Examensarbete 10 poäng c-nivå Areakontroll av Täby Centrum

Transkript

1 Examensarbete 10 poäng c-nivå Areakontroll av Täby Centrum Reg.kod: Oru-Te-EXA096-b109/04 Per Eriksson Byggingenjörsprogrammet 120 p Örebro vårterminen 2004 Examinator: Stefan Petersson AREA CONTROL OF TÄBY CENTRUM Örebro universitet Örebro University Institutionen för teknik Department of technology Örebro SE Örebro, Sweden

2 Sammanfattning Projektet har sin bakgrund i att Rodamco Europe, som äger många köpcentra i Sverige, beslutade att förbättra nivån på sitt digitala ritningsarkiv över Täby Centrum. Uppdraget gick till ARIA Consulting AB, som gjorde en ny uppmätning av fastigheten. Uppmätningen visar på betydligt större bruttoareor än vad Rodamco antagit, vilket kunnat visas också vid många andra nyuppmätningar. Syftet med detta projekt var att jämföra verkligt uthyrbar area med den area som hyrs ut av Rodamco. Utgående från detta resultat har sedan effekter och följder utretts. Eftersom detta projekt utgör ett examensarbete om tio veckor har projektet begränsats till att omfatta endast butiksplan två samt tillhörande lager och kontor. För att bestämma de nya kontraktsareorna användes de nya relationshandlingarna upprättade av ARIA samt Rodamcos kontraktshandlingar. Överföringen av kontraktslinjer till relationsritningarna har skett i enlighet med Svensk Standard ss och ss Sammanfattningsvis kan konstateras att utförd areakontroll visar att den förväntade ökningen av uthyrningsbar area är lägre än förväntat och att utförd uppmätning därmed inte direkt kan bidra med några ökade hyresintäkter av betydelse. Det är dock viktigt att förstå att uppmätningen bara ingår som ett första steg i en större process för att tillvarata, omsätta och upprätthålla den nya kunskapen, inte bara avseende uthyrning. I föreliggande fall angående uthyrning saknas bra rutiner för hantering av kontraktshandlingar. Genomförd areakontroll visar på att de största differenserna inte beror på att huset är större utan att de som har skrivit kontrakten inte följt definitionerna enligt svensk standard. Bedömningen är att det finns stor potential till förbättringar och därmed ökade intäkter/minskade kostnader. För att kunna tillvarata denna potential samt kunna möta framtida krav på ett effektivt och rationellt sätt, bör en databas upprättas. Idag saknas en bra databas för hantering av kontraktshandlingar, vilket särskilt bör uppmärksammas av Rodamco i det fortsatta arbetet. I

3 Abstract The background for this project is that Rodamco Europe, who owns a lot of shopping centres in Sweden, wants to increase the level of there drawing archives over Täby Centrum. The mission went to Aria consulting AB, who made a new measurement of the property. The measurement shows much larger areas then Rodamco assumed, which also could be shown in many other new measurements. The purpose of this project was to compare truly rentable areas with the areas that Rodamco are renting out. In light of these results have the effects and consequence been investigated. Because of this only beeing a ten week long project it has been limited to the second store level with belonging office and stockroom. The area control is preformed according to Svensk Standard ss and ss Summary of the area control displays that the expected increase of rateable area is lower then expected. It also shows that undertaken measurement thereby not directly can contribute with some increased rent intakes of importance. But it s however important to know that an area control is only the first step in a larger process, to take care of the new knowledge and put it in to practise. It shows that Rodamco have no good routines for management of control documents. The judgment is that ther is a large potential for enhancements. To be able to use the new knowledge and meet the future demands in an efficient way should Rodamco establish a computer based handling of the control documents. II

4 Innehåll 1. inledning Bakgrund ARIA Consulting AB Rodamco Europe Täby Centrum 2 2. Mål Syfte Avgränsning 3 3. Metod Arbetsgång 3 4. Uppmätning Krav enligt Cad-manual Uppmätning Instrument Totalstation Leica TCR Handlaser Leica DISTO TM classic Genomförande Fördelar/Nackdelar 7 5. Areakontroll Mätregler Bruksarea, BRA Lokalarean, LOA Avvikelser Resultat Slutsatser 14 Bilaga 1 Cad-manual Bilaga 2 Instrument Bilaga 3 Resultat Bilaga 4 Intervju Byggnadsingenjör, ARIA Consulting AB Bilaga 5 Intervju VD, ARIA Consulting AB Bilaga 6 Intervju Fastighetsdirektör, Rodamco Europe III

5 1. Inledning 1.1 Bakgrund Projektet har sin bakgrund i att Rodamco Europe, som äger många köpcentra i Sverige, beslutade att förbättra nivån på sitt digitala ritningsarkiv över Täby Centrum. Det underlag som Rodamco Europe hade tillgång till uppfyllde inte de krav man måste ställa på relationshandlingar, avseende verklighet och måttriktighet för de hyreskontrakt som skall tecknas eller omförhandlas. Eftersom Rodamco Europe inte har mätt in sina kontraktsareor med hjälp av de nya relationsritningarna, så har det uppstått ett behov av att göra en areakontroll. Detta för att se om deras uthyrningsbara areor är större än uthyrd area. Uppdraget gick till ARIA Consulting AB, som gjorde en ny uppmätning av fastigheten. ARIAs mätningar visar för Täby Centrum att de uppskattade areorna överträffades med m 2 för garage och ramper och med m 2 för övriga areor. Generellt gäller att det har visat sig att fastigheter och dess inräknade areor normalt är större än vad förvaltarna tror. I vissa fall kan man bara med en enkel titt på ritningarna få detta bekräftat. I andra fall har fel gjorts vid utsättning av hus, garage, parkering m m. Orsaken kan t ex vara slarv, okunskap eller inexakta utsättningsmetoder. Att fastigheterna är större beror på många olika faktorer som kan samverka. Andra effekter har uppkommit efter det att man mätt in fastigheter. Det har t ex visat sig att fastigheterna inte ligger där man tror geografiskt. Så som att parkeringar, delar av hus kan t ex ligga på annans mark ARIA Consulting AB ARIA Consulting AB startade verksamheten Successivt växte verksamheten med att konceptet fastighetsdokumentation tog fart. Konceptet fastighetsdokumentation är numera ett registrerat varumärke och har fått stor uppmärksamhet i media. ARIA har en ca m 2 stor erfarenhetsbank inom området fastighetsdokumentation som hela tiden växer. ARIA har specialiserat sig på 3-dimensionella ritningar. Istället för att rita en vägg som en linje ritas den som ett objekt, d v s väggen har en tjocklek, en bredd och en höjd. På så sätt kan en 2-dimensionell ritning snabbt vridas upp i 3D-perspektiv. Fastighetsdokumentation innebär att man mäter in fastigheten för att göra nya ritningar utgående från verkliga förhållanden (relationshandlingar). Till detta görs t ex fastighetsdatabaser, brandskyddsdokumentation, ventilationshandlingar, orienteringstavlor m m, allt efter kundens önskemål. Fastigheterna mäts in med hjälp av totalstation och handlaser. På så sätt fås en hög noggrannhet. Relationshandlingar görs sedan på de nyinmätta måtten. 1

6 1.1.2 Rodamco Europe Rodamco Europe är Europas ledande börsnoterade fastighetsbolag inom detaljhandelssektorn. Rodamco Europe har i Norden köpcentra med en total omsättning på mer än 12,7 miljarder SEK och ca 68 miljoner besökare per år. Marknadsvärdet på fastigheterna uppgår till ca 11,1 miljarder kronor år Den 1 oktober 2003 utökade Rodamco Europe fastighetsporföljen med Tyresö Centrum utanför Stockholm. Köpcentrumet, som byggdes 1968, består av närmare 40 butiker med en total uthyrningsbar yta på m Täby Centrum Täby Centrum är Sveriges största köpcentrumanläggning. Köpcentrumets första del, som är i två plan, uppfördes Den senare delen, som är i tre plan, byggdes Anläggningen är ett regioncentrum och dess besökare kommer från hela Storstockholm. Täby Centrum har en uthyrningsbar yta om kvadratmeter och innehåller 160 butiker, 15 restauranger och caféer samt 3 livsmedelsbutiker. I centrumet finns även en biograf samt banker och post. Inom området finns ca parkeringsplatser i direkt anslutning till Täby Centrum, där besökarna erbjuds 3 timmars fri parkering. Centrumet satsar medvetet på att ha hög profil på sin butiksmix och efterfrågan på lokaler är mycket stor. Täby Centrum är bara ett av många köpcentrum som ägs av Rodamco Europe. Täby Centrum 2

7 2. Mål 2.1 Syfte Syftet med detta projekt är att jämföra verkligt uthyrbar area med den area som hyrs ut av Rodamco Europe i Täby Centrum. Utgående från detta resultat ska sedan utredas effekter och följder. 2.2 Avgränsning Eftersom detta projekt endast utgör ett examensarbete om tio veckor har projektet begränsats till att omfatta endast butiksplan två i Täby Centrum. För att inte begränsa projektet till endast butiker, har de utvalda butikernas lager, kontor och övriga uthyrningsbara areor också inräknats. 3. Metod 3.1 Arbetsgång För att kunna utföra areakontrollen gjordes en instudering av Svensk Standard, ss och ss Dessa standarder beskriver vad som är uthyrningsbart och inte uthyrningsbart. De tar dessutom upp all nödvändig termologi. Informationen om uthyrd area hämtades från Rodamco Europe s kontraktshandlingar. I kontraktshandlingarna finns ritningar som beskriver vad som hyrs ut. Med hjälp av dessa ritningar fördes kontrakten över på ARIAs nya relationsritningar. Nya kontraktslinjer upprättades utgående från Svensk Standards definition av uthyrbara areor. På så sätt kunde de nya verkliga areorna mätas in med hjälp av Auto-Cad. Information om hur Täby Centrum mättes in och uppritades av ARIA, hämtades från Rodamco Europe s Cad manual och genom intervjuer. Följder och effekter av genomförda uppmätningar kom fram genom intervjuer med berörda parter på de båda företagen. 3

8 4. Uppmätning Innan uppmätningen av Täby Centrum genomfördes, upprättades en Cad-manual som låg till grund för uppmätningen och ska ligga till grund för fortsatta uppmätningar av Rodamco s fastigheter. Manualen beskriver de krav och regler som Rodamco Europe ställer på uppmätningar och digitalisering av relationshandlingarna samt regler för redovisning av handlingar. 4.1 Krav enligt Cad manual Följande handlingar ska framställas som arkitektritningar i dwg-format: Situationsplan Markritning (situationsplan där utrustning redovisas och olika ytor, parkeringsplatser mm) Planer, planritningar våning för våning inkl. takplan Sektioner, erforderligt antal sektioner för att redovisa de olika förekommande nivåskillnader och antal våningar Uppmätning För att framställa nya arkitektritningar som måttmässigt stämmer överens med verkligheten skall uppmätningen och inventeringen ske i tillräcklig omfattning för att få fram ett underlag som ger en klar bild över ett köpcentrums utformning och därmed klarar de krav som ställts på riktiga areor. Ingen avritning från äldre ritningsunderlag får ske utan mått skall kontrollmätas på plats. Äldre ritningsunderlag skall bara tjäna som underlag för att anteckna och skissa på vid uppmätningen. Samma sak gäller för äldre CAD-filer. De skall endast användas för att plotta ett underlag som kan användas för att skissa på. Äldre filer skall ej användas för att fortsätta att arbeta i. I stället skall nya filer upprättas. I plan skall byggnadens samtliga utvändiga vägghörn, pelare m m mätas in med totalstation med en tolerans ± 30 mm. Även lämpliga delar av byggnadens invändiga stomme, t ex pelare, trapphusväggar, hisschaktväggar och andra bärande väggar, skall mätas in med totalstation. Även ej bärande väggar, t ex väggar i gallerigångar, skall mätas in. Dessa invändigt inmätta punkter kan användas som referens vid fortsatt mätning med handlaser och meterstock. Som utgångspunkt för mätningen med totalstation användes kommunens stomnät och de polygonpunkter som tillhandahålls av kommunen. Koordinatsystemet skall dokumenteras och informationen skrivs in i situationsplanens modellfil över namnrutan. Avvägning av färdigt golv skall göras i entréer och på samtliga våningar samt nivåskillnader inom ett våningsplan. Nivåsystemet skall dokumenteras och informationen skrivas in i situationsplanens modellfil. Som utgångspunkt för avvägning av nivåer skall de stompunkter i höjd användas som tillhandahålls av kommunen. 4

9 För ritande av de sektioner som skall redovisas skall mått mätas i z-led i erforderlig omfattning för att redovisa våningshöjder, rumshöjder från golv till underkant på överliggande bjälklag samt bjälklagstjocklekar och balkars underkant/höjder. Om snitt ritas genom fönster, fönsterpartier m m skall verklig höjd och bröstning redovisas. Utöver inmätning med totalstation skall övriga mått mätas med handlaser och meterstock såsom storlek, tjocklek, läge och placering i omfattning enligt stycke inventering/uppmätning. Stomme och lokalskiljande väggar skall mätas in med största möjliga noggrannhet. Exempel: hack på fasad, 20 mm. Exempel på byggnads fasadliv. Även mindre hack på fasad skall dokumenteras. Den inmätta konturen av byggnadens fasadliv skall utgöra den ram inom vilken vidare mätning med handlaser och meterstock skall utföras, d v s summan av de invändigt mätta måtten skall ej avvika från den inmätta konturen. Även mindre hack i fasadliv skall dokumenteras. Mått på längd och bredd på lokal (lokalens begränsning) samt läge på stommen inom lokalen, t ex pelare, ska redovisas. Inmätta mått får ej variera mer än ± 30 mm från verkligt mätt mått till ritat mått på ritningsfil. Detta för att lokalens area skall bli så riktig som möjligt. Även mindre hack på väggar skall dokumenteras. Generellt skall inmätt mått med handlaser och meterstock ej avvika vid uppritande mer än ± 5,5 promille inom mätområdet 0-1,8 meter. Vid uppmätning och uppritning skall uppmätt mått avrundas till närmaste hela centimeter enligt svensk Standard ss , 2.3 regel A. Ex: uppmätt mått 525 mm avrundas till 520 mm, 535 mm avrundas till 540 mm. Detta för att ange mått på ritning. För mer ingående information om Cad-manualen hänvisas till bilaga?, Cad-manual. 5

10 4.2 Instrument ARIA har använt sig av totalstation och handlaser vid upp mätningen av Täby Centrum enligt nedan Totalstation Leica TCR 705 Mätområden upp till 3000 m Exaktheten är med reflektor ± 2mm + 2ppm Utan reflektor är det upp till 170m ± 3mm + 2ppm Hänvisning till bilaga Leica TCR 705 eller Handlaser Leica DISTO classic Har ett arbetsområde inom 0,2 m upp till 200 m med en exakthet på ± 3 mm Hänvisning till bilaga Leica DISTO classic eller 5/index.htm 4.3 Genomförande Hela husets fasad mättes in utifrån med totalstation med hjälp av stompunkter som kommunen tillhandahållit. Etablering skedde utifrån två punkter för att kunna mäta in fasaden. Innan fasaden mättes in kontrollmättes alltid bakpunkten. Var differensen större än 5 mm gjordes ommätning för att därmed säkerställa ett bra resultat för vidare inmätning. Med hjälp av totalstationen mättes så många pelare och bärande detaljer in som möjligt. Dessa brukspunkter bildade sedan ett teoretiskt stomnät för den fortsatta inmätningen. Efter inmätningen av fasaden mättes huvudmåtten genom köpcentrumet samt ytterväggarnas tjocklek. När sedan ytterväggens tjocklek fastställts låste man fast stommnätet mot koordinatpunkterna. Eftersom köpcentrumet inte kan bli större eller mindre än uppmätt yttermått användes huvudmått genom hela fastigheten för att låsa stommens detaljer. I varje lokal utgick man sedan från de inmätta pelarna. På så sett hamnar eventuella fel i väggarna. När inmätning genomfördes skedde också fotografering både inne och utanför fastigheten. Totalstationens inmätta punkter och fotografierna användes senare som underlag vid uppritandet av fastigheten. 6

11 Maximalt fel vid uppmätningen av Täby Centrum begränsas till inmätningen av utvändig stomme, d v s vidare inmätningar kan ej resultera i att köpcentrumet bli större eller mindre. Ex En fastighet med bredden 400 m och längden 400 m ger: 2 2 Maxfel = x x = mm = 48m eller 2 Maxfel = x x = mm = 48m 48 % fel = x100 = 0,030% 400x % fel = x100 = 0,030% 400x400 Felet kommer att spridas ut på alla olika areor, t ex galleriagångar, ej uthyrningsbara konstruktionsareor, allmänna kommunikationer, allmänna trapphus och uthyrningsbara areor. Det maximala övergripande felet bör alltså ej kunna påverka kontraktsareorna nämnvärt. Dessutom användes instrument som är mer noggranna än vad Cad-manualen anger som krav (± 30 mm). 4.2 Fördelar/Nackdelar Fördelen med mätmetoden är att den är noggrann. Vid uppmätningen av köpcentrumet ska varje liten avvikelse dokumenteras och väggarna ska dras precis som verkligheten beskriver i enlighet Cad-manualen. Genomförd uppmätning visar på ett mycket gott resultat. Höga krav på inmätning av detaljer ställer krav på många mätpunkter. Detta tar lång tid både att mäta in och dokumentera, vilket medför stora kostnader. Kraven på noggrannhet måste dock rimligen vägas mot hur man kan utnyttja denna noggrannhet. 2 7

12 5. Areakontroll För att bestämma de nya kontraktsareorna användes de nya relationshandlingarna upprättade av ARIA samt Rodamcos kontraktshandlingar. I kontraktshandlingarna beskrivs hur stor area, var och vad en butik hyr. På ritningarna finns de uthyrda areorna markerade. Markerade areor har förts över som kontraktslinjer på de nya relationsritningarna. 5.1 Mätregler Överföringen av kontraktslinjer har skett i enlighet med Svensk Standard ss och ss , som är regelverk som beskriver vad som är uthyrningsbara areor. Viktiga begrepp vid denna överföring har varit Bruksarea och Lokalarea, som används i många olika sammanhang, såväl vid planering och projektering som vid hyressättning, taxering, värdering, förvaltning, statistisk bearbetning, etc. Dessa begrepp redovisas nedan. I övrigt hänvisas till ovannämnda standarder Bruksarea, BRA Bruksarea definieras enligt följande: Area av nyttjandeenhet eller annan grupp av sammanhörande mätvärda utrymmen, begränsad av omslutande byggnadsdelars insida eller annan för mätvärdhet angiven begränsning. Vid beräkning av bruksarea inräknas: Innervägg inom en nyttjandeenhet upp till en tjocklek av 0,30 m Trappa/ramp inklusive hål Inredningsenhet som köksskåp, garderob etc. Slutet schakt som inte ligger i direkt anslutning till en omslutande vägg, upp till en tjocklek av 0,30 m Del av rökschakt och uppstigningsschakt från skyddsrum, förutsatt att de ligger innanför yttervägg Uppvärmningsanordning som värmepanna, radiator, kamin, kakelugn, öppenspis El- och VVS-installation på vägg, med eller utan front. 8

13 Vid beräkning av bruksarea inräknas inte: Yttervägg Vägg mellan olika nyttjandeenheter och /eller andra grupper av sammanhörande utrymmen Vägg mot utrymmen för drift och allmän kommunikation Vägg mellan utrymmen som tillhör en och samma nyttjandeenhet men saknar inbördes förbindelse t.ex. förråd som ligger i anslutning till bostad men har ingång från trapphuset, vidbyggt garage till småhus Pelare, skorstensstock, slutet schakt i direkt anslutning till omslutande vägg och som är tjockare än 0,30 m Del av vägg, pelare, skorstensstock etc. som är tjockare än 0,30 m Upphöjning som är högre än 0,60 m över golv och inte permanent tillgänglig via trappa eller stege Lokalarea, LOA Lokalarea definieras enligt följande: Bruksarea för utrymmen inrättade för annat ändamål än boende, sidofunktioner till boende, byggnadens drift eller allmän kommunikation. Vid beräkning av lokalarea inräknas: Utrymme inrättat för annat ändamål än boende, sidofunktioner till boende, byggnadens drift eller allmän kommunikation Garage (ej vid småhus), parkeringshus Trapp/ramp för intern kommunikation inom en lokalenhet Helt inglasad balkong, helt inglasat uterum Vid beräkning av lokalarea inräknas inte: Utrymme inrättat för boende, se avsnitt 11 i ss Utrymme inrättat för sidofunktioner till boende, se avsnitt 12 i ss Utrymme inrättat för byggnadens drift eller allmän kommunikation, se övrig area Öva, avsnitt 14 Vid beräkning av lokalarea inräknas samma byggnadsdelar som i bruksarea se ovan 9

14 5.2 Avvikelser De största problemen vid areakontroll av Täby Centrum var tolkning av kontraktshandlingarnas kontraktsritningar. Kontraktsritningarnas begränsningslinjer var ibland så dåligt utförda att det var svårt att se vad som uthyrdes. I vissa fall saknades det till och med kontraktsritningar. Det har också visat sig att en del kontrakt har räknat med areor som inte får tillgodoräknas som uthyrningsbara areor, t ex allmänna trappuppgångar som inte är intern kommunikation. I andra fall har det visat sig att de inte räknat med uthyrningsbara areor som bara det specifika kontraktet har tillgång till. Detta har lett till att en del kontrakt inte kunnat tas med i areajämförelsen. I ett köpcentrum byts det hyresgäster regelbundet och det medför en hel del ombyggnationer. Eftersom nya ritningar över de verkliga areorna ej varit klara när detta projekt tog fart har också detta lett till att en del av kontrakten inte kunnat tas med i jämförelsen. 10

15 1 Kontraktslinje 2 Bruksarea,BRA Lokalarea,LOA 3 Innervägg med tjockleken mindre än 300 mm 4 Entré endast till en lokal inräknas i lokalarean. 5 Internt trapphus inom lokalenhet räknas i varje plan ovan mark. 6 Internt hiss inom lokalenhet räknas i varje plan ovan mark. 7 I LOA,BRA inräknas 150 mm in i pelare. 8 I LOA,BRA inräknas 150 mm in i schakt. 9 I LOA,BRA inräknas inte schakt mot yttervägg / lokalskiljandevägg LOA, BRA

16 6. Resultat Resultat av genomförd areakontroll framgår av bilaga 3 Resultaten kan sammanfattas enligt följande: Resultat Antal hyresgäster Antal kontrakt Uthyrd area, m 2 Avrundad ny area, m 2 TOTALT Procentuell differens mellan uthyrd area och verklig uthyrd area Uthyrd area, m 2 Avrundad ny area, m 2 Differens, ökad area, m 2 Procentuell differens ,44 % Skillnad Skillnad Skillnad Totalt Procentuell uppdelning av var differenserna ligger Hyreskontrakt Skillnad <2 m m m 2 >10 m 2 Butik/Kontor/lager/övrigt Antal procent 56,7 21,6 7,2 14,4 100 Tendens på den totala arean 4 x 95 m 2 = ca 380 m 2 Av tabellen framgår att ca m 2 uthyrningsbar area kontrollerats, denna utgör ungefär en fjärdedel av den totala uthyrningsbara arean. Den uthyrningsbara arean har uppmätts till m 2 motsvarande en ökning med 95 m 2 jämfört med uthyrd area. Detta ger en procentuell ökning med 0,44 %, vilket avviker stort från ARIAs uppmätta ökning avseende bruttoareor. Vid den nya uppmätningen av ARIA, framkom att Täby Centrums uppskattade areor överträffades för ramper och garage med m 2 och övriga areor med m 2. Att fastigheten var betydligt större än Rodamco antagit kan bl a förklaras av att man använts sig av schablonvärden för uthyrda areor vid beräkning av fastighetens totala area. Att denna ökning inte gett utslag i motsvarande grad avseende uthyrbara areor borde kunna förklaras av att fastighetsägaren Rodamco Europe har en bra kontroll på dessa areor. Verkligheten är den att de största differenserna inte beror på att huset är större utan att de som har skrivit kontrakten inte har följt definitionerna enligt Svensk Standard vad avser uthyrningsbar area. Som exempel har ett av företagen en butiksarea på m 2 och mäter man in efter dragna kontraktslinjer hyr dom m 2, vilket är 40 m 2 större. Efter närmare genomgång visar det sig att trapphuset och de två hissarna samt ett lastintag inte är uthyrningsbar area. Detta ger att butikens area ändras från +40 m 2 större till -42 m 2. Bara detta är en differens som motsvarar nästan hälften av den totala differensen, men är negativ. 12

17 Till denna bild hör att det finns många muntliga kontrakt där företag utnyttjar delar av lager eller hela lager utan att det framgår av kontraktsritningarna. Vidare framgår att man inte har så bra kontroll på de gemensamma areorna vad avser t ex gallerigångar, konstruktionsareor, gemensamhetsareor m m. Sammanfattningsvis kan konstateras att utförd areakontroll styrker att Rodamco Europe har en bristfällig hantering av kontraktshandlingar även fast uthyrd area i stort stämmer väl överens med uppmätt. Huvudorsaken är att många kontrakt inte följer standarderna för vad som är uthyrningsbart. Det saknas också kontraktsritningar i kontraktshandlingarna och kontraktslinjer har dragits på gamla ritningar som inte överensstämmer med verkligheten. 13

18 7. Slutsatser Projektet har visat att den förväntade ökningen av uthyrningsbar area är lägre än förväntat. Lokalernas hyra bestäms först av en bashyra som är kvadratmeterberoende. Överstiger lokalernas omsättning en viss procentsats grundas hyressättningen istället på omsättningen. Om en lokal då har en differens på plus/minus några kvadratmeter, kommer det inte att förändra hyresintäkterna för lokalen. Eftersom de flesta lokalers hyra är omsättningsberoende i föreliggande fall, kommer inte uppmätta ökade areor för uthyrning att bidra nämnvärt med ökade hyresintäkter. Undantag är bl a kontor och lager, som ger en direkt proportionell ökning av intäkterna. Trots detta bör det ha varit ekonomiskt försvarbart att göra denna nya uppmätning, då fastigheten kan tillskrivas ett högre värde beroende på en ökad area för uthyrning. Dessutom bör hyresintäkterna kunna öka något. För att kunna tillvarata värdet av genomförd uppmätning och säkerställa att kontraktsytorna är de rätta, måste Rodamco se över sina rutiner för hantering av kontraktshandlingar. Rodamco har länge haft frågan uppe om införande av en databas, men det har varit svårt att hitta ett bra koncept som skulle kunna fungera rent praktiskt. Frågor som dykt upp kan sammanfattas enligt följande: Behövs det anställas folk för upprättande av databas eller kan konsult anlitas? Behövs det anställas folk som underhåller databasen eller kan konsult anlitas? Hur mycket utbildning krävs? Vad kostar detta? Eftersom projektet har visat att Rodamco har en bristfällig hantering av kontraktshandlingar måste man fortsätta med genomgång av kontrakt och uppdatering av kontraktsareor. Detta för att se till att man har kontroll på vad som hyrs ut, till vem och att den uthyrda arean stämmer. För att effektivisera detta arbete, förbättra tillgängligheten och på sikt minska resursinsatserna bör en databas upprättas. Med en sådan finns det stora pengar att hämta. Man kan t ex hyra ut en lokal tidigare, bygga om en lokal tidigare så att hyresgästen kan flytta in tidigare, se till att alla lager är uthyrda och inte hyra ut lager till flera olika hyresgäster samtidigt. Till denna bild hör att det finns nyckeltal för fastighetsbeskattning, VVS, uppvärmning och kyla. Dessa kommer att förändras eftersom de är kvadratmeterberoende. För små lokaler som har en procentuellt stor differens kommer det att ge en stor påverkan. Man får ej heller glömma att en ny uppmätning av en fastighet ger många andra positiva effekter. Att ha uppdaterade ritningar som man kan lita på är bra vid t ex underhållsarbeten, ombyggnationer, bestämning av area av ny lokal m m. Vidare utgör det nya ritningarna ett utmärkt underlag för uppdatering av t ex brandskyddsdokumentation och VVS-handlingar för systemeffektiviseringar. 14

19 Sammanfattningsvis kan konstateras att utförd areakontroll visar att den förväntade ökningen av uthyrningsbar area är lägre än förväntat och att utförd uppmätning därmed inte direkt kan bidra med några ökade hyresintäkter av betydelse. Det är dock viktigt att förstå att uppmätningen bara ingår som ett första steg i en större process för att tillvarata, omsätta och upprätthålla den nya kunskapen, inte bara avseende uthyrning. I föreliggande fall angående uthyrning saknas bra rutiner för hantering av kontraktshandlingar. Genomförd areakontroll visar på att de största differenserna inte beror på att huset är större utan att de som har skrivit kontrakten inte följt definitionerna enligt standard. Bedömningen är att det finns stor potential till förbättringar och därmed ökade intäkter/minskade kostnader. För att kunna tillvarata denna potential samt kunna möta framtida krav på ett effektivt och rationellt sätt, bör en databas upprättas. Idag saknas en bra databas för hantering av kontraktshandlingar, vilket särskilt bör uppmärksammas i det fortsatta arbetet. 15

20 Bilaga 1 Cad-manual Rodamco Sverige AB Postadress: Box 1333, SE TÄBY Besöksadress: Attundafältet 6, Täby centrum Telefon: Telefax: Cad-manual för relationshandlingar, uppmätning och digitalisering. CAD-manual för uppmätning och digitalisering av relationshandlingar Sida 1(45)

21 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ALLMÄNT...4 Bakgrund...4 Syfte...4 Mål...5 Handlingar...5 Äganderätt...6 Tidplan...6 Referensprojekt...6 Kontroll...6 Källmaterial...6 Virusskydd...6 Backup...6 UPPMÄTNING...7 Information till hyresgäster...7 Uppmätning och inventering...7 HANDLINGAR...10 Situationsplaner / markritning...10 Situationsplaner / markritning skall redovisa:...10 Synliga lager i modellfil / ritningsdefinitionsfil: situationsplan och markritning...11 Planer...12 Vid en inventering / uppmätning skall följande saker inventeras, mätas och redovisas:...13 Synliga lager i modellfil / ritningsdefinitionsfil: planritningar...14 Sektioner...15 Synliga lager i modellfil / ritningsdefinitionsfil: sektioner...15 RITTEKNIK, SYMBOLER mm...15 Ritningar...15 Ritningsformat...15 Skalor...15 Förkortningar och byggtermer...16 Texthöjd...16 Text stil och text font...16 TERMINOLOGI...17 Modellorienterad projektering...17 Modellfil...17 Systemlinjer...18 Ritningsindelning...18 Revidering...18 Koordinater...19 Information...19 Benämning...19 Insättningspunkt...20 Lager...20 Ritningsdefinitionsfil...21 Ritningsdefinitionsfil och modellfil...22 Revidering...23 Lager...23 CAD-manual för uppmätning och digitalisering av relationshandlingar Sida 2(45)