Projektekonomi KTH - Indek

Transkript

1 Varför? Projektekonomi KTH - Indek Sven Antvik Varför styra projektekonomi? Vad kan hända vid otillräcklig styrning? Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH Projektekonomi Introduktion Utveckling Begrepp Projektstruktur Styrning Genomförande Viktiga faktorer Sven Antvik Civilingenjör KTH Flerårig erfarenhet av beställarens projektledning på FMV Resultatvärdemetoden sedan 1970-talet Forskning och undervisning i projektledning vid KTH Licentiatavhandling vid KTH om Resultatvärdesmetoden Ledamot av Svenska ProjektAkademien Tidigare medlem i utskottet som utser Årets Projektledare Certifierad enligt PMI (PMP) samt IPMA First Assessor Egen konsultverksamhet - Management and Aviation Författare till Styrning av stora projekt statsmakternas krav på beställarens styrning av JAS-projektet Medförfattare till Projekt ledning och metoder och Resultatvärdemetoden en introduktion Instruktör flygning samt språkassessor flyg Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 4 Varför styra projektekonomi? Ett projekts vinst påverkar företagets vinst Ju större projektvinster desto större företagsvinst Ju större företagsvinst desto större företagsvärde (och tryggare arbetstillfällen) Undvika skandaler och konkurs Beställaren påverkas av leverantörens problem Beställaren kan/ska därför ställa krav på leverantörens projektstyrning i anbudsinfordran och avtal Varför måste beställare styra? Några rubriker: "Banverket glömde inflationen, nu saknas 40 Mkr". "Gullmarsfärja blev 94 mkr dyrare än beräknat". Fördyring 300%, känd teknik! 520 Mkr för att rusta bad" (Eriksdalsbadet). Fördyring 130% på ett år, känd teknik! "Bergrum med skenande kostnad" (Johannes brandcentral). Fördyring 58%! "Hötorgsskrapa dyrare än beräknat" Fördyring 52%, projektlängd 21 mån! Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 6 Sven Antvik (c) KTH 1

2 Beställarens styrning Offentlig upphandling för hundratals miljarder kronor om året Stat, landsting och kommun stora beställare Beställarens styrning avgörande Hur projektstyr staten? Svenska staten har hittills haft mycket små specifika krav på projektredovisning från myndigheter. JAS-projektet har i 16 år varit ett unikt undantag. Från har ett 15-tal av FMV största projekt fått samma krav på redovisning som JAS Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 8 Projektstyrning fleråriga projekt Projekt som sträcker sig över flera år och som påverkas av inflation eller valutaförändringar samt har en fastställd projektram i ett visst prisläge ställs inför ett antal problem när dessa faktorer ska hanteras. JAS lösningar har prövats av Försvarsdepartementet, Finansdepartementet, RRV, FOA, FM och FMV utan att förändrings/förbättringsförslag kunnat påvisas. De är grunden för en kontinuerlig efterkalkyl av projekt och har oförändrat använts sedan Sven Antvik (c) KTH 9 JAS 39 ur program- projekt- och bokslutsperspektiv Delserie 1 39A utveckling Beslut utv+ds PDF JAS 39 T.o.m 1979/ B studier/pdf Första flygning Studier A20/B3LA/SK38 39B serie 39B utveckling Delserie 2 Beslut Ds Delserie Program 50 år ( - ) Projekt 20 år ( - ) Bokslut 1 år (LAGKRAV) Sven Antvik (c) KTH 10 osv Grundkrav projektstyrsystem ETT system som hänger ihop från planering till genomförande ALLA använder systemet Utveckling Dubbelinmatning av indata ska inte förekomma Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 12 Sven Antvik (c) KTH 2

3 Ekonomistyrning - utveckling Mellersta östern Evangelisten Lukas Dubbel italiensk bokföring Pacioli 1494 Modern ekonomistyrning GM Kelly GAO (Government Accountability Office) Mellersta östern Sucessiv utveckling skrivkonst, lermynt m.m. Utveckling av banker i Grekland ca 500 f.kr Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 14 Evangelisten Lukas Suppose one of you wants to build a tower. Will he first not sit down and estimate the cost to see if he has enough money to complete it (St Luke 14:28) Dubbel italiensk bokföring Finns dokumenterad i handlingar från företaget Giovanni Farolfi & Co Ett komplett system med dubbel bokföring (debet/kredit) år 1300 finns dokumenterat Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 16 Pacioli (1494) om styrning Three things are needed by anyone who wishes to carry on business carefully: 1 Cash and/or credit 2 A good accountant 3 Proper internal control Modern ekonomistyrning GM Donaldson Brown från Du Pont till GM Utvecklade styrningen med bland annat begreppet ROI (Return on Investment) Möjliggjorde styrning av det då starkt expanderande företaget GM Första halvan av 1920-talet Ref: Particularis de Computis et Scripturis, till engelska av Jeremy Cripps Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 18 Sven Antvik (c) KTH 3

4 Kelly s 14 rules - # 6, ca There must be a monthly cost review covering not only what has been spent and committed but also projected costs to the conclusion of the program. Don't have the books ninety days late and don't surprise the customer with sudden overruns Sven Antvik (c) KTH 19 GAO Cost Estimating and Assessment Guide Best Practices for Developing and Managing Capital Program Costs GAO-09-3SP March Sven Antvik (c) KTH 20 Begrepp Begrepp Grundläggande begrepp OBS: olika, men snarlika definitioner i litteraturen OBS: ur resp. aktörs perspektiv Disposition / Utgift Utbetalning Kostnad Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 22 Disposition / utgift Uppstår när avtal tecknas Måste hålla reda på sina dispositioner Pengar som man har på sitt konto men inte kan använda till något annat Dispositionsbokföring Jämför med dina personliga dispositioner, t.ex. betalning av boende varje månad Sven Antvik (c) KTH 23 Dispositionsbokföring och projekt FSR kronor. Budgeterad accumulerad upparbetning. Redan när året startar är 78% av årets kostnader bundna genom juridiska avtal. Mycket viktigt att hålla rätt på vad som är bundet och således inte längre disponibelt Best ej bokfört Räntor "Fritt" Sven Antvik (c) KTH 24 Sven Antvik (c) KTH 4

5 Disposition / Utgift 1. I och med att en vara anskaffas uppkommer en utgift. (Östman "Intern redovisning", sid 29) Utgift 2. Utgift uppstår då fakturan för en vara eller tjänst mottages (Andersson "Allmän företagsekonomi" sid 86-87) 3. Utgift uppstår då en vara eller tjänst anskaffas- oberoende av om utbetalning sker eller inte. Den kan således noteras antingen som en utbetalning eller som en skuld. (Hansson/Nilsson "Produktkalkylering", sid 27) 4. När resursen överlåts uppstår en utgift för företaget i affärsredovisningen (Johansson/Samuelson "Industriell kalkylering och redovisning" sid 19-20) Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 26 Utbetalning 1. Vid betalningstidpunkten sker en utbetalning. (Östman "Intern redovisning", sid 29) Utbetalning 2. Utbetalning används när betalningstillfället avses (Andersson "Allmän företagsekonomi" sid 86-87) 3. Utbetalning uppstår vid betalningstillfället, dvs då en utgift betalas. (Hansson/Nilsson "Produktkalkylering", sid 27) 4. Ej definierad (Johansson/Samuelson "Industriell kalkylering och redovisning" sid 19-20) Sven Antvik (c) KTH 27 Kronor Sven Antvik (c) KTH 28 Kostnad 1 I och med att något förbrukas uppstår en kostnad. Det finns flera olika definitioner på kostnad En definition är att kostnaden kan betraktas som en periodicerad utgift. Den kan betecknas som det bokföringsmässiga kostnadsbegreppet Kostnad forts. 2 Kostnad är värdet av den resursuppoffring man gör när man t ex tillverkar eller säljer en produkt. Kostnaden utgör alltså ett mått på hur stor del av resursförbrukningen som verkligen hänför sig till den del av verksamheten eller till den period som man för tillfället ska resultatberäkna. (Andersson "Allmän företagsekonomi" sid 86-87) En annan definition av kostnad är värdet av de uppoffringar som ett visst handlingsalternativ för med sig (Östman "Intern redovisning", sid 29) Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 30 Sven Antvik (c) KTH 5

6 Kostnad forts. 3 Kostnad forts. 4 Kostnad är en periodicerad utgift, d.v.s. den uppstår i samband med resursförbrukningen och är ett mått på den aktuella resursförbrukningen. Det är detta begrepp som används i kalkyleringen. (Hansson/Nilsson "Produktkalkylering", sid 27) Med kostnad avses i denna bok ett uttryck för värdet av de uppoffringar som ett handlingsalternativ för med sig. Anm: Detta begrepp är vidare än kostnadsbegreppet i företagens externa resultatredovisning. I dessa redovisningar avses med kostnad närmast den del av företagets under perioden eller tidigare perioder gjorda utgifter som anses hänförbara till under perioden sålda varor. (Johansson/Samuelson "Industriell kalkylering och redovisning" sid 19-20) Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 32 Kostnad 1400 kr för 70 cl ger en kostnad av 20 kr/cl. Ska jag kostnadsföra resten nästa helg, eller??? Disposition-Utgift/utbetalning/kostnad Disp.-Utgift Utbetalning Kostnad Radar PS890 S4 till FSR890 (tidsförhållanden) år 5 mån till kostnad JAS fpl år 3 mån till kostnad år till första utbetalning Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH Värdet av avtalade leveranser (FMV läge ) Övr FM Volvo Ericsson SAAB Krauss HB Celsius IG JAS Sven Antvik (c) KTH 35 Projektstruktur Sven Antvik (c) KTH 36 Sven Antvik (c) KTH 6

7 Projektstuktur Grund för integration och styrning Projektstruktur (WBS) Ekonomi Omfattning WBS Tid Risk WBS = Work Breakdown Structure Följande tre bilder visar användning av projektstruktur för Definition av projektets omfattning Projektets tidplanering med Gannt-schema Projektets förkalkyl (budget) Integration Omfattning Tid Ekonomi WBS är grund för Integration styrning Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 38 WBS - Omfattning 1 Körkort GAO checklista om WBS Körkortstillstånd 1.2 Övningskörning 1.3 Teoriutbildning 1.4 Riskutbildning 1.5 Prov för Vägverket Teoriprov Körprov 1.6 Ledning och administration A product-oriented WBS represents best practice. It reflects the program work that needs to be done. It clearly outlines the end product and major work for the program; contains at least 3 levels of indenture; is flexible and tailored to the program Sven Antvik (c) KTH 39 Ref: Antvik-Sjöholm: Projekt ledning och metoder Sven Antvik (c) KTH 40 GAO checklista om WBS - 2 The 100 percent rule applies: the sum of the children equals the parent.. The WBS defines all work packages, which in turn include all cost elements and deliverables. In addition to hardware and software elements, the WBS contains program management and other common elements to make sure all the work is covered. GAO checklista om WBS - 3 Each system has one program WBS but may have several contract WBSs that are extended from the program WBS, depending on the number of subcontractors Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 42 Sven Antvik (c) KTH 7

8 GAO checklista om WBS - 4 The WBS is standardized so that cost data can be collected and used for estimating future programs. It facilitates portfolio management, including lessons learned matches schedule, cost estimate, and EVM at a high level is updated as changes occur and the program becomes better defined includes functional activities within each element that are needed to support each product deliverable is the starting point for developing the program s detailed schedule provides a framework for identifying and monitoring risks and the effectiveness of contingency plans provides for a common language between the government program management office, technical specialists, prime contractors, and subcontractors. GAO checklista om WBS - 5 The WBS has a dictionary that defines each element and how it relates to others in the hierarchy clearly describes what is included in each element describes resources and functional activities needed to produce the element product links each element to other relevant technical documents Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 44 WBS-element Jan Feb Mar Apr Maj Jun 1.1 Körkortstillstånd 1.2 Övningskörning 1.3 Teoriutbildning 1.4 Riskutbildning 1.5 Prov Vägverket Kunskapsprov (teori) Körprov 1.6 Ledning och adm. 1.7 Osäkerheter WBS - Tid Sven Antvik (c) KTH 45 Ref: Antvik-Sjöholm: Projekt ledning och metoder WBS - Ekonomi Total budget Osäkerheter Projektledning Prov vägverket Riskutbildning Teoriutbildning Övningkörning Tillstånd Sven Antvik (c) KTH 46 Ref: Antvik-Sjöholm: Projekt ledning och metoder GRIPEN-PROJEKTET (ramdefinition) TIDTidplan: 2001 JAS 39A typ Delserie 1 Delserie 2 JAS 39B Motmedel IK Flygradio PLA/UTA Simulator MATERIELINNEHÅLL RB15F RB75TV (arv) RB24J RB74 AMRAAM BK Arak70 Akanam EKONOMI Utgiftsram: 67,0 Mdkr löpande+pn G94/95 DEM FRF Typservice IG JAS mm Odistribuerad budget Flygfält SAAB Flygförare SAAB Ändring i tillverkning Ändring i tjänst Bränsle/luft VFA/SAAB Sven Antvik (c) KTH 47 Konsulter, Försäkring, m m $ USD SEK GBP Styrning Sven Antvik (c) KTH 48 Sven Antvik (c) KTH 8

9 Med styrning avses Styrning "Medvetna metoder för att påverka mot ett önskat resultat" Grunderna för framgångsrik styrning skapas redan under planeringsfasen, d.v.s. innan projektets genomförande påbörjas. Styrning av Projektekonomi (kommentar till avsnittet) Jämför med navigering för att ta sig från start till mål: Medvetna metoder (t ex hörsägen, hittar vägen pga gått många gånger förr, sjökort,klocka och kompass, Decca, GPS eller elektroniskt sjökort) för att påverka (Det räcker inte med att som i årsredovisningar blicka bakåt. Det säger för lite om hur, när och på vilket sätt du ska uppnå slutmålet. Metoderna används för att påverka hur du på det snabbaste, säkraste eller kanske billigaste sättet når ditt slutmål) mot ett önskat resultat Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 50 Styrsystem för projektstyrning Hur ser styrsystemet ut? Exempel på krav: Earned Value Management Systems Criteria Introduction and purpose Organization Planning, Scheduling and Budgeting Accounting Considerations Analysis and Management Reports (Ref: US DOD Regulation R Appendix VI samt US DOD MIL-HDBK-881) Sven Antvik (c) KTH 51 De 10 stegen (kommentar) De 6 första stegen är av grundläggande projektkaraktär och skall göras innan projekt startas. De skall genomföras i den ordning som visas. Ett relativt vanligt misstag är att man börjar med steget 3. Många misslyckade projekt kan tillskrivas brister i ovanstående avseenden Projektstrukturen (WBS) är av största betydelse för god projektstyrning - viktig hjälp för att definiera vad som skall göras, dvs. projektets omfattning Sven Antvik (c) KTH 52 1 Projektmål 2 Omfattning (WBS) 3 Organisationsstruktur 5 Tidplaner 6 Förkalkyl (budget) 4 Ansvarsmatris Sven Antvik (c) KTH 53 7 Ekonomiskt utfall 8 Utförda prestationer 9 Värdet av utförda prestationer 10 Analys av nuläge och trender Sven Antvik (c) KTH 54 Sven Antvik (c) KTH 9

10 Internationella erfarenheter Man kan tidigt i ett projekt prediktera hur ett projekt kommer att bli klart: Erfarenheten säger att de nyckeltal man har % inne i projektet (med få undantag) förblir oförändrade eller försämras. Varför? Har man missat i bedömningen av närtiden är det sannolikt att man inte gjort bättre bedömning av det som ligger längre fram Sven Antvik (c) KTH 55 Basic requirements on a project control system "There are a number of ways to plan, schedule, track, and control multiple projects within an organization. The key to success is to have a coherent, integrated, consistent system for doing this, and to make sure that everyone is using the same system." Russell D. Archibald: "Managing High technology programs and projects ; chapter "Multiproject management" Sven Antvik (c) KTH 56 Kommunicera med grafik! En bild säger mer än tusen ord Få förstår enbart siffror Verkar gälla såväl ingenjörer som ekonomer! En bild säger mycket snabbare hur det ser ut Hushålla med mottagarens tid (och din egen)! Skillnaden mellan miljard och miljon $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 58 Styrande beslut JAS 39 Ramstyrning - 25,7 mdkr prisnivå februari 1981 Riksdagsbeslut 1982 (prop 1981/82:102) Regeringsbeslut (H68/82) Riksdagsbeslut 1983 (prop 1982/82:119) Riksdagsbeslut 1993 (prop 1992/93:100) Riksdagsbeslut 1997 (prop 1996/97:4) Styrande beslut JAS 39 Regeringsbeslut om Styrning och kontroll reglerar: Organisation och arbetsuppgifter Rapportering Handlingsregler för ÖB, CFV, FMV Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 60 Sven Antvik (c) KTH 10

11 Genomförande Genomförande Ramstyrning Prisomräkning Projektkalkyl Avtalshantering / ändringar Rapportering Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 62 Ramstyrning Definierad uppgift (Materiel, tid och ekonomi) Valuta Valutaberoende förändring JAS 39 Ramstyrning Prisomräkningsproblematik Index och valutaberoende förändring Kontinuerligt fungerande metodik för prisomräkning efterkalkyl flödet planerat-utgift(beställt/disponerat)-utbetalt hantering av skillnad budget-utfall hantering av förändringar i uppgiften Baspris Indexberoende förändring Sven Antvik (c) KTH 63 Index Sven Antvik (c) KTH 64 JAS 39 Ramstyrning JAS planeringsram - JAS-projektets utgiftsram JAS Planeringsram(dvs hur försvarsanslaget kompenseras): NPI FPI Nytt priskompensationssystem mellan FB maa JAS valutaberoende USD/GBP/ FRF/DEM Tänkt ECUkoppling IMPI38 och USD GPTrendframskrivn förenklad USD JAS-proj USD/GBP/ FRF/DEM JAS-projektets utgiftsram (dvs ingångna och planerade avtal): Omplanering med 2 objekt: Prisomräkningsfaktor Objekt A Objekt B Projektkostnad Baspris 15,7 10,0 Omplaneringsproblematik vid ramstyrning 2,4 1,4 Nytt pris Omplanering Deflatering 44,0 14,0 39,0 19,0 13,9 13,6 25,7 58,0 58,0 27,5-25,7 Diff 1,8 Ingen förändring av materielinnehållet i A och B har gjorts utan omplaneringen är endast föranledd av nya prisuppgifter. Räknad enligt samma metodik sedan projektstart Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 66 Sven Antvik (c) KTH 11

12 Omplaneringsproblematik vid ramstyrning Fpl JAS 39. Informationsöverföring vid ramstyrning Omplanering med 4 objekt: Miljarder kronor Objekt 1 Objekt 2 Objekt 3 Objekt 3 Före Efter Förändring (ökning=+) Summa Objekt 3 kostnadsökningar kan ha omplanerats från objekt 2 och 4 på ett oändligt antal sätt. Ekonomisystem som kan hålla reda på denna typ av omplaneringar saknas. Tanken svindlar vid ett system som dessutom skulle kunna deflatera varje gjord och planerad betalning till projektets ursprungliga prisnivå! SLUTSATS: Omräkning till ursprunglig prisnivå kan inte ske Obest 1:1 Best obet Best bet 1: Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 68 Miljarder kronor Fpl JAS 39. Informationsöverföring vid ramstyrning En oförändrad JAS-ram kräver att gränssnitten mellan planeringsoch ekonomisystemens delar görs på ett sådant sätt att alla transaktioner mellan dessa har förhållandet 1:1. 1:1 Om obeställd verksamhet hanteras i flera system måste 1:1- förhållande råda vid omplaneringar mellan dessa. 1. Beställningsbelopp USD Valutakurser vid: Budget 7:-/USD Betalning 6:-/USD Beställt (Utgift/disp) Baspris JAS 39. Ramstyrning Hantering av skillnad budget-utfall Index samt valutadiff. Summa :- 0: :- Automatiska omplaneringar får ej ske. Index/valutaskillnader 1:1 relativt gällande planeringskurser måste hanteras stringent för beställningar som avslutas löpande under året så att dessa skillnader kan tas omhand vid nästa års omräkning Betalt : : :- Rest att betala 0: : : Sven Antvik (c) KTH 69 Dessa försvinner från "JAS utgiftsram" vid nästa prisomräkning, dvs ramen gör varken vinst eller förlust på index och valutadifferenser Sven Antvik (c) KTH 70 JAS 39. Ramstyrning Förändring av materielinnehåll MS315 JA37 MS317 FB87 MS318 JAS-ram MS319 Fpl 141- FB82 +AMRAAM +AMRAAM FB87 RB71A/73 -AMRAAM +AMRAAM Prisomräkning CFV AMRAAM +AMRAAM FB92 +AMRAAM +AMRAAM Varje förändring skall skriftligt dokumenteras på ett strukturerat sätt för att medge spårbarhet bakåt. För JAS sker detta genom årsvisa budgetpärmar, kvartalsrapporter Sven Antvik (c) KTH 71 samt JAS årliga redovisning till regering och riksdag Sven Antvik (c) KTH 72 Sven Antvik (c) KTH 12

13 Valutaberoende (kommentar till avsnittet) Projekt tenderar att bli mer och mer internationella. Försvarets stora projekt har en ökande valutaexponering. Terminssäkring av valutor för fleråriga projekt blir dyrbar. Det ger visserligen en säker budget men först i efterhand går det att avgöra om det var en bra affär eller ej. Kan bli stora skillnader i löpande pris för samma projekt enbart beroende på vilka valutakurser man ansätter! D.v.s. samma kalkylförutsättningar frånsett valutakurserna Sven Antvik (c) KTH % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% JAS-ramens valutafördelning (ref årlig redovisning 1994) 2% 4% 7% 31% 56% Sven Antvik (c) KTH 74 Miljarder kronor ,7-0, ,9 Valutans inverkan på JAS-ramen MS ,8 5,6 2,8 1, Sven Antvik (c) KTH 75 0, ,6-0,3 0, , /8-93 Bilden visar valutakursernas inverkan på resterande betalningar (38,1 Mdkr) inom nuvarande JAS-ram om 60,8 Mdkr. Planeringsvalutorna för respektive år har använts, dvs med dagens indexförutsättningar men med valutorna som gällde 1981 skulle ramen reducerats med 2,7 mdkr. Med aktuella kurser 23/8-93 skulle ramen behöva öka med 5,2 Mdkr års nivå är hittills den högsta. Relativt den nivån innebär dagens kurser en ramreducering med 0,4 Mdkr Index- och valutaomräkning (kommentar till avsnittet) Varje projekt ska kunna visa motsvarande bild som JAS över sin egen utveckling. Avsnittet visar dels en kalkyluppställning för prisklausuler som är i det närmaste generell (den har använts för samtliga JAS-avtal med smärre variation i 15 år nu), dels valutans mycket stora inverkan på prisomräkningar. Tydligt framgår att inflation är rimligt prognosticerbar, men inte valutakurser Sven Antvik (c) KTH Miljarder kronor Totalekonomi Gripenprojektet 67,0 48,9 27,8 Total kostnad Beställt Verkställd Utbetaln. Planerad Utbetaln. Omräkning för prisreglering Index- Index- Relativ Vikt Nytt värde värde index- värde dec-95 dec-96 ökning Fast del 100,0 100,0 100,0 8% 8,0 AKI H28-35K86 (Lön) 111,4 117,1 105,1 65% 68,3 ITPI J28-35K62 (Mtrl) 119,6 117,4 98,2 27% 26,5 100% 102,8 Förändring 2,8% Anm: Omfattar 140 fpl, vapen, motmedel markelektronik mm 82 = USD = 7:41 Prisnivåer: 1982/94 i löpande pris 1994/- i planeringsprisläge G94/95 Genom att varje gång dividera årets omräkning från basprisnivån (1/81) med fjolårets omräkning från basprisnivån (1/81) förhindras ackumulativa fel Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 78 Sven Antvik (c) KTH 13

14 2,4 2,2 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1 Indexutveckling (SAAB typarbetsindex) Basår för indexutvecklingen är feb 1981 = basen för JAS-ramsbeslutet om 25,7 Mdkr 1981 feb SAAB SEK SAAB USD SAAB GBP SAAB DEM SAAB FRF NPI KPI Sven Antvik (c) KTH 79 GBP KPI SEK NPI FRF USD DEM KR 10,4 9,4 8,4 7,4 6,4 5,4 4,4 4,40/4,58 Valutakursvariationer relativt ursprunglig JAS-ram (jan maj 1995) USD 12,76 12,26 11,76 11,26 KR 10,76 10,26 9,76 9,26 5,98 1,58 1,98 0,96 5,48 1,48 4,98 1,38 4,48 1,28 KR 3,98 DEM KR 1,18 3,48 2,98 1,08 2,48 0,98 1,98 0, Sven Antvik (c) KTH 80 9,35 GBP FRF 4 3,5 3 2,5 2 1, feb 1983 Kombinerad Index/valutautveckling (SAAB typarbe) Basår för indexutvecklingen är feb 1981 = basen för JAS-ramsbeslutet om 25,7 Mdkr SAAB SEK SAAB GBP SAAB DEM SAAB FRF NPI KPI Sven Antvik (c) KTH 81 DEM GBP FRF KPI SEK NPI Omräkningsprocent 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1809t Simulatorer ty JAS 39 Omräkning feb93p till feb 94p Indexomräkning Valutaomräkning 1815s RB24 serie 1817 AMRAAM SEK 1835 Typservice 1808t PLD/UTA/ACTES 1812s RB15F 1805t Motmedel CTech 1801t 39B typ IG JAS 1806t IK typ 1805s Boy serie BEAB 1801s 39B serie 1826s ARAK70 serie 1825s BK serie 1835s reserv 1808s PLD/UTA/ACTES 1809s simulatorer 1828t Akanam typ 1830s Spaningskapsel 1817s AMRAAM ser USD Sven Antvik (c) KTH 82 Maskinella utdata (kommentar till avsnittet, Ref Hans Hansson) För att möjliggöra effektiv informationsbehandling krävs att data från ekonomi- och planeringssystem kan överföras maskinellt till kalkyl- eller databasprogram för vidare bearbetning inom projektledningen. Här finns mycket stora effektivitetsvinster att göra. Kalkyler vid FMV visar att ett års manuell inknappning av viss fakturainformation för samtliga fakturor, d:o för beställningar samt att hålla en beställningsöversikt uppdaterad kostar c:a 30 Mkr. Engångskostnaden för en systemlösning med maskinell överföring kostar c:a 0,2 Mkr. (Ref Hans Hansson) Erfarenheter är att maskinella utdata är mycket enklare att komma åt än vad systemansvariga normalt uppger Sven Antvik (c) KTH 83 Engångsinvestering för FMV för maskinella utdata jämfört med årskostnad för månadsvis manuell uppdatering av sidosystemen Avser Kostnader/betalningar Beställningar Beställningsöversikt 0 Manuellt Maskinellt Sven Antvik (c) KTH 84 Sven Antvik (c) KTH 14

15 JAS 39. Ekonomisk projektstyrning och projektsammanhållning Indata Integrerad stordatorlösning Maskinella utdata med direktuppdatering Resultat Månadsvis och vid behov Månadskörningar där alla har samma utdata: Årlig redovisning (PP1, PP2, PP3, BÖ, IÖ) Ekonomirapporter Utmärkta rapporter: Kontroll och felsökning (uppdragsförändringar, Valutasimulering alternativa planer, Anslagsframställning dispositioner, betalningar) Utvärdering prisomräkning Budgetdialogunderlag Budgetprocessen What if-simuleringar Utfallsredovisning Utredningar (ex regeringsrapporterna ) och FM90 Ekonomiska kalkyler Informationsbehandling: - program modell -Grafik - Databas Liststöd Sven Antvik (c) KTH 85 Hur ekonomistyra? (kommentar till avsnittet) Inom stora projekt finns oftast några avtal som är helt dominerande. Om projektledningen tar ett starkt grepp om dessa kan övriga trendframskrivas. Ekonomiska kostnadsdrivare måste dock alltid fångas upp, d.v.s. sådan verksamhet som trots små belopp kan ge stora konsekvenser i form av t.ex. förseningar av projektet som helhet. Avtalsändringar måste styras: JAS typarbete c:a 190 ändringar (kostnad +2%). Utöver detta erfordras planeringssystem som medger en arbetsmetodik i enlighet med punkt 1-6 i de 10 stegen Sven Antvik (c) KTH % 90% 70% 50% 30% 10% -10% Ett fåtal avtal är dominerande (Orderstock ) 92% 90% 95%95% 98% 90%90% 91%90% 2% 2% 3% 2% 2% 10% 2% 1% 3% Stridsfordon 90 Leopard Bamse YS2000 Ub Gotland JAS 39 FSR890 StriC Antal stora avtal Ekonomisk andel Ex: Stridsfordon 90: 2% av antalet liggande avtal vid detta tillfälle svarade för 92% av avtalskostnaderna Det är av särskild vikt att stora avtal hanteras korrekt, bl. a. vad avser ändringar! Sven Antvik (c) KTH 87 FSR890 FMV industribest. 95/1996 Kostnader Mkr prisnivå G95/1996 PU HNS uh rr fpl rr övr De fem största avtalen särredovisade. Övriga avtal, c:a 140 st, redovisade under "övr". De två största avtalen svarade för 85% av kostnaderna. Trendframskriva "övr" Sven Antvik (c) KTH 88 Projektkalkyl frågor att besvara Projektkalkyl Sven Antvik (c) KTH 89 Steg 2 - Vad ska upphandlas? (kostnadsbärare) Steg 2 - Hur många enheter? Steg 3 - Vem ska upphandla? (kostnadsställe) Steg 5 - När ska det beställas? Steg 5 - När ska det levereras? Steg 6 - Vad kostar det? Steg 6 - Behov av förskottsbetalning? Steg 6 - Hur kontera på konto? (kostnadsslag) Sven Antvik (c) KTH 90 Sven Antvik (c) KTH 15

16 Projektkalkyl resultat Med svar på tidigare frågor erhålls: Uppdragssumma Kostnadsplan Betalningsplan Förskottsplan Behov av planeringselement i ett projektkalkylsystem Uppgiften utförs normalt av ansvarig (steg 4) och består av: Vad ska upphandlas (K-bärare) GPS-utrustning (Steg 2) Hur många ska upphandlas 6 st (Steg 2) Vem ska upphandla (K -ställe) Elnikby rå/n isse (Steg 3) När ska det upphandlas apr-97 (Steg 5) När börjar leveranserna jun-97 (Steg 5) Hur ser leveransplanen ut 2 st/månad (Steg 5) Vad är styckepriset 200 tkr/st (Steg 6) E v förskottsbehov 30% (S teg 6) Konto i kontop lanen (K-slag) 6773 (Steg 6) apr-97 maj-97 jun-97 jul-97 aug-97 Summa Leveransplan st Utifrån uppgifterna ovan BERÄKNAS den ekonomiska informationen apr-97 maj-97 jun-97 jul-97 aug-97 Summa Uppdragssumma kr Kostnadsplan kr Betalningsplan kr Förskottsplan kr Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 92 Beställningar viktiga frågor 1 Vad är beställt hos leverantörerna? 2 Vad är betalat till leverantörerna? 3 Hur ser planerade betalningar till leverantörerna ut på ingångna avtal? 4 Planerade förskott på ingångna avtal? 5 Planerade leveranser för ingångna avtal? 6 Vad planerar avd. att beställa och när avses detta ske? 7 Med vilken verksamhet är avdelningens resurser (personal) belagda? 8 Vilka fria resurser finns för att kunna ta mot nya order från FM? 9 Finns det personal som är belagda mer än 100%? 10 Hur ser resursförbrukningen ut jämfört med budget? Ac Kc Pl Skall/bör en avdelningschef/kontorschef/projektledare överblickbart, strukturerat och enkelt kunna få svar på ovanstående frågor? Management reserv /odistribuerad budget/reserv Särskilt avsatt "reserv", vilka hanteras av projektledningen, är en grundläggande projektförutsättning för varje seriöst projekt. Den är till för bland annat: - Osäkerheter i kostnadsuppskattning för de detaljkalkylerade posterna. - Erfarenhetsmässigt tillkommande behov som inte kan detaljkalkyleras från projektstart. - Möjliggöra lösandet av uppkomna problem (av rimlig omfattning), d.v.s. riskhanteringen. Projektledaren har ansvaret och ska hantera reserven Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 94 Avtalshantering Bild 1 (3) Hur sköter ni avtalsadministrationen, d.v.s. förändrar grundavtal vid tillkommande verksamhet? Lägger ni tilläggsbeställning med utnyttjande av grundavtalets beställningsnummer? Hur håller ni rätt på antalet tillägg? Hur hanterar ni tillägg som inte innebär förändring i pris (t ex en teknisk förändring som införs utan kostnad)? Sker formell beställning? Sven Antvik (c) KTH 95 Avtalshantering Bild 2 (3) Vår avtalsuppdatering innebär bl. a. att avtalssidor byts ut så att man i en handling ska kunna läsa vad som nu är avtalat oavsett antalet tillägg. Hur gör ni? Hur ser de underlag ut som säkerställer att korrekt information läggs in i ekonomisystemet? Hur håller ni rätt på den totala avtalsomfattningen inklusive gjorda tillägg ur alla aspekter ovan? Sven Antvik (c) KTH 96 Sven Antvik (c) KTH 16

17 Avtalshantering Bild 3 (3) Prisomräkning (index och valuta) till nytt planeringsprisläge. Hur? Index/valutasimulering för att göra en likviditetsprognos. Hur? Kontrollerar ni samtliga fakturor. Hur? Attesterar ni samtliga fakturor? Om inte, varför? Spar ni samtliga fakturor? Om inte, hur gör ni granskning vid efterjustering index och vid leveransfakturering (förskottsavräkning)? Avtalsändringar COlogg\avtal\fpl Grundavtal och tilläggsbeställningar D&D Prototyp Fennr 003 Baspris feb 1992 Fennr 004 Fennr 005 Fennr 006 Fennr 007 Pax C kit Summa -1 Före grundavtal 10238, ,248 Grundavtal , , ,000 CO Benämning 1 Ny leveransplan 2 Antenner m.m. 243,000 83,000 83,000 83,000 83,000 83, ,000 3 Service plattform 4 Optioner fpl Rev 1 ERE/Saab IS/01 6 FDR, EFIS och REU 165,800 42,460 42,460 42,460 42,460 42, ,100 7 Lädersäten 8 Ökad vikt 9 Rev 2 ERE/Saab IS/01 10 Active noise 655, , , , , , , Torrluft 226, , , , , , , Nytt interface antenn-com 21,000 21,000 21,000 21,000 21,000 21, , Battery backup INS 39,000 39,000 39,000 39,000 39,000 39, , MFD utgår 16 Ej fällbara bord Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 98 Rapportering JAS 39 Gripen Visar den disposition som varje gång utnyttjas för JAS årliga redovisning till regeringen. Det är viktigt att behålla en fast rapportdisposition för projekt som sträcker sig över flera år. I annat fall försvåras både spårbarhet och adekvata jämförelser. Årlig redovisning inleds med förändringar relativt föregående år för i projektet ingående produkter. Rapportering JAS 39 Gripen Regeringsbeslutet om styrning och kontroll av JAS-projektet reglerar organisation och arbetsuppgifter, rapportering samt anger handlingsregler. Dessa handlingsregler gäller för Flygmaterielberedningen, ÖB, Flygvapnet och FMV Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH 100 JAS 39. Årlig redovisning. Disposition 1 MS 318 (140 fpl) 1.1 Inledning 1.2 Avvikelser från systemplan 1.3 Ekonomisk redovisning 2 MS 317 (Försvarsbeslut 87) 3 MS 319 (fpl 141- ) Sven Antvik (c) KTH Ekonomisk redovisning Total JAS-ram Medelsförbrukning avslutade budgetår Kostnadsredovisning för tiden fram till slutleverans av definierat materielinnehåll Beställningsverksamhet Utländsk andel Varierad dollarkurs JAS-ramens månadsvisa betalningsprofil över tiden Sven Antvik (c) KTH 102 Sven Antvik (c) KTH 17

18 1.3.2 Medelsförbrukning avslutade budgetår Totalt Typarbete JAS 39A hos IGJAS JAS 39 Delserie 1 hos IG JAS JAS 39 Delserie 2 hos IG JAS Typarbete JAS 39B hos IG JAS JAS delserie 2 stödsystem JAS 39. Jämförelse budget FB82/utfall Betalningsutfall. Miljoner kronor i löpande priser Anm. Ursprunglig årsvis budget är omräknad med samma årsvisa förutsättningar för ndex/valuta som JAS-ramen i sin helhet (d.v.s. vi jämför äpplen med äpplen ). Dessa förutsättningar skiljer sig delvis från den kompensation som anslaget D Flygvapenförband erhållit. OBS! Nytt försvarsbeslut (FB92) med nya framtida förutsättningar 5000 Budget (FB82) Utfall Sven Antvik (c) KTH /83 84/85 86/87 88/89 90/91 92/ Sven Antvik (c) KTH 104 Huvudfaktorer vid misslyckande Viktiga faktorer Huvudfaktorer som resulterat i misslyckade projekt (ref NASA studie av 650 projekt, 1960-talet) Uppstart utan klart definierade behov Val av fel projektledare Avsaknad av stöd från företagsledningen Dåligt formulerade krav till projektgruppen Ineffektiv användning av projektledningsmodellen Ovilja att avsluta projektet Sven Antvik (c) KTH Sven Antvik (c) KTH faktorer för framgång Ref: NASA studie av 650 projekt, 1960-talet Projektgruppens engagemang Korrekt bedömning av kostnaderna initialt Projektgruppens förmåga (kunskaper/färdigheter) Tillgänglighet av ekonomiska resurser löpande Effektiva planerings- och kontrolltekniker Minimala uppstartningsproblem Uppgiftsinriktad projektgrupp Avsaknad av byråkratisk organisation och kontroll Projektledaren arbetande i, eller i nära kontakt med, projektet Tydligt fastlagda kriterier för framgång Sven Antvik (c) KTH 107 Budskap (Från Hans Hansson, FMV) Arbeta med medvetna metoder för att påverka mot önskat resultat Arbeta enligt "de 10 stegens metodik" Ha system som hänger ihop från kalkylering till projektslut Fungerande dispositionsbokföring - så du vet vad du bundit dig för. Håll reda på inflation och valutor Håll björnkoll på de stora avtalen Se till att du har maskinella utdata för vidare bearbetning i t ex Excel Sven Antvik (c) KTH 108 Sven Antvik (c) KTH 18