IT-strategi 2010 SALEMS KOMMUN IT-STRATEGI Antaget av kommunfullmäktige

Transkript

1 SALEMS KOMMUN IT-STRATEGI Antaget av kommunfullmäktige IT-strategi 2010 EN STRATEGI FÖR HUR SALEMS KOMMUN SKALL UTVECKLA INFORMATIONSTEKNOLOGIN I KOMMUNEN. MÅLET ÄR ATT INVÅNARE, FÖRTROENDEVALDA OCH ANSTÄLLDA SKALL UTNYTTJA IT SÅ ATT KOMMUNENS VERKSAMHETER HÅLLER EN HÖG KVALITET OCH ÄR KOSTNADSEFFEKTIV.

2 INNEHÅLL INLEDNING OCH SYFTE 4 DELSTRATEGI 1: ORGANISATION OCH ANSVAR 5 En organisation för all IT-verksamhet Samtliga arbetsställen i ett nätverk för IT och telefoni En tydlig och aktuell ansvarsfördelning DELSTRATEGI 2: SÄKERHET 7 Kommunstyrelsens skall fastställa säkerhetsnivån i IT-säkerhetsplan Säkerhetsanvisningar skall tas fram Varje nämnd ansvarar för säkerheten inom sitt ansvarsområde DELSTRATEGI 3: IT-TEKNISK PLATTFORM 8 E-plattform för identitetshantering och åtkomskontroll Säker och virtualiserad servermiljö En gemensam IT-standard Tre olika typer av datorer och två typer av telefoner som standard Från fiber till radiolänk Teleförbindelse genom IP och 3G Fastighetsägaren ansvarar för installation av lokala nätverk Pröva program med öppen källkod Tunna klienter där det är möjligt Grön IT DELSTRATEGI 4: INKÖP OCH AVYTTRING 11 Leasa datorer under högst tre år Kammarkollegiets ramavtal utnyttjas i första hand DELSTRATEGI 5: SAMVERKAN OCH UTVECKLING 11 Samarbete i länet Delta i den regionala strategin för vård/omsorg och barnhälsovård Delta i samverkan på Södertörn Delta i utveckling av mobilt Internet, trådlös kommunikation, handdatorer och sociala medier Delta i utveckling av Öppen källkod DELSTRATEGI 6: SALEM Vision och mål Prioritering av e-projekt Varje förvaltning ansvarar för utveckling av sina e-tjänster Internet- och e-postpolicy Mobiltelefonpolicy E-demokrati skall utvecklas i samarbete med de förtroendevalda DELSTRATEGI 7: KOMPETENSUTVECKLING 15 Samtliga datoranvändare skall ha kunskap i de system och applikationer som är relevanta för deras arbete 2

3 Ny medarbetare skall rekryteras med relevant IT-kunskap DELSTRATEGI 8: PRIORITERING OCH FINANSIERING 16 Salemsmodellen för att prioritera IT-projekt Investeringskalkyl för alla större IT-projekt Gemensamt förvaltningsförslag till varje års preliminära budget BILAGA 1. IT-SÄKERHETSPLAN 2. INTERNET- OCH E-POSTPOLICY 3. E-POST- OCH OFFENTLIGHETSPRINCIPEN 4. MOBILTELEFONPOLICY 5. IT-ENKÄT

4 Inledning Kommunstyrelsen beslöt att fastställa IT-strategi för Salems kommun. Under 2008 gjordes en utvärdering av IT-strategin av controller på kommunstyrelsens stab. Kommunstyrelsen beslöt anta prioriteringar och tidsplan för Salem 24 fortsättning för åren Kommunstyrelsen beslöt att övergå från att köpa datorer till att istället leasa dem. Kommunstyrelsen beslöt bevilja tilläggsanslag för konsolidering/virtualisering av kommunens servrar. Under våren 2009 tillsattes en projektgrupp som har utarbetat förslag till revidering av IT-strategin benämnd Salems IT-strategi Arbetsgruppen består av planeringschef Jan Forsman (sammankallande), kommunsekreterare Linda Karelid, personalhandläggare Åsa Olsen och ITchef Tony Söderlund. Kommunledningsgruppen (förvaltningschefer) har varit styrgrupp för arbetet. Under arbetets gång har även rapporter skett i ITgruppen (en repr. från varje förvaltning/kontor). Samtidigt med arbetet av IT-strategin har även skett en översyn och förslag till revideringar ett följande policyn/planer som förslås ingå i IT-strategin: IT-säkerhetsplan (bilaga 1), Policy för Internet och e-post (bilaga 2, e-post och offentlighetsprincipen (bilaga 3), mobiltelefonpolicy (bilaga 4). Som bilaga 5 redovisas även IT-enkät Syfte Informationsteknologin (IT) spelar idag en viktig roll för hur Salems kommun fungerar och fullgör sitt uppdrag inom olika områden. IT har därmed också blivit en viktig ledningsfråga. Nya och ökade krav på kommunen kräver en strategi för IT där kopplingen till hur verksamheten ska se ut nu och i framtiden är viktigast. Med en sammanhållen, standardiserad IT-struktur, ett väl utvecklat system för kommunikation och information samt tydliga besluts- och ansvarsområden har kommunen bäst förutsättningar att lyckas med sitt uppdrag. 4

5 Delstrategi 1: Organisation och ansvar 1. En organisation för all IT-verksamhet i kommunen 2. Samtliga arbetsställen i ett nätverk för IT och telefoni 3. En tydlig och aktuell ansvarsfördelning En organisation för all IT-verksamhet i kommunen Salems kommun har idag en gemensam organisation för all IT-verksamhet. En kommunövergripande IT-enhet har ansvaret för utvecklingen av användningsområden inom informationsteknologin i hela kommunen. Samtliga arbetsställen i ett nätverk för IT och telefoni Idag ingår samtliga arbetsställen i Salems kommun i ett gemensamt datanätverk. Säkerheten ombesörjs via virtuella LAN (VLAN) beroende av användare och deras individuella behov. Med LAN menas lokala datanätverk. En tydlig och aktuell ansvarsfördelning En viktig förutsättning för att informationsteknologin skall utvecklas positivt och användas på bästa sätt är att ansvarsfördelningen är tydlig. I Salems kommun är det kommunstyrelsen som ytterst ansvarar för kommunens informationsteknologi. IT-chefen är ansvarig för IT-enheten som ansvarar för drift och utveckling av kommunens data- och telekommunikation, upphandling, inköp, service, avyttring av all dator- och teleutrustning samt avtal och efterlevnad av avtal inom IT-verksamheten. IT-enheten sorterar under ekonomikontoret. En system- och applikationsansvarig för varje system respektive applikation skall finnas. Denna person skall ansvara för felanmälan, leverantörskontakt, säkerhet och utveckling för respektive system och applikation. Planeringschefen är kommunens IT-strateg och samordnar kommunens informationsteknologi och telefoni och tar fram förslag på övergripande strategier och planer. IT-strategen och IT-chefen deltar i kommunledningsgruppen i strategiska IT-frågor. En webb- respektive intranätsansvarig på varje förvaltning ansvarar för att utveckla och hålla information från verksamheten aktuell på kommunens webbplats och intranät enligt de riktlinjer som webbgruppen tagit fram. Sedan 2006 finns ett förvaltningsövergripande IT-grupp med ekonomichefen som sammankallande och med representanter från samtliga förvaltningar/kontor. IT-gruppen skall utgöra kommunledningsgruppens informations- och referensgrupp för förvaltningsövergripande IT-frågor. För utveckling och samordning av skolornas pedagogiska datautveckling har en särskilt IT-pedagoggrupp bildats med utvecklingsledaren på barn- 5

6 och utbildningsförvaltningen som sammankallande. I IT-pedagoggruppen ingår en utsedd IT-pedagog från varje skola samt IT-chefen. På varje förvaltning/kontor skall utses en eller flera personer som benämns lokalt IT-stöd. 6

7 Delstrategi 2: Säkerhet 1. Kommunfullmäktige skall fastställa säkerhetsnivån i IT-säkerhetsplan 2. Säkerhetsanvisningar skall tas fram 3. Varje nämnd ansvarar för IT-säkerheten inom sitt verksamhetssystem Kommunstyrelsen skall fastställa säkerhetsnivån i IT-säkerhetsplan (Bilaga 1) Idag är nästan all kommunal verksamhet beroende av digital information. Den information som registreras, bearbetas och lagras i kommunens ITsystem måste skyddas för att minska risken för skador och avbrott i verksamhet. Kommunstyrelsen skall fastställa vilken säkerhetsnivå som skall gälla i kommunen i kommunens IT-säkerhetsplan. Säkerhetsanvisningar skall tas fram Anvisningar för hur informationsteknologin skall göras så säker som möjligt i kommunen skall utarbetas utifrån den säkerhetsnivå som kommunstyrelsen bestämmer. De ska omfatta både tekniska och administrativa åtgärder. Kommundirektören fattar beslut om säkerhetsanvisningar på förslag från ITchefen som ansvarar för att anvisningarna tas fram. I de fall åtgärderna innebär ökade kostnader skall dessa tas upp i budgetarbetet. I anvisningarna skall anges om de behöver kompletteras med särskilda anvisningar för olika verksamheter. Verksamhetschefen tar beslut om kompletterande anvisningar. Varje nämnd ansvarar för säkerheten inom sitt verksamhetssystem Kommunstyrelsen ansvarar ytterst för att kommunen har en säker hantering av den digitala informationen. Varje nämnd ansvarar för säkerheten inom sitt verksamhetsområde. Kommunstyrelsen ansvarar för IT-säkerhet inom kommunstyrelsekontoren och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Nämnderna är ansvariga för att personuppgifter och allmänna handlingar som inkommer eller upprättas hanteras enligt lagstiftningen. IT-chefen ansvarar för säkerheten i nätverket. IT-chefen ansvarar också för att anvisningar för IT-säkerhet utarbetas och hålls aktuella. Kommunsekreteraren ansvarar för att information om personuppgiftslagen samt regler och anvisningar som gäller för kommunens datahantering ges till samtliga kommunanställda. Säkerhetssamordnaren skall ta fram beredskapsplan för höjd beredskap vid avbrott i kommunens IT-system. System- och applikationsansvarig ansvarar för säkerheten i respektive system. Krisledningsstaben har till uppgift att samordna allt säkerhetsarbete i kommunen. Till gruppen adjungeras IT-chefen för frågor om övergripande IT-säkerhet. 7

8 Delstrategi 3: IT-teknisk plattform 1. e-plattform för identitetshantering 2. Säker och virtualiserad servermiljö 3. En gemensam IT-standard 4. Tre olika datortyper och två telefoner som standard 5. Från fiber till radiolänk 6. Teleförbindelse genom IP eller 3G 7. Fastighetsägaren ansvarar för installation av lokala nätverk 8. Pröva program med öppen källkod 9. Tunna klienter där det är möjligt 10. Grön IT Den IT-tekniska plattformen för Salems kommun skall utformas så att Salem når de övergripande målen till lägsta möjliga kostnad. IT-plattformen skall byggas ut så att den möjliggör central systemövervakning för att uppnå hög driftsäkerhet. e-plattform för identitetshantering och åtkomstkontroll Salems kommun skall sträva efter att kunna förse anställda, förtroendevalda, elever och kommuninvånare med säker identitetshantering och åtkomst till kommunens e-tjänster (se delstrategi 6). Salems kommun skall följa den standard för identitetshantering som rekommenderas av KSL (Kommunförbundet i Stockholms län). Säker och virtualiserad servermiljö Salem skall ha servrar som är stabila och kostnadseffektiva genom att använda ny teknik i en konsoliderad och virtualiserad servermiljö. På så sätt ökar tillgänglighet, lagringskapacitet och skalbarhet. Även behovet av utbyggnad av serverutrymme och energianvändningen minskar. En gemensam IT-standard För all dator- och teleutrustning som ansluts till kommunens nätverk skall den IT-standard (t ex kapacitet, applikationer och leverantörer) gälla som kommunledningsgruppen fastslår efter förslag som IT-chefen tar fram. I kommunens IT-standard skall även val av operativsystem, arkitektur och generella databaser fastslås. Standardiseringar av programvaror och gemensamma programlösningar skall eftersträvas för samtliga förvaltningar/kontor. I så stor utsträckning som möjligt skall marknadens standardsystem införskaffas och vid varje inköp av program/system skall möjligheten att använda programvara baserad på öppen källkod bedömas. Tre olika datortyper och två typer av telefoner som standard Kommunen skall erbjuda användarna tre olika typer av datorer som standard: tunn klient, pc och mobil dator. För att minska telekostnader och uppnå ökad tillgänglighet skall fasta telefoner ersättas av mobila telefoner. På sikt skall endast två typer av telefoner förekomma, standardtelefon (rösttjänster och SMS) och plustelefon (MMS, kalendersynkronisering, 8

9 ). Arbetsuppgifter och individens behov avgör val av datortyp och telefon. Från fiber till radiolänk (datakommunikation) Salems kommun har beslutat att samtliga kommunala arbetsplatser skall anslutas till kommunens centrala datanätverk med tillräcklig kapacitet för att möjliggöra central driftsövervakning, effektivare programvarudistribution, säkerhetskopiering samt antivirushantering. En utbyggnad av fiber till kommunens större arbetsplatser har påbörjats men under senare år har den tekniska utvecklingen kommit att innebära en möjlighet till datakommunikation med hög prestanda och bibehållen säkerhet över radiolänk till en avsevärt lägre kostnad än med fiber. För de arbetsplatser där det är tekniskt möjligt skall radiolänk användas som ett alternativ till dataförbindelse istället för fiber och traditionell datauppkoppling. Teleförbindelse genom IP eller 3G Eftersom IP-telefoni- och 3G-förbindelse idag är lika säkert som fast förbindelse skall kommunen på sikt gå över till IP-telefoni eller 3Gförbindelse eller uppgraderade versioner av nämnda protokoll. Telefoni skall endast i undantagsfall, förutom larm och annan övervakningsutrustning, kopplas till det fasta telenätet. Fastighetsägaren ansvarar för installation av lokala nätverk IT-enheten ansvarar för och bekostar all data- och teletrafik till/från kommunala arbetsplatser. För installation av lokala nätverk för tele- och datatrafik inom respektive fastighet ansvarar fastighetsägare. I de fall kommunen är fastighetsägare ansvar Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen för de lokala nätverken i respektive fastighet. De lokala nätverken skall följa kommunens IT-standard. Pröva program med öppen källkod Då leverantörer av proprietära programvaror (stängd källkod) till kommunens verksamhetssystem tenderar att skapa inlåsningseffekter till sina mjukvarulösningar, skall Salem sträva efter att ersätta så många som möjligt av de proprietära lösningar med programvara baserade på öppen källkod. Som exempel på detta kan nämnas kontorsprogram samt bildbehand-lingsprogram. Förutom att minska beroendet av enskilda leverantörer förväntas Salems kommuns mjukvarukostnader (licenser) reduceras kraftigt. Vissa programvaror som används i skolan idag kan redan ersättas med öppna program som både lärare och elever får använda fritt. Detta minskar skolans kostnader för licenser och ökar det pedagogiska värdet då programvarorna kan distribueras fritt och enkelt till eleverna för hemarbete. Befintliga verksamhetssystem är idag svårare att hantera då kommunen idag är bunden vid långa avtal. Men allt fler kommuner och offentliga myndigheter ställer idag krav på att leverantörerna skall anpassa sina verksamhetsprogram till öppen källkod. Salem skall noga följa utvecklingen inom området. 9

10 Tunna klienter där det är möjligt Kommunstyrelsen har beslutat att Salems kommun skall övergå till en ny IT-miljö där datorkraften flyttas från respektive persondator till centralt placerade servrar. En tunn klient är en terminal som endast innehåller grafikkort, processor, minne samt anslutningsportar. Ingen möjlighet finns till lokal lagring eller installation av programvara. Terminalen ansluts till nätverket och all programhantering sker direkt i kommunens servrar. Då många verksamhetssystem och applikationer tenderar att kräva allt mer av både ljud och bildupplösning har det blivit allt svårare och kostsammare att distribuera och använda tunn klientmiljö. Då dessutom det förväntade prisfallet på tunna klienter uteblivit och licenskostnaderna för att använda och distribuera tunna klienter markant har stigit dom senaste åren, bör tunna klienter endast användas där de huvudsakliga arbetsuppgifterna endast omfattar text och kalkylbearbetning. Grön IT I samband med översyn av kommunens miljöpolicy skall hänsyn tas till Grön IT enligt de metoder som IT- och telekomföretagen utarbetat. Med Grön IT menas ett sätt att använda IT så att verksamheterna minskar sin belastning på miljön samtidigt som kostnader kan sparas. 10

11 Delstrategi 4: Inköp och avyttring 1. Leasa datorer under högst tre år 2. Kammarkollegiets ramavtal utnyttjas i första hand Leasa datorer under högst tre år Kommunstyrelsen beslöt att kommunen skall övergå från att köpa datorer till att leasa dem istället under tre år för att sedan bytas ut mot moderna. Det innebär att äldre datorer övergår till leverantören efter leasingtiden och kan ej användas i kommunens verksamhet. Under våren 2009 utbyttes samtliga datorer i kommunen utom gymnasiet. Kammarkollegiets ramavtal utnyttjas i första hand Samordnade kommungemensamma upphandlingar skall eftersträvas för inköp av all hård- och mjukvara enligt kommunens IT-standard. Kammarkollegiets ramavtalsleverantörer skall utnyttjas i första hand. En utredning pågår som föreslår att SKL Kommentus övertar Kammarkollegiets ramavtalsupphandlingar. Delstrategi 5: Samverkan och utveckling 1. Samarbete i länet 2. Delta i den regionala strategin för vård/omsorg och barnhälsovård 3. Delta i samverkan på Södertörn 4. Delta i utveckling av mobilt internet, handdatorer, trådlös förbindelse, sociala medier och Öppen källkod Samarbete i länet Salems kommun skall fortsätta samarbetet med andra kommuner inom IToch teleområdet. Salems kommun deltar aktivt i nätverken för IT-chefer i Stockholms län (f.d. IT.Forum ) och IT-chefer på Södertörn. Delta i den regionala IT-strategin för vård/omsorg och barnhälsovård Salems kommun skall delta i arbetet med att utveckla en regional webbplats för vård/omsorg och barnhälsovård i Stockholms län. Arbetet är ett samarbete mellan samtliga kommuner i länet och Stockholms läns landsting genom IT-Forum. Delta i samverkan på Södertörn Salems kommun skall fortsätta delta i GIS-samverkan på Södertörn tillsammans med övriga Södertörnskommuner. Salem ingår i Södertörnsbiblioteken tillsammans med Nykvarn, Södertälje och Nynäshamn med gemensam biblioteksserver och bibliotekssystem. Delta i utveckling av mobilt Internet, trådlös kommunikation, handdatorer och sociala medier Kommunen följer utvecklingen inom mobilt Internet, trådlös kommunikation, handdatorer och sociala medier. Man kan vara ansluten till kommunens nätverk inte bara via fasta persondatorer och telefoner utan 11

12 även via mobiltelefoner och handdatorer. Anställda och förtroendevalda kan på detta sätt ha med sig information och återrapportera utan att vara beroende av en fast arbetsplats. Tekniken används redan inom hemtjänsten och inom tekniska förvaltningar i flera kommuner. Möjligheterna att använda trådlös förbindelse för lokala nätverk skall prövas med hänsyn till säkerhet och kostnader. I sin IT-standard skall kommunen ange de tekniska lösningar som gör detta möjligt. Delta i utveckling av Öppen källkod Salems kommun skall följa utvecklingen av användandet av programvaror baserade på Öppen källkod bland övriga kommuner och myndigheter i landet. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar sina medlemmar att utnyttja gemensamma och öppna standards för att effektivisera offentliga IT-upphandlingar ( ). 12

13 Delstrategi 6: Salem Vision och mål 2. Prioritering av e-projekt åren Varje förvaltning skall ansvara för utvecklingen av sina e-tjänster 4. Internet- och e-postpolicy 5. Mobiltelefonpolicy 6. E-demokrati skall utvecklas i samarbete med de förtroendevalda Vision och mål Kommunstyrelsen beslöt anta följande vision och mål för det fortsatta arbetet med Salem 24: Salems invånare och företag skall oberoende av tid på dygnet kunna kontakta och få service av kommen. Utifrån medborgarnas behov skall olika kontaktformer såsom elektroniska tjänster, telefoni och personliga besök komplettera varandra. Målet är kommuninvånare och företag skall via Internet kunna göra anmälningar, betala avgifter och rekvirera bidrag, följa och kommunicera i ett enskilt ärende, ta del av offentliga dokument, hitta rätt tjänsteman, diskutera aktuella frågeställningar samt underlätta information mellan skolan/förskola och elever/föräldrar. Tjänsterna på Internet skall vara utvecklade så att även funktionshindrade kan ta del av dem. Prioritering av e-projekt åren Enligt investeringsbudget finns följande komplexa e-projekt redovisade: 2010 E-ID (driftbudget) Plattform E-kommun (från investeringsbudget 2009) Dokument- och ärendehanteringssystem Barnomsorgs- och skolportal (nytt elevadministrativt program) Webbplats för vård och omsorg (se Delstrategi 5) 2011 Digitalisera Bygglovsarkiv Ny publik webbplats för biblioteket En särskild avstämning av projektet Salem 24 skall göras i kommunstyrelsen när beslut tagits i KSL (Kommunförbundet i Stockholms Län) om identitetshantering. Varje förvaltning ansvarar för utvecklingen av sina e-tjänster Respektive förvaltning ansvarar i samarbete med kommunens IT-grupp och webbgrupp för utvecklingen av enkla och komplexa elektroniska tjänster inom sitt verksamhetsområde. 13

14 Internet- och e-postpolicy (se bilaga 2 och 3) Kommunen vill uppmuntra till användning av Internet och e-post. I de två bilagorna har samlats regler som kommunens anställda skall följa. Mobiltelefonpolicy (se bilaga 4) I denna policy finns samlade regler som gäller mobiltelefoni. E-demokrati skall utvecklas i samarbete med de förtroendevalda Under 2009 startade ett projekt i samarbete mellan kommunens webbgrupp och barn- och utbildningsnämnden för att kunna anpassa kommunens intranät till de förtroendevaldas behov. Idag finns en särskild ingång på kommunens intranät för kommunens förtroendevalda med anpassad information. Samtliga ledamöter i barn- och utbildningsnämnden har tillgång till kommunens intranät via sin egen dator och egen e-postadress. Målet är att samtliga förtroendevalda skall ha en kommunal e-postadress och tillgång till kommunens intranät via sin egen dator. Utvecklingen av de förtroendevaldas sidor på intranätet skall göras i samarbete med de förtroendevalda. I samarbete med de förtroendevalda skall även rutiner utarbetas för att övergå till digital distribution av kallelser och handlingar till sammanträden. 14

15 Delstrategi 7: Kompetensutveckling 1. Samtliga datoranvändare skall ha kunskaper i de system och applikationer som är relevanta för deras arbete 2. Nya medarbetare skall rekryteras med relevant IT-kompetens Samtliga datoranvändare ska ha kunskaper i de system och applikationer som är relevanta för deras arbete Samtliga anställda utifrån olika personalkategorier ska ha kunskaper inom olika fastställda nivåer inom den generella IT-kunskapen. Systemförvaltare ansvarar för att datoranvändare inom respektive system och applikationer har de kunskaper som krävs för deras arbete. Personalkontoret i samarbete med IT-enheten skall ta fram generella krav på nödvändiga IT-kunskaper inom de vanligaste kontorsprogrammen och e- post för olika grupper. Kraven bygger bland annat på statistik från ITenhetens felanmälan. Ett nytt testverktyg tas fram för att inventera generella IT-kunskaperna bland medarbetarna och erbjuds verksamhetschef/rektor som ett hjälpmedel. Inventeringen ger underlag för behov av riktade utbildningsinsatser på gruppnivå. Utbildningarna ges av intern personal i så stor utsträckning som möjligt i första hand i egna lokaler. Nya medarbetare skall rekryteras med relevant IT-kompetens Vid rekrytering vilar det på verksamhetschef/rektor att den nyanställde förfogar över den IT-kompetens som är relevant för tjänsten. Det lokala IT-stödet (se kap 1) ansvarar för introduktion av nya användare i det administrativa nätverket, behörighet, inloggning, teleanvändning, säkerhet, grundläggande datorkunskap i e-posthantering, intranät och Internet. IT-enheten ansvarar för utbildning av de lokala IT-stöden. 15

16 Strategi 8: Prioriteringar och finansiering Utvecklingen av informationsteknologin kan endast ske i den takt ekonomin tillåter. 1. Salemsmodellen för att prioritera IT-projekt 2. Reviderad investeringskalkyl för alla större projekt 3. Gemensamt förvaltningsförslag IT till varje års preliminära budget Informationsteknologin utvecklas fortfarande snabbt och behovet av IT-stöd till verksamheterna ökar stadigt. Nyttan av IT-tekniken är stor och många arbetsplatser stannar av när IT-tekniken inte fungerar. Salemsmodellen för att prioritera IT-projekt För att resurserna skall användas på bästa sätt har Salems kommun utvecklat en metod för att arbeta med och beskriva IT-projekt. Metoden skall användas i allt projektarbete med anknytning till informationsteknologin. I metoden ingår olika delmoment; bemanning, analys och avstämning, planering, ledning, uppföljning och dokumentation. När projektet är färdigt övergår projektet i den ordinarie verksamheten eller upplöses. Projektbeskrivningen ska innehålla en kort redogörelse för vilka förändringar som uppnås genom investeringen men också en bedömning av hur verksamheten utvecklas om ingen investering görs. Effekterna av en ITinvestering skall uttryckas i ekonomiska termer genom en lönsamhetskalkyl där investerings- och driftskostnader ställs i relation till intäkter och kostnadsminskningar. Vissa investeringar kan leda till effekter som är svåra att värdera i pengar. Då får kvalitativa argument ersätta värderingen i pengar. Nyttovärderingar och lönsamhetsbedömningar skall göras för att värdera och underlätta prioriteringar av IT-investeringar. Reviderad investeringskalkyl för alla större IT-projekt Investeringar ska klassificeras som en nyinvestering eller en reinvestering. Den reviderade modellen skall tillämpas för nyinvesteringar på minst det basbelopp kommunstyrelsen beslutar (idag två prisbasbelopp) och som har en ekonomisk livslängd på minst 3 år. Dessa IT-projekt skall utvärderas. Resultatet avrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott i augusti året efter genomförandet. Gemensamt förvaltningsförslag till varje års preliminära budget Under vårens budgetarbete tar förvaltningen tillsammans med IT-enheten fram vilka investeringsbehov som finns i verksamheten. Kommunledningsgruppen gör sedan en gemensam prioritering av verksamheternas behov, där hänsyn tas till vilket investeringsutrymme som finns i kommunens ekonomi och lämnar ett samlat förslag till kommunstyrelsen. 16

17 17