Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun

Transkript

1 Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Södra Torggatan 16 Telefon vuxenutbildning@kungsbacka.se

2 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 INLEDNING ELEVADMINISTRATIVA RUTINER ANTAL STARTER Kontinuerlig antagning Antagning studieform klassrum KURSPLACERING Överlappningskurs (glappkurs) Repetitionskurs i matematik och svenska som andraspråk Sfi Grundläggande vuxenutbildning nationella delkurser Prövning INTRODUKTION VALIDERING FRÅNVARO OCH BEVILJAD LEDIGHET Sjukfrånvaro och vård av barn/närstående Beviljad ledighet/studieuppehåll STUDIEPLAN Ändring i befintliga studieplaner STATUSREGISTRERING Ej påbörjat Återbud Avbrott Slutförd Byte Skola Kursbyte Gruppbyte sfi FÖRÄNDRAD STUDIETAKT TVÅ F I RAD BETYG Ändring av felaktigt satt betyg BETYGSBESTÄLLNING INTYG GYMNASIEARBETE (GYARXX) SPECIALISERINGSKURS (XXXXXX00S) NATIONELLA PROV Beställning av nationella prov Arkivering nationella prov RÄTTSSÄKER IDENTIFIERING VID PROV SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Elevförteckning Kallelse och övrig information FRITEXTFÄLT Åtkomst till fritextfält DISCIPLINÄRA ÅTGÄRDER TRYGGHET OCH STUDIERO Hot, våld och andra dramatiska händelser Nolltolerans mot droger och alkohol Fusk och plagiat Åtgärder mot kränkande behandling (se Skollagen 6 kap) AVSTÄNGNING (SKOLLAGEN 5 KAP ) EKONOMI (21)

3 5.1.1 Priskontroll inför frysning Elever från annan kommun Röda pluttar Frysning Slutavräkning slutfrysning Fakturering RAPPORTERING CSN SCB Betygsdatabas BEDA NIVÅBEDÖMNING EXTRA ANPASSNING VÅRD- OCH OMSORGSCOLLEGE (VOC) VOC-DIPLOM 1500P VOC-INTYG ELEVADMINISTRATIVT SYSTEM ALVIS ANVÄNDARKONTO FÖR PERSONAL HOS UPPHANDLAD SKOLA Användarkonto för vikarierande personal INAKTIVERING AV ANVÄNDARKONTO I ALVIS KURSUTBUD RIKTLINJER FÖR FÖRETAGSKONTAKTER RIKTLINJER FÖR INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING BILAGOR CHECKLISTA VID INTRODUKTIONER BREV VID SJUKANMÄLAN LATHUND FÖR REGISTRERING I KUNGSBACKAS ALVIS ANMÄLAN HOT OCH VÅLD ANMÄLAN KRÄNKANDE BEHANDLING PROCESSKARTA LÄRSTÖD (21)

4 2 INLEDNING Detta dokument är ett komplement till, och en detaljreglering av, tecknat ramavtal för upphandlad vuxenutbildning i Kungsbacka, ref.nr 20/43. Dokumentet, tillsammans med aktuellt ramavtal, utgör underlag för den avvikelserapportering som Vuxnas lärande (VL) kontinuerligt genomför. Undantag från nedanstående rutiner och riktlinjer kommuniceras med och beslutas av VL, men administreras av skolan. 3 ELEVADMINISTRATIVA RUTINER Skolan ska använda VLs elevadministrativa system Alvis och korrekt sköta registrering av elever, kallelse, kurslistor, frånvarolistor, betygskataloger mm. När en elev blir antagen hos skolan ska berörda lärare ta del av eventuell information som finns i Alvis, t ex studieplan, resultat av nivåbedömning och behov av extra anpassning. Med hänsyn till Dataskyddsförordningen (GDPR) skickas inte personnummer via e-post. Istället används studerande-id i kommunikation mellan VL och skolan, se bilaga Lathund för registrering. Skolan ansvarar för att ha personal med adekvat utbildning för att utföra administrativa åtaganden enligt VLs rutinbeskrivningar. För elever som är folkbokförda i annan kommun, elever som läser hos flera skolor samt elever från gymnasieskolan som läser inom vuxenutbildningen, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. Skolan är den som i första hand ska svara på frågor som eleven har gällande sitt studiestöd, för att utesluta eventuell felregistrering i Alvis. Om skolan inte kan se vad problemet är, hänvisas eleven till elevexpeditionen på Kompetenscentrum. 3.1 ANTAL STARTER VL tar emot ansökningar, gör antagning samt fördelar kurserna till den skola som eleven valt. När en elev antas till kurser som bygger på varandra, är det skolan som avgör om eleven har förutsättning att fortsätta efterföljande kurs. Den skola som erbjuder utbildning inom Vård och omsorg samt Barn och fritid får inte erbjuda kurser som ingår i högskoleförberedande program som fristående kurs, exempelvis Psykologi 1 eller Pedagogiskt ledarskap. Undantag gäller om eleven läst ett kurspaket och senare vill läsa om en av kurserna som ingått i kurspaketet. Detta undantag gäller inom 1 år från det att eleven är klar med sitt kurspaket. Eleven hänvisas till studie- och karriärvägledningen för ansökan. Varje elev ska ges möjlighet att studera på dag- och/eller kvällstid samt i den studietakt som önskas. Följande studietakter ska erbjudas för studieformerna flex och distans: 25% (ej kurspaket), 50%, 75% och 100%. För studieformen klassrum på grundläggande och gymnasial nivå ska studietakten 50 % erbjudas. För sfi görs en individuell planering beträffande studieomfattning, där heltid motsvarar 20 undervisningstimmar per vecka. Eventuella avvikelser kommuniceras med och beslutas av VL Kontinuerlig antagning Gäller grundläggande och gymnasial nivå samt sfi För grundläggande och gymnasiala kurser på flex och distans, samt sfi klassrum, tillämpas kontinuerlig antagning hela året. Detta innebär att elever ska kunna starta sökt kurs 4 hela veckor efter att ansökan är inkommen till VL. Elever söker till kontinuerlig kursstart i kurskatalogen (senast 4 hela 3 (21)

5 veckor innan önskad start) och har sedan en vecka på sig att komplettera med eventuella handlingar. VL fördelar löpande godkända ansökningar för elever som söker med kontinuerlig start, vilket innebär att skolan också ska kursplacera dessa elever löpande. Senast två veckor innan en ny kurs ska starta för elev som söker med kontinuerlig start ska VL ha fördelat ansökan. Undantag kan gälla för lärstödselever där antagningsprocessen kan ta längre tid. Elever som har en pågående studieperiod och som vill lägga till kurser till sin studieplan måste anpassa ny ansökan till fyra hela veckors ansökningsperiod. Om eleven missar detta kan ett ofrivilligt studieuppehåll mellan kurser uppstå Antagning studieform klassrum Gäller grundläggande och gymnasial nivå För kurser i studieform klassrum krävs att minst 20 behöriga elever har sökt kursen till aktuell start för att VL ska avropa kursen. Om färre elever än 20 sökt till klassrumsstarten antas eleverna till studieform flex istället, vilket VL informerar eleverna om. Elever som vill läsa i studieform klassrum söker till de fasta startdatum som ligger sökbara i kurskatalogen, vilket är vecka 2, 12, 31 och 41. Eleverna söker senast sista ansökningsdag (4 veckor innan startdatum) och eleven har sedan en vecka på sig att lämna in eventuella kompletteringar. Efter sista kompletteringsdag, och ca 1 vecka framåt, arbetar VL med antagningen och när det är klart vilka elever som ska antas så fördelas alla antagna elever samtidigt till skolan. Senast 2 veckor innan startdatum ska eleverna vara fördelade till skolan. 3.2 KURSPLACERING Skolan skapar grupper och kurspaket i Alvis samt kopplar lärare till grupperna. Därefter kursplacerar skolan eleverna efter fördelning från VL, se Lathund för registrering. Kursplacering ska ske senast en vecka innan kursstart. Om elev sökt flera kurser med samma startdatum justerar skolan datumen efter dialog med eleven vid introduktionen, så att det stämmer med elevens önskade studieplan. Undantag från kursplacering är inriktningskurserna (300 poäng) som ingår i yrkespaketet Undersköterska. Eleven och skolan ska i god tid ha en dialog om vilken inriktning eleven väljer att läsa. Skolan får endast kursplacera elever på de inriktningskurser som får ingå i yrkespaketet Undersköterska. Om en elev vill byta inriktning efter att kursplacering har skett, ska skolan kontakta VL för beslut, innan eventuell omregistrering till den nya inriktningen sker. Om en elev har sökt och blivit antagen till kurser hos fler än en skola görs både fördelning och kursplacering av VL och skolan informeras om antagningen via e-post. Om en elev redan har betyg i någon eller några kurser som ingår i ett kurspaket, kommer dessa att exkluderas vid antagningen och kurserna följer därmed inte med till kursplaceringen (förutsatt att skolan korrekt kopplar alla ingående grupper till respektive kurspaket). Exkludering görs även om eleven har betyg i motsvarande äldre kurs, enligt Skolverkets motsvarandelista. Skolan ska inte kursplacera elever på kurser de inte är antagna till. Elever som antas till ett kurspaket kan välja att plocka bort kurser de inte vill läsa. Skolan ska då plocka bort kurserna. Skolan avgör då om de kan utfärda intyg på utbildningen (kurspaketet) beroende på vilka kurser eleven har läst. Särskilda rutiner gäller vid utfärdande av intyg inom VOC, se rubrik Vård- och omsorgscollege. Elev som läser ett kurspaket med ett bestämt antal poäng och vill söka fler kurser inom området när kurspaket är klart, måste göra en ny webbansökan. Antagning görs av VL. De nya kurserna registreras som enstaka kurser vid kursplaceringen. 4 (21)

6 Skolan kan, innan startdatum eller på introduktionsdagen, flytta fram startdatum och/eller ändra studietakt om eleven önskar det (undantaget studieformen klassrum där studieformen endast kan vara 50 % och där fasta startdatum gäller). För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. Om skolan får kännedom om betygsdokument som har betydelse för antagningen, ska dessa kommuniceras till VL för att skannas in på elevens profil i Alvis Överlappningskurs (glappkurs) Överlappningskurs (glappkurs) är en orienteringskurs som omfattar poäng. Om en elev har läst i det gamla kurssystemet (före 2011) så saknas en del förkunskaper för vissa kurser. Till exempel om eleven läst Matematik A och sedan ska läsa Matematik 2. VL lägger då till en orienteringskurs vid antagningen, för att täcka kunskapsglappet. Skolan kan själva välja hur de vill lägga upp överlappningskursen, om den ska ligga före, efter eller under den nationella kursen. Skolan justerar datum på överlappningskursen om det behövs (i förhållande till hur datum ser ut vid kursplaceringen). Överlappningskursen är studiemedelsberättigad. Elever med betyg i Matematik A, B och C får en överlappningskurs på 20 poäng till Matematik 2, 3 och 4. Elever med betyg i Fysik A får en överlappningskurs på 20 poäng till Fysik 2. Elever med betyg i Företagsekonomi A får en överlappningskurs på 50 poäng till Företagsekonomi Repetitionskurs i matematik och svenska som andraspråk Repetitionskurs är en orienteringskurs som omfattar 100 poäng. Kursen Repetition matematik erbjuds både på grundläggande och gymnasial nivå. Kursen Repetition svenska som andraspråk erbjuds på gymnasial nivå. Syftet med kursen är att eleven ska få repetera delar ur svenska som andraspråk- och matematikkurser inför kommande/pågående studier inom ämnet. Om skolan tillsammans med eleven gör bedömningen att repetitionskurs behöver läggas till i elevens studieplan, ska detta ske senast två veckor efter kursstart. Skolan kontaktar VL för beslut och VL lägger till kursen i elevens studieplan. Skolan, tillsammans med eleven, bedömer hur kursen ska förläggas i förhållande till den svenska som andraspråk- eller matematikkurs, som eleven läser Sfi Kontinuerlig antagning görs för elever som söker sfi. Elev kan starta sfi-kurs fyra hela veckor efter ansökan är inskickad. Ny elev fördelas av VL till en introduktionskurs för kursplacering och kartläggning hos skolan. Skolan kursplacerar eleven med startdatum fyra veckor efter ansökningsdatum. Kursplacering ska ske senast en vecka innan kursstart. Under introduktionskursen ska skolan kartlägga eleven och ta reda på vilken sfi-kurs som eleven ska läsa. När eleven är klar med sin introduktionskurs och kartläggningen är gjord, registrerar skolan eleven på ordinarie sfi-kurs och meddelar VL via e-post vilken kurs eleven ska läsa. Se Lathund för registrering. Om skolan bedömer att eleven kan pröva mot befintlig sfi-kurs, ska en prövning registreras om eleven vill det. Skolan kontaktar VL som registrerar prövning. Om kartläggningen visar att eleven har kunskaper för att kunna läsa svenska som andraspråk kontaktas VL, som bokar ett nivåtest med eleven. Resultatet av nivåtestet kommuniceras med eleven och skolan. Elev som nyligen (inom ett år) har studerat på en sfi-kurs, fördelas av VL till ordinarie sfi-kurs, för kursplacering av skolan. Kursplacering ska ske senast en vecka innan kursstart. Betyg får inte sättas på en sfi-kurs efter bara 1 veckas studier. 5 (21)

7 För elever som läser en sfi-kurs som löper över ett periodbryt (halvårsskifte) ska skolan registrera kursdelar, se Lathund för registrering. Kursdelar registreras tidigast den 31 maj för kurs som fortsätter från vår till höst respektive tidigast den 30 november för kurs som fortsätter från höst till vår. För elever som ska fortsätta på nästa sfi-kurs, registrerar skolan eleven på aktuell kurs. Skolan meddelar VL via e-post Grundläggande vuxenutbildning nationella delkurser När en elev blir antagen till svenska, svenska som andraspråk, matematik och engelska på grundläggande nivå, fördelar VL eleven på samtliga delkurser i aktuell kurs. Undantag görs när eleven har betyg i någon delkurs eller om nivåbedömning visar att eleven inte behöver läsa alla delkurser. Om skolan gör en bedömning, exempelvis genom en validering, att det är någon av delkurserna som eleven inte behöver läsa, meddelas VL som då plockar bort aktuell delkurs. Skolan justerar datum på delkurserna så att de stämmer överens med elevens studieplanering. Huvudkurs (nationella kurskoden) registreras av VL på elev som läst samtliga fyra nationella delkurser. VL registrerar huvudkursen med samma start- och slutdatum som nationell delkurs 4. Skolan sätter ett sammanfattande betyg på den nationella kurskoden Prövning Skolan ska genomföra prövning i samtliga kurser som erbjuds av skolan. VL kursplacerar elev som ska göra prövning och meddelar skolan via e-post vilken kurs och prövningsperiod eleven är antagen till. Skolan kommer tillsammans med eleven överens om vilken dag i prövningsperioden som prövningen ska genomföras och justerar vid behov datum i Alvis. Skolan kan flytta fram prövningsdatum max tre veckor, vid ett tillfälle per kurs, förutsatt att detta sker senast på prövningsdagen. Detta ska ske i samråd med eleven. Prövning registreras med samma start- och slutdatum och rapporteras till SCB (inte till CSN). För elever som genomför en prövning som innehåller flera delar (provtillfällen vid olika datum, exempelvis språk) ska datum för sista provtillfället vara det datum som registreras som prövningsdatum i Alvis. För elever som genomför prövning i sfi ska max 20 närvarotimmar registreras. 3.3 INTRODUKTION För att eleven ska nå ett lyckat studieresultat är introduktionen viktig. Skolan kallar eleven till introduktion och den ska genomföras en (1) vecka innan kursstart. Skolan ansvarar för att antagen elev som i förväg meddelat förhinder att delta i introduktionen får den vid annat tillfälle, dock senast kursstartsdagen. Introduktionen ska innehålla skriftlig och muntlig information om förutsättningarna för studierna, se bilaga Checklista vid introduktioner. Elever som inom den senaste sexmånadersperioden studerat hos skolan behöver inte kallas till ny introduktion, förutsatt att det inte finns ny viktig information som eleven behöver ta del av. Enskilda introduktioner ska kunna genomföras för elever med särskilda behov, vilket då framgår av eventuell pedagogisk överlämning. Elev som är antagen till prövning behöver inte kallas till introduktion, däremot ska eleven få nödvändig information för att kunna genomföra sin prövning. 3.4 VALIDERING Skolan ska informera om möjligheten till validering av kunskaper vid introduktionen. Vid introduktionen gör skolan en översiktlig kartläggning av förkunskaper för de elever som önskar validera. Om skolan identifierar att det finns grund för validering, planerar skolan in tid för fördjupad 6 (21)

8 kartläggning. Lärare avgör efter fördjupad kartläggning om en elev kan validera hel eller del av kurs, se Lathund för registrering. Vid validering av del av kurs bedömer läraren även hur stor del av kursen som kan valideras. 3.5 FRÅNVARO OCH BEVILJAD LEDIGHET Sjukfrånvaro och vård av barn/närstående Elev som är sjukskriven eller frånvarande på grund av vård av barn/närstående kan behålla sin plats. Om eleven sjukanmäler sig när mindre än 75% av kursen är genomförd och inte återkommer efter sjukskrivningens slut registrerar skolan avbrott i Alvis med avbrottsdatum från första frånvarodagen. Om eleven sjukanmäler sig när mer än 75% av kursen är genomförd och inte återkommer efter sjukskrivningens slut, ska betyg sättas utifrån det betygsunderlag som finns med planerat kursslut som betygsdatum. Eleven sjukanmäler sig till skolan som sedan skickar ett mail via Alvis, se bilaga Brev vid sjukanmälan, till eleven med information om vad som gäller vid sjukskrivning. Eleven informeras om att studierna avbrottas ifall eleven inte återgår i studier efter sjukskrivningen är avslutad, eller hör av sig om att sjukskrivningen är förlängd. Skolan ansvarar för uppföljning av elever som är sjukskrivna och att rapportera avbrott enligt rutin. Skolan ska på begäran från VL kunna lämna dokumenterade uppgifter om en elevs frånvaro. Det är viktigt att skolan har en dialog med eleven innan avbrott registreras för att försäkra sig om att eleven har kännedom om processen. Sjukanmälan/friskanmälan som inkommer till VL meddelas skolan. Skolan begär in läkarintyg. Läkarintyg krävs från 14:e dagen vid studier och från 8:e dagen vid studier kombinerat med arbete. Vid frånvaro utan läkarintyg ska status avbrott sättas av skolan om eleven inte återkommer inom två veckor. Avbrottsdatum blir första frånvarodagen. För elev som har anmäld sjukfrånvaro enbart 3 kalenderdagar justeras inte studieplanen. För anmäld sjukfrånvaro 4 kalenderdagar eller fler, justeras studieplanen av skolan motsvarande sjukperioden, se bilaga Lathund för registrering. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan justerar studieplanen efter beslut Beviljad ledighet/studieuppehåll Skolan administrerar studieuppehållen. Studieuppehåll ska förläggas efter avslutad kurs (inte mitt i kurs) och beviljas i max fyra sammanhängande veckor, se bilaga Lathund för registrering. Undantaget sfi, där studieuppehåll kan förläggas mitt i kurs och beviljas i max 8 veckor. Om en elev inte återkommer som planerat efter beviljad ledighet registrerar skolan Ej påbörjat på efterföljande kurs/kurser. För sfi registreras avbrott första frånvarodagen med avbrottsorsak uteblivit. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. 3.6 STUDIEPLAN Utifrån de kurser som eleven är antagen till registrerar skolan studieplanen i Alvis. Skolan kommer tillsammans med eleven överens om i vilken ordning kurserna ska läsas. Kurserna ska registreras med datum efter varandra alternativt blockläggs två kurser parallellt, dvs samma start- och slutdatum. Eleven får läsa på maximalt 100% studietakt. Kurser registreras alltid med start måndagar och slut fredagar, även om dessa infaller på röd dag/afton. Kurser för elever som är under 20 år (t o m 7 (21)

9 halvårsskiftet det år de fyller 20) registreras med start måndagar och slut söndagar, se vidare under rubrik Studiehjälp Ändring i befintliga studieplaner Skolan justerar studieplaner, både när elever byter ordningsföljd på kurser samt vid ändring av studietakt. Ändring av studietakt kan ske innan halva kursen är genomförd. Ändring i studieplan ska registreras direkt och inte i efterhand. Om en elev väljer att läsa sin kurs snabbare än planerat ska skolan justera slutdatum för kursen samt justera eventuellt efterföljande studieplan. Det är viktigt att skolan för en dialog med eleven om att detta kan påverka eventuellt studiestöd. Om elev önskar byta studieform beslutas detta av VL. Byte av studieform kan inte ske mitt i kurs utan gäller efterföljande kurs/kurser i studieplanen. Skolan genomför registrering efter beslut. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. 3.7 STATUSREGISTRERING Följande status registreras i Alvis, se bilaga Lathund för registrering: Ej påbörjat Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till kursen utan att meddela förhinder. Registreras med samma statusdatum som datum för individuell kursstart och registrering ska ske senast en vecka efter kursstart. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) registreras ej påbörjat på kursdel 1:2 och återbud på kursdel 2:2. För elever som är antagen till kurspaket registreras ej påbörjat på aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. Prövning Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till prövningen utan att meddela förhinder. Ej påbörjat registreras med samma statusdatum som prövningsdatum och ska registreras senast en vecka efter prövningsdatum Återbud Elev kan lämna återbud till en kurs till och med dagen innan startdatum. Statusdatum ska alltid vara ett datum före startdatum. Återbud ska registreras senast en vecka efter kursstart. Prövning Återbud registreras före prövningsdatum när eleven meddelat återbud Avbrott Avbrott registreras när eleven påbörjat kursen och sedan avbryter sina studier, eller om rektor fattar beslut om upphörande av utbildning. Avbrott registreras i Alvis senast 7 dagar efter avbrottsdatum, undantaget avbrottsorsak Uteblivit som registreras senast 28 dagar efter avbrottsdatum. Avbrott ska registreras innan 75% av kursen är genomförd. Om eleven har läst 75% eller mer av kursen ska betyg sättas utifrån det betygsunderlag som finns. Om skolan trots detta registrerar ett avbrott efter 75% av kursen passerat, leder det till att VL kommer begära att avbrottet plockas bort och att betyg sätts. Eftersom konsekvensen av detta kan påverka elevens studieplanering och studiemedel är det av högsta vikt att denna regel efterlevs. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) och avbryter på kursdel 1:X, registreras avbrott på kursdel 1:X och återbud på resterande kursdelar. Elev som är antagen till flera fristående kurser och gör avbrott i pågående kurs, ska kvarstå som antagen på efterföljande kurser i studieplanen om skolan 8 (21)

10 bedömer att eleven har förutsättning att fortsätta efterföljande kurs, i annat fall registreras återbud på efterföljande kurser. För elever som läser kurspaket, avbrottas aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. Elev som gör en ny ansökan till sfi inom 4 veckor efter avbrottsregistrering på sfi-studier, registreras som antagen igen av VL. Status Avbrott kommer därmed att ändras till status Antagen på befintlig kurs i Alvis. Skolan informeras om antagningen via e-post. Det är viktigt att skolan har en dialog med eleven innan avbrott registreras, för att försäkra sig om att eleven har kännedom om processen. Avbrottsorsaker För de elever som registreras med status avbrott ska också avbrottsorsak anges och registreras i Alvis: Status Ej påbörjat Återbud Gruppbyte SFI Avbrott Slutförd Byte Skola Kursbyte Arbete Arbetspraktik Andra studier Annan orsak Byte kommun Uteblivit Studieuppehåll (sfi >8 veckor) Upphörande Arbete Registreras när elev avbryter sina studier med anledning av arbete. Arbetspraktik Registreras när elev avbryter sina studier med anledning av att elev ska genomföra arbetspraktik anordnad av annan aktör. Andra studier Registreras när elev avbryter sina studier med anledning av att eleven ska läsa annan utbildning. Annan orsak Registreras när inga andra avbrottsorsaker är tillämpliga. Byte kommun Registreras när eleven avbryter sina studier med anledning av att eleven flyttar till annan kommun. 9 (21)

11 Uteblivit Registreras när elev har påbörjat en kurs eller en delkurs och varit frånvarande utan orsak i mer än tre (3) veckor i följd och avbrottsdatum (statusdatum) ska vara dagen efter eleven senast varit aktiv. Studieuppehåll (sfi >8 veckor) Beslutas och registreras av VL. Används när studieuppehåll kommer vara längre än 8 veckor. Upphörande Beslutas och registreras av VL. Används när rektor fattat beslut om upphörande av utbildning med anledning av att eleven saknar förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen eller inte gör tillfredsställande framsteg. Upphörande av utbildning Den som har antagits till en kurs har rätt att fullfölja kursen. Huvudmannen får dock besluta att utbildningen på kursen ska upphöra om eleven saknar förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen, eller annars inte gör tillfredsställande framsteg (Skollagen 20 kap, 9 ). Innan rektor fattar beslut om upphörande av utbildning ska skolan ha satt in åtgärder för att hitta en lösning på problemet, exempelvis: dialog med eleven för att tydliggöra förutsättningar, krav, konsekvenser, åtgärder och insatser samt att man genomfört de åtgärder och insatser man beslutat utan att det gett effekt. En bra dokumentation är en förutsättning för att rektor ska kunna fatta beslut om upphörande av utbildning. Skolan ska föra en tydlig dokumentation gällande elevens progression samt tydligt dokumentera eventuella avvikelser och åtgärder kring bristande progression eller bristande förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Dokumentationen ska omfatta: vilken information eleven fått och när, dokumentation från möten och avstämningar, dokumentation om vilka åtgärder som genomförts och vilka insatser som satts in och när i tid det skett. Om skolan bedömer att rektor behöver fatta beslut om upphörande av utbildning ska skolan kontakta rektor angående detta, samt skicka över en sammanfattning av den dokumentation som finns i ärendet Slutförd Status slutförd ska registreras på samtliga kurspaketsgrupper när utbildningen är avslutad. Status slutförd ska registreras på orienteringskurser när kursen är avslutad. Statusdatum ska alltid vara samma som slutdatum. Slutförd ska registreras senast en vecka efter att kurspaket/orienteringskurs är slutförd. Vid tveksamhet kontakta VL Byte Skola Status Byte Skola registreras av VL efter beslut om byte av skola, se nedan rubrik Byte av skola Kursbyte Status Kursbyte registreras av VL efter beslut hos VL Gruppbyte sfi Status Gruppbyte SFI registreras när introduktionskursen är avslutad och eleven ska läggas över på ordinarie sfi-kurs. Statusdatum ska alltid vara samma som slutdatum. 3.8 FÖRÄNDRAD STUDIETAKT Gäller inte sfi. 10 (21)

12 Ändring till lägre studietakt kan göras innan halva kursen är genomförd. Detta administreras av skolan, som justerar studieplanen. För elever som är folkbokförda i annan kommun, eller elever som läser hos flera skolor, kontaktar skolan VL för beslut. Skolan genomför registrering efter beslut. 3.9 TVÅ F I RAD Gäller inte sfi. Elever som läser kurspaket eller enstaka kurser och får två F efter varandra, avbryts ( pausas ) på utbildningen/kurserna. VL beslutar om paus. Eleven informeras om paus via mail och ska kontakta vuxenutbildningen inom 3 veckor för att diskutera möjlighet till fortsatta studier. Om inte eleven gör detta förutsätter VL att eleven inte vill fortsätta sina studier och eleven avbrottas. Om VL beslutar att studierna ska återupptas, meddelas skolan och eleven detta via mail. Skolan ansvarar för att studieplanen justeras BETYG Huvudprincipen är att en lärare ska ha legitimation för att bli tillsvidareanställd och få sätta betyg. Undantag från detta krav finns definierat i de nationella styrdokumenten. Om undantag föreligger för någon av lärarna hos upphandlad skola, ska detta redogöras för när dokumentation för nya lärare skickas in (enligt avtal). Betygssättningen ska ske senast 7 kalenderdagar efter kursslut, se bilaga Lathund för registrering. Datum för satt betyg ska vara samma som datum för kursslut. Skolan låser betyget i Alvis, innan betygskatalog skrivs ut och VL godkänner betyget. Låst betyg kan inte ändras av skolan. Ändringen måste godkännas av VLs rektor. En lärare som saknar lärarlegitimation får inte sätta betyg självständigt, utan ska göra det tillsammans med en legitimerad lärare, se Skolverkets webbplats. Båda lärarna ska signera betygskatalogen med arkivbeständig penna och på arkivbeständigt papper. Betygskatalogen ska vara VL tillhanda 14 dagar efter kursslut. Betygskataloger ska skrivas ut och skrivas under även för orienteringskurser, men behöver inte skrivas under av legitimerad lärare. I anteckningsfältet ska det stå deltagit Ändring av felaktigt satt betyg När lärare behöver ändra ett felaktigt satt betyg ska följande ske: Ett e-postmeddelande skickas till VLs rektor. I meddelande ska tydligt redovisas: o Vad som är orsaken till det felaktigt satta betyget o Elevens studerande-id i Alvis o Gruppnamn o Vilket betyg som ursprungligen är satt och vilket betyg det ska ändras till VLs rektor skickar ett svar, som ska innehålla ett beslut om ändringen godkänns eller avslås. Svaret skickas samtidigt till berörd administratör hos VL. Betyget låses upp och tas bort i Alvis av VLs administratör Administratören hos skolan ansvarar sedan för att registrera nytt betyg och skriva ut en ny betygskatalog Skolan skickar ny betygskatalog till VL 11 (21)

13 3.11 BETYGSBESTÄLLNING VL utfärdar samtliga betyg. Betyg skrivs inte ut automatiskt när en kurs är betygsatt. Beställning av betyg görs av eleven i Alvis eller via vuxenutbildning@kungsbacka.se. Slutbetyg/Examensbevis sammanställer eleven tillsammans med en studie- och karriärvägledare INTYG Elev som har genomfört en orienteringskurs eller en individuell kurs ska få ett intyg. Elev som avbrutit eller slutfört en kurs och vill få sina kunskaper dokumenterade på annat sätt än genom betyg ska få ett intyg om eleven begär det. Även den som har genomgått en validering ska kunna få ett intyg. Vid utfärdande av intyg för orienteringskurs eller en individuell kurs är det VL som ansvarar för intygets innehåll. Vid utfärdande av intyg gällande dokumenterade kunskaper ansvarar skolan för beskrivning av intygets innehåll, som sedan lämnas till VL. VL utfärdar samtliga intyg GYMNASIEARBETE (GYARXX) Gymnasiearbetet ska relatera till examensmålen och vara ett kvitto på att eleven är väl förberedd för kommande högskolestudier eller det yrkesområde som programmet utbildar för. Därför är det naturligt att gymnasiearbetet genomförs i slutet av utbildningen. Skolan ska, tillsammans med eleven, sträva efter att skapa en planering som innebär att gymnasiearbetet placeras så sent som möjligt i studieplanen. Uppgift om titel och innehåll för gymnasiearbete ska anges vid utfärdande av examensbevis. När elever betygsätts på kursen gymnasiearbete ska skolan ange titel och en kort informativ beskrivning av gymnasiearbetets innehåll (några rader) direkt i betygskatalogen i Alvis SPECIALISERINGSKURS (XXXXXX00S) En beskrivning av innehållet i en specialiseringskurs ska anges vid utfärdande av betygsdokument. När en elev betygsätts på en specialiseringskurs ska skolan ange en kort och informativ beskrivning av innehållet i specialiseringskursen (några rader) direkt i betygskatalogen i Alvis. Kursen Affärskommunikation (AFFAFÄ00S) kan läsas flera gånger på olika språk. När en elev betygsätts på kursen ska skolan ange vilket språk som kursen är genomförd på direkt i betygskatalogen i Alvis NATIONELLA PROV För vuxenutbildningen i Kungsbacka gäller att skolan ska använda nationellt fastställda prov, enligt Förordning om vuxenutbildning. Nationella prov kan inte genomföras på distans. Det är rektor hos VL som beslutar om en elev inte behöver delta i ett nationellt prov, eller i någon eller några delar av ett sådant prov, om det föreligger särskilda skäl Beställning av nationella prov Skolan beställer nationella prov via e-post till vuxenutbildning@kungsbacka.se. Skolan meddelas när proven finns att avhämta i receptionen. I samband med avhämtningen är det mottagarens skyldighet att kontrollera att innehållet överensstämmer med beställningen. Om personen som hämtar proven är okänd, måste denne kunna legitimera sig Arkivering nationella prov Provresultat och provdatum ska skrivas in i Alvis (lärarfunktioner/betygsättning), se bilaga Lathund för registrering. VL rapporterar provresultat till Skolverket/SCB enligt anvisningar från SCB. Nationella prov ska förvaras säkert och arkiveras av skolan i enlighet med den dokumenthanteringsplan som finns för vuxenutbildningen i Kungsbacka. 12 (21)

14 Förtydligande (av text i dokumenthanteringsplanen): Gällande nationella slutprov i Sfi och svenska så skall elevlösningar, samtliga delar, bevaras och efter 6 år levereras till VL för slutarkivering. Övriga nationella prov gallras (kastas) 5 år efter provtillfället. När avtal upphör skall skolan överlämna nationella prov (yngre än 6 år) till VL RÄTTSSÄKER IDENTIFIERING VID PROV Skolan ska säkerställa att en rättssäker identifiering av eleven sker vid prov/prövning SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Personer som har skyddade personuppgifter har ansökt om detta hos Skatteverket. Uppgifter om dessa personer får inte lämnas ut. VL informerar berörd skola, om elev som registrerats med skyddade personuppgifter i Alvis, genom att i första hand personligen överlämna information om studerande-id. I andra hand tar VL telefonkontakt med kontaktperson hos berörd skola. Elever med skyddade personuppgifter registreras av VL i Alvis med tillfälligt personnummer (TF-nummer), fingerat föroch efternamn samt en e-postadress som används vid kontakt Elevförteckning Lärare ska ha kännedom om eventuella elever med skyddade personuppgifter. Skolan ansvarar för att rutin för detta finns Kallelse och övrig information Kontaktsätt till elev är via den e-postadress som registrerats av VL i Alvis. Om elev saknar giltig e- postadress lämnas kallelser till VL för vidare förmedling till eleven via Skatteverkets förmedlingsservice. I de fall eleven lämnar namn och adress till skolan måste informationen hanteras med största försiktighet och förvaras inlåst. Uppgifterna är inte offentliga och ska inte registreras i datasystem eller skrivas till på listor. Skolan ansvarar för att rutin för detta finns FRITEXTFÄLT För att säkerställa att elevernas integritet respekteras och för att kvalitetssäkra innehållet i fritextfält gäller en gemensam utgångspunkt för hur fritextfält ska användas. Fritextfält i Alvis finns för att berörd personal hos vuxenutbildningen ska kunna se och dokumentera händelser som rör elevens studieperiod. Upphandlade skolor har endast läsrättigheter. Fritextfälten används för att förmedla information, som olika personalkategorier eller aktörer behöver få ta del av i sitt arbete. Ingen notering om hälso- och sjukvårdsuppgifter får förekomma i Alvis fritextfält. Skolan ansvarar för uppföljning av elever som är sjukskrivna och att rapportera avbrott enligt rutin, se rubrik Frånvaro och beviljad ledighet Åtkomst till fritextfält Behörighetsgrupp Alvis Fritextfält Läsa Spara Administratör skola Studerandeadm Ja Nej Administratör skola Ansökan Nej Nej Administratör skola Sfi-anmälan Ja Nej Ekonom skola Studerandeadm Nej Nej Ekonom skola Ansökan Nej Nej Ekonom skola Sfi-anmälan Nej Nej Lärare skola Studerandeadm Nej Nej 13 (21)

15 Lärare skola Ansökan Nej Nej Lärare skola Sfi-anmälan Ja Nej Skolledare skola Studerandeadm Ja Nej Skolledare skola Ansökan Nej Nej Skolledare skola Sfi-anmälan Ja Nej 4 DISCIPLINÄRA ÅTGÄRDER 4.1 TRYGGHET OCH STUDIERO Skollagen och förtydligande hur denna skall tolkas: Arbetsmiljö (se Skollagen 5 Kap 3-4 ) Disciplinära och andra särskilda åtgärder (se Skollagen 5 Kap 6 ) Skolledare, platsansvarig eller en lärare får vidta de omedelbara och tillfälliga åtgärder som är befogade för att tillförsäkra eleverna trygghet och studiero eller för att komma till rätta med en elevs ordningsstörande uppträdande. Åtgärderna skall dokumenteras och arkiveras hos skolan. De ska lämnas ut till VLs rektor på begäran för utredning av ev avstängning (se rutin nedan) men också i samband med kvalitetsgranskning Hot, våld och andra dramatiska händelser Skolorna bör enligt arbetsmiljölagen ha egna rutiner för hantering av hot och våld på arbetsplatsen. Personer, som inte är elever på skolan, ska avvisas och det är skolan som bedömer om detta skall göras. Det är också skolan som bedömer om polis eventuellt behöver tillkallas vid incident samt om polisanmälan skall göras. I arbetet med händelser av detta slag rekommenderas skolorna att arbeta enligt en s.k. disciplintrappa utan att hoppa över trappsteg: Steg 1: Tillsägelse Steg 2: Vid behov, utvisning ur undervisningslokalen Steg 3: Utredning av orsaken till beteendet Steg 4: Skriftlig varning/samtal utfärdas av skolledare Steg 5 Anmälan till rektor VL via den för ändamålet utformade incidentblanketten om hot och våld (se bilaga Anmälan hot och våld) I normalfallet skall skolan ha prövat alla steg utan att det har gett förbättrat beteende hos eleven innan det blir fråga om anmälan till VLs rektor, vilket därmed kan leda till avstängning. Om skolan bedömer att eleven inte kan vara kvar på skolan kan skolledaren besluta om att hänvisa eleven till självstudier, hemma via lärplattform, i väntan på samtal med VLs rektor Nolltolerans mot droger och alkohol Om misstanke finns att elev är påverkad av droger eller alkohol skall disciplintrappan ovan tillämpas. Vid omedelbar avstängning följer krav på att eleven visar godkänt drogtest innan hen får komma tillbaka till skolan Fusk och plagiat Skolan ansvarar för att i ett första skede bedöma om fusk eller plagiat har skett. Om skolan bedömer att en elev uppenbart har fuskat eller plagierat vid studier ska detta alltid omgående rapporteras till VLs rektor. Det är viktigt att historiken i ärendet är väldokumenterat och att skolan till VLs rektor lämnar utförlig rapport om det misstänkta fusket eller plagiatet. VLs rektor utreder ärendet, fattar beslut om dess följder och informerar därefter skolan och eleven om beslutet. 14 (21)

16 Alla elever som läser inom vuxenutbildningen i Kungsbacka ska i samband med skolstart informeras om regelverket för Disciplinära åtgärder Åtgärder mot kränkande behandling (se Skollagen 6 kap) Skolan ska bedriva ett aktivt jämställdhetsarbete och ett målinriktat arbete för att motverka kränkande behandling av eleverna. Skolan ska årligen upprätta en plan för detta arbete och planen ska vara kopplad till det utbildningsuppdrag som bedrivs i Kungsbacka. Planen ska innehålla en översikt över de åtgärder som genomförs för att förebygga och förhindra kränkande behandling av eleverna och i planen ska framgå vilka av dessa åtgärder som avses att påbörjas eller genomföras under det kommande året. I efterföljande årsplan ska det ingå en redogörelse för hur de planerade åtgärderna har genomförts. Skolans plan mot kränkande behandling kommer årligen begäras in av beställaren. Skolan skall omedelbart anmäla incident om kränkande behandling till VLs rektor, enligt den för ändamålet utformade incidentblanketten (se bilaga Anmälan kränkande behandling). 4.2 AVSTÄNGNING (SKOLLAGEN 5 KAP ) Nämnden för gymnasie och arbetsmarknad beslutar om en elev helt eller delvis ska stängas av från utbildningen. Avstängning får ske om: 1. eleven med otillåtna hjälpmedel eller på annat sätt försöker vilseleda vid bedömningen av elevens måluppfyllelse och kunskaper, 2. eleven stör eller hindrar utbildningens bedrivande, 3. eleven utsätter någon annan elev eller av utbildningen berörd person för kränkande behandling, eller 4. elevens uppförande på annat sätt inverkar negativt på övriga elevers trygghet och studiero. Det krävs att tillsägelser och varningar inte har lett till ett förbättrat beteende hos eleven. Avstängning kan ske först när andra möjligheter att komma till rätta med elevens beteende är uttömda. Huvudmannen får besluta att ett beslut om avstängning ska gälla omedelbart. Om det kan antas att någon av förutsättningarna för avstängning enligt första stycket 2-4 är uppfyllda och beslutet är nödvändigt med hänsyn till elevernas trygghet och studiero, får rektorn besluta om omedelbar avstängning. 5 EKONOMI Skolan ansvarar för att följa VLs anvisningar (lathundar) för registrering i Alvis. Detta för att säkerställa rättssäker hantering av elevuppgifter, garantera att de ekonomiska prognoserna och utfallen blir korrekta samt att statistik avseende kvalitetsuppföljning blir tillförlitlig. I de fall där felaktiga registreringar skett har VL rätt att kräva återbetalning av ersättning som har betalats ut Priskontroll inför frysning Inför varje frysning ska skolan göra en priskontroll i Alvis för grundläggande och gymnasiala kurser. Detta innebär att kontrollera att bransch och lärmetod är kopplade till samtliga grupper. För sfi innebär priskontroll att närvarotimmar klarmarkeras månadsvis i efterskott, se bilaga Lathund för registrering. I samband med klarmarkering av närvarotimmar på sfi registreras också eventuella språkpraktiktimmar. 15 (21)

17 5.1.2 Elever från annan kommun Röda pluttar VL ansvarar för att elever från annan kommun är registrerade med kommun OK i Alvis, så att ersättning faller ut till skolan vid frysning. Detta kontrolleras månadsvis inför varje frysningstillfälle Frysning All ekonomihantering i Alvis bygger på frysningar (en ögonblicksbild av information sparas i databasen) och ett frysningsschema. Aktuellt frysningsschema finns i Alvis. Frysning görs 1 gång/månad och omfattar sfi, grundläggande och gymnasiala kurser. För att rätt ekonomiskt utfall ska ske på grundläggande och gymnasiala kurser, måste bransch och lärmetod vara kopplade till samtliga grupper. Ersättningen baseras på genomförda poäng per bransch och lärmetod. Sfi-grupperna måste klarmarkeras senast 1 vecka efter månadens slut, dvs både närvaro och de faktiska timmar som eleven erbjudits för föregående månad klarmarkeras senast den 7:e varje månad. Ersättningen baseras på klarmarkerade närvarotimmar månadsvis. I samband med klarmarkering av närvarotimmar och erbjudna timmar registreras också eventuella språkpraktiktimmar. Språkpraktiktimmar på sfi är inte kopplade till ekonomisk ersättning Slutavräkning slutfrysning Sista frysningen i ett frysningsschema är en slutavräkning där hela perioden stäms av och slutjusteras. Inför slutfrysningen ska betyg och andra status vara registrerade i Alvis. Alla sfi-grupper för perioden ska vara klarmarkerade. Grundläggande och gymnasiala kurser som inte blivit betygssatta på avslutande kursdel genererar ingen ersättning och skolan krediteras ersättning för kursen, se bilaga Lathund för registrering Fakturering Skolan fakturerar 1 gång/månad enligt betalningsunderlag som genereras i Alvis efter varje frysning, se bilaga Lathund för registrering. Fakturering ska ske senast påföljande månad. Faktura ska vara märkt med referensnummer samt med kontaktuppgift för fakturafrågor. Faktura som skolan utfärdar till VL ska vara elektronisk. Information om digitala faktureringsrutiner återfinns på Kungsbacka kommuns webbsida. 6 RAPPORTERING VL skickar rapporter till CSN, SCB och UHR CSN VL rapporterar till CSN varje vecka. Studieförsäkran Skolan måste aktivt intyga påbörjade studier (studieförsäkran) för varje elev och kurs i Alvis, enligt CSN:s krav, se bilaga Lathund för registrering. Studieförsäkran får inte göras innan kursdeltagarens individuella startdatum har passerat, det räknas då som falskt intygande. Påbörjade studier ska intygas skyndsamt efter att den studerande börjat studera. Om skolan väntar med att registrera uppgifterna kommer det att ta längre tid för de studerande att få sina pengar. Studiehjälp Skolan ansvarar för att markera studieomfattning i Alvis för elever med studiehjälp (till och med halvårsskiftet det år de fyller 20). Studieomfattning anges som heltid (H) eller deltid (D). Kurserna registreras med start måndagar och slut söndagar. 16 (21)

18 6.1.2 SCB VL rapporterar uppgifter om kommunal vuxenutbildning och sfi samt pedagogisk personal till SCB. Uppgifterna ingår i den officiella statistiken som Skolverket ansvarar för och alla huvudmän är enligt lag skyldiga att lämna uppgifter till denna undersökning. Uppgifter om elever och kursdeltagare samt nationella provresultat rapporteras två gånger per år (februari och september). Uppgifter om pedagogisk personal rapporteras en gång per år (mätdatum i oktober). Inför rapporteringarna ska alla betyg och status vara registrerade i Alvis för avsedd period samt deltagande i läs- och skrivinlärning för sfi Betygsdatabas BEDA VL rapporterar till UHR inför varje ansökningstillfälle och komplettering till högskola/universitet. Elever med samordningsnummer och skyddade personuppgifter rapporteras inte. Berörda elever får själva skicka in sina dokument. 7 NIVÅBEDÖMNING Sökande som saknar betyg eller dokument över förkunskaper hänvisas till att göra nivåbedömning i svenska, svenska som andraspråk, matematik och engelska. Detta kan även gälla sökande som har tidigare betyg men där man kan anta att tillräckliga kunskaper för den sökta kursen saknas. Nivåbedömningen görs i samband med antagning. I undantagsfall görs nivåbedömning där man efter påbörjad kurs upptäcker att förkunskaperna inte varit tillräckliga. Rekommenderad startnivå från nivåbedömning sparas på elevens profil i Alvis. Läraren ska ta del av de eventuella nivåbedömningar som eleven genomfört. 8 EXTRA ANPASSNING De elever som är i behov av stöd ska ges detta i form av extra anpassning, vilket ska tillhandahållas av skolan inom ramen för den ordinarie undervisningen samt inom ramen för ordinarie ersättning. Eventuellt stöd utöver extra anpassning beslutas av VL och kan då generera extra ersättning till skolan. Behov av extra anpassning upptäcks antingen vid webbansökan, vid ett vägledningssamtal, under introduktionskursen på sfi eller först när eleven introduceras till sin kurs hos skolan. Om skolan bedömer att en elev har behov av extra anpassning och VL behöver kopplas in, då tar skolans specialpedagog kontakt med specialpedagog hos VL. Om skolan får kännedom om utredningar gällande funktionsnedsättningar som inte tidigare varit kända, då ska de omgående lämnas till specialpedagog hos VL. Specialpedagog hos VL genomför läs- och skrivutredningar för de elever som har behov av det. Specialpedagog hos VL genomför även pedagogiska kartläggningar för elever som är i behov av stöd och i de fall där det är aktuellt, görs en pedagogisk överlämning till skolans specialpedagog. Skolan ska följa de rekommendationer som ingår i den pedagogiska överlämningen och skolans specialpedagog ska se till att rätt åtgärder, metoder och pedagogiska insatser ges till den elev som har behov av stöd. Processbeskrivning, se bilaga Processkarta lärstöd. Vid frågor kontakta specialpedagog Ingela Eliasson, tfn , ingela.eliasson@kungsbacka.se. 17 (21)

19 9 VÅRD- OCH OMSORGSCOLLEGE (VOC) 9.1 VOC-DIPLOM 1500P Diplomet omfattar: minst betyg E/G i 1200 poäng programgemensamma kurser minst betyg E/G i 300 poäng inriktningskurser (aktuella inriktningar se kurskatalog) Skolan skapar diplomdokumentet enligt riktlinjer från VOC i följande databas: Diplomet sänds eller lämnas till VL (elevexpedition) som stämmer av mot registrering i Alvis. VLs rektor skriver på diplom för kurser som eleven har läst genom Vård- och omsorgscollege. VL skannar in undertecknat diplom i Alvis och för statistik som rapporteras till VOC-rådet i Kungsbacka. VL skickar originaldiplomet och betyg till eleven. 9.2 VOC-INTYG Intyget ska visa hur många poäng eleven har läst genom Vård- och omsorgscollege. Skolan skapar intyget enligt riktlinjer från VOC i följande databas: Intyget sänds eller lämnas till VL (elevexpedition) som stämmer av mot registrering i Alvis. VLs rektor skriver på intyg för de kurser eleven har läst genom Vård- och omsorgscollege. VL skannar in undertecknat intyg i Alvis. VL skickar intyg och betyg till eleven. 10 ELEVADMINISTRATIVT SYSTEM ALVIS 10.1 ANVÄNDARKONTO FÖR PERSONAL HOS UPPHANDLAD SKOLA Användare i Kungsbackas Alvis ska ha tillgång till de uppgifter man behöver för det uppdrag man utför hos respektive skola. Alla användare registreras med en personaltyp och behörighetsgrupp i Alvis. Beroende på vilket uppdrag man har, kan skolan ange en eller flera personaltyper och behörighetsgrupper per användare. Innan nytt användarkonto för personal läggs upp i Alvis, ska ansvarig hos skolan översända information som redovisar efterfrågad kompetens- och erfarenhetsbakgrund för aktuell personal till VLs rektor. Ansvarig hos skolan skickar anmälan om nytt användarkonto till systemförvaltare hos VL. Användarkontot är personligt och skapas för varje användare. Anmälan kan göras via e-post och ska innehålla följande uppgifter: Skolans namn För- och efternamn på den anställde E-postadress (arbete) Telefon (arbete) Mobiltelefon (arbete) Mobiltelefon (för sms säker inloggning) Användarens uppdrag (Lärare, Skoladministratör, Ekonom, Skolledare/Platsansvarig) Fysisk arbetsplats (Kungsbacka eller annan ort) Tidigare erfarenhet av Alvis 18 (21)