PROTOKOLL 1 (15)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (15) Personalnämnden Plats och tid Sammanträdesrum 104, kl Beslutande Monica Widman Lundmark (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Annika Nyman (S) Ersättare Stig Stefansson (C) Roland Söderström (S) Tjänstgörande ersättare Inga-Lis Karlsson (S) tjg ers för Tomas Andersson (S) Elisabeth Abdegon (MP) tjg ers för Peder Zingmark (V) Tjänstemän Sinnika Sjunnesson, projektledare, HR Strategi- och utveckling, kl Hanna Rinsén, ekonom, support- och lokaler, kl Nicklas Jacobsson, ekonom, support- och lokaler, kl Kicki Krane, personalchef Marjo Bodén, chef för Kommunhälsan Maria Berggren, förhandlingschef Anna Norén Engström, sekreterare Övriga deltagare Anna-Carin Abrahamsson, kl Ingrid Boström, Vision, kl Håkan Nilsson, Kommunal, kl Justerare Johan Söderberg Paragrafer Underskrifter.. Monica Widman Lundmark, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Johan Söderberg, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Information Projektledaren från HR Strategi- och utveckling berättar om den medarbetarenkät som kommunen haft de senaste åren och arbetet med att ta fram en ny enkät där kopplingen ska vara styrd mot det systematiska miljöarbetet. Notera informationen.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Månadsrapport september 2015, personalnämnden Årsprognosen för personalnämndens samtliga verksamheter pekar på en positiv budgetavvikelse på 5,4 miljoner. Detta beror till stor del på medel som budgeterats för kommunens planerade personalfest 2016, div utbildningar b.la. inom IT. Kommunhälsans prognos beror delvis på ökade intäkter från Försäkringskassan, minskad lönekostnad pga. Sjukskrivningar samt ännu ej förbrukad resultatöverföring från föregående år. Prognostiserat överskott behövs för planerad verksamhet under Den fackliga verksamhetens överskridande av budget beror på högre lönekostnader än väntat. Orsak till avvikelse mellan budget och prognos, samt avvikelsens storlek (mnkr): sep-15 Personalnämnd 0,0 Verksamhet personalnämnd 4,0 Fackliga företrädare -0,2 Rehab SOK 0,0 Rehab SKK 0,0 Rehab individuella samtal 0,2 Kommunhälsan 1,4 SUMMA 5,4 Godkänna den ekonomiska prognosen. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Personalnämndens ekonom Budget och bokslut

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Redovisning av internkontroll 2015, personalnämnden En internkontrollplan för 2015 blev tidigare fastställd av personalnämnden. Internkontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande internkontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån denna plan har kontroller av administrativa, ekonomiska samt verksamhetsrelaterade rutiner gjorts. De enligt den beslutade planen ansvariga tjänstemännen har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschefen. Det sammantagna resultatet redovisas enligt särskild bilaga. En avvikelse fanns att rapportera vad gäller attestering, samt måloch resultatstyrning. Godkänna redovisning av genomförande av internkontroll 2015 enligt särskild bilaga. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga, internkontroll uppföljning PN 2015 Beslutet sänds till: Personalnämndens ekonom Budget och bokslut

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Motion om att öka kunskapen och kompetensen om HBTQ-frågor hos kommunens personal och förtroendevalda (2/15) Kommunfullmäktigeledamöterna Lenita Hellman (M) och Andreas Löwenhöök (M) föreslår i en motion att Skellefteå kommun ska genomföra ett HBTQ-lyft. Syftet med HBTQ-lyft är att öka kunskapen och kompetensen om HBTQpersoners situation för en bra tillvaro för alla människor oavsett könsidentitet. Det handlar om att se varje människa och skapa möjligheter för dem att leva sina liv på egna villkor och se förbi invanda mönster och normer. För motionärerna är det viktigt att människor respekteras för den man är i olika livssituationer oavsett om det är i vården eller på fotbollsplanen, på arbetsplatsen eller i den omsorg man får på ålderns höst. Kommunledningskontoret kommer att genomföra ett HBTQ-lyft för kommunens personal och utbildningen genomförs under november Utbildning sker för 600 chefer och specialister i samarbete med Norsjö, Malå samt Piteå kommuner. Utbildningen är upplagd med en interaktiv del som skapar förutsättning att fortsätta arbetet i hemkommunen med fler medarbetare och chefer över tid. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Att motionen inte ska leda till några ytterligare åtgärder med hänvisning till den utbildning som redan finns inplanerad under hösten Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll , 94 Motion (2/15) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige Personalchef

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Jämställdhetssäkra alla beslut Kommunfullmäktige beslutade , 44 att alla nämnder och förvaltningar rekommenderas att i tjänsteskrivelser ange att prövning ur jämställdhetssynpunkt har gjorts och att resultatet av prövningen redovisas i skrivelsen samt att alla nämnder och förvaltningar erinras om vikten av att beakta jämställdhetsperspektivet i sin verksamhet. Ärenden till personalnämnden har flera perspektiv att beakta vid beredningsprocessen och kommunledningskontoret föreslår därför att det i tjänsteskrivelser som ska prövas i personalnämnden ska anges att en prövning av frågan ur jämställdhetssynpunkt har gjorts. Att i tjänsteskrivelser ska det framgå att prövning ur jämställdhetssynpunkt har gjorts. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kommunfullmäktiges protokoll , 44 Beslutet sänds till: HR Strategi- och utveckling Kommunhälsan

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Kompetensförsörjning Kompetensförsörjningsstrategin för fastslår att kommunen ska ha rätt kompetens för framtida utmaningar, kunna attrahera nya medarbetare och tillvarata den kompetens som finns inom organisationen. Det finns idag flera åtgärder för ändamålet bl.a. kan medarbetare mellan 60 och 67 år få vara partiellt tjänstlediga upp t.o.m. 30 % med bibehållen tjänstepensionsavsättning. Detta nyttjades i våras av ca 15 % (160 medarbetare). Åtgärden kan beskrivas som dvs arbete 70 %, lön 70 % och 100% tjänstepensions avsättning. Kommunledningskontoret föreslår att anställda som har fyllt 60 år skulle få möjlighet att ändra sin sysselsättning från heltid till 80 % av heltid men ha lön motsvarande 90 % och tjänstepensionsavsättning motsvarande heltid. Åtgärden kan betecknas som Kostnaden beräknas till ca 6,5 miljoner kronor/år beräknat på 150 medarbetare. Under förutsättning att medel anvisas i personalnämndens budget under åren : a) Möjlighet till prövas under 3 år inom äldreomsorgen och stöd och service. b) Åtgärden genomförs också på försök i kommunens samtliga övriga verksamheter men inom den ekonomiska ramen dvs. förvaltningen svarar för eventuella merkostnader och rationaliseringar. c) Försöken utvärderas utifrån påverkan på verksamheten, medarbetare och ekonomi. d) Uppföljning av omställningsprogrammet. e) Försöken träder i kraft Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga Kompetensförsörjning Beslutet sänds till: Personalchef Budget och bokslut

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Sammanträdesplanering 2016 för personalnämnden Personalnämnden beslutade , 88, att kommunledningskontoret ska upprätta ett nytt förslag till sammanträdesplan för personalnämnden 2016 med motiveringen att med förestående byte av ordförande ska antalet nämnder ska uppgå till samma antal som Kommunledningskontoret har därför upprättat ett nytt förslag till sammanträdesplan för personalnämnden Förslaget kvarstår att antalet sammanträden ska minskas i förhållande till år 2015 för att skapa förutsättningar för kompetensutveckling och omvärldsbevakning. Förslaget är att antalet sammanträden är sju stycken under året med möjlighet att lägga in ytterligare vid speciella behov. Totalt i timmar mot föregående år så skiljer det åtta timmar. Under 2015 har 10 sammanträden planerats varav 9 är halvdagar och en heldag, summa 44 timmar kostnad kronor/timme, totalt kronor. För 2016 är antalet nämnder 7, varav 5 halvdagar och två heldagar med verksamhetsbesök, summa 36 timmar kronor, totalt Utrymmet som skapas blir kronor per år. Då alla detaljer kring tidsplanen för budgetprocessen inte är klar ännu, så beslutas exakt datum senare. Godkänna sammanträdesplaneringen för Kommunledningskontoret tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Chef för Kommunhälsan Personalchef Personalnämndens ekonom

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Delrapport och uppföljning av projektet Fokus arbetsglädje Projektet Fokus Arbetsglädje har till årsskiftet 2015 pågått i två år. Målet med projektet har varit att den stressrelaterade ohälsan hos Skellefteå kommuns medarbetare ska sjunka från nivån 35 % till högst 20 % Det var efter medarbetarundersökningen 2012 som personalnämnden uppdrog till Kommunhälsan att genom projektet Fokus Arbetsglädje bidra till att den upplevda stressrelaterade ohälsan skulle sjunka. Vid mätning 2014 var den upplevda stressrelaterade ohälsan 32 %. En förbättring men ännu inte måluppfyllelse. Under projektets gång har projektledaren varit sjukskriven. Trots detta har projektet fortskridit enligt plan men med fördröjning av planerade aktiviteter såsom chefsutbildningar och medarbetarutbildning. För att fullfölja projektet enligt plan föreslås att projektet förlängs till på 50 %. Finansiering av projektet samt medarbetarutbildningen föreslås göras med del av medel av det överskott Kommunhälsan beräknas ha Notera rapporten. 2. Godkänna förlängning av projektet Fokus Arbetsglädje med 6 månader till Inget tillskott av medel till projektet tillskjuts utan tas från det överskott Kommunhälsan har Kommunhälsans tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Chef för Kommunhälsan Budget och bokslut

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Hälsoläget kommunen Hälsoläget för kommunen presenteras i form av ackumulerad sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron är fortsatt hög men en sänkning kan skönjas de senaste månaderna. Notera rapporten. Kommunhälsans tjänsteskrivelse Diagram

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Hälsoläget Kommunhälsan Hälsoläget för Kommunhälsan presenteras i form av ackumulerad sjukfrånvarostatistik. Sjukfrånvaron är fortsatt hög på förvaltningen men på väg åt rätt håll. Prognosen utifrån rehabiliteringsarbete och rehabiliteringsmöten är att sjukfrånvaron kommer att sjunka något under resterande månader men vara fortsatt hög. Tålamod och uthållighet krävs även fortsättningsvis. Notera rapporten. Kommunhälsans tjänsteskrivelse Diagram

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Delgivningar 2015 Följande delges: Dnr Kommunstyrelsen Protokoll , 370. Kompensation till nämnderna för deltagande i framtidsdagarna 2015 Dnr Kommunstyrelsen Protokoll , 306. Handikappolitiska planen Ett Skellefteå för alla, uppföljning 2014 (komplettering). Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 223. Nämndernas styrkort år Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 226. Informationssäkerhetspolicy. Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 231. Nya riktlinjer för intern kontroll. Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 237. Ersättning till styrelsen för Science City AB. Dnr Kommunal Anmälan av arbetsplatsombud och skyddsombud. Dnr Vårdförbundet Anmälan av arbetsplatsombud och skyddsombud.

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Delgivningarna läggs till handlingarna.

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Nulägesrapporter 2015 Personalchef och chef för Kommunhälsan ger muntlig nulägesrapport från verksamheten. Notera informationen.

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Löne- och förhandlingsärenden 2015 Förhandlingschef redovisar aktuellt läge inom löne- och förhandlingsverksamheten. Notera informationen.