Styrelsemöte BRF Primusbacken

Transkript

1 Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Ordförande: Anders Långberg PROTOKOLL Datum: Styrelsemöte BRF Primusbacken Tid: 19:00 till 20:30 Plats: Rosa Drömmar Närvarande: Carl Bladh-Johansson, Anders Långberg, Michael Monaghan, Annika Tjernlund, Dan Rexhammar, Helena Hellerqvist, Iman Bayazi 1. Anders Långberg öppnade mötet. 2. Föregående protokoll genomgicks. 3. Åtgärdslistan gicks igenom (se bilaga 1). Nedan återges de punkter där informationen uppdaterats: a. Punkt nr 5: Mike har mailat till SBC för att höra med dem om hur vi ska göra med hyreshöjningen (hyresgästföreningen ville ju inte gå med på 6 % höjning av hyran). Har ännu inte fått svar på detta men vi beslutade på mötet att hålla fast vid höjningen på 6 %. b. Punkt nr 7: Vi har fått en offert från Mälardalens fönster (från i juni). Vi behöver kontrollera att utbyte av hakar och tätningslister ingår i detta arbete. c. Punkt nr 20: Ett nytt nyhetsbrev behöver ges ut men information om den nya styrelsen och kommande händelser som städdag och fönsterrenovering. Ta med information om brandvarnare i nyhetsbrevet. d. Punkt nr 36: Annika ska ta tag i frågan gällande dålig värme i elementen. e. Punkt nr 37: Helena har tagit fram lite information om brandskyddsarbetet och arbetar vidare med detta. Helena har läst på om brandskydd i bostadsrättsföreningar. Det är viktigt att dokumentera vilket arbete som görs för att förbättra brandskyddet. Vilka rutiner som finns och hur de boende informeras. Vid rundvandringen kontrolleras om de boende har brandvarnare. f. Punkt nr 38: Lagning av fasad och tak. Anders L har påmint Åkerlunds angående tak och fasadrenoveringen. Niklas svarade den 4 september att han skulle se till så att det blir utfört. g. Punkt nr 39: Annika har beställt en container till städdagen den 10 oktober. Den kommer stå där från fredagen den 9 oktober till måndagen den 11 oktober. Annika fixar en informationslapp under v.40. h. Punkt nr 40: Anders har bett Åkerlunds att fixa den lösa portkodsdosan men de har inte återkopplat. Anders påminner igen.

2 i. Punkt 42: Helena kollar upp vad det kostar att köpa en ny cykelpump till cykelförrådet. 4. Nya punkter a. Punkt 43: Dan tog upp frågan med dålig lukt i trapphuset i hus 20 vilket beror på att lukt från soprummet tränger in. Anders L går vidare med denna fråga. 5. Övrigt a. Carl informerade om att polisen fick tillkallas för att avstyra en fest i hus 18 natten mellan den 26 och 27 september. En skriftlig varning bör ges till bostadsrättsinnehavaren för att visa att bostadsrättsföreningen inte accepterar denna typ av vilda fester. 6. Avslutade punkter a. Punkt nr 9: Renovering av hissen i hus 20 b. Punkt nr 26: Radonmätning 7. Datum för nästa styrelsemöte: Nästa möte blir den 2 november kl på Rosa Drömmar 8. Mötet avslutades Justerat av: Anders Långberg Michael Monaghan

3 Bilaga 1. Åtgärdslista 1. AllTele Dan Pågående 1. Skicka avtal till Dan Rexhammar. Det är flera som har problem med bredbandet, styrelsen ska göra en inventering över vilka problem som finns och hur våra medlemmar blir bemötta av AllTele (Markus ansvarar för detta). AllTele hänvisar oftast tillbaka till föreningen vid problem. Har vi något kundnummer? Det kan vara bra att ha när man ringer till AllTeles kundservice. 2. Iman skriver ihop ett brev till AllTele om att föreningen ämnar säga upp avtalet på grund av kontraktsbrott. 2. Inglasningen Carl Pågående Ärendet har avvisats av tjänstemännen på bygglovsavdelningen Stockholms stad. De anser att de ritningar som skickats in inte tillräckligt beskriver hur inglasningen kan placeras på fasaden utan att förvanska byggnaden. De anmärker på att glaset placeras över fönster och anser att det behövs tydligare beskrivningar av hur det ska lösas på ett tillfredsställande sätt. De skriver också att inglasningar är generellt främmande för den här byggnadsstilen vilket ställer högre krav på utformning. I ärendet (DNR ) finns de handlingar som beskriver vilka handlingar som efterfrågas, varför och vilka datum. Frågan har inte avgjorts i nämnden utan avvisats av tjänstemännen då de ansett att det saknats underlag för beslut. Vi har rätt att skicka in en ny ansökan baserad på begärda handlingar om vi vill ha frågan prövad. Carl har varit i kontakt med Johannes Furberg Nordic House som ska prata med Trafikverket om hur de ska kunna lösa problemen. Enligt uppgift har Trafikverket tillsatt en byggledare som ska hjälpa till med ärendet. Johannes har varit i kontakt

4 med Trafikverket den 28 augusti 2015 och överlämnat material till dem.. Styrelsen har även kontaktats av Svenska Lumon AB som också erbjuder balkonginglasning. Enligt deras säljare ska det inte vara några problem med att fixa de kompletteringar som krävs för bygglovsansökan. Lumon har något avtal med Trafikverket. Detta behöver kollas upp. Vi ska även vidarebefordra mailet från Lumon till Nordic House för att sätta lite press på dem. 5. Höjning av hyra hyresrätter Mike Pågående Hyran måste höjas till det den lagligen får höjas till. Mike har kollat upp vad som gäller. Föreningen ska skicka in en förhandlingsframställan till hyresgästföreningen där lägenhetsnummer, yta och nuvarande hyra framgår. Därefter ska hyresgästföreningen svara och därmed påbörjas förhandlingen. Som motivering till höjningen kan kommande investeringar användas samt att vi inte har höjts på väldigt länge och att vi nu gör flera stora investeringar. Förslag på att hyran höjs med 10 %. Detta accepterade inte hyresgästföreningen som dock kunde gå med på en höjning på 4 %. Vi föreslog då en höjning med 6 % vilket hyresgästföreningen inte svarat på. Mike har mailat till SBC för att höra med dem om hur vi ska gå vidare. Har ännu inte fått svar på detta av SBC men vi beslutade på mötet att hålla fast vid höjningen på 6 %. Mike kollar också på förslag på att erbjuda hyresgästerna att köpa sina lägenheter. 6. Underhållsplan Anders L Pågående Se till att Åkerlunds upprättar en underhållsplan för 5-10 år framöver. Anders har fått ett utkast på hur en underhållsplan kan se ut. På mötet den 19 januari bestämde vi oss för att köra

5 på denna och komplettera med besiktning av tak och fasad. Utförliga bedömningar för varje område måste finnas. Underhållsplanen har leverats av Åkerlunds. Anders L kollar upp om vi kan få den i ett elektroniskt format som går att editera. Anders påminner! 7. Balkongdörrar och fönster Anders L Pågående På årsmötet 2014 beslutades att fönster och balkongdörrar skall åtgärdas under En offert på renovering av fönster finns med i underhållsplanen (punkten 6). Vi behöver komplettera med offert för renovering av balkongdörrar med. Åkerlunds ska kolla status för fönster och balkongdörrar hos en på våning 5 i hus 20. Vi skjuter på renovering av fönster och balkongdörrar till hösten Därefter går vi på förslaget i underhållsplanen och renoverar fönsterna. Vi har fått en offert från Mälardalens fönster (från i juni). Vi behöver kontrollera att utbyte av hakar och tätningslister ingår i detta arbete. Vi behöver därefter komma igång med renoveringen så snart som möjligt. 8. Ventilationsfilter Anders L Pågående Ventilationsfilter har beställts och finns i källaren i hus 18. Nu behöver de bara distribueras till medlemmarna. Vi delar ut dessa i postfacken i samband med städdagen.

6 13. Andrahandsuthyrningar Mike Pågående Vi har dålig koll på vilka som hyr ut sina lägenheter i andrahand. Hur kan vi kolla om det bor olovliga andrahandsgäster? Mike ska ta fram en lista över vilka medlemmar vi har och därefter kontrollerar vi listan mot folkbokföringen. Hur går vi vidare med detta? Ett sätt är att kontrollera varje gång gröna lappar från Bring City mail sätts upp. Alternativt trycka upp nya lappar för brevlådorna så att egen skrivna lappar försvinner. Förslag ring på hos alla lägenheter och anteckna vem som bor i lägenheterna. Kombinera detta med att dela ut boendeboken (punkt 23) och kolla om de har rätt uppgifter på postlåda och dörr etc. En bra uppgift för den nya styrelsen. Mike hade gjort en sammanställning över vilka som hyr ut lagligt i andrahand idag. 20. Nyhetsbrev Pågående Ett nyhetsbrev ska tas fram ungefär en gång i kvartalet för att uppdatera föreningens medlemmar om vad som händer i föreningen. Protokoll från styrelsemötet publiceras på föreningens hemsida. Eventuella frågor som är av känslig karaktär kan lyftas ut från det protokoll som publiceras. Två nyhetsbrev har givits ut, ett i början på februari och ett i slutet på april. efter mötet den 19 januari Nyhetsbrevet publiceras dels på föreningens hemsida och dels i entréerna Nytt nyhetsbrev behövs nu hösten Ta upp information om städdag och renovering av fönster och dörrar, namnändringar, nya styrelsen, radonmätning och brandvarnare. 22. Beställa grus till gången på baksidan Emilia Pågående Grus behöver beställas till gången på baksidan eftersom denna håller på att växa igen. Vi kollar vid höststädningen om denna punkt fortfarande är aktuell.

7 23. Uppdatera boendeboken Anders L Pågående Boendeboken har uppdaterats med aktuell information. Vi skulle behöva skriva ut den och dela ut den till alla nya (och gamla) medlemmar. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré). Förslagvis går den nya styrelsen 2015/2016 och presenterar sig och i samband med det delas boendeboken ut. Detta bör samordnas med punkt 13 om kartläggning av andrahandsuthyrning. 28. Nyckelinventering Anders L Pågående Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta. Kopiera upp nya nycklar till de nya styrelsemedlemmarna. 33. Skruva upp serverbox i hus 18 Dan Pågående AllTeles serverbox har släppt från sitt fäste i källaren på hus 18. Dan har varit i kontakt med dem under september 2015 och de kommer boka in en tid för att fixa detta. 35. Bostadens lån Mike Pågående Mike kollar upp bindningstider för huslånen och vad den nya räntan kan bli. Bindningstiden går ut i december Mike kommer försöka få en offert i november från bankerna. 36. Element Annika Pågående Be Åkerlunds kolla upp varför en del har problem med ojämn värme i elementen. Annika kollar upp detta. Kontrollera vid rundvandring. 37. Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Helena Pågående I samband med genomgången av underhållsplanen framkom att vi behöver ta fram rutiner för systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Vi behöver även se till så att brandvarnare sätts upp i trapphusen och att skyltar om närmaste nödutgång sätts upp i källarutrymmen. Vi bör även komplettera de skumsläckare som finns vid hissarna på bottenvåningen i båda husen med ytterligare två brandsläckare (pulver) per

8 hus. Vi behöver också införskaffa en vev till rökluckan i hus 20. Utöver att införskaffa dessa grejer är det viktigt att dokumentera vilket arbete som görs för att förbättra brandskyddet. Vilka rutiner som finns och hur de boende informeras. Vid rundvandringen kan det till exempel kontrolleras om de 38. Renovering av fasad hus 18 och tak Anders L boende har brandvarnare. Pågående Anders har påmint Åkerlunds angående tak och fasadrenoveringen. Niklas svarade den 4 september att han skulle se till så att det blir utfört därefter har inget hänt. 39. Höststädning Annika Pågående Höstens städdag blir lördagen den 10:e oktober. Container har beställts från Wiklunds och kommer finnas på plats från och med den 9:e oktober. 40. Dosan till portkoden hus Status för uthyrt utrymme i källaren i hus 20 Anders L Mike Pågående Dosan till portkoden är lös. Anders har bett Åkerlunds att fixa den lösa portkodsdosan men de har inte återkopplat. Anders påminner igen. Pågående Mike ska kolla upp om det har kommit in några pengar för det utrymme som hyrs av Ulf Thorén ( ) under Styrelsen avser att säga upp detta hyresavtal då han inte bor i huset. Han ska då också lämna tillbaka nycklarna. Mike har inte kollat detta ännu. 42. Trasig cykelpump Helena Pågående Cykelpumpen i cykelrummet verkar inte ladda upp med tillräckligt med luft. Helena kollar upp vad det kostar att köpa en ny cykelpump. 43. Lukt från soprummet Anders L Pågående Dan tog upp frågan med dålig lukt i trapphuset i hus 20 vilket troligen beror på att lukt från soprummet tränger in genom gipsskivorna eller i springor där gipsskivorna fäster. Anders L går vidare med denna fråga. 44 Rundvandring hos medlemmar Pågående En dörrknackning hos medlemmarna ska göras där den nya styrelsen presenterar sig. Vid rundvandringen ska följande undersökas: om de boende har brandvarnare hur elementen fungerar

9 vem som bor i lägenheten om rätt namn står angivet i port, dörr och postbox utdelning av boendebok 3. Hyresrätt i nr 18 Anders L Avslutad Det ska bytas matta hos Tahani, hon får åka och kolla vilken typ av matta hon vill ha och återkomma till Anders, som kan ta det vidare med Åkerlunds. Mattan är nu utbytt. 4. Två låsta utrymmen i pannrummet i nr Hissen i nr 20 Anders L och Markus Grammer Avslutad Avslutad Ulfs förråd är det som ligger direkt till vänster när man kommer in i pannrummet i nr 20. Det som ligger på höger sida är outhyrt men låst. Troligtvis den förra hyresgästen som bara har lämnat det låst. Klipp upp låset och sätt på ett nytt lås som styrelsen har nycklar till. Mike kollar upp om det har kommit in några pengar på Ulfs förråd. Hissen i hus 20 ska moderniseras så att den uppfyller de krav som ställs. Inspekta har senast granskat hissen den 28 november 2014 och om vi inte gör något åt den kommer vi att få körförbud på den. Hissen Elektriska och Mekaniska AB och OTIS (vilka vi har servicekontrakt med idag) har lämnat offert på hissmodernisering som i princip hamnar på samma summa, däremot är OTIS offert mer omfattande än Hissen Elektriska och Mekaniska AB:s offert. Gällande hissen i nr 18 ska vi kolla upp varför denna har stannat under den senaste tiden och vad vi kan göra åt detta. Mötet den 16 februari 2015 beslutade att gå på OTIS alternativet vad det gäller hissen i hus 20. Arbetet kommer att påbörjas måndagen v. 20 och avslutas fredagen v.24. Mike kollar upp vad det skulle kosta att finansiera hissmoderniseringen med banklån alternativt finansiera det med pengar ur kassan.

10 10. Vattenkostnaderna Mike Avslutad Vattenkostanden var kr högre 2013 än Frågan kom upp på årsmötet vad det beror på. Mike utreder om kostnaden beror på höjda vattenavgifter eller ökad förbrukning alternativt en kombination av båda. Den höjda kostnaden beror på att brytdatum för fakturorna skett så att 14 fakturor kommit med det ena året och 12 det andra. 11. Förbud mot att parkera cyklar vid fastigheten Patrick Pagreus Avslutad Vi avvaktar med att sätta upp förbudsskyltar på fasaden eftersom det efter höststädningen inte längre finns något problem med detta. Cyklar som saknar ägare ska forslas bort. Vid städdagar ska de cyklar som inte är uppmärkta forslars bort för förvaring. 12. Soprummet / nedskräpning Anders E, Anders L, Emilia och Carl Avslutad 1. Det är fortfarande problem med att det ställs in grovsopor i soprummet. Sätta upp skyltar med information om att föreningen kommer att sätta upp kameraövervakning om detta inte slutar. Emilia skriver lapp och sätter upp. Carl fixar upp kameran under veckan. 2. Det finns en viss person som stökar till väldigt mycket i fastigheten, och som har gjort det under en lång period, och fortsätter trots tidigare uppmaningar om att sluta med detta. Styrelsen tar en muntlig erinran med denna person. 3. Styrelsen ber vår fastighetsskötare att slänga allt som ställs i trapphuset vid deras rond i fastigheten en gång i veckan. 14. Info om att var försiktig vid flytt/renovering Anders L Avslutad Sätt upp en lapp och information på webben om att man ska vara försiktig med hiss etc. när man renoverar, det blir så mycket förstört. Anders L lägger in något om detta på hemsidan och i boendeboken (se punkt 23). Vi har konstaterat att ytterligare en lapp

11 kommer nog inte hjälpa utan punkten avslutas och tas upp igen om det blir nya problem. 15. Höststädning Avslutad Städdagen blir den 13 september Container ska hyras in 16. Vad ska utrymmet högst upp i hus 18 användas till. Markus Grammer Avslutad Markus Grammer ansvarar för denna fråga. Efter att ha undersökt utrymmet har vi kommit fram till att utrymmet inte går att använda till något speciellt, 17. Trasig tapet i hus 20 Anders L Avslutad Anders Långberg har kontaktat Åkerlunds för att åtgärda detta. Inget har dock hänt på denna punkt. Anders L påminner Åkerlunds om detta. Anders har fortfarande inte fått något svar på detta utan kommer ta tag i detta snarast. 18. Värme Anders L Avslutad Anders L pratar med Åkerlunds om att sänka värmen i trapphus och lägenheter under sommaren. Anders kontaktade Åkerlunds men fick inte något direkt svar på denna fråga. Förslagsvis läggs sänkning av värmen in i åtgärdsplanen så att det sker vid samma tidpunkt varje år. 19. Hemsidan Anders L Avslutad Anders L ska uppdatera informationen på hemsidan med nya styrelsemedlemmar. 21. Fixa extranyckel till postfacken 24. Åtgärda trasiga armaturer Mike Avslutad En extra nyckel ska beställas så att Emilia får åtkomst till styrelsens postfack. En extranyckel har införskaffats. Anders L har denna. (19/1). Anders L Avslutad Anders L kontaktar Åkerlunds och ber dem fixa den trasiga armaturen på baksidan av hus 20. Anders kollar upp detta med Åkerlunds. Armaturerna i hus 20 är nu åtgärdade. (19/1). 25. Snöskottningsavtal Mike Avslutad Mike har kollat upp att avtalet för snöskottning av tak även gäller för år Har de varit och kollat taken nu när det varit snö? Imam kollar upp detta med företaget efter att Mike har kollat kontaktuppgifterna.

12 26. Radonmätning Carl Avslutad En långtidsmätning på två månader har gjorts och mätdosorna skickades tillbaka till Landauer i slutet på april för analys och utvärdering av resultatet. 27. Byte av portkod. Anders L Avslutad Byte av portkod behöver göras. Anders ska se till så att Åkerlunds fixar detta och att Svensk direktreklam kontaktas. Åkerlunds har kontaktat en låssmed som ska byta lås och fixa nya aktiveringskoder. Därefter ska koden bytas. 29. Procentsats delägande Avslutad Procentsatsen för delägandeskap fastställs till minst 10 %. Maximalt tillåts 2 ägare. 30. Städning av tvättstuga Anders L Avslutad Tvättstugorna är dåligt städade. Anders L har meddelat Åkerlunds att tvättstugorna ska städas varje vecka och fått detta bekräftat. Förslag på att sätta upp en lapp där städbolaget kan kvittera städningen fanns också. 31. Trasig strömbrytare i källare i hus Stopp i avloppet hus nr 18 och 20 Anders L Avslutad En strömbrytare i källaren i hus 18 ser ut att vara provisoriskt lagad med tejp. Kontakt gällande detta har tagits med Åkerlunds. Vi påminde Niklas (Åkerlunds) om detta när vi gick igenom underhållsplanen fredagen den 8 maj. Vid rundvandringen efter mötet den 31 augusti konstaterades att detta var åtgärdat. Anders L Avslutad Spolning av avloppsstammar i hus 18 och 20 utfördes under vecka 16 och 17. Det utfördes eftersom det har varit stopp dels hos en person på bottenvåningen i hus 18 och dels i tvättstugan i hus 20. Alla lägenheter utom två spolades (Ingen åtkomst gavs till lgh 1102 hus 18 och lgh 1403 hus 20 trots dubbelavisering). Vid kommande stopp får de själva bekosta spolning av avlopp.

13 34. Vårstädning Avslutad Vårstädningen kommer att äga rum den 23 maj. Vi behöver beställa container och grus. Vi behöver också kolla upp var vi ska göra med cyklarna i förrådet. De har nu varit i förvar i över 6 månader och vi kan därför göra oss av med dem nu. En lista över vad som behöver göras på städdagen kommer att sättas upp i samband med aviseringen av städdagen. Avisering görs av Carl. Efter städningen grillar vi korv. Styrelsen träffas vid kl 8 den 23 maj för att gå igenom vilka saker som behöver köpas in (rengöringsmedel, handskar, korv etc.) Anders L ansvarar för att beställa container och Anders E fixar griptänger för att plocka upp skräp och fimpar med.

14 Ansvarsområden för styrelsemedlemmar : Ordförande: Anders Långberg Kassör: Michael Monaghan Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Styrelseledamöter: Dan Rexhammar Annika Tjernlund Helena Hellerqvist Styrelsesuppleant: Iman Bayashi Överlåtelseavtal: Michael Monaghan Alltele: Dan Rexhammar Städgeneral Annika Tjernlund Namnbyten Helena Hellerqvist Hemsidan: Carl Bladh-Johansson