AVTALSVILLKOR/FÖRSLAG TILL AVTAL

Transkript

1 AVTALSVILLKOR/FÖRSLAG TILL AVTAL Avtal har upprättats mellan Lidingö stad, org. nr , nedan kallad Staden och NN, org nr, nedan kallad Utföraren. Parter Staden Utföraren Lidingö stad NN Kontaktpersoner Anna Fritjofson NN eller dennes efterträdare eller dennes efterträdare ALLMÄNNA VILLKOR A 1 Avtalsperiod Avtal kommer att tecknas med en anbudsgivare och perioden sträcka sig över fyra (4) år med möjlighet till ett (1) års förlängning. Avtalsstart är ååmmdd. Om Staden senast den ååmmdd begär förlängning av detta avtal kan detta förlängas med ett (1) år med oförändrade villkor dock längst t o m ååmmdd. Därefter upphör avtalet att gälla. A 2 Avtalets omfattning Detta avtal avser tillagning, distribution och servering av mat till barn och elever i förskolan, förskoleklass, fritidshem, skolan, i vissa fall anhöriga och personal. Maten ska tillagas och serveras i sex tillagningskök och distribueras till och serveras i sju mottagningskök alla belägna i skolor. Dessutom ska mat tillagas och distribueras till för närvarande fem förskolor och till Parkskolan. Antalet förskolor kan komma att öka under avtalsperioden. Utföraren ska ha en sådan organisation att han kan förväntas genomföra uppdraget till full belåtenhet. A 3 Volymförändring Staden lämnar ingen garanti för att de volymuppgifter som lämnats i detta förfrågningsunderlag kommer att hållas under avtalstiden. Utföraren är skyldig att leverera det antal måltider/portioner som efterfrågas upp till en avvikelse på plus/minus 10 % inom basprislistorna. Vid större avvikelse än 10 % sker omförhandling. Avtalsförslag kostentreprenad 1

2 A 4 Ansvar och insyn Lidingö stad har det yttersta ansvaret för kostverksamheten. Staden ska därför ha rätt att ha den insyn i verksamheten som är nödvändig för att garantera fullvärdig kost. Detta innefattar att utsedd personal från staden ska ha tillträde till verksamheten och att utföraren utan dröjsmål ska tillhandahålla den dokumentation rörande verksamheten som är relevant. A 5 Partsoberoende Utföraren ska ta tillvara och företräda staden och stadens intressen vid genomförandet av det avtalade åtagandet. Utföraren och utförarens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan påverka stadens förtroende för utföraren i något som gäller det avtalade åtagandet. Utföraren ska omedelbart underrätta staden om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse finns eller kommer att finnas. A 6 Skada för tredje man Utföraren svarar i förhållande till staden för skadestånd som staden, på grund av vållande hos utföraren eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktigas för till tredje man. A 7 Underentreprenörer Utföraren får ej anlita annan för att utföra hela eller delar av uppdraget utan beställarens skriftliga medgivande. PERSONAL A 8 Övertagande av personal Utföraren ska erbjuda de arbetstagare som berörs av entreprenaden anställning hos sig på oförändrade anställningsvillkor. A 9 Förändring av personal Tillsättning av personal eller annan förändring av personal i ledningsfunktion ska ske i samråd med staden. Utföraren ska till staden skriftligen redovisa eventuellt tillkommande personal under uppdragstiden. Personalens utbildnings- och kompetensbakgrund ska överensstämma med de krav som angetts i förfrågningsunderlaget. A 10 Utbildning/yrkeserfarenhet Personal, som tillreder mat ska ha adekvat utbildning för arbetsuppgifterna eller yrkeserfarenhet som prövas likvärdig A 11 Tystnadsplikt Det åligger utföraren att se till att samma tystnadsplikt iakttas som om verksamheten bedrivits av uppdragsgivaren. Personal som är eller har varit verksam hos utföraren får inte obehörigen röja vad han eller hon fått veta om någon enskilds personliga förhållanden. Utföraren ska försäkra sig om att hans personal känner till och följer detta. Avtalsförslag kostentreprenad 2

3 KVALITETSSÄKRING A 12 Rutiner för systematisk klagomålshantering och avvikelsehantering Ungdomar, övriga matgäster och personal ska ha möjlighet att på ett enkelt sätt framföra synpunkter och klagomål. Uppgifterna samt vidtagna åtgärder ska behandlas i kostrådet och skriftligen sammanställas och sändas till Staden en gång i halvåret. Utföraren är ansvarig för att dessa möten kommer till stånd. A 13 Krav på livsmedelshygien Leveranstiderna ska vara så anpassade att varm mat ej varmhålls längre än två timmar från tillagningstillfället till serveringstillfället. Under transport ska garanteras att kylvaror håller max +8 grader C. Under transport ska garanteras att varmhållen mat håller minst + 60 grader C. En följesedel/kvittenslapp ska medfölja matleveransen, ett slags kvitto. Där ska levererande kök skriva in tidpunkt då maten är tillagad (färdig) samt temperatur vid avhämtning, transportör skriver in tid för avhämtning och avlämning och där mottagningsköket skriver in temperatur vid avlämningen. Mottagningsköket behåller kvittot för sin egenkontroll. Leverans av mat får endast ske från godkända livsmedelslokaler. Det vill säga köket ska vara godkänt av Miljö- och hälsoskyddskontoret, MHK, för leverans av mat. Transportfordon ska rengöras regelbundet. Fordon ska vara så inredda att de är lätta att hålla rena och vid behov desinficeras. Ingen annan transport än livsmedel ska ske i fordonen. När thermoboxar m.m. går tillbaka med bilen ska dessa vara rengjorda. Avfall får inte transporteras i fordonen (t.ex. överbliven mat). Transportpersonal ska vara väl utbildad för hantering av mat och riskerna med felhantering av livsmedel. Leverantör ska ha egenkontroll av levererad mat (avläsning på termometer, leveranstider) d.v.s. veta att maten håller max + 8 respektive min + 60 grader C och att de inte överskrider den tid som är avsatt för leverans. Överlämning ska ske till livsmedelsansvarig som kvitterar på följesedel/kvittenslapp. Överlämning ska ske i varumottagningen (transportören ska inte behöva gå in i lokalerna). EKONOMISKA VILLKOR A 14 Ersättning Ersättning utgår enligt följande: Utföraren uppbär ersättning för lunch och mellanmål till skolelever, förskolebarn och personal. Lunchen ska innehålla komponenter i enlighet med kravspecifikationen. Ersättning utgår även för mellanmål till fritidshemsbarn. När utföraren debiterar staden ska olika skolor och även årskurser framgå av fakturan. Avtalsförslag kostentreprenad 3

4 Eventuella intäkter för lärarnas och gymnasieelevernas luncher tillfaller staden. Baspris för lunch till förskoleelever Elever år F-2 Elever år 3-5 Elever år 6-9 Gymnasieelever Vuxna Mellanmål till fritidshemsbarn Kostnad för hemvistvärdarna Priserna ska inkludera samtliga kostnader för utförarens åtagande exklusive mervärdesskatt. A 15 Ersättning för kostnadsändring Portionspriser för måltider ligger fast i tolv månader från uppdragets början. Den ersättning för uppdraget som Staden har att erlägga och som vid varje tidpunkt ska utgöra basersättning för uppdraget är det pris som utföraren under Kommersiella villkor K 11.1 angivit i sitt anbud. Under uppdragstiden ska med hänsyn till förändringar i SCB s Konsumentprisindex (KPI) för livsmedel och SCB s Arbetskostnadsindex (AKI) tillägg till basersättningen utgå med åttio procent (80 %) på basersättningen anpassad till indextalet för (mm) månad året innan. Indextalet ska till femtio procent (50 %) utgöras av KPI och till femtio procent (50 %) av AKI. Indextalet, för den månad till vilken basersättningen är anpassad till, är (mm) år 200å. Regleringen av ersättningen enligt denna paragraf ska ske årligen från och med den 1 (mm). Den första regleringen av ersättningsnivån enligt denna paragraf sker 200å. A 16 Avgifter för måltider Personalens avgifter för måltiderna uppbäres av staden och utgår enligt en av staden fastställd taxa. A 17 Kuponghantering I uppdraget kan ingå viss kuponghantering. A 18 Bankgaranti Utföraren ställer på egen bekostnad en bankgaranti/borgensförbindelse till stadens förfogande i händelse att utföraren inte fullgör sina förpliktelser/åtaganden under avtalsperioden. Bankgarantin ska motsvara ett kvartals ersättningar. Avtalsförslag kostentreprenad 4

5 A 19 Fakturering och betalning Fakturering ska ske till Staden i efterskott högst en (1) gång per månad. Utföraren erhåller ersättning från Staden mot faktura. På fakturan ska anges: mottagare: Lidingö stad, enhet och adress avsändare: Utföraren, organisationsnummer, F-skatt och adress antal levererade portioner per månad och respektive enhet och skolstadium. På fakturan ska Utföraren ange antalet luncher till förskolebarn, skolelever år F-2, 3-5, 6-9 samt gymnasieelever etc. Allt ska anges i SEK enligt basprislistan ange antalet bufféer, specialkoster, kost för sondmatning, kosttillägg, önskekost och t ex lussekatter enligt den särskilda prislistan Betalningsvillkor är 30 dagar netto från ankomstdatum. Vid felaktiga uppgifter på fakturan returneras den utan åtgärd för rättelse. Administrativa avgifter betalas inte. Vid försenad betalning orsakad av staden accepteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Förskott medges inte. A 20 EU-bidrag Det nu gällande EU-bidraget för mejeriprodukter ska på Stadens uppdrag sökas av antagen utförare. EU-bidraget kommer utföraren tillgodo vilket innebär att hänsyn ska tas till detta i prissättningen. ÖVRIGT A 21 Försäkringar Utföraren och av denne anlitad underleverantör ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar till täckande av skada och hålla staden skadeslös. Försäkringen ska gälla för skador vållade av utföraren, dess personal och eventuella underleverantörer. Utföraren ska vid avtalets tecknande styrka att det finns gällande försäkring genom att översända en kopia på försäkringsbrevet till Staden. A 22 Aviseringsskyldighet Staden och utföraren är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om händelser som är av betydelser för avtalets genomförande. Utföraren är skyldig att utan dröjsmål meddela staden sådana avvikelser som leder till, eller kan komma att leda till, att avtalade villkor inte uppfylls. A 23 Uppgifter med anledning av förnyad upphandling Utföraren skall till staden förbinda sig inför förnyad upphandling att lämna uppgifter som är relevanta för att ge anbudsgivarna liknande förutsättningar att beräkna sina anbud. Staden avgör vilka uppgifter som kommer i fråga. Avtalsförslag kostentreprenad 5

6 A 24 Skadestånd och vite Om Utföraren åsamkar Staden kostnader på grund av kontraktsbrott, är Utföraren skyldig att ersätta Staden för dess kostnader. Staden är i egenskap av huvudman för de tjänster som omfattas av entreprenaden ytterst angelägen om att säkerhet och vissa rutiner upprätthålls för att undvika risker. Därför ska Utföraren - även om Staden inte skulle drabbas av egna kostnader - betala vite till Staden om kronor per tillfälle i följande situationer: Om egenkontroll trots anmodan om rättelse inte följs Om tillsynsmyndigheterna påtalar brister och dessa inte åtgärdas inom skälig tid Om kraven på livsmedelshygien inte följs Om överenskomna leveranstider inte har hållits vid upprepade tillfällen A 25 Omförhandling Staden eller Utföraren får påkalla omförhandling av bestämmelser i upprättat samarbetsavtal, om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt påverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse. A 26 Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas helt eller delvis på annan fysisk eller juridisk person utan Stadens skriftliga godkännande. Om utföraren blir uppköpt eller verksamheten på annat sätt övergår till annan äger staden rätt att välja att frånträda avtalet. Staden äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till ny organisationsform i det fall staden byter till sådan organisationsform. A 27 Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet Avtal Kompletteringar och förtydliganden till förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag med bilagor Anbud och till anbud gjorda kompletteringar och förtydligande A 28 Ändring/tillägg Behörighet att företräda Staden vad gäller detta avtal tillkommer Stadens upphandlingsenhet. Ändringar och tillägg till detta avtal liksom förlängning eller annan rättshandling i anslutning till detta avtal ska således för sin giltighet godkännas av upphandlingsenheten. Sådant godkännande ska vara skriftligt. Avtalsförslag kostentreprenad 6

7 A 29 Hävning Staden har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, eller till den dag Staden anger, samt även rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet, under följande förutsättningar: Utföraren i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan Om det efter att avtal tecknats visar sig att Utföraren inte lever upp till uppfyllandet av krav i förfrågningsunderlaget Utföraren och dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Utföraren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 6 kap 9, LOU Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande av avtalet äger Utföraren eller Staden inte rätt att säga upp avtalet till förtida upphörande A 30 Force majeure Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som han inte kan råda över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalspliktiga åtaganden befriar sådan part från fullgörelse av dessa förpliktelser Motpart ska omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tilllämpning av denna bestämmelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Då hinder för avtalets fullföljande ej längre föreligger återgår avtalsförhållandet. A 31 Extraordinära händelser Utföraren ska vid driftstörningar följa Lidingö stads handlingsplan. A 32 Tvist Tvist mellan Staden och Utföraren i anledning av ingånget avtal ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Lidingö den För Staden. För Utföraren Avtalsförslag kostentreprenad 7