Teckna personbiträdesavtal för användande av Googles molntjänst Apps for Education

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Åke Gustafsson BUN 2016/ Barn- och ungdomsnämnden Teckna personbiträdesavtal för användande av Googles molntjänst Apps for Education Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att tillstyrka införandet av personuppgiftsbehandling baserat på användning av Google Apps och att behandlingen förtecknas enligt bilaga Uppgifter till förteckning enligt 39 personuppgiftslagen. Bakgrund Skolorna i Södermöre kommundel och barn- och ungdomsförvaltningen har behov av att ta nästa steg i digitaliseringen. I dag saknas det i Kalmar kommuns grundskolor i hög grad digitala samarbetsytor för lärare och elev. Vidare så saknar eleverna i våra skolor en skol-epost, sedan s-posten slutade användas. Förvaltningarnas gemensamma IKT-arbetsgrupp har sedan en tid tillbaka tittat på olika molntjänster, och i den processen kommit fram till att förorda Google Apps for Education. Med ett avtal om Google Apps for Education får vi tillgång till en helhetslösning för digitala tjänster kring utbildning, i form av samarbetsytor, plats att spara dokument, ordbehandlings-, presentations- och kalkylprogram, mailadress samt möjlighet till formativ återkoppling. Google Apps for Eduation är gratis för skolor och införandet av Google Apps for Education kräver i det här steget inga ytterligare satsningar eller förändringar för skolor. Införandet är i stort sett inte förenat med några kostnader, och den utrustning och infrastruktur som finns i dag är kompatibel med tjänsten. Google Apps for Education (GAFE) innebär: Tillgång till verktygsprogram för olika behov i skolarbetet, exempelvis: o Google e-post för kommunikation och information o Google Drive för att spara, dela och samarbeta kring dokument och filer samt tillgång till olika kontors- och verktygsprogram. o Google Classroom som en pedagogisk samarbetsyta mellan lärare och elev o Google Kalender för planering, struktur och informationsspridning Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Ake.Gustafsson@kalmar.se

2 BUN 2016/ (2) Lagring av dokument och filer med möjlighet till samarbete och delning mellan elever, pedagoger och övrig personal. Delning och samarbete kring pedagogiskt material och arbetsmaterial. Informationsspridning av allmän karaktär mellan elever, pedagoger och övrig personal. Elever och personal kommer att få tillgång till ett personligt e-postkonto via GAFE. (Personal har även ett e-postkonto i kommunens ordinarie e- postsystem, vilket är det officiella e-postkontot och ska användas för extern kommunikation.) GAFE kommer att försörjas med konton från det skoladministrativa systemet ProCapita. Skriftlig information kommer, i enlighet med personuppgiftslagen, att ske till samtliga registrerade. I denna kommer bl.a. ändamålet med behandlingen att redovisas, rätt till registerutdrag att finnas. För elevdokumentation i form av individuell utvecklingsplan (IUP), omdömen, åtgärdsprogram, pedagogiska kartläggning kommer lärplattformen edwise även fortsättningsvis att användas. Personuppgifter avseende elever och personal kommer att hanteras av Google. I systemets grundutförande kommer det att finnas uppgifter om namn, e- postadress, skoltillhörighet, årskurs och klass. Inga elever med skyddade personuppgifter kommer att integreras till tjänsten. Enligt 13 PuL finns ett generellt förbud att registrera känsliga uppgifter av typen; ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa, sexualliv. Inga känsliga uppgifter ska lagras i Google Apps, vilket säkerställs genom information, både muntligt och skriftligt. Risk- och sårbarhetsanalys enligt SKL:s rekommendationer är genomförd och finns dokumenterad. Införandet kommer att följas av betydande utbildningsinsatser som kommer att behandlas i den pedagogiska arbetsgruppen. Barn- och ungdomsnämnden är enligt personuppgiftslagen personuppgiftsansvarig. Den personuppgiftsansvarige har i denna roll ansvar för att personuppgiftslagen följs och att de registrerade har ett gott skydd för sin personliga integritet. Nämnden har alltså utifrån sin roll som personuppgiftsansvarig att besluta om nämnda personuppgiftsbehandling. Mats Linde Förvaltningschef Åke Gustafsson Planeringssekreterare

3 Uppgifter till förteckning enligt 39 personuppgiftslagen Personuppgiftsansvarig Företags-/myndighetsnamn Telefon Organisationsnummer Barn- och ungdomsnämnden Adress Postnummer Postort Box Kalmar Grunduppgifter Benämning på registret/behandlingen Lärplattform Google Apps For Education Kategorier av registrerade Elever i åk 1 t.o.m 9 samt personal inom nämndens verksamhetsområde. Laglig grund för behandlingen Den registrerade har lämnat sitt samtycke Avtal med den registrerade ska kunna fullgöras Den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet Den registrerades vitala intressen ska kunna skyddas En arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras Intresseavvägning till fördel för den personuppgiftsansvarige Undantag från personuppgiftslagen Nej Ja: Ändamål Ändamålet/ändamålen med behandlingen Lärmiljö samt samarbetsmiljö för e-post, lagring av dokument, kalender Personuppgifter Behandlade personuppgifter Namn Personnummer Födelsedatum Kund-/anställningsnr Foto Privat kontaktinformation (adress, mobil, e-post etc.) Kontaktinformation arbete (adress, mobil, e-post etc.) Övriga uppgifter som behandlas Skoltillhörighet för samtliga registrerade. Klasstillhörighet för elever. kansli- och omvärldsenheten Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx

4 2 (3) Känsliga uppgifter Känsliga uppgifter etc. som registreras Ras/etniskt ursprung Politiska åsikter Religiös/filosofisk övertygelse Medlemskap facket Hälsa Sexualliv Personnummer Lagöverträdelser Omdömen/värderande upplysningar Motivera varför känsliga uppgifter registreras Samtycke Har samtycke inhämtats? Ja (se nedan) Nej (se nedan) Hur har samtycke inhämtats? Om känsliga uppgifter har registrerats utan samtycke, motivera varför Utlämnande Mottagare som uppgifter kan komma att lämnas ut till (ange hur och varför) Enligt offentlighetsprincipen Kommer personuppgifter att lämnas ut till tredje land (t.ex. via Internet)? Nej Ja, med samtycke Ja, utan samtycke motivering: Information De registrerade har fått information om Personuppgiftsansvarig organisation Kontaktvägar till den personuppgiftsansvarige Behandlingens ändamål Generell information om vilka uppgifter som behandlas Källor Utlämnanden Gallringstider Rätten till registerutdrag och rättelser

5 3 (3) Information forts. Informationen har lämnats på följande sätt Muntligt Blankett Avtal Webbformulär Annan skriftlig handling Annat: Ingen information har lämnats därför att De registrerade känner redan till behandlingen Författningsreglering Oproportionerligt stor arbetssats motivera: Källor Varifrån hämtas personuppgifter? Verksamhetsregistret ProCapita Säkerhet Vilka säkerhetsåtgärder har vidtagits för att skydda informationen? Följer Kalmar kommuns "Informationssäkerhetspolicy - Säkerhetsinstruktion förvaltning". Tvåfaktorsinloggning till administratörskonsollen. Kontakter Systemägare Systemförvaltare Kontaktperson för registerutdrag Barn- och ungdoms Åke Gustafsson Åke Gustafsson Behörigheter Rutiner för behörighetstilldelning Personuppgiftsbiträde Personuppgiftsbiträde anlitas Ja Nej Avtal med personuppgiftsbiträde finns Nej, finns ej Ja, förvaras hos barn- och ungdomsförvaltningen Gallring Hur länge bevaras personuppgifterna? Raderas efter avslutad skolgång/anställning. Motivering av gallringstid Enligt barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan Skriftliga gallringsrutiner finns Ja Nej Övrigt Uppgiftslämnare Uppgiftslämnarens namn Datum Åke Gustafsson