Förslag att inrätta en miljöberedning och fastställa dess reglemente

Transkript

1 KS-2015/ (6) HANDLÄGGARE Björn Rosborg bjorn.rosborg@huddinge.se Kommunstyrelsen Förslag att inrätta en miljöberedning och fastställa dess reglemente Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar för egen del 1. Inrätta en miljöberedning under kommunstyrelsen. 2. Förslag till reglemente för miljöberedningen, bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 mars 2015, godkänns. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 3. Huddinge kommuns miljövårdsråd avvecklas. 4. Reglementet för Huddinge kommuns miljövårdsråd, bilaga 2 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 mars 2015, upphör att gälla. Sammanfattning Den 8 december 2014 beslutade kommunfullmäktige om en ny politisk nämndorganisation för miljö- och samhällsbyggnadsfrågor. I beslutsunderlaget föreslås att det inrättas en miljöberedning inom kommunstyrelsen för diskussion och beredning av övergripande och långsiktiga externa och interna miljöfrågor. Kommunstyrelsens förvaltning gavs i uppdrag att återkomma med förslag på sammansättning, uppdrag och arbetssätt för en sådan miljöberedning. Miljöberedningen föreslås bli ett beredande organ till kommunstyrelsen och få ansvar för framtagande av mål och styrdokument inom miljöområdet samt uppföljning av kommunens operativa arbete med miljö- och klimatfrågor. Särskilt ska målen gällande klimat, giftfri miljö, vatten, grönstruktur, bebyggd miljö och biologisk mångfald följas upp och utvärderas. Miljöberedningen ska också följa upp nämndernas interna miljöarbete. Det kan röra kommunens transporter och resepolicy liksom hur väl miljöaspekter beaktas i kommunens upphandling av varor och tjänster eller hur farliga kemikalier ska kunna elimineras i de kommunala verksamheterna. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 KS-2015/ (6) Miljöberedningen ska överta det uppdrag miljövårsrådet tidigare haft och ska därmed vara ett organ för dialog, samråd och ömsesidig information mellan kommunen, näringslivet och i kommunen verksamma aktörer inom miljöområdet. Miljöberedningen ska även fungera som remissinstans så att miljöaspekter genomsyrar handläggningen av ärenden som har bäring på de strategiska miljöfrågorna för att säkerställa att hållbarhetsperspektivet finns med i besluten med målet att Huddinge ska bli en klimatneutral kommun. Miljöberedningen föreslås vara organisatoriskt knuten till kommunstyrelsen, och då beredningen är ett organ som inrättas med stöd av andra stycket 6 kap 21 i kommunallagen behöver inte ledamöterna begränsas, som i ett utskott, till kommunstyrelsens ledamöter utan kan i princip sammansättas fritt. Det administrativa stödet med att utreda och ta fram beslutsunderlag kommer främst från kommunstyrelsens förvaltnings samhällsbyggnadsavdelning, men i vissa fall bör även tjänstemän från natur- och byggnadsförvaltningen kunna vara föredragande. Hjälp med bland annat kallelser, beställningar, utskick, arvoden och sammanträdesprotokoll kommer att behövas från kommunstyrelsens förvaltnings kansli. Beskrivning av ärendet Bakgrund För att bättre kunna möta kommunens målsättning om en jämn takt mellan bostadsbyggande och utbyggnad av samhällsservice, förbättrad samordnad strategisk kompetens och styrning i miljö- och samhällsbyggnadsfrågor beslutade kommunfullmäktige den 8 december 2014 om en ny politisk nämndorganisation för miljö- och samhällsbyggnadsfrågor. I beslutsunderlaget föreslås inrättandet av en miljöberedning under kommunstyrelsen för diskussion och beredning av övergripande och långsiktiga externa och interna miljöfrågor. Sammansättning, uppdrag och arbetssätt ska presenteras i ett separat ärende till kommunstyrelsen och därför gavs kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att återkomma med ett sådant förslag. Skälen till att inrätta en miljöberedning Det har tidigare inte funnits något centralt organ i kommunen där man kunnat lyfta och bereda strategiska miljöfrågor inför beslut i kommunstyrelse och fullmäktige. Frågan blir än mer aktuell i och med att kommunens miljönämnd avvecklats och i viss mån ersatts av en tillsynsnämnd med ett begränsat ansvarsområde. En nyinrättad miljöberedning kan därför bli det forum där strategiska miljöfrågor initieras, diskuteras och bereds inför beslut.

3 KS-2015/ (6) Organisationsformer för miljöfrågor Det finns ett flertal sätt att organisera handläggning och beredning av miljöfrågor inom kommunen. Det kan vara i nämndform, som ett utskott under kommunstyrelsen, som en fullmäktigeberedning eller som ett annat organ. Enligt kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 11 november 2014, som låg till grund för kommunfullmäktige beslut i december 2014 om ny nämndorganisation för miljö- och samhällsbyggnadsärende, föreslås att miljöberedningen inrättas under kommunstyrelsen. Beredande organ Utöver politiska organ som inrättas med stöd av lagstiftningen rörande fullmäktigeberedningar och utskott kan kommunen även med stöd av andra stycket 6 kap 21 i kommunallagen skapa andra organ som kommittéer, olika råd, samverkansforum, beredningar etc. Vanligtvis är de organisatoriskt knutna till kommunstyrelsen, men kan också, beroende på sitt verksamhetsområde, knytas till en facknämnd. Ett skäl till att välja denna form av organisationsform är att beredningens ledamöter inte måste begränsas, som i ett utskott, till kommunstyrelsens ledamöter och ersättare utan kan i princip sammansättas fritt. Arbetsuppgifter Miljöberedning ska bli det forum där strategiska miljöfrågor initieras, diskuteras och bereds inför beslut i kommunstyrelsen. Detta innebär ansvar för framtagande av mål och styrdokument inom området samt uppföljning av kommunens operativa arbete med miljö- och klimatfrågor. Särskilt ska målen gällande klimat, giftfri miljö, vatten, grönstruktur, bebyggd miljö och biologisk mångfald följas upp och utvärderas. Miljöberedningen ska även följa upp nämndernas interna miljöarbete. Det kan röra frågor som kommunens transporter, hur väl miljöaspekter beaktas i kommunens upphandling av varor och tjänster eller hur farliga kemikalier ska kunna elimineras i de kommunala verksamheterna. Miljöberedningen ska också överta det uppdrag miljövårdsrådet tidigare haft och ska därmed vara ett organ för dialog, samråd och ömsesidig information mellan kommunen, näringslivet och i kommunen verksamma aktörer inom miljöområdet. Miljöberedningen ska även fungera som remissinstans så att miljöaspekter genomsyrar handläggningen av ärenden som har bäring på de strategiska

4 KS-2015/ (6) miljöfrågorna för att säkerställa att hållbarhetsperspektivet finns med i besluten med målet att Huddinge ska bli en klimatneutral kommun. Arbetssätt Per definition är beredning förberedelse av ett ärende innan beslut fattas och stor vikt måste följaktligen läggas vid de rutiner och arbetssätt som tillämpas för att ärendena ska vara tillräckligt utredda inför beslut. Syftet med miljöberedningen måste således vara att brett och ingående belysa ärenden inom sitt ansvarsområde som överlämnas till kommunstyrelsen för beslut. De ärenden som ska beredas är dessutom främst frågor av strategisk natur. Strategi betecknar ofta en långsiktig plan som redogör för vilka förhållningssätt, metoder och aktiviteter som behövs för att ta sig från där man befinner sig till att nå målen. Strategi handlar i detta fall om att se helheten och förstå på vilket sätt kommunen bör agera för att nå sina fastställda miljömål. En konsekvens av att vara en beredning för strategiska frågor är att arbetssättet i första hand ligger på att inhämta kunskaper genom uppföljningar och utvärderingar av egna insatser, omvärldsbevakning av andra organisationers arbetssätt och resultat och relevant forskning inom området analysera dessa, för att därefter dra slutsatser och utarbeta förslag till kommunstyrelsen. I det arbetet finns utrymme för många olika kreativa mötesformer som diskussioner med inbjudna organisationer/gäster, föreläsningar, studiebesök, seminarier och workshops. Miljöberedningen bör själv bestämma det arbetsformer som är bäst lämpade för att fullgöra uppdraget. Ledamöter Då miljöberedningen är ett organ som inrättas med stöd av andra stycket 6 kap 21 i kommunallagen finns inga begränsningar som hos ett utskott rörande vilka förtroendevalda som kan ingå. Emellertid är det viktigt att det finns en koppling till natur- och byggnadsnämnden (NBN) liksom till samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och därför bör ordförandena för dessa politiska forum ingå. Detta skulle även underlätta den gränsdragningsproblematik som kan dyka upp i vissa frågor mellan beredningen och SBU och NBN. Som en del av handläggningen av detta ärende har sex politiker och fem tjänstemän intervjuats och det finns en stor samstämmighet om att beredningen inte bör bli för stor. Flera anser att antalet ledamöter bör motsvara det SBU har, dvs. sju ledamöter och sju ersättare.

5 KS-2015/ (6) Administrativt stöd Det är framför allt tjänstemän från kommunstyrelsens förvaltnings samhällsbyggnadsavdelning som kommer att vara föredragande tjänstemän i beredningen. Men i vissa fall bör även tjänstemän från natur- och byggnadsförvaltningen kunna vara aktuella. I båda dessa fall utgör föredragandet en del av ordinarie arbetsuppgifter. Utöver de föredragande tjänstemännens beslutsunderlag behöver den föreslagna beredningen även hjälp med bland annat kallelser, beställningar, utskick, arvoden och sammanträdesprotokoll från kommunstyrelsens kansli. Ekonomiska konsekvenser Inrättandet av en miljöberedning under kommunstyrelsen innebär en kostnad för arvoden till ledamöterna samt en del andra kringkostnader förknippade med mötena såsom tryck, utskick och förtäring. Den årliga kostnaden för de poster som refereras ovan för miljöberedningen har av kommunstyrelsens förvaltnings ekonomiavdelning uppskattats till ca 100 tkr, och medel motsvarande detta belopp har avsatts i budgeten till kommunstyrelsen, under vilken miljöberedningen sorterar. För kommunstyrelsens förvaltnings kansli, som tillhandahåller sekreteraresurserna, innebär den senaste tidens inrättande av flera politiska fora centralt i kommunen ett ökat tryck på sammanträdesadministrationen och att det finns anledning att se över kapaciteten. Miljövårdsrådet avvecklas Huddinge kommuns miljövårdsråd var organisatoriskt knutet till den avvecklade miljönämnden och hade till uppgift att vara ett organ för samråd och ömsesidig information mellan berörda kommunala organ och i kommunen verksamma organisationer på miljövårdsområdet. Miljövårdsrådet har i genomsnitt sammanträtt ett par tre gånger årligen. Ibland i traditionella möten, ibland i form av studiebesök. De fristående organisationer inom miljövårdsområdet som deltagit har framför allt varit Friluftsfrämjandet och Huddinge hembygdsförening. Kontakten med fristående organisationer inom miljövårdsområdet bör fortsätta i strukturerad form då det är viktigt att förankra kommunens miljöfrågor och miljömål i de ideellt verksamma föreningarna och på så vis ge dem en vidare och alternativ spridning till allmänheten, men också för att kunna inhämta kunskaper och engagemang rörande viktiga miljöutmaningar utanför den egna organisationen. Därför bör den föreslagna miljöberedningen överta delar av det uppdrag miljövårdsrådet har idag.

6 KS-2015/ (6) Parallellet med förslaget om att inrätta en miljöberedning föreslogs även att ett råd för fysisk planering inrättades. Även det politiska forumet - som är tänkt att ge information och hålla möten och rådslag rörande planerna för ett givet område utifrån aspekter som utformingen av den fysiska miljön, social hållbarhet, trygghet och miljön - bör kunna handlägga frågor av den art som tidigare avhandlades i miljövårdsrådet. Exempelvis hur en planerad utbyggnad påverkar miljön. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Björn Rosborg Utredare Bilagor Bilaga 1: Förslag till reglemente för miljöberedningen Bilaga 2: Reglemente för miljövårdsrådet Beslutet delges Samtliga nämnder Huge fastigheter AB

7 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF 90xx 1 (2) SIDA Reglemente för Huddinge kommuns miljöberedning 1 Organisatorisk tillhörighet Miljöberedningen är organisatoriskt knuten till kommunstyrelsen. 2 Arbetsuppgifter Miljöberedningens har till uppgift att bereda ärende inom sitt ansvarsområde till kommunstyrelsen. Miljöberedningen ska följa miljöutvecklingen över tid och ta fram underlag för styrande dokument inom miljöområdet samt samordna och följa upp nämndernas operativa arbete för att uppfylla fastställda miljömål. Miljöberedningen ska vara ett organ för dialog, samråd och ömsesidig information mellan kommunen, näringslivet och i kommunen verksamma aktörer inom miljöområdet. Miljöberedningen ska följa upp nämndernas interna miljöarbete. Miljöberedningen ska utgöra remissinstans och hos kommunstyrelsen göra de framställningar som beredningen finner påkallade. 3 Mandattid Ledamöterna och ersättarna i miljöberedningen väljs av nyvalda kommunstyrelsen för tiden till utgången av kommunstyrelsens mandatperiod. 4 Antalet ledamöter och ersättare Miljöberedningen ska bestå av sju ledamöter och sju ersättare. Bland ledamöterna väljer kommunstyrelsen en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande för den tid som de har valts till ledamöter. 5 Administrativ service och utredningsresurser Miljöberedningen ska få administrativt stöd i form av sekreterare och utredarresurser från kommunstyrelsens förvaltning. I vissa fall bör även tjänstemän från natur- och byggnadsförvaltningen kunna vara aktuella som föredragande. Inriktningen och omfattningen på det administrativa stödet, liksom miljöberedningens löpande arbete, ska planeras tillsammans med den chefstjänsteman som har det direkta ansvaret för de strategiska miljöfrågorna på kommunstyrelsens förvaltning.

8 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF 90xx 2 (2) SIDA 6 Sammanträden Miljöberedningen sammanträder på tid och plats som ordföranden bestämmer, åtta till tio gånger per år. 7 Det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser För miljöberedningen gäller i övrigt i tillämpliga delar vad som föreskrivs i det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser i Huddinge kommun.

9 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF 4100 Antaget i kommunfullmäktige , 166 med ändring , 8 Reglemente för Huddinges miljövårdsråd Rådets uppgifter Rådet skall vara ett organ för samråd och ömsesidig information mellan berörda kommunala organ och i kommunen verksamma organisationer på miljövårdsområdet. Rådet kan vara remissinstans inom sitt verksamhetsområde. Organisatorisk tillhörighet Miljövårdsrådet är organisatoriskt knutet till tillsynsnämnden. Sammansättning 1. Miljövårdsrådet skall bestå av en förtroendevald från tillsynsnämnden, en från samhällsbyggnadsnämnden, en från kommunstyrelsen samt en från kultur- och fritidsnämnden vilken särskilt väljs för att företräda fritidsfrågorna i rådet. Respektive nämnd och styrelse utser sin ledamot för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val i hela riket av fullmäktige har ägt rum. 2. Friluftsfrämjandet i Huddinge, Huddinge fältbiologer, Huddinge naturskyddsförening och Huddinge hembygdsförening skall inbjudas att vardera utse en ledamot samt ersättare i miljövårdsrådet för samma mandattid som anges i punkt ovan. 3. I miljövårdsrådet skall för ovan angivna mandatperiod ingå fyra tjänstemannaledamöter från miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen representerande områdena miljö, plan, naturvård och gata samt en tjänsteman som är ansvarig för fritidsfrågor inom kultur- och fritidsförvaltningen. Tjänstemännen utses av respektive förvaltningschefer. 4. Tillsynsnämnden skall utse ordförande i rådet. Vice ordförande väljs av ledamöterna för föreningarna och organisationerna som anges i punkten 2 ovan varvid posten skall besättas av någon av dem själva. 5. Avgår vald ledamot i rådet skall den som har utsett vederbörande förrätta fyllnadsval för återstoden av tjänstgöringstiden. SIDA 1 (2)

10 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF 4100 Arbetsformer Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen skall utse en tjänsteman inom kontoret att föra minnesanteckningar vid rådets sammanträden. De synpunkter som framkommer i rådet skall i form av minnesanteckningar föras vidare till den nämnd som svarar för respektive område. Till rådets sammanträden kan lämplig person adjungeras eller kallas. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen ska vara rådet behjälpligt med att förbereda behandlingen av de ärenden som skall tas upp vid rådets sammanträde. I övrigt bestämmer rådet sina arbetsformer själv. SIDA 2 (2)