domkretsen En dag för en systemadministratör Hur ser Veras framtid ut? Kvalitetspanel Varför skriver du? Individens behov nr

Transkript

1 nr Kvalitetspanel Varför skriver du? Individens behov domkretsen EN TIDSKRIFT FRÅN DOMSTOLSVÄSENDET En dag för en systemadministratör Hur ser Veras framtid ut?

2 Kvalitetspanel Varför skriver du? Individens behov nr EN TIDSKRIFT FRÅN DOMSTOLSVÄSENDET ledare innehåll Thomas Rolén Äntligen har Domstolsverket och Jusek enats om domarlönerna. Efter långa och segslitna förhandlingar kunde parterna skriva under ett treårigt löneavtal. Avtalet, som är en produkt av ett tagande och givande från båda sidor, innebär bland annat att domarnas löner från och med den 1 oktober 2006 bestäms för varje individ utgående från i avtalet reglerade kriterier. Avtalen med ST och SEKO är som bekant klara sedan tidigare. Migrationsprojektet går vidare och Sveriges domstolars medarbetare är engagerade regeringen har nyligen utnämnt cirka 75 nya domare. Nu pågår en andra rekryteringsomgång av domare samt rekryteringen av beredningspersonal och domstolssekreterare. Intresset har visat sig vara väldigt stort, när det gäller exempelvis beredningspersonal har vi fått in över ansökningar. När rekryteringsprocessen är färdig innebär det att domstolsväsendets personal ökar med ca tio procent eller 500 personer. För att kunna upprätthålla vår goda service behöver vi därför öka Domstolsverkets personalstyrka med ett antal befattningar. En annan reform, som har hamnat lite i skymundan, är trängselskatterna. Från och med årsskiftet kommer det att vara skattepliktigt att med bil köra in och ut ur Stockholm under vardagar. Domstolarna påverkas i allra högsta grad eftersom ett sådant skattebeslut kan överklagas på samma sätt som ett vanligt skattebeslut. Länsrätten och Kammarrätten i Stockholm förbereder sig nu på att ta emot dessa nya mål. December månad är en spännande månad på många sätt. Bland annat väntar vi nu på regeringens besked om domstolsväsendets ekonomi. Beskedet kommer i regeringens regleringsbrev alldeles före jul och då får vi se om vi får behålla det överskott vi har för innevarande år. Får vi det ser det ekonomiska läget för 2006 ganska bra ut. Tydligt är att det nu, vid sidan av den dömande verksamheten, pågår en mängd olika reformer där hela domstolsväsendets personal är engagerad och arbetar hårt. Hur jag och Domstolsverket vill prioritera under de kommande åren kan du läsa mer om i artikeln här intill. Jag vill passa på att tacka alla medarbetare i domstolsväsendet för ett gott arbete och inspirerande möten under hösten och samtidigt önska Er en God Jul och ett Gott Nytt År. u Thomas Rolén, Generaldirektör Domstolsverket Innehåll nr LEDARE 3 Individen i fokus 6 Verksamhetsdialoger 7 Kvalitet på juriststämma 8 Nya krav vid asylärenden 9 Sten Wahlqvist PÅ NY TJÄNST 10 TEMA Veras framtidsutsikter 12 TEMA Brottmål via elektronisk väg 14 TEMA Varför tar det så lång tid att ändra i Vera 16 Cåbra leder till rättssäkerhet 18 EN DAG En systemadministratörs vardagsansvar 22 Glödhet straffrätt 24 Attunda öppnar för samverkan 26 TEMA Veras mallar förankras 27 SPRÅK Varför skriver du? 28 TEMA Ambassadörsmöten skapar samsyn 29 TEMA Engagemang i Sundsvall 30 Samspel banar väg i Stockholm 31 NOTISER 32 VI FEM domkretsen är en gratistidning som ges ut av Domstolsverket till domstolsväsendets medarbetare och andra intresserade av domstolsfrågor. domkretsen POSTADRESS Domstolsverket Jönköping TELEFON En dag för en Fax systemadministratör e post domkretsen@dom.se Hur ser Veras framtid ut? ansvarig utgivare Charlotte Brokelind Anneli Ranfors och redaktör Peder Jonsson Annemaj Kristensson, Produktionsledare Helen Sivertsson 2 Göteborgs DOMKRETSEN tingsrätt. Se nr 4/2005 sid 18. Medverkande Lars Collin, Viktoria Ekberg, FOTO Johan Wingborg Bitti Ingemansson, Josefina Liljengren, Kerstin Magnusson, Petra Meyer, Bodil Moberg, Anna-Lena Norberg och Pia Roxell layout Per Carlsson tryck Danagårds Grafiska AB UPPLAGA ex PERIODICITET Fyra gånger per år Tryckt på miljövänligt papper. Peder Jonsson, Helen Sivertsson, Per Carlsson

3 aktuellt Färre massutbildningar och i stället satsningar utifrån individens behov Det är ett av de viktigaste målen för Domstolsverkets generaldirektör Thomas Rolén. Att öka domstolsväsendets attraktivitet som arbetsgivare är en annan nyckelfråga, tycker han. Text Lars Collin Foto Emelie Asplund DOMKRETSEN nr 4/2005 3

4 aktuellt Thomas Rolén ser sex prioriterade områden inom de närmaste åren; domstolsorganisationen, ledning och styrning, arbetsformer, verksamhetsstöd, kompetensförsörjning samt information. Thomas Rolén gör som sin företrädare Stefan Strömberg och delar arbetstiden mellan Domstolsverket i Stockholm och Jönköping. När han tar emot under en helt vanlig torsdag i november, gör han det i Domstolverkets moderna lokaler inbäddade i anrik miljö på Riddarholmen i Stockholm. Thomas Rolén klickar sig fram på datorn och plockar fram veckans arbetsschema: måndagens sedvanliga ledningsgrupp och information till personalen i Jönköping, tisdagens budgetmöten, skrivbordsarbete i Stockholm på onsdagen, torsdagens möte med Migrationsdomstolen och senare avtackning på Kammarrätten så åter med tidigt morgonflyg till Jönköping på fredagen för att träffa en engelsk myndighet som inspirerats av den svenska brottsmålskedjan. Det är väldigt uppbokat. Under hösten har jag också ofta varit ute på domstolarna och informerat om vår verksamhet och även fått värdefulla synpunkter tillbaka. Det har blivit mycket resande sedan jag började i februari, säger Thomas Rolén och påbörjar dagens tredje rena kaffemugg. Hans syn på domstolsväsendet i sig har inte förändrats. Domstolsfrågor stod ofta på agendan under de tolv åren på Justitiedepartementet. Däremot är inställningen till Domstolsverket annorlunda i dag. Jag upplever organisationen som mycket proffsigare än jag tyckte tidigare. Folk jobbar hårt. Men Domstolsverket har varit dåliga på att marknadsföra vad man sysslar med och det man gör bra. Vad är ni duktiga på? Vi är väldigt proffsiga inom alla våra huvudområden. Det pågår kort sagt väldigt mycket och för att få den helheten måste man nästan vara inne i organisationen. Är man inte föremål för till exempel omorganisation, ombyggnad eller teknikutveckling, kanske man bara ser att chefsadministratören går på kurs. Han är nöjd med Domstolsverkets roll och uppgift inom domstolsväsendet. Blir det förändringar sker de mest på marginalen. Under de närmaste åren vill han också ännu tydligare lyfta fram Domstolsverkets servicefunktion gentemot domstolarna från ITsupport till utbildning. Inför de kommande åren tänker sig Thomas Rolén sex prioriterade utvecklingsområden. Domstolsorganisationen Vi kommer att jobba med de pågående sammanläggningarna. Vi har flera projekt på gång men kommer inte att dra igång några nya eftersom det inte blir fler regeringsbeslut före valet. Vi jobbar med Migrationsdomstolarna och samtidigt bygger vi upp en organisation inför trängselskattereformen i Stockholm. Jag har sett siffror om runt 50 miljoner passager per år. Om bara en promille överklagar innebär det runt mål, så det är ett stort projekt som hamnat i skymundan av migrationsprojektet. Vi tittar också på två utredningar. Regeringen har beslutat att Domstolsverket, tillsammans med Rikspolisstyrelsen (RPS), Riksåklagaren och Kriminalvården, ska se över rättsväsendets organisation i Norrland. Det ska vara klart i november Vi tittar också på placeringen av domstolar i Göteborg, vilket måste vara färdigt redan den 16 januari. Ledning och styrning Jag önskar se lagmännen och presidenterna som arbetsgivare. Vi satsar även på jämförande resultatanalyser, att vi faktiskt benchmarkar domstolar mot varandra. Jag vill få svar på varför vissa domstolar avgör fler mål än andra. Vi tar fram en ny resursfördelningsmodell som ska vara klar under Och vi har infört verksamhetsdialoger som hittills varit väldigt lyckade. Samtidigt är de resurskrävande för Domstolsverket eftersom det ju finns 104 domstolar att föra dialog med. Arbetsformer Här handlar det framför allt om att fortsätta det kvalitetsarbete i domstolarna som redovisats av en arbetsgrupp med hovrättslagman Staffan Levén som ordförande. Ett första 4 DOMKRETSEN nr 4/2005

5 aktuellt resultat blev skriften Att arbeta med kvalitet i domstolsväsendet. Ett antal seminarier planeras också för ett ökat erfarenhetsutbyte. Verksamhetsstöd Datasystemen Vera och SIV har vunnit högre acceptans. Nu gäller det att leva upp till riksdagens beslut att det ska gå att spela in både ljud och bild digitalt i samtliga tingsrätter, med uppspelningsmöjligheter i hovrätten. Problemet är att tekniken knappt har kommit så här långt ännu. Vår enda referens är Sveriges Radios arkiv. Jämför man behov av lagringskapacitet mot det komplexa datasystemet Vera, talar vi en faktor 100. RIF Rättsväsendets informationsförsörjning är ett samarbete kring strukturerad information mellan bland annat RPS, Domstolsverket, Kriminalvården och åklagarna. Det är en väldigt stor fråga, men visionen är att man exempelvis skriver in personuppgifter en enda gång och sedan sparar informationen. Kompetensförsörjning En av våra viktigaste uppgifter den närmaste framtiden! Efter en utredning har Riksdagen beslutat att domarbanan ska halveras och resten av rekryteringen ske från övriga samhället: advokater, åklagare med flera. Det här sker i ljuset av att en tredjedel av domarkåren, uppemot 350 domare, går i pension fram till årsskiftet 2009/2010. Dessutom slutar närmare 700 andra medarbetare. Samtidigt har vi kommit fram till ett domaravtal med löner som bestäms utifrån individuella kriterier där det också talas om att varje person ska ha rätt till ett utvecklingssamtal. Thomas Rolén planerar att gå ett steg längre och vill se individuella utvecklingsplaner. Vi minskar massutbildningarna och formar istället utbildningar utifrån individuella behov. Det här är också nyckelfrågor för att öka domstolarnas attraktivitet som arbetsgivare och stimulera medarbetarna, säger Thomas Rolén som själv har utbildat blivande jurister i offentlig rätt och stats- och processrätt vid Stockholms universitet. Lägger man örat mot rälsen är det många yngre domare som tycker att man har ett fantastiskt roligt jobb, men samtidigt inte riktigt vet vad som väntar. Vi har försummat det här med utvecklingssamtal. Kompetensarbetet gör att vi kommer att behöva en förstärkningsstyrka. Jag skulle vilja ha ett antal domare, och många är villiga, som åker runt till landets domstolar och hjälper till när någon exempelvis är borta på utbildning. Information Vi planerar en ny grafisk plattform och lanserar begreppet Sveriges domstolar, men behåller även den lokala identiteten. Det primära målet är att lyfta fram och tydliggöra domstols-sverige. Vi jobbar också med lokala presstalesmän kopplat till migrationsdomstolarna eftersom vi måste bli mer aktiva på att informera om domar. Vi kommer också att tillhandahålla vardagsverktyg för att bland annat skriva pressmeddelanden. I stället för att bara skicka ut en dom måste domstolarna lyfta fram vad det enskilda fallet handlar om vid uppmärksammade mål. På så sätt blir det domstolarna som sätter nivån på debatten och inte medierna. Sedan skulle jag vilja utveckla skolinformationen. Vi skissar också på en Domstolens dag där alla domstolar håller öppet samma dag för allmänheten. service och stöd till domstolarna Vi på Domstolsverket vässar vår allmänna service, men gör från årsskiftet också om hela IT-organisationen som blir mer användarvänlig för domstolarna. Jag vill också inrätta en DV-support som jag hoppas kommer igång nästa år. Nu ser Thomas Rolén som sin viktigaste uppgift att driva på de kommande reformerna. De närmaste planerna är att under 2006 sjösätta Migrationsprojektet och gå vidare i frågorna kring kompetensförsörjningen. Allra längst tid tar antagligen rättssamarbetet att få hela rättskedjan att fungera både datamässigt och logistiskt. Samtidigt får inte allvaret ta all plats i förändringsarbetet. En gnutta humor skadar inte, annars blir det för tråkigt, sa Thomas Rolén i en intervju i Domkretsen inför det nya jobbet. Så vad menade han? En lättsam stämning gör att folk tycker det är roligare att arbeta och behöver inte betyda att arbetet inte utförs seriöst. Vi har många stora frågor och problem framför oss och det är viktigt att medarbetarna trivs och känner engagemang. DOMKRETSEN nr 4/2005 5

6 aktuellt Verksamhetsdialoger framtidens melodi? Försöket med verksamhetsdialoger mellan Domstolsverket och domstolarna tycks bli mer än bara en tillfällig trend. Hittills talas enbart positivt om att den lokala domstolen diskuteras i ett större perspektiv. Text Lars Collin I juni genomfördes ett första pilotprojekt med verksamhetsdialoger på Hudiksvalls och Bollnäs tingsrätter. I stället för tidigare års budgetdialog, fick tingsrätterna besök av handläggare från tre enheter på Domstolsverket; Personal-, Utvecklings- och som tidigare, Ekonomienheten. Skälet till förändringen är att föra en djupare dialog som bland annat handlar om ledning och styrning, organisation och arbetsformer. Det är alltid roligt att träffa domstolarna och verksamhetsdialogerna har fungerat mycket bra. För vår del blir det mer förberedelser, i och med att vi är fler personer inblandade än tidigare. Det kräver mer logistik och har tagit mer tid. Samtidigt ger den nya formen mycket mer, säger Åsa Forsberg, budgethandläggare på Domstolsverket. I september var det dags för ett besök hos Länsrätten i Södermanlands län. Där diskuterades bland annat hur de kommande målen från Energimyndigheten påverkar verksamheten. Domstolens chef, lagman Bertil Ekholm är nöjd med samtalen. Vi hade behov av att beskriva vår situation och den förväntade måltillströmningen. Domstolsverket hade tagit till sig detta innan de kom hit och hade också kontrollerat med våra underinstanser. De kunde bekräfta den bild vi lämnat, säger Bertil Ekholm. KONSTRUKTIVT MÖTE Han tycker att det var ett konstruktivt möte med gruppen från Domstolsverket, som han ansåg vara väl påläst och informerad. Utfallet var dessutom ekonomiskt gynnsamt för domstolen, vilket ju i någon mån kan påverka omdömet om dialogen, skrattar Bertil Ekholm. Alla domstolar är betjänta av att få tillfälle att redovisa sina förhållanden. Det var värdefullt, eftersom vi uppfattade att man hade mandat från gruppens sida till förhandling, säger Bertil Ekholm som hoppas på en upprepning vartannat år. Kathrin Flossing, president vid Kammarrätten i Sundsvall har bara gott att säga om verksamhetsdialogerna. Det har varit mycket bra. Jag har själv efterlyst att dialogen ska vara av det här slaget. Man får mycket mer tid till förfogande och möts av en starkare representation från Domstolsverket, säger Kathrin Flossing. Förutom de sedvanliga samtalen kring budget, har hon varit intresserad av att diskutera framtidsfrågor. Vad händer de kommande åren? Vad kan man göra för prognoser kring måltillströmning och personalresurser? Vad händer med pensionsavgångar och nyrekryteringar? För oss handlar det mycket om bemanningsfrågorna i förhållande till våra ekonomiska ramar. Kammarrätten i Sundsvall har haft stora sparbeting i flera års tid. Nu har vi anpassat organisationen och fått ordning på budgeten, säger Kathrin Flossing. SKAFFA UNDERLAG För att nå bästa resultat under dialogen rekommenderar hon att den lokala domstolen lägger ner tid på att skaffa underlag. Liksom Bertil Ekholm tror Kathrin Flossing att en sådan här fördjupad dialog krävs kanske vartannat år. Allt beror på om man är överens och att det inte sker oförutsedda händelser. Det här är ett fantastiskt tillfälle att få diskutera sin egen verksamhet på djupet. Den resursfördelning som har gällt hittills för domstolarna har varit väldigt fyrkantig, säger Kathrin Flossing. Gävle tingsrätt står inför två viktiga händelser under nästa år. Verksamheten ska flytta till nya lokaler i vår, dessutom planeras en helt ny organisation självklart två frågor som tar mycket tid och tankar i anspråk. Därför välkomnade också lagman Karl-Axel Bladh trion från Jönköping. Det var ett givande möte eftersom verksamhetsdialogerna innebar en genomlysning av hela vår verksamhet. De kan stödja oss i frågor där vi kan känna oss lite valhänta, säger Karl-Axel Bladh. Med ett förflutet inom Domstolsverket för många år sedan, minns Karl-Axel Bladh när liknande diskussioner och dialoger skedde per papper. Att träffas personligen är svårslaget, menar han. Det måste ta mycket resurser från verket. Fast för vår del känns det som att ha en samtalspartner som att gå till en duktig kurator. Åsa Forsberg på Domstolsverket ser verksamhetsdialogerna som något mer än en tillfällig trend. Vi kommer att utvärdera verksamhetsdialogerna. Därefter bestämmer vi hur vi ska gå vidare. Om utvärderingen är positiv väljer vi antagligen en ny grupp domstolar nästa år. Att ha verksamhetsdialoger med alla domstolar varje år hinner vi inte med. u FAKTA Under hösten 2005 har 27 domstolar genomfört verksamhetsdialoger. Enligt Anette Nilsson, sektionschef vid Ekonomienheten på Domstolsverket, gör ökade budgetanslag till domstolsväsendet att förutsättningarna ser ljusare ut än tidigare år. Ökningarna har under året lagts ut till domstolarna. 6 DOMKRETSEN nr 4/2005

7 aktuellt Domstolskvalitet, en fråga för vem och hur? Håller domstolsväsendets kvalitet måttet? Den frågan ställdes under årets jurisstämma och syftet med domstolsväsendets programinslag var att lyfta fram arbetet med kvalitet i domstolarna. Under en paneldebatt fick representanter från rättsväsendet debattera, till publikens stora intresse, vad domstolarna kan förbättra. Att döma av panelen håller domstolarna hög kvalitet men klart är att det finns delar som går att förbättra. Text Helen Sivertsson Foto Carl Johan Erikson Det finns ingen exakthet i begreppet kvalitet, utan det bestäms av betraktaren, exempelvis kan två parter ha olika uppfattningar av samma skeende, sa moderator Thomas Rolén, Domstolsverkets generaldirektör när han inledde paneldebatten. Under året har kvalitetsfrågorna aktualiserats hos Sveriges domstolar. Detta genom en grupp som hovrättslagmannen Staffan Levén lett på uppdrag från domstolscheferna. Det viktigaste skälet till att vi ska arbeta med kvalitet är att stärka medborgarnas förtroende för oss, säger Staffan Levén. Gruppen har tagit fram en handledning i hur domstolarna kan arbeta praktiskt med kvalitetsarbete som har delats ut till samtliga medarbetare där man kan läsa att kvalitetsarbetet ska vara ett ständigt pågående arbete. Vi måste lära oss att arbeta systematiskt med kvalitet, menar Staffan Levén vars arbetsgrupp kom fram till att domstolarna måste relatera till intressenterna, det vill säga fråga parter, advokater och åklagare hur de ser på domstolarnas kvalitet i stället för att enbart utgå från sig själva. Stora förändringar - små steg Åklagarna som under flera års tid arbetat med kvalitetsfrågor, tycker att det är positivt att domstolarna nu arbetar med kvalitet, detta enligt vice överåklagare Astrid Eklund. Generellt har domstolarna en hög kvalitet, men allt kan bli bättre, och små steg leder till stora förändringar. Hon pekade på att den upplevda kvaliteten en organisation anser sig ha, kan visa stora skillnader mot vad intressenterna upplever. Som exempel, när media tolkar en dom och de inte har läst domskälen eller inte förstår innebörden av domen. Om domskälen blir tydligare, beskriver parternas invändningar och skiljer på rättsfrågor, höjs kvaliteten, menar Astrid Eklund. Media nyckel till framgång Att media har en stor betydelse framkom med all tydlighet under debatten. För att förbättra kommunikationen mellan domstolarna och massmedia och därmed informationen»jag hade väntat mig mer kritik, allt är ju inte bra som domstolarna gör. Allmänhetens åsikter förs fram via massmedia, och vi måste se dem som en möjlighet.«per Eriksson vid Hovrätten över Skåne och Blekinge Hovrättslagmannan Staffan Levén har tillsammans med en grupp arbetat fram ett förslag på hur man kan arbeta med kvalitet i domstol. Vi tror inte att kvalitén är dålig men vi kan bli bättre. till allmänheten har några domare bildat en mediegrupp för att kunna förklara domstolens roll och uppgift. Vi är tafatta och ovana när det gäller media, men vi kommer med stora steg, vi har bland annat tagit fram en ny webbplats och vi kommer att bli bättre på pressmeddelanden, säger kammarrättspresident Kathrin Flossing som också underströk att domarrollen måste utvecklas med bland annat ökad specialisering, samordning och renodling av domarrollen. Opartiskt bemötande Brottmålsadvokat Tomas Nilsson - som också ställde sig bakom att domstolarna håller måttet men att det finns delar som kan förbättras - påpekade att domarnas uppförande i rättssalen är oerhört viktigt. Rättssalen ska erbjuda en god atmosfär och en opartiskhet. Han anser också att en öppnare bevisvärdering skulle höja kvaliteten. Tvivel i beviskraven Justitiekanslern Göran Lambertz menar att det viktigaste när domstolarna dömer, är att det ska blir rätt, att domarna har stark integritet och är juridiskt skickliga. Han menar att det förekommer att domare nöjer sig med beviskravet styrkt bortom mitt eget tvivel i stället för styrkt bortom allt rimligt tvivel. Vi ska ha professionalitet i bevisföring, domarna ska ha en orubblig rättskänsla, och naturligtvis inte begå brott. Främja juristers kunskap För sjunde gången arrangeras Svensk Jurisstämma och i år hölls den på Folket hus i Stockholm den 6-7 december. Det är meningen att stämman ska främja yrkesverksamma jurister i sin fortbildning och att de samtidigt under trevliga former kan utbyta åsikter med kollegor. Nytt för i år var att stämman inriktades mer på nyheter än tidigare och att den var i mindre skala. De runt fyra hundrafemtio deltagarna fick exempelvis lyssna på nyheter från Justitiedepartementet, övriga departement, seminarier och föreläsningar. u DOMKRETSEN nr 4/2005 7

8 aktuellt Nya krav på parterna i asylärenden Den nya process- och instansordningen för utlänningsärenden, Migrationsdomstolarna, innebär inte bara stora förändringar för domstolsväsendet. Även de två parter som kommer att mötas i domstolen när asylärenden ska avgöras, påverkas. Både Migrationsverket och Advokatsamfundet förbereder sig inför det nya förfarandet. Text Petra Meyer Foto Advokatsamfundet och Thomas Kullberg, Migrationsverket Mats Baurmann, projektledare på Migrationsverket ser den pågående förändringen som en av de största i verkets historia. Det nya förfarandet med muntliga förhandlingar innebär, bland annat att man kommer att anställa ett åttiotal kvalificerade jurister som ska arbeta som processförare. Majoriteten av de jurister som nu arbetar inom Migrationsverket har en begränsad erfarenhet av processföring och muntliga förhandlingar, men intresset för de nya tjänsterna är stort även inom organisationen. Vår ambition är att hitta en mix av internt och externt rekryterad personal, berättar Mats Baurmann. I februari kör man i gång ett omfattande utbildningsprogram vars innehåll kommer att anpassas efter de nyanställdas behov Enligt propositionen framgår det tydligt att tyngdpunkten i prövningen ligger i första instans och det kommer att ställa nya krav på oss. Vi måste bli bättre på att hänvisa till källor och att motivera oss och vi måste även börja tänka på att det handlar om en tvåpartskommunikation. Det här innebär en nytändning för hela organisationen. Att få arbeta med muntliga förhandlingar ses som en utmaning och en utvecklingsmöjlighet. Stora förberedelser För tillfället förbereder sig Migrationsverket inför framtiden genom att rekrytera personal, anskaffa lokaler, lösa säkerhetsfrågor och frågor om akthantering, göra IT-anpassningar samt göra verkets landsinformation tillgänglig för allmänheten. Just landsinformationen är ytterligare ett område som kan komma att granskas på ett helt annat sätt än tidigare. Beslut att avslå en asylansökan bygger ofta på den information som finns tillgänglig om den politiska och sociala situation som råder i hemlandet. I en tvåpartsprocess ges det möjlighet att kritisera tillförlitligheten i informationen.»vi har varit positiva till den här utvecklingen därför att vi tycker att den bidrar till en ökad rättssäkerhet för de asylsökande.«anne Ramberg, generalsekreterare Sveriges advokatsamfund»vi tycker att ledorden är väldigt viktiga att ta fasta på öppenhet, tydlighet och rättsäkerhet.«mats Baurmann, projektledare Migrationsverket Vi kommer att möta helt andra krav på landsinformationen i och med att vi lägger ut den. Vi kommer att granskas, vi kommer att få ta emot kritik och vi måste skapa en organisation som kan ta emot alla dessa synpunkter säger Mats Baurmann. Högre krav på advokaterna Även Advokatsamfundet har anordnat utbildningar för sina medlemmar. En utbildning som har visat sig mycket eftersökt, kurserna är överbokade. I utbildningen går man igenom den nya asylprocessen och tar upp ombudets nya roll. Enligt Advokatsamfundets generalsekreterare Anne Ramberg, ställer den nya processordningen ytterligare krav på advokaterna. Kraven blir högre och advokaterna får en helt annan roll i den nya processen. Det ställs mer krav på landkunskap och utredningsarbete i jämförelse med tidigare. Rollen är visserligen inte helt obekant för advokaten, den är egentligen rätt naturlig, men i den här processen är den ny. Från Advokatsamfundets sida ställer man sig positiv till införandet av migrationsdomstolar, inte minst därför att tvåpartförfarande och muntliga förhandlingar bidrar till en ökad rättsäkerhet. Advokatsamfundet har bland annat under hösten riktat kritik mot Migrationsverket avseende olika frågor. Bland annat har asylenheten i Malmö infört en regel om att endast förordna offentliga biträden som är bosatta inom tio mil från Migrationsverket. Det motverkar på något sätt hela idén med den här reformen, säger Anne Ramberg. Det finns också en farhåga att verket nu i vissa fall begränsat antalet muntliga förhandlingar, men vi får vara uppmärksamma på hur utvecklingen blir. Reformen får inte bli kontraproduktiv, då gagnar det ju inte de asylsökande eller rättssäkerheten. u 8 DOMKRETSEN nr 4/2005

9 på ny tjänst Ny kammarrättslagman Regeringen gillar Sten Wahlqvist hans medarbetare likaså Den nya process- och instansordningen för utlänningsärenden, migrationsdomstolarna och deras överinstans migrationsöverdomstolen kräver människor som är begåvade med en stor portion empati och medmänsklighet. Text Helen Sivertsson Foto Per Carlsson Sten Wahlqvist uppfyller bägge kraven med råge och är omtyckt av sin omgivning. Göteborgaren, som har bott 20 år i Stockholm och sedan 1992 i Jönköping, flyttar nu hem till Stockholm, och till en ny stor utmaning. Regeringen har utnämnt Sten Wahlqvist till kammarrättslagman vid Migrationsöverdomstolen. Hans medarbetare på Kammarrätten i Jönköping kommer att sakna honom och han kommer att sakna dem, och det smidiga vardagslivet i Jönköping. Den största utmaningen med det nya jobbet är att få min nya avdelning att fungera väl och att få verksamheten effektiv, menar Sten Wahlqvist som blir en av två kammarrättslagmän vid den nya domstolen. Han känner sig hedrad och är glad över förtroendet. Jag kommer att närma mig de nya arbetsuppgifterna med respekt och ödmjukhet och är medveten om att det nya arbetet kommer att kräva en hel del av mig. Massor att förbereda Det är mycket som måste förberedas innan starten den 31 mars. Sten Wahlqvist börjar tillsammans med kammarrättslagmannen Margareta Åberg från Kammarrätten i Göteborg som ska leda den andra avdelningen, vid årsskiftet. Alla medarbetare börjar inte samtidigt, utan tillträdandet sker fortlöpande. Allt är långt ifrån färdigplanerat, men Sten Wahlqvist tycker det är stimulerande och roligt att få vara med om att starta upp en ny verksamhet och att få syssla med ett helt nytt sakområde. Vi kommer inledningsvis att vara organiserade på två avdelningar. Troligen kommer beredningsorganisationen, innefattande föredragande och domstolssekreterare, att vara helt fristående. Domarrollen på avdelningarna kommer därmed att bli renodlad. I april börjar det Det kommer att krävas prövningstillstånd för att ett mål ska tas upp vid Migrationsöverdomstolen. Redan under april månad kommer förmodligen förtursmålen att dyka upp. En organisation rustad med 30 rådmän, 70 föredragande och några domstolssekreterare kommer att ta emot målen. Vi kommer nog att med vår personalstyrka få till stånd en snabb och effektiv målhantering, säger Sten Wahlqvist. Själv räknar han med att döma till minst 90 procent av tiden. Som det brukar vara på förvaltningsdomstol kommer den övervägande delen av dömandet att vara skriftligt, det vill säga det blir inte så många huvudförhandlingar där vittnen och åhörare är delaktiga. Grundlig utbildning Sektionen för kompetensutveckling på Domstolsverket arbetar med en gedigen utbildningsinsats för medarbetarna på Migrationsöverdomstolen. För bland annat domare inklusive kammarrättslagmännen planeras en utbildning som sträcker sig över 20 heldagar. Därefter kommer domarna att få fortlöpande utbildning, precis som andra domare. Utbildning är alltid av central betydelse, inte minst för oss, som hittills inte sysslat med utlännings- och medborgarskapsmål, säger Sten Wahlqvist. Utvecklande yrke Sten Wahlqvist tillhör Perry Mason-generationen (populär advokatserie som gick på TV på 60-talet) och är jurist ut i fingerspetsarna. Han bestämde sig tidigt i gymnasiet att läsa en jur. kand. och både hans fru och två barn är jurister. Det finns nog inga så omväxlande arbeten som inom den juridiska banan. Jag kan exempelvis inte förstå kamrater som valt att bli tandläkare och som hela dagarna står och tittar folk i munnen. Det hann bli elva år vid allmän domstol innan han 1983 började på grundlagsenheten på Justitiedepartementet och efter det Datainspektionen. Sten Wahlqvist har under årens lopp dessutom haft ett stort antal utredningsuppdrag. Fritiden fylls av sport Sten Wahlqvist är intresserad av sport, inte minst friidrott och hockey förstås. I Jönköping har jag ibland besökt HVs hemmamatcher, nu får det bli Djurgårdens matcher. Men höjdpunkter tycker jag är när jag kan åka till London med sonen och titta på fotboll och att lufsa i skogen med familjens borderterrier Morris. u DOMKRETSEN nr 4/2005 9

10 Tema Vera Vera på väg mot framtiden I visionen om den moderna domstolen har ett IT-stöd som hjälper och utvecklar verksamheten en självklar plats. Och nu när Vera äntligen är implementerat är det dags för nästa kapitel. Kunskapsbank, informationsutbyte mellan domstolarna och verksamhetsanalys är några av framtidens utvecklingsområden. Text Viktoria Ekberg Foto Johan Wingborg, Per carlsson RA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u V I våras fick Högsta domstolen som sista myndighet i domstolsväsendet, Vera. Det har varit en lång resa sedan arbetet med att ge domstolsväsendet ett nytt verksamhetsstöd tog sina första steg Då var ambitionen att bygga ett system som stöder alla processer i domstolsväsendet med fokus på verksamhetsanalyser och flöden i domstolarnas arbetssätt. Runt 2002 blev det dock viktigt att släcka gamla system som Måhs och få Vera klart, vilket gjorde att det tidigare helhetsperspektivet fick stå tillbaka under en tid. Men i dag när alla har fått systemet kan vidareutvecklingen av systemet ta fart på allvar. På utvecklingsenheten inom Domstolsverkets Sektion för verksamhetsstöd pågår ett febrilt arbete för att ta Vera vidare. Kontinuerligt släpps förbättringar av systemet, så kallade releaser som innehåller justeringar av befintliga funktioner såväl som rena nyheter. Release 3, R3, är den senaste. Just nu är R3 driftsatt och R4 är på gång. Samtidigt så konstruerar vi R5 och arbetar med innehåll och kravanalys för R6, säger Björn Östman, hovrättsassessor och utvecklare på Domstolsverket. Allt mer mot elektronisk akt I dag lagras och behandlas allt mer information och uppgifter elektroniskt. Inom domstolsväsendet kan en sådan ambition ses tydligt i brottsmålshanteringen där hela rättskedjan arbetar för att med hjälp av elektronisk kommunikation effektivt få tillgång till och återvinna information. Men principen om återanvändning kan utnyttjas inom många fler områden och även mellan domstolarna med hjälp av Vera. Vi ser i dag att den fysiska akten tappar i betydelse och alltmer information lagras i Vera. Jag tror inte att vi kommer att få se fullständiga elektroniska akter inom en överskådlig tid, men utvecklingen skapar förutsättningar för att komma åt väsentlig information om målet utan tillgång till akten. Exempelvis kan ett mål i en viss domstol hanteras på en annan domstol, så länge parterna inte behöver inställa sig. I stället för att skicka resurser till en viss domstol baserat på målmängden, kan målen skickas dit resurserna finns, konstaterar Björn Östman.»Det är verksamheten och inte systemet som är det svåra. Jag lät min tioårige son testa brottmålsfunktionerna i Vera genom ett fiktivt fall. Han klarade all informationshantering galant men hade lite problem med att bestämma vilket straff som var lämpligt.«björn Östman, Domstolsverket Domstolsverket vill ge domstolarna fler möjligheter att återanvända information både uppåt och nedåt mellan instanserna. Redan under 2006 kommer exempelvis underrätter att kunna länka sig från sina mål till överrättens mål och se information om överrättens hantering och avgöranden. På motsvarande sätt kommer överrätterna att kunna tillgodogöra sig informationen i de överklagade målen. Domstolarna får därmed större möjlighet att följa upp sina mål och även planera arbetet. Ett Vera för alla I domstolsväsendet har det ofta varit så att den som beslutar om något inte själv har registrerat beslutet i IT-stödet, vilket medför dubbelarbete och risk för feltolkningar. En av grundtankarna med Vera har varit att det ska vara ett IT-stöd för hela verksamheten. När fokus nu flyttas från fysiska akter till att allt mer arbete sker i Vera ställer det krav på att uppgifterna är korrekta men också att systemet är byggt att passa flera användarperspektiv. Eva-Charlotte Salvall, hovrättsassessor vid Borås tingsrätt, har varit delaktig i utveckling av Veras brottmålsfunktion och tycker att resultatet har blivit bra. Det är klart att det finns saker som går att förbättra, till exempel att det inte går att få domslutsblanketten förhandsvisad eller att det inte går att ändra ordning på de beslut som är registrerade, men det är petitesser. Jag tycker generellt att det är lättarbetat och uppskattar den hjälp som Vera ger exempelvis i kontrollen av att rätt fält fylls i och att det skapas lagrum. Förutom praktisk hjälp ger också Vera en snabb översiktsbild av hur arbetsbelastningen ser ut. Jag kan se vad som är gjort och inte är gjort, och behöver inte ha akten i samma utsträckning tillgänglig. Det underlättar sär- 10 DOMKRETSEN nr 4/2005

11 TEMA VERA»En hel del tycker det är många knapptryckningar för att komma vidare i arbetet, men det är också en säkerhetsfråga där systemet själv frågar användaren om det den tänker göra är korrekt. I slutändan ger det bättre kvalitet.«eva-charlotte Salvall, Borås tingsrätt ERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA V skilt om jag handlägger mål från andra rotlar än min egen, säger Eva-Charlotte Salvall. Målet är också att i framtiden ge användarna ett system som i allt större utsträckning kan användas i realtid och som hjälper användaren att göra rätt. Det ger ett levande men också ett aktuellt system som säkerställer att alla uppgifter är korrekta och på plats. Ett exempel är att använda videoteknik under vittnesmål. Genom att spela in och samla upptagningarna i Vera behöver exempelvis hovrätterna inte kalla om vittnen utan kan analysera materialet i Vera. Vera som kunskapsbank Domstolarnas verksamhet bygger till stor del på information och kunskap som ska bearbetas i varje mål. I dag har alla sina egna knep och sökvägar för att få fram svar på svåra juridiska frågor. En gemensam kunskapsbank i Vera skulle ge domare ett verktyg som både sparar tid i det vardagliga arbetet och även bidrar till att öka kvaliteten. Jag skulle gärna se att Vera var ett bättre stöd i arbetet för oss som arbetar i överrätt. Till exempel så hoppas jag att det snart ska gå att söka på gamla rättsutredningar och annan information som domstolarna producerar. Det underlättar arbetet med svåra mål, men också i fall som liknar varandra. Tillämpningen skulle bli mer enhetlig och bidra till att domstolarna gör likartade bedömningar. Det ökar rättsäkerheten för den enskilde, säger Göran Bodin, kammarrättsråd vid Göteborgs kammarrätt. Dessutom skulle arbetet bli mer effektivt eftersom de erfarna domarna, såväl som fiskaler och föredragande kan återvinna information genom att titta på gamla avgöranden och inte behöver uppfinna hjulet på nytt. Göteborgs kammarrätt har själv börjat samla rättsutredningar i en tillfällig databas för att ge alla i domstolen tillgång till samma kunskap. Målet är att lägga in allt i Vera och att kunna ge de andra kammarrätterna i Jönköping, Stockholm och Sundsvall möjlighet att söka och tillföra information. Förhoppningsvis är lösningen nära. Alla avgöranden och rättsutredningar kommer nästa år att bli sökbara inom en viss domstol. Anställda i förvaltningsdomstolarna kommer dessutom att kunna söka efter avgöranden och rättsutredningar även i kammarrätterna och Regeringsrätten. Tillsammans med domstolsväsendets intranät, Doris finns det stora möjligheter att skapa ett väl utvecklat stöd för kunskapsåtervinning, säger Björn Östman. Lagförslag och användarlust avgör framtiden Vissa av förbättringarna i Vera kräver ett förändrat regelverk. Domstolsdatautredningen lämnade 2001 ett förslag till ett nytt regelverk som var anpassat till ett gemensamt IT-stöd för domstolarna. Om lagförslaget hålls kvar i»vera är skapad för de allmänna domstolarna men ska också användas av de allmänna förvaltningsdomstolarna. Verksamheterna är inte så lika som det ser ut och jag tycker att Vera är en schweizerkniv. Det vill säga att systemet har många funktioner men ingen riktigt bra.«göran Bodin, Kammarrätten i Göteborg långbänken riskerar många av Veras framtida förbättringar gå om intet. Användarna själva är ytterligare en viktig faktor, och kanske den viktigaste. Detta för att Vera ska vara ett verksamhetsstöd som bidrar både i det dagliga arbetet och i ett långsiktigt planeringsarbete för domstolarna. Redan i dag kan uppgifter i Vera tillsammans med stöd av Statistik i verksamheten, SIV ge en bra bild av hur målbalanserna ser ut, vilken typ av mål som överklagas, hur lång handläggningstiden är och en mängd anda parametrar som berättar hur organisationen fungerar. Men systemets potential utnyttjas inte fullt ut. Det varierar väldigt mycket mellan domstolarna hur Vera används. Ju mer nya funktioner desto viktigare blir det att tänka vidare vilken roll systemet ska ha och verkligen arbeta konsekvent med rutiner och arbetsmetoder, avslutar Björn Östman. u DOMKRETSEN nr 4/

12 Tema Vera Elektronisk kommunikation revolutionerar brottmålshantering Möjligheterna med elektronisk kommunikation är på väg att förändra hanteringen av brottmål. För domstolsväsendet innebär det att Vera kommer att rapportera domar till övriga myndigheter i rättskedjan och att elektronisk stämningsansökan, förbättrad brottmålsstatistik, elektroniskt stöd för hantering av tvångsmedel samt rapportering av överrättsdom i Vera är på väg att bli verklighet. Text Viktoria Ekberg Foto annette wikström, RPS, Per Carlsson RA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u V I dag skickar tingsrätterna domslut via Vera till Rikspolisens RI-system för vidarebefordran till Kriminalvården, Brottsförebyggande rådet och Rikspolisens egna system. RI-systemen sjunger dock på sista versen. Tekniken härrör från 70-talet och består av ett 100-tals program som är kopplade till varandra. När datoriseringen kom var det bara polisen som hade datorer som kunde hantera detta. Därför fick vi uppdraget. Nu är tekniken föråldrad och systemen mycket osäkra, berättar Daniel Tullnér, systemadministratör på utvecklings- och strategienheten hos Rikspolisstyrelsen. I stället ska domstolsväsendet överta ansvaret för sin information och via Vera förmedla uppgifterna vidare. För att få myndigheterna att samordna övergången och anpassningen har det på Domstolsverkets och Rikspolisstyrelsens initiativ inletts en förstudie som ska vara klar under våren Förutom Domstolsverket och Rikspolisstyrelsen deltar även Tullen, Brottsförebyggande rådet, Kriminalvårdsstyrelsen och Åklagarmyndigheten. Målet är att RI-systemen ska vara ur drift Daniel Tullnér, Rikspolisstyrelsen Vera tar över kontrollen Tanken är att den myndighet som äger ärendet ska kontrollera informationen och veta att det är korrekta uppgifter som skickas vidare i rättskedjan. I dag är det vi som rättar, kodar och kontrollerar det som kommer från domstolarna. Vi lägger också in överrättsdomar manuellt eftersom de inte kan rapporteras elektroniskt, vilket innebär att vi tolkar hovrättens domslut, säger Daniel Tullnér som sitter med i förstudiegruppen. Förutom att skicka uppgifterna vidare ska Vera utföra säkerhetskontroller av exempelvis lagrum, datum, brottsofferfondavgift och personuppgifter i domsluten. I snitt hittar RI-systemen fel i procent av domarna. Till största delen består felen av inkorrekta personuppgifter, men även andra fel förekommer. Det är dock en lägre felprocent jämfört med när domstolsväsendet använde Måhs. Men via principen att alla uppgifter ska kontrolleras vid källan kommer både effektiviteten, rättsäkerheten och kvaliteten öka. Plus att processen sparar tid. I dag tar det cirka tre dagar efter en dom är avrapporterad i Vera tills den når Kriminalvården. Målet är att det ska ske samma dag. För oss som är sist i kedjan innebär det här att vi får alla domar mycket snabbare. Det kortar tiden mellan straff och påföljd, något som hela rättsväsendet arbetar för, säger Christin Hultberg, handläggare och förvaltare av Kriminalvårdsregistret och medlem i förstudiegruppen. För att hitta en så bra infrastruktur som möjligt samtidigt som hänsyn tas till varje enskild myndighets behov skärskådas alla led i kedjan. Allt för att det ska bli tydligt vilka kontroller som behövs och vem som har ansvaret för vilken information i varje läge. Vem ska ha informationen? Ska Vera skicka eller ska myndigheternas system hämta information själva? En annan stor fråga är selektering vi skulle gärna vilja ha domskälen med, medan andra myndigheter kanske bara vill ha lagrum och påföljd, berättar Christin Hultberg. Bättre statistik och mindre merarbete i domstolarna Ambitionen att med hjälp av elektronisk kommunikation förbättra kvaliteten på de uppgifter och den information som behandlas i rättskedjan har också lyft frågan om»det här är så oerhört allvarliga uppgifter som vi skickar emellan oss, så det får inte bli fel. Vi måste ta ett gemensamt ansvar och inte tänka att vi skickar och ni hämtar och så löser det sig nog.«christin Hultberg, Kriminalvårdsstyrelsen statistik. Regeringen har länge efterfrågat en mer tillförlitlig statistik kring brottmål och att det ska bli möjligt att följa hanteringen under varje steg genom rättsväsendet från anmälan till verkställd påföljd. Svaret heter STUK och är ett helt nytt sätt att strukturera information om brott och brottsmisstankar. Tanken är att informationen ska ha en gemensam struktur så att den kan skickas genom myndigheternas IT-system för att återvinnas och användas. Arbetet pågår för fullt i rättskedjans myndigheter och beräknas vara klart i juni För domstolarna kommer STUK att innebära att de inom en snar framtid kommer att kunna ta emot elektroniska stämningsansökningar. På så vis kan domstolarna på ett smidigt sätt ärva uppgifter från polis och åklagare in i Vera och spara tid. Personuppgifter är 12 DOMKRETSEN nr 4/2005

13 Tema Vera ERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA V ett exempel. Registrering av begånget brott är ett annat eftersom ett brott som redan angetts i ansökan inte behöver omregistreras under förutsättning att domaren delar åklagarens bedömning. Den elektroniska stämningsansökan kommer sannolikt att innebära att varje gärningsbeskrivning kompletteras med strukturerade uppgifter om vilka brott som åklagaren påstår att den tilltalade begått. Dessa uppgifter kan sedan användaren ta ställning till i Vera. Bifalls åtalet krävs ingen nyregistrering av rubriceringar och lagrum utan uppgifterna från åklagaren kan återanvändas, säger Caroline Björne, jurist vid Sekionen för verksamhetsstöd på Domstolsverket. STUK kommer att standardisera informationen i Vera men också hjälpa användare att lägga in informationen rätt enligt modellens ramverk. Fördelen blir att alla använder samma begrepp, vilket minskar risken för felaktigheter och underlättar arbetet. Men det finns fler fördelar. Rättsväsendet får även en möjlighet att följa upp de olika verksamheterna bättre. Dels kommer hanteringen genom hela rättskedjan bli tydlig, men även processen inom domstolarna som rör antal mål, handläggningstid och liknande aspekter, konstaterar Caroline Björne.»Det kan finnas en risk för integritetskränkning eftersom uppgifter blir tillgängliga och sökbara på ett nytt sätt. Lagstiftningen måste därför ses över och det ser ut som om den ligger lite efter utvecklingen. Sedan måste också integriteten vägas mot effektiviteten.«cecilia Isgren, Domstolsverket Dom i överrätt i Vera verklighet Ytterligare en vinst med elektronisk kommunikation är möjligheten att få uppgifter om tvångsmedel elektroniskt. I dag kan det vara omständligt att dels få information om exempelvis anhållandedatum och eventuella beslag, dels registrera det manuellt. Rikspolisstyrelsen arbetar med ett projekt för att utveckla elektroniskt stöd för hantering och dokumentering av tvångsmedel. Första delen av projektet är inriktat på beslag. Domstolsverket deltar i projektet och ska i ett senare skede även delta i en kravanalys beträffande de personella tvångsmedlen, säger Cecilia Isgren, som arbetar med verksamhetsstöd på Domstolsverket och fortsätter: Om domstolarna kan använda andra myndigheters registrerade uppgifter om tvångsmedel leder detta till mer tillförlitliga uppgifter och minskar dubbelarbetet. Det»Polisen och domstolarna kan inte arbeta isolerat. Alla är beroende av varandra. Därför är det viktigt att vi får ett system för samarbete och kommunikation. Ett väldigt spännande område där det finns en glöd och en tro på att det här är viktigt och vettigt.«caroline Björne, Domstolsverket ger en snabbare och mer rättssäker handläggning, vilket kommer den tilltalade till godo. För att förverkliga alla de möjligheter till effektivitet som utvecklingen bjuder, väntar ett omfattande utvecklingsarbete av Vera. STUK är till exempel till viss del förberett i Vera, men möjligheten att skriva överrättsdom strukturerat finns inte. För att även överrätterna ska få samma stöd som tingsrätterna är det många frågor som måste lösas. Domstolsverket arbetar därför med att planera vad som behöver göras, dels inom domstolsväsendet men också gentemot andra myndigheter. Samverkan med de andra myndigheterna är centralt för att kunna enas kring begrepp, teknik och planering. Och det är något vi satsar på. Allt detta kommer även att innebära förändringar som påverkar domstolarnas arbete. Sättet att skriva domar och de regler som gäller för detta måste analyseras, berättar Charlotte Brokelind, chef över Utvecklingsenheten på Domstolsverket. Därför har Domstolsverket satt ihop en referensgrupp bestående av domare från alla instanser som ska diskutera de här frågorna. Spannet av frågeställningar är stort och svaren viktiga både för domstolsväsendet och de som omfattas av brottmålsprocessen. u DOMKRETSEN nr 4/

14 Tema Vera Varför tar det tid att ändra i Vera? Sedan en tid tillbaka är Vera i drift i hela domstolsväsendet. I stort fungerar det bra men systemet kan utvecklas på många punkter. Men varför tar till synes enkla förändringar så lång tid att införa? Text Pia Roxell Foto Lars Lydig, Per Carlsson RA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u V Först var det ganska krångligt och svårbegripligt. Sedan har det blivit enklare. Men det går långsamt när det gäller förändringar. Med örat mot marken är detta ungefär vad som sägs om Vera. För trots att det inte råder brist på till synes enkla förändringsförslag kan det ta lång tid innan ändringar kommer till stånd. På Domstolsverket pågår ett intensivt arbete för att ändringar i Vera ska genomföras på bästa sätt. Samtidigt är man medveten om att det inte fungerar att styra förändringsprocessen centralt. Vår uppgift är att fånga upp synpunkter och att ta ansvar för att ändringarna blir genomförda. Förslag på vilka problem som ska lösas först måste dock komma från verksamheten, säger Annika Knubbe som är processansvarig för förändringshantering på Domstolsverkets utvecklingsenhet. Skyndar långsamt Att det tar tid från den stund ett problem påtalas till dess att lösningen finns på skärmen har sin förklaring. Förändringsförslagen har ofta en lång väg att vandra genom olika utvecklingsfaser. Den långa processen beror på att konsekvenserna av en ändring måste analyseras noga på flera plan. Detta för att i möjligaste mån kunna förutse hur systemet påverkas, såväl tekniskt som ur ett användarperspektiv. Att Vera skyndar långsamt är numera väl känt inom hela domstolsväsendet. I mitt arbete som systemadministratör har jag och mina kollegor vid Hovrätten över Skåne och Blekinge stött på flera problem och vi har skickat in en hel del förändringsförslag. Enklast att få igenom har varit förslag om språkliga förtydliganden i mallar. Andra förslag som bland annat rör brottmålshantering och formatering av mallar har ännu inte fått något genomslag. Från vår horisont kan det ibland kännas trist att det tar lång tid för förändringsförslag att bli verklighet. Samtidigt har vi en mycket stor förståelse för att den demokratiska processen måste få ta sin tid. Och vi ser verkligen fram emot den dag då man med en enkel knapptryckning kan föra över målen digitalt mellan myndigheterna, säger Eva Franzén, som är lokal systemadministratör. Per Eriksson, Hovrätten över Skåne och Blekinge Annika Knubbe ser inte heller att det finns något att vinna på en forcerad process. Hon framhåller att Beställarteamet på Domstolsverket föreslår inför varje möte med referensgruppen förändringar bara kan bli hållbara om de är resultatet av en noggrant genomförd process vilka problem som bör lösas först, med motivation om varför. Domstolsverket fick tidigt som präglats av delaktighet och transparens: Därför är processen strukturerad så mandatet från referensgruppen att göra att alla inom domstolsväsendet kan föreslå dessa förslag utefter vad som framkommer förändringar och sedan följa förändringsförslagets hela gång på vårt intranät Doris. Där förslag och supportuppdrag. Mötena med i samband med inlämnande av förändrings- kan man bland annat se hur inkomna förslag referensgruppen slutar alltid med en het viktas och modifieras av en referensgrupp lista över de mest angelägna förändringsönskemålen. som består av representanter från olika delar av domstolsväsendet. Det blir intressanta diskussioner när olika domstolsslag diskuterar förändringar Prioriterande referensgrupper och trots att vi kommer från olika verksamheter har vi många gemensamma erfarenhe- Referensgruppen har en nyckelroll i frågan om i vilken ordning förändringar ska göras. ter. Många av oss upplever Vera som svårnavigerad. Exempelvis har kalenderfunktionen Vilka problem som är viktigast att lösa först tar referensgruppens jurister och administratörer från de olika domstolsslagen ställning till. Per Eriksson är lagman vid Hovrätten över Skåne och Blekinge och en av medlemmarna: Vi i referensgruppen ska rätta till sådant som inte blivit så bra från början. Det är en spännande uppgift och ibland blir det långa diskussioner, men ännu oftare är vi samstämmiga och kan Annika Knubbe, Domstolsverket fatta snabba beslut. 14 DOMKRETSEN nr 4/2005

15 Tema Vera Ändringshantering Problembeskrivning Användare lämnar via systemadministratör problembeskrivningar, med eller utan förslag på lösningar, till Domstolsverket. Systematisering Domstolsverkets beställarteam fångar upp de mest angelägna problembeskrivningarna och gör ett förslag till prioritetsordning. ERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA V fått kritik för att den är svårbegriplig. Men det har nu gjorts en del förändringar och även om det är besvärligt att sätta sig in i ett nytt system så är det ingen som vill tillbaka till det gamla systemet, säger Christina Warman som är domstolssekreterare vid Halmstad tingsrätt och medlem i referensgruppen. Hon fortsätter: Något jag dock kan sakna är en sändlista över kallelserna. Den funktionen har tyvärr tillsvidare gått förlorad. Men i det stora hela är Vera kanon! Även Per Eriksson har synpunkter om nödvändiga förändringar. Två angelägna problem som han ser är att det krävs så mycket klickande för att komma fram till redigerbara dokument och att det fortfarande är svårt att komma åt data för återanvändning. Men bristerna går att åtgärda och Vera har potential att bli riktigt bra inte minst med tanke på framtidens möjligheter för kommunikation med andra enheter utanför och inom domstolsväsendet. Alla i verksamheten vill ju att problem ska lösas snabbt, helst redan igår. Men förändringsprocessen tar tid och det som man själv upplever som mest angeläget måste ibland stå tillbaka för sådant som är viktigare för helheten, säger Per Eriksson. u Eva Franzén, Hovrätten över Skåne och Blekinge Christina Warman, Halmstad tingsrätt Prioritering Referensgruppen tar ställning till beställarförslagen och bestämmer den slutgiltiga prioritetsordningen. Planering Vera förvaltningsgrupp beslutar om eventuella snabbstudier med utgångspunkt från användarnas önskemål och referensgruppens prioriteringar. Beställare och leverantörer (IT-tekniker) tar tillsammans i snabbstudierna fram lösningsförslag för varje prioriterat problem och uppskattar hur stora förändringarna är, samt dess kostnader. I samband med snabbstudierna förankras förändringarna, mer eller mindre grundligt med användarna. När snabbstudierna är genomförda finns förutsättningarna för att planera i vilken release varje förändring ska ingå. Beställarteamet presenterar ett förslag till produktplan för Vera förvaltningsgrupp som tar det formella beslutet om innehåll i varje release. Genomförande När nya funktioner och förändringar är planerade till en release börjar själva genomförandet av utvecklingsarbetet. Arbetet inleds med den så kallade kravanalysen. Beställare och leverantörer bestämmer sig slutligen för lösningsförslag och uppdaterar funktionsbeskrivningar och användargränssnitt, därmed ges arkitekter och konstruktörer nya beskrivningar att bygga efter. Därefter testas systemet av både så kallade systemtestare och av användare innan det anses färdigt att sättas i produktion. Produktionssättning Två gånger om året sätts nya versioner av Vera i drift. En ny version innebär såväl förändringar av gamla som nya funktioner. Även om varje release testas och varje version verifieras, upptäcks ibland fel först i produktion. En rättningsrelease kräver samma arbete som en vanlig release. Skillnaderna är att man i en rättningsrelease bara rättar de fel som upptäckts och inte lägger till några nya större saker. DOMKRETSEN nr 4/

16 Tema Vera Åklagarmyndigheten inför nytt verksamhetssystem Bättre arbetsmiljö och högre rättssäkerhet RA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u V Mängder med akter på skrivbordet. Mängder med telefonsamtal till Polisen ofta när det är paus i domstolsförhandlingar för att uppdatera sig i olika ärenden. Så ser vardagen ut för en åklagare. Ibland blir man stressad och känner otillfredsställelse i jobbet. Man har inte den tid som behövs, säger eko-åklagare Michael Pleym. När nu snart det nya verksamhetssystemet Cåbra införs kommer arbetsmiljön bli mycket bättre för åklagarna. Vilket i sin tur leder till högre rättssäkerhet. Text Anna-Lena Norberg Foto Ann Öberg, Åklagarmyndigheten Michael Pleym arbetar på Riksåklagarens kansli som kravställare i Cåbra-projektet. Han ser lite närmare på hur en bra kommunikation mellan åklagarna och Polisen ska fungera med Cåbra. För närvarande kan inte åklagarna gå in i Polisens datasystem och se vad som hänt i de olika förundersökningarna därav de många samtalen till Polisen även i pauser på domstolsförhandlingarna. När första etappen av Cåbra införs kommer åklagarna med en enkel knapptryckning i datorn kunna gå in i Polisens elektroniska utredningsstöd, DurTvå, och läsa sina förundersökningar. Vi kommer också att kunna se i slasken, det material som Polisen sållat bort. Där kan det finnas material som talar för den misstänkte eller något som vi vill ska fortsätta att utredas. Nu är vi åklagare i beroendeställning till Polisen och får lita på de framställningar som görs, säger han. I Cåbra kommer åklagarna att kunna skicka direktiv elektroniskt till Polisen och också kontrollera att direktiven tagits emot. I dag skickas direktiven via vanlig post eller via fax, vilket kan ta sin tid och leder till att åklagarna måste kontrollera om direktiven kommit fram.»i Cåbra kommer åklagarna att kunna skicka direktiv elektroniskt till Polisen och också kontrollera att direktiven tagits emot.«michael Pleym, Åklagarmyndigheten Nationellt system I dag har Åklagarmyndigheten lokala datasystem men Cåbra kommer att bli ett nationellt system. Det innebär exempelvis att åklagarna kommer att kunna se om den person de utreder för brott också är under utredning på andra ställen i landet. Vi har då möjlighet att på ett enklare sätt samordna utredningarna och slipper göra dubbelregistrering vid överflyttning av ärenden, berättar Michel Pleym. Åklagarna kommer också att kunna se om det finns avslutade ärenden som inte lett till åtal. Det kan innebära att förundersökningar kan komma att återupptas, exempelvis om en person utreds för misstanke»vår förhoppning är att all kommunikation som sker i pappersform mellan de olika myndigheterna i framtiden ska ske elektroniskt.«kristian Agneklev Åklagarmyndigheten om övergrepp på barn också har fått många liknande polisanmälningar tidigare. Varnar i tid En åklagare får alltid vara beredd att med kort varsel täcka upp i förhandlingar när en kollega blivit sjuk eller fått annat förhinder. Detta kommer att underlättas i Cåbra genom att det blir möjligt att via datorn få 16 DOMKRETSEN nr 4/2005

17 Tema Vera ut mer och snabbare information om kollegornas ärenden. En åklagare kan ha upp till hundratalet ärenden samtidigt att hålla reda på och med den arbetsbelastningen har det hänt att åklagare exempelvis missat att begära en person använda Cåbra, dock kommer det finnas behörighetsbegränsningar. ERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA u VERA häktad i tid. Åklagaren riskerar då att bli åtalad för tjänstefel och dryga dagsböter. Det är inte speciellt bra för någon inblandad, säger kammaråklagare Kristian Agneklev som också är kravställare i Cåbra-projektet. Med Cåbra kommer detta att helt kunna undvikas. Cåbra bevakar tider för omhäktning, åtalsförlängning, frister för överklagande med mera. En varning visas för åklagaren i Cåbra när en frist är på väg att löpa ut. Även den åklagare som har ansvaret för brådskande ärenden under dagen, dagjouren, får en varning för det fall att ordinarie åklagare inte är på plats vid datorn. För säkerhets skull visas också en varning i kansliföreståndarens dator allt för att fristerna skall hållas. Cåbra hjälper också till att strukturera åklagarnas arbete. Vid arbetsdagens början då datorn startas är det en förteckning på alla väntande ärenden som först visas på skärmen. Vera hjälper till När Cåbra sedan kommer att kopplas samman med domstolarnas verksamhetssystem, Vera, kommer pappershögarna på åklagarnas bord drastiskt att minska. Vi kommer att skicka elektroniska stämningsansökningar till domstolarna, vilket underlättar vårt arbete. Sedan även kunna utföra allt arbete vid datorn och slipper stå och hänga vid skrivare eller fax, berättar Kristian Agneklev. Vår förhoppning är att all kommunikation som sker i pappersform mellan de olika myndigheterna i framtiden ska ske elektroniskt. Får vi delvis avkunnade domar i elektronisk form skulle det underlätta vårt arbete högst väsentligt. Information om brott I Cåbra-projektet ingår också STUK, strukturerad information om brott. I dag har Polisen Cåbraprojektet Åklagarmyndighetens nya system Cåbraprojektet (Centralt system för åklagarväsendets brottmålshantering) startade 1 oktober, Alla anställda inom Åklagarmyndigheten och Ekobrottsmyndigheten kommer att Cåbra kommer att införas på några kamrar åt gången. De anställda får minst två dagars utbildning där praktiskt arbete ingår. Etapp 1 börjar införas under hösten 2006 Ü De operativa systemen Brådis (diarieföring och beslut) och Envis (strafföreläggande) plus det nuvarande ordbehandlingssystemet ersätts respektive integreras med det nya nationella verksamhetssystemet Cåbra. Ü Åklagarna kan gå in i Polisens verksamhetssystem, DurTvå, och läsa förundersökningar. Ü Polisen skickar de färdiga förundersökningarna elektroniskt till åklagarna, men domstolarna får dem i pappersform. Etapp 2 Förberedelser påbörjas under (tid för införande ännu inte bestämt.) Ü Elektronisk kommunikation mellan Åklagarmyndigheten och Domstolsverket, Tullen och Skatteverket upprättas. Ü Stämningsansökningar skickas elektroniskt till domstolarna. Ü Domstolarna i sin tur skickar elektroniska domar, kallelser och beslut om förordnande av advokat till Åklagarmyndigheten. Ü En basversion av STUK införs men först efter det att Polisen infört det STUK anpassade systemet SANNAH där anmälningarna skrivs in. Ü För att inga obehöriga ska kunna logga in i Cåbra, införs elektronisk signatur. Etapp 3 Ü Arbetet med att utveckla Cåbra fortsätter både för det interna arbetet och i kommunikationen med andra myndigheter. Målsättningen är att åklagarna nu kommer få elektroniska akter och att ett elektroniskt arkiv byggs upp. Ü Arbetet med att utveckla STUK fortsätter. ett ärendenummer, Åklagarmyndigheten ett annat och domstolarna ett tredje. Med STUK kommer varje brottsmisstanke få ett eget ID-nummer som hela kedjan i rättsväsendet kommer att använda. Polisen får då möjlighet att se vad som egentligen hände efter deras utredning. Blev det en fällande eller en friande dom och vad var domskälen? Vid en friande dom ska både Polisen och åklagarna kunna se om exempelvis utredningen varit för tunn eller om något vittne inte höll måttet. Vi kan se vad vi är bra eller dåliga på. Det vi är sämre på kan vi då förbättra, berättar Kristian Agneklev. STUK kommer också att underlätta för domstolarna. Felrapporterna kommer helt att försvinna genom en bättre kommunikation med åklagarna. Med den arbetssituation som åklagarna har är det väl i det närmaste ett måste med ett system som Cåbra som kan kopplas ihop med andra datasystem i rättskedjan? När vi använder vår tid för det vi är utbildade till, blir kvalitén på vårt arbete bättre och rättsäkerheten högre. Utöver det kommer STUK att innebära att både vi och Polisen får möjlighet att utveckla oss och bli än bättre på våra jobb, säger slutligen Kristian Agneklev. u DOMKRETSEN nr 4/

18 en dag Anneli Ranfors på språng mellan Göteborgs tingsrätts lokaler En systemadministratörs vardag En dator ska vara snygg och den ska fungera, det tycker Anneli Ranfors som är systemansvarig och ser till att Vera fungerar för nära tvåhundra användare på Göteborgs tingsrätt. Text Bitti Ingemansson Foto Johan Wingborg Wadi Rum är ett område i den jordanska öknen, där stenen är röd och bergen ser ut som guldröda spettekakor. Den bilden tar jag gärna upp på skärmen en grå måndagmorgon i november. Innan det är dags för dagens uppgifter. Bilden ger ögat en stimulans och fantasin en puff. Sånt är viktigt, menar Anneli Ranfors. Anneli tillbringar en stor del av dagen framför sina två skärmar. Eller framför någon av sina kollegors. Anneli Ranfors är systemadministratör och ansvarar för domstolsväsendets verksamhetssystem Vera vid Göteborgs tingsrätt. Det är till henne alla vänder sig då de behöver hjälp. Vad är det för hjälpbehov? Anneli ger det svar som ofta kommer i dessa sammanhang. Allt möjligt. Vera har varit igång vid Göteborgs tingsrätt i ett år. Enligt Anneli är Vera ett system som är väldigt lätt att lära sig jämfört med Måhs, som användes tidigare. Det är inga problem för en notarie som kommer in från gatan att lära sig Vera. Det går snabbt, enligt Anneli. Men i och med att det finns så många fler finesser i det här systemet jämfört med tidigare, finns det fler sätt att göra fel på. Som alltid när människor ställs inför något okänt skapar det osäkerhet som kan leda till felgrepp. Vanligt är att en användare har tryckt på en tangent så att det nyss inskriva är försvunnet. Det kom upp en dialogruta på skärmen, men den har jag i alla fall lyckats få bort Det är så vi människor fungerar, den där dialogrutan är ett hinder, och då ska den bort. 18 DOMKRETSEN nr 4/2005

19 en dag Fel målsägande Förutom direkta feltryckningar är det brister eller svårigheter i systemet som påkallar hennes insats. Ett exempel kan vara att fel målsägande står angivet, när målet kommer från Åklagarmyndigheten, eller att det inte går att hantera brottsrubriceringen. Anneli Ranfors är bra på att tala svenska om tekniska saker, som hon uttrycker det själv. Hon är pedagogisk, hon förstår det tekniska språket och kan göra det begripligt för de som använder sig av det. Hon och hennes kollegor Urban Lindeskog och Tomas Karlsson utgör tingsrättens IT-enhet. Urban och Tomas är tekniker, till skillnad från Anneli, som tidigare jobbade som domstolssekreterare och har huvudansvaret för Vera. Alla tre kallas IT-handläggare och bildar ett team, med Tomas som chef. Även om de har sina egna ansvarsområden, går de in i varandras arbetsuppgifter när det krävs. Blir det fel på en skrivare i en förhandlingssal, och det är bråttom, då går självklart den av oss tre som är tillgänglig just då. Eller om jag ändå är där i ett Vera-ärende tar jag itu med det tekniska också om det behövs, säger Anneli I dag fick Anneli rycka in vid en förhandling då programmet för att betala ut ersättning till vittnen strejkade. Nästa arbetsuppgift var att hjälpa en rådman som råkat trycka på kommandot för avgörande dom innan domen verkligen var avgjord. Det är bara vi systemadministratörer som kan justera där, det är en säkerhetsåtgärd, för att inte vem som helst ska kunna ändra i domar till exempel. Göteborgs tingsrätt är rent geografiskt placerad i centrala Göteborg, i de gamla kvarteren i sällskap med stadens äldsta byggnader från 1600-talet. Tvistemålsavdelningarna ligger i det relativt nybyggda, så kallade Tingshuset och brottmålsavdelningarna i det äldre Rådhuset. Rådhuset är en välkänd Göteborgssiluett. Framförallt känd är den del som är ritad av arkitekten Gunnar Asplund. IT-avdelningen sitter i ett hus mittemellan, det som en gång hyste Göteborgs Handels- och Sjöfartstidning. Numera huserar förutom IT-avdelningen också en del av Domstolsverket i de gamla redaktionsrummen. Anneli tycker att det är en bra lösning. Hon har flera gånger om dagen ärenden till båda husen. Under året som gått har det naturligtvis varit en del gnissel bland användarna. Några hade kanske till och med önskat hinna till pensionen innan Vera infördes. Vilket är förståeligt, menar Anneli. Det är oerhört frustrerande att sitta framför en skärm som bara visar streck och koder på fel ställe. När man inte kan få sitt arbetsredskap att lyda ens kommandon. Jag fjärrstyr den skärm, som felet gäller. Sen går vi gemensamt igenom steg för steg vad som blivit fel och hur det kan åtgärdas. DOMKRETSEN nr 4/

20 en dag Ergonomiska brister Fler klagar i dag på musarm. Egentligen ska piltangenterna fungera för de allra flesta manövrar i systemet, men det tar tid att få folk att vänja sig vid det nya. Vera har överhuvudtaget inneburit mycket mer klickande än vad som förekom i Måhs, vilket ökar risken för att komma åt fel tangent.»vi kopierar och tar backup på alla våra dokument. Hur beständiga är de? Kommer vi att kunna läsa pappersutskrifter från i dag om tjugo år. Vi kan läsa böcker som skrivits på 1300-talet, men håller vårt bläck för en klimatförändring?«anneli Ranfors Det kan också bero på att musen är för stor. Eftersom den är avpassad för en manshand, medan de flesta som jobbar här är kvinnor. Kvinnor har som regel mindre händer och med en för stor mus blir det en större ansträngning för handmusklerna. Den typen av ergonomiska problem försöker Anneli och hennes kollegor på ITavdelningen rätta till så fort som möjligt, eftersom de själva kan köpa mindre tillbehör. Det finns möss i flera storlekar. Helst ska musen vara i färg. Folk blir glada när de får den där lilla färgklicken. Det är viktigt, menar Anneli, som har känsla för trivselfrågorna. En kabel behöver inte vara grå. Själv har Anneli en datormus, som blinkar från medelhavsgrönt till solorange. Hon har också en djuphavsblå kortläsare liggande på sitt skrivbord. Den har jag inte lärt mig ännu, men det ska jag snart göra, när jag får tid. Bilder förekommer numera allt mer sällan i rättegångssammanhang, men det händer. Nu är det oftare filmat material som skickas över från Åklagarmyndigheten. Anneli servar även med den sortens kunskaper. På skrivbordet ligger också ett kassettband med ett pausprogram. Det innehåller enkla rörelser som personalen kan använda för att undvika rygg- och axelskador. Nu vill de ha hjälp att föra över materialet från kassettbandet till en CD. Förutom arbetsuppgifterna som systemadministratör hör också åtgärder som befrämjar en bättre arbetsmiljö hemma på Annelis bord. Framåtsträvande och intresserad Domstolsverkets Vera-support förväntar sig att en systemadministratör är den som står för kontakterna och information till supporten. Genom att agera kontaktperson bygger systemadministratören upp en kunskapsbank, vilket är värdefullt i det dagliga arbetet på domstolen, säger Pierre Szöke, tills nyligen teamledare i Vera-supportens första linje. Det bör vara en person som är framåtsträvande, intresserad, aktiv att skaffa sig ny kunskap, strukturerad och pedagogisk. Systemadministratören bör också vara den på arbetsplatsen som kan systemet bäst och som dessutom är väl insatt i domstolens verksamhet. Anneli kammar nog hem full pott på den listan. Hon kan Vera bäst vid Göteborgs tingsrätt och hon kan verksamheten. Anneli började arbetat vid tingsrätten redan i slutet av sjuttiotalet. Det var i Borås och hon hade just gått ut gymnasiet. Då skrev vi i fastighetsböckerna för hand. Efter några år blev det flytt till Göteborg och inskrivningsmyndigheten. Jag var med om datoriseringen Jag var intresserad och nöjde mig inte med att konstatera att något blev fel, utan ville veta varför. Den nyfikenheten ledde till att Anneli jobbade vid Måhs-supporten ett par år i 20 DOMKRETSEN nr 4/2005