kortare utformade uppdrag snarare än att sitta ett år i en kommitté eller liknande. Möjligheterna till att skapa roller för tillfälliga projekt har också varit ett mål under den senaste tiden. Genom införandet av en projektledargrupp som sammankallas av någon i Kårledningen skapas en arena för de ovanstående mötena mellan projekt och projektledare. Det stärker kontakten och utbytet projektledare emellan samt med Kårledningen. Konsekvens- och riskanalys En konsekvens av att skapa en mötesplats är så klart att det medför en arbetsuppgift in i Kårledningen. I sammanhanget handlar det mest om en sammankallande funktion och den kontakten som ska uppnås förs på något sätt redan idag men i mer splittrad form. En grupp skulle snarare effektivisera den arbetstiden. En annan risk som måste tas hänsyn till är att det kan bli otydligt vilka projekt som ingår i denna grupp. Det vill säga vilka signaler som skickas ut till organisationen kring vilka projektledare som ingår och så vidare. Det handlar framförallt i detta fall om att tydliggöra gruppens syfte och samtidigt utvärdera vilka som deltar. Viktigast är att börja med en grund och se i vilken riktning gruppen ska gå för att nå rätt resultat. Införandet av gruppen är också en viktig komponent för att behålla kontakten till CHARM och undvika känslan av ensamhet hos projektledaren för CHARM när den flyttas ut ur Kårledningen Översyn av de postspecifika uppdragen Det har framkommit att de uppdragsbeskrivningar som finns för respektive post i Kårledningen i praktiken är ett dokument som uppdateras reaktivt baserat på hur arbetet praktiskt förändras. Med de kontinuerliga rapporter som skrivs från Kårledningsledamöter till Kårstyrelsen som tar upp eventuella 15 av 24

36 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur förändringar i arbetet i åtanke, så påverkar därmed inte detta styrdokument den reella verksamheten. Arbetsgruppen föreslår därför att Kårstyrelsen aktivt ska uppdatera dokumentet och under ett verksamhetsår utreda hur rimlig den nuvarande beskrivningen är för att därefter uppdatera dokumentet kontinuerligt Uppsamling av Kårledningen efter verksamhetsåret I mötet med tidigare Kårledningsledamöter har det lyfts att tiden efter uppdragets slut ibland för med sig utmaningar. Det kan för vissa handla om svårigheter i att återgå till vanliga rutiner och för andra om en fortsatt vilja att arbeta och utvecklas personligen. Gränsen mellan att släppa taget och att fortsätta vara till hjälp är ibland snäv och det en plan behövs därför för hur organisationen kan ta vara på kompetensen hos tidigare ledamöter samtidigt som deras möjlihet till fortsatt personlig utveckling stärks. Det är också viktigt att de som har känt att det varit stressande under sitt år och har svårt att finna rätt motivation igen efteråt har en möjlihet att få stöd. En uppsamlingsplan bör därför också innehålla ett samarbete med exempelvis Adademihälsan och kurator Jämställ arvoderingsplaner för Kårledningen I utredningen har det framkommit från olika Kårledningsledamöter att det finns svårigheter förknippat med att alla Kårledningsledamöter inte är arvoderade lika länge. Det har skapat gruppdynamiska problem och det har även uppstått problem att komma in i arbetet. I dagsläget arvoderas alla presidiealer 13 månader medan HA och vso arvoderas 12 ½ månad och vuo och vao arvoderas 11 månader. Att jämställa viceordförandenas arvoderingsperioder till 12 ½ månad skapar möjlgihet för synergieffekter inom enheternas arbete, en bättre start för samtliga poster och en bättre gruppdynamik. Utredningen har tagit i hänsyn den ökade arvoderingskostnaden men anser att denna kompenseras av gruppdynamiska vinster, inflytandet över det eget arbete och möjligheten att teambuilda hela gruppen under sommaren. vuo och vao kommer också vara mer välförberedda inför Mottagningen och tidigare komma över en del av den osäkerhet som förekommer i början av uppdraget då det annars kan uppstå svårigheter i att komma in i arbetet och känna sig trygg i posten. Dock gäller det att se över hur den utökade tiden skall användas på bästa sett och göra en plan för vilka arbetsuppgifter som kan påbörjas under sommaren. Konsekvens- och riskanalys Den mest givna konsekvensen är en en ökad kostnad i och med att det läggs till 6 veckors arvodering på två poster. Vidare finns en risk att det inte finns tydliga arbetsuppgifter för den extra tiden, vilket kan göra att arbetet fokuseras på fel saker eller inte har något att arbeta med alls. Då det innebär en arvodering under hela sommaren så försvinner också chansen att sommarjobba för dessa ledamöter. Dock har flertalet intervjuer pekat på att det är ett problem idag att det är svårt att få ett sommarjobb för de 6 veckor ledamoten inte är arvoderad. Det är viktigt att också under de första veckorna ha mycket kontakt med företrädare för att veta vilka arbetsuppgifter som bör göras Formalisera Kårledningen i styrdokument Kårledningen som ord saknas idag i studentkårens styrdokument vilket ibland har skapat en otydlighet för mindre insatta och lett till oklarheter när personer heltidsarvoderats utanför Kårledningen. För att lösa detta föreslår utredningsgruppen att Kårledningen som begrepp införs i stadga och reglemente. 16 av 24

37 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Konsekvens- och riskanalys Detta anses som en väldigt enkel ändring utan några direkta förändringar av varesig organisationen eller arbetssätt. Därför har har inte några större risker setts med förslaget. Dock finns det givetvis en risk att omformuleringar av stadga och reglemente kan skapa andra oförutsedda otydligheter Ge uppdrag till Kårstyrelsen och Kårledningen Det ses idag som en svårighet att veta vilka uppgifter som är Kårledningens ansvar, samt vilka som är Kårstyrelsens ansvar inom organisationen. Utredningsgruppen har påbörjat arbetet med att fram uppdrag för de två organen men föreslår att dessa ses över i samband med att arbetsbeskrivningarna uppdateras under våren Revidera arvoderingspolicy Kårens arvoderingspolicy har inte reviderats de senaste åren och det har framkommit kritik kring att den som finns ger bristande stöd när det kommer till att behandla ärenden kopplat till arvoderingar i organisationen. Arvoderingsplanen innehåller idag mest information om hur organisationen ska förhålla sig till entledigandet och liknande och inte så mycket om hur och på vilket sätt som arvoderad personer förväntas arbeta. En revision förslås därför av dokumentet. 5. Slutsatser 5.1 Arbetsmarknadsenhetens förändring Förändringarna som föreslås kring en uppdaterad ledningsstruktur är en naturlig följd av den utveckling som skett under de senaste åren inom organisationen. Förflyttandet av Chalmers Event och bildandet av Chalmers Studentkårs Promotion har inneburit ett skifte i Arbetsmarknadsenhetens verksamhetsområde. Utflyttandet av CHARM är i sin tur dels en följd av att skapa mer lika roller inom Kårledningen där halvtidstjänster för andra delar inte existerar och för att underlätta CHARMkommitténs arbete genom att rekrytera en projektledare tidigare. Vissa delar återstår fortfarande som är viktiga för Kåren att fortsätta arbeta med inom området Arbetsmarknad men uppdraget kommer inte kunna jämställas med de andra enheterna sett till arbetsbörda. Förslaget skulle i så fall vara en minskning av enheten och att arbetet snarare borde utföras av en person. I utredningen har en viktig del i utformningen av enheterna varit att de ska innehålla två personer ett resonemang som lyftes i förra omorganisationen i början av 2000-talet. Därför skulle en arbetsmarknadsenhet bestående av en person inte vara hållbart. Istället föreslås en uppdaterad enhet som eftersträvar att kombinera mervärdet från att engagera sig inom kåren med att förbereda sig inför arbetslivet och möjligheten att personligen utvecklas under sin studietid. Förändringen innebär att kåren som organisation tar ställning i frågan hur verksamheten inom Arbetsmarknad ska se ut. Det förändrar inget i form av det som utförs av Chalmers Studentkårs Promotion AB eller av CHARMkommittén men det är en förändring av inriktningen på hur Kårledningen arbetar med frågan. En gradvis förändring har skett genom olika åtgärder de senaste åren men det har inte tagits något beslut eller gjort något ställningstagande kring denna förändring av enhetens syfte. 17 av 24

38 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 5.2 Sociala Enheten Att hinna med allt som förväntas inom verksamhetsområdet i Sociala enheten har lyfts som ett problem de senaste fem åren. Det har löpande dykt upp svårigheter i planeringen och genomförandet av projekt då området har blivit för stort och kopplat samman nöjesliv, trygghet, likabehandling, studiemiljö och liknande till den utsträckningen att det hela blir osammanhängande och svårt att greppa. En uppdelning av Sociala Enhetens verksamhetsområde är viktig för att båda delarna av uppdraget, det vill säga nöjesliv och trygghet om man hårdrar det, ska få den fokus de behöver och förtjänar av organisationen. Kårens nöjesliv har de senaste åren vuxit och organisationen tar idag ett mycket större ansvar för frågorna vilket kräver mer resurser. 5.3 Det långsiktiga arbetet Kåren behöver en bra struktur och kultur kring hur det långsiktiga arbetet genomförs. Alla är inte alltid överens om vad som är långsiktigt och vad som är kortsiktigt eller vad som är strategiskt kontra operativt men organisationen har ständigt utvecklats genom att drivna personer engagerat sig på alla nivåer inom organisationen. När en organisation växer i den utsträckningen som kåren gjort under en 10-årsperiod är det viktigt att fundera över hur det påverkar arbetet. Behovet av stöd och återkoppling är alltid viktigt men blir svårare och svårare i en större organisation. Hur strukturen ser ut kan därför påverka hur det långsiktiga och kortsiktiga arbetet utförs. Kopplat till detta anser Utredningsgruppen att frågan kring hur Kårledning, Kårstyrelse och Fullmäktige interagerar och arbetar är mycket viktig att utreda vidare. 5.4 Implementeringen Förslagen som rapporten innefattar medför en förändring som kräver tydlighet och tid. Kontinuiteten är en av styrkorna som lyfts fram inom kåren och för att behålla den måste förändringar genomföras i faser och inte på en gång. Samtidigt måste organisationen våga att förändra och inte fastna i tron på att verksamheten kommer se likadan ut över tid. 18 av 24

39 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Bilaga 1 Implementeringplan Nedan beskrivs utredningsgruppens förslag på fortsatt arbete och implementering. Det som beskrivs är vad som är nästa steg inom varje förslag samt av vem det ska genomföras och till när. Ordningen är strukturerad för att matcha ordningen i avsnittet med lösningsförslag i rapporten. Utredningsgruppen finns också till hands för Fullmäktige, arbetsgrupper och Kårstyrelsen som ska genomföra kommande arbete. Förslag (Vad?) Fortsatt arbete (Hur?) Aktör (Vem?) Tidshorisont (När?) 4.1 Uppdaterad ledningsstruktur Flytta ut CHARM från Kårledningen Kommer att utvärderas och tillsättas under verksamhetsåret 14/15 så att Projektledare för CHARM kommer sitta dubbelt under våren 2015 Kårstyrelsen ansvarar för kommande arbete och rapporterar till Fullmäktige Rekrytering påbörjas under hösten för att ha Projektledare för CHARM 2016 tillsatt under CHARM Flytta ut majoriteten av arbetet med Mat&Kalas från Kårledningen Arbetet behöver utredas för att ta fram plan för hur arbetet efter utflyttning kommer att fungera. Kårstyrelsen ansvarar för utredning Kommer att få arbetas med under verksamhetsåret 14/15 för att utflyttning ska ske till 15/ Ta bort HA-posten från Kårledningen Arbete som HA bedriver kommer behövas detaljstuderas så att ingenting missas Kårstyrelsen ansvarar för utredningen Kommer att få arbetas med under 14/15 för att utflyttning av arbetsuppgifter ska ske till 15/ Ändra arbetsuppgifter för och byta namn på Sociala enheten och Arbetsmarknadsenheten för att förtydliga uppdrag Förändringen av arbetsuppgifter kommer att behöva ske vid överlämningar och gradvis under kommande verksamhetsår för att kunna anpassas till förändringar i organisationen Kårstyrelsen tillsammans med utredningsgruppen tar fram detaljplan Kommer att arbetas med under våren 2014 för att ta fram en plan som ska genomföras under överlämningen 2014 samt 14/15 för slutgiltigt införande av nya namn till 15/ Förtydliga organisationen med radarpar där Kårledningen arbetar i två team Kommer att förtydligas då arbetsuppgifter är överflyttade och enheterna fungerar som beskrivs i PUTE samt teamen börjar arbeta Kårstyrelsen 15/16 Kommer bli tydligt först då verksamhetsåret 15/16 tillträder i de omdöpta enheterna 19 av 24

40 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur 4.2 Kårstyrelse skild från ledningsgruppen Utredning av skild Kårstyrelse Förslaget behöver utredas för att förtydliga struktur, möjligheter och risker samt hur en extern Kårstyrelse skulle jobba. Samordnas i samma arbetsgrupp som Arbetsgrupp från Fullmäktige Våren 2014 för att rapportera resultatet till Fullmäktigemöte 3 under 14/ Andra lösningar samt rekommendationer Fullmäktiges roll i den nya organisationen Behöver utredas hur Fullmäktige ska fungera och vad Fullmäktiges roll är i framtiden. Samordnas i samma arbetsgrupp som Arbetsgrupp från Fullmäktige Våren 2014 för att rapportera resultatet till Fullmäktigemöte 3 under 14/ Utred möjligheten att inrätta ett studentstyrt organ för bolagen Behöver utredas hur dessa ägarfrågor ska hanteras och det bör göras av samma arbetsgrupp som utreder och Arbetsgrupp från Fullmäktige Våren 2014 för att rapportera resultatet till Fullmäktigemöte 3 under 14/ Införa en Projektledargrupp Ska genomföras av Kårstyrelsen under kommande verksamhetsår för att testa konceptet och därmed kunna föreslå förändringar till kommande verksamhetsår Kårstyrelsen Konceptet bör testas under verksamhetsåret 14/15 för att efter det utvärderas Översyn av de postspecifika uppdragen Arbetet med att ta fram postspecifika uppdrag bör samordnas med uppdrag för Kårstyrelsen och Kårledningen, Detta innebär översyn av det som idag heter Kårstyrelsen och Utredningsgruppen Fullmäktigemöte 7 under verksamhetsåret 13/14 20 av 24

41 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur arbetsbeskrivningar Uppsamling av Kårledningen efter verksamhetsåret En plan ska tas fram med ett antal åtgärder som kan genomföras efter Kårledningsåret Utredningsgruppen tillsammans med Kårstyrelsen Plan klar till Kårledningen 13/14 avgår uppdragen Jämställ arvoderingsplaner för Kårledningen Formalisera Kårledningen i styrdokument Bör genomföras till verksamhetsåret 14/15 och utredningsgruppen kommer ändringsyrka på Kårstyrelsens proposition Att formulera Kårledningen tydligare i styrdokument innebär stadge- och reglementsändringar och kommer därför föreslås till Fullmäktigemöte 8 Utredningsgruppen Fullmäktigemöte 6 under verksamhetsåret 13/14 Utredningsgruppen Fullmäktigemöte 8 under verksamhetsåret 13/ Ge uppdrag till Kårstyrelsen och Kårledningen Arbetet med att ta fram uppdrag bör samordnas med postspecifika uppdrag för Kårledningen, Utkast finns presenterat i Bilaga. Kårstyrelsen och Utredningsgruppen Fullmäktigemöte 7 under verksamhetsåret 13/ Revidera Arvoderingspolicy En översyn och breddning av de arvoderingspolicy som finns idag bör göras och samordnas med de mål som tagits bort i målrevideringen. Arbetsgrupp i Fullmäktige Fullmäktigemöte 8 under verksamhetsåret 13/14 21 av 24

42 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Bilaga 2 - Enheterna i en uppdaterad struktur Enheterna inom Kårledningen består av två personer vardera som arbetar inom sitt ämnesområde. Utöver detta samarbetar enheterna inom frågor som berör flera ämnen. Ordförande i enheterna arbetar strategiskt och på ett mer politiskt sätt med frågorna. Ordföranden arbetar också generellt mer mot extern part såsom högskolan eller samarbetsorgan. Vice ordförande i enheterna arbetar mer praktiskt och operaktivt inåt i verksamheten med studenter, kommittéer, föreningar och sektioner. Kårordförande leder enhetsordföranden i Kårens politiska arbetet medan vice Kårordförande tillsammans med de andra vice i enheterna ansvarar för de operativa och mer projektliknande arbetsppgifterna inom Kårledningen. Presidiet Samordnar och leder kårledningens arbete vilket inkluderar såväl löpande frågor och arbetet med verksamhetsplan/kommunkationsplan. Arbetar tillsammans nära Kårens VD för att på kort och lång sikt värna om Kårens intressen. Föra fram Kårens åsikter i högskolans organ genom representation i exempelvis högskolestyrelsen och högskolans ledningsgrupp. Leder det strategiska budgetarbetet Ansvarar för kontakten med teknolosektionerna. Presidiet har det övergripande ansvaret för arbetet inom Kårledningen. Det inkluderar avstämningar med enhetsordföranden kring pågående arbete och projekt samt medarbetaransvar för hela gruppen. Presidiet leder också Kårstyrelsen och planerar kontakten till Fullmäktige. Kårorförande har ett stort ansvar i att representera Kåren i olika sammanhang. Dels inom högskolans organ men också internt i organisationen. Vice Kårordförande leder arbetet med budgetering för organisationen. 22 av 24

43 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur Enheten för trygghet Ansvarar för arbetet med studenternas trygghet och tillhörighet på campus för att säkerställa en bra fysisk och psysisk studiemiljö. Värnar om och arbetar med jämlikhetsfrågor internt inom organisationen samt i studiesituationen. Leder Kårens arbete med regional och kommunal politik. Enheten för trygghet samordnar Kårens verksamhet kring fysisk och psyisk studiemiljö vilket inkluderar att arbeta tillsammans med sektionernas studerandearbetsmiljöombud med frågor som berör alla samt vara ett stöd i mer specifika frågor och fall som kan uppstå. Enheten arbetar också med att jämlikhet och tillgänlighet ska genomsyra hela kårens verksamhet och arbetar tillsammans med enheten för engagemang med att implementera satsningar i kommittéer, föreningar och arrangerande funktioner. Enheten för utbildning Arbetar för ett stark studentinflytande gentemot högskolan och alla studenters möjlighet att tillgodogöra sig en kvalitativ utbilning. Säkerställer en stark påverkansstruktur genom utbildning, kommunkation och samordning av studentrepresentanter för att åstadkomma ett effektivt påverkansarbete. Enheten för utbildning samordnar Kårens arbete med nationell påverkar genom att säkerställa ett aktivt och givande deltagande i samarbeten. Enheten för utbildning arbetar med påverkanstrukturen inom Kåren för att göra den stabil och effektiv. Det handlar om att samordna sektionernas arbete i studienämnder och sektionsutbildningsutskott för att sedan på central nivå skapa en bra stuktur för hur utbildning och kommunkation sker. Enheten arbetar för en hög utbildningskvalitet och en ständig förbättring av utbildningen. Genom att dels använda åsiktsprogrammet och genomföra utredningar tar enheten fram material att använda i påverkansarbetet mot högskolan och andra externa parter. Kårens delaktighet i nationella samarbetsorgan är viktiga för att föra fram åsikter på alla nivåer. Enheten för utbildning ansvarar för samordningen av dessa för att ta fram handlingsplaner för delaktighet. Enheten för engagemang Förebereder studenterna inför arbetslivet genom att säkerställa stora möjligheter för personlig utveckling inom engagemang och studier. Skapar bra förusättningar för engagemang och nöjesliv på campus genom nära kontakt med Kårens kommittéer, föreningar och arrangerande funktioner. Värnar om kontakten och relationen till näringsliv och alumner för att möjliggöra möten och mentorskap för studenter. Som beskrivs i de ovanstående punkterna så arbetar enheten med att skapa mervärde genom engagemang som både bidrar till den personliga utvecklingen och förbereder teknologer för ett liv efter studierna. Frågan behandlas på flera nivåer det vill säga att det handlar dels om den strategiska 23 av 24

44 RAPPORT Utredningsgruppen Kårledningens struktur biten på hur Kårens nöjesliv på lång sikt kan utvecklas och fortsatt vara mångfaldig men det handlar också om att på kort sikt säkerställa att de viktigaste förutsättningar för arragemang finns på plats. Det kan handla om att praktiskt finnas till hands inför och under stora arrangemang och att tillsammans med exempelvis kommittéer disktuera samarbetsavtal som skulle underlätta i deras verksamhet. Det finns mycket att lära från personer som tidigare har varit studenter när det kommer till utvecklingen av kårens verksamhet. Enheten för engagemang blir en brygga mellan alumner och nuvarande studenter för att se vilka färdigheter som är viktiga att ha med sig inför arbetslivet. Vissa färdigheter tränas upp genom engagemang inom Kåren vilket enheten kan omsätta direkt i kontakt med kommittéer och föreningar medan vissa färdigheter fås genom studierna vilket öppnar för ett tydligt samarbete med Utbildningsenheten för att påverka utbildningens utformning. 24 av 24

45 RAPPORT Kårstyrelsen Omvärldsbevakning till FuM6 Anslutningsgrad till studentkårer samt demokrati Tidningen Studentliv har gjort en undersökning bland Sveriges studentkårer i hur anslutningsgraden ser ut på olika kårer 3,5 år efter Kårobligatoriets avskaffande. Resultatet varierar stort mellan Lund som har högst anslutningsgrad, runt 90%, av de som svarat och Luleå som har minst, 8%. Artikel finns här: Studentliv rapporterar också att kårerna har problem med att engagera medlemmar till att rösta i de demokratiska valen för liknande fullmäktige. Av 15 kårer som hade val så rapporterade 7 kårer ett valdeltagande på under 10%. Artikel finns här: HBT-strategi antagen Regeringen antog tidigt i år en strategi för lika rättigheter och möjligheter oavsett sexuell läggning, könsidentitet eller könsuttryck som främst fokuserar på unga HBT-personer, diskriminering, hälsa och privatliv. Denna strategi är efterlängtad av många, exempelvis RFSL som välkomnar den men kritiserar den eftersom den innehåller få konkreta återgärder. Oavsett är detta ett steg i rätt riktigt och en poängtering av vikten i frågan. Läs mer på: och Klartecken för underkända utbildningar Efter ett år följs det upp om de utbildningar som blivit underkända i Universitetskanslerämbetets utvärderingar lyckats rätta till bristerna. I december blev några av de första utbildningarna som utvärderades också uppföljda efter ett år och alla har klarat av att förbättra. Detta gör att betyget för dessa utbildningar har ändrats till hög kvalitet. Läs mer här: Samverkan utbildning och näringsliv Ny rapport som inkluderar Chalmers Samverkan mellan utbildning och näringsliv är en aktuell fråga inom Chalmers men också en fråga som diskuteras nationellt utifrån matchningsperspektivet i hur studenter får arbete efter sin examen. Chalmers har under hösten genomfört en studie i hur stor samverkan det finns i programmen för att kartlägga nyttan och behovet. I den nya rapport som nu släppts av Almega så beskrivs Chalmers som ett bra exempel, främst på grund av Entreprenörsskolan. Rapporten finns här: 1 av 3

46 RAPPORT Kårstyrelsen Stor kritik mot rektorn i Uppsala I mitten av februari rapporterade media om att rektorn i Uppsala har fått mycket kritik från vicerektorerna i rektorns syn på ett universitet samt hur rektorn leder universitet. Studentkårerna har i uttalanden stått bakom rektorn och meddelar att de har fortsatt förtroende. Läs mer på bland annat: Studieavgifter för tredjelands studenter Rektorer och högt uppsatta inom näringslivet fortsätter att trycka på hur viktigt det är med internationella studenter och att det finns tillräckligt med stipendier för att inte antalet tredjelands studenter ska förbli lågt. Detta rapporterades om i januari i bland annat Dagens nyheter och Ingenjörsbloggen. De är också en ständigt aktuell fråga inom Chalmers. Läs mer på: och Sänkt ränta på studielånet Räntan på studielånet sänks för 2014 och blir lägst någonsin på 1,2 procent. Detta är såklart ett positivt besked för alla teknologer som snart tar examen och ska börja betala tillbaka sitt studielån. Beslutet kom i slutet av november från regeringen. Läs mer på: Universitetskanslern vill se ett mindre uppdrag till högskolan Universitetskanslern som är högsta chef för Universitetskanslerämbetet har i flera debattartiklar och intervjuer uttryckt att högskolans uppdrag är för brett. Han tycker att utvidgningen av antalet utbildningsplatser och samhällets förväntan på att högskolan ska bidra till att lösa många samhällsproblem har gjort att högskolan fått för höga förväntningar och krav på sig, vilket han menar på leder till lägre kvalitet. Universitetskanslerns lösning är att forskning och utbildning ska prioriteras högre, vilket i längden skulle kunna påverka statens uppdrag till högskolan. Läs mer här: och här: e81d12290.html 2 av 3

47 RAPPORT Kårstyrelsen Universitetens ledning I Dagens Nyheter har det den senaste tiden debatterats huruvida demokratiskt valda fakultetsråd där lärare och forskare väljer representanter borde få mer makt jämfört med universitetens ledningar. Flera hävdar att när fakulteten styr blir kvaliteten på undervisning och forskning högre medan många menar att den är ett ineffektivt sätt att leda universitet. På Chalmers har ledningen mycket inflytande och fakultetsrådet idag endast beslutsfattande makt i fråga om hedersdoktorer, i övrigt är det ett rådgivande organ. Läs mer på: Utredning av gymnasieingenjör Regeringen har begärt en utredning av gymnasiets teknikprogram. En av de aspekter som ska utredas är om det innebär att studenter i framtiden kan få en typ av ingenjörsexamen från att läsa gymnasiet med eventuellt tillägg. Detta kan påverka framförallt högskoleingenjörsutbildningarna och examen då det kan innebär extra konkurrens om jobben och svårare att differentiera examen. Under senaste veckan kom också en lagrådsremiss från regeringen med rubrik Gymnasieingenjörsutbildning för konkurrenskraft och tillväxt Läs mer på: och 3 av 3

48 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 21: Ägardirektiv för AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Bakgrund Enligt Chalmers Studentkårs stadga 6:8 skall fullmäktige vartannat år revidera ägardirektiven till AB Chalmers Studentkårs företagsgrupp (ABChSFG) under läsperiod tre. För åtta år sedan genomfördes en omfattande revidering av ägardirektiven. De senaste tre revideringarna har varit ändringar av mindre karaktär. Vid föregående revidering hade Emils Kårhus AB tillförts koncernen och uppdrag för bolaget specificerades därför. Fullmäktige beslutade även att sätta ett tak på avkastningskravet på koncernen då avkastningen ska gå till att förbättra servicen gentemot medlemmarna. Förslag till beslut Sedan den senaste revideringen har ett bolag ombildats inom koncernen och det är Avancez Kårservice som numer är Chalmers Studentkår Promotion. Ägardirektiven har därmed setts över utifrån Chalmers Studentkår Promotions nya verksamhet, dock har inte några ändringar gjorts då det tidigare fanns uppdrag kring både förberedelse inför arbetslivet och personlig utveckling. Vidare har stycket om styrelsens sammansättning förtydligats genom att tydliggöra att styrelsen består av både teknologledamöter och externa styrelseledamöter. I flertalet av bolagsstyrelserna finns Kårstyrelsen med som kundrepresentanter. Detta ansvar har förtydligats i ägardirektiven genom att beskriva vad det innebär att vara kundrepresentant. För att öka flexibiliteten föreslås det bli möjligt att Kårledningen och inte enbart Kårstyrelsen kan sitta som kundrepresentant. För att förtydliga förändringarna läggs två bilagor, en med slutgiltigt förslag och en där ändringar som gjorts sedan föregående revidering under 2011/2012 visas. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar Kårstyrelsen att ägardirektiven för AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp fastställs enligt bilaga. Kårstyrelsen genom Johanna Svensson Kårordförande 13/14 1 av 1

49 ÄGARDIREKTIV Ägardirektiv för AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp, moderbolaget är ett av Chalmers Studentkår, ägaren, helägt aktiebolag. Verksamheten drivs i bolagsform för att sprida risker och säkra ägarens kapital. Moderbolagets uppdrag är att bedriva förvaltning och utveckling av dotterbolag med uppdrag inom ägarens verksamhet. Moderbolaget och dess dotterbolag skall kännetecknas av ett tillvaratagande av de resurser som finns hos anställda och ägarens medlemmar samt ett arbete för jämställdhet och mångfald inom koncernens alla nivåer. Verksamheten skall bedrivas på ett affärsmässigt och kostnadseffektivt sätt. Ägaren representeras av dess styrelse, ägarrepresentanten. 1 Förutom gällande lag och förordning regleras verksamheten för moderbolaget och dess dotterbolag samt deras förhållande till ägaren genom gällande bolagsordning. föreliggande ägardirektiv. förekommande avtal mellan ägaren, moderbolaget och dess dotterbolag. Vision I enlighet med ägarens vision skall moderbolaget och dess dotterbolag verka för att alla ägarens medlemmar skall trivas och utvecklas under hela sin chalmerstid. Moderbolagets uppdrag Verksamhetsuppdrag Moderbolagets primära verksamhetsuppdrag är att, i enlighet med ägarens mål, genom dotterbolag erbjuda ägarens medlemmar möjligheter att: kunna köpa kursmaterial vid behov till låga priser. kunna äta en prisvärd måltid på eller i omedelbar närhet till campus. känna sig hemma och kunna umgås med sina vänner i Chalmers Studentkår vara väl förberedda för arbetslivet, det vill säga inom de områden för vilka de utbildas. Därutöver skall moderbolaget arbeta för att öka den allmänna servicegraden, genom såväl ny som befintlig verksamhet, till ägarens medlemmar på och i närheten av båda campus. För att uppnå målen skall medlemsundersökningar genomföras vartannat år och resultatet återkopplas genom skriftlig rapportering till ägaren. 1 Kårstyrelsen betecknas Ägarrepresentanten, Kårledningen betecknas ägarens ledning och Kårordförande betecknas Ägarrepresentantens företrädare. Styrelseordförande i moderbolaget betecknas Moderbolagets företrädare. 1 av 3

50 ÄGARDIREKTIV Moderbolaget ansvarar även för att aktivt kommunicera med ägarens medlemmar för att säkerställa en hög medvetenhet om att ägaren är huvudman för moderbolagets verksamhet, samt vilket värde verksamheten tillför. Interna uppdrag I enlighet med ägarens mål skall moderbolaget och dess dotterbolag vara trygga arbetsgivare med nöjda medarbetare. ha stabil ekonomi och stark integritet. erbjuda ägarens medlemmar möjligheten till personlig utveckling utöver studierna. därtill skall moderbolaget och dess dotterbolag följa ägarens policydokument, så långt detta enligt aktiebolagslagen är möjligt ha en soliditet på minst 30 %. utbilda ägarens medlemmar i moderbolagens och dotterbolagens styrelser i bolagets verksamhet samt bolagsstyrning och bolagsförvaltning. Avkastningsmål För att säkerställa en sund ekonomi och ekonomiska mål förenliga med ägarens skall verksamheten generera en årlig avkastning på eget kapital efter bolagsskatt motsvarande statslåneräntan plus 2,5 procentenheter, dock högst motsvarande statslåneräntan plus 7,5 procentenheter. Upp till hälften av den årliga avkastningen skall utdelas till ägaren. Vid beslut om utdelning till ägaren skall hänsyn tas till moderbolagets ekonomiska ställning. Den huvudsakliga avkastningen skall återföras till ägarens medlemmar genom tillförd medlemsnytta i linje med verksamhetsuppdraget. Övriga riktlinjer Styrelseledamöter Styrelsens uppdrag är att ansvara för bolagens verksamhet och ekonomi. Styrelserna i moderbolaget och dess dotterbolag ska bestå av både ledamöter som är ägarens medlemmar och övriga ledamöter. Styrelseledamöter tillsatta från ägarens medlemmar kallas teknologledamöter. Det är ägarens valberedning som ska nominera styrelseledamöter till moderbolagets och dotterbolagens styrelser till platser tillägnade teknologledamöter. Ägarens valberedning skall vid beredning göra det i samarbete med, en till två, av teknologledamöterna i moderbolagets styrelse. Övriga ledamöter, i moderbolagets och dotterbolagens styrelser, skall föreslås för respektive bolagsstämma av moderbolagets företrädare och ägarrepresentantens företrädare. Kundrepresentanter Kundrepresentanterna är ägarens medlemmars företrädare och säkerställer att styrelserna är medlemsfokuserade. Kundrepresentanter tillsätts från ägarens ledning. Moderbolagets företrädare och ägarrepresentantens företrädare beslutar om vilka styrelser som ska ha adjungerade kundrepresentanter. Riktlinjer vid förvärv Moderbolagets styrelse får ej fatta beslut om förvärv, upprättande eller avveckling av nya respektive befintliga dotterbolag utan ägarens, eller i andra hand ägarrepresentantens, medgivande. 2 av 3

51 ÄGARDIREKTIV Utvärdering Inför varje års bolagsstämma skall moderbolagets företrädare tillsammans med ägarrepresentantens företrädare sammanträda för att diskutera och utvärdera året som gått. Rapportering För att ägaren skall hålla sig kontinuerligt uppdaterad om företagens verksamhet skall moderbolaget till åtminstone ett fullmäktigemöte per kvartal kortfattat redovisa, i skriftlig form, såväl verksamheten som det ekonomiska läget för moderbolaget och dess dotterbolag. i samband med bolagsstämman presentera den, för varje nytt verksamhetsår, framtagna affärsplanen. tillse att protokoll från styrelsemöten tillsänds ägarrepresentanten. hålla ägarrepresentanten informerad om bolagets verksamhet. 3 av 3

52 ÄGARDIREKTIV Ägardirektiv för AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp, moderbolaget är ett av Chalmers Studentkår, ägaren, helägt aktiebolag. Verksamheten drivs i bolagsform för att sprida risker och säkra ägarens kapital. Moderbolagets uppdrag är att bedriva förvaltning och utveckling av dotterbolag med uppdrag inom ägarens verksamhet. Moderbolaget och dess dotterbolag skall kännetecknas av ett tillvaratagande av de resurser som finns hos anställda och ägarens medlemmar samt ett arbete för jämställdhet och mångfald inom koncernens alla nivåer. Verksamheten skall bedrivas på ett affärsmässigt och kostnadseffektivt sätt. Ägaren representeras av dess styrelse, ägarrepresentanten. 1 Förutom gällande lag och förordning regleras verksamheten för moderbolaget och dess dotterbolag samt deras förhållande till ägaren genom gällande bolagsordning. föreliggande ägardirektiv. förekommande avtal mellan ägaren, moderbolaget och dess dotterbolag. Vision I enlighet med ägarens vision skall moderbolaget och dess dotterbolag verka för att alla ägarens medlemmar skall trivas och utvecklas under hela sin chalmerstid. Moderbolagets uppdrag Verksamhetsuppdrag Moderbolagets primära verksamhetsuppdrag är att, i enlighet med ägarens mål, genom dotterbolag erbjuda ägarens medlemmar möjligheter att: kunna köpa kursmaterial vid behov till låga priser. kunna äta en prisvärd måltid på eller i omedelbar närhet till campus. känna sig hemma och kunna umgås med sina vänner i Chalmers Studentkår vara väl förberedda för arbetslivet, det vill säga inom de områden för vilka de utbildas. Därutöver skall moderbolaget arbeta för att öka den allmänna servicegraden, genom såväl ny som befintlig verksamhet, till ägarens medlemmar på och i närheten av båda campus. För att uppnå målen skall medlemsundersökningar genomföras vartannat år och resultatet återkopplas genom skriftlig rapportering till ägaren. Deleted: na Deleted: att Deleted: att Deleted: att Deleted: att 1 Kårstyrelsen betecknas Ägarrepresentanten, Kårledningen betecknas ägarens ledning och Kårordförande betecknas Ägarrepresentantens företrädare. Styrelseordförande i moderbolaget betecknas Moderbolagets företrädare. 1 av 3

53 ÄGARDIREKTIV Moderbolaget ansvarar även för att aktivt kommunicera med ägarens medlemmar för att säkerställa en hög medvetenhet om att ägaren är huvudman för moderbolagets verksamhet, samt vilket värde verksamheten tillför. Interna uppdrag I enlighet med ägarens mål skall moderbolaget och dess dotterbolag vara trygga arbetsgivare med nöjda medarbetare. ha stabil ekonomi och stark integritet. erbjuda ägarens medlemmar möjligheten till personlig utveckling utöver studierna. därtill skall moderbolaget och dess dotterbolag följa ägarens policydokument, så långt detta enligt aktiebolagslagen är möjligt ha en soliditet på minst 30 %. utbilda ägarens medlemmar i moderbolagens och dotterbolagens styrelser i bolagets verksamhet samt bolagsstyrning och bolagsförvaltning. Avkastningsmål För att säkerställa en sund ekonomi och ekonomiska mål förenliga med ägarens skall verksamheten generera en årlig avkastning på eget kapital efter bolagsskatt motsvarande statslåneräntan plus 2,5 procentenheter, dock högst motsvarande statslåneräntan plus 7,5 procentenheter. Upp till hälften av den årliga avkastningen skall utdelas till ägaren. Vid beslut om utdelning till ägaren skall hänsyn tas till moderbolagets ekonomiska ställning. Den huvudsakliga avkastningen skall återföras till ägarens medlemmar genom tillförd medlemsnytta i linje med verksamhetsuppdraget. Deleted: na Deleted: Ägaren kan sedan utöka eller förändra moderbolagets verksamhetsuppdrag. Deleted: ske Övriga riktlinjer Styrelseledamöter Styrelsens uppdrag är att ansvara för bolagens verksamhet och ekonomi. Styrelserna i moderbolaget och dess dotterbolag ska bestå av både ledamöter som är ägarens medlemmar och övriga ledamöter. Styrelseledamöter tillsatta från ägarens medlemmar kallas teknologledamöter. Det är ägarens valberedning som ska nominera styrelseledamöter till moderbolagets och dotterbolagens styrelser till platser tillägnade teknologledamöter. Ägarens valberedning skall vid beredning göra det i samarbete med, en till två, av teknologledamöterna i moderbolagets styrelse. Övriga ledamöter, i moderbolagets och dotterbolagens styrelser, skall föreslås för respektive bolagsstämma av moderbolagets företrädare och ägarrepresentantens företrädare. Kundrepresentanter Kundrepresentanterna är ägarens medlemmars företrädare och säkerställer att styrelserna är medlemsfokuserade. Kundrepresentanter tillsätts från ägarens ledning. Moderbolagets företrädare och ägarrepresentantens företrädare beslutar om vilka styrelser som ska ha adjungerade kundrepresentanter. Riktlinjer vid förvärv Moderbolagets styrelse får ej fatta beslut om förvärv, upprättande eller avveckling av nya respektive befintliga dotterbolag utan ägarens, eller i andra hand ägarrepresentantens, medgivande. Deleted: Ledamöter i moderbolagets och dotterbolagens styrelser, Deleted:, skall föreslås för respektive bolagsstämma av Deleted: ägarens medlemmar Deleted: (Ordföranden) Deleted: (Kårordföranden). Deleted: nyförvärv 2 av 3

54 ÄGARDIREKTIV Utvärdering Inför varje års bolagsstämma skall moderbolagets företrädare tillsammans med ägarrepresentantens företrädare sammanträda för att diskutera och utvärdera året som gått. Deleted: (Ordföranden) Deleted: (Kårordföranden) Rapportering För att ägaren skall hålla sig kontinuerligt uppdaterad om företagens verksamhet skall moderbolaget till åtminstone ett fullmäktigemöte per kvartal kortfattat redovisa, i skriftlig form, såväl verksamheten som det ekonomiska läget för moderbolaget och dess dotterbolag. i samband med bolagsstämman presentera den, för varje nytt verksamhetsår, framtagna affärsplanen. tillse att protokoll från styrelsemöten tillsänds ägarrepresentanten. hålla ägarrepresentanten informerad om bolagets verksamhet. 3 av 3

55 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 22. Medlemsavgifter för höstterminen 2014 Bakgrund Enligt stadgan 6:8 fastställer fullmäktige under läsperiod tre medlemsavgiften i Chalmers Studentkår för kommande hösttermin. Medlemsavgiften består av två delar: en terminsavgift som tillfaller kårens centrala ekonomi samt en sektionsavgift som tillfaller den sektion som respektive medlem tillhör. Kåren har under ett antal år haft en stabil ekonomi, dock är en sänkning av medlemsavgiften inget som bör beslutas om utan en konsekvensutredning; det är viktigt att ha i åtanke att omständigheterna kan förändras snabbt. Sedan föregående verksamhetsår bekostas dessutom medlemsavgiften för Göteborgs förenade studentkårer (GFS) och Sveriges förenade studentkårer (SFS) av terminsavgiften, utan att denna har höjts. Efter att en enhetlig sektionsavgift infördes höstterminen 2012 går även 5 % av influtna terminsavgifter till en pott för äskningsbara medel där sektioner har möjlighet att söka ekonomiskt stöd för satsningar inom sektionen. Kårstyrelsen arbetar med att förtydliga vad medlemmarna får ut av sin kåravgift baserat på hur mycket pengar som läggs inom olika budgetposter. Utredningen kan i ett senare skede användas som utgångspunkt vid en analys av medlemsavgiften inför en eventuell ändring. Förslag Då nivån på kåravgiften inte har utretts grundligt sedan terminsavgiften även bekostar medlemskap i GFS och SFS samt potten för äskningsbara medel för sektioner, anser kårstyrelsen att medlemsavgiften bibehålls oförändrad. De medel som går till kårens centrala ekonomi har minskat i och med dessa ändringar, därmed är det viktigt att en större utredning genomförs innan avgiften eventuellt ändras. En utredning kommer föreslås genomföras under kommande verksamhetsår som en del i verksamhetsplanen. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar kårstyrelsen att att att att terminsavgiften för höstterminen 2014 fastställs till 200 kr för teknologer, och 150 kr för doktorander. sektionsavgiften för höstterminen 2014 fastställs till 40 kr för teknologer, och 30 kr för doktorander. medlemsavgiften till GFS för höstterminen 2014, 10 SEK/kårmedlem, bekostas av den fastställda terminsavgiften. medlemsavgiften till SFS för höstterminen 2014, 5 SEK/kårmedlem, bekostas av den fastställda terminsavgiften.

56 PROPOSITION Kårstyrelsen att att utlandsavgiften för höstterminen 2014 fastställs till 100 kr. omtentaavgiften för höstterminen 2014 fastställs till 50 kr. Kårstyrelsen genom, Janna Hempel Vice kårordförande 13/14

57 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 23. Preliminär avsättning till byggnadsfonden Bakgrund Enligt Chalmers Studentkårs stadga, paragraf 6:8, ska kårfullmäktige före utgången av läsperiod 3 besluta om preliminär avsättning till byggnadsfonden som lägst ska vara 5 % av influtna medlemsavgifter. På förslag från revisorer eller kårstyrelsen kan kårfullmäktige besluta om högre avsättning till byggnadsfonden. Slutgiltig avsättning beslutas om vid första fullmäktigemötet kommande verksamhetsår. Byggnadsfonden ska främst användas till underhåll av kårens byggnader och ersättningsanskaffning av kårens inventarier. Under verksamhetsåret 11/12 utredde kårstyrelsen effekterna av en höjd avsättning till byggnadsfonden, då Emils Kårhus AB tog över kostnaden för underhåll av kårhuset och därmed frigjorde en budgetpost på kr. Summan motsvarar 17,5 % av influtna terminsavgifter vilket är anledningen till storleken på avsättningen. Under första fullmäktigemötet hösten 2013 valde kårfullmäktige att även detta verksamhetsår avsätta 17,5 % av influtna terminsavgifter i och med hänsyn till de planerade projekt som finns för fritidsanläggningen i Härryda. Projektet gäller bland annat en upprustning av de fastigheter som finns där i dagsläget, byggnation av en ny stuga samt planer för hur den mark som i dagsläget står outnyttjad ska användas. Förslag Med hänsyn till det projekt som pågår i Härryda gällande upprustning av kårens anläggningar samt kommande elinstallationer anser kårstyrelsen att avsättningen till byggnadsfonden bör vara 17,5 % även kommande verksamhetsår. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar Kårstyrelsen att kårfullmäktige preliminärt fastställer en avsättning till Byggnadsfonden till 17,5 % av influtna terminsavgifter för verksamhetsåret 14/15. Kårstyrelsen genom Janna Hempel Vice Kårordförande 1 av 1

58 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 24. Preliminär arvoderingsplan 14/15 Bakgrund Enligt Chalmers Studentkårs stadga 6:8 så åligger det fullmäktige att under läsperiod tre fastställa preliminär arvoderingsplan för nästkommande verksamhetsår. Slutgiltig arvodering fastställs i budgeten då denna behandlas i fullmäktige i läsperiod 4. I arvoderingsplanen ingår alla som är arvoderade inom Chalmers Studentkår, vilket även innefattar kårkommittén CCC som har en ekonomi skiljt från kårens centrala ekonomi. Arvodena sätts utifrån storleken på ett prisbasbelopp vid verksamhetsårets start, prisbeloppet för 2014 gäller därmed för hela perioden 2014/2015. Prisbasbeloppet för 2014 är SEK, vilket är 100 SEK mindre än föregående år och innebär därmed en sänkning av arvodet med 0,3 %. Vid den preliminära arvoderingsplanen beräknas arbetsgivaravgiften vara 31,42 % för samtliga arvoden. Avgiften är lägre för personer födda 1988 eller senare och kommer därmed justeras efter inval. Då kårledningen väljs in innan den preliminära budgeten fastställs kommer arvodering för dessa poster att justeras då budgeten behandlas under fullmäktigemöte 8. Under fullmäktigemöte 5 beslutade Fullmäktige att en teknologkommunikatör inte ska tillsättas framöver, därmed finns detta inte med i arvoderingsplanen. Det beslutades att en kommunikationsassistent istället ska anställas som en del i kommunikationsavdelningen, där kostnaden för kommunikationsassistentens lön kommer att läggas in i den premilinära budgeten som presenteras på Fullmäktigemöte 8 Förslag Utöver att stryka teknologkommunikatörens i arvoderingsplanen föreslås arvodet vara oförändrat till kommande verksamhetsår då Kårstyrelsen inte genomfört någon utvärdering av arvoderingsplanen. Kårledningens struktur utreds av en arbetsgrupp i Fullmäktige och slutgiltig rapport ska föreslås till samma möte som arvoderingsplanen, det har därför inte varit möjligt för Kårstyrelsen att anpassa arvoderingsplanen efter arbetsgruppens utredning. Kårstyrelsen är dock öppen för att Fullmäktige yrkar på ändringar i propositionen, om utredningsgruppens rapport visar på skillnader mot det lagda förslaget Gällande CCCs arvode inkluderas även en matförmån, som fastslås av Kårstyrelsen i samband med att kommitténs budget fastställs. Preliminärt motsvarar matförmånen 3750 SEK för luncher i kårrestaurangen samt 1080 SEK för egenlagad mat per ledamot, där fördelningen är satt i samråd med CCCs sittande ordförande och kassör. Arvodering för CCC bekostas av kommitténs egna verksamhet och inte genom kåravgiften. 1 av 3

59 PROPOSITION Kårstyrelsen Preliminär arvoderingsplan, central ekonomin Post Kostnad/månad Totalt antal månader Kostnad för 14/15 KO 33 % av PBB VO 33 % av PBB HA 33 % av PBB UO 33 % av PBB vuo 33 % av PBB SO 33 % av PBB vso 33 % av PBB 12, AO 33 % av PBB vao/charmo 33 % av PBB Ordf. CIRC 31 % av PBB Talman 31 % av PBB Vice Talman 31 % av PBB Sekreterare FuM 0,005 PBB/möte + 0,0015 PBB/påbörjad timme. (8 möten á ca 6 timmar, inklusive för- och efterarbete) Summa (Bruttoarvoden) Arbetsgivaravgifter (31,42 %) Totalt Preliminär arvoderingsplan, CCC Post Kostnad/månad Totalt antal månader Kostnad för 14/15 CCC (per ledamot) 0,8 * 31 % av PBB CCC (totalt) (ovan) * 11 ledamöter Summa (Bruttoarvoden) Arbetsgivaravgifter (31,42 %) ,5 Totalt ,5 2 av 3

60 PROPOSITION Kårstyrelsen Yrkande Med ovan som bakgrund yrkar Kårstyrelsen: att preliminär arvoderingsplan för verksamhetsåret 14/15 fastställs enligt tabell. Kårstyrelsen genom Janna Hempel Vice Kårordförande 13/14 3 av 3

61 PROPOSITION KÅRSTYRELSEN Proposition 25: Arbetsbeskrivningar för Kårledningen Bakgrund Kårstyrelsen ska under läsperiod 3 förslå arbetsbeskrivningar för Kårledningen för Fullmäktige att besluta om. Detta för att arbetsbeskrivningarna ska kunna användas i rekryteringen av ny Kårledning. Kårstyrelsen planerade att göra en större revidering av arbetsbeskrivningarna då de under de senaste åren enbart setts över och mindre justeringar har gjorts. De guidar heller inte Kårledningen i arbetet och täcker inte in det som de olika enheterna idag arbetar med. Planen var att se över arbetsbeskrivningarna efter att utredningsgruppen för Kårledningens struktur presenterat sin rapport och beslut tagits av Fullmäktige om hur arbetet ska tas vidare. Då motionen inte presenterades på Fullmäktigemöte 5 utan kommer till samma möte som denna proposition så föreslår Kårstyrelsen att arbetsbeskrivningarna ses över i sin helhet även efter Fullmäktigemöte 6. Till detta möte har arbetsbeskrivningarna inte setts över grundligt utan mest förytligats genom mindre revideringar. Förslag Kårstyrelsen uppmuntrar att utredningsgruppen för Kårledningens struktur tar fram ändringsyrkanden och att gruppen tillsammans med Kårstyrelsen reviderar arbetsbeskrivningarna till 14 mars samt skickar ut förslag på utkast till Fullmäktige. Det framtagna utkastet kan då användas av valberedningen i rekryteringsarbetet och arbetsbeskrivningarna kan därefter fastställas på Fullmäktigemöte 7. I de arbetsbeskrivningarna som finns bifogade denna proposition har enbart mindre justeringar gjorts. Yrkande Med ovan som bakgrund yrkar Kårstyrelsen att att fastställa bifogade arbetsbeskrivningar ålägga Kårstyrelsen att i samarbete med utredningsgruppen för Kårledningens struktur ta fram nytt utkast på arbetsbeskrivningar till 14 mars för fastställande på Fullmäktigemöte 7 Frågor ställs med fördel till, Johanna Svensson Kårordförande Kårledningen 13/14 1 av 1

62 ARBETSBESKRIVNINGAR Arbetsbeskrivningar för enheterna Arbetsbeskrivningarna är jämte verksamhetsplanen enheternas största stöd i verksamheten. Dessa dokument visar vilka arbetsområden som är prioriterade för Chalmers Studentkår. För att erhålla korrelationen mellan verksamhetsplanen och arbetsbeskrivningen skall arbetsbeskrivningarna uppdateras varje år i samband med framtagandet av preliminär verksamhetsplan. En konkretisering av arbetsbeskrivningen och en mer detaljerad sådan för alla de arvoderade återfinns i arbetsordningen. Arbetsbeskrivning för Presidieenheten Övergripande arbetsbeskrivning för Presidieenheten I presidiet ingår kårordförande (KO), vice kårordförande (VO). I presidieenheten ingår förutom KO och VO även kårens Husansvarig (HA). KO och VO ingår i kårstyrelsen och deras uppgift är att samordna och leda enheternas arbete samt ansvara för att dess verksamhet inriktas mot studentkårens mål och vision. De skall representera kåren och föra dess talan samt ansvara för att kåren är en trygg arbetsgivare med nöjda medarbetare. Presidiet skall i samarbete med kårens Verkställande Direktör (VD) ansvara för att kåren har en stabil ekonomi, en stark integritet samt att kårhuset och kårens fastigheter förvaltas väl. KO och VO är firmatecknare för kåren. Presidiet ansvarar även för koordineringen av arbetet inom såväl nationella som internationella samarbeten. Presidiet ansvarar även övergripande för kontakter med externa parter och påverkansarbetet. Övergripande arbetsbeskrivning för respektive ledamot i Presidieenheten Kårordförande (KO) Kårordförande leder och samordnar kårstyrelsens dagliga arbete och representerar kåren i officiella sammanhang. KO för kårens talan gentemot högskolan, politiker, media och allmänheten. Kårordföranden är kårledningsutskottets ordförande samt sitter i Chalmers AB:s ledningsgrupp, högskolans beslut- och beredningsmöte, styrelsen för Chalmersfastigheter AB och i styrelsen för RefTeC. KO sitter även som suppleant i högskolestyrelsen. Kårordföranden ansvarar ytterst för samordningen av enheterna genom att fördela och delegera arbetsuppgifter. KO:s specifika arbetsuppgifter präglas av studentpolitiska frågor, förvaltningsfrågor och gruppdynamiska frågor. Inom det studentpolitiska området handlar det om att driva frågor med Chalmers Studentkårs styrdokument som hjälp samt vad respektive enhet arbetar fram. De gruppdynamiska frågorna avser specifikt att ha medarbetarsamtal med ledamöter i enheterna samt att agera coach/bollplank åt arvoderade. Kårordföranden är tillsammans med arbetsmarknadsenhetens ordförande ansvarig för efterdonationskampanjen, som syftar till att säkerställa kårens fasta kostnader genom avkastning på eget kapital. KO sitter som adjungerad i styrelsen för moderbolaget AB Chalmers Studentkårs företagsgrupp ABChSFG. 1 av 6

63 ARBETSBESKRIVNINGAR Vice kårordförande (VO) Vice kårordförande är ordförandens ställföreträdare och arbetar tätt tillsammans med kårordförande i en rad frågor främst ledning och samordning av kårledningens arbete. Den interna uppdelningen mellan KO och VO är främst att KO jobbar mer externt (framför kårens åsikter gentemot allmänheten; högskolan, media etc.), medan VO jobbar mer internt gentemot organisationen (arbetar med kårens budget, den strategiska förvaltningen avseende kårhuset tillsammans med VD och HA, bollplank till övriga arvoderade etc.) VOs arbetsuppgifter är mer av praktisk och projektorienterad karaktär inom de strategiska arbetsuppgifterna samt riktar sig mer inåt organisationen gentemot kårkommittéer, studerandesektioner och medlemmar. VO är helhetsansvarig för kårens ekonomi. Dessutom har VO en övergripande kontakt med talmännen och hjälper till att samordna FuM, valberedning och valnämnd. VO sitter som ledamot i styrelsen för Emils Kårhus AB. Husansvarig (HA) HA ansvarar för verksamhetsanpassning av Chalmers Studentkårs fastigheter. Med Chalmers Studentkårs fastigheter avses kårhuset (exklusive högskolans del), järnvägsvagnen och fritidsanläggningen i Härryda, nedan benämnt fastigheterna. Med verksamhetsanpassning av fastigheterna avses utveckling och anpassning av dessa med avseende på Chalmers Studentkårs verksamhet. VD ansvarar för förvaltningen av fastigheterna. Med förvaltning avses alla förvaltningsärenden som kan anses ankomma på fackmän. HAs huvuduppgift är att ansvara för att verksamheten fungerar ihop med fastigheterna. HA ansvarar för att fastigheterna utvecklas i den riktning som Chalmers Studentkårs organisation och dess medlemmar efterfrågar på både kort och lång sikt. HA ska sköta den dagliga kontakten med brukarna som nyttjar lokalerna i fastigheterna och skall lösa de praktiska frågor som uppstår i och med detta. HA ska tillsammans med den Sociala enheten arbeta för att främja en mer omfattande och varierande verksamhet i Chalmers Studentkårs lokaler. HA ansvarar inför VD för att brandsäkerheten i fastigheterna och organisation fungerar. Detta innebär även att ge de kårkommittéer och kårföreningar som verkar i huset nödvändiga förutsättningar i form av utbildning vad gäller brandsäkerhet och folkantal etc. HA ska arbeta för ett ökat säkerhetstänkande i alla Chalmers Studentkårs verksamheter. HA ansvarar även gentemot högskolan för de lokaler som kårföreningar och kårkommittéer nyttjar utanför kårhuset. HA ansvarar för att regler och bokningsrutiner upprättas och fungerar för lokaler och övriga fasta tillgångar såsom fordon. HA ansvarar för att kommunikationen med fastighetsskötaren fungerar så att båda är insatta i varandras arbete. HA ansvarar för att de kårkommittéer som arbetar med utveckling av fastigheterna (Bastukommittén och Gasquekommittén) genomför sitt arbete på ett sätt som inte skadar fastigheterna. HA ska även se till att kommunikation mellan dessa kårkommittéer och fastighetsskötaren finns så att de arbetar mot ett gemensamt mål. HA ansvarar för vilka som skall ha access i Chalmers Studentkårs lås-, larm- och passersystem. 2 av 6

64 ARBETSBESKRIVNINGAR Arbetsbeskrivning för Utbildningsenheten Övergripande arbetsbeskrivning för Utbildningsenheten Utbildningsenheten strävar efter att alla teknologer skall kunna tillgodogöra sig sin utbildning och att alla teknologer skall vara väl förberedda inför arbetslivet, detta i enlighet med Chalmers Studentkårs mål och visionsdokument. Utbildningsenheten ansvarar inför kårstyrelsen och i förlängningen kårfullmäktige utför följande arbetsuppgifter: utbildningsbevakning lokalt (på Chalmers båda campus) utbildningsbevakning ur ett nationellt & internationellt perspektiv kontakten med sektionernas utbildningsbevakare och studienämnder samordning av teknologrepresentanter inom de olika utbildningsområdena och organen Ordförande och vice ordförande fördelar arbetet i enheten mellan sig på ett sätt de finner lämpligt, enligt nedanstående beskrivning för respektive ledamot. Enhetens arbetsuppgifter präglas främst av politiska frågor, frågor som rör framtida strategier för Chalmers Studentkår i utbildningsfrågor och en omfattande lokal och omvärldsbevakning inom utbildningsområdet. Dessa arbetsuppgifter skall integreras i styrelsearbetet av enhetsordföranden. Alla ledamöter i enheten skall vara uppdaterade inom utbildningsfrågor som drivs och är aktuella på lokal, nationell och internationell nivå. Ledamöterna skall kunna ta en ställning i dessa frågor och driva dem med Chalmers Studentkårs styrdokument som hjälp. Övergripande arbetsbeskrivning för respektive ledamot i Utbildningsenheten Ordförande (UO) Ordföranden tituleras utbildningsenhetens ordförande, UO. Ordförande har ansvaret gentemot presidiet och kårfullmäktige för utbildningsenhetens verksamhet. Ordföranden ansvarar för samordningen av enhetens resurser och hur dessa disponeras. Ordföranden för enhetens talan och är ledamot av kårstyrelsen. Ordförande sitter som representant i Grundutbildningens ledningsgrupp. Ordförande arbetar med mer strategiska och långsiktiga frågor på och utanför Chalmers. Utöver detta arbetar enhetens ordförande med politisk påverkan på det lokala och nationella planet, främst inom utbildningspolitiska frågor. UO sitter som adjungerad i styrelsen för Cremona. Viceordförande (vuo) Viceordföranden i utbildningsenheten tituleras utbildningsenhetens vice ordförande, vuo. vuo är ordförandens ställföreträdare och företräder enheten vid ordförandens förfall eller i frågor som viceordföranden har fått delegerade från ordföranden. vuos arbetsuppgifter är främst praktisk och av projektorienterad karaktär. vuo arbetar mer inåt organisationen och gentemot teknologer. vuo skall ha utrymme för att fånga upp idéer som uppkommer under verksamhetsåret och utifrån dessa initiera projekt. vuo arbetar även gentemot högskolan för att förbättra teknologernas situation på kort sikt, samt med internationaliseringsfrågor. 3 av 6

65 ARBETSBESKRIVNINGAR Arbetsbeskrivning för Sociala enheten Övergripande arbetsbeskrivning för Sociala enheten Sociala enhetens mål är att den sociala miljön på Chalmers tekniska högskola och Chalmers Studentkår skall vara så bra att inga bristande studieresultat skall kunna hänskjutas till den kringliggande psykiska och fysiska arbetsmiljön. Enligt Chalmers Studentkårs mål så arbetar Sociala enheten med att se till att medlemmarna har tillgång till bostad, är socialt, rättsligt, ekonomiskt och fysiskt trygga under sin Chalmerstid samt har möjlighet till personlig utveckling och att kunna umgås med sina vänner i Chalmers Studentkår. Detta är frågor som Sociala enheten ansvarar inför kårstyrelsen och i förlängningen kårfullmäktige genom följande ansvarsuppgifter: bevaka studentbostadssituationen i Göteborg bevaka teknologernas trygghet ha nära kontakt med högskolan genom bl.a. arbetsmiljö- och jämställdhetskommittén bevaka teknologernas arbetsmiljösituation vara en väl fungerande länk i högskolans studiesociala nätverk verka för jämlikhet inom kåren och högskolan verka för medlemmarnas trygghet i kårens lokaler och dess omgivningar stödja teknologer i ärenden i studiemedelsfrågor utveckla rutinerna kring festverksamheten tillsammans med kårens restaurangbolag (ChSRAB) ansvara för den löpande verksamheten i den teknologdrivna festverksamheten i affärsområdet Mat&Kalas långsiktigt utveckla mottagningen tillsammans med Mottagningskommittén Övergripande arbetsbeskrivning för respektive ledamot i Sociala enheten Ordförande (SO) Ordföranden tituleras Sociala enhetens ordförande, SO. SO har ansvaret gentemot presidiet och kårfullmäktige för Sociala enhetens verksamhet. SO ansvar för samordningen av enhetens resurser och hur dessa disponeras. SO för enhetens talan och är ledamot av kårstyrelsen. Ordförandens arbetsuppgifter präglas främst av politiska frågor, frågor som rör framtida strategier för Chalmers Studentkår i studiesociala frågor, och långsiktigt arbetsmiljöarbete. Dessa arbetsuppgifter skall integreras i styrelsearbetet. Enhetsordföranden skall vara uppdaterad inom dessa frågor och skall kunna ta en ställning och driva dessa frågor med Chalmers Studentkårs styrdokument som hjälp. Ordförande sitter som representant i Arbetsmiljö- och Jämställdhetskommittén (AJK). SO sitter också som adjungerad ledamot styrelsen för ChSRAB och ChSRAB-L. 4 av 6

66 ARBETSBESKRIVNINGAR Viceordförande (vso) Viceordföranden i Sociala enheten tituleras Sociala enhetens vice ordförande, vso. vso är ordförandens ställföreträdare och företräder Sociala enheten vid ordförandens förfall eller i frågor som viceordföranden har fått delegerade från ordföranden. vso arbetsuppgifter är främst av praktisk och projektorienterad karaktär. vso arbetar mer inåt organisationen och gentemot teknologer. vso skall ha utrymme för att fånga upp idéer som uppkommer under verksamhetsåret och utifrån dessa initiera projekt. Dessutom skall vso kunna vara enhetsordförande behjälplig då denna anser att extra resurser krävs för att driva en fråga eller ett projekt. vso arbetar gentemot högskolan för att förbättra teknologernas situation på kort sikt. vso är ansvarig för uppstart och förvaltning av kårens föreningar. vso är även den som för kontakten mot tillståndsenheten för kåren centralt och teknologsektionernas räkning. vso ansvarar även för löpande verksamhet och administration utav alkohollager och serveringstillstånd inom ChSRABs verksamhetsområde Mat&Kalas, i nära samarbete med ChSRABs VD. Arbetsbeskrivning för Arbetsmarknadsenheten Övergripande arbetsbeskrivning för Arbetsmarknadsenheten Arbetsmarknadsenheten arbetar med arbetsmarknadsfrågor för medlemmarna och strävar efter att alla medlemmar skall vara väl förberedda inför arbetslivet samt att bidra till att Chalmers Studentkår ska ha en stabil ekonomi, detta är i enighet med verksamhetsidén och målen i Chalmers Studentkårs mål och visionsmodell. Arbetsmarknadsenheten ansvarar inför kårstyrelsen och i förlängningen kårfullmäktige för följande arbetsuppgifter: Skapa mötesplatser för medlemmar och näringsliv så som CHARM genom CHARMkommittén. Via arbetsmarknadsutskottet och övriga sammankomster hålla god kontakt med de organ på teknologsektionerna och inom kåren som aktivt arbetar mot näringslivet. Underhåll och framtagande av nya samarbetsavtal för kåren. Arbetsmarknadsenheten skall verka för att framtagna samarbetsavtal som påverkar studerandesektionerna även är gynnsamma för deras verksamhet. Vidareutveckling av kårens intäktskällor. Samarbetar med högskolan för att utveckla karriärplanering och rekryteringsprocessen. Att ha det övergripande ansvaret för Chalmers Studentkårs strategi gällande marknadsföringserbjudanden och försäljning gentemot näringslivet. Att underhålla kontakt och samarbeten med företag för att underlätta försäljningen av Chalmers Studentkårs sortiment. 5 av 6

67 ARBETSBESKRIVNINGAR Övergripande arbetsbeskrivning för respektive ledamot i Arbetsmarknadsenheten Ordförande (AO) Ordföranden tituleras arbetsmarknadsenhetens ordförande, AO. AO har ansvaret gentemot presidiet och kårfullmäktige för arbetsmarknadsenhetens verksamhet. AO ansvar för samordningen av enhetens resurser och hur dessa disponeras. AO för enhetens talan, är ledamot av Kårstyrelsen och ansvarar för att enhetens arbete integreras i styrelsearbetet. AO arbetsuppgifter präglas av både praktiska och politiska frågor. Frågor av mer politisk natur rör till exempel åsiktsbildning om praktik och examensarbeten samt representation och styrning av för medlemmarna viktiga organisationer som Drivhuset och Chalmers Careers Service. Mer praktiska arbeten är att ansvara för kårens stödmedlemskap och att informera medlemmarna om diverse aktiviteter samt underhåll av kårens samarbetsavtal. AO skall vara väl uppdaterad på arbetsmarknadsfrågor på lokal, nationell och internationell nivå samt ha en god kontakt med kårens medlemmar. AO är ordförande för arbetsmarknadsutskottet och ansvarar för att utskottet arbetar i enlighet med uppsatt instruktioner. AO sitter som vice ordförande i styrelsen för Chalmers Studentkår Promotion AB. Vice Ordförande/Projektledare CHARM (vao) Viceordföranden i arbetsmarknadsenheten tituleras även projektledare för CHARM och är arbetsmarknadsenhetens vice ordförande, vao. vao är ordförandens ställföreträdare och företräder Arbetsmarknadsenheten vid ordförandens frånvaro eller i frågor som delegerats av ordföranden. vao arbetsuppgifter är främst av praktisk och projektorienterad karaktär. vao arbetar mer inåt organisationen och gentemot teknologer och har även som uppgift att ansvara för Chalmers Studentkårs arbetsmarknadsdagar, CHARM. vao är ordförande och ekonomiskt ansvarig för CHARMkommittén och fungerar som en projektledare över denna projektgrupp. Avseende FuM så skall vao som projektledare för CHARM kontinuerligt informera FuM om sin verksamhet genom FuM-rapporter samt medverka på berörda FuM-möten. Det är upp till FuM att godkänna det budgetförslag som vao tillsammans med kårstyrelsen lägger fram till FuM vilket därefter blir CHARMs ekonomiska styrdokument. Som stöd finns en referensgrupp för CHARM. Detta innebär att vao kontinuerligt informerar både kårstyrelsen och referensgruppen om sin verksamhet samt bereder underlag för referensgruppen. 6 av 6

68 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 26. Digitalt alternativ till Den Lilla Gröna (DLG) Bakgrund Den Lilla Gröna (DLG) är en katalog innehållandes information om kåren, kontaktuppgifter till aktiva på central och sektionsnivå samt ett register över kårens medlemmar. Katalogen innehåller även företagsannonser för att inte belasta kårens budget för mycket samt för att ge företag en möjlighet att synas för kårens medlemmar. Till fullmäktigemöte 7 verksamhetsåret 2012/2013 inkom en motion angående DLG med förslag om att sluta producera katalogen på grund av höga tryckkostnader, som annonsintäkterna inte lyckats täcka de senaste åren. Det beslut fullmäktige tog till följd av motionen var: att att att ålägga Kårstyrelsen att ta fram och pröva fullgoda alternativ till Den Lilla Gröna. Tidsplan för detta arbete ska presenteras på kårfullmäktigemöte 8. kårens medlemsregister görs sökbart på medlemsportalen och testas för utvärdering på FuM 1. möjligheten undersöks till att slå samman medlems- och funktionärsregistret till ett gemensamt register till FuM 1. Kårstyrelsen presenterade en rapport med tidsplan över arbetet på fullmäktigemöte 8 och drog där följande slutsatser: Då arbetet med att säkerställa fullgoda alternativ till DLG måste presenteras innan fullmäktigemöte 1 för att arbetet med DLG antingen ska hinna genomföras eller inte behöva påbörjas kommer DLG behöva tryckas under verksamhetsåret 13/14. Resultatet av arbetet med att ta fram, pröva och utvärdera fullgoda alternativ kommer därför att presenteras till fullmäktigemöte 5 under verksamhetsåret 13/14. DLG trycktes därför även under detta verksamhetsår och gavs ut i november. I år minskades upplagan från 4000 exemplar till 2500 då många kataloger har kastats de senaste åren. Tryckkostnaden för DLG har varierat mycket genom åren, från SEK till drygt SEK. I år hamnade kostnaden i den lägre delen av intervallet, men på grund av för få sålda annonser gick katalogen ändå med förlust. Att producera DLG är även tidskrävande då alla uppgifter ska samlas in från aktiva både på central nivå och sektionsnivå och alla texter till katalogen ska skrivas. Sedan början av februari finns kårens medlemsregister sökbart på medlemsportalen enligt det beslut som togs verksamhetsåret 12/13. Under fullmäktigemöte 5 godkändes en investering i Montanias funktionärsregister, som ska användas av kårstyrelsen samt av aktiva inom kårens centrala verksamhet. I dagsläget är det dock oklart om det går att slå samman detta med medlemsregistret, för att på medlemsportalen kunna se vilka som är aktiva inom kåren. Det kommer dock att undersökas vidare om detta är möjligt när funktionärsregistret är implementerat. Kårstyrelsen anser att det inte är ekonomisk motiverbart i dagsläget att fortsätta trycka DLG, där kontaktuppgifter för respektive kommittéledamot finns, eller be Montania utveckla ett nytt system som sammanlänkar det sökbara medlemsregistret med funktionärsregistret. Däremot kommer Kårstyrelsen att tillse att sektioner är informerade om bör arbeta med att ha uppdaterade kontaktuppgifter på sina hemsidor då det är till dessa kåren centralt kommer att referera om någon vill komma i kontakt med specifika kommittéledamöter. 1 av 1

69 PROPOSITION Kårstyrelsen Förslag DLG består av två olika delar: dels en informationsdel om kårens verksamhet, dels ett register över alla medlemmar. Det är viktigt att säkerställa att både dessa delar ersätts om DLG slutar att tryckas. Gällande medlemsregistret med kontaktuppgifter till alla medlemmar finns nu ett digitalt register på medlemsportalen som är kopplat till kårens medlemssystem. Kostnaden för implementering av sökbart medlemsregister är ungefär SEK inklusive moms. Sammanslagningen av detta register och ett funktionärsregister, som föreslogs i motionen, är dock inte möjligt i dagsläget. Kårstyrelsen har påbörjat arbetet med att se över alternativ för ersättning av informationsdelen i DLG för att på bästa sätt kunna marknadsföra kåren och visa upp det engagemang som finns inom organisationen. I dagsläget finns en del olika trycksaker för att kommunicera vad kåren gör, målet är att få ett helhetsgrepp om vilka trycksaker som finns för att se vilken information som är relevant och ska kommuniceras till alla medlemmar. Idag finns bland annat Kårguiden som är en informationsbroschyr om kåren och dess verksamhet som vänder sig till nyantagna studenter. En del i processen är att se hur ersättningen av DLG skulle kunna slås ihop med en utveckling av Kårguiden istället för att ha två separata trycksaker med samma syfte. Det utreds även vad som bör finnas i tryckt format och vilken information som enbart ska finnas digitalt. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar Kårstyrelsen att att ålägga Kårstyrelsen att ta fram ett alternativ till informationsdelen av Den Lilla Gröna innan mottagningen påbörjas Chalmers Studentkår slutar producera Den Lilla Gröna. Kårstyrelsen genom Janna Hempel Vice Kårordförande 2013/ av 1

70 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 27: Kommunikationsutveckling i verksamhetsplanen Bakgrund Kommunikation har varit en aktuell fråga som arbetats med inom Chalmers Studentkår en längre tid. Sedan den nationella frågan om avskaffande av Kårobligatoriet har frågan om kommunikation till medlemmarna varit stor även inom Chalmers Studentkår då kåren måste kunna motivera sin verksamhet och varför kårmedlemskapet är obligatoriskt. Sedan verksamhetsåret 2011/2012 har det funnits en kommunikationsplan med satsningar för att utveckla kårens kommunikation och sedan 2012/2013 har extra resurser tillsatts i Kommunikationsavdelningen i form av en Teknologkommunikatör. Kommunikation har under de tre senaste verksamhetsåren varit ett prioriterat område och det har också märkts i exempelvis medlemsmätningen som presenterades på Fullmäktigemöte 5. Exempelvis anser fler medlemmar att de regelbundet tar del av bland annat hemsida, nyhetsbrev och Facebook samt att antalet medlemmarna som vet vad Chalmers Studentkår arrangerar för stora arrangemang ökat. Att kåren är ansvarig för Pubrundan har från 2012 till 2013 års medlemsmätning ökat med 14 % till 78 %. Att arbeta med en kommunikationsplan parallellt med verksamhetsplanen kräver mycket arbete från Kårledningen. De extra satsningar som genomförts genom åren har även bidragit till att öka den löpande arbetsbelastningen då det krävs arbete från Kårledningen och staben för att upprätthålla de nya sätten att kommunicera. Under det senaste verksamhetsåret har också rutinerna och samarbetet mellan Kårledningen och Kommunikationsavdelningen utvecklats vilket gör att det löpande arbetet är mer organiserat och därmed håller en högre kvalitetet samtidigt som det inte tar lika mycket resurser i anspråk. Kårstyrelsen har även diskuterat syftet med verksamhetsplanen och kommunikationsplanen med arbetsgruppen som ser över Mål- och Visionsdokumentet och är överens om att det blir tydligare och mer överblickbart om all utveckling samlas i en plan. Förslag till beslut Kårstyrelsen anser att kommunikationsarbetet är prioriterat att arbeta löpande med för Kårledning, staben och alla aktiva inom kårens organisation. Dock anser Kårstyrelsen att kommunikation inte längre är ett prioriterat område att utveckla utan att det i dagsläget finns tydliga kanaler och kommunikationskoncept framtagna ur bland annat senaste årens kommunikationsplan och att den löpande utvecklingen bör fortsätta. Kårstyrelsen yrkar därför på att kommunikationsutveckling i fortsättningen ska ingå som en del av utveckling av verksamheten i verksamhetsplanen. Precis som för kårens övriga verksamhet finns i Mål- och Visonsdokumentet ett uppdrag för kommunikation och alla projekt som handlar om satsningar på kommunikation bör i fortsättningen samlas under kommunikationsuppdraget i verksamhetsplanen. Detta ökar också översikten över och förståelsen för Kårledningens arbete då uppdrag och projekt åläggs i samma dokument. Eftersom arbetet med att ta fram verksamhets- och kommunikationsplan inför verksamhetsåret 2014/2015 snart påbörjas behöver det tas ett beslut om vilka planer som ska tas fram. 1 av 2

71 PROPOSITION Kårstyrelsen Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar Kårstyrelsen att att till verksamhetsåret 2014/2015 ta fram en verksamhetsplan där utvecklingsprojekt inom kommunikation ingår Kårstyrelsen till verksamhetsåret 2014/2015 inte ska arbeta fram och föreslå en kommunikationsplan Kårstyrelsen genom Johanna Svensson Kårordförande 2013/ av 2

72 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 28: Kallande av Hedersmedlem Bakgrund Enligt stadgan kan hedersmedlemmarkallas som enligt 2:5: synnerligen främjat kårens intressen och strävanden. Förslag på hedersmedlem ska lämnas till Kårstyrelsen där minst 25 medlemmar skrivit under. Kårstyrelsen ska sedan anmäla ärendet som ett meddelande under ett Fullmäktigemöte och därefter kalla hedersmedlem till kommande Fullmäktigemöte. Beslut om hedersmedlem måste tas med två tredjedels majoritet. Den kallade hedersmedlemmen ska därefter godkänna kallelsen och blir då hedersmedlem. Kårstyrelsen har fått in ett förslag samt namnlista på 25 underskrifter av kårmedlemmar för sittande styrelseordförande i företagsgruppen Bjarne Holmqvist, M73. Bjarne var engagerad i kåren redan när han studerade på Chalmers och satt som SU ordförande 1970/1971 och Kårordförande 1971/1972. I sitt yrkesverksamma liv har han bland annat varit koncernchef för Gunnebo men också varit aktiv i högskolans och kårens arbete. Sedan 2002 har Bjarne varit ordförande i företagsgruppens styrelse och under den tiden har verksamheten i företagsgruppen utvecklats mycket inom både restaurang- och konferensverksamheten samtidigt som nya bolag såsom Braintek och Chalmers Studentkår Promotion har etablerats. Företagsgruppens omsättning har under perioden gått från 38 miljoner kr till 122 miljoner kr och servicen till medlemmarna har ökat på många olika områden. Bjarne tilldelades 2004 CING:s Gustaf Dalén medalj för entreprenöriella insatser i att bygga upp Gunnebo och 2011 högskolans Chalmersmedalj för sitt långa engagemang med såväl högskoleledning som studenter. Han har inom högskolans verksamhet också suttit som ordförande i rektors rådgivande kommitté. Förslag till beslut Processen för att kalla en hedersmedlem har följts enligt stadgan. Till Kårstyrelsemöte 8 inkom en namnlista med namnunderskrifter och Kårstyrelsen tog upp ärendet som ett meddelande på Fullmäktigemöte 5. Kårstyrelsen yrkar på att Bjarne Holmqvist kallas till hedersmedlem i Chalmers Studentkår då Bjarne har jobbat hårt för att utveckla företagsgruppen och bidragit till att Chalmers Studentkår idag har en bred och framgångsrik företagsgrupp. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar Kårstyrelsen att fullmäktige kallar Bjarne Holmqvist (M73) till hedersmedlem för Chalmers Studentkår Kårstyrelsen genom Johanna Svensson Kårordförande 2013/ av 1

73 PRIORITERADE OMRÅDEN FuM Motion Visionsdokumentet Bakgrund Arbetsgruppen för Mål och vision tillsattes på FuM 2 med uppdraget att revidera Chalmers Studentkårs mål och visonsdokument med fokus på målen. Arbetsgruppen ansåg att målen och strukturen på dokumentet var utformade på ett sådant vis att de var svåra att arbeta med. Svårigheter som identifierades med mål- och visionsdokumentet handlade om att målen var utformade på sådant vis att de var svåra att arbeta med. Att ha s.k. SMARTa mål (Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsbestämt) passade väl inom vissa uppdrag och sämre inom andra. Målen var även utformade på sådant vis att de både representerade satsningar och dagligt arbete vilket gjorde det svårt att arbeta med målen och att ta fram en verksamhetsplan utifrån dem samt att det blev ett glapp mellan vad målen säger att kåren ska göra och all verksamhet som kåren gör. Ett annat problem med nuvarande struktur är att målen sällan klaras av i tid och att istället omformulera dem eller liknande så förlängs bara tiden på hur länge man ska arbeta med det. Dessutom fanns det mål av karaktären arbetas med kontinuerligt vilket känns motsägelsefullt när målen ska vara SMARTa. En annan svårighet med dokumentet som gjorde det svårt att prioritera kårens satsningar och arbete var att det fanns väldigt många mål. På grund av svårigheter att arbeta med nuvarande mål- och visionsdokument lämnade arbetsgruppen en interpellation till FuM 3 och tolkade efterföljande diskussion att arbetsgruppens uppdrag kunde vidgas till att inkludera en revidering av strukturen och uppdragen i mål- och visionsdokumentet. Arbetsgruppen har därför inte bara reviderat målen utan att även utmanat dokumentets upplägg och struktur för att bättre fylla en fungerande roll. Den här översynen ligger bra i tiden med det aktuella arbete som pågår inom kårens organisation med att se över kårledningens struktur, varpå kontakten med både kårstyrelse och utredningsgruppen för kårledningsensstruktur varit viktig. Arbetsgruppen har samlat in feedback från personer som har arbetat nära Mål- och visionsdokumentet, så som kårstyrelse emeriti och sittande kårstyrelse men också kollat på goda exempel utanför den egna organisationen. FuM har varit involverade i processen genom vårens FuM-kickoff samt torgmöte på FuM5. Bilagat motionen finns rapport från arbetsgruppen, visionsdokumentet och en bilaga med de prioriterade områdena. Förslag Arbetsgruppens förlag på uppdaterat visionsdokumentet bygger på en helhet för kårens arbete och hur de olika delarna kopplas ihop. Uppdragen har uppdaterats för att bättre spegla den verksamhet kåren ständigt vill arbeta inom och beskrivs genom brödtexter. Den nya strukturen visar tydligt vilka områden kåren ska satsa extra inom de närmsta åren, de s.k. prioriterade områdena som bryts ner i VP på årsbasis. Effekterna av kårens arbete mäts genom indikatorerna för att få en bild över vad kåren bör satsa på, på sikt. För att dokumentet inte ska växa i omfattning rekommenderar arbetsgruppen att antal indikatorer per uppdrag inte bör vara mer än fyra (4) och att antalet prioriterade områden inte bör vara mer än fem (5). Skapat: Arbetsgruppen önskar även att tillsatta en arbetsgrupp som ska ta fram en plan på hur och när indikatorn ska mätas. På så vis kommer nästa års kårstyrelse och fullmäktige få goda förutsättningar att arbeta med dokumentet. Om den tillsatta arbetsgruppen finner att vissa indikatorer är väldigt svåra att mäta eller att få resultat vore det bra om den här gruppen fick mandat att vid behov ge förslag på uppdaterade indikatorer till fullmäktige. Eftersom strukturen och utformningen utav dokumentet är nytt för i år önskar arbetsgruppen att de prioriterade områdena klubbas preliminärt på detta fullmäktigemöte, för att sedan klubbas slutgiltigt på FuM7. Arbetsgruppen föreslår detta eftersom de prioriterade områdena är nya för i år. Arbetsgruppen vill att de prioriterade områdena ska vara användbara då de kommer styra kårens strategiskt utvecklande verksamhet de kommande åren. Arbetsgruppen ser en fördel med att kårstyrelsen inte är för låst under sitt arbete med att ta fram 1 av 2

74 PRIORITERADE OMRÅDEN FuM en ny verksamhetsplan samtidigt som de preliminärt klubbade prioriterade områdena ger en tydlig bild av vad fullmäktige önskar att kårstyrelsen fokuserar på i verksamhetsplanen. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar undertecknade att att att att att att Chalmers Studentkårs visionsdokument fastställs enligt bilaga de prioriterade områdena preliminärt fastställs enligt bilaga tillsätta en arbetsgrupp om minst tre personer, varav minst en representant från kårstyrelsen, att ta fram en plan på hur och när indikatorerna ska mätas och leverera detta till FuM8 den tillsatta arbetsgruppen får mandat att, vid behov, ge förslag på reviderade indikatorer. den tillsatta arbetsgruppen får mandat att konsekvensändra stadga och reglemente. den tillsatta arbetsgruppen får i uppgift att se till att de prioriterade områdena klubbas slutgiltigt på FuM7 Josefin Bertilsson APG Björn Mattsson Avancez Erik Hansson APG Amanda Stehn Emeriti Skapat: av 2

75 RAPPORT FuM Rapport från arbetsgruppen för Mål och Vision till FuM 6 Arbetsgruppen för Mål och Vision tillsattes på FuM 2 med uppdraget att revidera Chalmers Studentkårs mål och visonsdokument med fokus på målen. Arbetsgruppen lämnade en interpellation till FuM 3 och tolkade efterföljande diskussion som att arbetsgruppens uppdrag kunde vidgas till att inkludera strukturen och uppdragen i mål- och visionsdokumentet. Arbetsgruppen har därför inte bara reviderat målen utan även utmanat dokumentets upplägg och struktur för att bättre fylla en fungerande roll. Den här översynen ligger bra i tiden med det aktuella arbete som pågår inom kårens organisation med att se över kårledningens struktur, varpå kontakten med både kårstyrelse och KLs-utredningsgrupp varit viktig. Arbetsgruppen har samlat in feedback från personer som har arbetat nära Mål- och visionsdokumentet, så som KS Emeriti men också kollat på goda exempel utanför den egna organisationen. Under FuM-kickoffen och FuM 5 samlades feedback in från FuM vilket ledde till en revidering av förslaget. Nedan följer en summering av bakgrundsbeskrivning av identifierade problem med den gamla strukturen, förändringarna som gjorts sedan FuM 5, beskrivning av den nya strukturen och hur dokumentet skall användas tillsammans med VP:n samt en beskrivning av de nya uppdragen. Identifierade problem med nuvarande struktur Nedan följer en lista på några av de problem som arbetsgruppen arbetet utifrån. Målen försöker vara SMARTa mål (Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsbestämt) vilket har visat sig vara svårt inom alla uppdrag. Det är svårt att göra en VP utifrån dagens mål då viss verksamhet inte täcks in av målen, exempelvis utbildningskvalité. Glappet mellan uppdragen och målen känns stort då målen enbart täcker in delar av verksamheten och är specifika satsningar. Kårens löpande verksamhet beskrivs enbart genom uppdragen och konkretiserats inte noggrannare, vilket har saknats av vissa. Kommunikationsplanen (KP:en) har gjort att arbetsbelastningen har ökat för KL och det har funnits önskemål att inkludera KP:n i VP:n för att få en helhetssyn Det är svårt för FuM att få en uppfattning om KS:s och i förlängningen KL:s totala arbetsbelastning då mycket fokus ligger på VP. Målen i dagens struktur blir aldrig avklarade utan deadline förlängs istället, vissa mål har funnits i 11 år, istället för max 5 år vilket som har varit grundtanken. En del mål har karaktären av att egentligen aldrig vilja bli uppnådda, tex vill vi alltid att rättsäkerheten för teknologer på Chalmers generellt sett är bättre än för övriga studenter i Sverige. Skapat: Förändringar sedan FuM 5 Rapporten är i stort sett samma som låg till FuM 5. Detta för att den på ett bra sätt ger djupare bakgrundsinformation kring många av de förändringar i strukturen som vi föreslår. De större förändringarna i rapporten som gjorts sedan dess och som sammanfaller med de förändringar som gjorts i förslaget sedan FuM 5 är: avsnittet prioriterade områden är omgjord på grund av namnbyte, tidigare prioriterad verksamhetsutveckling (PVU), avsnittet verksamhetsplan inklusive kommunikationsplan är omskrivet och en del förtydliganden är tillagda samt 1 av 4

76 RAPPORT FuM delar av avsnittet förslag på nya och uppdaterade uppdrag är omgjord på grund av förändringar i förslaget på nya uppdrag. I uppdragsbeskrivningarna och indikatorerna är även en del förändringar gjorda sedan FuM 5, men dessa redogörs ej för i detta dokument. Arbetsgruppen har även uppdatera namnet från Mål- och visionsdokumentet till Visionsdokumentet då förslaget saknar ordet mål. Strukturförändringar i Mål-och Visionsdokumentet Mål- och visionsdokumentet har genomgått ett antal strukturförändringar, som presenteras nedanför. Strukturen kommer utifrån lösningar på de identifierade problemen, men också för att skapa ett mer användbart dokument, både för FuM, KS och KL. Tanken är också att den nya strukturen kan bidra med långsiktigt kontinuitet. Vision och Värdegrund Visionen är det som hela dokumentet och kårens verksamhet utgår ifrån. Alla medlemmar ska trivas och utvecklas under hela sin chalmerstid. Den tidigare verksamhetsidén är dock borttagen och istället inbyggd i den mer robusta strukturen kring uppdragen. Verksamhetsidén skapades för att berätta vad Chalmers Studentkår alltid gör, då dagens uppdrag var utformade som mål i tidigare versioner av dokumentet. Eftersom det som tidigare var mål har blivit uppdrag (i den förra revideringen som gjordes 11/12) och i och med att uppdragen i den här revideringen gjorts än mer beständiga blir verksamhetsidén överflödig. Chalmers studentkårs värdegrund föreslås inkluderas i mål- och visionsdokumentet. Den kommer att beskriva vad Chalmers Studentkår som organisation står för. På FuM 8 12/13 tillsattes en arbetsgrupp som separat kommer att lämna förslag på detta. Uppdragen med uppdragsbeskrivning och indikatorer Istället för att försöka göra alla mål mätbara eller alltför omfattande har det under varje uppdrag etablerats en uppdragsbeskrivning som lite mer utförligt berättar vad uppdraget betyder, alltså det som vi ständigt vill uppnå med uppdraget. Under uppdraget utvecklas sedan ett antal indikationer, som mäter att vi uppnår det vi vill. På detta sätt kan vi arbeta skarpt med verksamhet inom ramen för uppdragen och samtidigt säkerställa att vi uppnår dem. Indikatorerna under ett uppdrag ger tillsammans en bild över hur hela uppdraget uppfylls, men därigenom bör inte verksamheten utformas för att uppnå enskilda indikatorer utan skall ses som ett sammanhang. För att ha en rimlig mängd indikatorer ser arbetsgruppen att maximalt fyra olika indikatorer per uppdrag är en bra riktlinje. Prioriterade områden Under uppdragen finns det prioriterade områden, som kan koppla till ett eller flera uppdrag. Dessa områden är strategiskt framtagna för att ge möjlighet att under en period på mellan 2 och 5 år kunna skapa utveckling inom ett specifikt område. Prioriterade områden bör på ett enkelt sätt kunna härledas till uppdragen, ett eller flera. De prioriterade områdena skall ligga utanför den löpande verksamheten och mer fokusera på utveckling av verksamheten och kåren. Som riktlinje ser arbetsgruppen att det bör finns ungefär fem prioriterade områden. Det är viktigt att kåren efter det att tidsspannet för ett prioriterat område tagit slut vågar släppa det och ersätta det med ett annat prioriterat område, alternativt omformulerar det. Detta för att undvika ett läge där man aldrig blir klar med ett prioriterat område utan att man vågar byta fokus för att utveckla fler delar av kåren. Skapat: Verksamhetsplan (VP) inklusive Kommunikationsplan (KP) Utifrån de prioriterade områdena tas en verksamhetsplan fram årligen. Det är endast från de prioriterade områden som verksamhetsplanen tas fram. Detta kommer bidra till en fokusering av VP:n, vilket bör leda till att man når långt inom de prioriterade områdena under deras prioriterade tid. Det här hoppas arbetsgruppen leder till ett färre antal VP-punkter vilket bör skapa ett större utrymme för kårstyrelsen och kårledningen att reagera på saker som händer under året. För att det skall fungera är det dock viktigt med en rimlig fördelning över hur mycket tid kårledningen behöver lägga på VP-punkter och hur mycket tid som finns över till annat. En konsekvens av att det endast är från de prioriterade områdena som VP:n tas fram utifrån är att vill FuMledamöterna lägga förslag på något som inte innefattas av de prioriterade områdena får detta göras som motioner i stället för en punkt i VP:n. 2 av 4

77 RAPPORT FuM Kommunikationsplanen (KP) som idag är separat föreslås inkluderas i VP:n. Detta genom att uppdraget om kommunikation vidgas och uppdragen ur dagens kommunikationsstrategi inkluderas i uppdrag 11. På det sättet kan PVU:n och i förlängningen VP:n innehålla satsningar inom kommunikation och på så vis är det inte längre aktuellt att ha en KP. Hur detta påverkar kommunikationsstrategin är inget som arbetsgruppen kommer ta ställning till. Kårstyrelsen kommer till FuM6 även att lägga en propositioner om kommunikationsplanen. Förslag på nya och uppdaterade uppdrag Slutligen föreslås en uppdatering av uppdragen. Förändringarna är gjorda för att uppdragen bättre skall spegla kårens verksamhet och att alla uppdragen skall innefatta en ungefär lika stor del av verksamheten. Ändringarna är av karaktären hopslagningar och omskrivningar. Nedan följer en sammanfattning av tanken bakom de olika förändringarna, under den ligger de gamla uppdragen och förslaget vi lägger på nya uppdrag. De gamla och vårt förslag på nya uppdrag kan ses nedan. Nya Uppdrag 1, 2 & 3 har formulerats om till alla teknologer skall istället för alla medlemmar skall för att särskilja vad vi gör för medlemmarna och vad vi gör för teknologerna. Uppdrag 2 i förslaget är nytt. Vi föreslår det tillägget då det är en så pass stor del av kårens verksamhet och därför riskerar att försvinna om det ligger utspritt på de övriga punkterna. Gamla uppdrag 4 & 5 har slagits ihop till nya uppdraget 6. Detta för att ge en bredare syn på vilken service kåren (främst genom företagsgruppen) kan erbjuda. Gamla uppdrag 6 är omskrivet och uppflyttat till nya uppdrag 3. Jämför man med namnen på de andra uppdragen ser man att det är mer passande att ha beskrivningen av vad trygghet kan innebära som brödtext under förslaget snarare än i själva namnet på uppdraget. Uppdrag 8 har formulerats om något. Gamla uppdrag 9 & 10 har slagits ihop till uppdrag 9. Det två handlar båda om grundförutsättningar för kårens verksamhet och gjordes om till ett gemensamt uppdrag. Gamla uppdrag 12 är omskrivet till nya uppdrag 11 för att bättre passa ihop med kommunikationsstrategin. De gamla uppdragen Alla medlemmar skall 1. kunna tillgodogöra sig sin utbildning (Skapat 2002) 2. vara väl förberedda för arbetslivet (Skapat 2002) 3. ha tillgång till bostad under sin Chalmerstid (Skapat 2002) 4. kunna köpa kursmateriel vid behov till låga priser (Skapat 2002, reviderat 2010) 5. kunna äta en prisvärd måltid på eller i omedelbar närhet till campus (Skapat 2002) 6. vara socialt, rättsligt, ekonomiskt och fysiskt trygga under sin Chalmerstid (Skapat 2002) 7. ha möjlighet till personlig utveckling utöver studierna (Skapat 2002) 8. känna sig hemma och kunna umgås med sina vänner i Chalmers Studentkår (Skapat 2002) Skapat: Chalmers Studentka r skall 9. vara en trygg arbetsgivare med nöjda medarbetare (Skapat 2002) 10. ha stabil ekonomi och stark integritet (Skapat 2002) 11. representera medlemmarnas åsikter (Skapat 2002) 12. kommunicera med medlemmarna och marknadsföra sin verksamhet (Skapat 2008) 3 av 4

78 RAPPORT FuM De nya uppdragen Alla teknologer skall 1. kunna tillgodogöra sig en utbildning av hög kvalitet 2. ha möjlighet att påverka sin utbildning och studiesituation 3. känna sig trygga under sin chalmerstid Alla medlemmar skall 4. vara väl förberedda inför arbetslivet 5. ha tillgång till bostad under sin chalmerstid 6. ha tillgång till relevant service 7. ha möjlighet till personlig utveckling utöver studierna 8. känna sig hemma och kunna umgås med sina vänner inom Chalmers Studentkår Chalmers Studentkår skall 9. ha en stabil organisation 10. representera medlemmarnas åsikter 11. aktivt kommunicera med medlemmar och andra intressenter Arbetsgruppen för Mål och Vision Josefin Bertilsson, Erik Hansson, Björn Mattsson, Amanda Stehn, Skapat: av 4

79 VISIONSDOKUMENT FuM Chalmers Studentkårs Visionsdokument Visionen beskriver vad studentkåren vill uppnå. Värdegrunden beskriver vad studentkåren står för. Uppdragen beskriver de ständigt aktuella uppdrag kåren skall arbeta med. De mäts på årsbasis genom indikatorer. Prioriterade områden beskriver den prioriterade verksamheten av strategisk karaktär som verkar emot uppnåelse av uppdragen. De har ett tidsspann på 2-5 år och byts ut löpande. På årsbasis bryts de prioriterade områdena ner i en verksamhetsplan, som blir utvecklingsfokuserad. Allt som görs i den dagliga verksamheten, både utvecklande och löpande arbete, kopplas till visionen. Skapat: av 5