TEIE17 Industriell ekonomi

Transkript

1 TEIE17 Industriell ekonomi Resurslab B Excel I denna laboration ska du titta närmare på kalkylprogrammet Excel från Microsoft. Många tror att Excel är något att bara göra lite diagram i och summera lite celler men Excel kan så otroligt mycket mer. Du kan lösa optimeringsproblem, söka i databaser, leta i listor och använda ett mycket kraftfullt makrospråk. Ta tillfället i akt och lär dig mer om Excel, du kommer att inse vilket kraftfullt program det verkligen är! Grunderna i Excel Datum Date Godkänd av Approved by Johan Holtström Dokumentnummer Document number Resurslaboration B Excel är ett kalkylprogram som används över hela världen. Styrkan i Excel är att verktyget och presentationen är sammanslagna. Du kan alltså gömma beräkningar bakom celler och bara visa resultatet. Ofta visas resultatet i olika tabeller och diagram. figur 1 Verktygsfältet i Excel, numrerade ikoner 1. Officeknappen 2. Flikar 3. Grupper 4. Dialogrute-ikon 5. Formelfältet 6. Fyllnadshandtaget 7. Namnrutan

2 Verktygsfältet Verktygsfältet i Excel påminner väldigt mycket om verktygsfältet i Word, det är ingen tillfällighet då båda programmen kommer från samma leverantör och ingår i en svit av olika program. Tanken är naturligtvis att underlätta för användaren. Vi ska ta en närmare titt på de olika komponenter som finns i verktygsfältet. Verktygsfältet är uppdelat i olika flikar, där varje flik behandlar ett särskilt område. Varje flik är dessutom nedbruten i subområden som kallas grupper. En grupp innehåller alltid några knappar och ibland även en dialogruteikon. Ett exempel: På fliken start (den första fliken som visas när du öppnar Excel), finns en grupp som heter Tecken, där du bland annat kan ändra hur texten i en cell ska se ut, exempelvis ändra teckenfärg. I den här labben kommer du att guidas genom att fliken anges i fetstil (Start), gruppen i kursiv (Tecken), och det som ska utföras i vanlig text (Teckenfärg). Längst ner i Excelfönstret finns ett antal flikar med namn som Blad1, Blad2 osv. Det är olika kalkylblad som finns i din arbetsbok. En arbetsbok är ett samlingsdokument som motsvarar ett Worddokument. Ett nytt blad i den aktuella arbetsboken skapar man genom att klicka på fliken längst till höger, (fliken med en bild på ett tomt blad). För att infoga ett nytt kalkylblad kan du även använda kortkommandot Skift+F11. Celler Excel lagrar all data i celler. En cell kan innehålla text, formler, numeriska värden och makron. En cell refereras genom att ange rad och kolumn. Till exempel heter cellen längst upp i vänstra hörnet A1, dvs. kolumn A, rad 1. För att unikt ange en cell måste man tala om vilket blad cellen finns på. Om vi bara skulle säga A1 kan det vara vilken cell som helst på alla kalkylblad. För att ange att det är cellen A1 på Blad1 skriver man Blad1!$A$1. Detta är en unik referens till cellen. Celler kan formateras på olika sätt. Värdet i en cell kan justeras till vänster, centrerat, till höger och justeras över kolumner. Kolumnjustera innebär att värdet i cellen justeras över de valda kolumnerna. För att kolumnjustera ställ markören i den aktuella cellen och markera vilka celler som värdet ska justeras över. Välj sedan Start-Justering-Centrera över kolumner. Kantlinjer och färger Celler kan formateras med olika kantlinjer och färger. Det kan vara bra att lyfta fram resultatet i en tabell genom att formatera cellen med en klar färg eller en kantlinje. För att ange kantlinje eller färg på cellen använder du verktygen under Tecken på Start-fliken. Formatera cellvärden Cellen kan innehålla data som inte lämpar sig att visas utan formatering, t.ex. ett stort numeriskt tal, en tidsangivelse i sekunder eller negativa tal. För att underlätta visningen kan man formatera värdet i cellen med hjälp av olika talformateringar. Du anger helt enkelt vilket format du vill ha på cellens värde genom att klicka på dialogrute-ikonen i Teckengruppen på Start-fliken. Det finns ett antal olika kategorier att välja bland, de vanligaste kategorierna är Procent, Valuta och Tal. Dessa kategorier kan du komma åt direkt i Talgruppen på Start-fliken. Det går även att komma åt formateringsmenyn genom att klicka med höger musknapp på den cell du vill formatera. Inmatning och redigering Formelfältet (nr 5) är en väsentlig del av Excel. När du skriver in text i en cell så visas din inmatning i detta fönster. Formler som du skriver redigeras också i detta fönster. Det finns tre viktiga knappar som tillhör formelfältet, det är Avbryt som visas med ett rött kryss, Ok eller Godkänn som är en grön bock och till sist är det Infoga formel som visas med beteckningen fx. Om du vill redigera värdet i en cell kan du dubbelklicka på cellen, värdet visas då i cellen och i formelfältet. För 2

3 att godkänna en inmatning så klickar du antingen på Godkänn (gröna bocken) eller trycker ENTER. Ett annat sätt att ändra cellens värde är att du klickar på cellen en gång och sedan göra dina ändringar i formelfältet, godkänn genom att klicka på Gröna bocken, tryck ENTER eller flytta markören till en annan cell. För att ändra cellens värde kan du även trycka F2. Formler Mycket av arbetet i Excel består i att bearbeta data och göra numeriska operationer på data. En förutsättning för detta är att du kan skriva formler. Excel kan inte skilja på formler och data om du inte explicit anger detta. En formel i Excel inleds alltid med ett likhetstecken (=) följt av ett uttryck. Formler kan innehålla konstanter, referenser till olika celler och olika numeriska funktioner såsom summa, medeltal, multiplikation och produkt. Det finns en uppsjö olika funktioner som kan användas i formler. figur 2 En typisk formel i Excel Formeln ovan multiplicerar värdet i cellen C1 med värdet i cellen A2, lägger till värdet av uttrycket B2/C2 och slutligen adderar summan av cellerna A1 till C2. Observera att formeln börjar med ett likhetstecken! Diagram Mycket av den information som fås fram med hjälp av Excel presenteras med hjälp av olika diagram. Excel kan visa data i en uppsjö olika diagram, allt från enkla staplar till avancerade 3-D diagram och plottningar. När du vill göra ett diagram börjar du normalt med att markera de celler från vilka indata ska hämtas. Byt sedan flik till Infoga och välj vilken diagramtyp du vill ha från verktygsfältet. Excel hjälper dig nu med resten, om du inte är nöjd med resultatet kan du använda de nya flikarna Diagramverktyg som visas när du har ett diagram markerat. figur 3 Nya flikar visas om du har ett diagram markerat Cellreferenser I laborationen som du snart ska göra kommer du att stöta på något som heter absoluta och relativa referenser. Det är två olika sätt att referera till celler i en arbetsbok eller på ett kalkylblad. Relativa referenser När man jobbar med Excel och skriver olika formler jobbar man normalt med något som kallas relativa referenser. Det är standardsättet för att ange cellreferenser. En relativ referens är ett sätt att beskriva en cells relation gentemot en annan cell, eller regler för hur celler förhåller sig till varandra. Det går att likna vid hur schackpjäser får röra sig över ett bräde. För att göra det lättare för dig ska vi ta ett exempel. figur 4 Relativa referenser 3

4 I exemplet ovan vill vi räkna ut priset på två varor, först skapas formeln i B3 som beräknar priset baserat på antal och pris. Formeln i B3 lyder =A2*B2, priset blir 20. Sedan kopieras formeln till C3 med hjälp av fyllnadshandtaget (nr 6 i figur 1). Formeln i C3 ser ut så här: =B2*C2 vilket ger ett pris på 200. Priset i C3 stämmer inte! Om du tittar närmare på formeln i C3 så inser du att det borde stå =A2*C2 istället. Anledningen till att det blir fel är cellreferensen. Detta är ett typiskt exempel på relativa cellreferenser. Absoluta referenser För att korrigera problemet i exemplet ovan måste vi låsa cellen som anger antalet, dvs. A2. Detta kan göras på två sätt. Antingen kan man namnge en cell genom att markera cellen, välja Namn under Infoga-menyn och sedan välja Definiera. Excel kommer då att låta dig namnge cellen, detta namn kan du sedan använda i dina formler. För att välja en namngiven cell i en formel väljer du namnet i namnrutan (nr 7) under verktygsfältet. Ett annat sätt och lite enklare är att använda absoluta referenser. En absolut referens anger en exakt position för en cell. När du vill använda absoluta referenser sätter du ett $- tecken framför kolumnen och raden, dvs. $A$2. Detta kan även göras genom att trycka F4 med markören efter A2 i formeln. I exemplet nedan har vi ändrat formeln så att cellen A2 anges med absoluta referenser. Tidigare nämndes att ett sätt att komma runt problemet var att namnge en cell, när Excel namnger en cell är det just absoluta referenser som används. En namngiven cell är dessutom unik för en hel arbetsbok, dvs. du kan använda namnet på flera olika ark. En absolut referens som i exemplet ovan är bara unik på det kalkylbladet, det finns en $A$2 på varje kalkylblad! Kortkommandon ENTER Slutföra en cellinmatning ESC F4 ALT+ENTER Avbryta en cellinmatning Upprepa den senaste åtgärden eller växla mellan relativ och absolut referens Börja en ny rad i samma cell CTRL+SHIFT+F3 Skapa namn från celltext CTRL+F3 CTRL+1 Skapa namn Formatera celler figur 5 Absoluta referenser Observera skillnaden! Priset beräknas nu rätt tack vare att cellen A2 är låst i formeln. 4

5 Förberedelse Läs igenom delarna Datoranvändning och Tecken och förklaringar i pdf-filen Datoranvändning som finns på kurshemsidan samt inledningen till den här laborationen. Förberedelseuppgifter Du har lovat en kompis att hjälpa henne med delårsrapporten för första kvartalet i hennes företag. Du vet inte så mycket om bokföring men har hört att Excel ska vara ett bra program för att ta fram de rapporter hon vill ha. Lycka till! 1. Starta Excel och öppna dokumentet Lab B.xls som finns att ladda hem från kurshemsidan. Se till att spara filen på ditt eget Islandskonto. 2. Börja jobba i Blad1. Ditt jobb är nu att göra en resultaträkning för ett kvartalsbokslut. Lugn, du behöver ännu inte veta speciellt mycket om bokföring och ekonomi för att lyckas Formatering 3. Först ska vi se till att företagsskatten är 26,3 % ( 0,263 ), skriv in skattesatsen i F4 och formatera cellen så att resultatet visas som procent med två decimaler. Om du inte vill gå via Tal-gruppen kan du högerklicka på cellen för att öppna Formatera celler Ett annat smart sätt är att trycka CTRL+1 när cellen är markerad. Passa även på att bläddra runt bland flikarna för att se vilka andra inställningar som går att göra. 4. För att lättare se vilka rubriker som är viktiga ska vi formatera dessa. Markera A3:B3, A6:B6, A8:B8, A10:B10, A13:B13, A15:B15 och A17:B17. Gick det bra? Om du bara kan markera en rad i taget så få inte panik. Håll ner CTRL-tangenten och prova igen. Du har just gjort en diskontinuerlig markering! 5. Öppna Formatera celler igen men den här gången ska du ändra teckensnitt till Arial 14 punkter och fetstil. Vi kanske ska lägga på lite färg när vi ändå är igång. Byt flik till Fyllning och välj en ljusblå skuggningsfärg för cellerna. Klicka «OK». 6. Passa även på att lägga in en enkel kantlinje. Välj Kantlinje från verktygsfältet. TIPS! Välj en tjock nedre kantlinje. 7. Ändra på samma sätt resterande celler i tabellen till kursivstil (utan att byta teckensnitt) och utan kantlinje och skuggningsfärg. 8. Markera cellerna A1:B1 och centrera texten över de två markerade cellerna. Detta görs med knappen Centrera över kolumner (ikonen med ett a som finns i Tecken-gruppen). Ge även texten fetstil i 14 punkter. 9. Som du kanske har märkt ser texten i cellerna inte speciellt bra ut. Detta är ganska lätt att åtgärda. Dubbelklicka på det svarta strecket som skiljer kolumn A och B, dvs. längst upp i kolumnen där kolumnhuvudet finns. Om du gör rätt ändrar markören utseende till ett svart kors med en pil åt höger respektive vänster. Efter dubbelklickningen anpassar sig bredden på kolumnen till den bredaste cellen som finns i kolumnen. Ganska fiffigt! 10. Upprepa punkten ovan för kolumn B, dvs. klicka mellan B och C. 11. Har du inte sparat ditt kalkylblad så gör det nu. Formler, summering 12. Gå till bladet Försäljning, Ställ markören i cellen B7, du vill nu summera veckoförsäljningen från första kvartalet. I Excel skriver man en formel genom att börja inmatningen med ett «=», Excel vet då att resten av inmatningen hör till en formel. Klicka nu på knappen «fx» bredvid formelfältet. I dialogrutan som visas väljer du kategorin Matem. & Trigon., och sedan funktionen SUMMA. Observera 5

6 hur formeln i formelfältet ändras. För att göra det lite lättare kan du även skriva =SUMMA direkt i formelfältet Om den datorn du använder har Excel inställt till engelska går det inte att använda svenska formelnamn, istället ska du skriva =SUM. Om du vill ändra språk klickar du på Officeknappen->Excel-alternativ-> Språkinställningar. Klicka på «OK» 13. Nu är det dags att ange vilka celler som ska summeras. Det är ganska jobbigt att skriva in alla tretton celler i rutorna för Tal1, Tal2 osv. Markera istället cellerna A4:M4 med hjälp av musen, om dialogrutan ligger i vägen flytta den åt sidan med hjälp av musen. Observera att cellerna får en streckad markering runt sig. Klicka på «OK». 14. Om du har gjort rätt ska det stå i cellen B7, stämmer det? 15. Spara ditt kalkylblad nu, det är dags för nästa steg. TIPS! Använd kortkommandot CTRL+S för att spara. 16. Det är hög tid att beräkna avskrivningarna för året. Gå till bladet Avskrivningar. 17. Beräkna summan av årets avskrivningar i cellen H30 genom att markera H30 och klicka på Autosummaknappen (knappen hittar du på Start-fliken under Redigering-gruppen). Är du nöjd med valet av celler tryck på ENTER eller den gröna bocken i formelfältet. I cellen G30 skriver du in «Totalt:» Sortering 18. Gå till bladet Länder. Bladet innehåller världens länder sorterade i bokstavsordning och en del information om dem. 19. Din första uppgift är att ta reda på vilka länder som har störst befolkning. Markera hela datamängden (A2:E195) (ett enkelt sätt att markera datamängden är att ställa markören på A2, hålla inne CTRL+SHIFT och sedan trycka på högerpil och neråtpil en gång vardera). Välj nu fliken Data, och gruppen Sortera och filtrera. Klicka på Sortera och välj att sortera fallande efter Population, tryck ENTER. TIPS! se till att Min data har rubriker är ikryssat. 20. Nästa uppgift är att ta reda på de till ytan största länderna i varje världsdel. Välj Sortera och sortera efter Continent och sedan fallande efter Area (in sq km). (använd knappen Lägg till en nivå inne i sortera-fönstret) Tryck ENTER och länderna är sorterade efter i första hand världsdel och i fallande storleksordning. Nu kan du enkelt se vilka europeiska länder som är större än Sverige. 21. Det var ett enkelt exempel på hur man kan sortera data i Excel. Vill man på ett snabbt sätt kombinera och jämföra stora mängder data kan man med fördel använda pivottabeller istället. De ingår inte i denna kurs, men kan eventuellt komma till stor nytta i senare kurser och examensarbetet. 22. Gå till bladet Finans.intäkter, gör en formel i B7 som beräknar de finansiella intäkterna, dvs. valutavinster, reavinster och ränta från kapital. TIPS! Observera att räntesatsen är 13 %. 23. Markera B4:B7 och ge cellerna formatet «Valuta» utan decimaler. Välj «kr» från rullningslisten Symbol. 24. Nu har du säkert upptäckt att B kolumnen blev lite för smal. Justera detta. 25. Gå tillbaks till bladet Blad1. Nu ska vi länka ihop alla blad till en komplett Resultaträkning. 26. Länka in resultatet från cellen H30 på bladet Avskrivningar till B9 genom att markera B9 och skriva ett =, klicka sedan på bladet Avskrivningar och välj H30. Tryck ENTER eller klicka på den gröna bocken vid formelfältet. Observera hur formeln ser ut! Kom ihåg att avskrivningar är en kostnad, dvs. en negativ post. 27. Upprepa punkten ovan för Finansiella intäkter och Försäljning, dvs. länka i resultatet från respektive blad. 28. Din chef kom precis på att de uppgifter hon gav dig för avskrivningarna gällde för 6

7 hela året. Det innebär att vi måste kompensera detta i vår formel i B9. Ändra formeln så att vi bara tar med 25 % av de totala avskrivningarna. 29. Nu har vi alla uppgifter för att börja summera de olika delresultaten, markera cellen B8 och gör en formel som beräknar Resultatet före avskrivningar. Dvs. B4+B5 Fortsätt med Resultat efter avskrivningar i B10. Justera bredden på kolumnen om det behövs. 30. Fortsätt sedan med Resultat före bokslutsdispositioner och skatt. 31. Innan vi är klara ska vi beräkna delårets avsättning till Periodiseringsfond. Enligt gällande regler får man avsätta max 25 % av resultatet före bokslutsdispositioner till periodiseringsfond. Markera cellen B14 och skriv en formel som beräknar avsättningen till periodiseringsfond med hjälp av värdet i B13 TIPS! Posten är negativ. 32. Nu kan vi beräkna vinsten/förlusten för första halvåret före skatt. Skriv formeln i B18. Absoluta referenser 33. Naturligtvis måste vi betala skatt på vinsten så vi skriver i cellen B16 en formel som beräknar skatten. Använd dig av absoluta referenser i formeln, dvs. lås cellen F4 med hjälp av $. Formeln ser då ut som =-($F$4*B15). Kom ihåg att skatten är en kostnad. 34. För att beräkna Vinst efter skatt gör du en formel i B17 som kompenserar för vinstskatten. Hur gick det för företaget? Skriv svaret i kanten på papperet. 35. Kolumn B ser inte bra ut Ändra cellformateringen till «Valuta» utan decimaler och «kr». Troligen kommer du också att behöva justera kolumnbredden. Visst blev det snyggare! 36. Det enda som återstår är att namnge bladet till «Resultaträkning», dubbelklicka på bladfliken och ändra namnet. 37. Spara nu om du inte gjort det på länge. 38. Gå till Blad2. Detta blad innehåller en resultatrapport. Den är dock inte helt klar. Döp om bladet till «Resultat». 39. Som du kanske ser är varken intäkterna eller kostnaderna summerade per månad eller sammanräknade för hela året. Detta kan snabbt göras med Autosummaknappen. Markera C4:O7;C10:O20 ( ; betyder att du måste markera diskontinuerligt) och klicka på Autosummaknappen. 40. Gör en formel som räknar ut Ackumulerade intäkter på rad 8. Givetvis hämtar du föregående månad från kolumnen till vänster. Tänk på att sluta vid kolumn N. 41. Upprepa punkten ovan för rad 21 och rad 24. Stämmer ditt resultat? Du ska ha samma värde i N8 & O7, N21 & O20 och N24 & O I N28 skriver du en formel som beräknar skatten, givetvis är det samma skattesats som tidigare, dvs. 26,3 %. Skriv nu «=O27*». Hämta sedan skattesatsen från cellen F4 på bladet Resultaträkning. Klicka på den gröna bocken i formelfältet för att godkänna formeln. Rätt svar är kr i skatt. 43. Spara nu om du inte gjort det på länge. Diagram 44. Det vore kanske trevligt att se resultatet grafiskt. Då gör vi ett diagram. Markera månaderna (ej Året ), intäkterna, kostnaderna, resultatet och ack resultat (inklusive kolumn B för etiketter ), dvs. B3:N3;B7:N7;B20:N20;B23:N Välj typen Stapel-> 2D -> grupperad. 46. Använd diagramverktygen till att ändra diagrammets rubrik till «Resultat». Ändra även så att (X) axeln är inställd på «Månad» och Värde (Y) axel till «Kronor». 47. Diagrammet blev så snyggt att det borde vara på ett eget blad. Välj Flytta diagram 7

8 från den nya fliken Design, gruppen Plats och välj Nytt blad. 48. Döp om diagrambladet till»resultat-d«. 49. Flytta diagrambladet så det kommer efter Resultat. (TIPS! Dra med musen.) 50. Nu ska vi ta och skriva ut. Gå till Resultat. Utskrift och sidformat 51. Välj Skriv ut under Officeknappen För att kontrollera utskriften innan klicka på Förhandsgranska. Bladet kommer att skrivas ut stående och marginalerna är lite väl tilltagna. Under gruppen Utskriftsformat på fliken Sidlayout, kan du ändra till liggande orientering (Landscape) istället. 52. Tillbaka till förhandsgranskningen, nu ska vi fixa till marginalerna. I samma grupp (Utskriftsformat)kan du ända marginalerna. 53. DU kan låta Excel anpassa skalning så att all information ryms på en sida. Detta gör du genom att välja Utskriftsrubriker i Utskriftsformat-gruppen. När du klickar på Utskriftsrubriker kommer en dialogruta upp, välj fliken Sida och klicka i Passa till en sida i höjd och bredd. 54. Spara ditt kalkylblad en sista gång 55. Skriv ut bladet. Fråga handledaren vilken skrivare du kan skriva ut på. Infoga diagram i Word-dokument 56. Ofta vill man ha sitt diagram snyggt tillsammans med text som förklarar konsekvenserna av diagrammet. Det finns många sätt att infoga data från Excel till Word men nedan beskrivs ett av de enklaste. Starta Word och öppna ett nytt tomt dokument. 57. Gå tillbaka till Excel och klicka på diagrammet för att markera det. Kopiera diagrammet genom att välja Kopiera från Urklipp-gruppen på Start-fliken, eller tryck CTRL-C. 58. Gå tillbaka till Word-dokumentet och klistra in diagrammet med hjälp av CTRL-V eller Klistra in i Redigera-menyn. Klart! 59. Grattis! Du är precis klar med den förberedande delen av Excellabben. 8

9 Laborationsuppgifter I följande uppgifter kommer du lära dig mer om hur man kan tillämpa Excel för att lösa problem i studier och arbete. Du kommer att prova målsökning, optimering och lite statistik med hjälp av tre olika problem. Du ska nu använda samma fil som du jobbat med under förberedelseuppgifterna. Dock är det inte nödvändigt att du har slutfört de uppgifterna för att kunna fortsätta med laborationsuppgifterna. Om du vill kan du alltså ladda hem filen på nytt från kurshemsidan. Målsökning 1. Gå till bladet Hållfasthet. 2. Din uppgift här är först att beräkna nedböjningen, d, på en I-balk med W-tvärsnitt då ett visst antal personer (100 st) står på balken av en viss längd (10 m). Balken består av gjutjärn. Formeln du ska skapa i cellen C5 ser ut som följer: d=(5fl 4 )/(384EI) där F=mgn (TIPS!: upphöjt till 4 skrivs som ^4, glöm inte parenteser runt uttrycken ) Alla värden ska tas från bladet Hållfasthet! 3. Om du gjort formeln rätt ska du få ett värde på nedböjningen på 11 cm. Lite för mycket alltså. Vi får inte ha större nedböjning än 50 mm. Hur många personer får stå på balken? Vi kan givetvis pröva oss fram men det tar för långt tid. Det finns snabbare sätt att nå målet. Välj Målsökning under Vad händer omanalys i Dataverktyg-gruppen på Datafliken. 4. Den cell som ska nå ett speciellt värde kallas Målcell, i vårt fall cellen med nedböjningsformeln. Värdet den ska uppnå är 50 mm genom att justera antalet personer. Klicka OK. Anteckna det maximala antalet personer på balken. Databearbetning 5. Nu ska vi arbeta med ett antal funktioner användbara för databearbetning. Gå till bladet Betyg. Bladet innehåller ett fiktivt slutbetyg från gymnasieskolan som ska användas för exemplet. 6. Först ser vi att kurserna hamnat huller om buller och börjar därför med att sortera betyget på kurskod. Markera hela datamängden, raderna 5-36 i kolumn A-D (dvs. inkludera rubrikraden). Välj att sortera stigande efter Kurskod och se till att Mina data har rubriker är ikryssat. Tryck ENTER, vips är allt sorterat! 7. Vi ska nu räkna ut betygsmedelvärdet. Som du säkert vet måste man först göra om betygen så att ett G är värt 10, VG 15 och MVG 20. För att göra denna beräkning ska vi använda funktionen OM. OM tar tre argument: Ett villkor, vad som ska skrivas i cellen om villkoret är sant och vad som ska skrivas om villkoret är falskt. Skriv «=OM(D6= G ;10;0)» i cell F6. 8. Det löser dock endast ett av fallen, vi har tre (G, VG och MVG). Därför måste vi nästla OM satsen. Istället för 0 i formeln ovan fortsätter vi att skriva in nästa villkor så att det blir «=OM(D6="G";10;OM(D6="VG";15». Och efter 15 det sista villkoret. Skriv klart formeln i cell F6! 9. Fyll nu ner informationen i cell F6 så att hela kolumnen får samma formel. (Markera kolumn F från rad 6 till 36 och dra nedåt i cellens högra nedre hörn.) 10. Nu ska betygen viktas med längden på kursen. Ett enkelt problem, bara att skriva en formel i cell G6 som multiplicerar cell F6 med C6 och sedan fylla ner den formeln till resten av kolumnen. 11. Nästan klart, den viktade medelsumman ska vara summan av G kolumnen dividerat med summan av C kolumnen. Skriv den formeln i cell J Nästa analys vi vill göra är att räkna antalet betyg av olika slag. För det vill vi använda en formel som heter Antal.Om. 9

10 Antal.Om tar två argument: Vilket område som det ska räknas i och vilka celler som ska räknas. Valet vad som ska räknas kan göras ganska avancerat med hjälp av OMfunktionen från förra exemplet, men i detta fall är det enkelt. 13. I cell J10 skriver du «=Antal.Om(D$6:D$36;I10)», vilket kan utläsas som Räkna alla celler i kolumn D rad 6-36 som innehåller det som står i I10, dvs. G. Du kan även hitta formeln via Infoga Funktion. Observera användningen av Absoluta referenser. 14. Kopiera eller fyll nu formeln även till cellerna J11 och J12. Stämmer det? 15. Den sista analysen vi vill göra på betygen är att räkna hur många kurser som har poängantal inom vissa gränser. Gränserna finns redan på kalkylbladet i cell I15-I21. Första gruppen är alltså mindre eller lika med 20 poäng, nästa grupp större än 20 men mindre eller lika med 50 poäng, osv. 16. Vi ska använda funktionen Frekvens. Det speciella med Frekvens är att det är en s.k. matrisformel eftersom resultatet kommer att hamna i mer än en cell. Matrisformler matas in på samma sätt som vanliga förutom att man måste markera alla celler man vill ha svaret i och trycka CTRL+SHIFT+ENTER istället för bara ENTER när man är klar. 17. Frekvens tar två argument: Vad som ska räknas och en lista med de olika gränserna för facken. Markera nu cellerna J15 till J20 och skriv in formeln «=FREKVENS(C6:C36;I15:I20)», och tryck CTRL+SHIFT+ENTER. Hur blev det? 18. Det var allt i det här lilla exemplet, Excel kan mycket mer. Antal.Om och Frekvens kan ibland användas för att lösa samma problem beroende på hur datamängden ser ut. Statistik 19. Vad är egentligen en normalfördelning och vilka parametrar påverkar den? Gå till bladet Statistik. 20. På detta blad finns 200 värden (-1000 < x < 1000) uträknade på normalfördelningens täthetsfunktion (f X (x)) och fördelningsfunktion (F X (x)) samt variansen och medelvärdet som styr utseendet på funktionen. Anteckna de två olika formlerna som räknar fördelnings- och täthetsfunktionen. 21. Vi ska nu åskådliggöra funktionernas utseende i ett diagram. Markera de två första kolumnerna (x och f(x)) inklusive kolumnrubrikerna (B7:C208). 22. Nu ska vi välja diagramtyp. Välj Punkt -> Punkt med utjämnade linjer. 23. Diagrammet som Excel har gjort är däremot inte så snyggt. Börja med att spara diagrammet på ett nytt blad (använda Flytta diagram ), spara diagrammet på ett nytt blad med namnet Statistik-d. 24. Ändra nu diagramtitel till Täthetsfunktion, Kategori (X) axel: x, Värde (Y) axel: f(x). 25. Nu är det inte alltid så snyggt att y-axeln korsar x-axeln vid noll. På Layout-fliken kan du med hjälp av Axlar under gruppen Axlar snygga till det. Ändra så att y-axeln korsar vid Ändra även minimum och maximum för x-axeln till respektive Gör nu ett diagram på samma sätt med första och tredje kolumnen (x, F(x)). 27. FRIVLLIGT: Testa olika värden på standardavvikelse och medelvärdet. Anteckna på vilket sätt de påverkar graferna. Optimering, problemlösaren 28. Vi ska nu se hur vi automatiskt kan komma fram till bästa lösning av ett problem under givna förutsättningar vi ska optimera. Gå till bladet Optimering. 10

11 29. Problemet du står inför är att välja rätt produktmix för att tjäna så mycket pengar som möjligt. Du har en däckverkstad där maskinerna i de olika tillverkningsstegen bara får gå ett visst antal timmar per dag. Man tjänar olika bra på olika däck och de tar även olika mycket tid i tillverkningsstegen. Ganska mycket att ta hänsyn till, eller hur? Genom simplex-metoden i Excel kan vi nu optimera detta linjära problem. 30. Vi har formulerat problemet matematiskt åt dig, men du bör kika lite på formlerna så att du har en aning om vad som händer. Anteckna formlerna i E25:E27 och vinstformeln i B Gå nu till Namnhanteraren under Definierade namn-gruppen på Formlerfliken. Här ser du hur vi har definierat våra tre variabler Ant_d1, Ant_d2 och Ant_d3 genom att namnge tre stycken celler. (Ant_d1 = antal hundra däck av typen diagonal) 32. Vi ska nu testa om Excel kan finna bästa lösningen (högsta vinsten) åt oss. Välj Solver under Analysis-gruppen på Datafliken. Om du inte hittar Solver, säg till handledaren så kan hon/han åtgärda det. (Finns under Tillägg i Excel-alternativ när du klickat på Officeknappen om det inte är aktiverat.) 33. Målet med övningen är att få så hög vinst som möjligt. Därför väljer vi målcellen till cellen med vinstformeln i (B31). 34. Gå till Justerbara celler: och markera de celler som styr vinsten, dvs. antalet däck (E30-E32). 35. Lägg nu till Begränsningar. Klicka i fältet och du får fram ett nytt fönster. Cellreferenser är cellerna under Formel och Begränsningar cellerna under Max tid. Se till att välja mindre eller lika med som operator. Du måste även lägga till begränsningen att antalet däck inte får vara mindre än noll. Detta gör du genom att klicka på Lägg till och under Cellreferenser skriva Ant_d1. Det går även att skriva $E$30 eller att klicka på på cell E30. Välj nu operatorn större eller lika med, >=, i rullisten och under Begränsningar skriver du villkoret, dvs. noll. Klicka «OK». Upprepa för Ant_d2 och Ant_d Klicka på Alternativ i Problemlösarens dialogruta. 37. Välj Anta linjär modell. Klicka «OK». 38. Klicka «Lös». 39. Om allt gick rätt till hittade problemlösaren en lösning. Markera alla tre rapporter (Answer, Sensitivity och Limits) och klicka «OK». Vad blev vinsten när du optimerade tillverkningen? 40. Pusta ut och begrunda de tre nya bladen som infogats i ditt Excel-ark. Du har nu provat de lite mer avancerade funktionerna i Excel. Excel är ett ganska kraftfullt program eller vad säger du? 11