SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Underskrifter Sekreterare. Lena Töppner Nilsson

Transkript

1 Sida Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 10: Utses att justera Lars Lundin (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset Skärhamn Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Björn Möller (M) Lars Lundin (S) 1

2 Sida ande Övriga närvarande Björn Möller (M) Hans Kristensson (L) Lars Carlsson (M) Leif Göbel (S) Rigmor Friis (S) Lars Lundin (S) Lars Pettersson, vd Janina Liljekvist, ekonom Maria Axelsson, projektledare (ej 21-39) Janne Gregoriusson, driftsingenjör (ej 21-39) Stefan Skoglund, förvaltare (ej 21-39) Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2

3 14 Fastställande av dagordning Tjörns Bostads AB fastställer dagordningen. 3

4 15 Protokoll från föregående möten 2016/10 Styrelsen noterar protokollen från styrelsemötet och bolagsstämman och lägger dessa till handlingarna. Protokollen från styrelsemötet och bolagsstämman gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemötet Protokoll från extra bolagsstämma

5 16 Energiredovisning/ Systematiskt brandskyddsarbete Styrelsen noterar informationen. Janne Gregoriusson lämnar aktuell energiredovisning och status för bolagets fastigheter samt informerar om insatserna i det systematiska brandskyddsarbetet. 5

6 17 Pågående projekt Styrelsen noterar informationen. VD Lars Pettersson och Maria Axelsson lämnar status för bolagets pågående projekt. 6

7 18 Uthyrningsläget /9 Styrelsen noterar informationen. Janne Gregoriusson informerar om uthyrningsläget i bolagets fastighetsbestånd. Lägenheter: var alla lägenheter utom 1 uthyrda. Omflyttningar: 5 st varav 1 inom Tjörns Bostads AB. Parkeringsplatser: Av bolagets 352 parkeringsplatser var 19 platser outhyrda sunderlag Uthyrningsläget

8 19 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen. VD informerar om bolagets pågående verksamheter: - Kollung - SABO - Hyresavtal - Avsiktsförklaring kalas i Kållekärr 8

9 20 Övrigt Ordförande informerar om beslut i KS , 126. KS beslutade att verksamheten i TBAB under 2015 varit förenlig med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 9

10 21 Delår /19 Styrelsen godkänner upprättat delårsbokslut per samt i övrigt noterar informationen. Ekonom Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget i delårsbokslut till och med samt informerar om aktuell låneportfölj och likviditet. sunderlag Delår Tjörns Bostads AB

11 22 Bolagets försäkringar Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets försäkringar. Styrelseförsäkring skickas ut till styrelsen efter mötet. Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets försäkringar. 11

12 23 Bolagets tillgångar Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets tillgångar. Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets tillgångar. 12

13 24 Bolagets avtal och upphandlingar Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets avtal och upphandlingar. VD redogör för bolagets avtal och upphandlingar. 13

14 25 Firmatecknare Styrelsen beslutar att bolagets firma tecknas, förutom av styrelsen av styrelseledamot eller verkställande direktör, två i förening. Styrelsen ska på styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år utse firmatecknare för Tjörns Bostads AB. Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt 9 i bolagsordningen och 8 i attestinstruktionen. 14

15 26 Attestordning och attestinstruktioner 2015/12 Styrelsen godkänner föreslagen attestordning och attestinstruktioner för Tjörns Bostads AB. Delegationsförteckningen har uppdaterats av VD. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om attestordning och attestinstruktioner för Tjörns Bostads AB. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Attestordning bilaga 1 Attestinstruktioner 15

16 27 Arbetsordning för styrelse 2015/14 Styrelsen antar förslagen arbetsordning för styrelsen. 11 ändras enligt nedan. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Bostads AB. I Arbetsordningen står det under 11 att på mötet i nära anslutning till den ordinarie bolagsstämman skall fastställande av preliminära sammanträdesdagar för det kommande året ske. Styrelsen anser att det är för tidigt på året att besluta om mötesdagar för nästkommande år och ändrar detta till att gälla decembersammanträdet. sunderlag Arbetsordning Tjörns Bostads AB 16

17 28 VD-Instruktioner TBAB 2015/15 Styrelsen antar föreslagna VD-instruktioner. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om VD-instruktioner. Ingen förändring från föregående år. sunderlag VD instruktioner Tjörns Bostads AB 17

18 29 Allmänna handlingar 2016/20 Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD eller annan efter dennes bestämmande. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår av kommunfullmäktiges beslut Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling. Det föreslås att VD:n eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut. sunderlag Tjänsteutlåtande den

19 30 Instruktioner för ekonomisk rapportering 2015/16 Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år skall styrelsen besluta om instruktioner för ekonomisk rapportering. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Instruktioner för ekonomisk rapportering. 19

20 31 Granskningsrapport Tjörns Bostads AB 2016/11 Styrelsen noterar granskningsrapporten för Granskningsrapporten för Tjörns Bostads AB har inkommit för verksamhetsåret 2015 och styrelsen skall notera den. sunderlag Granskningsrapport för Tjörns Bostads AB 20

21 32 Aktiebok Tjörns Bostads AB 2016/7 Styrelsen fastställer aktieboken för Tjörns Bostads AB. Aktieböckerna för samtliga bolag i koncernen har digitaliserats med hjälp av bolagens revisionsbyrå. Detta konstituerande möte efter årsstämmorna föreslås styrelsen besluta att fastställa aktieboken. sunderlag Aktiebok Tjörns Bostads AB 21

22 33 Kvalitetsdeklarationer 2016/12 Styrelsen uppdrar åt VD att till nästa styrelsemöte ta fram en kvalitetsdeklaration till för bolaget. I årsredovisningen 2015 står det att dotterbolagen uppfyllt sina åtaganden förutom att de inte redovisat några kvalitetsdeklarationer för Det finns två kvalitetsdeklarationer i bolaget sedan tidigare. Tidigare beslut 2014/ sunderlag Kvalitetsdeklaration Felanmälan Kvalitetsdeklaration Välkommenbesök 22

23 34 Remiss till Tjörns Bostads AB Äldrestrategier 2016/13 Styrelsen uppdrar åt VD att svara på remissen. Innan svaret skickas till Strategi- och Framtidsutskottet skickar VD remissvaret till styrelsen för godkännande. Strategi- och framtidsutskottet har skickat Äldrestrategier Tjörn 2035 på remiss till Tjörns Bostads AB. Svar senast sunderlag Strategi och Äldreplan KSFU KSAU Tjänsteutlåtande den et skickas till Strategi- och framtidsutskottet 23

24 35 Kållekärr - lägenheter 2016/14 1. Styrelsen beslutar om start av nybyggnad av lägenheter på Skår 1:6. 2. Styrelsen godkänner upptagande av nytt lån till finansiering av nybyggnation av lägenheter på Skår 1:6 upp till 20 MSEK. 3. Ordföranden uppdras att utfärda kallelsen till den extra bolagsstämman. Vi planerar att påbörja byggnationen av ca 16 lägenheter under hösten 2016 med en trolig inflyttning under våren Trolig kostnad bedöms till ca 20 Mkr. sunderlag Tjänsteutlåtande den

25 36 Byte av fönster och dörrar Sundsbyvägen /15 Styrelsen för Tjörns Bostads AB beslutar om start av byte av fönster och dörrar på Sundsbyvägen Underhållsbehovet är stort på fönster och entrédörrar samt altandörrar. Vi planerar att under hösten 2016 byta samtliga fönster, entré- och altandörrar på Sundsbyvägen Budgeterad kostnad ca :- sunderlag Tjänsteutlåtande den

26 37 LSS-boende på Kroksdal 2016/16 1. Styrelsen beslutar om start av nybyggnad av LSS-boende på Kroksdal 1: Styrelsen godkänner upptagande av nytt lån till finansiering av nybyggnation av LSS-boende på Kroksdal 1:170 upp till 21 MSEK. 3. Ordföranden uppdras att utfärda kallelsen till den extra bolagsstämman. Socialförvaltningen har gett Tjörns Bostads AB i uppdrag att bygga ett LSS Gruppboende. Vi planerar att påbörja byggnationen under hösten 2016 med en trolig byggtid på ca 10 månader. Trolig kostnad bedöms till ca 21 Mkr. sunderlag Tjänsteutlåtande den

27 38 Nordviks Gärde - lägenheter 2016/17 1. Styrelsen beslutar om start av nybyggnad av lägenheter på Nordvik 1: Styrelsen godkänner upptagande av nytt lån till finansiering av nybyggnation av lägenheter på Nordvik 1:54 upp till 20 MSEK. 3. Ordföranden uppdras att utfärda kallelsen till den extra bolagsstämman. Vi planerar att påbörja byggnationen av ca 16 lägenheter under hösten 2016 med en trolig inflyttning under hösten Trolig kostnad bedöms till ca 20 Mkr. sunderlag Tjänsteutlåtande den

28 39 Rönnängs skola - bergvärme 2016/18 Styrelsen beslutar om start av installation av bergvärme i Rönnängs skola. I Rönnängs skola sker idag uppvärmningen av skolan med oljepannor. Tanken är att ersätta dessa med en bergvärme-installation. Detta är ytterligare ett led i vår plan att ersätta oljeeldade anläggningar med annan typ av uppvärmningssystem. Arbete kommer att ske under sommarlovet Budgetkostnad för detta ombyggnadsprojekt ligger på ca :- sunderlag Tjänsteutlåtande den