Granskningsrapport. Projektredovisning vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset fördjupad granskning

Transkript

1 Pojektedovisning vid Sahlgenska Univesitetssjukhuset födjupad ganskning Ganskningsappot Pe Settebeg, Enst & Young, Pojektledae Chistina Selin, Enst & Young, Aukt. eviso Patik Bjökstöm, Enst & Young, Reviso

2 2 Innehållsföteckning Sid Sammanfattning Bakgund Syfte Ganskningens genomföande Avgänsninga/Begänsninga Sammanfattande noteinga 5.1. Ganskning av fomalia Ganskning av enskilda tansaktione Föfågan avseende långvaiga pojekt...11

3 3 Sammanfattning Revisionsenheten i Västa Götalandsegionen ha givit Enst & Young i uppdag att utföa en födjupad ganskning med avseende på extent finansieade pojekt. Syftet med uppdaget ha vait att katlägga användningen och edovisningen av pojektmedel unde hösten 2006 våen 2007 samt att utföa en övegipande bedömning av ledningens instument fö inten kontoll avseende pojektmedel. Rappoten ä utfomad i avvikelsefom och således kommenteas inte de omåden som ha ganskats utan noteing. Ganskningen va uppdelad i en fas fö föstudie och en fas fö huvudstudie. Huvudstudien omfattade momenten ganskning av fomalia, ganskning av avslutade pojekt samt ganskning av tansaktione unde peioden Vid ganskningen utgick vi fån de iktlinje som idag finns famtagna fö extent finansieade pojekt. Vi ha bedömt eftelevnaden av gällande egelvek samt om den intena kontollen va tillfedsställande. Betäffande tansaktionsganskningen så utfödes kontolle av att kostnadena ansågs vaa pojektelateade. Mot bakgund av vad som famkommit vid vå ganskning ekommendea vi att bl.a. följande omåden ses öve: Att genom utveckling av nuvaande skiftliga egelvek fö ekonomiadministativ pojekthanteing utfoma tydligae, me heltäckande och i höge gad standadiseade egle/utine. Inte minst ä det viktigt att skapa föutsättninga fö övevakande åtgäde. Ett system fö inten kontoll måste övevakas och följas upp och det måste vaa tydligt vem som ha detta ansva i oganisationen. Detta ä en ekommendation som lämnades i Enst & Young s ganskningsappot Rutine fö hanteing av extena foskningsmedel fån , som vi fotfaande anse vaa elevant. Att utinena king uppföljning av ett pojekts ekonomiska utfall egleas i det skiftliga egelveket och att eftelevnaden kontolleas. Att man se öve hanteing av oveheadkostnade i pojekten så att man få en enhetlig hanteing i veksamheten. Att utine infös fö övevakning av att öveenskommelse uppättas föe pojektstat i enlighet med det skiftliga egelveket och att dessa ä fullständiga. Att en gemensam utin fö fölustiskbedömninga i pojekt tas i buk. ( som lämnades i tidigae nämnda ganskningsappot Rutine fö hanteing av extena foskningsmedel fån , som vi fotfaande anse vaa elevant.)

4 4 Att det infös utine fö uppföljning av att pojekt avslutas i ätt tid. ( som lämnades i tidigae nämnda ganskningsappot Rutine fö hanteing av extena foskningsmedel fån , som vi fotfaande anse vaa elevant.) Att gemensamma akiveingsutine fö pojektelatead fomalia kommuniceas ut i veksamheten. ena beskivs utföligae unde avsnitt 5 Sammanfattande noteinga.

5 5 1. Bakgund Sahlgenska Univesitetssjukhuset (SU) ä till stösta delen finansieat med anslagsmedel fån Västa Götalandsegionen. Det finns emelletid anda finansieingskällo. Till exempel ehålle de landsting/egione som bedive läkautbildning i samabete med univesitet, statliga medel, så kallade ALF-medel som kompensation fö den utbildningsveksamhet/ foskningsveksamhet som nyttja deas esuse. Ett annat exempel ä extena foskningsfinansiäe. Den övegipande ekonomiska isken med foskning finansiead via extena medel ä att den inte ha full kostnadstäckning. Med full kostnadstäckning avses att samtliga kostnade, såväl diekta som indiekta, skall täckas av de intäkte pojektet geneea. Mot bakgund av veksamhetens omfattning vid Sahlgenska univesitetssjukhuset kan en elativt liten icke finansiead andel av foskningsveksamheten innebäa att känveksamheten bida med elativt betydande belopp. Det ä också viktigt att ha en god inten kontoll öve de extena medlen fö att kunna tillfedsställa finansiäenas kav på hu medlen skall användas och däigenom bibehålla fötoendet. Mot bakgund av dess komplexitet och omfattning utgö hanteing och edovisning av extena medel således en väsentlig del av systemet fö inten styning och kontoll vid Sahlgenska Univesitetssjukhuset. 2. Syfte De övegipande syftena med pojektet va att katlägga användningen och edovisningen av pojektmedel unde hösten 2006 våen 2007 samt att utföa en övegipande bedömning av ledningens instument fö inten kontoll avseende pojektmedel. 3. Ganskningens genomföande Pojektet ha utföts i två fase. Fas 1: Föstudie Föstudie genomfödes unde hösten 2007 i syfte att ytteligae inikta ganskningsinsatsena samt klagöa de tekniska föutsättningana fö fotsatt ganskning. Till följd av föseninga fämst kopplade till analys av file u SU:s edovisning inleddes huvudstudien till viss del paallellt med föstudien unde decembe 2007.

6 6 Fas 2: Huvudstudie Huvudstudien ha huvudsakligen omfattat te moment. A. Ganskning av fomalia B. Ganskning av enskilda tansaktione C. Föfågan avseende långvaiga pojekt I denna del av pojektet ha edovisningschef Andes Denman samt ett fletal ekonome fån de olika omådena på Sahlgenska Univesitetssjukhuset (SU) deltagit. Våa iakttagelse baseas dels på undelag som inkommit fån SU, dels på infomation som ehållits genom samtal med omådesekonomena. Innehållet i denna appot ha stämts av med beöda pate på SU samt kvalitetssäkats av Stefan Svaén, Enst & Young. 4. Avgänsninga/Begänsninga Vid ganskningen utgick vi ifån en sammanställning som kallas fö Snuan. Denna sammanställning skall enligt uppgift fån SU motsvaa samtliga extena pojekt vid ett visst angivet datum. Vi valde att ta ut sammanställningen pe den 30 septembe Utöve Snuan fick vi även en sammanställning öve tilldelning av ALF-medlen fö 2007 av foskningschefen Conny Pesson. Ganskningen ä utföd u ett ekonomiadministativt pespektiv. Våt fokus ha vait på den intena kontollen king pojektedovisning, men syftet med den födjupade ganskningen ha inte vait att ge en heltäckande bild av den intena kontollen king pojektedovisningen. Vi ha ganskat ett antal slumpmässigt utvalda pojekt som vi sedan baseat våa iakttagelse och ekommendatione på. Vi ha inte gjot någa bedömninga av foskningsveksamheten elle uppfyllande av syfte med foskningen. Vå appot ä uppättad i avvikelsefom, vilket innebä att det som ganskats utan noteinga ej kommenteas. Rappoten ä iniktad på de noteinga som famkommit vid vå stickpovsganskning. Eftesom den födjupade ganskningen inte ä en fullständig genomgång av samtliga pojekt, utan baseas på stickpov, kan biste föekomma som ej uppmäksammats i denna appot.

7 7 5. Sammanfattande noteinga 5.1 Ganskning av fomalia Syftet med detta moment ha vait att undesöka om efodelig fomalia finns på plats och hu denna hanteas. Enst & Young-teamet gick i vecka 47 ut med föfågan till ekonome och pojektledae och eftefågade undelag avseende de 23 pojekt som initialt slumpmässigt valts ut fö födjupad ganskning. Undelag som eftefågats ha vait avtal, inten öveenskommelse, fökalkyl och eventuell dokumentation avseende genomföda uppföljninga. Vi ha ehållit sva avseende 21 av de 23 utvalda pojekten. Vi edovisa nedan våa iakttagelse och ekommendatione som famkommit i samband med ganskning av fomalia. Enligt vå bedömning ä det fem av de pojekt som valts ut fö ganskning som inte uppfylle den gängse edovisningsmässiga definitionen av ett pojekt. SU ange i sina iktlinje 1 fö extenfinansiead veksamhet som bedivs i pojektfom att: Ett pojekt ä en aktivitet som ha ett avgänsat syfte, ä avgänsat i tid och käve säskild edovisning/uppföljning. Vi bedöme vidae att det bland dessa fem pojekt finns pojekt som snaae ge intyck av att vaa en fom av uppsamlingsställe fö intäkte, kostnade och öveskott knutna till den enskilde pojektledaen än intäkte och kostnade kopplade till en del av veksamheten som genom ett avtal ä avgänsad i tid och till sitt syfte. I de fall ett pojekt inte uppfylle uppsatta kiteie bö dessa inte hanteas inom amen fö pojektedovisningen eftesom detta kan medföa att intäkte och kostnade bli felaktigt peiodiseade. I dessa fall ä det att föeda att använda sepaata kostnadsställen. Pojektedovisningen bö vaa basead på fomella åtaganden som ä möjliga att avgänsa exempelvis i fom av kontakt elle avtal med finansiä. 1 Riktlinje och utine fö extent och inomegionalt finansiead veksamhet som divs i pojektfom vid SU,

8 8 Fö nio av de utvalda pojekten ha avtal inte pesenteats fö oss vid föfågan. Till del bedöme vi att avsaknaden av avtal kan föklaas av ovanstående punkt, d.v.s. valet att edovisa veksamheten som ett pojekt ä ej gundat i ett uppdag elle ett avtal. I anda fall kan det vaa så att avtal finns på plats men att akiveingsutinen fö avtal ä bistfällig. Vi ekommendea att instuktione king hu och va avtal med extena finansiäe skall akiveas egleas och kommuniceas ut i oganisationen. Föslagsvis skulle de iktlinje som edan finns på plats avseende exten finansiead veksamhet i pojektfom kunna kompletteas med ett avsnitt king avtal med finansiä. Fö te av de utvalda pojekten ha det obligatoiska dokumentet öveenskommelse mellan pojektledae och veksamhetschef inte pesenteats fö oss vid föfågan och i vissa fall tog det lång tid att få fam dokumentet. Detta dokument innehålle väsentliga dela av pojektdokumentationen såsom infomation om finansiä, tidplan och pojektets fökalkyl. Vidae saknades fullständiga undeskifte i vissa av de öveenskommelse som ehölls. Vi ha även noteat att i de fall veksamhetschefen också ha ollen som pojektledae ha endast denne undetecknat öveenskommelsen, vilket inte bedöms vaa lämpligt u ett intenkontollpespektiv. Öveenskommelsen bedöme vi vaa av cental betydelse fö SU:s intena kontoll avseende de enskilda pojekten, inte minst genom fökalkylens betydelse fö uppföljning av pojektets ekonomiska status. Föekomsten av en fökalkyl ä dessutom nödvändig fö att möjliggöa fölustiskbedömninga, som utgö en viktig utin fö att uppnå en ättvisande esultatedovisning. Öveenskommelsen utgö också ett viktigt vektyg fö styning då veksamhetschefen genom öveenskommelsen få ett undelag fö planeing av veksamhetens intäkte och kostnade öve tiden. Eftesom öveenskommelsen ä ett centalt dokument fö pojektedovisningen bö en kontoll finnas på plats fö att säkeställa att en öveenskommelse uppättas samt att infomationen i öveenskommelsen ä fullständig. Hä finns altenativ i fom av applikationskontolle elle manuella detektiva kontolle. Vi ekommendea också att de iktlinje som finns idag tydliggö att öveenskommelsena kä-

9 9 ve signatu av två olika pesone. Vidae ä det viktigt att det finns instuktione fö hu och va öveenskommelsena skall akiveas. Vi ha i de flesta fall ej ehållit någon dokumentead uppföljning av de ganskade pojektens esultat och ställning och i anda fall mycket summaiska uppföljninga. Dokumenteade uppföljninga föbätta möjligheten att agea i tid avseende befaade fölustpojekt samt ä ett vektyg fö att föebygga oegentlighete. I de instuktione fö extenfinansieade pojekt som finns i dagsläget famgå dock inte explicit vilka kav som finns på genomföande och dokumentation av uppföljning på pojektnivå. Vi ekommendea att en stuktuead och dokumentead uppföljning bö ske egelbundet i samband med bokslut fö att stäka den intena kontollen. Det ä av stösta vikt att uppätthålla en inten kontollstuktu som säkeställe att ehållna medel används fö avsett ändamål. Vi ekommendea vidae att kaven på uppföljning av pojekten beskivs i iktlinjena fö de extenfinansieade pojekten. Hä bö till exempel famgå på vilken detaljnivå uppföljningen skall ske, vem som skall utföa den och vem som gå igenom utfallet. I iktlinjena bö det också tydliggöas att en bedömning av vad som föbukas i föhållande till vad som pesteas skall utföas fö att på ett tidigt stadium kunna identifiea eventuella fölustpojekt. Föslagsvis kan man utgå ifån en standadisead mall. Av iktlinjena famgå att pojektledaen ansvaa fö att löpande följa att undeskott ej uppstå men man bode även infomea om vem som ha den övevakande ollen. Det ä också vät att notea att höge kav bö ställas på de fökalkyle/pojektbudgeta som uppättas och som ligge till gund fö den ekonomiska uppföljningen av pojekten. 5.2 Ganskning av enskilda tansaktione Målsättningen med momentet va att fån ehållna file u SU:s edovisning välja ut tansaktione fö vidae substansganskning. Substansganskningens syfte va att svaa på fågo om hu pojektmedlen använts, och ha haft ett säskilt fokus på tansaktione vi bedöme kan vaa känsliga fö allmänhetens fötoende fö SU:s veksamhet. Vidae ha en säskild analys skett av hu indiekta kostnade hanteats. Ganskningen ha fokuseats på kostnade som belastat pojekten och en bedömning om kostnadena ä pojektelateade. Vi ha inte ganskat fullständighet avseende intäkte elle kostnade.

10 10 Vi ehöll Raindance-file i böjan av decembe fö samma pojekt som valts ut fö fomaliaganskning. Filena innehöll samtliga tansaktione fö dessa pojekt fån pojektstat till och med den 30 septembe Detta fö att vi skulle kunna stämma av mot saldot i snuan pe den 30 septembe 2007, och på så vis fösäka oss om fullständigheten i det mateial som ehållits. Efte genomgång fö att ehålla föklaing till filenas innehåll, stuktu och hu expoteing av filena hade skett, fick vi i böjan av febuai 2008 ut vå föfågan avseende undelag. Våt stickpov på 22 tansaktione ä fån peioden och iniktades på tansaktione som via vå tansaktionsanalys famgick vaa av säskilt intesse. Vi ha ehållit undelag till tansaktionena och kompletteande infomation fö att kunna bedöma om kostnaden ä att hänföa till det pojekt som den edovisats på. Fö de pojekt dä inga oveheadkostnade ha bokats ha en säskild föfågan skickats ut fö att uteda om pojektets edovisning ä koekt. I de flesta fall dä oveheadkostnade inte ha tagits ut ha vi ehållit föklaingana att det avse skänkta penga elle att det avse ett av Socialstyelsen befiat pojekt och att oveheadkostnade dämed inte skall tas ut. Vi ha eftefågat mateial som styke att så ä fallet, men detta ha ännu inte inkommit. I ett fåtal fall dä inga oveheadkostnade ha bokats ä föklaingen att man missat att ta ut oveheadkostnade elle så ha dessa bokats något föe det att bokföingen stängde i samband med åsbokslut, och då ha vi inte fått med det i våa tansaktionsfile pe I samband med diskussione med omådesekonome famkom att de anse att en viss inkonsekvens i hanteing av oveheadkostnade föeligge och man eftefåga ännu tydligae iktlinje. Någa omådesekonome ha på eget initiativ täffats fö att skapa en samsyn king edovisningen av pojekt och dä ha oveheadkostnade ingått som en diskussionspunkt. Vi ekommendea att de uppföljningsaktivitete som bö ske fö espektive pojekt inkludea en kontoll av att oveheadkostnade blivit koekt påföda. Vi ekommendea även att de initiativ som tagits fö att skapa en samsyn på edovisningen av pojekt fotgå och att esultatet dokumenteas i uppdateade iktlinje.

11 11 Eftesom vi i ett fall sakna undelag fö att bedöma om den kostnad som påföts ett pojekt ä hänfölig till pojektet kan vi inte da någon slutsats i detta fall. Fö de öviga 21 tansaktionena ha inget famkommit som ge oss anledning att göa någon anmäkning. Vi ha fått in undelag och beskivninga som peka på altenativt utvisa att tansaktionena ä pojektelateade. Det faktum att vi inte fann något att anmäka på i våt stickpov innebä inte att man kan da slutsatsen att utinena king styning och kontoll av pojekten fungea. Utifån stickpoven kan vi endast uttala oss om att de ganskade tansaktionena bedöms vaa pojektelateade. Fö att få en koekt bild av pojekten ä det betydelsefullt att styningen och kontollen öve pojekten fungea, vilket käve att iktlinje och utine ä tydliga, kommuniceade i veksamheten och eftelevs. Betäffande eftelevanden av iktlinje ha vi både vid ganskning av fomalia och ganskning av långvaiga pojekt noteat biste. Vi ha även kommenteat att det i vissa avseenden finns behov av ytteligae iktlinje. 5.3 Föfågan avseende långvaiga pojekt I detta moment ha vi sökt föklainga till vafö vissa pojekt edovisats som pågående unde en länge tid. Fåga ha ställts avseende 13 pojekt som vait pågående sedan elle tidigae. Motiven till detta ganskningssteg ä fämst att kunna fånga upp pojekt i edovisningen som möjligen sakna en tidsmässig avgänsning (se vidae unde punkt 5.1 ovan) och dämed iskea falla utanfö den av SU angivna pojektdefinitionen, att skapa en bild av om edovisningsmässigt avslut av pågående pojekt ske i ätt tid. Att avslut bokfös vid ätt tidpunkt ä av sto betydelse fö en ättvisande esultatedovisning fö den veksamhet som edovisas i pojektfom. Vi ha i våt uval funnit fem pojekt som enligt vå uppfattning falle utanfö den av SU angivna pojektdefinitionen. Till exempel föekomme det att flea olika minde pojekt edovisas på samma ansva. Pojekten löpe paallellt unde flea å vilket omöjliggö en konketiseing av kostnadena fö en speciell studie samt avslut av pojekten.

12 12 Vi ekommendea att endast de pojekt som uppfylle den av SU angivna pojektdefinitionen edovisas såsom pojekt så att den finansiella appoteingen inte bli missvisande. I de iktlinje som skall tillämpas fö extent finansieade pojekt finns inte beskivet kav på uppföljning av att pojekt avslutas i enlighet med kontakts/avtals avslutsdatum. Fö att säkeställa att pojekt avslutas i tid ekommendea vi att utin infös fö uppföljning av att pojekt avslutas och att denna beskivs i iktlinjena fö extent finansieade pojekt. Det ä då viktigt att ansvasfågan tydliggös liksom kav på dokumentation.