Kommunikations- och marknadsföringsplan 2013

Transkript

1 Kommunikations- och marknadsföringsplan 2013 Avdelningen för kompetensförsörjning Dokumenttyp Plan Dokumentnamn Kommunikationsoch marknadsföringsplan Fastställd/upprättad Beslutsinstans Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning Giltighetstid Dokumentansvarig /processägare Avdelningschef Version 1.0 Senast reviderad Dokumentinformation Beskriver hur avdelningen ska jobba med kommunikation och marknadsföring under 2012 Detta dokument gäller för Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning samt personal inom Kompetensförsörjning

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Kommunikationsmål Förutsättningar Verksamheternas behov 2.2 Målgrupper 2.3 Information på andra språk 2.4 Arkivering 3 Kommunikationsstrategi Intern kommunikation Interna kommunikationskanaler 5 Extern kommunikation Arbetsgång och rutiner 5.2 Projektkommunikation 5.3 Externa kommunikationsenheter 6 pitea.se vår främsta kommunikationsbärare ungipitea.se 6.2 E-myndighet 7 Public relation och sociala medier Media kontaktar oss 7.2 Vi kontaktar media 7.3 Sociala medier 7.4 Fler möten med allmänheten 8 Medborgardialog Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring Bilaga 1. Kommunikationsmodell Bilaga 2. Preliminär aktivitetsplan Bilaga 3. Ansvar och roller Bilaga 4. Mediakontakter Kompetensförsörjning 2

3 1 Inledning I alla verksamheter och företag finns det behov att kommunicera. Syftet varierar från att informera om något specifikt eller sälja in något till att ladda bilden av ens verksamhet med önskade associationer eller skapa tolerans och acceptans i en speciell fråga. Därför krävs ett strategiskt grepp om kommunikation, information och marknadsföring. Vad ska vi förmedla, när ska det ske, på vilket sätt (hur) och med hjälp av vilka kanaler är grunden i all kommunikation i kombination med ett syfte, det vill säga varför vi ska kommunicera. När kommunikationen fungerar som bäst medverkar den i verksamhetens arbete mot uppsatta verksamhetsmål, likväl som den för fram resultatet (måluppfyllelse). För avdelningen för Kompetensförsörjning gäller det inte enbart uttalade verksamhetsmål som rör kommunikation, utan handlar i lika hög grad om medborgardialog, integration, ungdomar och frågan hur man uppfattar kommunen i största allmänhet. I det arbetet spelar medarbetare och det dagliga arbetet en avgörande roll. Detta dokument har följande syfte: - Beskriva hanteringen, avgränsningar och ansvar för arbete med information och kommunikation - Visa riktning och tydliggöra ambitioner - Belysa kommunikation som en del i det dagliga arbetet 1.1 Kommunikationsmål Det övergripande målet för avdelningens kommunikation är att: - skapa en tydlig och gemensam bild av verksamheten internt - öka kännedomen om vårt utbud och värdegrund - öka kännedomen om verksamheternas mervärde, bland annat lärande, integration och kompetensförsörjning - skapa intresse och engagemang för våra verksamheter - bidra till medborgardialog - att verka för högre kunskap, ökad tolerans och medborgardialog kring mångfald och flyktingfrågor 3

4 2 Förutsättningar Utgångspunkt för avdelningen arbete med kommunikation, information och marknadsföring är Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun 1. I den framgår att alla medarbetare och förtroendevalda har både en rättighet och en skyldighet att skaffa sig information, för att klara sina uppdrag och känna sig som en del av helheten i kommunkoncernen. Ytterligare en utgångsopunkt är kommun- och förvaltningsövergripande kommunikationsplaner och/eller riktlinjer. Det övergripande ansvaret för avdelningens kommunikation ligger hos avdelningschef, som tillsammans med ledningsgruppen ansvarar för att förverkliga intentionerna i kommunens policy och utveckla avdelningens kommunikations- och informationsarbete. Inom Samhällsbyggnad finns en stabsfunktion för kommunikation och information, med uppdraget att driva förvaltningens kommunikation på bred front samt stötta de olika avdelningarna och verksamheterna i frågor som rör kommunikation. Ambitionen är att under 2013 utse en person i varje verksamhet som får ett ettalat ansvar för verksamhetens informationsarbete. Avgränsningarna mellan förvaltningens övergripande kommunikationsfunktionen och avdelningens/verksamheternas eget ansvar och insatser kommer att växa fram under I bilaga 3 beskrivs startpunkten i detta arbete. 2.1 Verksamheternas behov Här följer en kort beskrivning av verksamheternas kommunikationsbehov. En generell utmaning är problemet att komma i kontakt med och nå fram till unga medborgare, information till utlandsfödda, analfabeter och dyslektiker (ljud/film). Kompetensförsörjning verkar för social hållbarhet. Därför ska mångfald och jämställdhet finnas med som ett naturligt perspektiv i arbetet med såväl förvaltningens som avdelningens kommunikation. Vuxenutbildning Vägledning Upplevs positivt enligt kundundersökning, förmodad låg kännedom bland allmänheten. Primära målgrupper: arbetssökande, anställda med utvecklingbehov/-önskan, ungdomar, anhöriga, arbetsliv. Kommunikativ utmaning: öka kännedom om verksamheten (erbjudande, vad vi står för)-även till arbetslivet, tydliggöra ansvar och gränssnitt mot övriga verksamheter, öka nyttjandet av sociala medier, tydliggöra/förbättra kommunikationen på webben samt utveckla/införa fler digitala verktyg (exv. blanketter, tidsbokning, skype, intresseanmälan etc). 1 Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun 4

5 Vuxenutbildning i egen regi Operativ enhet, otydligt gränssnitt mot angränsande verksamheter, otydlighet vad gäller begrepp (vuxenutbildningen, vuxenutbildning, egen regi, komvux etc). Målgrupper: studerande/deltagare, partners, politiker, allmänhet. Kommunikativ utmaning: roll (backoffice-verkstad eller konkurrensutsatt utbildningsanordnare?), tydliggöra begrepp, överblick och förbättrade rutiner kring informationsenheter, tydliggöra/förbättra kommunikationen på webben. Upphandlad utbildning Väl utbyggd verksamhet, etablerad samverkan med externa aktörer, erbjuder ett brett utbud och stora möjligheter för individen. Målgrupper: presumtiva studenter/deltagare, anhöriga, allmänhet, partners, Kommunikativ utmaning: Öka kännedomen om utbud och möjligheter, informera och inspirera målgruppen. Flyktingsamordning* 2 Utökad verksamhet ökar behovet av ett mer aktivt kommunikationsarbete i strävan efter acceptans och tolerans. Målgrupper: allmänhet, lärare och elever i kommunens skolor, arbetslivet, myndigheter, organisationer, gode män men också nyanlända och deltagare/boende. Kommunikativ utmaning: acceptans- och toleransarbete, utveckla befintligt informationsmaterial, synliggöra det positiva genom proaktivt mediaarbete. Arbetsmarknad Praktik och anställningar Verksamheter med rekrytering främst via andra aktörer, även ungdomsverksamhet, relativt okända insatser. En del av verksamheten är EU-projekt, se nedan. Målgrupper: kommunledning, myndigheter, organisationer, gymnasieskolan, övriga partners. Även deltagare/ungdomar. Kommunikativ utmaning: acceptans- och toleransarbete, öka kännedomen (proaktivt arbete), förbättra och målgruppsanpassa information, utveckla närvaron på webben. EU-projekt Ett flertal pågående projekt, avgränsad verksamhet, bygger ofta på samverkan mellan många aktörer. Marknadsföringsinsatser med egna medel som ska följa gällande regler för EU-projekt. EU-projekt med avdelningen som projektägare ska harmoniera grafiskt med Piteå kommuns grafiska profil 3. Informationsmaterial för projekt ska förankras i projektets styrgrupp och avdelningens ledningsgrupp. Kommunikativ utmaning: spridning av resultat och erfarenheter, skapa acceptans, öka graden av enhetlighet och samtidigt ge utrymme för projektets egen identitet. Repris Känd verksamhet (butiken) bland pitebor, positiva försäljningssiffror, miljöargumentet relativt oviktigt i kundenkät, sociala aspekten osynligt. Prioriterade målgrupp: allmänhet som ännu inte hittar hit (bla. yrkesverksamma mitt i livet), presumtiva deltagare, partners. Kommunikativ utmaning: Fortsatt arbetet med att addera värden till informationen. 2 Detta beskrivs mer ingående kommunikationsplanen för Flyktingsamordningen 3 Grafisk manual för Piteå kommun 5

6 Avdelningsövergripande Integration I kommunens integrationsprogram 4 har samtliga förvaltningar ansvar för integrationsarbetet, men Arbetsmarknad och vuxenutbildning (numera avdelningen för Kompetensförsörjning) har ett speciellt ansvar att driva arbetet för ökad tolerans och mot diskriminering. Återkommande insatser är Mångfaldsdagen och Fredagschill, men det finns behov av fler koncept med fokus på värdskap/dörrar in, information/kunskap, arbete/entreprenörskap och mötesplatser/arenor 5. Det gäller integration på bred front, men i synnerhet i frågan om etnicitet. Kommunikativ utmaning: insatser för att öka acceptans och tolerans, sprida kunskap och erfarenheter för att öka kännedom och skapa intresse, skapa och kommunicera mötesplatser och nya koncept. Detta arbetet utförs delvis inom ramen för Flyktingsamordningen 6. Service Kontaktyta mot deltagare, värdefulla bärare av varumärket/bemötande. Målgrupper: studerande/deltagare Kommunikativ utmaning: klar och tydlig information, information/blanketter på flera språk, bidra till utvecklingen av Studiecentrum som mötesplats (skyltning etc). 2.2 Målgrupper Avdelningens verksamheter har ett flertal målgrupper. I kommunikationsmodellen (bilaga 1) beskrivs övergripande hur vi ska närma oss de olika målgrupperna. Interna Aktiva Politiker Partners Allmänhet Ungdom Media Medarbetare i avdelningen och projekt Deltagare och studerande inom verksamheten Nämnden, KS, KF, budget- och bokslutsberedningen Andra avdelningar inom Samhällsbyggnad, övriga kommunala förvaltningar, externa företrädare för näringsliv, samhällsaktörer och organisationer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt, även presumtiva partners Medborgare i Piteå kommun (även i grannkommunerna i viss mån), presumtiva deltagare Segment i målgruppen Allmänhet, ungdomar år i Piteå, den digitala generationen. Lokala, regionala och i vissa fall nationella medier som bevakar våra områden, är både en egen målgrupp och ett medel för att nå andra målgrupper 2.3. Information på andra språk Avdelningen ska erbjuda delar av sin information på andra språk. Det är varje verksamhets uppgift att förankra detta hos ledningsgrupp samt driva frågan, med visst stöd från förvaltningens kommunikationsfunktion. 4 Piteå kommuns integrationsprogram 5 Formulerade inom Integrationsgruppen för Attraktiv och uthållig 6 Beskrivs mer ingående i kommunikationsplan för Flyktingsamordningen 6

7 För mer publika produktioner används professionella översättare, medan vid mindre informationsenheter med liten synlighet (blanketter, informationsblad etc) kan resurser i organisationen användas Engelska En engelsk språkversion ska finnas på webben för förvaltningens och avdelningens verksamhet. Här ska både utlandsfödda pitebor och internationella partners finna aktuell och relevant information. I transnationella projekt sker all rapportering på engelska och ska finnas tillgänglig via internet. De som har internationella kontakter kan trycka upp mindre upplagor av visitkort på engelska För flyktingar och invandrare På pitea.se finns ett översättningsverktyg, vilket gör att webbens innehåll finns tillgängligt på en stor mängd olika språk. Informationsmaterial som riktar sig till nyanlända flyktingar och invandrare ska finnas översatta till de vanligaste språken. 2.4 Arkivering Nämnden har som mål att öka verksamhetens synlighet i media. Därför gör vi årliga mätningar av antalet annonser, tidningsartiklar, webbartiklar samt tv- och radioinslag. Materialet har tidigare samlats i en klippbok, men arkiveras digitalt från och med Varje verksamhet har ansvaret att skanna och arkivera medverkan i media tryckt, digital såväl som radio/tv - på avsedd plats. 7

8 3 Kommunikationsstrategi Strategin med att fortsätta utveckla avdelningens kommunikation kan formuleras i fyra punkter. Kommunicera, inte bara informera Genom att addera ett innehåll som berättar något om vem vi är och vad vi står för kan vi rikta budskapen även till hjärta och magkänsla, inte bara till hjärnan. Befolka varumärket/verksamheterna Bra historier om deltagare, studenter eller anställda kan levandegöra verksamheten, såväl innehåll som resultat. En story kan ibland ersätta traditionell information, i andra fall komplettera den. Målgruppen i fokus Vi ska i hög grad försöka besvara frågan What s in it for me?, oavsett om vi riktar oss till arbetslösa ungdomar, företag med kompetensförsörjningsproblem, partners eller allmänhet. Här ingår också användning av ett språk och begrepp som målgruppen känner igen. Del i en större helhet Från och med 2013 är vi en del i en större helhet. Vi är alla Samhällsbyggare och ska verka för att höja blicken och se vår roll i det större sammanhanget. 8

9 4 Intern kommunikation Intern information sker huvudsakligen via Insidan. Ledningsgruppen har ett särskilt ansvar för att lägga ut aktuell information som är gemensam och berör de flesta inom avdelningen. Insidan används också när vi önskar nå övrig personal vid Piteå kommun. Avdelningen ska verka för medverkan i kommunens personaltidning Pitekvarten och Foajefika, vilket samordnas via kommunikationsfunktionen. Nämndprotokoll läggs ut på webben efter att de har justerats. 4.1 Interna kommunikationsenheter Informationsmaterial med liten spridning inom den egna verksamheten utformas i respektive verksamhet. För interna enheter som även når andra avdelningar och förvaltningar inom kommunen, samråd med kommunikationsfunktion om innehåll och produktion. Se även bilaga 3 för ansvar och roller. Insidan Personliga möten Presentationer Affischering Trycksaker E-post Pitekvarten Intranät för information inom avdelning, förvaltning och kommunen. Möten i grupp eller enskilt, en viktig del av verksamheten. Denna struktur beskrivs mer ingående i Kompetens och arbetsmiljöplan Presentationer (exv. ppt) ska följa den grafiska profilen. Använd befintlig mall 7, samråd gärna med kommunikationsfunktionen. Affischering sker inför evenemang och arrangemang som avdelningen anordnar. Kan också användas för att lyfta en specifik fråga vid en specifik tidpunkt, dock inte för tidlös basinformation. Informationsfoldrar och informationsblad för internt bruk ska följa den grafiska profilen. E-post ska endast användas till riktade mottagare. E-postsignaturer utformas enligt riktlinjer för tillämpning av den grafiska profilen för Samhällsbyggnad. Personaltidningen med fyra utgåvor per år. Vi ska verka så att avdelningens verksamheter synliggörs i varje nummer. Förslag till innehåll samordnas inom avdelningen, via förvaltningens kommunikationsfunktion till informationsenheten på KLK. Vem som producerar materialet avgörs från fall till fall KLK, förvaltningens kommunikationsfunktion eller verksamheterna. 7 Mallar Piteå kommun 9

10 Foajefika Månatlig mötesplats i stadshusets foajé, där förvaltningar, verksamheter och nämnder får presentera något aktuellt under ett kort anförande på minuter. Förslag samordnas inom avdelningen, via förvaltningens kommunikationsfunktion till informationsenheten på KLK. Övrigt För enheter som är beständiga (brevmallar, dokument, e- postsignaturer etc.) används befintliga mallar. Beställning av visitkort administreras av informationsansvarig i respektive verksamhet eller förvaltningens kommunikationsfunktion. 10

11 5 Extern kommunikation Piteå ska enligt informations- och kommunikationspolicyn präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet. Därför har varje medarbetare och förtroendevald en skyldighet att informera och kommunicera med berörda. Den externa kommunikationen ska bland annat presenteras lättillgängligt samt skapa intresse, förståelse och engagemang. 5.1 Arbetsgång och rutiner Vi strävar efter effekt, men också att få som mycket som möjligt för pengarna. Det görs bäst med en genomtänkt plan för kommunikationsarbetet och samordning via kommunikatören. Varje verksamhet har ansvaret att driva sitt kommunikationsarbete, med stöd av kommunikationsfunktionen. Se bilaga 3 för ansvar och roller. Vid inköp av extern produktion ska vi använda byråer där kommunen har gällande avtal 8. Saknas avtal ska en upphandling genomföras. Samråd med kommunikationsfunktionen. Vi jobbar med olika typer av kommunikationsenheter, beroende på syfte. Annonser, affischer och sociala medier är exempel på enheter för att göra målgrupperna uppmärksamma, nyfikna och intresserade av aktuella saker i verksamheterna, medan den kompletta informationen finns på webben. Annonser om lediga tjänster görs i kommunens samlingsannons. Inom avdelningen kommer ett antal logotyper att användas: Piteå kommun Piteå kommun, Samhällsbyggnad Piteå kommun, Vägledningscentrum Piteå kommun, Repris Tillämpningar av den grafiska profilen för Samhällsbyggnad finns. 5.2 Projektkommunikation När verksamhet inom Piteå kommun är projektägare ska Piteå kommuns grafiska profil följas vad gäller typsnitt och färger. I övrigt ska gällande regler för EU-projekt följas 9. Även avdelningens egna projekt ska harmonisera med den grafiska profilen. För mindre, tillfälliga projekt (vissa ungdomsprojekt, ferieprojekt etc.) kan en friare form tillåtas. I dessa fall kan kopplingen till kommunen göras via typografi eller annan märkning, istället för kommunens logotyp. I dessa fall ska alltid kommunikatör kontaktas. 8 Se avtalskatalog på Insidan 9 Komplett information finns på respektive EU-programs webbsida 11

12 5.3 Externa kommunikationsenheter pitea.se Kommunens primära informations- och kommunikationskanal. Beskrivs mer ingående på sid 13. Annons dagspress Trycksaker Affischer Presentationer (ppt) Utställningsmaterial Nyinflyttad Vardagsrummet Värt att veta Årsredovisning/ Delårsbokslut Används för att göra medborgarna uppmärksamma på aktuella företeelser, evenemang och aktiviteter inom avdelningen. Intresseväckare, skapa nyfikenhet och i vissa fall styra trafiken till komplett information på webben. Trycksaker/foldrar/infoblad som beskriver avdelningens och verksamheternas arbete. Affischering sker inför evenemang och arrangemang som avdelningen anordnar. Kan användas för att lyfta en specifik fråga vid en specifik tidpunkt, dock inte för tidlös basinformation. Presentationer (ppt) som används vid informationsmöten och föredrag. Presentationen ska följa den grafiska profilen, mall finns. Konsultera gärna kommunikationsfunktionen. Rollup:s, vepor och annat som kan användas i samband med mässor och konferenser när avdelningen och/eller enskilda verksamheter har behov att presentera sig och sin verksamhet. Tidning som delas ut till nyinflyttade i Piteå. Där kan vi informera om olika delar av vår verksamhet som kan vara av intresse för målgruppen. Ansvaret ligger på kommunikationsfunktionen. Mötesplats för kommunen och näringslivet, frukostmöten med information från kommunens olika verksamheter. Förslag till innehåll samordnas inom avdelningen, via förvaltningens kommunikationsfunktion till informationsenheten på KLK. Informationstidning till medborgarna. Ständig medverkan i numret med populärbudget. Ansvar ligger på förvaltningsekonom och kommunikationsfunktion, i samråd med förvaltnings- och avdelningschef. Gemensam publikation för hela kommunen enligt en fastställd mall. Förvaltningens text ska vara informativ och saklig. Ansvaret ligger kvalitetssamordnare och förvaltningsekonom. 12

13 6 pitea.se vår främsta kommunikationsbärare Webben är idag den viktigaste kanalen för information om avdelningens verksamhet och kontakter med verksamhetsföreträdare. Internt inom avdelningen ansvarar respektive verksamhetschef för informationens relevans samt att nyheter och aktuella händelser publiceras. Det praktiska arbetet utförs av verksamhetens utsedda person, i samråd med förvaltningens kommunikatörsfunktion, se bilaga 3 Webben är en dynamisk kanal, vilket innebär att den ständigt revideras, förändras och förbättras. Revideringen innefattar såväl innehåll som struktur på förvaltningens sidor och sker i nära samverkan mellan respektive verksamhet och kommunikationsfunktion. På förvaltningens webbsidor ska länkar till samarbetspartners finnas. 6.1 ungipitea.se Under juni 2012 lanserades en ny webbportal som samlar information till unga i Piteå. Ambitionen är att den ska innehålla allt det som unga människor vill skaffa sig information och inspiration om: konserter, evenemang, studier, jobb, mötesplatser, sex och samlevnad, förebilder, hälsa och mycket annat. Ungipitea.com utvecklas hela tiden av ett redaktionsråd där informationsenheten, Kultur och fritid samt Samhällsbyggnad medverkar. Tanken är att portalen är en ingång, men där besökaren sedan slussas ut till ordinarie information på webben om de olika verksamheterna. Förvaltningens kommunikatör ingår i redaktionsrådet för drift och fortsatt utveckling, men avdelningens verksamheter som jobbar med unga har ett ansvar att förse redaktionsrådet med tips, underlag och innehåll. 6.2 E-myndighet Kommunen har övergripande mål 10 för e-tjänster och tillgänglighet genom information och tjänster på webben. Inom avdelningen har detta arbete påbörjats med feriejobb, där såväl arbetsgivare som ferieungdomarna gör sina registreringar via webben. Ambitionen är att fler relevanta tjänster ska finnas på webben som underlättar för kommunmedborgarna att komma i kontakt med avdelningen och delta i våra olika verksamheter. 10 Informations- och kommunikationspolicyn 13

14 7 Public relations och sociala medier I begreppet PR public relations - ingår bland annat event, aktiviteter på offentliga platser och sociala medier. Med andra ord är PR alla de situationer där varumärket/verksamheten möter och vårdar sin relation med allmänheten. 7.1 Media kontaktar oss Massmedia är en viktig kanal för att nå ut till allmänheten. Därför ska vi arbeta för att upprätta en god kontakt och ett bra samarbete med både press, tv och radio. Vi ska även arbeta proaktivt för att öka massmedias intresse för våra verksamheter. Vår information till media ska vara korrekt, relevant och lätt att förstå, vilket skapar en tydlighet om vårt uppdrag och vår avdelning. För att lyckas med det krävs: välinformerade medarbetare = goda ambassadörer för våra verksamheter relevant information som skapar realistiska förväntningar på våra verksamheter en attraktiv och användarvänlig webb med relevant, korrekt och aktuell information ett enkelt, tydligt språk i samtliga kommunikationsenheter tydlighet vad gäller form och avsändare Mediakontakter och intervjuer på medias initiativ kanaliseras till uttalad kontaktperson från respektive verksamhet, se bilaga 4 Mediakontakter. Den ansvarige informerar avdelningschef och nämndens ordförande. 7.2 Vi kontaktar media Pressmeddelande eller pressinbjudan ska skickas vid varje större aktivitet eller händelse som såväl avdelningen som förvaltningen genomför. Pressmeddelandet ska följa kommunens fastställda mall 11. Innehåll och avgörandet vilka medier som ska kontaktas utformas i respektive verksamhet, med visst stöd av kommunikationsfunktion. Samtliga pressmeddelanden ska dock passera förvaltningens kommunikatör. I samband med möten i arbetsutskott och nämnd kan det vara aktuellt med pressmeddelande om någon fråga ska upp som är av allmänt intresse eller avhandla ämne som vi vill lyfta. Varje avdelnings-, enhets- eller verksamhetschef har då ansvaret att kontakta kommunikationsenheten för stöd vid utformning av pressmeddelande. Nämndens ordförande samt avdelningens ledningsgrupp ska alltid informeras om pressmeddelanden som skickas ut. Nämndens ordförande ska helst medverka när media besöker och gör reportage om verksamheten. Kommunikationsfunktionen lägger samtliga pressmeddelanden på pitea.se, insidan samt på avsedd plats 12 för arkivering. 11 Wordmall finns 12 Kommungemensamt (W:) 14

15 7.3 Sociala medier Sociala medier är kommunikationskanaler som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll, till exempel chatfunktioner, bloggar och diskussionsforum. Piteå kommun finns på facebook och twitter, för att göra det ännu lättare för medborgare att kommunicera direkt med kommunen. Piteå kommuns har tagit fram riktlinjer för medverkan i sociala medier 13, som behandlar bland annat ansvar och gallring. Den som utses av verksamhetschef att sköta dessa kanaler har ett ansvar för att hantera mediet på ett bra sätt och följa dessa riktlinjer. Utöver riktlinjerna krävs en tanke, en strategi med den digitala mötesplatsen. I den ska ett flertal frågor besvaras, bland annat: Vilken är rätt kanal för oss? Vad är syftet? Vad vill vi åstadkomma? Med vilken frekvens ska vi närvara? Hur bemöter vi kritik? Kompetensförsörjning har som ambition att utöka närvaron i sociala medier, även stärka interaktionen och kommunikationen i kanalerna. En lathund ska tas fram, som ger stöd för förvaltningens verksamheter i förarbetet och det praktiska kommunikationsarbetet via sociala kanaler. Lansering av nya sociala kanaler ska alltid ske i samråd med förvaltningens kommunikatörsfunktion. 7.4 Fler möten med allmänheten Våra verksamheter medverkar ibland även vid mässor, marknader och andra evenemang, emellanåt genomförs aktiviteter på offentliga platser. Medborgarplatsen i Gallerian är ytterligare en möjlighet till möten med våra målgrupper. Denna typ av aktivitet, när vi söker upp målgrupperna där de finns, är ett effektivt sätt för att nå ut, öka kännedomen om oss samt skapa acceptans och tolerans för vårt uppdrag. Det är också ett viktigt inslag i kommunikationspaletten som bidrar till en förbättrad medborgardialog. 13 Riktlinjer sociala medier 15

16 8 Medborgardialog Medborgardialog syftar till att öka medborgarnas inflytande i de politiska besluten. Det finns idag ett antal verktyg och forum som Piteå kommun använder sig av för att skapa dialog med medborgarna. Medborgarpanelen, Synpunkten, medborgarförslag och Unga tycker är några exempel 14. Under 2013 ska vi på olika sätt jobba för att nyttja de befintliga forumen på ett mer aktivt sätt, exempelvis att föra fram någon fråga från våra verksamheter som kan tas upp i Medborgarpanelen. Ambitionen är också att nyttja Medborgarplatsen i högre utsträckning. I samband med nämndsmöten finns också möjlighet för allmänheten att närvara och ställa frågor direkt till politikerna. Verksamheter eller avdelning initierar dessa aktiviteter, i samverkan med förvaltningens kommunikationsfunktion. Olika aktiviteter inom medborgardialog sker också i samverkan med kommunledningskontoret

17 9 Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring Ett effektivt kommunikationsarbete bidrar i arbetet mot verksamhetsmålen. I vissa fall kan dock inte kommunikationsarbete i sig mätas, utan ingår i en större helhet. I andra situationer är det lättare att bedöma om insatserna är lyckade. Vi bör dock i största möjliga mån verka för att bättre kvalitetssäkring, uppföljning, utvärdering och analys utvecklas inom avdelningen i stort, även inom detta område. Några exempel: Med hjälp av uppföljningar kan vi mäta hur olika kommunikationsinsatser - exempelvis annonsering - påverkar trafiken på webben, antal sökande till utbildningar, antal kontakter via telefon och mejl etc. Genom att addera subjektiva upplevelsefrågor i kundundersökningar kan vi utvärdera om ett mer medvetet varumärkesarbete ger resultat. Samordning av kommunikationsinsatserna är ett steg i arbetet med kvalitetssäkring. Tydliga interna rutiner och processer garanterar såväl kvalitet som effektivitet. 17

18 Bilaga 1 18

19 Bilaga 2 AKTIVITETSPLAN 2013, prel * Vad gäller ansvar betyder verksamheten att det yttersta ansvaret är verksamhetchefens, om än det delegeras till annan person. Tankar om ansvar, roller och avgränsningar mellan förvaltningens kommunikationsfunktion och verksamheterna beskrivs mer ingående i bilaga 3. Tid Verksamhet Aktivitet Möjliga enheter Mål/Målgrupp Ansvar/Kontaktperson Uppföljning & Utvärdering jan-feb Samtliga Anpassning ny organisation Foldrar, info.blad, webb etc. Kommunikatör /verksamheterna Samtliga Revidering befintligt material Info.blad, info.brev, foldrar, trycksaker etc. Deltagare, sökande, allmänhet, partners m. fl. Kommunikatör/ verksamheterna Samtliga Revidering och utveckling av webben Avdelningens och verksamhetssidor på pitea.se Kommunikatör/verksam heterna jan-dec VLC (vux, lärling, orienteringskurs er, upphandlad utbildning m.fl.) Löpande marknadsaktiviteter exv. inför ansökning högskola, rekrytering, evenemang etc. Feb-april VLC Temadagar attraktiv arbetsgivare Annonsering, facebook insidan/utsidan, affischering Annonser, affischering, facebook, webben feb Individstöd/ferie Info näringslivet Annonsering, nyhetsbrev (befintliga), personliga utskick (DR) Allmänhet, sökande, deltagare, partners, media mfl Sökande, deltagare, företag Presumtiva studenter/framtida arbetskraft Arbetsgivare Verksamheten Verksamheten i samverkan med personal och info Verksamheten Trafik Utvärdering upplevelse (möjligt nyttja deltagare och personal kan nyttja Antal sökande, trafik på webben Antal besökande temadagar mars Individstöd/ferie Info ungdomar och föräldrar Annonsering, facebook, insidan/utsidan, ungportalen Ungdomar/föräldrar Verksamheten Sökande Uppföljning hanteringen maj Repris Vårrensning Annons, facebook, insidan/utsidan, affischering Allmänhet Verksamheten Antal besökare Försäljning

20 maj och okt Repris Mobila återvinningscentral, samannonsering med Pireva aug SC Info till distansstuderande Annons, facebook, insidan/utsidan, affischering Utskick infobrev Pitebor i byar Verksamheten Antal besökare Pitebor som ansökt om distansstudier Verksamheten sep Repris Höstrensning Annons, facebook, Pitebor Verksamheten Antal besökare insidan/utsidan, affischering Försäljning okt Repris Patronsöndag Pitebor Verksamheten oktober Stab/integration Mångfaldsdagen Annonsering, facebook, insidan/utsidan, affischering Allmänheten Övergripande ansvar: enheten Social Hållbarhet. För avdelningens insatser och medverkan ansvarar avd.ledningen. 4ggr/år Avdelningen Pitekvarten Kommunens personal Ledningsgrupp avd, i samverkan med förv. kommunikatör och info 1 ggr/år Avdelningen Inflyttartidningen Nyinflyttade pitebor Ledningsgrupp avd, i samverkan med förv. kommunikatör och info 2 ggr/år Avdelningen Vardagsrummet Näringslivet Ledningsgrupp avd, i samverkan med förv. kommunikatör och Näringsliv Enkät Ekonomisk utvärdering och rapport utvärdering Artikel/notis i varje nummer Artikel i ny utgåva 1 tillfälle per termin Löpande Avdelningen Foajéfika Kommunanställda Ledningsgrupp avd, i samverkan med förv. kommunikatör och info 1 ggr/år Avdelningen Värt att veta Pitebor Förvaltningens stab 1 tillfälle per år 3 ggr/år Avdelningen Årsredovisning och delårsbokslut Kommunanställda och allmänhet Förvaltningens stab Nämndshandlingar Webben Förvaltningens stab 20