Breddad och fördjupad ekonomigranskning av arbetslöshetskassorna 2009

Transkript

1 PM 1 (8) Granskningsenheten Dnr 2009/ :14 Breddad och fördjupad ekonomigranskning av arbetslöshetskassorna 2009 Sammanfattning Under hösten 2009 granskades nio arbetslöshetskassor som ett led i den fortsatta breddade och fördjupade ekonomigranskningen som Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) genomför åren Under perioden ska samtliga arbetslöshetskassor vid något tillfälle ha fått eller få sin ekonomiredovisning och sina ekonomirutiner granskade. De iakttagelser som IAF har gjort under denna granskning hänför sig i huvudsak till avvikelser från IAFFS 2009:2 Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens föreskrifter om arbetslöshetskassor vad gäller bland annat värderingsfrågor. Granskningen har visat att arbetslöshetskassorna generellt sett har en god ordning och ett enhetligt arbetssätt. Iakttagelser har emellertid gjorts på flera arbetslöshetskassor gällande avvikelser från IAF:s föreskrifter. Avvikelserna har i några fall lett till erinringar för några arbetslöshetskassor och kan komma att leda till erinringar för andra arbetslöshetskassor. Några iakttagelser har i vissa delar föranlett utredning gällande eventuella förändringar av IAFFS 2009:2. Bakgrund I IAF:s granskningsplan för 2009 ingick Breddad och fördjupad granskning av arbetslöshetskassornas ekonomi. Samtliga arbetslöshetskassors ekonomi och ekonomirutiner ska ha granskats vid minst ett tillfälle under treårsperioden Syfte Att bredda och fördjupa ekonomigranskningen av arbetslöshetskassorna. Syftet är även att skapa tydligare riktlinjer för arbetslöshetskassorna samt en stabilare plattform för IAF för kommande års granskningar av arbetslöshetskassorna. Metod och genomförande Den löpande granskningen har skett genom besök på arbetslöshetskassorna och genomförts genom intervjuer med nyckelpersoner och granskning av styrande dokument och ekonomiredovisning under perioden oktober till december I de fall då iakttagelser av ekonomiredovisningen gjorts gällande arbetslöshetskassornas årsredovisningar avses respektive arbetslöshetskassas årsredovisning för verksamhetsåret

2 PM 2 (8) Granskningen kan delas in i tre områden: 1. Granskning av arbetslöshetskassornas verksamhet och administrativa rutiner innefattar: förstå verksamheten organisation, intressenter, olika principer, ekonomirapportering övergripande intern kontroll granskningen avgränsas till de aspekter som påverkar arbetslöshetskassans ekonomiska hantering beslutsordning och attestrutiner. 2. Finansiell granskning Granskning av resultat- och balansrapport finansiell analys, verifikationsgranskning. Skattedeklarationer. Efterkontroll av arbetslöshetsavgiften Utfallet jämförs med medlemmarnas avgift. 3. Övrigt Fordringar på medlemmar. Policys Eventuella placeringspolicy eller liknande frågor. Eventuella övriga frågor och iakttagelser. Ett urval om nio arbetslöshetskassor som inte ingick i 2008 års granskning kom att omfattas av en mer genomgripande granskning under slutet av De nio arbetslöshetskassorna redovisas i tabell 1 nedan. Tabell 1: De Arbetslöshetskassor som ingick i ekonomigranskningen Bensinhandlarnas arbetslöshetskassa Byggnadsarbetarnas arbetslöshetskassa Fastighetsanställdas arbetslöshetskassa Handelsanställdas arbetslöshetskassa Kommunalarbetarnas arbetslöshetskassa Livsmedelsarbetarnas arbetslöshetskassa Skogs- och Lantbrukstjänstemännens arbetslöshetskassa Svensk Handel och Arbetsgivarnas arbetslöshetskassa Säljarnas arbetslöshetskassa

3 PM 3 (8) Återföring av granskningsresultatet har gjorts genom att samtliga berörda arbetslöshetskassor och Arbetslöshetskassornas Samorganisation (SO) har fått ta del av en preliminär slutpromemoria. Berörda arbetslöshetskassor och SO har även beretts möjlighet till en muntlig presentation av granskningsresultatet. Regelverk Arbetslöshetskassornas redovisning regleras i lagen (1997:238) om arbetslöshetskassor, förordning (1997:836) om arbetslöshetskassor, IAF:s föreskrifter samt bokföringslagen (1999:1078) och årsredovisningslagen (1995:1554) i tillämpliga delar. Iakttagelser Generella iakttagelser IAF:s granskning visade att arbetslöshetskassorna generellt har en god ordning och ett enhetligt arbetssätt. En kort summering av de granskade arbetslöshetskassorna som grupp ger att: Arbetslöshetskassorna redovisar enligt bokföringsmässiga grunder bortsett från statsbidragen som redovisas enligt kontantprincipen. Enligt bokföringslagen (1999:1078) (BFL) ska redovisning ske enligt bokföringsmässiga grunder, d v s att bokföring av en affärshändelse ska ske då en intäkt genereras eller en kostnad uppstår och inte när intäkter och kostnader betalas. Endast i undantagsfall får den s k kontantmetoden tillämpas, d v s att bokföring sker när betalning sker. Väsentliga balanskonton avstäms löpande. Undantaget är fordringar som avser felaktig ersättning som i några fall istället fastställs vid årsbokslut på grund av att posten kan vara svårbestämd löpande. Att jämföra bokförda balansposter med existerande balansposter med rimliga tidsintervaller samt att vidta lämpliga åtgärder rörande konstaterade differenser är en form av intern kontroll i redovisningssystem. 2 Såväl verifikationer som skattedeklarationer har granskats stickprovsvis utan anmärkningar. Även de underlag på medlemsuppgifter som ligger till grund för inrapportering i Portalen har granskats utan någon avvikelse. Arbetslöshetskassornas kravrutiner ur ett ekonomiskt perspektiv bedöms vara tillfyllest. 2 RS 400 Riskbedömning och intern kontroll, om Redovisningssystem och system för intern kontroll. (RS står för Revisionsstandard i Sverige)

4 PM 4 (8) Alla granskade arbetslöshetskassor utom en har en skriftlig beslutsordning. Enligt 1 IAFFS 2009:2 Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens föreskrifter om arbetslöshetskassor ska en arbetslöshetskassa ha en fastställd beslutsordning som anger vem eller vilka befattningshavare som har rätt att fatta beslut inom olika delar av arbetslöshetskassans verksamhet. Denna ordning ska ange vilka beslut som styrelsen i arbetslöshetskassan har delegerat. Ingen av de granskade arbetslöshetskassorna har en skriftlig placeringspolicy. Några arbetslöshetskassor har dock muntliga policys för placering av överlikviditet. Det finns idag inga krav på att arbetslöshetskassor ska ha en placeringspolicy. Endast ett fåtal av arbetslöshetskassorna har under året upprättat delårsrapporter, men samtliga av de granskade arbetslöshetskassorna följer kontinuerligt upp arbetslöshetskassans ekonomiska ställning i styrelsen. Det finns idag inga krav på att arbetslöshetskassor ska upprätta delårsrapport. I flera av arbetslöshetskassornas årsredovisningar framgår att arbetslöshetskassan har fordringar respektive skulder till närliggande organisationer. I de flesta fallen framgår även att det är respektive förbund som avses. Informationen är dock generellt sett knapphändig. Redovisningsrådet anger i sin rekommendation RR23 Upplysningar om närstående under punkt 22 att om det förekommit transaktioner mellan det rapporterade företaget (organisationen) och närstående skall upplysningar lämnas om såväl karaktären på relationen som typer av transaktioner och andra detaljer om transaktionerna som är nödvändiga för att förstå de finansiella rapporterna. Risken för oegentligheter och fel, samt för att oegentligheter eller väsentliga fel upptäcks, har av majoriteten av arbetslöshetskassor bedömts som låg. Flertalet arbetslöshetskassor har emellertid börjat eller ska börja med riskanalyser. Iakttagelser per arbetslöshetskassa Nedan anges de särskilda noteringar som gjorts för respektive granskad arbetslöshetskassa. Bensinhandlarnas arbetslöshetskassa - Arbetslöshetsavgiften bokförs enligt kontantprincipen.

5 PM 5 (8) - Fordringar på medlemsavgifter bokförs till verkligt värde. Enligt bilagan till IAFFS 2009:2 ska fordringar på medlemsavgifter som avser att täcka den förhöjda finansieringsavgiften respektive arbetslöshetsavgiften redovisas till nominellt belopp. - Medlemssystem ägs och sköts av förbundet Svensk Bensinhandel. Enligt attestreglerna är verkställande direktören på förbundet attestant utan någon ytterligare koppling till arbetslöshetskassan. Enligt arbetslöshetskassans attestregler ska den verkställande direktören på förbundet Svensk Bensinhandel godkänna representation i förväg. I attestpärmen återfinns blandade handlingar från såväl förbundet som arbetslöshetskassan. Byggnadsarbetarnas arbetslöshetskassa - Fordringar på medlemsavgifter bokförs till verkligt värde. Vid bokslut skrivs fordringar avseende medlemsavgifter ner. Enligt bilagan till IAFFS 2009:2 ska fordringar medlemsavgifter som avser att täcka den förhöjda finansieringsavgiften respektive arbetslöshetsavgiften redovisas till nominellt belopp. - Eventuella fordringar eller skulder till Svenska Byggnadsarbetareförbundet (Byggnads) framgår inte av årsredovisningens balansräkning. Av not 10 till balansräkningens post Övriga fordringar framgår det att arbetslöshetskassan har en fordran som uppgår till tkr. Fastighetsanställdas arbetslöshetskassa - Medlemsintäkterna bokförs enligt kontantprincipen och ingen periodisering görs av medlemsintäkterna. - I årsredovisningen framgår endast ett belopp för fordringar till närliggande organisationer. Det framgår inte att det är Fastighetsanställdas Förbund som avses och inte heller att kostnader för lokaler, telefoni m m är kopplat till förbundet. Handelsanställdas arbetslöshetskassa - Medlemsfordringar värderas till verkligt värde i redovisningen, men till nominellt värde i reskontran. Enligt bilagan till IAFFS 2009:2 ska fordringar medlemsavgifter som avser att täcka den förhöjda finansieringsavgiften respektive arbetslöshetsavgiften redovisas till nominellt belopp.

6 PM 6 (8) - Medlemsintäkter bokförs enligt kontantprincipen. Vad gäller medlemsintäkterna görs emellertid en periodisering vid bokslutet för att få med uppgifter i januari. Kommunalarbetarnas arbetslöshetskassa - I balansposten Fordran felaktig ersättning (FFE) ingår en reservation om drygt 9 mkr. Enligt bilagan till IAFFS 2009:2 ska i not anges hur stort belopp av fordran som är osäker. Beloppet anges dock inte bara i not som "osäker fordran" utan har även reglerats i redovisning, vilket inte är korrekt då FFE ska redovisas till nominellt belopp enligt samma föreskrift. - Medlemsavgifterna för enskilt anslutna redovisas enligt kontantprincipen. Medlemsavgifterna från kollektivt anslutna redovisas däremot enligt bokföringsmässiga grunder. Detta p.g.a. att avgiften tas in av förbundsavdelningarna i Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) och därefter faktureras från arbetslöshetskassan. - Kommunalarbetarnas arbetslöshetskassa gör omfattande ekonomiavstämningar varje tertial som utmynnar i en tertialrapport. Det finns idag inga krav på arbetslöshetskassor att upprätta delårsrapporter. Livsmedelsarbetarnas arbetslöshetskassa - I årsredovisningen framgår att arbetslöshetskassan har fordringar respektive skulder till närliggande organisationer. I not till skulden så framgår det att det är Livsmedelsarbetareförbundet som avses. - Medlemsavgifter redovisas enligt kontantprincipen. Skogs- och Lantbrukstjänstemännens arbetslöshetskassa - Vid styrelsemöte beslutade styrelsen om vilka som har rätt att teckna firman. Skriftlig attestrutin saknas vilket strider mot 1 IAFFS 2009:2 där det anges att en arbetslöshetskassa ska ha en fastställd beslutsordning som anger vem eller vilka

7 PM 7 (8) befattningshavare som har rätt att fatta beslut inom olika delar av arbetslöshetskassans verksamhet. Svensk Handel och Arbetsgivarnas arbetslöshetskassa - Medlemsfordringar värderas till verkligt värde vid bokslut. Nedskrivning görs av den delen av fordringen som bedöms som osäker. Enligt bilagan till IAFFS 2009:2 ska fordringar medlemsavgifter som avser att täcka den förhöjda finansieringsavgiften respektive arbetslöshetsavgiften redovisas till nominellt belopp. Säljarnas arbetslöshetskassa - Ingående balansposter har stämts av mot årsredovisningen och en differens om 18 tkr har konstaterats. Differensen hänför sig till en felkontering i samband med färdigställande av bokslutet vilket har lett till felaktigt resultat för året och fel i årsredovisningen. Differensen är inte av väsentlig storlek. Avslutande diskussion Iakttagelser har gjorts på flera arbetslöshetskassor gällande avvikelser från IAF:s föreskrifter. IAF har med anledning av dessa avvikelser beslutat om erinringar för några arbetslöshetskassor och kan komma att överväga erinringar i särskild ordning beträffande andra arbetslöshetskassor. De iakttagelser som IAF gjort under denna granskning hänför sig i huvudsak till avvikelser från IAFFS 2009:2 vad gäller bland annat värderingsfrågor. Även vilken redovisningsprincip som används varierar mellan arbetslöshetskassorna. Flera arbetslöshetskassor använder sig av kontantprincipen vid bokföring av statsbidraget, ett återkommande faktum som det egentligen saknas stöd för i bokföringslagen. Kontantmetoden är ett undantag i bokföringslagen. Användandet av metoden förutsätter att: - det finns särskilda skäl och att det sker i överensstämmelse med god redovisningssed. - verksamhet som bedrivs är av mindre omfattning. - endast ett mindre antal fakturor och andra handlingar förekommer i verksamheten och att fordringarna och skulder enligt dessa inte uppgår till avsevärda belopp. Med anledning av de frågeställningar som uppkommit om arbetslöshetskassornas redovisning under såväl 2009 års granskning som tidigare kommer en översyn av IAF:s föreskrift IAFFS 2009:2 att göras. Som ett underlag för den översynen har IAF under våren 2010 träffat företrädare för arbetslöshetskassornas revisorer för att ta del av deras synpunkter och erfarenheter av regelverket. I samband med arbetet med

8 PM 8 (8) föreskriften kan det komma att finnas skäl till vissa förtydliganden gentemot arbetslöshetskassorna. Denna promemoria har utarbetats inom IAF av Björn Sund. Promemorian godkänd för publicering Katrineholm den 7 juli 2010 Gunilla Wandemo Stf Generaldirektör