Bygg- och miljöavdelningen Bräcke

Transkript

1 Bygg- och miljöavdelningen Bräcke

2 Bygg- och miljöavdelningen VAD GÖR VI? Handlägger och prövar ärenden om planer, byggnationer, strandskydd och bostadsanpassning Parkeringstillstånd, trafikfrågor och energirådgivning Ändrar eller beslutar om adresser och uppdaterar byggnadsregister Takskydds-anordningar med brister Ventilationskontroller Motordrivna anordningar Handlägger och prövar klagomål och ärenden som kan påverka människor, djur eller natur Kontrollerar mat och dricksvatten Kontrollerar hälsoskydd i alla offentliga lokaler, buller, luft oljecisterner, kemikalier Besvarar och skriver yttranden remisser, bygglov, tillståndsprövningar, alkoholtillstånd, offentliga tillställningar, spridning av aska Kontrollerar miljöfarliga verksamheter, kemikalier, recipientvatten, avfall, strålskydd, animaliska biprodukter, kosmetiska produkter och receptfria läkemedel

3 Bygg- och miljöavdelningen Bräcke Jobbet omfattar både förutbestämda planerade uppgifter och nya utifrånstyrda, detta ställer stora krav på flexibilitet, snabba beslut och ständiga omprioriteringar Och gör det svårare att planera. Alla våra uppgifter inom avdelningen styrs av gemensamt beslutade regler Man kan tycka en massa OM detta?! Men som en del i rättssystemet har vi inte möjlighet att förhandla om regler gäller eller inte vi ska använda dem för att nå syftet med regeln.

4 Hur ser det då ut hos oss? Inom miljö- och hälsoskyddsområdet finns ca 750 olika kontrollobjekt som kräver kontinuerlig årlig eller annan återkommande tillsyn(1-5 år) Vi tar också emot ca 1000 nya inte planerade ärenden varje år inom området Inom Plan, bygg, trafik och bostadsanpassning finns ca 300 kontrollobjekt ( OVK, hissar,brandskyddsanordnin gar, braskaminer) planerad tillsyn utförs ofta av andra tex sotaren men beslut tas av handläggare/bmn Vi tar också emot ca 500 nya inte planerade ärenden varje år inom området PBL mm

5 Bygg- och miljöavdelningen 100% tjänst= 1760 (1600) årsarbetstimmar Ju fler olika ansvarsområden desto mer tid behövs för kompetensutveckling, ställtid för att läsa in sig på området, kolla vilka regler och rättsfall som gäller.. Alla våra handläggare jobbar med många olika områden hela tiden, en lite kommun måste satsa på breda kompetenser hos personalen och försöka bibehålla och utveckla dessa... Specialister kan vi hyra /köpa in vid behov men detta är dyrt

6 Exempel från området livsmedelskontroll. En handläggare som enbart jobbar inom ett enda verksamhetsområde beräknas hinna ca 200 kontrollbesök/år. En handläggare med 2 områden hinner då ca 100 /år. Hos oss har handläggarna minst 10 olika områden att hantera samtidigt. Dessutom förväntas våra handläggare samtidigt som man ska handlägga nya ärenden utifrån inom alla dessa områden (och helst på så kort tid som möjligt ) även genomföra planerade kontroller och hantera dessa inom samtliga områden. alla handläggare har fullständiga delegationsuppdrag från BMN, vilket innebär att man också behöver skriva många beslut.

7 Vilka är vi och hur fördelas vår arbetstid? Hjördis 100%, administratör Yngve 50%, administratör (kommunkansliet) Mikael 50% PBL m m ( DELAS m ÅNGE) Malin 40% Energirådgivning (DELAS m ÅNGE) Anna 100%,chef/ MoH + vatten +livsmedel + övrigt MB, strålskydd Jonny 100%, bygglov, trafik, bostadsanpassning, strandskydd m m Annica 100%, Miljö- och hälsoskydd Karina 75%, projektansvarig TL Jessica 100%, livsmedelskontroll (tillfällig tom 31 jan 2016) Robert 100% PBL m m (vik tom 31 dec)

8 Bygg- och miljöavdelningen Bräcke Hur jobbade vi? Stuprör och helt efter en och en verksamhet och person Saknade helt överblick över uppdraget och arbetsområdet Saknade helhetssyn och beröringspunkter inom egen avdelning Saknade rutiner Ingen insyn i varandras uppgifter eller uppdrag Kunde inte hjälpa varandra Skapade enorma arbetsanhopningar periodvis HELT PERSONBEROENDE Vad ledde detta till? Ingen överblick, svårt med prioriteringar Ständiga utryckningar Ingen arbetsro Dålig effektivitet= en person skulle göra allt inom ett område hela tiden, samtidigt vara tillgänglig per telefon, ta emot besök, arbetskollegor Långa handläggningstider Ingen tid över för planering, reflekterande och utveckling Stress hos alla

9 Hur såg verksamheten och arbetet ut och vilka var bekymren Hur såg organisationen ut? Kritik vid alla revisioner Lite resurser Ej genomförda uppdrag Ingen planering Adm+chef Inga styrdokument Brister i rutiner Avsaknad av rutiner Personalomsättning varje år (Nyutbildade som stannade kort tid) Miljö,Hälsoskydd m m Plan, bygg,trafik m m Omstarter och kontinuerligt rekryteringsarbete Svårt m bemanning helger, semestrar STOR arbetsbörda innan semestrar Spridda semestrar inom avdelningen En STOR arbetsbörda att arbeta ikapp efter semestern som skulle jobbas in snabbt eftersom allt annat också kom igång efter semestrarna Miljöbalken Livsmedel+dricksvatten Energirådgivning

10 Bygg- och miljöavdelningen Idag jobbar vi såhär: Arbetsåret uppdelat i 13 perioder- 3 v arbete+ 1 v reflektion, avslutning och överlämning Alla uppföljningar sker tertialvis, ekonomi + interkontroll+ verksamhetsuppföljningar Arbetslaget är uppdelat i 2 olika grupper hela året; Innegrupp (tar hand om allt nytt utifrån kommande) Utegrupp gör planerade kontroller och tillsyner

11 Årshjul inne- och ute - grupp

12 Vi har fortfarande mycket jobb kvar att göra men vi känner att vi är på väg Bättre överblick över hela området för alla Avdelningen är mer flexibel och anpassar sig bättre vid förändringar Bättre kunskaper och förståelse för varandras områden och behov Bättre dialog, gemenskap och samarbetsklimat i gruppen Lättare att lösa problem All planering för hela området gör vi tillsammans men var och en tillför sin del, ansvaret för att genomföra och följa upp delas av ALLA inte en enda. Lättare att prioritera om utifrån förändringar och vi får ändå saker gjorda i lugn och ro i utegruppsperioderna Vi följer upp tillsammans och utvärderar tillsammans Alla får komma med ideér och förslag på förändringar Gemensamt fattade beslut Mer tid för reflektion, vilket skapar bättre planering, mer dialog och mer framförhållning Vi reflekterar mera och rättar till felbrister och förbättrar kontinuerligt i v-heten. Mer tid att följa varandra ut och lära ute i verkligenheten Arbetsanhopningar händer men inte som förr, vi kan hantera dessa tillsammans Tydligare och mer information om helheten till alla