Referat från styrelsens telefonmöte den 17 maj 2011

Transkript

1 Referat från styrelsens telefonmöte den 17 maj 2011 Närvarande Lotta Friberg, ordförande Jonas Löhnn, vice ordförande Johan Oppmark, VD Cicci Andersson, ledamot Johannes Kretschmer, ledamot Johan Sandwall, ledamot Ali Hamidian, ledamot Peter Wolfhagen, ledamot Maha al Haddad, suppleant Petra Modée, suppleant Hans Gefvert, suppleant Aina Otterberg Sannetorp, personalrepresentant, ledamot Ludvig Johansson, personalrepresentant, ledamot Marie Gillberg, personalrepresentant, suppleant Karin Nordström, stf VD och protokollförare VD-rapport VD rapporterade om att det är ansträngt på kontoret med stor arbetsbelastning beroende på utvecklingen av det nya banksystemet. En handlingsplan har tagits fram för att åtgärda situationen och arbetet med planen kommer att rapporteras till styrelsen under året. Vad gäller utlåningen brukar vi ligga lågt i början av året. I år bör vi ligga på i snitt 3,5 miljoner i nyutlåning per vecka för att hålla budgeten. Artikeln i Aftonbladet innan påsk ledde till mycket stort intresse och att hemsidan blev överbelastad. Den har också bidragit till att vi de senaste två veckorna har fått in mer låneansökningar än normalt. Vad gäller penningtvätt och terroristfinansiering har vi fått beslutet efter Finansinspektionens platsbesök i höstas. Beslutet innehåller ungefär det förväntade och administrationen arbetar vidare med detta. Vad gäller medlemsverksamheten har det varit en bra medlemstillströmning under april och många aktiviteter finns planerade runtom i landet i maj. Nyckeltal Stora inlånare står för ca 11 % av den fria inlåningen. Antalet småsparare har dock ökat den senaste tiden. Fråga ställdes angående blancolån, att den har ökat långsamt. Svaret blev att vi ökar den successivt för att det inte ska bli stora lånepucklar. Fråga ställdes om hur lång blancokön är just nu. Svaret blev att det är 2-4 månader och har sjunkit sedan förändringen vid årsskiftet. Koefficienter för sparlånesystemet VD föredrog ärendet. Sparfaktorn för baskonto och skogskonto är 0,8, för transaktionskonto 0,3 och för bundet sparande 1,0. Vi bedömer att vi har en mycket god likviditet under de närmaste månaderna. Den är med mycket god marginal över den av styrelsen satta gränsen på 15 % och trenden är att den ökar. Utlåningskvoten ligger runt 0,76, vilket skulle motivera att

2 sänka sparfaktorn ytterligare. Samtidigt vill vi visa att sparandet är viktigt och inte sänka sparfaktorn för mycket. Det finns sedan tidigare förslag om att sparfaktorn ska följa utlåningskvoten. Någon gång årligen ser vi över blancoutrymmet som för närvarande är 25 miljoner. Fråga ställdes vad nivån på sparfaktorn för transaktionskontot grundar sig på. Svaret blev att vi i en akut situation kan hålla pengar i 30 dagar på baskonto, vilket inte är möjligt på transaktionskontot. Nivån på sparfaktorn är uppskattad och kan komma att förändras allt eftersom fler medlemmar använder transaktionskontot. Styrelsen beslutade att behålla samtliga koefficienter oförändrade. Val av ledamot till kreditutskottet Ordförande föredrog ärendet. Styrelsen utser varje år i samband med föreningsstämman ett kreditutskott. Det konstituerande mötet vid stämman valde ordförande Lotta Friberg och ledamoten Johan Sandwall, samt VD Johan Oppmark till kreditutskott. Magnus Frank, bankchef, är ständigt adjungerad och föredragande. Ett fyllnadsval planerades till majmötet. Ledamoten Peter Wolfhagen är tillfrågad och har tackat ja. Styrelsen beslutade att välja ledamoten Peter Wolfhagen till ny ledamot i kreditutskottet, samt att uppdatera delegationsordningen för JAK Medlemsbank i enlighet med beslutet. Idé- och projektlistan VD föredrog ärendet. Syftet med idé- och projektlistan är dels att göra det möjligt för styrelsen att prioritera bland större projekt och dels att fånga upp idéer i organisationen. Förslaget är att fastställa den uppdaterade idé- och projektlistan, samt att uppdra åt VD att dela upp projekten i mindre delar, med syfte att göra listan tydligare och enklare att följa upp. Fråga ställdes om vad det beror på att antalet upparbetade timmar stämmer så dåligt med den från början uppskattade omfattningen. Svaret blev att det dels handlar om att vi inte har lagt tid på förstudier och det gör att omfattningen blir oprecis. Dels upptäcker vi nya behov efterhand, som åtgärdas. Syftet med uppskattningen är att ge en ungefärlig bild. Om projekten blir lite mindre till sin omfattning, kommer siffrorna dock att bli mer precisa. Synpunkt framfördes om att det är viktigt att projekt-id finns kvar när listan görs om så att det framgår vilka projekt som hänger ihop med varandra även efter justeringen. Synpunkt framfördes vidare om att det som nu ligger på projektlistan är sådant som handlar om banksystemet, medan idéer från medlemmar ligger längre ner på listan. Det vore önskvärt att sådana idéer kan prioriteras på projektlistan. Synpunkt framfördes om att det är styrelsen som äger bedömningen om vilka projekt som ska prioriteras och genomföras. Styrelsen beslutade att fastställa idé- och projektlistan, samt att uppdra åt VD att dela upp projekten i mindre delar, med syfte att göra listan tydligare och enklare att följa upp. Ämnen för höstseminariet Ordförande föredrog ärendet. Vid JAKs höstseminarium lyfter vi stora frågor som är aktuella i organisationen. Styrelsen beslutar om ämne (/-n) för seminariet. Frågan kommer upp för diskussion i styrelsen nu och beslutas vid junimötet. Förslaget från AU är att behandla föreningsstrategin som huvudtema och att eventuellt behandla demokratiuppdraget kort. Synpunkt framfördes om att det inte har varit lyckat tidigare att behandla två ämnen.

3 Ett alternativ är att endast behandla föreningsstrategin. Demokratiuppdraget kan behandlas ordentligt vid JAK-skolorna i november och mars. En ytterligare möjlighet är att lägga in en allmän frågestund med styrelsen på seminariet som inte är knuten till någon fråga, utan kan handla om vad som helst, medan fokus för seminariet är föreningsstrategin. Ärendet återkommer vid junimötet. Val till Orsastyrelsen JAKs styrelse utser varje år en lokal styrelse för bankkontoret i Orsa. Alla lokalavdelningar (LA) i området Dalarna uppmanas att nominera en representant till Orsastyrelsen. För närvarande finns endast två LA i området. Enligt arbetsordningen skall antalet ledamöter vara minst fem, varav en ordförande. Minst tre måste närvara för att styrelsen skall kunna fatta beslut. En tjänsteman från Orsakontoret ska vara ledamot och bankchefen är adjungerad till Orsastyrelsens möten. I år föreslås sittande styrelse få fortsatt förtroende. Ärendet kommer upp vid junimötet för diskussion kring Orsastyrelsens roll. Synpunkt framfördes om att meningen om en tjänsteman från Orsakontoret står två gånger under 1.2. i instruktionen och att detta bör justeras. Styrelsen beslutade att utse följande personer till styrelse för Orsakontoret för perioden 1 jun maj 2012: o Anders Lundhammar, Mora o Monika Fredriksson, Mora o Tobias Persson, föreslagen av LA Nedansiljan o Staffan Sellfors, föreslagen av LA Södra Dalarna o Jan-Åke Blomqvist, Skattungbyn (tidigare representant för LA Ovansiljan) o Lotta Stålklint, Orsa (banktjänsteman) JAKs stipendium Till följd av ett stämmobeslut 2003 delar JAK Medlemsbank ut stipendier för studier i uthållig ekonomi. Synpunkt framfördes om att det vore önskvärt att ta del av resultat av dessa studier på olika sätt. Svaret blev att så görs genom att de allra flesta av de som fått stipendier kommer till JAK-skolor eller andra arrangemang och berättar om sina uppsatser. Vi kan dock inte ställa absoluta krav på motprestationer. Uppsatserna finns också tillgängliga på hemsidan. Styrelsen beslutade att dela ut stipendium på kr till Alvina Ernman, Lund (nr 1) på kr till Sofia Johansson, Karlstad (nr 7) på kr till Linn Henriksson, Karlstad (nr 7) på kr till Karin Alfredsson, Göteborg (nr 8). Demokratiuppdraget Styrelsen har sedan tidigare i uppdrag från stämmorna 2009 och 2010 att ta fram ett förslag till ökat medlemsinflytande. Stämman 2011 beslutade att lägga redovisningen av hur

4 styrelsen arbetat vidare med förslaget och fört ut det till allmän medlemsdiskussion till handlingarna, samt att godkänna den tidsplan som styrelsen föreslår för det fortsatta arbetet. I tidsplanen finns en ansvarig styrelserepresentant för respektive del av projektet. Ärendet kommer nu upp för diskussion kring hur det fortsatta arbetet bör organiseras på bästa sätt. Synpunkt framfördes om att det bör tillkomma fler personer till arbetsgruppen. Vad gäller ansökan om externa medel har Jonas Löhnn tillsammans med Daniel Hedin arbetat med en ansökan till internetfonden som vi tyvärr fick avslag på. Möjligen kan det finnas andra källor att söka ur. Ärendet återkommer vid junimötet. Lokalekonomidagarna JAK Medlemsbank är medarrangör till Lokalekonomidagarna och det är bra om det finns representanter från styrelsen på plats. Styrelsen beslutade att JAK Medlemsbank betalar deltagande för två styrelseledamöter vid Lokalekonomidagarna i Sätra brunn den 16 juni Ersättning för resa och logi vid stämman Kostnaderna för deltagarnas resor och logi var i år mindre än budget varför förslaget är att bevilja beloppen i sin helhet. Förslaget är vidare att ersättningar, när de ligger inom ramen för stämmans budget kan betalas ut innan styrelsens beslut. Detta för att minska väntetiden för stämmodeltagare att få tillbaka sina utlägg. Förslaget förutsätter att inkomna ansökningar om ersättning är i enlighet med de regler för ersättning som angetts i kallelsen till stämman. Styrelsen beslutade att bevilja samtliga medlemmar, som ansökt om ersättning för resa och logi i samband med stämman, full ersättning enligt underlag, samt att ersättningar för logi och resor i anslutning till stämman, såvida de ligger inom ramen för stämmans budget och är i enlighet med angivna regler för ersättning, från och med nästkommande stämma kan betalas ut till stämmodeltagarna innan styrelsens beslut. JAKs föreningsstämma 2012 Styrelsen beslutar om tid och plats för ordinarie föreningsstämma, i enlighet med JAK Medlemsbanks stadgar. I stadgarna står att stämma ska hållas i Skövde eller i Stockholm, samt att ordinarie stämma hålls årligen senast den 30 april. Förslaget är att genomföra stämman den april, eftersom helgen därpå är i anslutning till valborg och 1 maj. Förslaget är vidare att stämman även 2012 hålls i Skövde, då det bedöms vara en billigare lösning och enklare att administrera. Synpunkt framfördes om att vi under året bör undersöka möjligheter att genomföra stämman i Stockholm ett kommande år. Kostnaderna har dock undersökts tidigare och det visade sig då vara betydligt dyrare att arrangera stämma i Stockholm. Synpunkt framfördes om att vi bör undersöka billigare alternativ. Styrelsen beslutade att JAK Medlemsbanks ordinarie föreningsstämma 2012 hålls den april 2012 i Kyrkans hus i Skövde, samt att uppdra åt VD att i samråd med lokalavdelningen i Stockholm undersöka möjligheter och kostnader för att genomföra föreningsstämma i Stockholm 2013.

5 Pressmeddelande Två pressmeddelanden skickades ut i samband med stämman och ett ytterligare nu i veckan, angående lokalekonomidagarna. Fråga ställdes om det skrevs något pressmeddelande i samband med artikeln i Aftonbladet. Svaret blev att det inte gjordes, men däremot nyhet och information på Newsdesk. Synpunkt framfördes om att det bör vara tydligare hur vi hanterar sådana situationer framöver. I helgen genomfördes Tillväxtforum i Stockholm arrangerat av Steg 3. Bland annat Johannes Kretschmer deltog från JAK. Förslag framfördes om att skriva en rapport som en blogg eller nyhet om detta. Fortsatt diskussion kring kommunikation sker i styrelsemappen på JAK Forum.