Handlingar till sammanträde med. förbundsstyrelsen

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med förbundsstyrelsen

2 Ärende 1

3 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Förslag till årsredovisning för GR avseende år 2014 Ett förslag till årsredovisning för GR 2014 har tagits fram, daterat Omsättningen i GR uppgick under 2014 till 375,2 mkr, varav 42,7 mkr har finansierats genom årsavgifter till GRs verksamhet, 27,5 mkr i årsavgifter för vidaretransfereringar till andra regionala organisationer och 305 mkr i övriga intäkter. Bedömningen är att underskottet för 2014 på kkr inte behöver återställas, med åberopande av synnerliga skäl, vilka utgörs av att GR har ett tillräckligt stort eget kapital i förhållande till sitt uppdrag och därmed är väl konsoliderade. Den sammanställda redovisningen för GR och dotterbolagen visar ett resultat på 13,2 mkr och en omsättning på 674,4 mkr. För Gryning Vård AB, där GR äger 54 %, är resultatet 17,1 mkr. För det helägda bolaget ISGR AB är resultatet 0 mkr. Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås fastställa föreliggande årsredovisning för GR för år 2014 huvudsakligen innefattande verksamhetsberättelse, förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys. Förbundsstyrelsen föreslås översända årsredovisningen till medlemskommunerna för kännedom Göteborg Helena Söderbäck /Haris Huric

4 --3 pwc Till Förbundsdirektören Helena Söderbäck Göteborgsregionens kommunalförbund Box 5o73 4o2 22 Göteborg 31mars 2015 Rapport avseende revisionen 2or.4 Vi har granskat bokslutet för Göteborgsregionens kommunalförbund avseende räkenskapsåret Iakttagelserna från vår granskning har sammanfattats i bifogad rapport och diskuterats med Haris Huric. Till rapporten har även dotlerbolagens rapporterbilagts. Om ytterligare förtydligande önskas står vi givetvis till förfogande' Med hälsning / Lönnbratt Auktoriserad revisor se.pwc.com teloto-zrgtz76 Samuel Meytap Auktoriserad revisor tel oro-zrz 6oT6 Kopia: Jonas Ransgård, Styrelsens ordförande Anette Arnell, Verksamhets chef Administrativ Service Haris Huric, Ekonomiansvarig Förtroendevalda revisorer samt deras biträde i PwC, 4oS 32 Göteborg, Besöksadress LiIIa Bommen z V: ogt-7gg ro oo, wuwpwc.com/se Ohrlings Pricewaterhousecoopers AB, Säte Stockholm, Organ sat onsnummer

5 I pwc Göteb orgsregionens Kommunalförbund PM beträffande granskning av z,ot4 års bokslut (belopp i tkr där ej annat anges, belopp inom parentes avser föregående år) 1 Inledning Efter granskning av förbundets räkenskaper sammanfattar vi i denna rapport väsentliga iakttagelser i fråga om förbundets resultat och ställning. Vår rapp ort innehåller följ ande huvudavsnitt ; z Sammanfattning av 2ot4 års revision Revisionen har genomförts enlis upprättad revisionsplan baserad på risk och väsentlighet. Några ej beaktade synpunkter avväsentlig karaktär på resultat- och balansräkningen eller på årsredovisningen i öwig-t föreligger eì. B Väsentliga händelser/iakttagelser vid årets revision 8.1 Förändrade redovisningsprinciper Från och med zor4 tillämpar GRs dotterbolag K3 för upprättande av årsredovisningar. Den enda effekt K3 har medfört på resultat och balansräkning är att avskriwingar på byggnader i Gryning Vård numera sker enligt komponentmetoden. I öwigt har endast uppþningar i årsredovisningen påverkats. Det innebär att komponentmetoden även tillämpas i GRs sammanställda redovisning. þ

6 I pwc Vid konsolidering av Gryning Vård AB (ägarandel S+%) tillämpas från och med zor4 proporlionerlig konsolidering. Jämförelsesiffror har omräknats i enlighet med nya redovisningsprinciper Projektredovisning Projekt Luftvårdsprogrammet hade ett överskott pä ca I,6 mkr för Av dessa tillgodogjorde sig GR ca 0,7 Mkï 2013 till övrig verksamhet inom GR, vilket motsvarar den del som GR haft betalningsansvar för. Vid vår stickprovsgranskning av projekt 2014har vi tagit del av underlag som visar på att de medlen som hör till programmet skall hållas särskilda från GRs egen ekonomi. Beroende på hur man tolkar detta så bör GR eventuellt betalatillbaka det belopp som GR tillgodogjorde sig Vi rekommenderar därför GR att styrgruppen för Luftvårdsprogrammet bör utreda hur eventuella överskott skall hanteras. GR bör utreda om medlen fran 2013 har hållits åtskilda på konekt sätt eller om eventuell återbetalningsskyldi ghet foreli gger. 4 Resultaträkningen 4.L Resultatutveckling- koncernen 20L4 2O13 20L2 2()11 201() 2()o9 Verksamhetens intäkter 6z+ s9z s z8q z8o 8 8 Ssz z6t 273 6rq gzq Verksamhetens kostnader -6s+tzz -662 s6s -zz6 6q8-8gr or -zzz 9gs -ss6zzs 20 zlo 6 srg 8 s8z rz 8s8 s8 98 zz 6oo Avskrivningar -6 zz e,6e, -379r tg +s6 r 116 z 6os tgp,6z sasoq 18 8oq Finansnetto s38 r zl8 r 6rq gzsz 6t6 2q4 t4? zt9 t6 6?E Inkomstskatt -1 lqq q48 r 8ss Minoritetsandelar s 625 -to 6tt ç28 6 6zt 16 rr8 8 6sz Från zor4 har bolaget gått över till att tillämpa proportionelig metod. Jämförelsesiffoan för zor4är omräknad. Ären zoog-zotzàr inte omräknade. 2av7 RevPM GR - Göteborgsregionens kommunalförbund zor4 &

7 -} p,wc 4.2 Resultatutveckling - GR Resultatutveckling GR - fem år o ()1() 20O9 Verksamhetens intäkter 375 zt8 S84t6t grr r8s 969 oor r84 o88 Verksamhetens kostnader -gzz zt6 -t8+6sz *6 tqz -z8q:lr -r8r 8o rr o6o 48o zz9t Avskrivningar -24q4 -r 8r oqs -t t 6 -r r8s Lo o L9 r o98 Utdelning från dotterft g Finansnetto 520 r ro8 L 25.L 2 0\7 404 z6o trot r78l S Balansräkningen - GR 5.1 Immateriella anläggningstillgångar 6 ZSZ (8 86o) zot4-42ßt 2oL3-L2-3L Programvara 6zzz 8 86o S:a 6tgz 8 86o Balansposten avser aktivering av utveckling av Indranet - g rmnasieantagningen. Posten programvara är avstämd mot anläggsregister och skrivs av på tre år. S.z Materiella anläggningstillgångar 459 (7oL) 2OL4-L2-3r 2o Inventarier S : a materiella anläeerrinestilleånear.fq 70L Balansposten är avstämd mot anläggningsregister, sticþrov har tagits på inköp och fcirsäljningar/utrangeringar genomförda under 2014 utan anmärkning. Inventarierna skrivs av, beroende på typ av inventarier, på S, 5,T eller ro år. S.B Finansiella anläggningstillgångar 18 8o5 (r8 8oS) 3av7 RevPM GR - Göteborgsregionens kommunalförbund zor4 &

8 -l pwe 20]'4-L a3-L2-3t Aktier i dotterbolas r.8 7so r8 zgo Aktier öwiea bolas 75 7E Fordran hos koncern S : a Finansiella anlässxinsstillgångar rb 8os r8 8os Aktier i dotterbolag avser innehav i Göteborgsregionens Internationella skola AB, ISGR (roo %) + 6oo tkr samt G4ming Vård AB (S+ %) 141'29 tkr. Bedömningen är att något nedskrivningsbehov ej föreligger då bokförda värden mer än väl motsvarar substansvärdet i respektive bolag. Akter i öwiga bolag avser en mindre aktiepost (ts%) i Göteborg & Co Träffpunkt AB. 5.4 Lager & Pågående arbete I o12 (3 353 ) 2ot4-12-3L 2o1,3-42-3L Laeer avseende läromedel 92 r8g Påeående arbete & påsående p oiekt 7 q S:a Laeer &oåsående arbete 8 orz 3 Rs3 Lager avseende läromedel (skolböcker) avstämt mot lagerlistor. Pågående arbete & pågående projekt avser de pågående projekt där per 3r december 2ot4 dar mer kostnader är upparbetade än intäkter. Genomgång av pågående projekt har gjorts med avseende på existens, värderingsprinciper och bedömning av eventuellt nedskrivningsbehov. 5.5 Kortfristiga Fordringar (+o S+Z) 20L4-12-3L 2O Kundfordringar tt 66ç Förutbetalda kostnader & upplupen intält t8 6sz Skattefordran o 69 Owiea kortft istiea fordrinear 3 3qO 4t8t S : a Kortfristiea fordrinsar 8r 886 ao i47 Kundfordringar är avstämda mot kundreskontran. Betalningsuppföljning, periodiseringstest samt åldersanalys genomförd utan några noteringar. Avseende förutbetalda kostnader och upplupna intäkter har alla väsentliga belopp stämts av mot underlag eller fakturor. De största posterna är hyror ca Lgt6 tkr. Föregående år 4aY7 RevPM GR - Göteborgsregionens kommunalförbund zor4

9 I pwe redovisades upplupna intäkter EU- projekt om ca t5 o67 tkr. Motsvarande post finns inte i år. öwiga kortfristiga fordringar avser i huvudsak fordran på skattekonto om tkr samt kommunmoms om 7t6tk<r. 5.6 Likvida medel 5z 670 (Z+ SZS) 2o1"4-r2-31 2O13-L2-31 Kassa &bank rz 6zo 74 E7F S:a Likvida rnedel sz 6zo 7.47Ë Samtliga poster har stämts av mot engagemang och eventuellt upplupna räntor har kontrollberäknats. Kassa och bank, samtliga balansposter har stämts av mot engagemang från bank eller kontoutdrag (rikskuponger och plusgiro) utan några noteringar. Ett avbani kontona är ett underkonto mot koncernbanken där Göteborgs Stad är huvudkontoinnehavare. Saldot på detta konto har bekräftats via mail av Göteborgs Stad. 5.7 Bget Kapital 45 Zg8 (+g Zog) 20L " 2o Balanserade vinstmedel 4q 70q ço 8rz Arets resultat *912 - ttot S:a eset kapital aszt Ärets resuitat uppgår till -S 97ztk. S.8 Avsättningar o(t r.4z) Avsättnine pension S:a avsättnins 2Ot4-12-3t 2o t42 LI/12 Avsättning zor3 avsåg pensionsavsättning enligt avtal till fd förbundsdirektör som aviidit under året varmed avsättningen har återförts. 5av7 RevPM GR - Göteborgsregionens kommunalförbund zor4

10 I pwc 5.9 Kortfristiga skulder tzz 8o9 (gs ggo) 2oa L 2o Leverantörsskulder ts, z6 tz oz8 Upolupna kostnader & förutbetalda intäl<fer 66 qs6 25 0go Påeående arbete & påsående proiekt zsbzg L Skulder till koncernbolag s83 Skatteskulder 133 Ovriea korrfristiga skulder rq 88r zz o9z S : a Kortfristisa skulder r.zzsog q5 ggo Leverantörsskulder har stämts av mot reskontra och periodiseringskontroll har genomförts utan anmärkning. Upplupna kostnader & förutbetalda intäkter består av ett antal delposter bl a Lönerelaterade kostnader Upplupna kostnader Förutbetalda årsavgift er öwiga förutbetalda intäkter Outnyttj ade proj ektmedel Förskott från kund Summa B zs6 tkr 8 Zqztla 35 5oo tkr S 475tkr 7 941tw 542 tkr tl<r Pågående arbete & pågående projekt avser de pågående projekt per den 3r december 2ot4 däiintäkterna är störie än de upparbetade kostnaderna är. Genomgång avpågående projekt har gjorts sticþrovsvis med avseende på existens, värderingsprinciper och bedömning av eventuellt nedskrivningsb ehov. Skulder koncernbolag avser skulder till ISGR om g lb8 tkr samt skuld till Gryning om totalt gb tkr, total skuld g 196 tkr. Öwiga kortfristiga skulder avser främst uppbörd av källskatt och sociala avgifter om 1,7 Mkr, Mornsskuld om 9,2 mkr samt överskott från projekt om g,2 Mkr. GR har i samråd med bidragsgivarna kommit överens om hur överskotten skall hanteras. Antingen genom återbetilning eller att de kvartstår hos GR för framtida projekt. Samtliga poster är avstämda mot proj ektredovisning. 6 av7 RevPM GR - Göteborgsregionens kommunalförbund zor4 &

11 I pwc 6 Koncernredovisningen 6.t 6.r.r Dotterbolag GryningVårdAB Gryning Vård AB bedriver verksamhet inom familjehems vård, öppenvård, LSS-boende och asylboende samt behandlingshem för barn, famiijer, ungdomar och vuxna missbrukare. Bolaget ägs av GR (med 54 %) öwiga delägare är kommunalförbunden i Fyrbodal, Skaraborg och Sjuhärad. Omsättningen för fu zot4 uppgick till 462 mkr och resultatet efter finansnetto 33,9 mkr. För rapport från granskning av intern kontroll och förvaitning samt bokslutsgranskning, se bilaga z och 3. 6.t.2 ISGR Göteborgsregionens Internationelia skola AB - ISGR är en skola som idag driver en grundskola årskurserna r-9, fristående förskola samt fristående internationell skola. Skolan hade i genomsnitt ca 916 elever. Omsättningför zot4 uppgick till roz mkr och resultatet för zor4 uppgår till o,o mkr. För rapport från granskning av intern kontroll och förvaitning samtbokslutsgranskning, se bilaga 4 och 5. 7 Synpunkter på GR:s löpande redovisning och förvaltning Synpunkter på förbundets iöpande redovisning och förvaltning har lämnats i särskilt upprättat PM under hösten zor4 (bilaga r). Göteborg den 3r mars 2o1S '/* unilla Lönnbratt Auktoriserad revisor Samuel Meytap Auktoriserad 7aY7 RevPM GR - Göteborgsregionens kommunalförbund zor4

12 -ü. pwe GÌitehorgrsr e g íonens kornmun,u frirbund (GR) Lägesrapport nvsee- nd'e rekorn nenüationer till fürstärlüing oth ffibktiviãering av interm kontrolt, väsentliga rcd.ovirninglr oeh revisionsfrågor samt delårsbokelut Vi haf nnder hðstea âol4 genomfärt förberedande granskniug av slirrels*ns och färbun.dsdirektärens fürv,ltning, tlen inlerna kontrollen och den lôpande redovisningen frir GR fi5r perioden fram till den 3r augusti ffiet med vår granskning åir att fürbereda cch plsuern filr vår wision av ånredo isningen oeh fiirvaltninge$, inte âtt gênomftira en sjåilvständig granslning oeh uttâlande svseende fiirbundets ihterna kontmll Vår granslning har bland annat omfattat system och processer für:. Projektredovisning r Il-system. Iäner, skatter och avgifter. Moms. Bokslut, räkenskaper och rapportering. Owig I sarnh rnd med vålr granskning har vi gjort vissa noterlngar ncb iakttageker där ütgärder rknlle kunna fiirs6rkã och effektlvinera dan intnrna kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings nch ra'risionsfrågor som bör åtgärdas infiïr årsbokslutet, vïlka sammanfattar i bifogade bnev. Förytterligare fbrldaringar osh komrnentarer$tfu vi givetvis till fürfogande. Med vèinlighälsning, ã*aøfl,tæ /Æunilla I"ãnnbratt ( H uuud.anstt aríg reuisor Samuel Grcnskníngsledare

13 3 pwc r. Förvaltning och intern kontroll Yåraiakttagdser Åttestrutin vid bolddriugnordrar Årets stickprovsgranskning gällande attest av bokftsringsordrar ficksrunrna udall som fðregående år û.v.s. att ett antal boldiringsordrar ej vâr attesterade. Vårrçlcomnendation Vi rekom nenderar GRatt utfura attest på samtlþ bokfiiringsordrar. Förbundets kommentar ÕRbmmer att göra en översyn av ej ûttû.stffåds bc&ftïdngsordrar sartt se över rutinen fiir attest av bokfrringsordrar. Behö rígheter till ekonomisystern I ûiregående års låigesrapport rekommenderade vi GR ått *e övgr behörighetsstrukturen i Raindance. Vid å::ets granskning lcousþteladevi att en tiverslrn av behðrigheter har skstl Del år dock fortfamnde flera personer som har behörighet till många olika områden. GR ân$êr ått det är nöefuãindigt att de anställda skall ha denna uccess för att kunna utlõra varandras arbetsuppgifter vid en sjukdom eller semester. I Raindancefinns olika bebörighetsområden och inom dessa områden kan man även tra olika nir åer (rl). GR vet doek inte exåkt vilka rättiglreter som ingårinom de olika områdenå och nivåerna. Vår rekommendatiou är att tr kcrntalif ar eystûmådminlstråtören fär att& vnta exs&tvílþ r'ättigheter eorn ingår i varje behöríghetsområile/ nivå octr att man därefter finnu en gång ser över behörighetsstn kturen i Raindance. Gr kommçr aftkontakta systernadmínistratör frír att f,å reda på exskt vilks rättighetur som ingår i varje behörighetsnivå, Viüere aneerër ntt anstållda på ekonomipnheten srm arbetarmed de vanlþaste funktionema behõver varu backup für' arandra och därmed ha sarnma behörighet. För att kvalitetssåikra processen hanteras alla utbetalningar i ett flöde av tre olika personer på ekonomienheten. En som registrerar, en som kcntrollerar och en som signerar. 2av7

14 _k pwe ìråiè-iôkqqn-telser Förändringar avfasta data i Iöneregister Vid vår genomgång av lönerutínen noterades fliregående åro iaktta gelse kr arstår även i år. GRhar ingen uppfô[iniag eller godkänn*nde aweende füråndringar av fasta data av ânûan person än den som registrerat förândringen for lõneregister rekommeudåtion För au interishera att feialtiga ändringar sker rekommenderar vi att ftirãndrihgar fbljs upp av aünan pêrsoü än den sorn registrerade fürändringeu gsnom t ex uttag av "logglistor". F'tirbundete korrnçntqr En kontaktkommer ätt tas med ler erantör für lönesystemet (Kontek), fär ått under.sökå m<i,ihgbeten att fü nt rda antn logglí*tor. Dilreftenkah en rutin skspa,s" Unelerlagvid uttãsg och firüt cârd falcuror rñd vär *ticlrprovsgranslcning av kontanhltlägg odr Fírst eard althrror noterades verifikationer där kvitto sal nades" Vilr rekommendation till ür år att manär nogr rned att clet lltidsks finnes undeúug tíil samtliga verifikationer och First carril fukturcr. GRharen Bolicç' srm innehåirstt anstiillda vaìs kontantutlågg och First card &ktr mr saknar }pitto, por sutomåtik ñr ett avdrag rå lõncn ffir den.del eorn salçnar kvitto. 3 âv7

15 -L pl,llc Våra ial*t-pge scr Fullmakter Vid granskning av banl{rllmakter noterodes stt en uns$illd, som lrar bytt tjânstinternr hsr kvar sina fullmskter. Vidarrn h r vi notcrat att två perssnor Êom slutat på GR fnrtfarand'e harlarar banïfullmakter- Vår rekomrnendation Vfu rekoynmsndåtion tir att banlfrllmakterna åndrus så att endast për$ci4êr som ktiyt arbetar på ekonomiavdelnlngen sla ha fuilrnakt tillbank*n. Vi rekommenderar GT att se ðver sina rutiner vid ftiråindring av dãnst internt samt avslut av anställning für att säkerstdlla att endast behöriga personerhar fullmalt till bank. Förbundets kom ientnr tr haltagit till sigav rsksmmsndatisnen och komme att göra en riverqrn av rutinerna vid avslut av ansti{iïning Jtir stt sêikeßt iïla att enüast beböriga har fullmakttillbank Fakturering enligt Éntreprenadavtal mellan tsgroch GR Gransknlng har skëtt av faktnrering rnsllân I$GR och OR" Den delen av sknlchefens lön som inte är häntrr{ig tíll den svenska sektionen ska ISGR stå fär, denna del skå även momspåläqgas- Detta regleras genom att GR fakturerar ISGB- Fakturan ska påföras rnûms, detta framgår dcck endast g nom en text "moms skall pãfüras beloppet" dvs inget momsbelopp speciñceras. Ðnlígt rnervär{esskattelagen ska både sknttesats oütr momsbelopp frarngå på en faktura. Vi rekommsnderar GB. att är dra utformingen av entreprenads fakturan. GR hommer att *indra utfonuningen av dênså fbkturedng wrligt mervârdessk ttelagen. 1arJ7

16 _h pwc Vånaialcteselser Riskanalys och intern kontrollplan Styreleen ansvarar för a$ verksamheten har en tïurlicklig och föt,"r/ërksåmhetsn ändamål senligl intem konlroll, ün väsentlig starþunkt vid upprëittande av qystê$r och struktur för intern konncll äir en strtkturerad riskanalys, En iuput till denna är givetvis de verksamhet*mål som upprâttats, t tiliãsg till dessa fin$.s iloek oftabehpv av äfi komplettera analysen rned en bedðmning av rnöjlig påverkan och sannolikhet fiir fel i den finånsïella râpporteringen" Komplattcting av itskanaþsnn kau även behöva güras på mer detaljernd nivä i syfte att faststãlla att alla väsentliga rjsker rned en $annolik påverkên på den finansidla rapporteringen identifierats, Tillsamrnans rned verksamhetsmåkn ger riskanalysen en god grund {iir.ntt definieramåtrsättning far och delmoment i arhctot med den interna kontrollen. Vid vår granskning har r i noterat följande: En finanspolicy (Medelsförvaltning) ñnns upprättad idag men behöver uppdateras. Enligt bolaget skall den uppdateras och Ìäggas fram fürbesiut 2o15..ll.år ekomrnendatior Vår rekomm*ndation är attgr skåll fortsätta arbetet med sin riekanaiys och intern kontrollplan och l6pandu gå igenom den fih att ånpåsíså dm tìll itiråindringar i verksamheten. t'i rekommendarar'att bolägêt sl II arbeta enligt plan fiís att ta fraru fijr verksambetûb rolwsnta policys. Vi rekomme rdeñr ãtt se ÈivÊr möjligheten att inftira ett awilcelsehantr:ringssystem fiir att underlätta für anståillda an upprnärksamma oegentligheter eller qnilra viktiå,a frågor som annars kan v.årå svårå att framfðra. Föibundetskomúentar GR ilriver ett omfattands *kono.mistyrningnprojekt frar till år zo16 nch kommer inom ramen fi}i detta pmjekt att ta fram en prissåittningspolicy. GRar ser att det är vikigt tt ha arbetssätt som stödjer utve "kling och ståindigå ftirbätbíngar i organisationen. Ðet innebâr att anstãllda $kå vete hur en sw.ikslse från rutin eljec vrdertaget arbetnsãtt- elþr mí etante därom - ska hanteras" Det här ih enviktig det i oryanisrtionskulturen och hnndlar yttsrst orn tydligher sâmt Êtt öppeè och tälåtande klimat. I en såiltn miliö ilr dot naturligt att inom sïtt anwarsområde ta upp och påvisa wen[uell misstanke om oegentligheter eller awikslser som på något sätt riskerar att sktda organisationeu eller förnoendet {ih den. 5av7

17 - pwc ì[i,åraialsttaselser Vårreko-rnmendation Förbuniletp kornmentrr Det saknas en prissättningspolicy. GR är medvetna om detta och kommer att inom en sna framtid att ta fram en policy für deüa. Det saknas en naturlig komrnunikationsplattform för anställda i GR ftir att uppmärlsamma oegentligheter eller andra väsentliga noteringar som begås av personer ute i organisationen. s. Redovisnin$c och revisionsfrågor OR bedriwr ett o&fattar de antal projekt. Sroje&lstyrning är därffir central i GRs verksamhet. Vï har tidþare år notëråt att rutínsn ftir projeftre{ovi ningen k n f'örbätbas på några ornråden. Till fü!j'd av detta stårtad s eols ett lntgrnt projeht gållande fürsndrtngsxr.ber* nv qroje$$ovis1ln$enltinen. Färbundethar från och med i år in rten projekthanterinpirtstrukdcin srlm publlcerots på Bonnlen oc,h sorn dänriêd finue tlllgänglig fär sarutliga uredurbetn e. Rutinerna ska enligt Õ&"vara fultt in{ärda per granrkningstlllfrlletl oih s*rntlþ projeht sorrr ei igare her varlt pâgåenrlo undcr fl rå ür har besktåts oßh hsnterats utlfråü ëü 6r {tôrn rappurt Wr granstming virar.att GR ha fortsatlsítt arbete fiir att fìirbfinra rutinevna kring projektredwfuníngen, Vidar* gransloing nv pmjekten ftir attveriñera ãtt CR tlüãmpat de nya rutinerna tcommer attgðras i samhand rned granskning avbokslutet. Föregf ende år hade vi synpunher på an tidplanen inte allt d efterlevdes av dotterbolagen i samband med rapportering av delår- ocù ã sbsiislut. Rapporter{ng har inte skstt urllgt t".ïdplun i.år hellw vilks,t i sin tnr ftirdrtúer tidplnnen för SR att la fisnr Aen-*emman$Aildn rcdwr*nlngen, Þen fiämsta anledningen till sen rafporterlng ir att dotterbolaeet Gryning Vård stånger eina månadsbokslut sñnt I m$uaden på gnrnd uv rtt--brlågëf inte kan fhststålla vissa.poster. Fj{ att kunna eftetler hstställita Hdoplnner reknmmendersr vl att tídlgt i månrdcn gnru enkntifiçerod bedðrnnlng uv vnd utfallet N$ ns tlqssn poster. När det ålttîska utfaller på poxt*rna trl{r kãnt gðrs nedan en konigerïng i bokförlngen för âfi råltrå eventuella skíllnader' Mot bakg rrnü av ovanstående relqornmenderar r i GR att uppdatera sina instrulítioner med informati6n oml"nu fijr att lcunna få in rapporteringarna i tid från dotterbolagen 6 av7

18 -þ pwc Vl rekommsndemr också R att se äver sina mallar för upprëittantle av ksncermedüvisnir gen oc.h användandst uv dessa fdr att effiektlvh ra arbetet med den sam nanståillda redovisningen. NåSre ðwiga redovisning*- eller revisionsfr"ågor som behöver oimhändertas ftiffir ärsbûkslu et har Ínte identifieråts, 3. Delårsbokslutet Gäteborgsregioneas Kommunalfirbuuüuppräaarårligen dellirsboklut per augusti. Þel-år*bokslu.tet smfêttår resultat- or"hbalansrëkniugkoroplettexad rueil olika upplysningarsxntsämma$ståxld redovisning. \4 h*r genonrfürt en ðverxíktlig gnnskningav dalårrbokslutef, Yi hedömer üt komihi nalförbrrndâtã' r,ês Itát- ôfh bnlanrr*i m*i'rg,samt den sammanstäilds rerlovisningen per augusti eor4 Í allt väsentligt gtr eo tåttvísûnde bilil av GR:r reilltat och ställning. 7w7

19 _þ p,wc Gryníng V&rdAB zor4 Lägesrapport avseende rekornmendationer till ftirståirkning och effektivisering av intern kontroll, väsentliga redovisnings- och revisionsfrågor samt delårsbokslut Vi har under hösten zor4 genomfört förberedande granskning av styrelsens och verlstállande direktörens förvaitning, den inte na kontrollen och den löpande redovisningen ffir Gryning Vård AB för perioden fram tü den gr augusti Syftet med vår granskning är att förbereda och planera för vår revision av årsredovisningen oeh föwaltningen, inte att genomföra en självständig granskning och uttalande avseende bolagets interna kontroll. Vår granskning har bland annat omfattat system och processer för:. Inköpsrutin. Intäktsredovisning. Skatter och avgifter. öwigr Under zo$ införde bolaget ett nytt personaladministrationssystem, vilket inneburit en hård arbetsbelastning på personalavdelningen samt att några felaktiga löneutbetalningar skedde under zor3. Vi kommer därför i överenskommelse med bolaget att ta l$äìp av specialister inom PwC för granskning av lönerna, vilken kommer att ske efter tidpunkten für förvaltningsrevision men innan granskning av årsbokslutet. I samband med vår granskning har vi gjort vissa noteringar och iakttagelser där åtgärder skulle kunna förstärka och effektivisera den interna kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings och revisionsfrågor som bör åtgärdas inför årsbokslutet, vilka sammanfattas i bifogade brev., För ytterligare förklaringar och kommentarer står vi givetvis till förfogande. Med hälsning, Lönnbrattt#,"*fuq-- M_ftt Huuudansuarig reuísor Granskningsledare

20 -þ pwc r. Förvaltning och intern kontroll Våra iakttagelser Riskanalys och intern kontrolþlan Styrelsen ansvårâr fär att ve ksamheten har en tillrãcklig och för verksamheten ändamålsenligt intern kontroll. En väsentlig startpunkt vid upprättande âv system och struktur för intern konnoll âr en strukturerad riskanalys. En input till denna är givewis de verksamhetsmål som upprättats. I tillägg till dessa finns dock oftabehov av att komplettera analysen med en bedömning av möjlig påverkan och sannolikhet fürfel i den finansiella rapporteringen. Komplettering av riskanalysen kan även behöva göras på mer detaljerad nivå i syfte att fastställa att alla väsentliga risker med en sannolik påverkan på den finansiella rapporteringen identifierats. Tillsammans med verksamhetsmålen ger riskanalysen en god grund für att definiera målsättning för och delmoment i arbetet med den interna kontrollen. Vår rekornmend.ation Styrelsen fattade beslut om en uppdaterad lk-plan och riskanalys i augusti eor3. Under året 2or4 skulle policys fö eslås för beslut av styrelsen. Sammantaget väntas antal policys bli ca 15 st. Per granskningstillf?illet var samtliga policys ännu ej upprättade och beslutade av styrelsen. Vi har blivjt informerade om att samtliga interna riktlinjer och polirys skall tas upp på styrelsemöte i oktober och december. Vi kommer därftir att följaupp detta i vår granskning i februari. Bolagets kommentar Arbetet med ta fram policyer pågår enligt plan och målet är att styrelsen vid årets slut ska ha fattat besiut om de r5 st policyer som Gryning kommer att ha framöver. Hittills har styrelsen beslutat om B st policyer och kvar är: Beslut i oktober; Ekonomi- och finanspolicy, resepolicy, miljöpolicy och bilpolicy Beslut i december; Arbetsmiljöpolicy och Säkerhetspolicy zav6

21 ft pwc Våra ial<ttagelser Attestrutin Vid vår sticþrovsgranskning av attester och genomgång av inköpsrutin har vi giort föij ande iakttageiser:. Behörigheter i systemet för godkännande av leverantörsfakturor och attestkedjan kan ändras så atl underställd person utför kontroll av överordnads inköp. Detta gäller für enhetschefer och uppåt. a Vi har noterat att attestlistan inte varit uppdaterad då samtliga personer som fi.nns inlagda i Raindance inte är inhuderade i den godkända attestlistan. Vår rèkomrnendation De beskrivna bristerna i behörighetsins}ränkningarna innebär en ökad risk for att Gryning Vård belastas med kostnader som inte är godkända och attesterade enligt gällande attestordning. Vi är medvetna om att systemet inte stödjer att dessa tekniska begränsningar kan läggas in, men vill trots det påpeka den ökade risken som f<iljer av rutinen. Vi rekommendera därför att Gryning Vård ser över system och rutiner för att säkerställa att attest sker eniigt gällande attestordning. Vi rekommenderar också att attestlistan, som signeras avvd, noggrant gås igenom och uppdateras med samtliga personer som ska ha behörighet. Bolagets kommentar I attest- och utanordningsreglementet och regelverket för intern kontroll framgår det tydligt vilka rutiner som gäller vid inköp och att det alltid skail vara dubbel attest. Utbildning har skett av regelverket för intern kontroll för chefer. Nya chefer utbüdas vid introduktion om de centrala utinerna som finns inom ekonomiarbete och aila erhåller en ekonomihandbok. Ekonomifunktionen har stämt av med CGI om möjügheterna till att tekniskt lösa denna svårighet och det finns i dagsläget ingen teknisk lösning. Vi ser över rutinen med attestlistan och kommer att säkerstdlla dess riktighet, se ny rutin Behörigheter till ekonomisystem. a a Attest vid avstämning av balanskonton saknades för en av de granskade månaderna. Atlest vid granskning av logglistor över ändringar i fast data avseende leverantörer saknades för de wå granskade månaderna. Atlest saknades på fiertalet manuella bokföringsordrar Vi rekommenderar bolaget att vara noga med att attest görs på samtliga avstämningsspecifikationer för att i efterhand kunna följa upp att avstämning har gjorts samt avvem som utförts den. Rutin för attestering avsamtliga manuella bolf,öringsordrar bör inforas für att minimera risken för felaktigheter Rutin finns redan och en uppfüljning kommer att ske så att detta sker. Ny rutin införs där attest kommer att ske på alla boldöringsordrar. 3av6

22 ,-þ pwc Väfaiakttagelser Behörigheter till ekonornisystem Alla anställda på ekonomiavdelningen har i princip samma behörighet till ekonomisystemet. B ehörigheten innebär bl a möjlighet att administrera fakturor, lägga upp leverantörer, skapa betalningar etc. vilket ej ses som en god arbetsfördelning ur ett intern kontroll perspektiv. Behörigheter i internetbanken A st?iilda på ekonomiavdelningen har behörighet att genomföra överföringar och betalningar via internetbanken ensammâ. Vår rekomrnend.ation Boiaget anser att det är nödvändigt att de anställda skall ha denna access. Bolaget har dock eftervåra påpekanden föregående år infört rutin för kontroll av logglista över ändringar i fasta data avseende leverantörer samt rutin för stickprovskontroll av att fakturor > 1 PBB dubbelaftesteras i enlighet med attestinstruktionen. Vi vill dock ändå poängtera att det finns en risk förknippad med de obegränsade behörigheterna. Vi rekommenderar därfijr att Gryning Vård ser över behörighetsstrukturen i Raindance. Vidare bör en rutin införas för att periodvis gå igenom samtliga behörigheter till Raindance (inkluderande attesträtter till Fakturaportalen) med syfte att verifiera att de är aktuella. Bolaget menar att överföringar endast görs till de olika enheterna för påfyllning avhandkassa (interntj samt för ersãttning till Familjehem (externt), och att underlaget för betaining alttid är attesterat av två personer. Vi bedömer dock att det finns en risk med upplägget och rekommenderar därför bolaget att infôra behörighet wå i förening för betalningar. Bolagets komrnentar Vid manuella betalningar av ekonomifunktionen ska dessa alìtid attesteras av ekonomichef. Ny rutin införs drir alla attesträtter stäms avvarje månad mot Raindance och att en uppdaterad âttestiista signeras av VD. Rutinen med logglistan fortsätter där kontroll av alla nya och ändrade leverantörer stäms av månadsvis och godkänns av ekonomichef. Ny rutin införs i internetbanken där det alltid ska var två i ftirening vid utbetalning. Rent tekniskt infiirs ett krav om två i förening ânnars går det inte att betala. 4av6