Justitiedepartementet. Verksledningen

Transkript

1 Datum Dnr Verksledningen Justitiedepartementet Remissyttrande över Informationshantering och behandling av uppgifter vid domstolar - En rättslig översyn (SOU 2001:100) Domstolsverket har vid sin handläggning av remissen samrått med Svea hovrätt och Kammarrätten i Stockholm. Domstolsverket vill inledningsvis framhålla att utredningskommittén har gjort ett mycket värdefullt arbete och därtill på kort tid. Domstolsverket anser att utredarens förslag ger mycket goda möjligheter för domstolar och nämnder att effektivt utnyttja datorstöd i sina verksamheter, samtidigt som enskildas integritet skyddas i tillräcklig grad utan att förändringar behöver göras i sekretesslagen. Förslagen innebär att det skapas möjlighet att utbyta information mellan domstolar, t.ex. att föra över information från underrätt till överrätt. Vidare möjliggör förslagen en framtida elektronisk mål- och ärendehantering något som ger grundläggande förutsättningar för effektivitetsvinster som ytterst är till gagn för medborgarna. Den lagstiftningskonstruktion som utredaren föreslår är enligt verkets mening både ändamålsenlig och värdefull. Det kan därvid också framhållas att det redan i dag finns en i det närmaste identisk lösning i olika lagar för behandling av personuppgifter inom skatt, tull och exekution. Lagrådet hade då inte något att anföra mot de möjligheter till bl.a. elektronisk ärendehan- Postadress Besöksadress Telefon Telefax JÖNKÖPING Kyrkogatan

2 tering som den lagstiftningen medger. Inte heller framförde Lagrådet några synpunkter på införandet av begreppet databas eller att åtskillnad görs mellan begreppen uppgift (fältuppgift) respektive handling. Domstolsverket tillstyrker därför förslagen i allt väsentligt. Verket har dock i vissa detaljfrågor följande kommentarer och påpekanden till olika förslag och uttalanden som görs i betänkandet. Förslagen avseende gallring i förhållande till rutiner om distribution av uppgifter om brottmålsavgöranden Enligt 2 kap. 12 andra stycket i förslag till lag om behandling av uppgifter vid allmän domstol skall uppgifter och handlingar i ett brottmål gallras senast två år efter utgången av det kalenderår då målet avslutades. Bestämmelsen i 2 kap. 14 i samma lagförslag medger dock att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer meddelar föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en senare tidpunkt eller bevaras. Utredningen föreslår i 7 i förslag till förordning om behandling av uppgifter vid allmänna domstolar att föreskriftsrätten beträffande senarelagd gallring skall delegeras till Riksarkivet, i samråd med Domstolsverket. I dag skickar de allmänna domstolarna, via målhanteringssystemet MÅHS, uppgifter om brottmålsavgöranden till Rikspolisstyrelsen (RPS). RPS kontrollerar och vidarebearbetar de uppgifter de erhållit från domstolarna och distribuerar därefter informationen vidare till andra externa myndigheter/system. I anslutning till denna distribution förs ett register över vilka myndigheter som erhållit uppgifter från olika brottmålsavgörande. Registret är nödvändigt bl.a. för att kunna hålla reda på vilka myndigheter/system som skall ha information om ett senare meddelat avgörande som har samband med ett tidigare avgörande (Exempelvis vid undanröjande av eller förordnande om en tidigare ådömd påföljd). Registret behövs också i de fall 2

3 makuleringar, rättelser m.m. görs och skall distribueras. RPS sparar i dag uppgifter om brottmålsavgöranden och distributionen av dessa i minst fem år. När det nya verksamhetsstödet VERA tagits i bruk av domstolarna är avsikten att VERA skall rapportera utgången i brottmålsavgöranden direkt till olika externa myndigheter/system i stället för att, som i dag, enbart skicka informationen till Rikspolisstyrelsen. VERA måste då bygga upp ett system för registervård, liknande det som RPS har i dag. Det innebär att det i VERA måste föras ett särskilt register över distribuerade avgöranden i brottmål. Avsikten är att det registret skall vara automatiserat. Under arbetet med framtagande av kravspecifikationer avseende den elektroniska kommunikationen med externa myndigheter/system har det visat sig att såväl Domstolsverket som övriga rättsvårdande myndigheter är av den uppfattningen att registret över vilka myndigheter/system som erhållit uppgifter från olika brottmålsavgörande nödvändigtvis måste sträcka sig minst fem år tillbaka i tiden för att en acceptabel kvalitet avseende underrättelseskyldigheten skall kunna upprätthållas. Att hålla en fullgod kvalitet i detta hänseende är särskilt viktigt vad avser underrättelser till verkställande myndigheter, såsom Kriminalvårdsstyrelsen (som handhar bl.a. frihetsberövande åtgärder) och RPS (som handhar bl.a. bötesverkställigheter). Det register som avses bör innehålla uppgifter om: Dömande domstol Målnummer Referensnummer avseende domslutet Datum för brottmålsavgörandet Den dömdes identitet Vilka myndigheter/system som uppgifterna om brottmålsavgörandet distribuerats elektroniskt till Däremot bör inte registret - av integritetsskäl - innehålla uppgifter om utgången i målet, såsom t.ex. uppgift om utdömda påföljder. 3

4 I förslaget till förordning om behandling av uppgifter vid allmänna domstolar finns i och för sig en bestämmelse som möjliggör för Riksarkivet att meddela föreskrifter om förlängd gallringstid i vissa fall. Denna bestämmelse synes dock ta sikte på andra situationer än den som tas upp här. Förandet av ett register avseende elektroniskt kommunicerade uppgifter i brottmålsavgöranden är dessutom en så känslig fråga i integritetshänseende att det bör ligga på regeringen att fatta ett sådant beslut. Domstolsverket anser det vara av största vikt att verket inom ramen för VERA ges rätt att upprätta och föra ett register över elektroniskt kommunicerade uppgifter i brottmålsavgöranden samt att uppgifterna i registret får sparas i fem år från utgången av det kalenderår då uppgifterna distribuerades. Domstolsverket anser att denna fråga måste lösas i författning. Därvid måste ställning tas till i vad mån andra domstolar, myndigheter och allmänhet skall ha tillgång till registret. Ytterligare angående brottmålsdomen Som framgått ovan distribuerar de allmänna domstolarna idag uppgifter om brottmålsavgöranden till RPS som därefter distribuerar dessa uppgifter vidare till andra myndigheter. Som också nämnts är det i det nya verksamhetsstödet (VERA) tänkt att denna distribution helt skall ske med hjälp av VERA vilket innebär att RPS inte längre behöver skicka uppgifterna vidare. Domstolarnas hantering av denna distribution regleras i huvudsak i lagförslagets 1 kap. 5 andra punkten samt 2 kap. 3 femte punkten. Vad gäller förstnämnda lagrum har Domstolsverket inget att invända. Däremot måste det anföras att det är svårt att utläsa att uppgifter om brottspåföljd och andra uppgifter som behövs för fullgörande av underrättelseskyldighet täcks av bestämmelsen i 2 kap. 3 femte punkten. Möjligen bör bestämmelsen få en tydligare formulering för att klargöra att domstolen får hantera dessa uppgifter. Förslagsvis förtydligas 2 kap. 3 femte punkten med följande 4

5 lydelse avgöranden och andra händelser eller åtgärder i mål eller ärenden, och. I det sammanhanget skall även lyftas fram att det i 2 andra stycket förslaget till förordning om behandling av uppgifter vid allmänna domstolar anges att Om det vid en domstol förs ett särskilt automatiserat register över pågående eller avgjorda brottmål, får i detta inte tas in några uppgifter om utdömda påföljder eller utredningar om tilltalades levnadsom-ständigheter eller personliga förhållanden. DV utgår ifrån att denna bestämmelse inte är avsedd att hindra att uppgifter registreras i databasen för domstolarnas fullgörande av underrättelseskyldighet eller för överföring av uppgifter från tingsrätt till hovrätt. Möjligen bör man införa en tidsfrist för hur länge sådana uppgifter får sparas. Ytterligare angående gallring Utredaren föreslår att domstolarna skall få bygga upp egna samlingar av vägledande avgöranden samt att återsökning skall få ske häri. Detta förslag anser Domstolsverket vara mycket bra. Däremot anses Domstolsverket att det inte bör föreskrivas att detta material måste gallras efter tio år detta mot bakgrund av att domarna är avidentifierade och då uppgifter som beskriver ett mål eller ärende inte får användas som sökbegrepp tillsammans med parters och andra aktörers identitetsuppgifter. I det sammanhanget kan framhållas att Domstolsverket har förståelse för de allmänna förvaltningsdomstolarnas önskemål om att det även fortsättningsvis bör vara möjligt för domstolarna att, såsom i dagens Find-It, vid sökning i mål- och ärendehanteringssystemet efter vägledande avgöranden ha tillgång till identitetsuppgifter oavsett om målen är pågående eller inte. En annan fråga när det gäller samlingar av vägledande avgöranden är att materialet i dessa delar kan över tid bli väldigt omfattande eller till och med oöverskådligt. Domstolarna bör därför ha ges en stor frihet att när det gäller skötsel av dessa rättsfallssamlingar få gallra i materialet. 5

6 Angående miljödomstolarna och miljöboken För miljödomstolarna förs i dag Miljöboken (tidigare Vattenboken). Miljöboken är ett register över avgöranden, som har förts för hand sedan Uppgifterna i denna bok gallras inte idag då de behövs kontinuerligt i verksamheten. Miljöboken används för att se vilka företag som finns på ett visst geografiskt område, vilka tillstånd som finns för en viss anläggning mm. De uppgifter som kan förekomma i Miljöboken är bolagsnamn och fastighetsbeteckningar. Uppgifter på fysiska personer i livet är sällsynta men förekommer. Det finns sedan länge önskemål om att det skapas en digital Miljöbok. I Domstolsverket pågår därför ett arbete med denna fråga inom ramen för VERA-projektet. Förandet av miljöboken i såväl dagens form som i en framtida digital form torde omfattas av förslaget till lag om behandling av uppgifter vid de allmänna domstolarna. Der är därvid oklart för vilka ändamål enligt förslagets 1 kap. 5 miljöboken skall anses föras. Oavsett för vilket ändamål miljöboken anses föras synes lagförslagets regler om sökbegrepp innebära att nyttan av att föra dagens Miljöbok begränsas då uppgifter om såväl fysiska som juridiska personer inte får användas tillsammans med uppgift om målnummer, målgrupp, saken mm för återsökning av vägledande avgöranden. Vidare synes lagförslagets huvudregler angående gallring uppställa problem för förandet av miljöboken då denna inte gallras idag. För skapandet av en framtida digital Miljöbok torde därför krävas en justering av nu nämnda lagförslag alternativt att en digital Miljöbok särregleras. Utlänningsärenden I ett annat sammanhang pågår diskussioner om att Migrationsverkets beslut i utlänningsärenden skall kunna prövas av allmän förvaltningsdomstol. För genomförandet av en sådan reform krävs det noggranna överväganden angående behandling av personuppgifter och hur denna fråga författningsmässigt skall regleras. 6

7 Detta yttrande ha beslutats av generaldirektören Stefan Strömberg. Vid den slutliga handläggningen har enhetschefen Birgitta Holmgren och hovrättsassessorn Jörgen Nilsson (föredragande) deltagit. Stefan Strömberg 7