Fortnox 3 Integration v1.01. Utvecklad för Opencart 2.x och nyare

Transkript

1 Fortnox 3 Integration v1.01 Utvecklad för Opencart 2.x och nyare

2

3 Om Fortnox Fortnox är Sveriges ledande leverantör av internetbaserade program för företag, föreningar samt redovisnings- och revisionsbyråer. Affärsiden är att erbjuda ett brett sortiment av internetbaserade program som är enkla att lära sig och att använda, men som ändå är kraftfulla och funktionsrika nog för att möta de flesta behov och önskemål. Introduktion till modulen Fortnox 3 är en modul för integration mellan OpenCart och affärssystemet Fortnox. För att använda denna integration så krävs det att det du har att du har ett konto hos Fortnox. Uppgifterna du behöver för att aktivera kopplingen är API-kod (Authorization Code) och Klienthemlighet (Client-Secret). Funktioner 1. Multistore (separata API-kopplingar och inställningar per butik) 2. Skapa ordrar och kunder 3. Skapa artiklar (om dessa inte redan finns upplagda hos Fortnox) 4. Skapa fakturor 5. Skapa en faktura direkt från en existerande order i Fortknox 6. Generera och visa en PDF-faktura 7. Maila/Skicka en PDF-faktura direkt till kund 8. Makulera en order eller faktura direkt från OpenCart 9. Skicka en påminnelse på en faktura 10. Bokföra en faktura 11. Återrapportering (registrera förändringar utförda direkt i Fortnox) 12. Inbyggd händelselogg som loggar händelser/felmeddelanden 13. Separata arbetslägen för ordrar och fakturor Medföljande språkfiler 1. Engelsk språkfil 2. Svensk språkfil Här hittar du Fortnox 3 integrationen efter installation Du kan hitta Fortnox 3 under Tilläggsmoduler->Moduler från menyn i OpenCart admin. vqmod Denna modul använder vqmod för att skapa en genväg direkt till arbetsläget som ligger under Försäljning->Fortnox 3 i menyn. Modulen fungerar dock bra även om du har valt att inte installera vqmod i din OpenCart-installation.

4 Hur man installerar och aktiverar Fortnox 3 integrationen 1. Ladda upp innehållet från mappen Upload till din OpenCart root (inga filer ska skrivas över). 2. Från backend: Gå till "System->Användare->Användargrupper". Tryck [Ändra] på Top Administrator. 3. Bocka i alla checkrutorna i båda listorna och tryck sedan på Spara. 4. Aktivera modulen och aktivera API-kopplingen Från adminmenyn, gå till "Tilläggsmoduler->Moduler". a. Installera Fortnox 3 modulen genom att klicka på [Installera] b. Klicka [Ändra] för att komma in i inställningsformuläret c. Välj Status: Aktiverad i listrutan (för vald butik) d. Ange API-kod och Klient-hemlighet (som du fått från Fortnox) e. Tryck på knappen [Generera Token] f. Ett Token kommer nu att fyllas i fältet Token g. Tryck på knappen [Verkställ] för att spara inställningar. Viktigt: En API-kod bara kan användas en gång för att generera en token, sedan är den förbrukad. Detta innebär att om du kör Multistore och behöver aktivera en av dina andra upplagda OpenCart-butiker så måste så måste du antingen: a. Skapa en separat API-koppling för var och en av dina butiker i Fortnox. b. Kopiera enbart Token och Klient-hemlighet från din existerande koppling. 5. Fortsätt att konfigurera modulen a. Skicka priser inkl. moms: Välj: Nej (allra vanligast) b. Tryck på knappen [Hämta företagsspecifika uppgifter] Nu ska listrutorna under fyllas på med listvärden som hämtats från Fortnox. Det är valfritt att fylla i dessa. Väljer du att inte ange dessa värden så kommer det som är angivet i Fortnox inställningar att gälla. c. Välj nu fliken (Allmänt) d. Inställningarna du hittar här under är valfria att fylla i och ganska självförklarande. Jag kommer här enbart att förklara de viktigaste. e. Marginalmoms: Funktionerna Presentkort och Rabattkuponger i OpenCart har ingen inbyggd momshantering. Denna inställning åtgärdar detta och räknar ut moms baklänges. f. Skicka med moms: Absolut vanligast är att du sätter nej här. Momsen sätts vanligtvis via en konteringsplan. g. Försäljningskonton: Dessa uppgifter kan du sätta om du vill, vanligtvis behöver du inte det. h. Återrapportering: När du ändrar status på en order eller faktura direkt i Fortnox så kan du styra om du vill att det ska slå igenom i OpenCart. Denna koll utförs varje gång inställningsformuläret läses in. i. Filtrera ordrar på orderstatus: Välj vilka ordrar som ska synas under fliken (Ordrar). Du kan genom att använda denna inställning t.ex. styra så att redan skickade ordrar försvinner från listan. j. Filtrera fakturor på orderstatus: Samma som ovan fast gäller för fakturor. k. Brytdatum: Ordrar lagda innan inmatat datum kommer inte vara möjliga att skicka. l. Orderstatus: Med dessa inställningar kan du byta orderstatus på en order när en viss händelse har utförts. En post skapas även i orderhistoriken om vad som utförts, för maximal spårbarhet.

5 Börja arbeta med Fortnox 3 modulen Nu har du fyllt i alla inställningar och är redo att börja arbeta med integrationen. Skicka samt och kund till Fortnox 1. Navigera till Försäljning->Fortnox 3 (i menyn) 2. Gå till fliken (Ordrar) 3. Klicka på knappen [Order] för den order du vill skicka. 4. Ordern kommer nu att skickas och kompletteras med extra information som: a. Fortnox ordernr b. Skapad/Ändrad datum/tid c. Orderstatus d. Status I samband med att order skapas hos Fortnox kan även kund/produkt(er) skapas. Detta är beroende på du har ställt in modulen. Huvudknapparnas olika funktioner 1. [Om] Visar en dialogruta med kort information om modulen samt upphovsrättsrelaterad information. 2. [Admin] En genväg till Fortnox admin (öppnas i en ny flik/fönster). 3. [Verkställ] Spara inställningar, men stanna kvar i modulen. 4. [Spara] Spara inställningar, och hoppa tillbaka till listan med moduler. 5. [Ångra] Gå tillbaka till listan med moduler (gå ut ur modulen). Knapparnas funktioner under fliken Ordrar 1. [Order] Skicka orderdata samt kund till Fortnox 2. [Faktura] Skicka fakturadata samt kund till Fortnox (fakturan hamnar nu under fliken fakturor). 3. [Skriv ut] Genererar ett PDF-dokument (Följesedel/Orderbekräftelse). 4. [E-post] Skicka PDF-dokument (Följesedel/Orderbekräftelse) direkt till kund. OBS: Du behöver inte trycka på [Skriv ut] innan, för att använda denna funktion. 5. [Makulera] Makulerar den skapade ordern hos Fortnox. Markeras även som makulerad i OpenCart 6. [Återställ] Återställer en makulerad order i OpenCart så att du kan skapa en ny order i Fortnox. Knapparnas funktioner under fliken Fakturor 1. [Skriv ut] Genererar ett PDF-dokument (Faktura). 2. [Bokför] Flaggar fakturan som bokförd hos Fortnox. 3. [E-post] Skicka PDF-dokument (Faktura) direkt till kund. OBS: Du behöver inte trycka på [Skriv ut] innan, för att använda denna funktion. 4. [Makulera] Makulerar den skapade fakturan hos Fortnox. OBS: [Spara] och [ Verkställ] knappen visas inte om du väljer att gå direkt till arbetsläget från Försäljning->Fortnox 3 i menyn. Detta för att dessa knappar enbart används för att spara inställningarna i formuläret, som inte är tillgängliga från arbetsläget.

6 Skärmdump på inställningsformuläret för API-inställningar Så här ser ut inställningsformuläret ut första gången du använder modulen. I detta läge så ska du fylla i API-kod och Klient-hemlighet för att fortsätta konfigureringen.

7 Skärmdump på inställningsformuläret under fliken Allmänt Så här kan det se ut efter att du har ställt in formuläret.

8 Felsökning OBS: Kontrollera alltid att du kör senaste versionen av Fortnox 3 modulen på innan du kontaktar oss för support. Fungerar inte något som det är beskrivet i dokumentationen så utför följande steg innan du kontaktar oss för support. Ordertotalen på ordern som skickas till Fortnox stämmer inte med ordertotalen i OpenCart 1. Detta kan bero på att Order Totals i OpenCart är felinställt, kontrollera följande: a. Kontrollera att Totalsumma har högst index på sorteringsordning (ex: 999). b. Kontrollera att Delsumma har lägst index på sorteringsordning (ex: 0). c. Kontrollera att alla eventuella avgifter (faktura, frakt osv) du kommer att använda hamnar före Moms men efter Delsumma på sorteringsordning. d. Kontrollera att alla eventuella avdrag (rabatter med minusbelopp) hamnar efter Moms men före Slutsumma. Stämmer ovanstående så ska slutsumman beräknas med momsen inräknad på ett korrekt sätt på eventuella avgifter. 5. Kontrollera att frakter, fakturaavgifter och andra avgifter är kopplade till en momsklass, och att det är samma momsklass som du har satt i inställningar för Fortnox modulen.

9 Versionshistorik v Joakim Ljungh a. Ny inställning om kundnummer ska skapas hos Fortnox eller om OpenCart s eget kundnummer ska skickas. Standardbeteendet i föregående version var att OpenCart s kundnummer skickades. b. En av Fortnox inställningarna (under fliken API) kunde inte hämtas pga. en änrding hos Fortnox. c. Om man makulerar en order från Fortnox i OpenCart (som redan är makulerad hos Fortnox) så kommer nu ordern automatiskt att markeras som makulerad i OpenCart. Förut visades bara ett felmeddelande att ordern redan är makulerad. d. När man återställde en makulerad order så var fortfarande orderraden inaktiverad/gråad (tills man läste om sidan). Detta är nu åtgärdat. v Joakim Ljungh a. Första versionen

10 Frågor relaterade till Fortnox (ej modulen) Postadress Fortnox AB Box Växjö Sverige Besöksadress Framtidsvägen 10 A, Växjö Övrigt Telefon: Epost: Hemsida: Frågor kring modulen Adress Shine Webb AB Norra Ösavägen 11E Alfta Kontakt: