E-tjänster. Kommunikationsplan version 1.1

Transkript

1 E-tjänster Kommunikationsplan version 1.1

2 Nulägesbeskrivning Kommunfullmäktige har tagit beslut om att Landskrona stad ska erbjuda medborgarna. Hösten 2015 reviderades avtalet med ABOU-Automaten och avtalsperioden sträcker sig fram till Kommunerna i Familjen Helsingborg (Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Landskrona, Perstorp, Svalöv, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga) har skapat ett e-tjänstforum för samarbete och erfarenhetsutbyte. Några av kommunerna använder samma server vilket bland annat bidrar till lägre kostnader. E-tjänster är en service för medborgarna och företag att året runt 24 timmar om dygnet uträtta olika kommunala ärenden direkt via dator, mobiltelefon eller liknande. E- tjänsteplattform är därmed en webbplats där vi utvecklar och tillgängliggör. Webbplatsen exponeras via och ska så långt som möjligt ha samma layout som. För medborgarna ska det vara en väg in och alla Landskrona stads och blanketter ska finnas samlat på ett och samma ställe. E-tjänsterna ska utgå från medborgarans behov där fokus ligger på användbarhet och tillgänglighet. Som stöd i detta arbete har rutiner tagits fram för att säkerställa att vi inom Landskrona stad får en enhetlig utformning av na. Att införa e-legitimation med e-signatur har inneburit ytterligare upphandling. Likväl som ett särskilt avtal slutits med Skatteverket gällande Navet. Detta innebär att e-legitimation och e-signatur införs hösten Inför uppstart av gjordes en analys där följande faktorer belystes: Organisation för. E-tjänsterna skapas av förvaltningarna. Nära samarbete med förvaltningar, IT och. Utvecklingen av kommer att ske i olika steg och det är betydelsefullt att saktiviteterna speglar utvecklingen. För att öka användbarheten och tillgängligheten bör struktur på och nas ämnesindelning överensstämma. Många kommuner utgår från en snarlik ämnesindelning och fördelaktigt är att använda denna, likväl som att samarbeta kring ämnesindelning med kommunerna i Familjen Helsingborg. För att hitta på internet använder många Google eller webbplatsens sökfunktion. Automaten har inte någon sökfunktion eller möjlighet till sökordsoptimering. Det är därför viktigt att sökfunktionen på, Google och andra sökwebbplatser hittar na. Internetstatistik (källa Svenskarna och internet års undersökning av svenska folkets internetvanor - iis.se): År 2015 var det 93 procent av befolkningen som hade tillgång till internet och 91 procent som använder internet. 2

3 I åldern 8-55 år var det över 95 procent som använder internet. 77 procent av befolkningen har en smartmobil, 76 procent använder internet i mobilen och 62 procent gör det dagligen. Mer än hälften av svenskarna upp till 55 års ålder använder internet i mobilen dagligen. 47 procent av befolkningen använder Mobilt BankID. Oavsett användning av internet är tillgänglighet för alla utgångspunkt. De som inte vill använda bör därför erbjudas den blankett som automatiskt genereras i Automaten. Förutom att tillgängligheten blir ännu bättre medför den blankett som automatiskt genereras också effektivitetsvinster samtidigt som kostnader för vissa licenser kan minska. Kommunikationsplanen tar avstamp från nuvarande syfte och mål med. Kommunikationsmål Externa målgrupper ska ha kännedom om att Landskrona stad erbjuder och att man når dem via. Interna målgrupper ska ha god kännedom om att Landskrona stad erbjuder och om sin förvaltnings. Att möjligheter finns att utveckla fler och att underlättar interna processer. Interna målgrupper Chefer förvaltningschefer, övriga chefer Medarbetare Nyckelpersoner systemägare/it-ansvariga/it-samordnare, verksamhetssystemsansvariga, kvalitetsansvariga, front- och receptionspersonal/telefonister, kommunikatörer med mera. i respektive förvaltning Kommunikatörer Samarbetspartner Politiker Externa målgrupper Företagare Föreningar Kommunikationsstrategi Kommunikationen kring ska utgå från medborgarnas behov och att erbjuda 3

4 bättre tillgänglighet. Ytterligare en betydelsefull utgångspunkt i en är den interna kunskapen om s möjligheter och effekter. Arbetsgruppen med och nyckelpersoner har ett ambassadörskap och är betydelsefulla bärare av en. Därför har aktiviteter med dessa nyckelpersoner en framgångsfaktor. Kommunikationen sker genom: - interpersonell : Chefers möten med medarbetare. Nyckelpersoner och s möten med kollegor. Medarbetares möten med medborgare. Digital - bred : Interna kanaler. Egna externa kanaler. Massmedia. Budskap Ännu bättre tillgänglighet på. Aktivitetsplan Kommunikation är en färskvara och aktiviteterna anpassas kontinuerligt allt efter att nya och teknik utvecklas. Exempel på kanaler och aktiviteter: Landskrona.se övergripande, förvaltningsnivå, nyheter Massmedia pressmeddelande, Magasinet, Tidningen Nyinflyttade Reportage och/eller instruktionsfilm Sociala medier Instagram, Twitter, Facebook med mera Trycksaker informationskort, flyers, affischer Nyhetsbrev och/eller e-brev Erbjudande Arbetsnätet och blanketter, skapa, administrera e- tjänster, nyheter och utveckling Interna aktiviteter: Vem/Målgrupp Vad/Innehåll Hur/Kanal När Ansvarig Politiker utveckling, möjligheter nya Därefter kontinuerligt 4

5 Förvaltningschefer Om. Hösten 2015 IT-strateg Förvaltningschefer Uppstart av nya e- tjänster, samlingssida med och blanketter. e-brev Förvaltningschefer Förvaltningsledningar med. Kostnader och positiva effekter. med. Provrummet, visa exempel. E-leg o e-sign. Blankettgeneratorn. Utse. e-brev Ledningsgrupps möten Hösten 2016 e- samordnare. Eventuellt nyckelpersoner i förvaltningen. Övriga chefer Om. Hösten 2015 Förvaltningschefer Chefer Nya chefer Chefer Medarbetare Chefer Medarbetare E-tjänster i den digitala utvecklingen. E-tjänster i den digitala utvecklingen. Nyhet - uppstart av nya, samlingssida med och blanketter. och nya. Chefsforum 2 gånger om året Introduktion nya chefer.. Arbetsnätet Arbetsnätet Kommunikatörer Reception/telefonister Kontaktpersoner blanketter Arbetsgruppen Uppstart av nya e- tjänster, samlingssida med och blanketter. e-brev e- samordnare Nyckelpersoner och nya. e-brev Erfarenhetsutbyte och utvecklingsmöjligheter. Kunskapsinsamling till arbetsnätet. ABOU:s kund. Familjen Helsingborg. Arbetsmöten Arbetsnätet e-brev Externa aktiviteter: Vem/Målgrupp Vad/Innehåll Hur/Kanal När Ansvarig 5

6 Ny e-tjänsteportal med nya, nuvarande och blanketter. social medier s synpunkter och förbättringsförslag. Webben via synpunktshanteraren. (synpunktshanteraren) Kvalitativ och kvantitativ undersökning. Undersökning behovsprövas. Puff för i samband med att nya lanseras. - nya sociala medier Vid behov: pressmeddelande, instruktionsfilm, med mera. Genomföra Besöksdator i receptionen. Föreningar Företagare Politiker Marknadsföringskoncept för nya Förvaltingsnivå - nya Förvaltningsnivå - nya Förvaltningsnivå - nya - nya Webben, sociala medier och trycksaker (affisch, informationskort) Webben Trycksaker Egna sociala medier Webb Nyhetsbrev E-brev Egna sociala medier Webb Nyhetsbrev E-brev Egna sociala medier Maj när nya lanseras. Hösten 2016 Hösten 2016 och Förvaltningens e- samordnare, kommunikatör och medarbetare Därefter kontinuerligt Förvaltningens kommunikatör och medarbetare Förvaltningens kommunikatör och medarbetare 6

7 Budget Dator i receptionen - tillgänglighet för alla medborgare 300:-/månad Koncept för marknadsföring generella mallar :- Mallarna kan användas av förvaltningarna och kan vid mån av tid uppdatera innehållet. Tryckkostnad för marknadsföring på övergripande nivå 5 000:- Massmedia Respektive förvaltningschef svarar för sina och presstalesperson vid övergripande frågor är systemägare. Kommunikationsavdelningen informeras när så är aktuellt. Utvärdering Utvärdering sker efter varje aktivitet och aktiviteterna revideras vid behov. Rapportering sker i samband med årsanalys och delårbokslut. 7