Arbetsmiljöplan Kultur- och föreningsnämnden

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (2) KFN Handläggare Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Arbetsmiljöplan 2016 Sammanfattning Arbetsmiljölagens syfte är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. För arbetsgivare innebär det att det skall finnas en arbetsmiljöpolicy och rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Tidigare har varje förvaltning ansvarat för att upprätta en arbetsmiljöpolicy, men en kommungemensam arbetsmiljöpolicy antogs av kommunfullmäktige Enligt denna ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Denna ska innehålla en planering av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 24 november Arbetsmiljöplan 2016 Konsekvenser En väl fungerande arbetsmiljöplan medför att relationen arbetsgivare/ arbetstagare präglas av dialog och inflytande, jämställdhet och jämlikhet samt påverkar på så sätt folkhälsan på ett positivt sätt. Arbetsmiljöplanen leder i bästa fall även till lägre sjukskrivningstal och påverkar på det sättet kommunens ekonomi på ett positivt sätt genom en ökad kostnadseffektivitet. Kultur-och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsnämnden fastställer Arbetsmiljöplan för kultur- och föreningsförvaltningen Hans Lundell Förvaltningschef

2 Tjänsteskrivelse 2 (2) KFN Expedieras till Kultur- och föreningsförvaltningens samverkansgrupp Kultur- och föreningsförvaltningens ledningsgrupp

3 Riktlinje Arbetsmiljöplan 2016 Fastställd av: KFN xx 2015 Revideras senast:

4 Innehåll Riktlinje - Arbetsmiljöplan Omfattning... 3 Angränsande styrdokument... 3 Syfte... 3 Ansvar för efterlevnad... 3 Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang eller annat. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Diarienummer: xx xxxx.xxxx Ansvarig enhet: KFN Ledning

5 Riktlinje - Arbetsmiljöplan 2016 Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga. Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld Vårt arbetssätt präglas av enkelhet Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn Ur Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun Omfattning Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Denna ska innehålla en planering av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Angränsande styrdokument Karlskoga kommuns arbetsmiljöpolicy. Syfte Kultur- och föreningsnämnden eftersträvar genom arbetsmiljöplanen en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. Ansvar för efterlevnad Kultur- och föreningsförvaltningens samverkansgrupp är tillika arbetsmiljökommitté och har därigenom ett ansvar för arbetsmiljöpolicyns efterlevnad. Ytterst ansvarig är förvaltningschefen. Arbetsmiljölagens syfte Lagens syfte är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö, AML 1 kap 1. Av arbetsmiljölagstiftningen framgår att arbetsgivare ska ha en sådan systematik i arbetsmiljöarbetet, att det på varje nivå i verksamheten är möjligt att följa upp och kontrollera problem och brister i arbetsmiljön. Systematiken ska även prägla det förebyggande arbetet. Arbetsmiljön ska hanteras som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta även de psykologiska och sociala förhållandena i arbetsmiljön (Arbetsmiljöverkets föreskrift om SAM, AFS 2001:01) Övergripande mål Alla ska verka för en säker och god fysisk och psykisk arbetsmiljö. Arbetsmiljön ska ge stimulans till arbetsglädje, goda arbetsresultat och till utveckling. Medarbetarna ska ta ett eget ansvar för att medverka i utformningen av sin arbetssituation. Fortsatt uppmärksamhet på sjukfrånvaron; såväl upprepad korttidsfrånvaro som frisknärvaron. Säkerställa att det genomförda projektet Friskfaktorer fortsätter att leva integrerat i det löpande arbetet, framför allt inom ramen för APT. 3 (7)

6 Ansvars- och beslutsgång Arbetsgivare och arbetstagare ska enligt AML 3 kap 1a samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Huvudansvaret för arbetsmiljön ligger dock på arbetsgivaren. Hanteringen av arbetsmiljöfrågorna följer Lokalt samverkansavtal i Karlskoga kommun (2011). Dessa frågor diskuteras i samma forum som övriga verksamhetsfrågor. Varje chef/ledare ansvarar på sin beslutsnivå för att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att varje chef inom sin verksamhet ska undersöka, genomföra, följa upp och dokumentera. Syftet är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Detta kan bl. a ske under skyddsronder, utvecklingssamtal och under arbetsplatsträffar, men även genom uppmärksamhet i vardagen. Det innebär bl a att det finns en fortlöpande tillsyn när det gäller att överenskomna arbetsmiljörutiner används och fungerar. Arbetsmiljöproblem som chefen/ledaren inte kan lösa på grund av resursbrist, kunskapsbrist eller av avsaknad av befogenhet skall returneras till närmaste chef. På arbetsplatsträffar sker det konkreta systematiska arbetsmiljöarbetet med undersökningar, riskbedömningar, åtgärder, handlingsplaner och uppföljning. Chefen/ledaren ansvarar för att all personal sätter sig in i arbetsmiljöfrågorna inom chefsområdet. Medarbetarna ansvarar för att aktivt medverka i och arbeta utifrån arbetsmiljöriktlinjerna. I samverkansgruppen, som är förvaltningsövergripande och tillika skyddskommitté, ska samtliga frågor som är av förvaltningsövergripande karaktär behandlas. Arbetsmiljöfrågorna ska beaktas i alla beslut. Gruppen ska noga följa utvecklingen i frågor som rör skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Samverkansgruppen informeras alltid om arbetsmiljöproblem som inte kan lösas på enhetsnivå och som därför lyfts till nästa chefsnivå. Skyddskommitténs uppgifter styrs enligt AML 6 kapitel 9. Årshjulet över SAM löpande aktiviteter Kultur- och föreningsförvaltningen ska verka för att belysa arbetsmiljöfrågorna och att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del på samtliga nivåer i verksamheten. Arbetsmiljöfrågor är en stående punkt på såväl arbetsplatsträffar som samverkansmöten. Utvecklingssamtal ska genomföras minst en gång per år. Då ges möjlighet att samtala enskilt om faktorer som kan påverka arbetsmiljön ex kompetens, arbetsmängd och ledarskap. Skyddsrond Skyddsrond genomförs minst en gång per år samt vid behov. Det är viktigt att i denna analys även belysa friskfaktorer. Som stöd för cheferna/ledarna i detta finns Karlskoga kommuns arbetsmiljöpolicy med tillhörande riktlinjer som beskriver hur samt vad de ska tänka på när skyddsrond genomförs. Vid skyddsrond ska protokoll för skyddsrond och handlingsplan användas, vilken finns under blanketter på Kikaren. Inför en skyddsrond ansvarar chef/ledare för att kalla skyddsombud inom sitt chefsområde. Om inget skyddsombud finns inom chefsområdet ska kontakt tas med aktuellt fackförbund som beslutar vem som ska delta. Efter skyddsrond ska rapport och ev handlingsplan skickas till förvaltningens samverkan/skyddskommitté. Samma rutin gäller när chef/ledare genomför uppföljning av ev handlingsplan. Handlingarna ska diarieföras. 4 (7)

7 Medarbetarenkät Vartannat år genomförs en stor medarbetarenkät och vartannat år en mindre genomförs en stor enkät. Medarbetarenkäten följs upp under året på respektive avdelning. Några valda delar är obligatoriska att belysa; vilka dessa är kommer att beslutas centralt. Efter genomförd analys skall en handlingsplan göras och därefter ska beslut tas gällande åtgärder. Analys av sjukfrånvaron Samverkansgruppen följer regelbundet sjukfrånvaron genom att studera den statistik som personalkontoret tillhandahåller. Uppföljningen sker minst tre gånger om året och avser perioderna januari april, maj - augusti samt hela året. Utöver detta görs kontroller av statistiken när det finns något som pekar på en negativ utveckling. Uppföljningen gäller såväl upprepad korttidsfrånvaro, långtidssjukskrivningar som frisknärvaron. Information till nämnden Kultur- och föreningsnämnden har det yttersta personalansvaret och således även ansvaret för arbetsmiljön. När det gäller skyddsarbetet regleras det i en särskild delegeringsordning. Personalfrågor i allmänhet och arbetsmiljön i synnerhet rapporteras regelbundet till nämnden. Vanligtvis sker detta på dess april respektive oktobermöten, eller vid behov. Ansvarig är förvaltningschefen. Uppföljning Arbetsmiljöplanen utvärderas och revideras årligen i november månad och beslut tas i kultur- och föreningsnämnden i december. Åtgärder Om man vid skyddsrond eller vid analys av medarbetarenkäten inte omgående kan vidta åtgärder ska en handlingsplan upprättas. Denna ska innehålla åtgärder och uppföljning som tidsätts och en ansvarig ska utses. Åtgärder som inte ryms i årets verksamhetsplanering förs in i budgetarbetet till kommande år. Förutom det löpande arbetsmiljöarbetet kommer kultur- och föreningsförvaltningen varje år belysa, utveckla och arbeta med ett antal specifika aktiviteter som rör arbetsmiljöarbetet, se bilaga 1. 5 (7)

8 Bilaga 1 Årshjulet över SAM specifika aktiviteter för 2016 Januari Redovisning av 2015 års medarbetarenkät Februari Förbättringsområden identifieras utifrån 2015 års medarbetarenkät. Analys av sjukfrånvaron januari december föregående år. Mars Arbete med förbättringsområden påbörjas. Kulturskolan Tydlighet i regelsystemet. Skyddsrond Nya Folkets Hus. April Personalbokslut. Personal tema på kultur- och föreningsnämnden. Arbetsmiljörapport till nämnden. Biblioteket Förståelse för varandras arbetsuppgifter. Kulturskolan Ökad kunskap om brukarnas synpunkter på verksamheten. Projektledare vid större projekt. Skyddsrond Nobelanläggningarna. Maj Samverkansgruppen, skyddsombuden och ledningsgruppen håller ett halvdagsseminarium på temat arbetsmiljö. Skyddsrond Strandbadet. Analys av sjukfrånvaron januari - april. Augusti Skyddsrond biblioteket. September Uppföljning av sjukfrånvaro. Skyddsrond kulturskolan. Analys av sjukfrånvaron januari- augusti. Oktober Utvärdering, revidering och samverkan av arbetsmiljöplan, redovisning av arbetsskador, tillbud och sjukfrånvaro. Arbetsmiljörapport till nämnden. Samverkansgrupp/skyddskommitté. November Uppföljning av vidtagna åtgärder enligt skyddsrondsprotokoll. Arbete med revidering av arbetsmiljöplanen. December Beslut om reviderad arbetsmiljöplan i kulturoch föreningsnämnden. Samverkansgrupp/ skyddskommitté. Juni Fritid Planering av kända arbetsuppgifter. 6 (7)

9 Årshjul SAM 2016 Löpande samt specifika aktiviteter rörande arbetsmiljöarbetet Beslut om reviderad arbetsmiljöplan i kultur- och föreningsnämnden. Revidering av arbetsmiljöplan Uppföljning skyddsronder Samverkan/ skyddskommitté. nov dec jan feb feb Samverkan/skyddskommitté Redovisning av2015 års medarbetarenkät Samverkan/skyddskommitté Förbättringsområden identifieras Utifrån2015 års medarbetarenkät. Analys av sjukfrånvaron föregående år Utvärdering arbetsmiljöplan Samverkan/ skyddskommitté. Arbetsmiljörapport till nämnden okt mars Arbete med förbättringsområdena påbörjas. Skyddsrond Nya Folkets Hus Uppföljning sjukfrånvaro Skyddsrond kulturskolan Samverkan/ skyddskommitté. Analys av sjukfrånvaron jan-aug sep Skyddsrond biblioteket aug juli juni maj april Personalbokslut. Personal tema på kultur- och föreningsnämnden. Skyddsrond Nobelanläggningarna Arbetsmiljörapport till nämnden Seminarium om arbetsmiljö Skyddsrond Strandbadet Analys av sjukfrånvaron jan-apr 7 (7)