8. Motion "Datorer - en naturlig del i utbildningen på alla nivåer" yttrande Dnr 2013/

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 12 (39) Ks 8. Motion "Datorer - en naturlig del i utbildningen på alla nivåer" yttrande Dnr 2013/ Conny Tyrberg (C) har 14 mars 2013 väckt en motion om att upprätta en handlingsplan för hur den moderna IT-pedagogiken och moderna datorhjälpmedel kan komma till ökad användning i skolans alla stadier och därmed bidra till att nå uppställda kunskapsmål. Barn- och utbildningsnämnden har , 70 behandlat ärendet och beslutat att godkänna barn- och utbildningskontorets förslag till yttrande över motionen. I yttrandet hänvisas till den IT-strategi som antogs av barn- och utbildningsnämnden , 50 där ett antal IT-satsningar tas upp, till exempel: - bygga ut möjligheten till kommunikation, bättre trådlös uppkoppling och bredband, - ersätta datorer som är för gamla för Windows 7, - en dator till varje pedagog i skolan och en ökad datortäthet på förskolorna, - en lärplatta till varje förskoleavdelning respektive förskoleklass, - en-till-en-satsning på gymnasiet, - varje undervisningssal och varje förskoleavdelning ska utrustas med projektorer, - IT-utbildning. Kommunstyrelsens förvaltning har enligt skrivelse 4 juni 2013 inget ytterligare att tillföra ärendet. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna barn- och utbildningsnämndens yttrande , 70 över motionen Datorer en naturlig del i utbildningen på alla nivåer och därmed förklara motionen besvarad. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

2 Kommunsekreterare Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Motion Datorer en naturlig del i utbildningen på alla nivåer yttrande Conny Tyrberg (C) har 14 mars 2013 väckt en motion om att upprätta en handlingsplan för hur den moderna IT-pedagogiken och moderna datorhjälpmedel kan komma till ökad användning i skolans alla stadier och därmed bidra till att nå uppställda kunskapsmål. Barn- och utbildningsnämnden har , 70 behandlat ärendet och beslutat att godkänna barn- och utbildningskontorets förslag till yttrande över motionen. I yttrandet hänvisas till den IT-strategi som antogs av barn- och utbildningsnämnden , 50 där ett antal IT-satsningar tas upp, till exempel: - bygga ut möjligheten till kommunikation, bättre trådlös uppkoppling och bredband, - ersätta datorer som är för gamla för Windows 7, - en dator till varje pedagog i skolan och en ökad datortäthet på förskolorna, - en lärplatta till varje förskoleavdelning respektive förskoleklass, - en-till-en-satsning på gymnasiet, - varje undervisningssal och varje förskoleavdelning ska utrustas med projektorer, - IT-utbildning. Kommunstyrelsens förvaltning har inget ytterligare att tillföra ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna barn- och utbildningsnämndens yttrande , 70 över motionen Datorer en naturlig del i utbildningen på alla nivåer och därmed förklara motionen besvarad. Elisabet Olsson Kommunsekreterare K:\Användare\Elisabet\Missiv\ motion-datorer-utbildning.doc

3

4

5

6

7 Barn- och utbildningsförvaltningens IT-strategi Fastställd av barn- och utbildningsnämnden , 50 Sammanställd av: Charlotta Chroneér, Pedagogisk IT-utvecklare Barn- och utbildningsförvaltninge n

8 IT strategi barn- och utbildningsförvaltningen Våra styrdokument (Lpfö98/10, Lgr11, Gy 11, Läroplan för vuxenutbildningen 2012) ställer stora krav på att förskolan och skolan arbetar med IT som redskap för att nå målen för undervisningen och för att vi ska kunna genomföra det som finns angivet som centralt innehåll. Västerviks skolor har legat i framkant vad gäller IT och vårt skoldatatek har tagit emot besök från stora delar av landet eftersom de var tidigt ute och gör ett bra jobb. Förskolorna får större och större krav på sig när det handlar om att arbeta med IT och vad gäller dokumentation. Föräldrar önskar information i form av Bloggar och Facebooksidor och detta sammantaget gör att kraven på ITutrustning blir större även i våra förskolor. Andra kommuner gör idag stora satsningar på "en-tillen" (en dator per person) samt lärplattor. Under senare år har budgetramarna varit så pass strama att förvaltningen tyvärr inte kunnat följa deras exempel och detta har gjort att det nu föreligger mycket stora investeringsbehov bara för att behålla den datortäthet förvaltningen har idag. Behovet är större än så om skolorna i Västerviks kommun ska fortsätta att vara konkurrenskraftiga och ge elever och personal de förutsättningar för att lyckas som de har rätt till. Det behövs en satsning på "en-till-en" bland pedagogerna och i vissa elevgrupper, det behöver ges möjlighet för satsningar där speciellt intresse finns, bredbandet behöver förbättras ut till många av förvaltningens enheter och det trådlösa nätverk behöver byggas ut för att skapa förutsättningar för flexibelt lärande och för att möjliggöra arbetet med lärplattor och bärbara datorer. Förvaltningen har under flera år medvetet arbetat med att ge elever i behov av särskilt stöd den IT utrustning de behöver men allt mer på ett sätt som inte ska sticka ut. Detta genom att ha god datortäthet, ge alla elever tillgång till de dataprogram som dessa elever använder och genom att göra en stor satsning på kommunlicens med inläsningstjänst. Alla elever har nytta av det som hjälper elever i behov av särskilt stöd och genom att göra det lättillgängligt blir det heller inte utpekande att använda hjälpmedlen. Detta är en tanke och ett arbetssätt förvaltningen tror på och önskar fortsätta arbeta utifrån. Tanken är inte att enbart köpa stora mängder material utan även göra en satsning på att utbilda i stor utsträckning för att verkligen införliva IT i det dagliga arbetet. IT ger skolan och förskolan möjlighet till att öppna mot omvärlden, vidga våra vyer och skapa kontakter och referenspunkter som annars skulle kräva mycket resande. Våra elever i skolan idag är många gånger vana att koppla upp sig för att kommunicera och för att söka svar på sina frågor. De nätverkar, skapar, upplever och finner svar genom att använda telefon, platta eller dator och här måste vi hänga med. Den yngre generationen lärare som kommer ut på arbetsmarknaden nu förväntar sig digitala redskap för att kunna genomföra sitt arbete på ett sätt som stämmer överens med Lgr 11och ska kommunen kunna locka den bästa arbetskraften till sig måste arbetsmiljön vara stimulerande. Görs inte denna satsning nu skall, efter sommaren 2014, 1070 datorer räcka till 4800 elever, 90 förskoleavdelningar, 800 pedagoger och 40 rektorer. Eleverna kommer inte att få den utbildning de har rätt till, pedagogerna kommer inte att kunna utföra sitt uppdrag, i klassrummen kommer det att finnas interaktiva tavlor som inte går att använda och det kommer att finnas avtal med AVmedia Kalmar om strömmande film som inte kan nyttjas. Våra styrdokument säger bland annat följande rörande digital utrustning i skolor och förskolor: Eleverna ska utan kostnad ha tillgång till böcker och andra lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning (Skollagen 10:10) 1

9 Detta inbegriper också att forma, konstruera och nyttja material och teknik. Multimedia och informationsteknik kan i förskolan användas såväl i skapande processer som i tillämpning. (Lpfö98/10) Skolan ansvarar för att varje elev efter genomgången grundskola kan använda modern teknik som ett verktyg för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande. (Lgr11, 2.2) Rektors ansvar skolans arbetsmiljö utformas så att elever får tillgång till handledning, läromedel av god kvalitet och annat stöd för att själva kunna söka och utveckla kunskaper, t.ex. bibliotek, datorer och andra hjälpmedel. (Lgr ) kan använda bok- och bibliotekskunskap och modern teknik som ett verktyg för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande. (Gy 11) Utöver detta finns ett flertal exempel på att IT ska vara en del av undervisningen i varje ämne i skolan. Se respektive läroplan för mer information. Skolverket finner i sin granskning av skolornas IT satsningar bland annat följande: Satsningar på inköp av IT-utrustning har i många fall inte åtföljts av satsningar för att utveckla användningen av IT så att det blir ett stöd i det pedagogiska arbetet och gynnar elevernas kunskapsutveckling och lärande. Ofta har man nöjt sig med att använda ITutrustningen för att effektivisera administration, planering och organisation av skolarbetet. Skolledningen styr inte användningen av IT i undervisningen på ett aktivt sätt. Många skolor saknar övergripande strategi för användning av IT i det pedagogiska arbetet, och IT-användningen i undervisningen blir därför ofta en fråga som beror på den enskilde lärarens intresse. Lärarnas behov av kompetensutveckling för att använda IT-verktygen i det pedagogiska arbetet har inte tillgodosetts. En del skolor saknar grundläggande förutsättningar för användning av IT i undervisningen därför att de saknar, eller har föråldrad utrustning. Ett annat problem är att de saknar IT-support i det dagliga arbetet. ( PM Dnr : ) Detta PM och skriften IT i lärandet för att nå målen kommer att vara ett bra stöd för oss i vårt arbete med detta. Vi hoppas få möjlighet att göra denna satsning för att fortsätta arbetet med att öka måluppfyllelsen i vår kommun. Sist men inte minst ska vi inte glömma att det med hjälp av IT finns stora möjligheter att göra undervisning rolig och spännande och vem lär sig inte bättre då det är roligt? 2

10 Planerade investeringar för att möjliggöra undervisning enligt styrdokument: Steg 1 Nätverk som är snabbt och stadigt på samtliga skolenheter. För att möjliggöra för snabbt, flexibelt och även uppkopplat kunskapande, bl.a. digital mötesteknik. Detta skulle innebära uppgradering till fiber på samtliga enheter. Utbyggnad av det trådlösa nätverket så att samtliga skolenheter har trådlöst nät. Inköp av datorer/lärplattor för att behålla nuvarande nivå, ca 2800 datorer totalt. Efter bytet till Windows 7 finns 1070 fungerande datorer kvar verksamheten så ett inköp eller ett leasing avtal för 1730 datorer/lärplattor skulle krävas. Kunna erbjuda öppet nätverk för de elever som vill använda sin egen smartphone eller lärplatta som hjälp i studierna. Ex. för att på vårt WiFi ladda hem talböcker och inlästa läromedel och snabbt kunna söka fakta på nätet, ex. vis googla. Detta benämns BYOD (Bring Your Own Device) En PC/lärplatta per pedagog i skolan. Skulle innebära ett behov av ca 600 enheter. Lokala router på fsk avdelningarna för att möjliggöra surf med begränsat antal enheter, ex. en PC och en lärplatta. En lärplatta per förskoleavdelning med 3G (4G) och lokalt WiFi via det fasta nätet. Samt en PC per avdelning (utöver grundsatsningen) med möjlighet att säkert spara bilder och att arbeta med dokumentation. En till en satsning påbörjas i åk 1 på gymnasiet. PC eller lärplatta utifrån den egna pedagogiska tanken med satsningen. Ett par interaktiva projektorer till vux/sfi. Steg 2 Varje undervisningssal utrustas med projektor/interaktiv projektor och högtalare dit det går att koppla sin bärbara enhet inför lektionsstart. Varje förskoleavdelning utrustas med en projektor. Göra infrastrukturen klar för lärplattor om intresse och resurser finns för större satsningar kring detta. Utskriftsmöjligheter ska finnas. 3

11 Prioritera fortbildning inom IT. Möjligt att lösa inom befintlig budget om extra tillskott kommer för satsning på övriga punkter. Städa serverutrymmet för att effektivisera vårt utrymme på servern. Eventuellt med en utökning med en lösning via "molnet". Större utrymme och fler licenser på FC för att skapa möjlighet att arbeta med lärplattform. Utveckla omdömeshanteraren, om möjligt, så att elever och föräldrar får åtkomst till sina omdömen och även skriva egna omdömen i systemet. Att vi får tillgång till de administrativa programmen även hemifrån. Kostnad för detta beräknas ligga inom ramen för kostnaden för lönehantering. Lärplattor till samtliga F-1 grupper, en per grupp till att börja med. Gymnasiet önskar införa Hypernet och stöd för lärande Grundidén med stöd för lärande i hypernet är att ge läraren det kompletta verktyg för att skapa en bra planering med koppling till målen och kunskapskraven. Målen är i fokus genom hela processen och kan återanvändas och delas. På så sätt blir det ett gemensamt verktyg för alla involverade roller. Genom hela processen kan man göra uppföljningar och analyser med koppling mot målen. Detta skapar i sin tur en tydlig bild över hur bedömningen är gjord gentemot målen. Övriga åtgärder Att vi får införskaffa utrustningen på det sätt som blir mest kostnadseffektivt, köp, leasing från IT eller leasing från utomstående aktör. Att de datorer vi äger blir förvaltningens och fördelas efter behov för att säkerställa likvärdighet och att utrustning av rätt typ finns på rätt ställe. Detta skulle underlätta licenshantering, faktureringar och inköp av ersättningsprodukt. Ha ett grundutbud av program i datorerna som vi ska vara säkra på fungerar alla dagar och även efter regelbundna uppdateringar. Grupperat efter förskola, F-6, 7-9, gym/vux och täcka behovet av office, spec. program, ped. program, film, ljud och bild bearbetning relevant för åldersgruppen. I dessa program genomförs sedan regelbunden utbildning och vidareutbildning. Specifika program installeras vid behov och berörda lärare utbildas. Att det ges ekonomisk möjlighet att genomföra service och anlita support för de interaktiva tavlor vi har idag. Att det görs en satsning på IT pedagoger som kan utbilda lärare på skolorna. En central funktion på 50 % räcker inte till för att sköta det faktiska utbildandet ute i verksamheten. 4

12 Att resurser tilldelas så att uppdatering av vår IT utrustning kan göras regelbundet för att säkra en väl fungerande IT verksamhet. 5

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 18 (39) Ks 14. Granskningsrapport om IT-verksamheten i kommunen yttrande Dnr 2013/ På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun har PwC under slutet av 2012 och början av 2013 genomfört en granskning av IT-verksamheten i kommunen. Revisorerna har i skrivelse 5 mars 2013 överlämnat granskningsrapporten till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Revisorerna föreslår i skrivelsen att fullmäktige remitterar rapporten till kommunstyrelsen för yttrande senast till fullmäktiges sammanträde den 24 juni Kommunfullmäktige beslutade , 45 i enlighet med revisorernas förslag. I rapporten pekar PwC på styrkor och brister avseende hur kommunen bedriver sin verksamhet med stöd av IT på olika nivåer och ur ett flertal perspektiv. PwC skriver bl.a. att IT-säkerheten i kommunen är effektiv och bra, att leveranser och service inom IT är hög. Backup- och säkerhetssystem håller en tillfredsställande nivå och IT-avdelningen har god kontroll på vilka licenser som finns installerade på klientdatorer och servrar inom kommunen. Utifrån de brister som identifierats ger PwC ett antal prioriterade rekommendationer. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 28 maj 2013 förslag till yttrande över rapporten och kommentarer till rekommendationerna. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapporten om ITverksamheten i kommunen. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

14 Administrativ chef Christer Lundh Kommunstyrelsen Granskningsrapport om IT-verksamheten i kommunen svar Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun har PwC under slutet av 2012 och början av 2013 genomfört en granskning av IT-verksamheten i kommunen. I sin revisionsrapport pekar PwC på styrkor och brister avseende hur kommunen bedriver sin verksamhet med stöd av IT på olika nivåer och ur ett flertal perspektiv. PwC skriver bl.a. att IT-säkerheten i kommunen är effektiv och bra, att leveranser och service inom IT är hög. Att backup- och säkerhetssystem håller en tillfredsställande nivå samt att IT-avdelningen har god kontroll på vilka licenser som finns installerade på klientdatorer och servrar inom kommunen. Utifrån de brister som identifierats ger PwC ett antal prioriterade rekommendationer. Svar på PwC:s prioriterade rekommendationer (fet stil) Vi rekommenderar att Västerviks kommun påbörjar arbetet med att uppdatera styrande och strategiska dokument inom IT. Dessa bör även stämmas av med verksamheten för att långsiktigt kunna bedriva en god IT-verksamhet. Verksamheterna bör i sina verksamhetsplaner inför år 2014 förtydliga vilket behov man har av IT-stöd inom olika delar av sin verksamhetsutveckling. En verksamhetsstyrd IT-strategi baserad på ovan nämnda verksamhetsplaner och styrande dokument för informationssäkerhet ska tas fram av verksamheterna med stöd av Enheten för kommunservice. På detta sätt erhåller den centrala IT-verksamheten underlag för att på effektivare kunna drifta, utveckla och förvalta IT-miljön i samverkan med verksamheternas utsedda representanter. K:\Användare\Koppling winess\ks \Svar KS ang PWCs granskning av IT-vsam doc

15 Kommunen bör prioritera arbetet med att ta fram en formaliserad och överenskommen ITkatastrofplan baserad på av förvaltningarna genomförd riskanalys för sina system. En IT-katastrofplan ska tas fram snarast i linje med vad som anges i informationssäkerhetsinstruktion utveckling, förvaltning och drift. Ansvarig för detta arbete är kommunens IT-chef. Kommunen bör definiera servicenivåer för att på så sätt kunna mäta IT-leveransen samt se över och ta fram en strategi för hur mätning av IT-leveranser inom kommunen ska ske. Administrativ chef får i uppdrag att påbörja en diskussion i ITnätverket, samt med systemägare och systemförvaltare kring verksamheternas behov av servicenivåer för olika system. Utifrån resultatet av dessa diskussioner fattar koncernledningsgruppen beslut om vilka servicenivåer som, eventuellt, ska gälla för olika system, i förhållande till de kostnader som är förknippade med önskad servicenivå. Om servicenivåer ska införas måste beroendet av externa tjänster i IT-miljön tas med i beaktande. Detta då den interna ITavdelningen oftast endast svarar för IT-infrastruktur för vissa system. Serviceavtal för systemen sluts ofta direkt med leverantören. Kommunen bör utvärdera hur IT-kostnaderna sammanställs för att säkerställa att samtliga relevanta kostnader inkluderas. Kostnaderna kan fördelas på drift, förvaltning, personal och investeringar uppdelat per förvaltning, centralt för IT samt för hela kommunen. Denna fråga kommer att hanteras i kommande budgetarbete enligt PwC:s rekommendationer. Kommunen bör ta fram en gemensam projektmodell. Kommunen kommer att göra detta. Se svar till KPMG:s rapport kring kommunens projekthantering. Kommunen bör i sin strategi för e-samhället även inkludera ett medborgarperspektiv för att bli en enklare och öppnare kommun där medborgarnyttan av kommunkoncernens ITverksamhet går att mäta. Kommunen följer utvecklingen inom e-området via både regeringen (Den digitala agendan), och SKL (t.ex. Strategi för E-samhället). Därtill har vi ett samarbete med olika kommuner inom området e-tjänster för medborgare. På kommunens nya hemsida kommer det också att finnas möjligheter för medborgarna att lämna förslag på e-tjänster. 2 (3)

16 Kommunen bör tillse att systemförvaltarrollen är tydligt kommunicerad och att systemförvaltare och deras chefer är införstådda med vad detta arbete och ansvar innebär. Säkerhetschefen får i uppdrag att omgående se till att säkerhetsnätverket med dess representanter för förvaltningar och bolag tar sitt ansvar för att erforderlig utbildning sker. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapporten om IT-verksamheten i kommunen. Christer Lundh Administrativ chef 3 (3)

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 19 (39) Ks 15. Granskningsrapport om projektverksamheten i kommunen yttrande Dnr 2013/ På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun har KPMG under slutet av 2012 och början av 2013 genomfört en granskning av kommunens projektverksamhet. Revisorerna har i skrivelse 7 mars 2013 överlämnat granskningsrapporten till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Revisorerna föreslår i skrivelsen att fullmäktige remitterar rapporten till kommunstyrelsen för yttrande senast till fullmäktiges sammanträde den 24 juni Kommunfullmäktige beslutade , 46 i enlighet med revisorernas förslag. Den övergripande revisionsfrågan är Har Västerviks kommun en ändamålsenlig hantering av sin projektverksamhet? I sin rapport pekar KPMG på ett antal förbättringsområden, men också på goda exempel. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 28 maj 2013 förslag till yttrande över rapporten och svar på kommentarerna. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapporten om projektverksamheten i kommunen. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

39 Administrativ chef Christer Lundh Kommunstyrelsen Granskningsrapport om projektverksamheten i kommunen svar Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun har KPMG under slutet av 2012 och början av 2013 genomfört en granskning av kommunens projektverksamhet. I sin revisionsrapport pekar KPMG på ett antal förbättringsområden i kommunens projektverksamhet, men också på goda exempel. Revisorernas sammanfattning och kommentar Revisorerna skriver att: Övergripande riktlinjer saknas. En övergripande bild av kommunens projektredovisning saknas där det framgår omfattning och syfte. Mål beskrivs dåligt, i många projekt liksom projektets organisation, beslutsordning, tidplan, budget, ekonomistyrning, uppföljning och avrapportering. Det är svårt att få en klar bild av kommunens pågående projekt vid given tidpunkt samt avsatta och förbrukade medel för dessa. Goda exempel finns dock i verksamheten där redovisningen håller hög kvalitet. Revisorerna rekommenderar också att en person utses som öppnar och stänger projektet med medföljande ansvar. Svar Kommunen har för avsikt att upprätta en gemensam projektmodell för Västerviks kommun. Denna ska användas då inte andra projektmodeller tillämpas. I vissa projekt, främst externt drivna, används projektmodeller som leverantörer/konsulter tillhandahåller. I varje projekt ska finnas en person (beställaren) som öppnar och stänger projektet. Arbetet med att ta fram en för kommunen gemensam projektmodell startar under hösten 2013 under ledning av Enheten för kommunservice. För att skapa tydlighet kommer det i projektmodellen bl.a. att framgå följande: Vad är ett projekt Behovsanalys och ev. förstudie Projektets mål och dess förväntade nytta Roller och ansvar Ekonomiska ramar och ekonomisk uppföljning Beslutspunkter K:\Användare\Koppling winess\ks \Svar till KS ang Granskning projektverksamhet KPMG doc

40 Tidsavgränsning, med tydliga start- och slutdatum Utvärdering (nåddes målet/målen, blev nyttan den tänkta, hölls de ekonomiska ramarna m.m.) För att underlätta för alla som arbetar med projekt kommer det att tas fram en handbok som beskriver kommunens projektmodell. I handboken kommer olika checklistor att finnas som vägledning för projektens medlemmar. Likaså kommer ett antal mallar att utarbetas. Det kan vara mallar för; behovsbeskrivning, delrapport, riskanalys, kommunikationsplan m.fl. Interna utbildningar för styrgrupper, projektledare och projektgrupper i kommuns projektmodell planeras också. Efter att projektmodellen införts kommer en projektportfölj att skapas där alla kommunens projekt samlas. Eventuellt kommer detta ske i något digitaliserat projektverktyg. Genom ovan beskrivna arbetsgång anser undertecknad att kommunen säkerställer en effektiv och korrekta hantering projekt i enlighet med KPMG:s rekommendationer. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat svar på granskningsrapporten om projektverksamheten i kommunen. Christer Lundh Administrativ chef 2 (2)

41

42

43 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Granskningsrapport Audit KPMG AB 15 februari 2013 Göran Lindberg Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

44 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Uppdraget 1 4. Metod och avgränsning 2 5. Driftprojekt 2 6. Investeringsprojekt Exploatering av Hornslandet VA-nämnden besöker Horn Projektuppföljning 3 7. Ekonomisystemet 4 8. Kommunstyrelsen Projektet Ung och Trygg 5 9. Socialnämnden Barn och Utbildningsnämnden Kultur och Fritidsnämnden Revisionsfrågor Slutsats och rekommendation KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

45 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Sammanfattning Vi har fått i uppdrag att granska kommunens projektverksamhet. Västerviks Kommun bedriver ett antal projekt. Övergripande riktlinjer saknas. En övergripande bild av kommunens projektredovisning saknas där det framgår omfattning och syfte. Mål beskrivs dåligt i många projekt liksom projektets organisation, beslutsordning, tidplan, budget, ekonomistyrning, uppföljning och avrapportering. Det är svårt att få en klar bild av kommunens pågående projekt vid given tidpunkt samt avsatta och förbrukade medel för dessa. Goda exempel finns dock i verksamheten där redovisningen håller hög kvalitet. 1.1 Vår kommentar Vi rekommenderar att en person utses som öppnar och stänger projektet med medföljande ansvar. Vi rekommenderar att kommunen tittar på ett bra exemplen på projektredovisning inom kommunen. Vi föreslår Hornslandet inom Västervik Miljö & Energi AB som är applicerbart på andra projekt. 2. Bakgrund Projektverksamheten i Västerviks kommun står för en betydlig summa kommunala och externa medel vilket föranleder en granskning av projektens effektivitet och ändamålsenlighet. Västerviks kommun har en mängd projekt som är externt eller delvis externt finansierade. Dessutom sker mycket av den ordinarie verksamheten i så kallade projekt. En definition av projekt kan göras på följande sätt: Uppgiften är tillfällig och tidsbegränsad Särskilda personella resurser har ställts till projektets förfogande Särskilda ekonomiska resurser har ställts till projektets förfogande Projektet har tydliga mål och är därmed möjliga att följa upp Den politiska organisationen ger en rad uppdrag till förvaltningarna. Dessa redovisas ofta i projektform. Att det finns ändamålsenliga rutiner för projektredovisning är en väsentlig del i styrningen av projekt. 3. Uppdraget Vårt uppdrag har varit att belysa kommunens projektverksamhet genom att ställa utifrån kommunens revisorers offertförfrågan relevanta frågor samt att bedöma effektiviteten KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1

46 ABCD 4. Metod och avgränsning Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Insamling av uppgifter i kommunens ekonomisystem. Intervjuer har gjorts med 12 personer i ekonomnätverket och bland projektansvariga. Fördjupning har skett i ett driftprojekt och ett investeringsprojekt. Det senare ligger i Västervik Miljö & Energi AB. 5. Driftprojekt I Västerviks Kommun finns det både externt och internt finansierade driftprojekt. De externt finansierade, är tydligt ekonomiskt redovisade då avrapportering och slutredovisning är prioriterat. De internt finansierade har större spridning där en enhetlig projektredovisning saknas. De flesta projektnumren är inte projekt utan mer har mer karaktären av ett kostnadsställe. För enkelhetens skull benämner vi samtliga med ordet projekt. Vissa mindre projekt kan mera betraktas som aktiviteter och får därmed mindre uppmärksamhet i uppföljningen. Projekten kan även vara kopplade till större strategiska beslut som gör att avrapporteringen blir förenklad. Andra projekt är till sin karaktär verksamheter som man vill pröva under kortare tid som efter utvärdering blir en permanent verksamhet. Kommunens projektverksamhet har utvecklats utifrån olika behov av uppföljning, någon enhetlig struktur finns inte över förvaltningsgränserna. Utformning och tillämning styrs istället av olika formella krav på redovisning från framför allt externa finansiärer och kontrollerande myndigheter. Olika bidragssystem kräver dokumentation som oftast gjorts i form av projektredovisning. Definitionen av projekt är inte klart uttalad utan det är behovet av rapportering som styrt redovisningen. En möjlig avgränsning är de projektkoder som har en avsatt budget. Dessa borde kunna följas upp mera strukturerat då de sannolikt är väldefinierade projekt KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

47 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Investeringsprojekt Kommunens investeringsverksamhet är till stor del projektredovisad och arbete pågår för att förbättra dessa rutiner. Revisionen har nyligen granskat investeringsredovisningen och därför berörs dessa inte närmare i denna rapport. Kommunens revisorer önskar en fördjupning i investeringsprojektet Hornslandet. 6.1 Exploatering av Hornslandet Under 2011 togs beslutet om anslutningsavgiftens storlek när området ska få ett kommunalt VAnät. Många boende tyckte att avgiften var alldeles för hög och överklagade beslutet till VAnämnden VA-nämnden besöker Horn : Slutbesiktning av etapp : Statens VA-nämnd har bekräftat att de kommer att sätta ut mål : Skickades avstämning av tidplan av etapp 1 till Länsstyrelsen i Kalmar Län Kommunfullmäktige har antagit särtaxa för Horn verksamhetsområde Fastställde kommunfullmäktige verksamhetsområde Kommunfullmäktige tog beslut om att införliva Hornslandet i det kommunala verksamhetsområdet för VA Länsstyrelsen beslutar att kommunen ska presentera en redovisning samt tidplan för ett genomförande Projektuppföljning Projektet som är avgiftsfinansierat följs upp löpande på återkommande styrmöten och ekonomimöten. Rapportering sker direkt på företagets hemsida samt med nyhetsbrev till berörda abonnenter. Eftersom anläggningskostnaden anses som betungande erbjuder Västerviks kommun en finansieringslösning för fastighetsägarna på Hornslandet. Projektredovisningen är väl utvecklad och uppfyller önskemålen för en bra projektredovisning. Det finns en framtagen projektplan där bl.a. mål- och rollbeskrivningar finns dokumenterat. För dokumentation och uppföljning används en digital projektdatabas. Systemet präglas av hög detaljnivå med fokus på ekonomisk uppföljning. Detta projekt i Västervik Miljö & Energi AB är ett exempel på ett bra projektupplägg. Från detta exempel går det lätt att applicera tillämpliga delar på övriga projekt inom kommunen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3

48 ABCD 7. Ekonomisystemet Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten I ekonomisystemet finns ca 151 st aktiva projektkoder för driftprojekt varav 21 st anges som budgeterade. Motsvarande siffra för investeringsprojekt är 48 st aktiva projektkoder varav 7 st saknar budget. De projekt om saknar budget är normalt små till belopp, många av dessa är dock per ovanstående definition inte projekt utan snarare olika former av aktiviteter. Numerären på antal aktiva projekt inom kommunen antyder också på att styrningen av vad som är projekt måste bli bättre. Kommunens ekonomihandbok innehåller en mycket kort instruktion om hur man hanterar projekt. Utdrag ur kommunens ekonomihandbok: Karakteristiskt för projekt är att projektet är tidsbegränsat, det har en början och ett slut. Koddelen används både i driftredovisning och investeringsredovisning. Driftprojekt ligger i intervall och investeringsprojekt Koddelen indelas i olika intervall per förvaltning. Kommunens ekonomihandbok innehåller ingen tydlig beskrivning hur projektredovisning ska ske inom kommunen. Här måste en utveckling ske. Rullning av projektmedel förekommer i ekonomisystemet. 7.1 Vår kommentar Under utförd granskning har inga dokumenterade riktlinjer för projektredovisning påträffats i de granskade nämnderna. Enligt uppgift från de intervjuade finns det rutiner för arbetet med projektredovisning men dessa är inte dokumenterade. Uppföljning sker i nämnd när så efterfrågas och det finns ingen speciell mall för hur det ska fungera. Vid externt finansierade projekt, har bidragsgivarna dokumenterade krav på den ekonomiska redovisningen. För dessa projekt kan kommunen plocka fram de redovisningar som efterfrågas. 8. Kommunstyrelsen För att få en likartad hantering av projektredovisning inom nämnderna bör det finnas tydligt dokumenterade riktlinjer för hur projektredovisningen ska skötas vid såväl vid upstart, uppföljning och avslut. Tydliga kommungemensamma riktlinjer kan ge en bättre hantering av projektredovisning i samtliga nämnder samt bidrar till att öka den interna kontrollen inom detta område. Vi anser att kommunstyrelsen bör se till att tydliga riktlinjer avseende projektredovisning upprättas KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4

49 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Projektet Ung och Trygg Vi har tittat närmare på projektet Ung och Trygg. Projektet är ett samverkansprojekt mellan flera förvaltningar för att ta fram förslag på hur arbetet och organisationen kan utvecklas för att få ett så effektivt och bra arbete som möjligt med våra barn- och ungdomar. Projektet är finansierat genom anslag från involverade nämnder. Utförare av projektet är Räddningstjänsten, detta är ett exempel på ett bra projektupplägg och ett undantag på hur kommunen generellt hanterar sina projekt. Projektet är ännu inte avslutat men har ett uttalat syfte och har karaktär av kompetenshöjning. Ett övergripande mål finns och projektets mål att identifiera behov, resurser, arbetssätt och behov av förändrad organisation. Projektbeställare är koncernledningsgruppen och som styrgrupp fungerar kommundirektör och förvaltningschefer. En referensgrupp finns som består av presidier och fackliga representanter. Medel finns avsatta och projektledare är utsedd. Tidplan finns angiven och uppföljningar sker löpande i styrgruppen. Bedömningen är att projektet är mycket väl dokumenterat. 9. Socialnämnden Den som är ansvarig för externt finansierade projekt är den som tilldelats ansvar eller som har ansökt om pengarna. Det är den personen som regelbundet ser över hur mycket pengar som har spenderats i projektet som sedan sammanställer redovisningen till den externa parten. Det är alltid definierat ett belopp, en tidsram, ev. löpande rapportering och hur man vill att kostnaderna skall redovisas. Det är också här det framkommer om man behöver återlämna medel, om det inte finns tillräckliga kostnader som knyts till projektet, eller om något annat krav inte uppfyllts. Det är alltid den som är ansvarig för projektet som håller i detta. De projekt som initieras internt, av politiken eller förvaltningen, hanteras inte genom projektkoder, men kan ändå vara att definiera som projekt. Testprojekt är till för att se om man vill implementera något permanent förekommer. I sådana fall föreslås nämnden eller uppdrar till förvaltningen att genomföra projektet. I det beslut som tas framgår tidsplan, budget, kriterier samt tid för utvärdering. En projektbudget tilldelas då den ansvarige. Vid periodens slut återredovisas resultatet till nämnden som sedan väljer om man vill förlänga verksamheten eller inte. Går man vidare omfördelas eller tillförs medel till den del av verksamheten som berörs. 10. Barn och Utbildningsnämnden Nämndens rutiner liknar de som redovisats under Socialnämnden. Långa projekt finns som löper under flera år och som sedan övergår till permanent verksamhet. En snabb och löpande utvärdering saknas i något fall. Slutrapportering finns av projekten KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5

50 ABCD 11. Kultur och Fritidsnämnden Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Nämnden har relativt lite projektverksamhet och bara då det finns extern finansiering. Behovet av projektredovisning har varierat mellan åren men är idag liten. Redovisningen sker med utgångspunkt från finansiärens dokumentationskrav. 12. Revisionsfrågor Har Västerviks kommun en ändamålsenlig hantering av sin projektverksamhet? Hur definieras begreppet projekt? Hur sker den politiska behandlingen och prioriteringen av projekt? Finns beslutade projekt upptagna i budget och plandokument? Har det i samband med beslut beskrivits hur projektet skall finansieras? Vilka system och rutiner följs under planeringsfasen? Finns målbeskrivningar samt vad som skall uppnås med projektet angivet innan igångsättning? Är någon tydlig tidsplan upprättad? Projektredovisningen av externt finansierade projekt följer kravet på ekonomisk redovisning. Interna projekt avrapporteras olika beroende på omfattning, finansiering, avvikelse och eventuell förlängning. Generellt sett måste kommunen utveckla sin projektredovisning till att bli ändamålsenlig från start till slut. Definitionen skiljer sig hos de intervjuade och ingen fastställd standard finns. Ekonomihandboken beskriver inte en ändamålsenlig projektredovisning. I ekonomisystemet finns många projektkoder som inte har koppling till projekt. Numerären av aktiva projekt är stor, 187 st. En viss sammanblandning mellan projekt och aktivitet förekommer och projektnummer används som kostnadsställe. Uppdrag med tidsbegränsning följs oftast upp och utvärderas. Projekt följs sällan upp om de stödjer övergripande planer utan används som en flerårigt kostnadsställe. Vid extern finansiering kan man fatta beslut om genomförande när denna är säkrad. De projekt som kommunen finansierar finns med i budget men det finns alldeles för många projektnummer som saknar budget. Strategiska beslut förekommer som ligger till grund för startade projekt. Det finns projekt som har finansiering men det finns många projektnummer som inte har det. Ekonomisystemet används, i övrigt saknar man ett generellt system. Vid extern finansiering följer man finansiärens rutiner. Vid interna projekt finns inget enhetligt system. Det finns projekt som har målformulering men det finns många projektnummer som inte har det. Det finns projekt som har tidplan men det finns många projektnummer som inte har det KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6

51 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Är roller och ansvar tydliggjorda på ett tillfredsställande sätt? Finns tydliga instruktioner för bemanning av projekt angivet t.ex. projektorganisation och projektledning? Hur följs projekt under genomförandefasen och efter avslut? Finns fastställda rutiner för att avläsa och mäta projektets effekter gentemot uppställda mål? Generellt sett är svaret nej men det finns undantag. Ofta finns endast en attestant. Det finns vidare många projektnummer som inte har det. Nej. T.ex. ger ekonomihandboken dålig vägledning. Generella former för uppföljning och avslut saknas. I många fall saknas det helt. Nej. Centralt fastställda rutiner för måluppföljning saknas i kommunen. Projekt med extern finansiering blir ekonomiskt fullt slutredovisade enligt riktlinjer. Är informationen gällande projekt, både under genomförandefas och efter slutredovisning, aktuell och välstrukturerad utifrån beslutsfattarnas behov? Här finns det en stor förbättringspotential. Grunden måste vara en samsyn på vad ett projekt är och då borde behoven tillfredsställas. Finns det en komplett förteckning över pågående samt avslutade projekt? Det finns ingen komplett förteckning eller central uppföljning av projekt KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7

52 ABCD Västerviks kommuns revisorer Granskning av projektverksamheten Slutsats och rekommendation Kommunen har inte drivit på utveckling av projektredovisningen och brister har funnits under längre tid. Övergripande projektpolicy och processbeskrivning saknas i kommunen. Omfattning, syfte och mål beskrivs dåligt i många projekt liksom projektets organisation, beslutsordning, tidplan, budget, ekonomistyrning, uppföljning och avrapportering. Det är svårt att få en klar bild av kommunens pågående projekt vid given tidpunkt samt avsatta och förbrukade medel för dessa. Det stora antalet aktiva projektkoder skapar en rörig bild då projekt blandas med andra aktiviteter. Kommunen kan knappast ha 187 aktiva projekt igång som är riktiga projekt. I ekonomisystemet bör projektnumren begränsas till att vara projekt. Här måste en genomgång och förbättring ske. Kommunen saknar tydliga riktlinjer för projektredovisning vilket borde finnas i ekonomihandboken. Vi rekommenderar att en person utses som öppnar och stänger projektet med medföljande ansvar. Vi rekommenderar att kommunen tittar på ett bra exemplen på projektredovisning inom kommunen. Vi föreslår Hornslandet inom Västervik Miljö & Energi AB som är applicerbart på andra projekt. Västervik den 15 februari 2013 KPMG AB Göran Lindberg Erik Rollborn 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8

53 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 25 (39) Ks 20. Personalredovisning 2012 Dnr 2013/ Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 31 maj 2013 personalredovisning Den personalstatistiska redovisningen har tagits fram enligt de rekommendationer som Sveriges Kommuner och Landsting lämnar i samband med framtagande av kommungemensamma nyckeltal. Personalredovisningen omfattar även i vissa avsnitt de kommunala bolagen vilka då särskilt redovisas. Redovisningen omfattar både tillsvidare- och visstidsanställd personal för år 2012 och beskriver personalvolym, personalstruktur, personalrörlighet, lönestatistik och hälsoläget. Redovisningen är ett underlag till de förtroendevalda och förvaltningarna/bolagen att följa verksamheten i enligt med de personalstrategiska överväganden som presenteras i den strategiska planen. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna personalredovisning 2012 och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

54 Personalredovisning 2012 Antagen av KS 2013-

55 Personalredovisning 2012 VÄSTERVIKS KOMMUN Ledningskontoret GC/JR FÖRORD Den personalstatistiska redovisningen har tagits fram enligt de rekommendationer som Sveriges Kommuner och Landsting lämnar i samband med framtagande av kommungemensamma nyckeltal. Personalredovisningen omfattar även i vissa avsnitt de kommunala bolagen vilka då särskilt redovisas. Redovisningen omfattar både tillsvidare- och visstidsanställd personal för år 2012 och beskriver personalvolym, personalstruktur, personalrörlighet, lönestatistik och hälsoläget. Statistiken är hämtad i hypergene och grundar sig på dess redovisningsmodeller. I tidigare personalredovisningar har statistiken hämtats från PS-utdata. Vi ser redovisningen som ett underlag till de förtroendevalda och förvaltningarna/bolagen att följa verksamheten i enligt med de personalstrategiska överväganden som presenteras i den strategiska planen. Tanja Levin Gunnel Candlow/Johanna Reidefors personalchef HR-konsult personalutvecklare 2

56 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning 4-5 Personalfakta och personalstruktur Urval och förtydligande 5-6 Anställda efter anställningsform och kön 7-9 Anställda fördelat på hel- och deltidsanställningar 9 Åldersstruktur Anställda fördelat efter arbetsidentifikation, AID 12 Lönestatistik redovisat efter arbetsidentifikation, AID Hälsoläget Frisktal 14 - Sjukfrånvaro Genomförda åtgärder i organisation och arbetsmiljö Kostnader för sjukfrånvaron 18 - Arbetsskador 19 Personalförsörjning, personalrörlighet och avgångar Pensionsavgångar Outtagen semester, okompenserad övertid 21 Resursanvändning

57 SAMMANFATTNING Personalfakta och personalstruktur Den 1 november 2012 finns i kommunen 2999 anställda, tillsvidare- och visstidsanställda. Det är en minskning med 240 anställda mot närmast föregående år. Bolagen har 263 anställda 2012 (2011:237). Medelsysselsättningsgraden för alla anställda är 92 %; bland kvinnor 90,9 % och bland männen 96,3%. Medelsysselsättningsgraden har ökat med 0,5 procentenheter sedan De flesta deltidsanställda finns i de kvinnodominerade yrkesgrupperna. I kommunen har 59 % av de anställda kvinnorna heltidstjänst medan 85 % av männen har heltidstjänst. Medelåldern för kommunens anställda är 47 år. Åldersstrukturen bland de kommunanställda visar stora pensionsavgångar under den närmaste femårsperioden. Under finns 401 anställda som fyller 65 år och kan gå i pension. Enligt gällande lagstiftning kan anställda välja att gå i pension i åldersintervallet år. De största pensionsavgångarna finns bland lärare och personal inom vård och omsorg. Könsfördelningen bland de anställda är 80% kvinnor och 20% män. Personalstrategiska frågor För att kunna lösa nyckelfrågan att i hård konkurrens kunna rekrytera och behålla framtidens medarbetare är det nödvändigt att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Prioriterade personalpolitiska frågor är nöjda medarbetare och bibehålla en förhållandevis låg sjukfrånvaro. En kommungemensam medarbetarenkät har genomförts och för att utveckla och förstärka en koncerngemensam personalpolitik fokuseras på utveckling och insatser som handlar om ledarskap, medarbetarskap och hälsofrämjande åtgärder i enlighet med styrdokumentet Budget 2013 ekonomisk planering visioner, prioriteringar och resurser. En koncerngemensam hälsopolicy med kompletterande riktlinjer är framtaget för att stödja ett hälsofrämjande arbete. Det systematiska arbetsmiljöarbetet har fokuserat på förebyggande arbete och uppföljning, analys och åtgärder som resultat av medarbetarenkäten. Medellönen i kommunen är kr per månad för tillsvidareanställda. Medellön för kvinnorna är kr per månad och för männen kr per månad. Kvinnors lön är 89,5 % av männens lön vilket är en liten ökning mot

58 Hälsoläget Hälsa ses ur ett helhetsperspektiv där de fysiska, psykiska och sociala faktorerna hänger samman. Systematiskt arbetsmiljöarbete med förebyggande insatser, ett effektivt rehabiliteringsarbete och satsningar i syfte att utveckla den goda arbetsplatsen är väsentliga åtgärdsområden för att öka hälsotal och nå hållbart arbetsliv. Företagshälsovårdsresurs har under 2012 använts till insatser inom psykosocial och fysisk arbetsmiljö, utbildning och förebyggande arbete, rehabilitering, funktionsbedömningar, lagstadgade hälsokontroller, rådgivning, hälsokontroller, mm. Efterfrågan på förebyggande insatser som stöd och handledning och insatser i den psykosociala arbetsmiljön är den insatsform som används mest. Sjukfrånvaron bland kommunens anställda utgör 4,7 % av den totala arbetstiden under 2012, vilket är en ökning med 0,4 procentenheter jämfört med Genomsnittet för hela landets kommuner är, 5,5 %. Västerviks kommun bibehåller en bra placering bland alla landets kommuner med sitt låga sjuktal. Målsättningen att behålla den låga sjukfrånvaron är en indikator att framstå som en attraktiv arbetsgivare enligt inriktning och prioritering i styrdokumentet Budget 2013 ekonomisk planering visioner, prioriteringar och resurser. URVAL OCH FÖRTYDLIGANDE Vilken personal avses? Redovisningen avser tillsvidare- och visstidsanställd personal vars villkor regleras av avtal enligt allmänna bestämmelser (AB). Med visstidsanställd personal menas en tidsbegränsad anställning (med månadslön) som varar minst 3 månader och med en sysselsättningsgrad på minst 40%. I antalet anställda ingår även tjänstlediga. Vilken tidpunkt avses? Mättidpunkten är om inget annat anges den 1 november. Det är en allmänt vedertagen mättidpunkt i personalstatistiska sammanhang eftersom den är opåverkad av helger och ledigheter. Anställd = motsvarar en person som har ett anställningsförhållande med kommunen. Anställning = ett avtal om anställning mellan en person och kommunen. En person kan ha flera anställningar. Anställningar ögonblicksbild Det är nödvändigt att skilja på anställda och anställningar. En person kan ha mer än en anställning i kommunen. Antalet anställningar summerat för kommunen är därför högre än antalet anställda. T.ex. kan antalet anställningar i redovisade tabeller överstiga antalet anställda i summeringen. Resursanvändning - hela året Resursanvändning beskriver omfattning och fördelning av arbetad tid och frånvaro under hela året. Årsarbete = möjlig arbetstid under ett år för en heltidsanställd. 5